Buchhaltung für Kostenrechnungen und indirekte Verkäufe
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Willkommen im Modul Buchhaltung für Kostenrechnungen und indirekte Verkäufe! Dieses Modul ist darauf ausgelegt, Ihnen zu helfen, Ihre finanziellen Transaktionen innerhalb Ihres ERP-Systems effizient zu verwalten und abzugleichen. Mit Funktionen wie automatischer Datenerfassung, Dokumentenabgleich und detaillierter Nachverfolgung können Sie sicherstellen, dass Ihre Finanzunterlagen genau und aktuell sind.
Um das Buchhaltungsmodul zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet haben. Sie benötigen Zugriff auf sowohl das Kostenrechnungs- als auch das Verkaufsrechnungsmodul innerhalb des ERP-Systems.
Zugriff auf die Kostenrechnungs- und Verkaufsrechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.
Angemessene Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Verarbeiten von Finanzdokumenten.
Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen und anderen Dokumenten.
Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.
Abgleichsüberprüfung: Überprüft Abgleiche basierend auf vordefinierten Regeln und Toleranzen.
Abweichungsbericht: Identifiziert und meldet Abweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen.
Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.
Dokumententraining: Trainiert das System, neue Dokumente mit minimalem Aufwand zu erkennen, normalerweise nur einmal.
Betragsteilung: Teilt Beträge nach Abteilung für eine detaillierte finanzielle Nachverfolgung auf.
Hauptbuchkontendefinition: Das APS-Team (Accounting and Procurement System) kann das Hauptbuchkonto definieren, sobald die Daten extrahiert sind.
Die Benutzeroberfläche des Buchhaltungsmoduls umfasst typischerweise die folgenden Komponenten:
Dashboard: Übersicht über den Status von Rechnungen und Verkäufen sowie aktuelle Aktivitäten.
Such- und Filterwerkzeuge: Möglichkeiten, Rechnungen und Verkaufsunterlagen zu suchen und zu filtern.
Abgeglichene Datensätze: Abschnitt, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.
Abweichungen: Abschnitt, der Datensätze mit Abweichungen zeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.
Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.
Navigieren Sie zum Buchhaltungsmodul über das Hauptmenü Ihres ERP-Systems.
Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.
Manueller Upload: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche in das System hoch.
Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.
Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.
Greifen Sie auf den Abschnitt Abweichungen zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.
Passen Sie bei Bedarf Mengen oder Preise manuell an oder markieren Sie die Rechnung zur weiteren Überprüfung.
Für Rechnungen, die nicht automatisch abgeglichen wurden:
Verwenden Sie die Such- und Filterwerkzeuge, um die entsprechende Bestellung zu finden.
Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.
Für neue Dokumenttypen trainieren Sie das System, indem Sie ein Muster bereitstellen.
In der Regel müssen Sie das System nur einmal trainieren, damit es ähnliche Dokumente in Zukunft genau erkennt.
Navigieren Sie zur Registerkarte "Positionen", um Buchungen für jede Rechnung anzuzeigen und zu erfassen.
Weisen Sie die Beträge den entsprechenden Konten, Kostenstellen und Dimensionen zu, die spezifisch für Infor LN/M3 sind.
Beispiel: Buchen einer Kostenrechnung
Position auswählen: Wählen Sie die Position für die Kostenrechnung.
Konto zuweisen: Weisen Sie das entsprechende Konto zu, z.B. "71200 - Nichtbetrieblicher Aufwand".
Dimensionen festlegen: Legen Sie zusätzliche Dimensionen wie Kostenstelle, Produktgruppe und Projekt fest.
Betrag aufteilen: Teilen Sie bei Bedarf den Betrag nach Abteilung für eine detailliertere Nachverfolgung auf.
Betrag eingeben: Geben Sie den Betrag für die Position ein.
Sobald die Daten extrahiert sind, kann das APS-Team die Hauptbuchkonten definieren.
Dies stellt sicher, dass jede Transaktion unter dem richtigen Konto für eine genaue Finanzberichterstattung erfasst wird.
Greifen Sie auf den Abschnitt "Berichte" zu, um detaillierte Berichte über finanzielle Transaktionen zu erstellen.
Verwenden Sie die Exportoptionen, um Berichte für weitere Analysen oder Aufzeichnungen zu speichern.
Dokumente hochladen: Benutzer können verschiedene Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine usw.) in das System hochladen.
Automatischer Abgleich: Das System gleicht die hochgeladenen Dokumente automatisch mit vorhandenen Bestellungen ab.
Abgleiche überprüfen: Benutzer können die Abgleiche überprüfen, Details verifizieren und Statusanzeigen sehen.
Abweichungen beheben: Alle Unstimmigkeiten oder Abweichungen werden hervorgehoben, damit der Benutzer sie manuell überprüfen und korrigieren kann.
Daten exportieren: Abgeglichene Daten können für die weitere Verarbeitung oder Aufzeichnung exportiert werden.
