Objectif et utilisation

Voici des explications détaillées sur la signification et l'utilisation des paramètres listés dans le traitement des documents pour faciliter des flux de travail individuels et contrôlés :

Ignorer la validation des tableaux :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet d'ignorer la validation des tableaux.

Utilisation :

• Cela est utile lors de l'utilisation de tableaux dont la structure change fréquemment ou lorsque la validation entraîne des retards inutiles. Ignorer la validation peut accélérer le traitement, mais cela ne doit être utilisé que si la qualité des données est par ailleurs assurée.

Détection de documents en double

Objectif :

• Ce paramètre permet la détection automatique des documents en double en fonction des champs sélectionnés.

Utilisation :

• Cet outil est conçu pour empêcher le traitement de documents identiques deux fois, garantissant ainsi l'efficacité du flux de travail de traitement.

Conception dans le formulaire de révision :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir des documents directement en mode révision.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations pendant la révision et apporter des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Formulaire de rejet de conception :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir la vue des documents rejetés directement.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations tout en apportant des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Modèle de conception :

Objectif :

• Modèles pour standardiser les mises en page et le formatage des documents.

Utilisation :

• Facilite la création de documents cohérents et professionnels. Les entreprises peuvent créer leurs propres modèles de conception qui respectent les directives de marque et les normes de formatage, augmentant ainsi l'efficacité et améliorant l'apparence des documents.

Exporter vers IDM (Gestion des documents d'information) :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents vers un système de gestion des documents d'information (IDM).

Utilisation :

• Cette fonction est utilisée pour exporter des documents directement du système de création ou de révision vers un système IDM pour les stocker, les gérer et faciliter leur accès de manière centralisée. Cela améliore l'organisation et la traçabilité des documents, garantit qu'ils sont conservés en toute sécurité et facilite le respect des réglementations de conformité.

Approbation :

Objectif :

• Flux de travail d'approbation des documents.

Utilisation :

• Définit les étapes d'approbation et les responsabilités. Ce paramètre est essentiel pour le respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires. Il garantit que toutes les parties concernées ont examiné et approuvé le document avant qu'il ne soit finalisé. Une fois le document finalisé, il peut être estampillé d'un tampon d'approbation.

Formulaire d'approbation de conception :

Formulaire d'approbation de conception v2 :

Formulaire de deuxième approbation de conception :

Commande d'achat / Comptabilité automatique :

Objectif :

• Automatise le traitement et l'enregistrement des commandes d'achat.

Utilisation :

• Facilite la création et le traitement automatiques des commandes d'achat et leur enregistrement dans les systèmes financiers. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité dans le processus d'achat et de comptabilité.

Tableau de commande d'achat dans le constructeur de mise en page :

Objectif :

• Permet l'intégration des tableaux de commandes d'achat dans la mise en page des documents.

Utilisation :

• Conçoit des tableaux de commandes d'achat directement dans le constructeur de mise en page et les adapte aux exigences spécifiques. Cela garantit un design homogène et cohérent des documents contenant des informations sur les commandes d'achat.

Exporter les lignes de commande d'achat non correspondantes :

Objectif :

• Exporte les lignes de commande d'achat qui ne correspondent pas aux commandes d'achat existantes.

Utilisation :

• Identifie et exporte les lignes qui peuvent contenir des erreurs ou nécessiter une révision spéciale. Cela aide à détecter et à corriger les écarts avant que les commandes ne soient finalisées.

Paramètres de tolérance de commande d'achat :

Objectif :

• Définit les limites de tolérance pour les écarts dans les commandes d'achat.

Utilisation :

• Détermine combien d'écart par rapport à la commande est acceptable sans nécessiter d'approbation supplémentaire.

• Cela inclut les écarts de prix ou de quantité. Ce paramètre aide à rationaliser le processus d'approbation et à éviter des retards inutiles.

Paramètres de tolérance de commande d'achat supplémentaires :

Objectif :

• Ces paramètres fournissent des options de configuration avancées pour les commandes d'achat (PO) afin de répondre à des exigences commerciales spécifiques.

Utilisation :

• Vous pouvez définir des paramètres et des conditions supplémentaires pour les commandes d'achat, tels que les conditions de livraison, les conditions de paiement spécifiques. Cela facilite un contrôle précis et une personnalisation des processus de commande d'achat, améliorant ainsi l'efficacité et la précision des achats.

Export alternatif de documents :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents dans différents formats ou par des méthodes alternatives.

Utilisation :

• Vous pouvez spécifier dans quels formats (par exemple, PDF, DOCX, XML) ou par quels canaux (par exemple, email, stockage cloud) les documents doivent être exportés. Cela augmente la flexibilité et permet d'exporter des documents selon les exigences de différents destinataires ou systèmes.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Objectif :

• Ce paramètre permet de désactiver ou de verrouiller certains statuts des commandes d'achat afin de contrôler le flux de travail.

Utilisation :

• Les entreprises peuvent spécifier quels statuts doivent être désactivés dans certaines situations pour empêcher les commandes d'être modifiées ou éditées incorrectement. Cela est utile pour garantir l'intégrité et la cohérence du processus de commande d'achat.

• Par exemple, une commande qui a déjà été approuvée et libérée pour livraison ne pourrait plus être traitée ou annulée.

Importance pour des flux de travail contrôlés

Paramètres supplémentaires de commande d'achat :

Personnalisation individuelle :

• Permet l'ajustement des paramètres de commande aux exigences commerciales spécifiques, ce qui augmente l'efficacité et la précision dans les achats.

Processus contrôlés :

• Soutient la mise en œuvre de règles et de procédures d'achat détaillées.

Paramètres supplémentaires de tolérance de commande d'achat :

Processus d'approbation efficaces :

• Minimise les étapes d'approbation inutiles en définissant des limites de tolérance claires.

Gestion des risques :

• Aide à identifier les écarts significatifs à un stade précoce et à prendre des mesures appropriées.

Export alternatif de documents :

Flexibilité :

• Permet l'exportation de documents dans différents formats qui répondent aux exigences de différents systèmes et destinataires.

Efficacité :

• Automatise le processus d'exportation, réduisant le travail manuel et les erreurs.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Contrôle des processus :

• Empêche les modifications ou les éditions non désirées des commandes qui sont déjà dans un statut avancé.

Sécurité :

• Protège l'intégrité du processus de commande et garantit que seules des modifications autorisées sont effectuées.