Podorganizacje

Tworzenie podorganizacji w systemie zarządzania dokumentami służy dalszemu organizowaniu i różnicowaniu struktury oraz zarządzania kontami użytkowników, dokumentami i przepływami pracy w organizacji. Oto niektóre cele i korzyści z tworzenia podorganizacji:

• Struktura i organizacja: Podorganizacje umożliwiają stworzenie hierarchicznej struktury w systemie zarządzania dokumentami. Może to pomóc w organizacji kont użytkowników i dokumentów według działu, zespołu, lokalizacji lub innych istotnych kryteriów dla jaśniejszego i bardziej efektywnego zarządzania.

• Zarządzanie uprawnieniami: Tworząc podorganizacje, administratorzy mogą ustawiać szczegółowe uprawnienia i kontrole dostępu dla różnych grup użytkowników. Oznacza to, że konkretni użytkownicy lub grupy mogą mieć dostęp tylko do dokumentów i zasobów związanych z ich odpowiednią podorganizacją, co poprawia bezpieczeństwo i prywatność.

• Przepływy pracy i współpraca: Podorganizacje mogą ułatwiać współpracę i komunikację w ramach konkretnych zespołów lub działów, centralizując dostęp do wspólnych dokumentów, projektów lub zadań. To sprzyja efektywności i koordynacji podczas współpracy nad wspólnymi projektami lub przepływami pracy.

• Raportowanie i analiza: Organizując konta użytkowników i dokumenty w podorganizacjach, można tworzyć szczegółowe raporty i analizy dotyczące działań i wydajności poszczególnych zespołów lub działów. Umożliwia to administratorom i menedżerom uzyskanie wglądu w wykorzystanie systemu zarządzania dokumentami na poziomie organizacyjnym.

• Skalowalność i elastyczność: Podorganizacje zapewniają skalowalną strukturę, która może rosnąć wraz z rozwojem i zmianami organizacji. Nowe zespoły lub działy mogą być łatwo dodawane i odpowiednio integrowane w istniejący schemat podorganizacyjny bez wpływu na ogólną strukturę systemu zarządzania dokumentami.

Ogólnie rzecz biorąc, podorganizacje umożliwiają skuteczniejsze zarządzanie i organizację kont użytkowników, dokumentów i przepływów pracy w systemie zarządzania dokumentami poprzez poprawę struktury, bezpieczeństwa i współpracy.

Jak uzyskać dostęp do tej funkcji

W Ustawieniach, Ustawienia globalne → Grupy, Użytkownicy i Uprawnienia → Podorganizacje, jak pokazano poniżej.

Zostaniesz następnie przeniesiony na stronę, która wygląda podobnie do tej:\

Tutaj znajdziesz wcześniej utworzone podorganizacje, a także miejsce, w którym możesz tworzyć nowe podorganizacje.