Importieren von Lieferanten- und Bestelldaten in DocBits aus CSV-Dateien
Übersicht
Diese Seite beschreibt, wie man Lieferanten- und Bestelldaten in DocBits mithilfe einer durch Kommas getrennten Werte-Datei (.csv) importiert.
Wichtig: Vor dem Importieren von Daten ist es entscheidend, die .csv-Datei gründlich zu überprüfen, um die Datenintegrität und die richtige Konfiguration sicherzustellen. Das Importieren falscher Daten kann zu Inkonsistenzen führen. Siehe die Abschnitte CSV-Spezifikationen für Bestellungen oder CSV-Spezifikationen für Lieferanten für Details zu erforderlichen und optionalen Feldern. Wenn erforderliche Felder fehlen, schlägt der Importprozess fehl.
Validierung: Überprüfen Sie immer, dass Ihre .csv-Datei alle notwendigen Spalten gemäß den jeweiligen Spezifikationen enthält, bevor Sie den Import versuchen.
Allgemeine Anforderungen:
Datumsformat:
Alle in der .csv-Datei angegebenen Daten müssen dem folgenden Format entsprechen:
YYYY-MM-DD HH:MM:SS
Erforderliche Felder:
Für den Import von Lieferanten und Bestellungen müssen alle als "Erforderlich" gekennzeichneten Spalten in den jeweiligen Spezifikationen in der .csv-Datei vorhanden sein und in jeder Zeile einen Wert enthalten. Wenn ein erforderliches Feld für eine Zeile fehlt oder leer ist, schlägt der Importprozess fehl.
CSV-Spezifikationen für Bestellungen
Erforderliche Felder - (Spalte mit Namen muss vorhanden sein & muss Daten enthalten)
purchase_order_number
Felder, die enthalten sein können
warehouse_id
location_id
supplier_id
supplier_name
order_date
requested_shipment_date
promised_delivery_date
payment_terms_code
total_amount
buyer_contact_id
buyer_contact_name
order_last_modified_by
order_last_modified_on
ship_to_party_id
ship_to_party_name
ship_to_address_id
disponent_id
disponent_name
extended_amount
extended_base_amount
extended_report_amount
canceled_amount
canceled_base_amount
canceled_reporting_amount
geo_code
preview_path
type_code
type_description
custom_field_1
custom_field_2
custom_field_3
custom_field_4
custom_field_5
status
line_number
sub_line_number
item_id
supplier_item_id
description
note
quantity
open_quantity
confirmed_quantity
received_quantity
received_base_mou_quantity
promised_delivery_date
requested_ship_date
unit_code
unit_code_price
unit_price
unit_price_per
extended_amount
total_amount
currency
status
buyer_id
buyer_name
geo_code
delivery_method
CSV-Spezifikationen für Lieferanten
Erforderliche Felder - (Spalte mit Namen muss vorhanden sein & muss Daten enthalten)
customer_number
supplier_number
supplier_name
country_code
Felder, die enthalten sein können
address_1
address_2
address_3
address_4
town_city
zip_code
supplier_phone
supplier_vat
payment_term_id
payment_method_code
buyer_person_reference_id
buyer_person_reference
supplier_category
supplier_group
discount_term
discount_term_description
bank_id
custom_field_1
custom_field_2
custom_field_3
custom_field_4
custom_field_5
custom_field_6
custom_field_7
custom_field_8
custom_field_9
custom_field_10
status
account_number
financial_partner_id
financial_partner_name
iban
currency
Zugriffsendpunkt
Um Daten zu importieren, befolgen Sie diese Schritte:
Besuchen Sie: https://api.docbits.com/
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Authorize".
Geben Sie den API-Schlüssel ein und klicken Sie auf "Authorize"
Der API-Schlüssel kann in DocBits unter Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Integration gefunden werden.
Hinweis: Der in Ihrer Anfrage angegebene API-Schlüssel bestimmt die Zielorganisation und den Benutzerkontext, unter dem die Daten importiert werden.
Drücken Sie CTRL + F (oder CMD + F auf Mac), um die Suchfunktion zu öffnen, und suchen Sie nach
/master_data_lookup/import_data
.Klicken Sie auf die Anfrage, um die Details anzuzeigen, und klicken Sie dann auf "Try it out", um fortzufahren.
Sie können jetzt die erforderlichen Parameter im Anfragekörper eingeben.\
Anfrageparameter:
Bei der Durchführung der Importanfrage müssen die folgenden Parameter angegeben werden:
sub_org_id: Entfernen Sie jeglichen Text aus dem Textfeld, um sicherzustellen, dass die Option "Send empty value" aktiviert ist.
data_type: Dieser Parameter gibt den Typ der importierten Daten an. Er kann entweder
supplier
oderpurchase_order
sein, abhängig vom Inhalt Ihrer .csv-Datei.replace_all: Dieser boolesche Parameter bestimmt, ob alle vorhandenen Daten in der jeweiligen Datenbanktabelle (
supplier
oderpurchase_order
) für die angegebene Organisation gelöscht werden sollen, bevor die neuen Daten aus der .csv-Datei eingefügt werden. Setzen Sie dies auftrue
, um alle vorhandenen Daten zu ersetzen, oder auffalse
, um die neuen Daten anzuhängen oder zu aktualisieren.delimiter: Dieser Parameter gibt das Zeichen an, das verwendet wird, um die einzelnen Werte innerhalb jeder Zeile Ihrer Datendatei zu trennen. Es ist wichtig, den richtigen Trennzeichen in Ihrer Datei zu identifizieren. Häufige Trennzeichen sind das Komma (
,
) und das Semikolon (;
).So überprüfen Sie das Trennzeichen:
Öffnen Sie Ihre Datendatei (z. B. die
.csv
-Datei) mit einem einfachen Texteditor (wie Notepad unter Windows, TextEdit auf Mac oder ähnlichem).Untersuchen Sie die ersten paar Zeilen der Daten. Suchen Sie nach dem Zeichen, das konsequent zwischen den verschiedenen Informationen in jeder Zeile erscheint. Dieses Zeichen ist Ihr Trennzeichen.
Setzen Sie den
delimiter
-Parameter in Ihrer Importanfrage auf dieses identifizierte Zeichen (entweder,
oder;
). Die Verwendung des falschen Trennzeichens verhindert, dass die Daten korrekt analysiert werden, und führt zu einem fehlgeschlagenen Import.
on_conflict & auto_generate_id: Die Funktionalität zur Handhabung von Datenkonflikten (
on_conflict
) und zur automatischen Generierung von IDs (auto_generate_id
) ist derzeit nicht implementiert für diese Datentypen.
Wenn Sie überprüft haben, dass alle Informationen korrekt sind, können Sie den Importprozess starten, indem Sie auf die Schaltfläche "Execute" klicken.
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