Boekhouding voor Kostfactuur en Indirecte Verkoop

Introductie

Welkom bij de module Boekhouding voor Kostfactuur en Indirecte Verkoop! Deze module is ontworpen om u te helpen uw financiële transacties binnen uw ERP-systeem efficiënt te beheren en af te stemmen. Met functies zoals automatische gegevensextractie, documentmatching en gedetailleerde tracking, kunt u ervoor zorgen dat uw financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.

Aan de Slag

Om de boekhoudmodule te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u de benodigde rechten hebt ingesteld door uw systeembeheerder. U hebt toegang nodig tot zowel de kostprijsboekhouding als de verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

Systeemvereisten

  • Toegang tot de kostprijsboekhouding en verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

  • Geschikte gebruikersrechten voor het bekijken en verwerken van financiële documenten.

Belangrijkste Functies

  1. Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen en andere documenten.

  2. Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.

  3. Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.

  4. Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.

  5. Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en controle.

  6. Documenttraining: Train het systeem om nieuwe documenten te herkennen met minimale inspanning, meestal slechts één keer.

  7. Bedragssplitsing: Splits bedragen per afdeling voor gedetailleerde financiële tracking.

  8. Grootboekrekeningdefinitie: Het APS (Accounting and Procurement System) team kan de grootboekrekening definiëren zodra de gegevens zijn geëxtraheerd.

Gebruikersinterface

De interface van de boekhoudmodule bevat doorgaans de volgende componenten:

  • Dashboard: Overzicht van factuur- en verkoopstatus en recente activiteiten.

  • Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om facturen en verkooprecords te zoeken en filteren.

  • Gematchede Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.

  • Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.

  • Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.

Stapsgewijze Handleiding voor het Gebruik van de Boekhoudmodule

1. Toegang tot de Boekhoudmodule

Navigeer naar de boekhoudmodule vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.

2. Importeer of Toegang tot Facturen

  • Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.

  • Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.

3. Automatisch Gematchte Facturen Beoordelen

  • Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.

  • Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.

4. Afwijkingen Behandelen

  • Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.

  • Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.

5. Handmatige Matching

Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:

  • Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.

  • Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.

6. Train het Systeem

  • Voor nieuwe documenttypen, train het systeem om ze te herkennen door een voorbeeld te geven.

  • Meestal hoeft u het systeem slechts één keer te trainen om vergelijkbare documenten in de toekomst nauwkeurig te herkennen.

7. Boekingen Registreren

  • Navigeer naar het tabblad "Regelitems" om boekingen voor elke factuur te bekijken en te registreren.

  • Wijs de bedragen toe aan de juiste rekeningen, kostenplaatsen en dimensies specifiek voor Infor LN/M3.

Voorbeeld: Een Kostfactuur Boeken

  1. Selecteer Regelitem: Kies het regelitem voor de kostfactuur.

  2. Wijs Rekening Toe: Wijs de juiste rekening toe, zoals "71200 - Niet-operationele Kosten".

  3. Stel Dimensies In: Stel aanvullende dimensies in zoals kostenplaats, productgroep en project.

  4. Bedrag Splitsen: Splits indien nodig het bedrag per afdeling voor gedetailleerdere tracking.

  5. Voer Bedrag In: Voer het bedrag voor het regelitem in.

8. Grootboekrekeningen Definiëren

  • Zodra de gegevens zijn geëxtraheerd, kan het APS-team de grootboekrekeningen definiëren.

  • Dit zorgt ervoor dat elke transactie onder de juiste rekening wordt geregistreerd voor nauwkeurige financiële rapportage.

9. Rapporten Genereren

  • Ga naar de sectie "Rapporten" om gedetailleerde rapporten over financiële transacties te genereren.

  • Gebruik exportopties om rapporten op te slaan voor verdere analyse of archivering.

Voorbeeld Gebruik

  1. Documenten Uploaden: Gebruikers kunnen verschillende documenten (facturen, afleverbonnen, etc.) naar het systeem uploaden.

  2. Automatische Matching: Het systeem matcht automatisch de geüploade documenten met bestaande inkooporders.

  3. Matches Beoordelen: Gebruikers kunnen de matches beoordelen, details verifiëren en statusindicatoren bekijken.

  4. Afwijkingen Oplossen: Eventuele mismatches of afwijkingen worden gemarkeerd voor de gebruiker om handmatig te beoordelen en te corrigeren.

  5. Gegevens Exporteren: Gematchte gegevens kunnen worden geëxporteerd voor verdere verwerking of archivering.

Last updated

Was this helpful?