Correspondência de Pedido de Compra

Introdução

Este documento fornece um guia abrangente sobre como usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra dentro da sua plataforma ERP. O sistema de Correspondência de Pedido de Compra automatiza a reconciliação de pedidos de compra com faturas recebidas, garantindo que as transações financeiras sejam precisas e que discrepâncias sejam tratadas prontamente.

Primeiros Passos

Para começar a usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra, certifique-se de que você tem as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso tanto aos dados do pedido de compra quanto aos dados correspondentes da fatura dentro do sistema.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de pedido de compra e fatura dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e corresponder documentos financeiros.

Principais Funcionalidades

• Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais.

• Comparação de Dados: Compara dados extraídos da fatura com dados existentes do pedido de compra.

• Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

• Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

• Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

Interface do Usuário

A interface do sistema de Correspondência de Pedido de Compra geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel de Controle: Visão geral do status de correspondência e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar pedidos de compra e faturas.

• Registros Correspondidos: Seção exibindo registros correspondidos com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar a Correspondência de Pedido de Compra

1. Acesse o Módulo de Correspondência de Pedido de Compra

Navegue até o módulo de Correspondência de Pedido de Compra no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise as Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão adicional.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.