Sous-Organisations

Créer des sous-organisations au sein d'un système de gestion de documents permet d'organiser et de différencier davantage la structure et la gestion des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'une organisation. Voici quelques objectifs et avantages de la création de sous-organisations :

• Structuration et organisation : Les sous-organisations permettent de créer une structure hiérarchique au sein du système de gestion de documents. Cela peut aider à organiser les comptes utilisateurs et les documents par département, équipe, emplacement ou d'autres critères pertinents pour une gestion plus claire et plus efficace.

• Gestion des autorisations : En créant des sous-organisations, les administrateurs peuvent définir des autorisations et des contrôles d'accès granulaires pour différents groupes d'utilisateurs. Cela signifie que des utilisateurs ou groupes spécifiques ne peuvent accéder qu'aux documents et ressources pertinents pour leur sous-organisation respective, améliorant ainsi la sécurité et la confidentialité.

• Flux de travail et collaboration : Les sous-organisations peuvent faciliter la collaboration et la communication au sein d'équipes ou de départements spécifiques en centralisant l'accès aux documents, projets ou tâches partagés. Cela favorise l'efficacité et la coordination lors de la collaboration sur des projets ou des flux de travail communs.

• Rapports et analyses : En organisant les comptes utilisateurs et les documents en sous-organisations, des rapports détaillés et des analyses peuvent être créés sur les activités et les performances des équipes ou départements individuels. Cela permet aux administrateurs et aux responsables d'obtenir des informations sur l'utilisation du système de gestion de documents au niveau organisationnel.

• Scalabilité et flexibilité : Les sous-organisations offrent une structure évolutive qui peut croître avec la croissance et les changements de l'organisation. De nouvelles équipes ou départements peuvent être facilement ajoutés et intégrés de manière appropriée dans le schéma sous-organisationnel existant sans affecter la structure globale du système de gestion de documents.

Dans l'ensemble, les sous-organisations permettent une gestion et une organisation plus efficaces des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'un système de gestion de documents en améliorant la structure, la sécurité et la collaboration.

Comment accéder à cette fonctionnalité

Dans Paramètres, Paramètres globaux → Groupes, Utilisateurs et Autorisations → Sous-Organisations comme montré ci-dessous.

Vous serez ensuite dirigé vers une page qui ressemble à ceci :\

C'est ici que vous trouverez vos sous-organisations précédemment créées, ainsi que l'endroit où vous pouvez créer de nouvelles sous-organisations.