Bestellabgleich

Einführung

Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zur Verwendung des Bestellabgleichsystems innerhalb Ihrer ERP-Plattform. Das PO-Abgleichsystem automatisiert die Abstimmung von Bestellungen mit eingehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen korrekt sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.

Erste Schritte

Um mit dem PO-Abgleichsystem zu beginnen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurden. Sie benötigen Zugriff auf sowohl die Bestelldaten als auch die entsprechenden Rechnungsdaten im System.

Systemanforderungen

• Zugriff auf die Bestell- und Rechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.

• Geeignete Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Abgleichen von Finanzdokumenten.

Hauptfunktionen

• Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen.

• Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.

• Abgleichüberprüfung: Überprüft Übereinstimmungen anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen.

• Unstimmigkeitsberichterstattung: Identifiziert und meldet Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen.

• Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des PO-Abgleichsystems umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:

• Dashboard: Übersicht über den Abgleichstatus und die letzten Aktivitäten.

• Such- und Filtertools: Funktionen zum Suchen und Filtern von Bestellungen und Rechnungen.

• Abgeglichene Datensätze: Bereich, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.

• Unstimmigkeiten: Bereich, der Datensätze mit Unstimmigkeiten anzeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.

• Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung des PO-Abgleichs

1. Zugriff auf das PO-Abgleichmodul

Navigieren Sie vom Hauptmenü Ihres ERP-Systems zum PO-Abgleichmodul.

2. Rechnungen importieren oder darauf zugreifen

• Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.

• Manuelles Hochladen: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche hoch.

3. Automatisch abgeglichene Rechnungen überprüfen

• Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.

• Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.

4. Unstimmigkeiten behandeln

• Greifen Sie auf den Bereich "Unstimmigkeiten" zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.

• Passen Sie Mengen oder Preise bei Bedarf manuell an oder markieren Sie die Rechnung für eine weitere Überprüfung.

5. Manueller Abgleich

Für nicht automatisch abgeglichene Rechnungen:

• Verwenden Sie die Such- und Filtertools, um die entsprechende Bestellung zu finden.

• Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.