Résolution des problèmes de contrôle d'accès et de permissions

Si les utilisateurs rencontrent des restrictions d'accès inattendues, telles que des documents manquants, l'incapacité à modifier des champs ou des actions refusées, utilisez la liste de contrôle suivante pour identifier et résoudre le problème en fonction de la configuration des autorisations dans DocBits.

1. Vérifier si le contrôle d'accès est activé

Les paramètres de contrôle d'accès s'appliquent uniquement si la fonctionnalité est activée.

• Accédez à : Paramètres > Traitement de documents > Module.

• Assurez-vous que le commutateur Contrôle d'accès est activé.

• Si désactivé, tous les utilisateurs ont généralement un accès illimité indépendamment des autorisations de groupe ou de champ.

2. Vérifier les affectations de groupe

Assurez-vous que l'utilisateur est correctement affecté au(x) groupe(s) approprié(s) :

• Accédez à : Paramètres > Paramètres globaux > Groupes, utilisateurs et autorisations.

• Sélectionnez Groupes et autorisations.

• Confirmez que l'utilisateur est répertorié sous le groupe attendu.

• Si le groupe utilise un contrôle d'accès spécifique, une affectation de groupe manquante bloquera l'accès aux documents et aux actions.

3. Examiner les autorisations d'accès au groupe

L'accès est accordé par type de document et par action :

• Dans l'écran de Contrôle d'accès pour le groupe, vérifiez le type de document (par ex. : Facture, Bon de commande).

• Validez des autorisations telles que :

  • Liste, Affichage, Modification, Suppression, Mise à jour en masse

  • Niveaux d'approbation (1er, 2ème), Déverrouiller le document

• Assurez-vous que le niveau d'accès n'est pas limité à Propriétaire ou Administrateur sauf si approprié.

4. Confirmer les autorisations au niveau des champs

L'accès peut également être restreint au niveau des champs, ce qui peut bloquer la modification ou la visibilité :

• Dans la configuration de contrôle d'accès du groupe, accédez au type de document et vérifiez les paramètres au niveau des champs.

• Confirmez si les champs sont définis comme :

  • Lecture/Écriture, Lecture seule, Écriture propriétaire, Aucun

• Ajustez si nécessaire en fonction du rôle de l'utilisateur.

5. Vérifier le paramètre "Uniquement les documents assignés"

Ce paramètre global limite la visibilité des documents :

• Accédez à : Paramètres > Paramètres globaux > Groupes, utilisateurs et autorisations.

• Si Uniquement les documents assignés sont activés, les utilisateurs ne peuvent voir que les documents qui leur sont explicitement assignés ou à leur groupe.

• Si les utilisateurs ne peuvent pas voir les documents attendus :

  • Vérifiez les affectations de documents.

  • Désactivez temporairement le paramètre pour tester s'il est à l'origine du problème.

6. Tester avec un utilisateur ou un groupe dont le fonctionnement est connu

Pour isoler le problème :

• Connectez-vous avec un utilisateur d'un groupe ayant un accès confirmé.

• Comparez la visibilité des documents et les actions disponibles.

• Cela aide à déterminer si le problème est spécifique à l'utilisateur, au groupe ou à l'ensemble du système.

7. Vérifier à nouveau les affectations de documents

Si "Uniquement les documents assignés" est activé, assurez-vous que :

• Le document est assigné à l'utilisateur ou à l'un de ses groupes.

• Utilisez les contrôles d'affectation dans la vue détaillée du document pour effectuer ou revoir les affectations.

8. Réinitialiser ou reconfigurer les autorisations

Si les autorisations ont été récemment modifiées ou si les utilisateurs ont été déplacés entre les groupes :

• Vérifiez à nouveau que les paramètres de contrôle d'accès reflètent les nouvelles configurations de groupe.

• Ajustez les autorisations des champs et des documents si nécessaire.

• En cas de doute, créez un groupe de test avec des autorisations étendues et testez le comportement d'accès avant d'appliquer des modifications aux groupes en production.