E-mails entrants

Activation des E-mails entrants pour le Traitement des documents

Pour commencer à utiliser les e-mails entrants pour le traitement des documents, suivez ces étapes :

1. Allez dans Paramètres : Commencez par naviguer vers le menu Paramètres de l'application.

2. Sélectionnez Traitement des documents : Sous les paramètres, choisissez Traitement des documents pour accéder aux options de configuration associées.

3. Ouvrez le Module : Dans la section Traitement des documents, cliquez sur Module.

4. Faites défiler jusqu'au Type de document : Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez Type de document.

5. Activez E-mail entrant : Trouvez E-mail entrant et activez-le en basculant l'interrupteur.

Configuration de l'E-mail entrant pour l'Importation de documents

Après avoir activé l'e-mail entrant, configurez les paramètres pour contrôler comment les documents sont importés. Voici comment :

1. Retournez au Traitement des documents : Dans les paramètres, naviguez vers Traitement des documents.

2. Sélectionnez Importer : Choisissez Importer pour accéder aux paramètres des e-mails entrants.

   Vous verrez les options suivantes :

   • Champ E-mail : Ce champ affiche une adresse e-mail unique, générée par le système, basée sur l'ID de votre organisation. Le format est [email protected]. Envoyez ou transférez des e-mails avec des documents à cette adresse pour une importation automatisée.

   • Importation de documents uniquement à partir d'e-mails prédéfinis : Activez cette option pour restreindre les importations aux e-mails reçus uniquement d'adresses spécifiques et prédéfinies.

   • Répondre à cet e-mail si l'importation ne peut être effectuée : Activez cette option si vous souhaitez que le système réponde automatiquement lorsqu'une tentative d'importation échoue.

3. Sauvegarder les paramètres : Après avoir configuré ces options, cliquez sur Sauvegarder pour les appliquer.

E-mail(s) prédéfini(s)

Lorsque l'option Importation de documents uniquement à partir d'e-mails prédéfinis est activée, vous pouvez gérer quelles adresses e-mail sont autorisées à envoyer des documents à l'e-mail entrant.

1. Entrez les E-mails autorisés : Dans le champ Mettre l'e-mail ici, tapez chaque adresse e-mail que vous souhaitez autoriser.

2. Attribuer à une sous-organisation (facultatif) :

   • Si aucune sous-organisation n'est sélectionnée, le document sera attribué à l'organisation principale.

   • Si une sous-organisation est sélectionnée, le document sera dirigé uniquement vers cette sous-organisation.

3. Ajouter un E-mail : Cliquez sur Ajouter pour sauvegarder chaque e-mail dans la liste des adresses autorisées.

4. Supprimer un E-mail : Pour retirer un e-mail autorisé, cliquez sur Supprimer à côté de l'entrée de l'e-mail.

Avec cette configuration, les documents provenant d'adresses e-mail non autorisées seront ignorés, garantissant que seules des sources spécifiques peuvent envoyer des documents pour importation.

Répondre à cet e-mail si l'importation ne peut être effectuée

Si vous activez Répondre à cet e-mail si l'importation ne peut être effectuée, un champ supplémentaire apparaît où vous pouvez entrer une adresse e-mail. Cette adresse e-mail recevra une notification si une tentative d'importation de document échoue, vous permettant de rester informé de tout problème dans le processus d'importation.

1. Activer la notification d'échec : Activez Répondre à cet e-mail si l'importation ne peut être effectuée.

2. Entrez l'E-mail de notification : Dans le nouveau champ, entrez l'adresse e-mail où vous souhaitez recevoir les notifications d'échec.

Avec cette fonctionnalité activée, toute tentative d'importation échouée déclenchera une réponse automatique à l'e-mail spécifié, vous aidant à résoudre rapidement les problèmes d'importation.

Après avoir configuré tous les paramètres, n'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder pour appliquer vos modifications.