Gestore delle Regole

Questo documento fornisce una spiegazione approfondita delle regole di risoluzione dei conflitti utilizzate nel sistema di fatturazione DocBits. Queste regole sono progettate per gestire automaticamente le discrepanze tra i dettagli della fattura e i dati dell'ordine di acquisto (PO), garantendo una riconciliazione finanziaria accurata. Il sistema applica queste regole per elaborare le righe delle fatture, le spese e le tasse, e genera aggiustamenti o note appropriate quando necessario.

Struttura delle Regole

1. Metadati

• versione: Identifica la versione del file di mapping.

• revisione: Numero di revisione per il tracciamento delle modifiche.

• autore: Indica il creatore del file di mapping.

• descrizione: Una breve descrizione dello scopo del file.

• created_at & updated_at: Timestamp per quando il file è stato creato e aggiornato l'ultima volta.

2. Configurazione dell'Esportazione

La sezione di configurazione dell'esportazione definisce il mapping tra i campi dati nel sistema e i campi corrispondenti nei file di esportazione.

• Intestazione: Definisce i campi di intestazione per i dati della fattura esportata.

• Righe Fiscali: Specifica i campi per gli articoli delle righe fiscali nell'esportazione.

• Spese di Intestazione Ordine: Mappa i campi relativi a spese aggiuntive a livello di intestazione dell'ordine.

• Righe di Ricevuta: Mappa i campi per singoli articoli in una ricevuta.

• Spese di Riga Ordine: Definisce i campi per le spese relative a righe specifiche dell'ordine.

• Righe di Costo: Specifica i campi per le righe di allocazione dei costi.

• Nota di Debito & Nota di Credito: Definisce i campi per generare note di debito e di credito in caso di discrepanze.

3. Regole di Risoluzione dei Conflitti

Queste regole gestiscono le discrepanze tra i dati della fattura e i dati corrispondenti del PO. Ogni regola è composta da diversi componenti:

• Nome: Il nome descrittivo della regola, che indica il tipo di discrepanza che affronta.

• Sezione: Indica quale parte della fattura (ad es., receipt_lines, line_charges) la regola si applica.

• Attivo: Valore booleano (true o false) che indica se la regola è attualmente attiva.

• Criteri di Corrispondenza: Condizioni che attivano la regola in base ai confronti tra i dati effettivi della fattura e i dati attesi del PO.

• Azioni: Definisce cosa dovrebbe fare il sistema quando la regola viene attivata, inclusi aggiustamenti dei valori, applicazione di spese o generazione di note di credito/debito.

Elementi Comuni nelle Regole

Operatori di Confronto

Questi operatori definiscono come i valori effettivi della fattura vengono confrontati con i valori attesi del PO:

• uguale

• maggiore di

• maggiore o uguale a

• minore di

• minore o uguale a

• entro tolleranza

• fuori tolleranza

Stato di Approvazione

Indica se una discrepanza è approvata o meno:

• approvato

• rifiutato

• qualsiasi

Tipi di Azione

Definisce azioni specifiche da intraprendere quando viene rilevata una discrepanza:

• riga di ricevuta

• riga di costo

• spesa di intestazione

• spesa di riga

• riga fiscale

• riga di ricevuta nota di debito

• riga di costo nota di debito

• spesa di intestazione nota di debito

• spesa di riga nota di debito

• riga di ricevuta nota di credito

• riga di costo nota di credito

• spesa di intestazione nota di credito

• spesa di riga nota di credito

• riga fiscale nota di credito

Esempi di Regole

Caso 1, 2, 3: Quantità e Prezzo Unitario Entro Tolleranza

• Scopo: Gestisce scenari in cui sia la quantità che il prezzo unitario sulla fattura sono entro i limiti di tolleranza accettati rispetto al PO.

• Azione: Il sistema accetta i valori della fattura e calcola l'importo totale.

Caso 4, 5: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza (Approvato)

• Scopo: Si applica quando la quantità è entro tolleranza ma il prezzo unitario è fuori tolleranza ed è stato approvato.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO e applica eventuali spese di riga necessarie.

Caso 6: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza Negativa (Rifiutato)

• Scopo: Si occupa di casi in cui il prezzo unitario è inferiore a quanto previsto e fuori dal range di tolleranza, portando al rifiuto.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO, genera una nota di credito per la differenza e applica le spese di intestazione secondo necessità.

Gestione delle Spese e delle Tasse

Spesa per Tolleranza per Unità

• Le regole sotto questa categoria gestiscono le discrepanze nelle spese per unità, con azioni specifiche basate sul fatto che la spesa sia entro o fuori tolleranza e se sia approvata o rifiutata.

Aggiustamenti delle Righe Fiscali

• Queste regole gestiscono le discrepanze fiscali aggiustando le righe fiscali o generando note di credito o debito corrispondenti in base alle differenze tra i dati fiscali della fattura e del PO.

Enums e Opzioni

• Enums: Elenchi predefiniti di valori che garantiscono coerenza tra le regole (ad es., operatori di confronto, tipi di approvazione).

• Opzioni: Scelte predefinite per gestire quantità o prezzi unitari, offrendo flessibilità nelle definizioni delle regole.

Spiegazione degli Screenshot

Screenshot 1: Interfaccia di Gestione delle Regole

Questo screenshot mostra l'interfaccia di Gestione delle Regole dove gli amministratori possono visualizzare e gestire tutte le regole di risoluzione dei conflitti. Gli elementi chiave includono:

• Pulsante Aggiungi Regola: Consente di aggiungere nuove regole.

• Elenco delle Regole: Mostra tutte le regole attive con dettagli come nome, sezione e stato attivo.

• Menu a Discesa Sezione: Filtra le regole in base alla sezione a cui si applicano (ad es., Righe di Ricevuta, Spese di Riga).

Screenshot 2: Modifica Dettagliata della Regola

Questo screenshot illustra la vista dettagliata di una specifica regola in fase di modifica. Gli elementi chiave includono:

• Sezione Criteri: Definisce le condizioni sotto le quali la regola viene attivata. Ad esempio, i criteri potrebbero specificare che se la quantità e il prezzo unitario differiscono dal PO ma sono entro tolleranza, la regola dovrebbe essere applicata.

• Sezione Azioni: Specifica quali azioni dovrebbero essere intraprese quando i criteri sono soddisfatti. Questo può includere l'aggiustamento delle righe della fattura, la generazione di note di credito o debito, o l'applicazione di spese aggiuntive.

• Tipo di Documento ed Elementi di Costo: Consente all'amministratore di mappare azioni specifiche a tipi di documento ed elementi di costo, fornendo flessibilità nella gestione di diversi scenari.