Importando Datos de Proveedores y Órdenes de Compra en DocBits desde Archivos CSV

Resumen

Esta página describe cómo importar datos de Proveedores y Órdenes de Compra en DocBits utilizando un archivo de Valores Separados por Comas (.csv).

Importante: Antes de importar cualquier dato, es crucial revisar el archivo .csv a fondo para asegurar la precisión de los datos y la configuración adecuada. Importar datos incorrectos puede llevar a inconsistencias. Consulte las secciones de Especificaciones CSV para Órdenes de Compra o Especificaciones CSV para Proveedores para obtener detalles sobre los campos requeridos y opcionales. Si faltan campos requeridos, el proceso de importación fallará.

Validación: Siempre verifique que su archivo .csv contenga todas las columnas necesarias según lo descrito en la sección de especificaciones correspondiente antes de intentar la importación.

Requisitos Generales:

Formato de Fecha:

Todas las fechas proporcionadas en la hoja .csv deben adherirse al siguiente formato:

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Campos Requeridos:

Para las importaciones de Proveedores y Órdenes de Compra, todas las columnas marcadas como "Requeridas" en sus respectivas especificaciones deben existir en el archivo .csv y deben contener un valor en cada fila. Si falta algún campo requerido o está vacío en una fila, el proceso de importación fallará.

Especificaciones CSV para Órdenes de Compra

Campos que son Requeridos - (la columna con el nombre debe existir y debe contener datos)

• purchase_order_number

Campos que pueden incluirse

• warehouse_id

• location_id

• supplier_id

• supplier_name

• order_date

• requested_shipment_date

• promised_delivery_date

• payment_terms_code

• total_amount

• buyer_contact_id

• buyer_contact_name

• order_last_modified_by

• order_last_modified_on

• ship_to_party_id

• ship_to_party_name

• ship_to_address_id

• disponent_id

• disponent_name

• extended_amount

• extended_base_amount

• extended_report_amount

• canceled_amount

• canceled_base_amount

• canceled_reporting_amount

• geo_code

• preview_path

• type_code

• type_description

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• status

• line_number

• sub_line_number

• item_id

• supplier_item_id

• description

• note

• quantity

• open_quantity

• confirmed_quantity

• received_quantity

• received_base_mou_quantity

• promised_delivery_date

• requested_ship_date

• unit_code

• unit_code_price

• unit_price

• unit_price_per

• extended_amount

• total_amount

• currency

• status

• buyer_id

• buyer_name

• geo_code

• delivery_method

Especificaciones CSV para Proveedores

Campos que son Requeridos - (la columna con el nombre debe existir y debe contener datos)

• customer_number

• supplier_number

• supplier_name

• country_code

Campos que pueden incluirse

• address_1

• address_2

• address_3

• address_4

• town_city

• zip_code

• supplier_phone

• supplier_vat

• payment_term_id

• payment_method_code

• buyer_person_reference_id

• buyer_person_reference

• supplier_category

• supplier_group

• discount_term

• discount_term_description

• bank_id

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• custom_field_6

• custom_field_7

• custom_field_8

• custom_field_9

• custom_field_10

• status

• account_number

• financial_partner_id

• financial_partner_name

• iban

• currency

Punto de Acceso

Para importar datos, siga estos pasos:

1. Visite: https://api.docbits.com/

2. Haga clic en el botón "Authorize".

   
3. Ingrese la API-Key y haga clic en "Authorize"

   • La API-Key se puede encontrar en DocBits en Ajustes -> Ajustes Globales -> Integración

   • Nota: La clave API proporcionada en su solicitud determina la organización objetivo y el contexto del usuario bajo el cual se importarán los datos.

   

   
4. Presione CTRL + F (o CMD + F en Mac) para abrir la función de búsqueda y busque /master_data_lookup/import_data.

5. Haga clic en la solicitud para ver sus detalles, luego haga clic en "Try it out" para continuar.

   

   
6. Ahora puede ingresar los parámetros requeridos en el Cuerpo de la Solicitud.\

   Parámetros de Solicitud:

   Al realizar la solicitud de importación, se deben especificar los siguientes parámetros:

   • sub_org_id: Elimine cualquier texto del campo de texto para asegurarse de que la opción "Send empty value" esté habilitada.

   • data_type: Este parámetro especifica el tipo de datos que se están importando. Puede ser supplier o purchase_order dependiendo del contenido de su archivo .csv.

   • replace_all: Este parámetro booleano determina si todos los datos existentes en la tabla de base de datos respectiva (supplier o purchase_order) para la organización especificada deben ser eliminados antes de insertar los nuevos datos del archivo .csv. Establezca esto en true para reemplazar todos los datos existentes o false para agregar o actualizar con los nuevos datos.

   • delimiter: Este parámetro especifica el carácter utilizado para separar los valores individuales dentro de cada fila de su archivo de datos. Es esencial identificar el delimitador correcto utilizado en su archivo. Los delimitadores comunes son la coma (,) y el punto y coma (;).

     Cómo verificar el delimitador:

     1. Abra su archivo de datos (por ejemplo, el archivo .csv) con un editor de texto plano (como Notepad en Windows, TextEdit en Mac o similar).

     2. Examine las primeras filas de datos. Busque el carácter que aparece consistentemente entre las diferentes piezas de información en cada fila. Este carácter es su delimitador.

     3. Establezca el parámetro delimiter en su solicitud de importación a este carácter identificado (ya sea , o ;). Usar el delimitador incorrecto impedirá que los datos se analicen correctamente y resultará en una importación fallida.

   • on_conflict & auto_generate_id: La funcionalidad para manejar conflictos de datos (on_conflict) y generar IDs automáticamente (auto_generate_id) actualmente no está implementada para estos tipos de datos.

   
7. Si ha verificado que toda la información es correcta, puede iniciar el proceso de importación haciendo clic en el botón "Execute".