Inkomende e-mails

Inkomende e-mail activeren voor Documentverwerking

Om te beginnen met het gebruik van inkomende e-mail voor documentverwerking, volg je deze stappen:

1. Ga naar Instellingen: Begin met het navigeren naar het Instellingen menu van de app.

2. Selecteer Documentverwerking: Kies onder instellingen voor Documentverwerking om toegang te krijgen tot gerelateerde configuratieopties.

3. Open Module: Klik in de sectie Documentverwerking op Module.

4. Scroll naar Documenttype: Scroll naar beneden totdat je Documenttype vindt.

5. Activeer Inkomende e-mail: Zoek Inkomende e-mail en activeer deze door de schakelaar om te zetten.

Inkomende e-mail configureren voor Document Importeren

Nadat je inkomende e-mail hebt geactiveerd, configureer je de instellingen om te bepalen hoe documenten worden geïmporteerd. Zo doe je dat:

1. Ga terug naar Documentverwerking: Navigeer in de instellingen naar Documentverwerking.

2. Selecteer Importeren: Kies Importeren om toegang te krijgen tot de instellingen voor inkomende e-mail.

   Je ziet de volgende opties:

   • E-mailveld: Dit veld toont een uniek, door het systeem gegenereerd e-mailadres op basis van je organisatie-ID. Het formaat is [email protected]. Stuur of stuur e-mails met documenten door naar dit adres voor automatische import.

   • Document alleen importeren vanuit vooraf gedefinieerde e-mailadressen: Zet deze optie aan om imports te beperken tot e-mails die alleen van specifieke, vooraf gedefinieerde adressen zijn ontvangen.

   • Beantwoord deze e-mail als de import niet kan worden uitgevoerd: Zet deze optie aan als je wilt dat het systeem automatisch reageert wanneer een importpoging mislukt.

3. Instellingen Opslaan: Klik op Opslaan om de configuraties toe te passen.

Vooraf gedefinieerde e-mailadressen

Wanneer de optie Document alleen importeren vanuit vooraf gedefinieerde e-mailadressen is ingeschakeld, kun je beheren welke e-mailadressen zijn gemachtigd om documenten naar de inkomende e-mail te sturen.

1. Voer Geautoriseerde E-mails in: Typ in het veld Voer e-mail hier in elk e-mailadres dat je wilt autoriseren.

2. Toewijzen aan Suborganisatie (Optioneel):

   • Als er geen suborganisatie is geselecteerd, wordt het document toegewezen aan de hoofdorganisatie.

   • Als er een suborganisatie is geselecteerd, wordt het document alleen naar die suborganisatie gestuurd.

3. E-mail Toevoegen: Klik op Toevoegen om elk e-mailadres op te slaan in de lijst met geautoriseerde adressen.

4. E-mail Verwijderen: Klik op Verwijderen naast de e-mailinvoer om een geautoriseerde e-mail te verwijderen.

Met deze opzet worden documenten van ongeautoriseerde e-mailadressen genegeerd, zodat alleen specifieke bronnen documenten voor import kunnen verzenden.

Beantwoord deze e-mail als de import niet kan worden uitgevoerd

Als je Beantwoord deze e-mail als de import niet kan worden uitgevoerd inschakelt, verschijnt er een extra veld waarin je een e-mailadres kunt invoeren. Dit e-mailadres ontvangt een melding als een documentimportpoging mislukt, zodat je op de hoogte blijft van eventuele problemen in het importproces.

1. Schakel Foutmelding in: Zet Beantwoord deze e-mail als de import niet kan worden uitgevoerd aan.

2. Voer Melding E-mail in: Voer in het nieuwe veld het e-mailadres in waar je foutmeldingen wilt ontvangen.

Met deze functie ingeschakeld, zullen mislukte importpogingen een automatische reactie naar het opgegeven e-mailadres triggeren, zodat je snel importproblemen kunt aanpakken.

Vergeet niet op Opslaan te klikken om je wijzigingen toe te passen na het configureren van alle instellingen.