Contabilidad para Factura de Costos y Ventas Indirectas

Introducción

¡Bienvenido al módulo de Contabilidad para Factura de Costos y Ventas Indirectas! Este módulo está diseñado para ayudarte a gestionar y conciliar eficientemente tus transacciones financieras dentro de tu sistema ERP. Con características como la extracción automática de datos, la coincidencia de documentos y el seguimiento detallado, puedes asegurarte de que tus registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Comenzando

Para comenzar a usar el módulo de contabilidad, asegúrate de tener los permisos necesarios configurados por tu administrador del sistema. Necesitarás acceso tanto a los módulos de contabilidad de costos como de contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de contabilidad de costos y contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario apropiados para ver y procesar documentos financieros.

Características Clave

1. Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales y otros documentos.

2. Comparación de Datos: Compara los datos extraídos de las facturas con los datos existentes de órdenes de compra.

3. Verificación de Coincidencias: Verifica coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

4. Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

5. Rastro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

6. Entrenamiento de Documentos: Entrena al sistema para reconocer nuevos documentos con un esfuerzo mínimo, típicamente solo una vez.

7. División de Montos: Divide montos por departamento para un seguimiento financiero detallado.

8. Definición de Cuentas de Libro Mayor: El equipo de APS (Sistema de Contabilidad y Adquisiciones) puede definir la cuenta de libro mayor una vez que los datos son extraídos.

Interfaz de Usuario

La interfaz del módulo de contabilidad típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Vista general del estado de facturas y ventas, y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar facturas y registros de ventas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que necesitan revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar el Módulo de Contabilidad

1. Acceder al Módulo de Contabilidad

Navega al módulo de contabilidad desde el menú principal de tu sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si tu sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, carga manualmente los archivos de facturas en el sistema usando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revisa las facturas que han sido coincidentes automáticamente con órdenes de compra.

• Verifica los detalles de la coincidencia, incluidos números de artículos, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Accede a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo coincidir automáticamente.

• Ajusta manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marca la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Usa las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifica y coincide manualmente la factura con la orden de compra.

6. Entrenar al Sistema

• Para nuevos tipos de documentos, entrena al sistema para reconocerlos proporcionando una muestra.

• Típicamente, solo necesitas entrenar al sistema una vez para que reconozca con precisión documentos similares en el futuro.

7. Registrar Reservas

• Navega a la pestaña "Partidas" para ver y registrar reservas para cada factura.

• Asigna los montos a las cuentas, centros de costos y dimensiones apropiadas específicas para Infor LN/M3.

Ejemplo: Registrar una Factura de Costos

1. Seleccionar Partida: Elige la partida para la factura de costos.

2. Asignar Cuenta: Asigna la cuenta apropiada, como "71200 - Gasto No Operativo".

3. Establecer Dimensiones: Establece dimensiones adicionales como centro de costos, grupo de productos y proyecto.

4. Dividir Monto: Si es necesario, divide el monto por departamento para un seguimiento más detallado.

5. Ingresar Monto: Ingresa el monto para la partida.

8. Definir Cuentas de Libro Mayor

• Una vez que los datos son extraídos, el equipo de APS puede definir las cuentas de libro mayor.

• Esto asegura que cada transacción se registre bajo la cuenta correcta para un informe financiero preciso.

9. Generar Informes

• Accede a la sección "Informes" para generar informes detallados sobre transacciones financieras.

• Usa las opciones de exportación para guardar informes para análisis adicional o mantenimiento de registros.

Ejemplo de Uso

1. Cargar Documentos: Los usuarios pueden cargar varios documentos (facturas, notas de entrega, etc.) al sistema.

2. Coincidencia Automática: El sistema coincide automáticamente los documentos cargados con las órdenes de compra existentes.

3. Revisar Coincidencias: Los usuarios pueden revisar las coincidencias, verificar detalles y ver indicadores de estado.

4. Resolver Discrepancias: Cualquier desajuste o discrepancia se resalta para que el usuario lo revise y corrija manualmente.

5. Exportar Datos: Los datos coincidentes pueden exportarse para procesamiento adicional o mantenimiento de registros.