Suborganizaciones

Crear suborganizaciones dentro de un sistema de gestión documental sirve para organizar y diferenciar aún más la estructura y gestión de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de una organización. Aquí hay algunos propósitos y beneficios de crear suborganizaciones:

• Estructuración y organización: Las suborganizaciones hacen posible crear una estructura jerárquica dentro del sistema de gestión documental. Esto puede ayudar a organizar cuentas de usuario y documentos por departamento, equipo, ubicación u otros criterios relevantes para una gestión más clara y eficiente.

• Gestión de permisos: Al crear suborganizaciones, los administradores pueden establecer permisos granulares y controles de acceso para diferentes grupos de usuarios. Esto significa que usuarios o grupos específicos solo pueden acceder a los documentos y recursos relevantes para su respectiva suborganización, mejorando la seguridad y la privacidad.

• Flujos de trabajo y colaboración: Las suborganizaciones pueden facilitar la colaboración y comunicación dentro de equipos o departamentos específicos al centralizar el acceso a documentos, proyectos o tareas compartidas. Esto promueve la eficiencia y la coordinación al colaborar en proyectos o flujos de trabajo comunes.

• Informes y análisis: Al organizar cuentas de usuario y documentos en suborganizaciones, se pueden crear informes y análisis detallados sobre las actividades y el rendimiento de equipos o departamentos individuales. Esto permite a los administradores y gerentes obtener información sobre el uso del sistema de gestión documental a nivel organizacional.

• Escalabilidad y flexibilidad: Las suborganizaciones proporcionan una estructura escalable que puede crecer con el crecimiento y los cambios de la organización. Nuevos equipos o departamentos pueden ser fácilmente añadidos e integrados adecuadamente en el esquema suborganizacional existente sin afectar la estructura general del sistema de gestión documental.

En general, las suborganizaciones permiten una gestión y organización más efectiva de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de un sistema de gestión documental al mejorar la estructura, la seguridad y la colaboración.

Cómo acceder a esta función

En Configuración, Configuración global → Grupos, Usuarios y Permisos → Suborganizaciones como se muestra a continuación.

Luego serás llevado a una página que se parece a esta:\

Aquí es donde encontrarás tus suborganizaciones creadas previamente, así como donde puedes crear nuevas suborganizaciones.