Suborganizações

Criar suborganizações dentro de um sistema de gerenciamento de documentos serve para organizar e diferenciar ainda mais a estrutura e a gestão de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de uma organização. Aqui estão alguns propósitos e benefícios de criar suborganizações:

• Estruturação e organização: Suborganizações possibilitam a criação de uma estrutura hierárquica dentro do sistema de gerenciamento de documentos. Isso pode ajudar a organizar contas de usuário e documentos por departamento, equipe, localização ou outros critérios relevantes para uma gestão mais clara e eficiente.

• Gestão de permissões: Ao criar suborganizações, os administradores podem definir permissões granulares e controles de acesso para diferentes grupos de usuários. Isso significa que usuários ou grupos específicos podem acessar apenas os documentos e recursos relevantes para sua respectiva suborganização, melhorando a segurança e a privacidade.

• Fluxos de trabalho e colaboração: Suborganizações podem facilitar a colaboração e a comunicação dentro de equipes ou departamentos específicos, centralizando o acesso a documentos, projetos ou tarefas compartilhadas. Isso promove eficiência e coordenação ao colaborar em projetos ou fluxos de trabalho comuns.

• Relatórios e análise: Ao organizar contas de usuário e documentos em suborganizações, relatórios detalhados e análises podem ser criados sobre as atividades e o desempenho de equipes ou departamentos individuais. Isso permite que administradores e gerentes obtenham insights sobre o uso do sistema de gerenciamento de documentos em nível organizacional.

• Escalabilidade e flexibilidade: Suborganizações fornecem uma estrutura escalável que pode crescer com o crescimento e as mudanças da organização. Novas equipes ou departamentos podem ser facilmente adicionados e integrados de forma apropriada ao esquema suborganizacional existente, sem afetar a estrutura geral do sistema de gerenciamento de documentos.

No geral, suborganizações possibilitam uma gestão e organização mais eficazes de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de um sistema de gerenciamento de documentos, melhorando a estrutura, segurança e colaboração.

Como acessar este recurso

Em Configurações, Configurações Globais → Grupos, Usuários e Permissões → Suborganizações, conforme mostrado abaixo.

Você será levado a uma página que se parece com esta:\

É aqui que você encontrará suas suborganizações previamente criadas, bem como onde poderá criar novas suborganizações.