Eingehende E-Mails

Aktivierung von Eingehenden E-Mails für die Verarbeitung von Dokumenten

Um Eingehende E-Mails für die Verarbeitung von Dokumenten zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehe zu Einstellungen: Beginnen Sie, indem Sie zum Einstellungen-Menü der App navigieren.

2. Wählen Sie Verarbeitung von Dokumenten: Wählen Sie unter den Einstellungen Verarbeitung von Dokumenten, um auf die zugehörigen Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

3. Öffnen Sie Module: Klicken Sie im Abschnitt Verarbeitung von Dokumenten auf Module.

4. Scrollen Sie zu Dokumenttyp: Scrollen Sie nach unten, bis Sie Dokumenttyp finden.

5. Aktivieren Sie Eingehende E-Mail: Finden Sie Eingehende E-Mail und aktivieren Sie sie, indem Sie den Schalter umlegen.

Konfigurieren von Eingehenden E-Mails für den Dokumentenimport

Nachdem Sie die Eingehende E-Mail aktiviert haben, konfigurieren Sie die Einstellungen, um zu steuern, wie Dokumente importiert werden. So geht's:

1. Gehe zurück zur Verarbeitung von Dokumenten: Navigieren Sie in den Einstellungen zu Verarbeitung von Dokumenten.

2. Wählen Sie Import: Wählen Sie Import, um auf die Einstellungen für Eingehende E-Mails zuzugreifen.

   Sie sehen die folgenden Optionen:

   • E-Mail-Feld: Dieses Feld zeigt eine eindeutige, systemgenerierte E-Mail-Adresse basierend auf Ihrer Organisations-ID an. Das Format ist [email protected]. Senden oder leiten Sie E-Mails mit Dokumenten an diese Adresse weiter, um einen automatisierten Import zu ermöglichen.

   • Dokument nur aus vordefinierter(n) E-Mail(s) importieren: Aktivieren Sie diese Option, um Importe auf E-Mails zu beschränken, die nur von bestimmten, vordefinierten Adressen empfangen werden.

   • Antworten Sie auf diese E-Mail, wenn der Import nicht möglich ist: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass das System automatisch antwortet, wenn ein Importversuch fehlschlägt.

3. Einstellungen speichern: Klicken Sie nach der Konfiguration dieser Optionen auf Speichern, um sie anzuwenden.

Vordefinierte E-Mail(s)

Wenn die Option Dokument nur aus vordefinierter(n) E-Mail(s) importieren aktiviert ist, können Sie verwalten, welche E-Mail-Adressen berechtigt sind, Dokumente an die Eingehende E-Mail zu senden.

1. Geben Sie autorisierte E-Mails ein: Geben Sie im Feld E-Mail hier eingeben jede E-Mail-Adresse ein, die Sie autorisieren möchten.

2. Zuweisen zu Unterorganisation (Optional):

   • Wenn keine Unterorganisation ausgewählt ist, wird das Dokument der Hauptorganisation zugewiesen.

   • Wenn eine Unterorganisation ausgewählt ist, wird das Dokument nur an diese Unterorganisation weitergeleitet.

3. E-Mail hinzufügen: Klicken Sie auf Hinzufügen, um jede E-Mail zur Liste der autorisierten Adressen zu speichern.

4. E-Mail löschen: Um eine autorisierte E-Mail zu entfernen, klicken Sie auf Löschen neben dem E-Mail-Eintrag.

Mit diesem Setup werden Dokumente von nicht autorisierten E-Mail-Adressen ignoriert, sodass nur bestimmte Quellen Dokumente zum Import senden können.

Antworten Sie auf diese E-Mail, wenn der Import nicht möglich ist

Wenn Sie Antworten Sie auf diese E-Mail, wenn der Import nicht möglich ist aktivieren, erscheint ein zusätzliches Feld, in das Sie eine E-Mail-Adresse eingeben können. Diese E-Mail-Adresse erhält eine Benachrichtigung, wenn ein Dokumentenimportversuch fehlschlägt, sodass Sie über Probleme im Importprozess informiert bleiben.

1. Aktivieren Sie die Fehlermeldung: Aktivieren Sie Antworten Sie auf diese E-Mail, wenn der Import nicht möglich ist.

2. Geben Sie die Benachrichtigungs-E-Mail ein: Geben Sie im neuen Feld die E-Mail-Adresse ein, an die Sie Fehlermeldungen erhalten möchten.

Mit dieser aktivierten Funktion wird jeder fehlgeschlagene Importversuch eine automatische Antwort an die angegebene E-Mail auslösen, sodass Sie Importprobleme schnell angehen können.

Vergessen Sie nicht, nach der Konfiguration aller Einstellungen auf Speichern zu klicken, um Ihre Änderungen anzuwenden.