E-Mail-Vorlagen

Übersicht

E-Mail-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen anzupassen, die von DocBits gesendet werden. Vorlagen können dynamische Felder (z. B. {{FieldID}}), Bilder und HTML-Formatierung enthalten.

Zugriff auf E-Mail-Vorlagen

1. Navigieren Sie zu: Einstellungen → Globale Einstellungen → E-Mail-Vorlagen

   
2. Das Dashboard zeigt alle Vorlagen mit:

   • Name

   • Betreff

   • Zuletzt geändert am Datum

   • Aktionen (Bearbeiten oder Löschen).

Erstellen einer neuen Vorlage

1 Grundlegende Einrichtung

• Klicken Sie auf Neu.

• Füllen Sie die Felder auf der rechten Seite aus:

  • Name: Vorlagenkennung (z. B. "Dokumentfehler").

  • Betreff: E-Mail-Betreffzeile (z. B. "Aktion erforderlich: Dokumentfehler").

  • Dokumenttyp: Auswahl aus dem Dropdown-Menü (z. B. "Rechnung").

    

2 Vorlagen-Editor

• Menü: Text formatieren, Links hinzufügen oder Tabellen einfügen.

• HTML-Editor: Klicken Sie auf das <>-Symbol, um den Roh-HTML-Code zu bearbeiten.

• Bilder hinzufügen: Verwenden Sie die Hochladen-Funktion.

• Dynamische Felder: Fügen Sie Dokumentfeldwerte ein, indem Sie

  • Variable Feldoption: Aus einem Dropdown-Menü auswählen.

  • Manuelle Eingabe: Geben Sie {{FieldID}} ein (z. B. {{InvoiceNumber}}).

  

3 Speichern

• Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu speichern.

Senden einer Test-E-Mail

1. Öffnen Sie die Vorlage und klicken Sie auf Test senden.

   
2. Geben Sie ein:

   • Empfänger-E-Mail (erforderlich).

   • Feldwerte (optional; Platzhalter für Testdaten).

3. Überprüfen Sie die Test-E-Mail und passen Sie die Vorlage bei Bedarf an.

Verwendung von Vorlagen in Benachrichtigungen

Gespeicherte Vorlagen können mit E-Mail-Benachrichtigungen verknüpft werden (z. B. Genehmigungserinnerungen, Statusaktualisierungen).