Import
Ãœbersicht
In den Import-Einstellungen können Sie dokumentenspezifische Optionen für den Import konfigurieren oder automatisierte Importe über FTP oder E-Mail einrichten. Diese Seite bietet einen detaillierten Überblick über alle verfügbaren Einstellungen.
So greifen Sie zu
Navigieren Sie zu Einstellungen -> Verarbeitung von Dokumenten -> Import
Dokument-Einstellungen
Auf Seiten beschränken: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Verarbeitung auf eine bestimmte Anzahl von Seiten pro Dokument zu beschränken. Der Standardwert beträgt 60 Seiten, was bedeutet, dass Dokumente, die diesen Grenzwert überschreiten, auf 60 Seiten gekürzt werden und alle verbleibenden Seiten verworfen werden.
Zahlungsbedingungen Tage: Definiert die standardmäßigen Zahlungsbedingungen (in Tagen), die auf Dokumente angewendet werden können.
Datum Muster: Legt das Muster fest, wie Daten innerhalb importierter Dokumente erkannt und formatiert werden sollen.
FTP-Import
Anforderungen
Um FTP für den automatischen Import von Daten zu verwenden, stellen Sie sicher, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind:
Korrekt konfigurierten, Linux-kompatiblen FTP-Server
FTP-Hostname, Benutzername und Passwort
Dediziertes Importverzeichnis
Neue Verbindung hinzufügen
Um eine neue Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzugefügt im FTP-Bereich.
Geben Sie Ihre FTP-Anmeldeinformationen in die vorgesehenen Felder ein. Das Feld API-Schlüssel wird automatisch ausgefüllt.
Typ: Gibt das zu verwendende FTP-Protokoll an. Sie können zwischen FTP, FTPS oder SFTP wählen.
Port: Gibt die Portnummer an, die für das ausgewählte FTP-Protokoll verwendet werden soll.
Servername (erforderlich): Die Adresse des Servers, von dem Dokumente abgerufen werden.
Benutzername (erforderlich): Der Anmeldename, der zum Zugriff auf den FTP-Server verwendet wird.
Passwort (erforderlich): Das Passwort, das mit dem Benutzernamen zum Zugriff auf den FTP-Server verknüpft ist.
Muster für den Abgleich von Dateinamen: Um anzugeben, welche Dateien basierend auf ihren Namen importiert werden sollen.
Unter-Organisationen: Wählen Sie aus, auf welche Unter-Organisation der FTP-Import angewendet werden soll.
API-Schlüssel (erforderlich): Dieses Feld wird automatisch basierend auf der Organisation ausgefüllt, in die Sie eingeloggt sind.
Primäres Verzeichnis: Gibt das Verzeichnis auf dem FTP-Server an, von dem Dateien importiert werden.
Importverzeichnis: Ermöglicht es Ihnen, ein Unterverzeichnis innerhalb des primären Verzeichnisses anzugeben, aus dem Dateien importiert werden.
Archivieren nach dem Import: Ermöglicht es Ihnen, Dateien nach dem Import zu archivieren. Sobald dies aktiviert ist, können Sie das Verzeichnis angeben, in das Dateien nach einem erfolgreichen Import verschoben werden sollen.
Unterordner-Dateien einbeziehen: Wenn aktiviert, werden auch Unterverzeichnisse im Hauptverzeichnis nach Dateien zum Import durchsucht.
Sobald Sie alle erforderlichen Details Ihres FTP eingegeben haben, klicken Sie auf SPEICHERN.
Nach dem Speichern Ihrer Verbindung können Sie sie aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte Ihrer Verbindung klicken und dann Aktivieren auswählen.
Aktionen für FTP
Sie können auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte klicken, um auf die folgenden Optionen für Ihre Verbindung zuzugreifen:
Verbindung testen: Testet die Verbindung zu Ihrem FTP-Server.
Verbindungsprotokolle: Öffnet die Protokolle für Ihre FTP-Verbindung, einschließlich Fehlermeldungen, falls Probleme auftreten.
Aktivieren/Deaktivieren: Aktiviert/deaktiviert Ihre Verbindung.
Bearbeiten: Ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Ihrer Verbindung vorzunehmen.
Löschen: Löscht Ihre Verbindung.
E-Mail-Import
Sie können einen E-Mail-Import einrichten, der automatisch Dokumente aus Ihrem Posteingang importiert, sobald sie ankommen. Sie können wählen, ob Sie eine IMAP- oder eine OAuth-Verbindung konfigurieren möchten.
Neue IMAP-Verbindung hinzufügen
Um eine neue IMAP-Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzugefügt im E-Mail-Import-Bereich.
Wählen Sie IMAP als Protokoll aus.
Geben Sie Ihre E-Mail-Anmeldeinformationen in die vorgesehenen Felder ein. Das Feld API-Schlüssel wird automatisch ausgefüllt.
Verschlüsselung: Wählen Sie die Art der zu verwendenden Verschlüsselung — entweder SSL oder TLS.
Servername: Die Adresse des E-Mail-Servers.
Benutzername: Der Identifikator, der für Ihre Mail-Import-Konfiguration in DocBits verwendet wird.
E-Mail: Die E-Mail-Adresse, die zum Importieren von Dokumenten in das System verwendet wird.
Passwort: Das Passwort, das mit der angegebenen E-Mail-Adresse verknüpft ist.
Unter-Organisationen: Wählen Sie die Unter-Organisation aus, auf die der E-Mail-Import angewendet werden soll.
API-Schlüssel: Dieses Feld wird automatisch basierend auf der Organisation ausgefüllt, in die Sie eingeloggt sind.
Import-Fehlermeldung an diese Email-Adresse senden: Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, um Fehlermeldungen zu erhalten, falls während des Importvorgangs etwas schiefgeht.
Port: Gibt die Portnummer an, die für die ausgewählte E-Mail-Importkonfiguration verwendet werden soll.
Ordner: Wählen Sie einen Ordner aus, aus dem die Dokumente importiert werden. Hinweis: Die Ordner-Option wird erst verfügbar, nachdem Sie erfolgreich eine IMAP-Verbindung erstellt haben. Um einen Ordner nach der Erstellung hinzuzufügen, klicken Sie auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte und wählen Sie dann Bearbeiten. Die Option sollte jetzt verfügbar sein.
E-Mails in einen anderen Ordner verschieben: Wenn aktiviert, können Sie einen Ordner angeben, in den E-Mails nach einem erfolgreichen Import verschoben werden. Hinweis: Die E-Mails in einen anderen Ordner verschieben-Option wird erst verfügbar, nachdem Sie erfolgreich eine IMAP-Verbindung erstellt haben. Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte und wählen Sie dann Bearbeiten. Die Option sollte jetzt verfügbar sein.
Angehängte Dokumente zusammenführen: Kombiniert mehrere angehängte Dokumente zu einem einzigen Dokument.
Nach dem Import eine E-Mail an den Absender senden: Sendet eine Bestätigungs-E-Mail an den ursprünglichen Absender, nachdem der Import abgeschlossen ist. Sobald aktiviert, können Sie den Betreff und den Text der E-Mail angeben.
Importieren doppelter Dateinamen blockieren: Verhindert den Import, wenn ein Dokument mit demselben Namen bereits existiert.
Nach dem Speichern Ihrer Verbindung können Sie sie aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte Ihrer Verbindung klicken und dann Aktivieren auswählen.
Aktionen für IMAP
Sie können auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte klicken, um auf die folgenden Optionen für Ihre Verbindung zuzugreifen:
Verbindung testen: Testet die Verbindung zu Ihrem IMAP-Client.
Verbindungsprotokolle: Öffnet die Protokolle für Ihre E-Mail-Verbindung, einschließlich aller Fehlermeldungen, die während des Prozesses auftreten.
Importprotokoll: Öffnet die Protokolle vergangener Importe für die jeweilige Verbindung, einschließlich aller Fehlermeldungen, die während des Prozesses aufgetreten sind.
Aktivieren/Deaktivieren: Aktiviert/deaktiviert Ihre Verbindung.
Bearbeiten: Ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Ihrer Verbindung vorzunehmen.
Löschen: Löscht Ihre Verbindung.
Neue OAuth Office365-Verbindung hinzufügen
Um eine neue OAuth Office365-Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzugefügt im E-Mail-Import-Bereich.
Wählen Sie OAuth Office365 als Protokoll aus und klicken Sie dann auf "Authentifizieren."
Sie werden zu einer Microsoft-Seite weitergeleitet, auf der Sie aufgefordert werden, einen Code einzugeben. Um diesen Code abzurufen, kehren Sie zu DocBits zurück — der Code wird dort angezeigt, wie unten gezeigt. Kopieren Sie den Code und geben Sie ihn auf der Microsoft-Seite ein. Danach werden Sie aufgefordert, Ihre Microsoft-Anmeldeinformationen einzugeben.
Folgen Sie den Schritten auf der Microsoft-Seite. Sobald Sie fertig sind, kehren Sie zu DocBits zurück und klicken Sie auf Authentifizierung abschließen.
Sie können jetzt die folgenden Einstellungen konfigurieren:
Unter-Organisationen: Wählen Sie die Unter-Organisation aus, auf die der E-Mail-Import angewendet werden soll.
Ordner verwenden: Wählen Sie einen Ordner aus, aus dem die Dokumente importiert werden.
Gemeinsame Mailbox verwenden: Geben Sie die gemeinsame E-Mail-Adresse an, von der Dokumente importiert werden sollen.
E-Mail in einen anderen Ordner verschieben: Geben Sie einen Ordner an, in den E-Mails nach einem erfolgreichen Import verschoben werden sollen.
Import-Fehlermeldung an diese Email-Adresse senden: Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, um Fehlermeldungen zu erhalten, falls während des Importvorgangs etwas schiefgeht.
Sobald Sie das gewünschte Verhalten konfiguriert haben, können Sie entweder mit dem Import von E-Mails beginnen, indem Sie auf Importieren klicken, oder Ihre Änderungen speichern, indem Sie auf Speichern klicken.
Nach dem Speichern Ihrer Verbindung können Sie sie aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte Ihrer Verbindung klicken und dann Aktivieren auswählen.
Aktionen für OAuth Office365
Sie können auf die drei Punkte in der Aktion-Spalte klicken, um auf die folgenden Optionen für Ihre Verbindung zuzugreifen:
Verbindungsprotokolle: Öffnet die Protokolle für Ihre E-Mail-Verbindung, einschließlich aller Fehlermeldungen, die während des Prozesses auftreten.
Importprotokoll: Öffnet die Protokolle vergangener Importe für die jeweilige Verbindung, einschließlich aller Fehlermeldungen, die während des Prozesses aufgetreten sind.
Aktivieren/Deaktivieren: Aktiviert/deaktiviert Ihre Verbindung.
Bearbeiten: Ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Ihrer Verbindung vorzunehmen.
Löschen: Löscht Ihre Verbindung.
Importprotokoll
Sie können das Importprotokoll aller erstellten E-Mail-Verbindungen einsehen, einschließlich aller Fehlermeldungen, die während des Prozesses aufgetreten sind, indem Sie auf die Schaltfläche Importprotokoll in der oberen rechten Ecke des E-Mail-Importbereichs klicken.
Sie können die Protokolle nach Betreff oder Absender filtern, die Spalten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken, und die Spalten per Drag-and-Drop neu anordnen.
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