Propósito y uso

Aquí hay explicaciones detalladas del significado y uso de los ajustes listados en el procesamiento de documentos para facilitar flujos de trabajo individuales y controlados:

Omitir Validación de Tablas:

Propósito:

• Esta configuración permite omitir la validación de tablas.

Uso:

• Esto es útil cuando se utilizan tablas cuya estructura cambia con frecuencia o cuando la validación causa retrasos innecesarios. Omitir la validación puede acelerar el procesamiento, pero esto solo debe usarse si la calidad de los datos está asegurada de otra manera.

Detección de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuración permite la detección automática de documentos duplicados basándose en campos seleccionados.

Uso:

• Esta herramienta está diseñada para prevenir que los mismos documentos sean procesados dos veces, asegurando la eficiencia en el flujo de trabajo de procesamiento.

Diseño en Formulario de Revisión:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar documentos directamente en modo de revisión.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones durante la revisión y realizar cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Diseño de Formulario de Rechazo:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar la vista de documentos rechazados directamente.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones mientras se realizan cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Plantilla de Diseño:

Propósito:

• Plantillas para estandarizar diseños y formatos de documentos.

Uso:

• Facilita la creación de documentos consistentes y profesionales. Las empresas pueden crear sus propias plantillas de diseño que sigan las pautas de marca y estándares de formato, aumentando la eficiencia y mejorando la apariencia de los documentos.

Exportar a IDM (Gestión de Documentos de Información):

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos a un Sistema de Gestión de Documentos de Información (IDM).

Uso:

• Esta función se utiliza para exportar documentos directamente desde el sistema de creación o revisión a un sistema IDM para almacenar, gestionar y facilitar el acceso a ellos de manera centralizada. Esto mejora la organización y trazabilidad de los documentos, asegura que se mantengan de forma segura y facilita el cumplimiento de las regulaciones de cumplimiento.

Aprobación:

Propósito:

• Flujo de trabajo de aprobación de documentos.

Uso:

• Define los pasos y responsabilidades de aprobación. Esta configuración es crítica para el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios. Asegura que todas las partes relevantes hayan revisado y aprobado el documento antes de que se finalice. Una vez que el documento está finalizado, se puede sellar con un sello de aprobación.

Formulario de Aprobación de Diseño:

Formulario de Aprobación de Diseño v2:

Formulario de Segunda Aprobación de Diseño:

Orden de Compra / Contabilidad Automática:

Propósito:

• Automatiza el procesamiento y registro de órdenes de compra.

Uso:

• Facilita la creación y procesamiento automáticos de órdenes de compra y su registro en sistemas financieros. Esto ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en el proceso de compras y contabilidad.

Tabla de OC en Constructor de Diseño:

Propósito:

• Permite la integración de tablas de órdenes de compra en el diseño de documentos.

Uso:

• Diseña tablas de órdenes de compra directamente en el Constructor de Diseño y las adapta a requisitos específicos. Esto asegura un diseño fluido y consistente de documentos que contienen información de órdenes de compra.

Exportar líneas de OC no coincidentes:

Propósito:

• Exporta líneas de órdenes de compra que no coinciden con las órdenes de compra existentes.

Uso:

• Identifica y exporta líneas que pueden contener errores o requerir revisión especial. Esto ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se completen las órdenes.

Configuraciones de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Define límites de tolerancia para desviaciones en órdenes de compra.

Uso:

• Determina cuánto desvío del pedido es aceptable sin requerir aprobación adicional.

• Esto incluye desviaciones de precio o cantidad. Esta configuración ayuda a agilizar el proceso de aprobación y evitar retrasos innecesarios.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Estas configuraciones proporcionan opciones de configuración avanzadas para órdenes de compra (OC) para cumplir con requisitos comerciales específicos.

Uso:

• Puedes establecer parámetros y condiciones adicionales para órdenes de compra, como términos de entrega, términos de pago específicos. Esto facilita el control preciso y la personalización de los procesos de órdenes de compra, mejorando así la eficiencia y precisión en las compras.

Exportación Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos en diferentes formatos o mediante métodos alternativos.

Uso:

• Puedes especificar en qué formatos (por ejemplo, PDF, DOCX, XML) o a través de qué canales (por ejemplo, correo electrónico, almacenamiento en la nube) se deben exportar los documentos. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los documentos se exporten de acuerdo con los requisitos de diferentes destinatarios o sistemas.

Desactivar Estados de OC:

Propósito:

• Esta configuración permite desactivar o bloquear ciertos estados de órdenes de compra para controlar el flujo de trabajo.

Uso:

• Las empresas pueden especificar qué estados deben ser desactivados en ciertas situaciones para evitar que las órdenes sean editadas o modificadas incorrectamente. Esto es útil para asegurar la integridad y consistencia del proceso de órdenes de compra.

• Por ejemplo, una orden que ya ha sido aprobada y liberada para entrega no podría ser procesada o cancelada.

Importancia para flujos de trabajo controlados

Configuraciones Adicionales de OC:

Personalización individual:

• Permite el ajuste de los ajustes de la orden a requisitos comerciales específicos, lo que aumenta la eficiencia y precisión en las compras.

Procesos controlados:

• Apoya la implementación de reglas y procedimientos de compra detallados.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Procesos de aprobación eficientes:

• Minimiza pasos de aprobación innecesarios al establecer límites de tolerancia claros.

Gestión de riesgos:

• Ayuda a identificar desviaciones significativas en una etapa temprana y tomar medidas adecuadas.

Exportación Alternativa de Documentos:

Flexibilidad:

• Permite la exportación de documentos en diferentes formatos que cumplen con los requisitos de diferentes sistemas y destinatarios.

Eficiencia:

• Automatiza el proceso de exportación, reduciendo el trabajo manual y los errores.

Desactivar Estados de OC:

Control del proceso:

• Previene cambios o ediciones no deseadas en órdenes que ya están en un estado avanzado.

Seguridad:

• Protege la integridad del proceso de pedido y asegura que solo se realicen cambios autorizados.