Configuring Notifications

Volg deze stappen om naar de instellingen voor e-mailmeldingen te gaan:

• Navigeer naar het gedeelte Globale instellingen in uw gebruikersaccount of beheerpaneel.

• Zoek naar de optie voor e-mailmeldingen.

• Klik op de juiste optie om de instellingen voor e-mailmeldingen te openen.

Binnen deze instellingen kunt u vervolgens de gewenste configuraties maken om ervoor te zorgen dat u meldingen ontvangt volgens uw voorkeuren. Vergeet niet om de instellingen aan te passen op basis van uw behoeften en zorg ervoor dat ze voldoen aan het privacybeleid en de beveiligingsnormen van uw organisatie.

Nieuwe melding maken:

• Klik op de knop om een nieuwe melding toe te voegen of te maken.

Belangrijkste kenmerken en opties

1. Configuratie van e-mailmeldingen:

• Naam: Voer hier de naam in.

• De identificatie voor de melding, die gebruikers helpt het doel van de meldingsinstelling te herkennen.

• Documenttype: Selecteer het documenttype waarvoor u een melding wilt ontvangen. Dit kan het toevoegen van een nieuw document, het verwijderen van een document, het bijwerken van een document of andere relevante gebeurtenissen zijn.

• Koppelt de melding aan een specifiek documenttype, waardoor gerichte waarschuwingen mogelijk zijn op basis van de verwerkingscyclus van het document.

• E-mailsjabloon selecteren: Kies een vooraf geconfigureerd sjabloon uit het vervolgkeuzemenu. Sjablonen kunnen worden gemaakt of gewijzigd in de E-mailsjablooninstellingen.

• Status: Geef de status of voorwaarde op die een melding moet activeren wanneer deze verandert. Dit kan een specifieke workflowstatus, een goedkeuringsstatus, een foutstatus of een andere relevante status zijn.

• Prioriteit: Selecteer de juiste prioriteit. Dit kan bijvoorbeeld "Laag", "Gemiddeld" of "Hoog" zijn.

• Stelt het urgentieniveau van de melding in, wat de e-mailwaarschuwing prioriteit kan geven in de inbox van de ontvanger.

• Vertraging: Voer de gewenste tijdsduur in om de vertragingstijd op te geven voordat de melding wordt verzonden. Dit kan in minuten, uren of dagen, afhankelijk van uw systeeminstellingen.

• Door een vertragingstijd te configureren voordat de melding wordt verzonden, hebben gebruikers voldoende tijd voor eventuele annuleringen of correcties voordat de waarschuwing wordt afgegeven. Dit kan fouten helpen voorkomen en de gebruikerservaring verbeteren.

• Herhaaloptie: U kunt ook een instelling inschakelen om de melding met regelmatige tussenpozen te herhalen totdat de documentstatus verandert. Dit zorgt ervoor dat belangrijke meldingen niet over het hoofd worden gezien en zichtbaar blijven totdat de vereiste actie is ondernomen.

• E-mailadres: Voer de e-mailadressen in van de ontvangers naar wie de melding moet worden verzonden. Gebruikers kunnen meerdere e-mailadressen invoeren om meerdere ontvangers op te geven. Dit kan betekenen dat meldingen naar specifieke e-mailadressen worden verzonden op basis van de eigenschappen van het betreffende document of de rol van de gebruiker.

Actiegerichte inzichten:

• E-mail verzenden naar toegewezen gebruiker/groep: Een optionele instelling die, indien ingeschakeld, automatisch meldingen verzendt naar de gebruiker die aan het document is toegewezen, zodat de verantwoordelijke partij altijd op de hoogte is.

• Opslaan: Klik na het invoeren van alle vereiste informatie op de knop "Opslaan" om de meldingsinstellingen op te slaan.