Solución de Problemas de Control de Acceso y Problemas de Permisos

Si los usuarios experimentan restricciones de acceso inesperadas, como documentos faltantes, incapacidad para editar campos o acciones denegadas, utilice la siguiente lista de verificación para identificar y resolver el problema según cómo estén configurados los permisos en DocBits.

1. Verificar si el Control de Acceso está Habilitado

La configuración de Control de Acceso solo se aplica si la función está habilitada.

• Navegar a: Configuración > Procesamiento de Documentos > Módulo.

• Asegurarse de que el interruptor de Control de Acceso esté activado.

• Si está desactivado, todos los usuarios suelen tener acceso irrestricto independientemente de los permisos de grupo o campo.

2. Verificar Asignaciones de Grupo

Asegurarse de que el usuario esté asignado correctamente al grupo apropiado(s):

• Navegar a: Configuración > Configuración Global > Grupos, Usuarios y Permisos.

• Seleccionar Grupos y Permisos.

• Confirmar que el usuario esté listado bajo el grupo esperado.

• Si el grupo utiliza control de acceso específico, la falta de asignación de grupo bloqueará el acceso a documentos y acciones.

3. Revisar Permisos de Acceso de Grupo

El acceso se otorga por tipo de documento y por acción:

• En la pantalla de Control de Acceso para el grupo, verificar el tipo de documento (por ejemplo, Factura, Orden de Compra).

• Validar permisos como:

  • Listar, Ver, Editar, Eliminar, Actualización Masiva

  • Niveles de Aprobación (1º, 2º), Desbloquear Documento

• Asegurarse de que el nivel de acceso no esté limitado a Propietario o Administrador a menos que sea apropiado.

4. Confirmar Permisos a Nivel de Campo

El acceso también puede estar restringido a nivel de campo, lo que puede bloquear la edición o visibilidad:

• En la configuración de Control de Acceso del grupo, navegar al tipo de documento y verificar la configuración a nivel de campo.

• Confirmar si los campos están configurados como:

  • Leer/Escribir, Solo Lectura, Escritura de Propietario, Ninguno

• Ajustar si es necesario según el rol del usuario.

5. Verificar la Configuración de "Solo Documentos Asignados"

Esta configuración global limita la visibilidad de documentos:

• Navegar a: Configuración > Configuración Global > Grupos, Usuarios y Permisos.

• Si Solo Documentos Asignados está habilitado, los usuarios solo pueden ver documentos asignados explícitamente a ellos o a su grupo.

• Si los usuarios no pueden ver los documentos esperados:

  • Verificar las asignaciones de documentos.

  • Deshabilitar temporalmente la configuración para probar si es la causa raíz.

6. Probar con un Usuario o Grupo con Funcionamiento Conocido

Para aislar el problema:

• Iniciar sesión con un usuario de un grupo que tenga acceso confirmado.

• Comparar la visibilidad de documentos y las acciones disponibles.

• Esto ayuda a determinar si el problema es específico del usuario, del grupo o de todo el sistema.

7. Revisar Asignaciones de Documentos

Si "Solo Documentos Asignados" está habilitado, asegurarse de que:

• El documento esté asignado al usuario o a uno de sus grupos.

• Utilizar los controles de asignación en la vista detallada del documento para hacer o revisar asignaciones.

8. Restablecer o Reconfigurar Permisos

Si los permisos se cambiaron recientemente o los usuarios se movieron entre grupos:

• Confirmar que la configuración de Control de Acceso refleje las nuevas configuraciones de grupo.

• Ajustar los permisos de campo y documento según sea necesario.

• Si tiene dudas, crear un grupo de prueba con permisos amplios y probar el comportamiento de acceso antes de aplicar cambios a grupos en producción.