Cel i zastosowanie

Oto szczegółowe wyjaśnienia znaczenia i zastosowania wymienionych ustawień w przetwarzaniu dokumentów, aby ułatwić indywidualne i kontrolowane przepływy pracy:

Pomiń walidację tabeli:

Cel:

• To ustawienie pozwala na pominięcie walidacji tabel.

Zastosowanie:

• Jest to przydatne, gdy używasz tabel, których struktura często się zmienia lub gdy walidacja powoduje niepotrzebne opóźnienia. Pominięcie walidacji może przyspieszyć przetwarzanie, ale powinno być stosowane tylko wtedy, gdy jakość danych jest w przeciwnym razie zapewniona.

Wykrywanie zduplikowanych dokumentów

Cel:

• To ustawienie umożliwia automatyczne wykrywanie zduplikowanych dokumentów na podstawie wybranych pól.

Zastosowanie:

• To narzędzie ma na celu zapobieganie przetwarzaniu tych samych dokumentów dwa razy, zapewniając efektywność w przepływie pracy.

Projekt w formularzu przeglądu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na projektowanie dokumentów bezpośrednio w trybie przeglądu.

Zastosowanie:

• Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas przeglądu oraz wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.

Formularz odrzucenia projektu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na projektowanie widoku odrzuconych dokumentów bezpośrednio.

Zastosowanie:

• Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.

Szablon projektu:

Cel:

• Szablony do standaryzacji układów dokumentów i formatowania.

Zastosowanie:

• Ułatwia tworzenie spójnych i profesjonalnych dokumentów. Firmy mogą tworzyć własne szablony projektów, które przestrzegają wytycznych dotyczących marki i standardów formatowania, zwiększając efektywność i poprawiając wygląd dokumentów.

Eksport do IDM (Zarządzanie Dokumentami Informacyjnymi):

Cel:

• To ustawienie umożliwia eksport dokumentów do systemu Zarządzania Dokumentami Informacyjnymi (IDM).

Zastosowanie:

• Ta funkcja jest używana do eksportowania dokumentów bezpośrednio z systemu tworzenia lub przeglądu do systemu IDM w celu centralnego przechowywania, zarządzania i ułatwienia dostępu do nich. To poprawia organizację i śledzenie dokumentów, zapewnia, że są one przechowywane w sposób bezpieczny i ułatwia przestrzeganie przepisów dotyczących zgodności.

Zatwierdzenie:

Cel:

• Przepływ pracy zatwierdzania dokumentów.

Zastosowanie:

• Definiuje kroki zatwierdzania i odpowiedzialności. To ustawienie jest kluczowe dla zgodności z politykami firmy i wymaganiami regulacyjnymi. Zapewnia, że wszystkie odpowiednie strony przeglądają i zatwierdzają dokument przed jego sfinalizowaniem. Po sfinalizowaniu dokumentu można go opieczętować pieczęcią zatwierdzenia.

Formularz zatwierdzenia projektu:

Formularz zatwierdzenia projektu v2:

Formularz drugiego zatwierdzenia projektu:

Zamówienie zakupu / Automatyczne księgowanie:

Cel:

• Automatyzuje przetwarzanie i księgowanie zamówień zakupu.

Zastosowanie:

• Ułatwia automatyczne tworzenie i przetwarzanie zamówień zakupu oraz ich księgowanie w systemach finansowych. To oszczędza czas, redukuje błędy i poprawia efektywność w procesie zakupowym i księgowym.

Tabela zamówienia zakupu w kreatorze układów:

Cel:

• Umożliwia integrację tabel zamówień zakupu w układ dokumentów.

Zastosowanie:

• Projektuje tabele zamówień zakupu bezpośrednio w kreatorze układów i dostosowuje je do specyficznych wymagań. To zapewnia płynny i spójny projekt dokumentów zawierających informacje o zamówieniach zakupu.

Eksport niezgodnych linii zamówienia zakupu:

Cel:

• Eksportuje linie zamówienia zakupu, które nie pasują do istniejących zamówień.

Zastosowanie:

• Identyfikuje i eksportuje linie, które mogą zawierać błędy lub wymagają szczególnej przeglądu. To pomaga wykrywać i korygować niezgodności przed zakończeniem zamówień.

Ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Cel:

• Definiuje limity tolerancji dla odchyleń w zamówieniach zakupu.

Zastosowanie:

• Określa, jak duże odchylenie od zamówienia jest akceptowalne bez konieczności dodatkowego zatwierdzenia.

• Obejmuje to odchylenia cenowe lub ilościowe. To ustawienie pomaga uprościć proces zatwierdzania i unikać niepotrzebnych opóźnień.

Dodatkowe ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Cel:

• Te ustawienia zapewniają zaawansowane opcje konfiguracyjne dla zamówień zakupu (PO), aby spełnić specyficzne wymagania biznesowe.

Zastosowanie:

• Możesz ustawić dodatkowe parametry i warunki dla zamówień zakupu, takie jak warunki dostawy, specyficzne warunki płatności. To ułatwia precyzyjną kontrolę i dostosowanie procesów zamówień zakupu, poprawiając efektywność i dokładność w zakupach.

Alternatywny eksport dokumentów:

Cel:

• To ustawienie pozwala na eksport dokumentów w różnych formatach lub za pomocą alternatywnych metod.

Zastosowanie:

• Możesz określić, w jakich formatach (np. PDF, DOCX, XML) lub za pomocą jakich kanałów (np. e-mail, chmura) dokumenty powinny być eksportowane. To zwiększa elastyczność i pozwala na eksport dokumentów zgodnie z wymaganiami różnych odbiorców lub systemów.

Wyłącz statusy zamówienia zakupu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na wyłączenie lub zablokowanie niektórych statusów zamówień zakupu w celu kontrolowania przepływu pracy.

Zastosowanie:

• Firmy mogą określić, które statusy powinny być wyłączone w określonych sytuacjach, aby zapobiec edytowaniu lub niewłaściwemu modyfikowaniu zamówień. To jest przydatne, aby zapewnić integralność i spójność procesu zamówień zakupu.

• Na przykład zamówienie, które zostało już zatwierdzone i wydane do dostawy, nie mogłoby być już przetwarzane ani anulowane.

Znaczenie dla kontrolowanych przepływów pracy

Dodatkowe ustawienia zamówienia zakupu:

Indywidualna personalizacja:

• Umożliwia dostosowanie ustawień zamówienia do specyficznych wymagań biznesowych, co zwiększa efektywność i dokładność w zakupach.

Kontrolowane procesy:

• Wspiera wdrażanie szczegółowych zasad i procedur zakupowych.

Dodatkowe ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Efektywne procesy zatwierdzania:

• Minimalizuje niepotrzebne kroki zatwierdzania poprzez ustalanie jasnych limitów tolerancji.

Zarządzanie ryzykiem:

• Pomaga w wczesnym identyfikowaniu istotnych odchyleń i podejmowaniu odpowiednich działań.

Alternatywny eksport dokumentów:

Elastyczność:

• Umożliwia eksport dokumentów w różnych formatach, które spełniają wymagania różnych systemów i odbiorców.

Efektywność:

• Automatyzuje proces eksportu, redukując pracę ręczną i błędy.

Wyłącz statusy zamówienia zakupu:

Kontrola procesu:

• Zapobiega niepożądanym zmianom lub edytowaniu zamówień, które są już w zaawansowanym statusie.

Bezpieczeństwo:

• Chroni integralność procesu zamówień i zapewnia, że tylko autoryzowane zmiany są wprowadzane.