Boekhouding voor Kostfactuur en Indirecte Verkoop

Introductie

Welkom bij de module Boekhouding voor Kostfactuur en Indirecte Verkoop! Deze module is ontworpen om u te helpen uw financiële transacties binnen uw ERP-systeem efficiënt te beheren en af te stemmen. Met functies zoals automatische gegevensextractie, documentmatching en gedetailleerde tracking, kunt u ervoor zorgen dat uw financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.

Aan de Slag

Om de boekhoudmodule te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u de benodigde rechten hebt ingesteld door uw systeembeheerder. U hebt toegang nodig tot zowel de kostprijsboekhouding als de verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

Systeemvereisten

• Toegang tot de kostprijsboekhouding en verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

• Geschikte gebruikersrechten voor het bekijken en verwerken van financiële documenten.

Belangrijkste Functies

1. Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen en andere documenten.

2. Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.

3. Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.

4. Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.

5. Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en controle.

6. Documenttraining: Train het systeem om nieuwe documenten te herkennen met minimale inspanning, meestal slechts één keer.

7. Bedragssplitsing: Splits bedragen per afdeling voor gedetailleerde financiële tracking.

8. Grootboekrekeningdefinitie: Het APS (Accounting and Procurement System) team kan de grootboekrekening definiëren zodra de gegevens zijn geëxtraheerd.

Gebruikersinterface

De interface van de boekhoudmodule bevat doorgaans de volgende componenten:

• Dashboard: Overzicht van factuur- en verkoopstatus en recente activiteiten.

• Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om facturen en verkooprecords te zoeken en filteren.

• Gematchede Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.

• Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.

• Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.

Stapsgewijze Handleiding voor het Gebruik van de Boekhoudmodule

1. Toegang tot de Boekhoudmodule

Navigeer naar de boekhoudmodule vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.

2. Importeer of Toegang tot Facturen

• Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.

• Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.

3. Automatisch Gematchte Facturen Beoordelen

• Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.

• Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.

4. Afwijkingen Behandelen

• Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.

• Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.

5. Handmatige Matching

Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:

• Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.

• Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.

6. Train het Systeem

• Voor nieuwe documenttypen, train het systeem om ze te herkennen door een voorbeeld te geven.

• Meestal hoeft u het systeem slechts één keer te trainen om vergelijkbare documenten in de toekomst nauwkeurig te herkennen.

7. Boekingen Registreren

• Navigeer naar het tabblad "Regelitems" om boekingen voor elke factuur te bekijken en te registreren.

• Wijs de bedragen toe aan de juiste rekeningen, kostenplaatsen en dimensies specifiek voor Infor LN/M3.

Voorbeeld: Een Kostfactuur Boeken

1. Selecteer Regelitem: Kies het regelitem voor de kostfactuur.

2. Wijs Rekening Toe: Wijs de juiste rekening toe, zoals "71200 - Niet-operationele Kosten".

3. Stel Dimensies In: Stel aanvullende dimensies in zoals kostenplaats, productgroep en project.

4. Bedrag Splitsen: Splits indien nodig het bedrag per afdeling voor gedetailleerdere tracking.

5. Voer Bedrag In: Voer het bedrag voor het regelitem in.

8. Grootboekrekeningen Definiëren

• Zodra de gegevens zijn geëxtraheerd, kan het APS-team de grootboekrekeningen definiëren.

• Dit zorgt ervoor dat elke transactie onder de juiste rekening wordt geregistreerd voor nauwkeurige financiële rapportage.

9. Rapporten Genereren

• Ga naar de sectie "Rapporten" om gedetailleerde rapporten over financiële transacties te genereren.

• Gebruik exportopties om rapporten op te slaan voor verdere analyse of archivering.

Voorbeeld Gebruik

1. Documenten Uploaden: Gebruikers kunnen verschillende documenten (facturen, afleverbonnen, etc.) naar het systeem uploaden.

2. Automatische Matching: Het systeem matcht automatisch de geüploade documenten met bestaande inkooporders.

3. Matches Beoordelen: Gebruikers kunnen de matches beoordelen, details verifiëren en statusindicatoren bekijken.

4. Afwijkingen Oplossen: Eventuele mismatches of afwijkingen worden gemarkeerd voor de gebruiker om handmatig te beoordelen en te corrigeren.

5. Gegevens Exporteren: Gematchte gegevens kunnen worden geëxporteerd voor verdere verwerking of archivering.