Conciliación de Órdenes de Compra

Introducción

Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.

Empezar

Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.

Funciones Clave

• Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.

• Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.

• Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

• Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

• Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

Interfaz de Usuario

La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar la Coincidencia de Órdenes de Compra

1. Acceder al Módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra

Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.

• Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.

• Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.