Pantalla de Coincidencia de Órdenes de Compra

Descripción general

En la pantalla de Coincidencia de Órdenes de Compra, puedes comparar los artículos de línea extraídos de tu documento con aquellos almacenados en el sistema Infor, utilizando el número de orden de compra como referencia.

Puedes:

  • Identificar inmediatamente cualquier diferencia entre los datos extraídos y los almacenados

  • Establecer tolerancias para permitir desviaciones aceptables

  • Ignorar estados específicos de Infor, si es necesario

  • Aprobar y exportar el documento después de una coincidencia exitosa

  • Rechazar el documento si los datos no cumplen con los criterios de validación requeridos

Esta página te guiará a través del proceso de coincidencia de órdenes de compra y explicará toda la funcionalidad relacionada disponible en esta sección.

Herramientas en la Pantalla de Coincidencia de Órdenes de Compra

En la parte superior de la pantalla de Coincidencia de Órdenes de Compra, encontrarás varias herramientas, como Guardar, Coincidencia Automática, Exportar, y otras, que ayudan con el proceso de coincidencia. Una descripción detallada de cada herramienta y su funcionalidad se puede encontrar aquí.

Filtrar y Agregar Números de Órdenes de Compra

Puedes buscar números de órdenes de compra específicos ingresando el número en el campo de búsqueda. Para un filtrado más refinado, haz clic en el ícono en el lado derecho de la barra de búsqueda para seleccionar criterios específicos para tu búsqueda.

Las siguientes opciones de filtro están disponibles para ayudarte a refinar tu búsqueda de órdenes de compra:

  • Palabra clave – Filtrar por números de órdenes de compra.

  • Proveedor – Filtrar por nombre o ID del proveedor.

  • Después de la fecha – Mostrar órdenes de compra creadas después de una fecha específica.

  • Antes de la fecha – Mostrar órdenes de compra creadas antes de una fecha específica.

  • Cantidad mínima de pedido – Filtrar por valor mínimo de pedido.

  • Cantidad máxima de pedido – Filtrar por valor máximo de pedido.

  • Ordenar por – Seleccionar el atributo para ordenar los resultados (por ejemplo, fecha, monto).

  • Dirección de clasificación – Elegir el orden de clasificación: ascendente o descendente.

  • Número de registros – Definir cuántos resultados deben mostrarse por página.

  • Más – Opciones de filtrado adicionales incluyen:

    • Número de entrega

    • Número de albarán

    • ID del Artículo

Después de configurar tus filtros, haz clic en Aplicar para aplicarlos o Borrar para restablecer todas las configuraciones de filtro.

Las órdenes de compra coincidentes se mostrarán según los filtros aplicados. Puedes:

  • Ajustar los filtros y buscar nuevamente, o

  • Hacer doble clic en una entrada de orden de compra para agregarla a la pantalla de Coincidencia de Órdenes de Compra.

Seleccionar Números de Órdenes de Compra y Reorganizar Columnas

Puedes cambiar entre órdenes de compra individuales para ver sus respectivos artículos de línea haciendo clic en el número de orden de compra en la parte superior de la tabla.

También puedes reorganizar las columnas dentro de cada vista de orden de compra simplemente arrastrándolas y soltándolas en tu orden preferido.

Para ocultar permanentemente columnas específicas, utiliza la función Establecer las columnas de la tabla PO para la organización.

Establecer las columnas de la tabla PO para la organización

Tienes la opción de ocultar o mostrar columnas específicas en la tabla de órdenes de compra haciendo clic en el ícono de configuración de columnas (mostrado a continuación). Esta configuración está disponible tanto en la pantalla de Coincidencia de Órdenes de Compra como en el menú de Búsqueda Avanzada de Órdenes de Compra.

Se pueden encontrar detalles adicionales aquí.

Re-sincronizar el número de orden de compra con Infor

Para re-sincronizar los datos en DocBits con los datos de Infor, haz clic en el botón de actualizar junto al número de orden de compra encima de la tabla.

Si tu proceso de coincidencia se basa en el atributo Entrega recibida Cantidad pendiente, también tienes la opción de realizar una sincronización manual, como se describe en detalle aquí.

¿Cómo hacer coincidencias?

Para hacer coincidir un artículo de línea de orden de compra con un artículo de línea extraído del documento, tienes tres opciones:

  1. Arrastrar y soltar Arrastra el artículo de línea de orden de compra deseado y suéltalo sobre el artículo de línea correspondiente en la tabla extraída.

  2. Clic derecho y conectar

    • Haz clic derecho en el artículo de línea de orden de compra que deseas coincidir y selecciona Seleccionar para coincidencia.

    • Luego, haz clic derecho en el artículo de línea correspondiente en la tabla extraída y selecciona Conectar.

  3. Coincidencia automática

    Haz clic en el botón Coincidencia Automática para permitir que el sistema intente automáticamente hacer coincidir todos los artículos de línea basándose en los datos extraídos y de la orden de compra.

También puedes seleccionar varias líneas de órdenes de compra y hacerlas coincidir con una única línea en la tabla extraída.

¿Qué columnas se están coincidiendo?

El proceso de Coincidencia de Órdenes de Compra solo coincide columnas específicas. La lista a continuación describe qué columnas se coinciden, si están disponibles. Si no se establece ninguna tolerancia, las columnas solo coincidirán si son una coincidencia exacta (100%).

  • Cantidad (Cantidad | Cantidad recibida | Entrega recibida Cantidad pendiente)

  • Precio unitario

  • Número de Orden de Compra

  • Número de artículo/ID de artículo del proveedor

  • Fecha de entrega prometida

Cantidad

Tienes tres opciones para hacer coincidir la cantidad.

  • Cantidad

  • Cantidad recibida

  • Entrega recibida Cantidad pendiente

Puedes establecer esta opción en Ajustes → Ajustes globales → Tipos de documentos → Más ajustes → Sección de Orden de Compra → Orden de Compra

Aceptar Tolerancias

Puedes especificar niveles de tolerancia aceptables durante el proceso de coincidencia. Por defecto, solo las coincidencias exactas (100%) se consideran válidas.

Si se configuran tolerancias en la configuración del sistema, puedes ajustarlas para los atributos permitidos directamente en la Tabla Extraída bajo la columna Comportamiento.

Para más información sobre cómo configurar y usar tolerancias, consulta la documentación detallada.

Deshabilitar estados

Puedes excluir líneas específicas con ciertos estados de ser coincidentes. Para más información, consulta la documentación detallada.

Verificar líneas coincidentes

Varios indicadores están disponibles para ayudarte a verificar si un artículo de línea ha sido coincidente exitosamente o no.

Tabla de Órdenes de Compra

  • Este ícono indica que el artículo de línea de la orden de compra ha sido coincidente exitosamente.

  • Este ícono indica que el artículo de línea de la orden de compra contiene un desajuste.

Tabla Extraída del Documento

  • Este ícono indica que el artículo de línea ha sido coincidente exitosamente. Puedes pasar el cursor sobre el ícono para resaltar la línea de orden de compra correspondiente.

  • Este ícono indica que el artículo de línea contiene un desajuste. Puedes pasar el cursor sobre el ícono para resaltar la línea de orden de compra correspondiente y ver las columnas donde ocurren desajustes.

Coincidencias Múltiples

Si un solo artículo de línea se coincide con múltiples líneas, puedes ver información detallada haciendo clic en el ícono más (+) junto al artículo de línea respectivo.

Esto expande la vista para mostrar todas las entradas coincidentes, ayudándote a verificar y gestionar múltiples coincidencias de manera efectiva.

Eliminar Conexiones de PO

Para eliminar una conexión entre un artículo de línea de orden de compra y un artículo de línea extraído, simplemente haz clic en el ícono X junto al par coincidente. Una vez eliminado, la conexión se cancela y el artículo de línea se vuelve disponible para coincidencias nuevamente.

Cálculo

Debajo de la tabla que contiene la información extraída de tu documento, puedes encontrar cálculos simples para verificar si las reservas totales coinciden.

Reservas registradas:

El valor de las reservas registradas se deriva del importe neto extraído del documento.

Reservas registradas = Importe neto total (extraído del documento)

Total coincidente:

Este valor se calcula sumando el Precio unitario × Cantidad para todos los artículos de línea que coincidieron exitosamente con los artículos de línea del número de orden de compra.

 Total coincidente = Suma de (Precio unitario × Cantidad) para todos los artículos de línea coincidentes

Cargos:

Cualquier cargo aplicable se incluirá en esta sección si está presente. Para más detalles, consulta la documentación detallada.

Cargos = Elemento de costo

Cantidad pendiente de liquidar:

La diferencia resultante se muestra aquí y se calcula de la siguiente manera:

Cantidad pendiente de liquidar = Reservas registradas - Total coincidente - Elemento de costo

Visualización del Documento para Validación

En el lado derecho de la pantalla de Coincidencia de Órdenes de Compra, puedes ver el documento para ayudar con la validación.

Características de la Barra de Herramientas del Visor de Documentos:

  • Desplázate por las páginas del documento para revisar el contenido.

  • Haz clic en el nombre del archivo para abrir la pantalla de validación completa.

  • Ingresa un número de página y presiona Enter para saltar directamente a esa página.

  • Usa los botones más (+) y menos (–) para acercar o alejar el documento.

  • Haz clic en el botón en el extremo derecho para abrir el documento en una ventana separada, lo cual es especialmente útil cuando trabajas con múltiples pantallas.

Guardar Cambios:

Para guardar tus cambios, haz clic en el botón Guardar en la barra de herramientas. Si abandonas la página sin guardar, todo el progreso realizado durante el proceso de coincidencia se perderá.

Exportar el Documento

Después de hacer coincidir todos los artículos de línea y validar su corrección, puedes exportar el documento haciendo clic en el botón Exportar en la barra de herramientas.

  • Hacer clic en la pequeña flecha junto al botón Exportar revela todas las opciones de exportación disponibles.

  • Hacer clic en Exportar directamente activará la opción de exportación predeterminada (la primera en la lista).

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