E-Mail-templates

Overzicht

E-mailtemplates stellen u in staat om aangepaste geautomatiseerde e-mailmeldingen aan te passen die vanuit DocBits worden verzonden. Templates kunnen dynamische velden bevatten (bijv., {{FieldID}}), afbeeldingen en HTML-opmaak.

Toegang tot e-mailtemplates

1. Navigeer naar: Instellingen → Algemene instellingen → E-mailtemplates

   
2. Het dashboard toont alle templates met:

   • Naam

   • Onderwerp

   • Laatst gewijzigd datum

   • Acties (Bewerken of Verwijderen).

Een nieuwe template maken

1 Basisinstellingen

• Klik op Nieuw.

• Vul de velden aan de rechterkant in:

  • Naam: Template-identificatie (bijv., "Documentfout").

  • Onderwerp: E-mailonderwerpregel (bijv., "Actie vereist: Documentfout").

  • Documenttype: Selecteer uit de vervolgkeuzelijst (bijv., "Factuur").

    

2 Template-editor

• Menu: Tekst opmaken, links toevoegen of tabellen invoegen.

• HTML-editor: Klik op het <>-pictogram om ruwe HTML te bewerken.

• Afbeeldingen toevoegen: Gebruik de Upload-functie.

• Dynamische velden: Voeg documentveldwaarden in door

  • Variabele veldoptie: Selecteer uit een vervolgkeuzelijst.

  • Handmatige invoer: Typ {{FieldID}} (bijv., {{InvoiceNumber}}).

  

3 Opslaan

• Klik op Opslaan om de template op te slaan.

Een test-e-mail verzenden

1. Open de template en klik op Test verzenden.

   
2. Voer in:

   • Ontvanger e-mail (verplicht).

   • Veldwaarden (optioneel; nepgegevens voor tijdelijke aanduidingen).
3. Bekijk de test-e-mail en pas de template indien nodig aan.

Templates gebruiken in meldingen

Opgeslagen templates kunnen worden gekoppeld aan E-mailmelding-workflows (bijv., goedkeuringsherinneringen, statusupdates).