Importazione dei Dati di Fornitori e Ordini di Acquisto in DocBits da File CSV

Visão Geral

Esta página descreve como importar dados de Fornecedor e Pedido de Compra no DocBits usando um arquivo de Valores Separados por Vírgula (.csv).

Importante: Antes de importar qualquer dado, é crucial revisar o arquivo .csv minuciosamente para garantir a precisão dos dados e a configuração adequada. Importar dados incorretos pode levar a inconsistências. Consulte as seções Especificações CSV para Pedido de Compra ou Especificações CSV para Fornecedor para detalhes sobre os campos obrigatórios e opcionais. Se campos obrigatórios estiverem ausentes, o processo de importação falhará.

Validação: Sempre verifique se o seu arquivo .csv contém todas as colunas necessárias, conforme descrito na seção de especificações correspondente, antes de tentar a importação.

Requisitos Gerais:

Formato de Data:

Todas as datas fornecidas na planilha .csv devem seguir o seguinte formato:

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Campos Obrigatórios:

Para as importações de Fornecedor e Pedido de Compra, todas as colunas marcadas como "Obrigatórias" em suas respectivas especificações devem existir no arquivo .csv e devem conter um valor em cada linha. Se algum campo obrigatório estiver ausente ou vazio para uma linha, o processo de importação falhará.

Especificações CSV para Pedido de Compra

Campos que são Obrigatórios - (a coluna com o nome deve existir e deve conter dados)

• purchase_order_number

Campos que podem ser incluídos

• warehouse_id

• location_id

• supplier_id

• supplier_name

• order_date

• requested_shipment_date

• promised_delivery_date

• payment_terms_code

• total_amount

• buyer_contact_id

• buyer_contact_name

• order_last_modified_by

• order_last_modified_on

• ship_to_party_id

• ship_to_party_name

• ship_to_address_id

• disponent_id

• disponent_name

• extended_amount

• extended_base_amount

• extended_report_amount

• canceled_amount

• canceled_base_amount

• canceled_reporting_amount

• geo_code

• preview_path

• type_code

• type_description

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• status

• line_number

• sub_line_number

• item_id

• supplier_item_id

• description

• note

• quantity

• open_quantity

• confirmed_quantity

• received_quantity

• received_base_mou_quantity

• promised_delivery_date

• requested_ship_date

• unit_code

• unit_code_price

• unit_price

• unit_price_per

• extended_amount

• total_amount

• currency

• status

• buyer_id

• buyer_name

• geo_code

• delivery_method

Especificações CSV para Fornecedor

Campos que são Obrigatórios - (a coluna com o nome deve existir e deve conter dados)

• customer_number

• supplier_number

• supplier_name

• country_code

Campos que podem ser incluídos

• address_1

• address_2

• address_3

• address_4

• town_city

• zip_code

• supplier_phone

• supplier_vat

• payment_term_id

• payment_method_code

• buyer_person_reference_id

• buyer_person_reference

• supplier_category

• supplier_group

• discount_term

• discount_term_description

• bank_id

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• custom_field_6

• custom_field_7

• custom_field_8

• custom_field_9

• custom_field_10

• status

• account_number

• financial_partner_id

• financial_partner_name

• iban

• currency

Endpoint de Acesso

Para importar dados, siga estas etapas:

1. Visite: https://api.docbits.com/

2. Clique no botão "Authorize".

   
3. Insira a API-Key e clique em "Authorize"

   • A API-Key pode ser encontrada no DocBits em Configurações -> Configurações Globais -> Integração

   • Nota: A chave API fornecida em sua solicitação determina a organização alvo e o contexto do usuário sob o qual os dados serão importados.

   

   
4. Pressione CTRL + F (ou CMD + F no Mac) para abrir a função de busca e procure por /master_data_lookup/import_data.

5. Clique na solicitação para ver seus detalhes, em seguida, clique em "Try it out" para prosseguir.

   

   
6. Agora você pode inserir os parâmetros necessários no Corpo da Solicitação.\

   Parâmetros da Solicitação:

   Ao fazer a solicitação de importação, os seguintes parâmetros precisam ser especificados:

   • sub_org_id: Remova qualquer texto do campo de texto para garantir que a opção "Send empty value" esteja habilitada.

   • data_type: Este parâmetro especifica o tipo de dado que está sendo importado. Pode ser supplier ou purchase_order, dependendo do conteúdo do seu arquivo .csv.

   • replace_all: Este parâmetro booleano determina se todos os dados existentes na tabela de banco de dados respectiva (supplier ou purchase_order) para a organização especificada devem ser excluídos antes de inserir os novos dados do arquivo .csv. Defina isso como true para substituir todos os dados existentes ou false para adicionar ou atualizar com os novos dados.

   • delimiter: Este parâmetro especifica o caractere usado para separar os valores individuais dentro de cada linha do seu arquivo de dados. É essencial identificar o delimitador correto usado em seu arquivo. Delimitadores comuns são a vírgula (,) e o ponto e vírgula (;).

     Como verificar o delimitador:

     1. Abra seu arquivo de dados (por exemplo, o arquivo .csv) com um editor de texto simples (como o Bloco de Notas no Windows, TextEdit no Mac ou similar).

     2. Examine as primeiras linhas de dados. Procure o caractere que aparece consistentemente entre as diferentes informações em cada linha. Este caractere é o seu delimitador.

     3. Defina o parâmetro delimiter em sua solicitação de importação para este caractere identificado (seja , ou ;). Usar o delimitador errado impedirá que os dados sejam analisados corretamente e resultará em uma falha na importação.

   • on_conflict & auto_generate_id: A funcionalidade para lidar com conflitos de dados (on_conflict) e gerar IDs automaticamente (auto_generate_id) atualmente não está implementada para esses tipos de dados.

   
7. Se você verificou que todas as informações estão corretas, pode iniciar o processo de importação clicando no botão "Execute".