Importowanie danych dostawcy i zamówień zakupu do DocBits z plików CSV

Przegląd

Ta strona opisuje, jak importować dane dostawcy i zamówienia zakupu do DocBits za pomocą pliku z wartościami oddzielonymi przecinkami (.csv).

Ważne: Przed importowaniem jakichkolwiek danych, kluczowe jest dokładne sprawdzenie pliku .csv, aby zapewnić dokładność danych i prawidłową konfigurację. Importowanie niepoprawnych danych może prowadzić do niespójności. Zapoznaj się z sekcjami Specyfikacje CSV dla zamówienia zakupu lub Specyfikacje CSV dla dostawcy w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat wymaganych i opcjonalnych pól. Jeśli wymagane pola są puste, proces importu zakończy się niepowodzeniem.

Walidacja: Zawsze weryfikuj, czy twój plik .csv zawiera wszystkie niezbędne kolumny, zgodnie z odpowiednią sekcją specyfikacji, przed próbą importu.

Ogólne wymagania:

Format daty:

Wszystkie daty podane w arkuszu .csv muszą być zgodne z następującym formatem:

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Wymagane pola:

Zarówno dla importów dostawcy, jak i zamówienia zakupu, wszystkie kolumny oznaczone jako "Wymagane" w odpowiednich specyfikacjach muszą istnieć w pliku .csv i muszą zawierać wartość w każdym wierszu. Jeśli jakiekolwiek wymagane pole jest puste lub brakujące w wierszu, proces importu zakończy się niepowodzeniem.

Specyfikacje CSV dla zamówienia zakupu

Pola, które są wymagane - (kolumna z nazwą musi istnieć i musi zawierać dane)

  • purchase_order_number

Pola, które mogą być uwzględnione

  • warehouse_id

  • location_id

  • supplier_id

  • supplier_name

  • order_date

  • requested_shipment_date

  • promised_delivery_date

  • payment_terms_code

  • total_amount

  • buyer_contact_id

  • buyer_contact_name

  • order_last_modified_by

  • order_last_modified_on

  • ship_to_party_id

  • ship_to_party_name

  • ship_to_address_id

  • disponent_id

  • disponent_name

  • extended_amount

  • extended_base_amount

  • extended_report_amount

  • canceled_amount

  • canceled_base_amount

  • canceled_reporting_amount

  • geo_code

  • preview_path

  • type_code

  • type_description

  • custom_field_1

  • custom_field_2

  • custom_field_3

  • custom_field_4

  • custom_field_5

  • status

  • line_number

  • sub_line_number

  • item_id

  • supplier_item_id

  • description

  • note

  • quantity

  • open_quantity

  • confirmed_quantity

  • received_quantity

  • received_base_mou_quantity

  • promised_delivery_date

  • requested_ship_date

  • unit_code

  • unit_code_price

  • unit_price

  • unit_price_per

  • extended_amount

  • total_amount

  • currency

  • status

  • buyer_id

  • buyer_name

  • geo_code

  • delivery_method

Specyfikacje CSV dla dostawcy

Pola, które są wymagane - (kolumna z nazwą musi istnieć i musi zawierać dane)

  • customer_number

  • supplier_number

  • supplier_name

  • country_code

Pola, które mogą być uwzględnione

  • address_1

  • address_2

  • address_3

  • address_4

  • town_city

  • zip_code

  • supplier_phone

  • supplier_vat

  • payment_term_id

  • payment_method_code

  • buyer_person_reference_id

  • buyer_person_reference

  • supplier_category

  • supplier_group

  • discount_term

  • discount_term_description

  • bank_id

  • custom_field_1

  • custom_field_2

  • custom_field_3

  • custom_field_4

  • custom_field_5

  • custom_field_6

  • custom_field_7

  • custom_field_8

  • custom_field_9

  • custom_field_10

  • status

  • account_number

  • financial_partner_id

  • financial_partner_name

  • iban

  • currency

Punkt dostępu

Aby zaimportować dane, wykonaj następujące kroki:

  1. Kliknij przycisk "Authorize".

  2. Wprowadź klucz API i kliknij "Authorize"

    • Klucz API można znaleźć w DocBits w Ustawienia -> Ustawienia globalne -> Integracja

    • Uwaga: Klucz API podany w twoim żądaniu określa docelową organizację oraz kontekst użytkownika, w którym dane będą importowane.

  3. Naciśnij CTRL + F (lub CMD + F na Macu), aby otworzyć funkcję wyszukiwania i wyszukaj /master_data_lookup/import_data.

  4. Kliknij żądanie, aby zobaczyć jego szczegóły, a następnie kliknij "Try it out", aby kontynuować.

  5. Teraz możesz wprowadzić wymagane parametry w ciele żądania.\

    Parametry żądania:

    Podczas składania żądania importu należy określić następujące parametry:

    • sub_org_id: Usuń wszelki tekst z pola tekstowego, aby upewnić się, że opcja "Send empty value" jest włączona.

    • data_type: Ten parametr określa typ danych, które są importowane. Może to być supplier lub purchase_order, w zależności od zawartości twojego pliku .csv.

    • replace_all: Ten parametr boolean określa, czy wszystkie istniejące dane w odpowiedniej tabeli bazy danych (supplier lub purchase_order) dla określonej organizacji powinny zostać usunięte przed wstawieniem nowych danych z pliku .csv. Ustaw to na true, aby zastąpić wszystkie istniejące dane lub false, aby dodać lub zaktualizować nowe dane.

    • delimiter: Ten parametr określa znak używany do oddzielania poszczególnych wartości w każdym wierszu twojego pliku danych. Ważne jest, aby zidentyfikować poprawny delimiter użyty w twoim pliku. Powszechnymi delimiterami są przecinek (,) i średnik (;).

      Jak sprawdzić delimiter:

      1. Otwórz swój plik danych (np. plik .csv) w prostym edytorze tekstu (takim jak Notatnik w Windows, TextEdit na Macu lub podobnym).

      2. Przejrzyj pierwsze kilka wierszy danych. Szukaj znaku, który konsekwentnie pojawia się między różnymi informacjami w każdym wierszu. Ten znak to twój delimiter.

      3. Ustaw parametr delimiter w swoim żądaniu importu na ten zidentyfikowany znak (czy to ,, czy ;). Użycie niewłaściwego delimiteru uniemożliwi poprawne przetworzenie danych i spowoduje nieudany import.

    • on_conflict & auto_generate_id: Funkcjonalność obsługi konfliktów danych (on_conflict) i automatycznego generowania identyfikatorów (auto_generate_id) jest obecnie niezaimplementowana dla tych typów danych.

  6. Jeśli zweryfikowałeś, że wszystkie informacje są poprawne, możesz rozpocząć proces importu, klikając przycisk "Execute".

Last updated

Was this helpful?