Contabilização de Fatura de Custo e Vendas Indiretas

Introdução

Bem-vindo ao módulo de Contabilização de Fatura de Custo e Vendas Indiretas! Este módulo foi projetado para ajudá-lo a gerenciar e reconciliar suas transações financeiras de forma eficiente dentro do seu sistema ERP. Com recursos como extração automática de dados, correspondência de documentos e rastreamento detalhado, você pode garantir que seus registros financeiros sejam precisos e atualizados.

Primeiros Passos

Para começar a usar o módulo de contabilidade, certifique-se de que você possui as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e processar documentos financeiros.

Principais Recursos

1. Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais e outros documentos.

2. Comparação de Dados: Compara dados de faturas extraídos com dados existentes de pedidos de compra.

3. Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

4. Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

5. Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

6. Treinamento de Documentos: Treine o sistema para reconhecer novos documentos com esforço mínimo, geralmente apenas uma vez.

7. Divisão de Valores: Divida valores por departamento para rastreamento financeiro detalhado.

8. Definição de Conta Contábil: A equipe APS (Sistema de Contabilidade e Aquisições) pode definir a conta contábil uma vez que os dados são extraídos.

Interface do Usuário

A interface do módulo de contabilidade geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel: Visão geral do status de faturas e vendas, e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar registros de faturas e vendas.

• Registros Correspondentes: Seção exibindo registros correspondentes com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar o Módulo de Contabilidade

1. Acesse o Módulo de Contabilidade

Navegue até o módulo de contabilidade no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão posterior.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.

6. Treine o Sistema

• Para novos tipos de documentos, treine o sistema para reconhecê-los fornecendo uma amostra.

• Normalmente, você só precisa treinar o sistema uma vez para que ele reconheça com precisão documentos semelhantes no futuro.

7. Registre Lançamentos

• Navegue até a aba "Itens de linha" para visualizar e registrar lançamentos para cada fatura.

• Alocar os valores para as contas, centros de custo e dimensões apropriadas específicas para Infor LN/M3.

Exemplo: Registro de uma Fatura de Custo

1. Selecione o Item de Linha: Escolha o item de linha para a fatura de custo.

2. Atribuir Conta: Atribua a conta apropriada, como "71200 - Despesa Não Operacional".

3. Definir Dimensões: Defina dimensões adicionais como centro de custo, grupo de produtos e projeto.

4. Dividir Valor: Se necessário, divida o valor por departamento para um rastreamento mais detalhado.

5. Inserir Valor: Insira o valor para o item de linha.

8. Defina Contas Contábeis

• Uma vez que os dados são extraídos, a equipe APS pode definir as contas contábeis.

• Isso garante que cada transação seja registrada na conta correta para um relatório financeiro preciso.

9. Gere Relatórios

• Acesse a seção "Relatórios" para gerar relatórios detalhados sobre transações financeiras.

• Use as opções de exportação para salvar relatórios para análise posterior ou arquivamento.

Uso de Exemplo

1. Upload de Documentos: Os usuários podem fazer upload de vários documentos (faturas, notas de entrega, etc.) para o sistema.

2. Correspondência Automática: O sistema corresponde automaticamente os documentos enviados com pedidos de compra existentes.

3. Revisão de Correspondências: Os usuários podem revisar as correspondências, verificar detalhes e ver indicadores de status.

4. Resolução de Discrepâncias: Quaisquer incompatibilidades ou discrepâncias são destacadas para que o usuário revise e corrija manualmente.

5. Exportação de Dados: Dados correspondentes podem ser exportados para processamento posterior ou arquivamento.