Księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży pośredniej

Wprowadzenie

Witamy w module Księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży pośredniej! Ten moduł został zaprojektowany, aby pomóc Ci efektywnie zarządzać i uzgadniać transakcje finansowe w Twoim systemie ERP. Dzięki funkcjom takim jak automatyczne wyodrębnianie danych, dopasowywanie dokumentów i szczegółowe śledzenie, możesz zapewnić, że Twoje zapisy finansowe są dokładne i aktualne.

Pierwsze kroki

Aby rozpocząć korzystanie z modułu księgowego, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia ustawione przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

Wymagania systemowe

• Dostęp do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

• Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i przetwarzania dokumentów finansowych.

Kluczowe funkcje

1. Automatyczne wyodrębnianie danych: Automatycznie wyodrębnia i interpretuje dane z faktur cyfrowych i innych dokumentów.

2. Porównanie danych: Porównuje wyodrębnione dane z faktur z istniejącymi danymi zamówień zakupu.

3. Weryfikacja dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.

4. Raportowanie rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.

5. Ścieżka audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.

6. Szkolenie dokumentów: Szkolenie systemu w rozpoznawaniu nowych dokumentów z minimalnym wysiłkiem, zazwyczaj tylko raz.

7. Podział kwot: Podział kwot według działów dla szczegółowego śledzenia finansowego.

8. Definicja konta księgowego: Zespół APS (System Księgowości i Zakupów) może zdefiniować konto księgowe po wyodrębnieniu danych.

Interfejs użytkownika

Interfejs modułu księgowego zazwyczaj zawiera następujące komponenty:

• Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu faktur i sprzedaży oraz ostatnich aktywności.

• Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania faktur i zapisów sprzedaży.

• Dopasowane rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.

• Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.

• Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.

Przewodnik krok po kroku po module księgowym

1. Dostęp do modułu księgowego

Przejdź do modułu księgowego z głównego menu systemu ERP.

2. Import lub dostęp do faktur

• Automatyczny import: Jeśli Twój system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.

• Ręczne przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.

3. Przegląd automatycznie dopasowanych faktur

• Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.

• Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.

4. Obsługa rozbieżności

• Uzyskaj dostęp do sekcji Rozbieżności, aby przeglądać faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.

• Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.

5. Ręczne dopasowanie

Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:

• Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiednie zamówienie zakupu.

• Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.

6. Szkolenie systemu

• Dla nowych typów dokumentów, przeszkol system, aby je rozpoznawał, dostarczając próbkę.

• Zazwyczaj wystarczy przeszkolenie systemu raz, aby dokładnie rozpoznawał podobne dokumenty w przyszłości.

7. Rejestrowanie księgowań

• Przejdź do zakładki "Pozycje" aby przeglądać i rejestrować księgowania dla każdej faktury.

• Przypisz kwoty do odpowiednich kont, centrów kosztów i wymiarów specyficznych dla Infor LN/M3.

Przykład: Księgowanie faktury kosztowej

1. Wybierz pozycję: Wybierz pozycję dla faktury kosztowej.

2. Przypisz konto: Przypisz odpowiednie konto, takie jak "71200 - Koszty nieoperacyjne".

3. Ustaw wymiary: Ustaw dodatkowe wymiary, takie jak centrum kosztów, grupa produktów i projekt.

4. Podziel kwotę: W razie potrzeby podziel kwotę według działów dla bardziej szczegółowego śledzenia.

5. Wprowadź kwotę: Wprowadź kwotę dla pozycji.

8. Definiowanie kont księgowych

• Po wyodrębnieniu danych, zespół APS może zdefiniować konta księgowe.

• Zapewnia to, że każda transakcja jest zapisana na właściwym koncie dla dokładnego raportowania finansowego.

9. Generowanie raportów

• Uzyskaj dostęp do sekcji "Raporty", aby generować szczegółowe raporty dotyczące transakcji finansowych.

• Użyj opcji eksportu, aby zapisać raporty do dalszej analizy lub archiwizacji.

Przykład użycia

1. Przesyłanie dokumentów: Użytkownicy mogą przesyłać różne dokumenty (faktury, noty dostawcze itp.) do systemu.

2. Automatyczne dopasowanie: System automatycznie dopasowuje przesłane dokumenty do istniejących zamówień zakupu.

3. Przegląd dopasowań: Użytkownicy mogą przeglądać dopasowania, weryfikować szczegóły i widzieć wskaźniki statusu.

4. Rozwiązywanie rozbieżności: Wszelkie niedopasowania lub rozbieżności są wyróżniane, aby użytkownik mógł je ręcznie przeglądać i korygować.

5. Eksport danych: Dopasowane dane mogą być eksportowane do dalszego przetwarzania lub archiwizacji.