Księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży pośredniej

Wprowadzenie

Witamy w module Księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży pośredniej! Ten moduł został zaprojektowany, aby pomóc Ci efektywnie zarządzać i uzgadniać transakcje finansowe w Twoim systemie ERP. Dzięki funkcjom takim jak automatyczne wyodrębnianie danych, dopasowywanie dokumentów i szczegółowe śledzenie, możesz zapewnić, że Twoje zapisy finansowe są dokładne i aktualne.

Pierwsze kroki

Aby rozpocząć korzystanie z modułu księgowego, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia ustawione przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

Wymagania systemowe

  • Dostęp do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

  • Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i przetwarzania dokumentów finansowych.

Kluczowe funkcje

  1. Automatyczne wyodrębnianie danych: Automatycznie wyodrębnia i interpretuje dane z faktur cyfrowych i innych dokumentów.

  2. Porównanie danych: Porównuje wyodrębnione dane z faktur z istniejącymi danymi zamówień zakupu.

  3. Weryfikacja dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.

  4. Raportowanie rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.

  5. Ścieżka audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.

  6. Szkolenie dokumentów: Szkolenie systemu w rozpoznawaniu nowych dokumentów z minimalnym wysiłkiem, zazwyczaj tylko raz.

  7. Podział kwot: Podział kwot według działów dla szczegółowego śledzenia finansowego.

  8. Definicja konta księgowego: Zespół APS (System Księgowości i Zakupów) może zdefiniować konto księgowe po wyodrębnieniu danych.

Interfejs użytkownika

Interfejs modułu księgowego zazwyczaj zawiera następujące komponenty:

  • Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu faktur i sprzedaży oraz ostatnich aktywności.

  • Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania faktur i zapisów sprzedaży.

  • Dopasowane rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.

  • Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.

  • Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.

Przewodnik krok po kroku po module księgowym

1. Dostęp do modułu księgowego

Przejdź do modułu księgowego z głównego menu systemu ERP.

2. Import lub dostęp do faktur

  • Automatyczny import: Jeśli Twój system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.

  • Ręczne przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.

3. Przegląd automatycznie dopasowanych faktur

  • Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.

  • Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.

4. Obsługa rozbieżności

  • Uzyskaj dostęp do sekcji Rozbieżności, aby przeglądać faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.

  • Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.

5. Ręczne dopasowanie

Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:

  • Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiednie zamówienie zakupu.

  • Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.

6. Szkolenie systemu

  • Dla nowych typów dokumentów, przeszkol system, aby je rozpoznawał, dostarczając próbkę.

  • Zazwyczaj wystarczy przeszkolenie systemu raz, aby dokładnie rozpoznawał podobne dokumenty w przyszłości.

7. Rejestrowanie księgowań

  • Przejdź do zakładki "Pozycje" aby przeglądać i rejestrować księgowania dla każdej faktury.

  • Przypisz kwoty do odpowiednich kont, centrów kosztów i wymiarów specyficznych dla Infor LN/M3.

Przykład: Księgowanie faktury kosztowej

  1. Wybierz pozycję: Wybierz pozycję dla faktury kosztowej.

  2. Przypisz konto: Przypisz odpowiednie konto, takie jak "71200 - Koszty nieoperacyjne".

  3. Ustaw wymiary: Ustaw dodatkowe wymiary, takie jak centrum kosztów, grupa produktów i projekt.

  4. Podziel kwotę: W razie potrzeby podziel kwotę według działów dla bardziej szczegółowego śledzenia.

  5. Wprowadź kwotę: Wprowadź kwotę dla pozycji.

8. Definiowanie kont księgowych

  • Po wyodrębnieniu danych, zespół APS może zdefiniować konta księgowe.

  • Zapewnia to, że każda transakcja jest zapisana na właściwym koncie dla dokładnego raportowania finansowego.

9. Generowanie raportów

  • Uzyskaj dostęp do sekcji "Raporty", aby generować szczegółowe raporty dotyczące transakcji finansowych.

  • Użyj opcji eksportu, aby zapisać raporty do dalszej analizy lub archiwizacji.

Przykład użycia

  1. Przesyłanie dokumentów: Użytkownicy mogą przesyłać różne dokumenty (faktury, noty dostawcze itp.) do systemu.

  2. Automatyczne dopasowanie: System automatycznie dopasowuje przesłane dokumenty do istniejących zamówień zakupu.

  3. Przegląd dopasowań: Użytkownicy mogą przeglądać dopasowania, weryfikować szczegóły i widzieć wskaźniki statusu.

  4. Rozwiązywanie rozbieżności: Wszelkie niedopasowania lub rozbieżności są wyróżniane, aby użytkownik mógł je ręcznie przeglądać i korygować.

  5. Eksport danych: Dopasowane dane mogą być eksportowane do dalszego przetwarzania lub archiwizacji.

Last updated

Was this helpful?