Correspondência Automática de Dados de Pedido de Compra
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Docbits é um sistema avançado projetado para automatizar a correspondência de dados de pedidos de compra (POs) com documentos de fatura recebidos. Esta ferramenta é especificamente projetada para a gestão eficiente e processamento de dados de faturas dentro de sistemas ERP. Esta documentação explica os fundamentos da correspondência automática através do Docbits e define as regras específicas necessárias para uma correspondência bem-sucedida.
Extração de Dados: O Docbits inicia o processo extraindo dados relevantes de documentos de fatura digitalizados. Normalmente, esses dados incluem números de itens, quantidades e preços unitários de cada linha da fatura. A precisão dessa extração é crucial, pois forma a base para o processo de correspondência subsequente.
Comparação com Dados de PO: Os dados extraídos são comparados com as informações correspondentes nos pedidos de compra armazenados. O Docbits verifica se os números de itens, quantidades e preços correspondem aos dos POs. Para uma correspondência bem-sucedida, os dados nas faturas devem corresponder aos dados nos pedidos de compra, considerando os limites de tolerância definidos.
Correspondência Automática: Com base nos resultados da comparação, o Docbits realiza a correspondência. O sistema verifica se os critérios de correspondência estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos. Se esses critérios forem atendidos, a correspondência é considerada bem-sucedida.
Relatórios: Após concluir o processo de correspondência, o Docbits gera relatórios que mostram o status das correspondências. Esses relatórios informam sobre as faturas correspondidas com sucesso e identificam aquelas com discrepâncias.
Número do Item: O número do item na fatura deve corresponder exatamente ao número do item no pedido de compra. Não há tolerância para desvios nos números de itens.
Quantidades: A quantidade de mercadorias entregues na fatura pode variar dentro de uma faixa de tolerância predefinida. Normalmente, uma tolerância de ±5% pode ser aceitável para contabilizar pequenas diferenças nas quantidades de entrega.
Preços: Desvios de preço são toleráveis até um limite estabelecido. Uma tolerância comum pode ser de ±2% do preço para aceitar pequenas diferenças nas declarações de preço que surgem de diferenças de arredondamento ou flutuações cambiais.
Correspondência Completa: Todos os pontos de dados (número do item, quantidade e preço) estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos.
Correspondência Parcial: Um ou mais pontos de dados desviam-se fora dos limites de tolerância, mas os desvios são mínimos e requerem revisão manual.
Sem Correspondência: Desvios significativos em um ou mais pontos de dados que requerem correção imediata ou investigação adicional.
A definição precisa dessas regras e a definição dos limites de tolerância são cruciais para a eficiência da correspondência automática e a redução de intervenções manuais. O Docbits permite a configuração flexível desses parâmetros para atender às necessidades de várias empresas e indústrias.
