Scalanie Dokumentów

Scalanie dokumentów

Przegląd

Scalanie dokumentów pozwala na połączenie wielu dokumentów.

Najpierw musisz wybrać dokumenty, które chcesz scalić. Można to zrobić, zaznaczając pola wyboru przy dokumentach. Po wybraniu dokumentów kliknij ikonę z trzema kropkami.

Następnie pojawi się menu, wybierz opcję „Scal”, która znajduje się na dole.

Scalanie dokumentów to ważna funkcja w systemie zarządzania dokumentami, która pozwala użytkownikom na połączenie wielu dokumentów w jeden. Oto kilka powodów, dlaczego scalanie dokumentów może być przydatne:

• Organizowanie powiązanych dokumentów: Scalając wiele dokumentów w jeden, użytkownicy mogą organizować i przechowywać powiązane informacje lub pliki razem. Może to pomóc w zwiększeniu efektywności zarządzania i dostępu do dokumentów.

• Tworzenie raportów lub podsumowań: Scalanie wielu dokumentów może być przydatne do tworzenia raportów lub podsumowań poprzez łączenie danych lub informacji z różnych źródeł lub dokumentów. Pozwala to użytkownikom na tworzenie kompleksowych raportów lub prezentacji bez konieczności ręcznego kopiowania i wklejania informacji.

• Archiwizowanie dokumentów: Gdy istnieje wiele wersji dokumentu lub gdy dokumenty muszą być podsumowane w określonym okresie, scalanie dokumentów może pomóc w zapewnieniu spójnych praktyk archiwizacyjnych i optymalizacji przestrzeni dyskowej.

• Optymalizacja przepływu pracy: Scalanie dokumentów może być częścią zautomatyzowanego przepływu pracy, w którym dokumenty są automatycznie łączone po spełnieniu określonych warunków. Może to być używane na przykład w procesie zatwierdzania lub podczas tworzenia umów lub raportów.

Przykłady scalania dokumentów:

• Łączenie faktur: Firma musi podsumować wszystkie faktury z danego miesiąca do celów księgowych. Poszczególne faktury są przesyłane jako oddzielne dokumenty, a następnie scalane w celu stworzenia skonsolidowanego przeglądu.

• Łączenie formularzy zatwierdzeń: Proces zatwierdzania wniosku wymaga połączenia wielu formularzy przed przekazaniem ich do zarządu. Różne formularze są automatycznie łączone w miarę ich wypełniania i przesyłania przez zaangażowane strony.

• Tworzenie raportu rocznego: Wiele działów w firmie współpracuje, aby stworzyć kompleksowy raport roczny. Każdy dział przygotowuje swoją część raportu jako oddzielny dokument. Te dokumenty są następnie łączone, aby stworzyć ostateczny raport roczny.

Scalając dokumenty, organizacje mogą usprawnić swoje procesy zarządzania dokumentami, poprawić współpracę i zwiększyć efektywność.