Scopo e utilizzo

Ecco spiegazioni dettagliate sul significato e sull'uso delle impostazioni elencate nel trattamento dei documenti per facilitare flussi di lavoro individuali e controllati:

Salta Validazione Tabella:

Scopo:

• Questa impostazione consente di saltare la validazione delle tabelle.

Utilizzo:

• Questo è utile quando si utilizzano tabelle la cui struttura cambia frequentemente o quando la validazione causa ritardi non necessari. Saltare la validazione può accelerare il trattamento, ma questo dovrebbe essere utilizzato solo se la qualità dei dati è altrimenti garantita.

Rilevamento Documenti Duplicati

Scopo:

• Questa impostazione consente la rilevazione automatica di documenti duplicati basata su campi selezionati.

Utilizzo:

• Questo strumento è progettato per prevenire che gli stessi documenti vengano elaborati due volte, garantendo efficienza nel flusso di lavoro di elaborazione.

Progettazione nel Modulo di Revisione:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare documenti direttamente in modalità revisione.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni durante la revisione e apportare modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modulo di Rifiuto:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare la visualizzazione dei documenti rifiutati direttamente.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni mentre si apportano modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modello:

Scopo:

• Modelli per standardizzare i layout e la formattazione dei documenti.

Utilizzo:

• Rende più facile creare documenti coerenti e professionali. Le aziende possono creare i propri modelli di design che seguono le linee guida del marchio e gli standard di formattazione, aumentando l'efficienza e migliorando l'aspetto dei documenti.

Esporta in IDM (Gestione Documentale Informativa):

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in un Sistema di Gestione Documentale Informativa (IDM).

Utilizzo:

• Questa funzione viene utilizzata per esportare documenti direttamente dal sistema di creazione o revisione a un sistema IDM per memorizzarli, gestirli e facilitare l'accesso centralmente. Questo migliora l'organizzazione e la tracciabilità dei documenti, garantisce che siano conservati in modo sicuro e facilita la conformità alle normative.

Approvazione:

Scopo:

• Flusso di lavoro di approvazione dei documenti.

Utilizzo:

• Definisce i passaggi e le responsabilità di approvazione. Questa impostazione è critica per la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. Garantisce che tutte le parti rilevanti abbiano esaminato e approvato il documento prima che venga finalizzato. Una volta finalizzato, il documento può essere timbrato con un timbro di approvazione.

Modulo di Approvazione Design:

Modulo di Approvazione Design v2:

Modulo di Seconda Approvazione Design:

Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

Scopo:

• Automatizza l'elaborazione e la registrazione degli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Facilita la creazione e l'elaborazione automatica degli ordini di acquisto e la loro registrazione nei sistemi finanziari. Questo fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora l'efficienza nel processo di acquisto e contabilità.

Tabella PO nel Layout Builder:

Scopo:

• Consente l'integrazione delle tabelle degli ordini di acquisto nel layout dei documenti.

Utilizzo:

• Progetta tabelle degli ordini di acquisto direttamente nel Layout Builder e le adatta a requisiti specifici. Questo garantisce un design fluido e coerente dei documenti contenenti informazioni sugli ordini di acquisto.

Esporta righe PO non corrispondenti:

Scopo:

• Esporta righe di ordini di acquisto che non corrispondono agli ordini di acquisto esistenti.

Utilizzo:

• Identifica ed esporta righe che potrebbero contenere errori o richiedere una revisione speciale. Questo aiuta a rilevare e correggere discrepanze prima che gli ordini vengano completati.

Impostazioni di Tolleranza PO:

Scopo:

• Definisce limiti di tolleranza per le deviazioni negli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Determina quanto è accettabile una deviazione dall'ordine senza richiedere un'approvazione aggiuntiva.

• Questo include deviazioni di prezzo o quantità. Questa impostazione aiuta a snellire il processo di approvazione e a evitare ritardi non necessari.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Scopo:

• Queste impostazioni forniscono opzioni di configurazione avanzate per gli ordini di acquisto (PO) per soddisfare requisiti aziendali specifici.

Utilizzo:

• È possibile impostare parametri e condizioni aggiuntive per gli ordini di acquisto, come termini di consegna, termini di pagamento specifici. Questo facilita il controllo preciso e la personalizzazione dei processi di ordine di acquisto, migliorando così l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in formati diversi o tramite metodi alternativi.

Utilizzo:

• È possibile specificare in quali formati (ad es. PDF, DOCX, XML) o tramite quali canali (ad es. email, archiviazione cloud) i documenti devono essere esportati. Questo aumenta la flessibilità e consente di esportare documenti secondo i requisiti di diversi destinatari o sistemi.

Disabilita Stati PO:

Scopo:

• Questa impostazione consente di disabilitare o bloccare determinati stati degli ordini di acquisto per controllare il flusso di lavoro.

Utilizzo:

• Le aziende possono specificare quali stati devono essere disabilitati in determinate situazioni per prevenire che gli ordini vengano modificati o modificati in modo errato. Questo è utile per garantire l'integrità e la coerenza del processo di ordine di acquisto.

• Ad esempio, un ordine che è già stato approvato e rilasciato per la consegna non potrebbe più essere elaborato o annullato.

Importanza per flussi di lavoro controllati

Impostazioni Aggiuntive PO:

Personalizzazione individuale:

• Consente l'adattamento delle impostazioni dell'ordine a requisiti aziendali specifici, aumentando l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Processi controllati:

• Supporta l'implementazione di regole e procedure di acquisto dettagliate.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Processi di approvazione efficienti:

• Minimizza i passaggi di approvazione non necessari impostando limiti di tolleranza chiari.

Gestione del rischio:

• Aiuta a identificare deviazioni significative in una fase precoce e a prendere provvedimenti appropriati.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Flessibilità:

• Consente l'esportazione di documenti in formati diversi che soddisfano i requisiti di diversi sistemi e destinatari.

Efficienza:

• Automatizza il processo di esportazione, riducendo il lavoro manuale e gli errori.

Disabilita Stati PO:

Controllo del processo:

• Previene modifiche o modifiche indesiderate agli ordini che sono già in uno stato avanzato.

Sicurezza:

• Protegge l'integrità del processo di ordinazione e garantisce che vengano apportate solo modifiche autorizzate.