Automatyczne Dopasowywanie Danych Zamówień Zakupu
Last updated
Last updated
Docbits to zaawansowany system zaprojektowany do automatycznego dopasowywania danych zamówień zakupu (PO) z nadchodzącymi dokumentami faktur. To narzędzie jest specjalnie zaprojektowane do efektywnego zarządzania i przetwarzania danych faktur w systemach ERP. Niniejsza dokumentacja wyjaśnia podstawy automatycznego dopasowywania za pomocą Docbits i definiuje specyficzne zasady wymagane do pomyślnego dopasowania.
Ekstrakcja Danych: Docbits rozpoczyna proces od ekstrakcji istotnych danych z cyfrowych dokumentów faktur. Zazwyczaj dane te obejmują numery pozycji, ilości i ceny jednostkowe każdej linii faktury. Precyzja tej ekstrakcji jest kluczowa, ponieważ stanowi podstawę do dalszego procesu dopasowywania.
Porównanie z Danymi PO: Wyekstrahowane dane są porównywane z odpowiadającymi im informacjami w przechowywanych zamówieniach zakupu. Docbits sprawdza, czy numery pozycji, ilości i ceny odpowiadają tym w PO. Aby dopasowanie było pomyślne, dane w fakturach muszą odpowiadać danym w zamówieniach zakupu, z uwzględnieniem zdefiniowanych progów tolerancji.
Automatyczne Dopasowywanie: Na podstawie wyników porównania, Docbits wykonuje dopasowywanie. System weryfikuje, czy kryteria dopasowania mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji. Jeśli te kryteria są spełnione, dopasowanie uznaje się za pomyślne.
Raportowanie: Po zakończeniu procesu dopasowywania, Docbits generuje raporty pokazujące status dopasowań. Raporty te informują o pomyślnie dopasowanych fakturach i identyfikują te z rozbieżnościami.
Numer Pozycji: Numer pozycji na fakturze musi dokładnie odpowiadać numerowi pozycji w zamówieniu zakupu. Nie ma tolerancji dla odchyleń w numerach pozycji.
Ilości: Ilość dostarczonych towarów na fakturze może się różnić w ramach zdefiniowanego zakresu tolerancji. Zazwyczaj tolerancja ±5% może być akceptowalna, aby uwzględnić drobne różnice w ilościach dostaw.
Ceny: Odchylenia cenowe są tolerowane do ustalonego progu. Powszechna tolerancja może wynosić ±2% ceny, aby zaakceptować niewielkie różnice w oświadczeniach cenowych wynikające z różnic zaokrągleń lub wahań kursów walut.
Pełne Dopasowanie: Wszystkie punkty danych (numer pozycji, ilość i cena) mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji.
Częściowe Dopasowanie: Jeden lub więcej punktów danych odbiega poza granice tolerancji, ale odchylenia są minimalne i wymagają ręcznej weryfikacji.
Brak Dopasowania: Znaczące odchylenia w jednym lub więcej punktach danych, które wymagają natychmiastowej korekty lub dalszego dochodzenia.
Dokładna definicja tych zasad i ustalenie granic tolerancji są kluczowe dla efektywności automatycznego dopasowywania i redukcji ręcznych interwencji. Docbits pozwala na elastyczną konfigurację tych parametrów, aby sprostać potrzebom różnych firm i branż.
