Document Sub Types
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Document Sub Types zijn in wezen gespecialiseerde versies van de hoofd documenttypes. Bijvoorbeeld, onder het hoofd documenttype "Factuur", kunnen er subtypes zijn zoals "Standaard Factuur", "Pro-forma Factuur" en "Credit Factuur", elk met iets andere gegevensvereisten of verwerkingsregels.
Specifieke verwerkingsvereisten: Vaak vereisen verschillende variaties van hetzelfde documenttype verschillende verwerkingsvereisten. Bijvoorbeeld, verschillende soorten facturen kunnen specifieke velden, goedkeuringsworkflows of validatieregels vereisen op basis van de interne beleidslijnen van een bedrijf of de vereisten van externe partners.
Organisatorische aanpassing: Het gebruik van subtypes stelt organisaties in staat om hun documentverwerking aan te passen aan hun specifieke behoeften. Ze kunnen subtypes creëren die precies zijn afgestemd op hun individuele bedrijfsprocessen, in plaats van te vertrouwen op generieke oplossingen die mogelijk niet aan alle vereisten voldoen.
Duidelijke structurering: Het gebruik van subtypes zorgt voor een duidelijkere structurering van documentbeheer. Gebruikers kunnen gemakkelijker navigeren tussen verschillende variaties van een documenttype en de specifieke informatie vinden die ze nodig hebben zonder afgeleid te worden door irrelevante gegevens of opties.
Consistentie en nauwkeurigheid: Subtypes kunnen helpen om consistentie en nauwkeurigheid in documentcaptatie en -verwerking te waarborgen. Door subtypes te standaardiseren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat alle relevante informatie wordt vastgelegd en dat gegevens op een uniforme manier zijn gestructureerd.
Efficiënte verwerking: Het gebruik van subtypes kan de efficiëntie in documentverwerking verhogen omdat gebruikers toegang hebben tot vooraf gebouwde sjablonen en workflows die zijn geoptimaliseerd voor specifieke documenttypes. Dit vermindert handmatige inspanning en minimaliseert fouten of vertragingen in het proces.
Document subtypes in Docbits stellen gebruikers in staat om flexibeler en op maat gemaakt om te gaan met documentvariaties, wat resulteert in verbeterde efficiëntie, nauwkeurigheid en aanpassingsvermogen. Ze bieden een krachtige manier om de complexiteit van documentverwerking te beheren en de productiviteit binnen een organisatie te verhogen.
Lijst van Sub Types:
Elke rij vertegenwoordigt een sub-type van een primair documenttype.
Bevat de naam van het sub-type en een set acties die erop kunnen worden uitgevoerd.
Acties:
Velden: Configureer welke gegevensvelden zijn opgenomen in het sub-type en hoe ze worden beheerd.
Bewerk Lay-out: Wijzig de visuele lay-out voor hoe informatie wordt weergegeven en ingevoerd voor dit sub-type.
Scripts: Koppel of bewerk scripts die specifieke bewerkingen uitvoeren wanneer documenten van dit sub-type worden verwerkt.
Kopie: Dupliceer een bestaande sub-type configuratie om als basis voor een nieuwe te gebruiken.
Document Sub Type bewerken: Bewerk de naam of titel van het sub-type.
Verwijderen: Verwijder het sub-type als het niet langer nodig is.
Nieuwe Sub Types Toevoegen:
De "+ Nieuw" knop stelt beheerders in staat om nieuwe sub-types te creëren, waarbij unieke eigenschappen en regels worden gedefinieerd indien nodig.
