Dopasowywanie Zamówień Zakupu

Wprowadzenie

Ten dokument zawiera kompleksowy przewodnik dotyczący korzystania z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu w ramach platformy ERP. System Dopasowywania Zamówień Zakupu automatyzuje uzgadnianie zamówień zakupu z przychodzącymi fakturami, zapewniając, że transakcje finansowe są dokładne, a rozbieżności są szybko rozwiązywane.

Pierwsze Kroki

Aby rozpocząć korzystanie z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia skonfigurowane przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu zarówno do danych zamówień zakupu, jak i odpowiadających im danych faktur w systemie.

Wymagania Systemowe

• Dostęp do modułów zamówień zakupu i faktur w systemie ERP.

• Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i dopasowywania dokumentów finansowych.

Kluczowe Funkcje

• Automatyczne Wydobywanie Danych: Automatycznie wydobywa i interpretuje dane z cyfrowych faktur.

• Porównanie Danych: Porównuje wydobyte dane faktury z istniejącymi danymi zamówienia zakupu.

• Weryfikacja Dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.

• Raportowanie Rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.

• Ścieżka Audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.

Interfejs Użytkownika

Interfejs systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu zazwyczaj obejmuje następujące komponenty:

• Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu dopasowania i ostatnich działań.

• Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania zamówień zakupu i faktur.

• Dopasowane Rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.

• Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.

• Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.

Przewodnik Krok po Kroku dotyczący Korzystania z Dopasowywania Zamówień Zakupu

1. Dostęp do Modułu Dopasowywania Zamówień Zakupu

Przejdź do modułu Dopasowywania Zamówień Zakupu z głównego menu systemu ERP.

2. Import lub Dostęp do Faktur

• Automatyczny Import: Jeśli system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.

• Ręczne Przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.

3. Przegląd Automatycznie Dopasowanych Faktur

• Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.

• Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.

4. Obsługa Rozbieżności

• Przejdź do sekcji Rozbieżności, aby przejrzeć wszelkie faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.

• Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.

5. Ręczne Dopasowywanie

Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:

• Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiadające zamówienie zakupu.

• Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.