Sotto-Organizzazioni

Creare sotto-organizzazioni all'interno di un sistema di gestione documentale serve a ulteriormente organizzare e differenziare la struttura e la gestione degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un'organizzazione. Ecco alcuni scopi e benefici della creazione di sotto-organizzazioni:

• Struttura e organizzazione: Le sotto-organizzazioni rendono possibile creare una struttura gerarchica all'interno del sistema di gestione documentale. Questo può aiutare a organizzare gli account utente e i documenti per dipartimento, team, posizione o altri criteri rilevanti per una gestione più chiara ed efficiente.

• Gestione dei permessi: Creando sotto-organizzazioni, gli amministratori possono impostare permessi granulari e controlli di accesso per diversi gruppi di utenti. Ciò significa che utenti o gruppi specifici possono accedere solo ai documenti e alle risorse pertinenti alla loro rispettiva sotto-organizzazione, migliorando la sicurezza e la privacy.

• Flussi di lavoro e collaborazione: Le sotto-organizzazioni possono facilitare la collaborazione e la comunicazione all'interno di team o dipartimenti specifici centralizzando l'accesso a documenti, progetti o compiti condivisi. Questo promuove efficienza e coordinamento quando si collabora su progetti o flussi di lavoro comuni.

• Reportistica e analisi: Organizzando gli account utente e i documenti in sotto-organizzazioni, è possibile creare report dettagliati e analisi sulle attività e le performance di singoli team o dipartimenti. Questo consente ad amministratori e manager di ottenere informazioni sull'uso del sistema di gestione documentale a livello organizzativo.

• Scalabilità e flessibilità: Le sotto-organizzazioni forniscono una struttura scalabile che può crescere con la crescita e i cambiamenti dell'organizzazione. Nuovi team o dipartimenti possono essere facilmente aggiunti e integrati in modo appropriato nello schema sotto-organizzativo esistente senza influenzare la struttura complessiva del sistema di gestione documentale.

In generale, le sotto-organizzazioni consentono una gestione e un'organizzazione più efficaci degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un sistema di gestione documentale migliorando la struttura, la sicurezza e la collaborazione.

Come accedere a questa funzionalità

In Impostazioni, Impostazioni globali → Gruppi, Utenti e Permessi → Sotto-Organizzazioni come mostrato di seguito.

Verrai quindi portato a una pagina che appare simile a questa:\

Qui troverai le tue sotto-organizzazioni precedentemente create, così come dove puoi creare nuove sotto-organizzazioni.