Inkooporder Matching

Inleiding

Dit document biedt een uitgebreide handleiding over hoe u het Inkooporder Matching-systeem binnen uw ERP-platform kunt gebruiken. Het PO Matching-systeem automatiseert de reconciliatie van inkooporders met binnenkomende facturen, waardoor financiële transacties nauwkeurig zijn en afwijkingen snel worden aangepakt.

Aan de slag

Om te beginnen met het gebruik van het PO Matching-systeem, zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen heeft die door uw systeembeheerder zijn ingesteld. U heeft toegang nodig tot zowel de inkoopordergegevens als de bijbehorende factuurgegevens binnen het systeem.

Systeemvereisten

• Toegang tot inkooporder- en factuurmodules binnen het ERP-systeem.

• Geschikte gebruikersmachtigingen voor het bekijken en matchen van financiële documenten.

Belangrijkste kenmerken

• Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen.

• Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.

• Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.

• Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.

• Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en beoordeling.

Gebruikersinterface

De interface van het PO Matching-systeem bevat doorgaans de volgende componenten:

• Dashboard: Overzicht van de matchingstatus en recente activiteiten.

• Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om inkooporders en facturen te zoeken en te filteren.

• Gematchte Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.

• Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.

• Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.

Stapsgewijze handleiding voor het gebruik van PO Matching

1. Toegang tot de PO Matching Module

Navigeer naar de PO Matching-module vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.

2. Facturen importeren of openen

• Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.

• Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.

3. Automatisch Gematchte Facturen Beoordelen

• Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.

• Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.

4. Afwijkingen Afhandelen

• Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.

• Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.

5. Handmatig Matchen

Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:

• Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.

• Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.