Importowanie danych dostawcy i zamówień zakupu do DocBits z plików CSV

Przegląd

Ta strona opisuje, jak importować dane dostawcy i zamówienia zakupu do DocBits za pomocą pliku z wartościami oddzielonymi przecinkami (.csv).

Ważne: Przed importowaniem jakichkolwiek danych, kluczowe jest dokładne sprawdzenie pliku .csv, aby zapewnić dokładność danych i prawidłową konfigurację. Importowanie niepoprawnych danych może prowadzić do niespójności. Zapoznaj się z sekcjami Specyfikacje CSV dla zamówienia zakupu lub Specyfikacje CSV dla dostawcy w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat wymaganych i opcjonalnych pól. Jeśli wymagane pola są puste, proces importu zakończy się niepowodzeniem.

Walidacja: Zawsze weryfikuj, czy twój plik .csv zawiera wszystkie niezbędne kolumny, zgodnie z odpowiednią sekcją specyfikacji, przed próbą importu.

Ogólne wymagania:

Format daty:

Wszystkie daty podane w arkuszu .csv muszą być zgodne z następującym formatem:

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Wymagane pola:

Zarówno dla importów dostawcy, jak i zamówienia zakupu, wszystkie kolumny oznaczone jako "Wymagane" w odpowiednich specyfikacjach muszą istnieć w pliku .csv i muszą zawierać wartość w każdym wierszu. Jeśli jakiekolwiek wymagane pole jest puste lub brakujące w wierszu, proces importu zakończy się niepowodzeniem.

Specyfikacje CSV dla zamówienia zakupu

Pola, które są wymagane - (kolumna z nazwą musi istnieć i musi zawierać dane)

• purchase_order_number

Pola, które mogą być uwzględnione

• warehouse_id

• location_id

• supplier_id

• supplier_name

• order_date

• requested_shipment_date

• promised_delivery_date

• payment_terms_code

• total_amount

• buyer_contact_id

• buyer_contact_name

• order_last_modified_by

• order_last_modified_on

• ship_to_party_id

• ship_to_party_name

• ship_to_address_id

• disponent_id

• disponent_name

• extended_amount

• extended_base_amount

• extended_report_amount

• canceled_amount

• canceled_base_amount

• canceled_reporting_amount

• geo_code

• preview_path

• type_code

• type_description

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• status

• line_number

• sub_line_number

• item_id

• supplier_item_id

• description

• note

• quantity

• open_quantity

• confirmed_quantity

• received_quantity

• received_base_mou_quantity

• promised_delivery_date

• requested_ship_date

• unit_code

• unit_code_price

• unit_price

• unit_price_per

• extended_amount

• total_amount

• currency

• status

• buyer_id

• buyer_name

• geo_code

• delivery_method

Specyfikacje CSV dla dostawcy

Pola, które są wymagane - (kolumna z nazwą musi istnieć i musi zawierać dane)

• customer_number

• supplier_number

• supplier_name

• country_code

Pola, które mogą być uwzględnione

• address_1

• address_2

• address_3

• address_4

• town_city

• zip_code

• supplier_phone

• supplier_vat

• payment_term_id

• payment_method_code

• buyer_person_reference_id

• buyer_person_reference

• supplier_category

• supplier_group

• discount_term

• discount_term_description

• bank_id

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• custom_field_6

• custom_field_7

• custom_field_8

• custom_field_9

• custom_field_10

• status

• account_number

• financial_partner_id

• financial_partner_name

• iban

• currency

Punkt dostępu

Aby zaimportować dane, wykonaj następujące kroki:

1. Odwiedź: https://api.docbits.com/
2. Kliknij przycisk "Authorize".

   
3. Wprowadź klucz API i kliknij "Authorize"

   • Klucz API można znaleźć w DocBits w Ustawienia -> Ustawienia globalne -> Integracja

   • Uwaga: Klucz API podany w twoim żądaniu określa docelową organizację oraz kontekst użytkownika, w którym dane będą importowane.

   

   
4. Naciśnij CTRL + F (lub CMD + F na Macu), aby otworzyć funkcję wyszukiwania i wyszukaj /master_data_lookup/import_data.

5. Kliknij żądanie, aby zobaczyć jego szczegóły, a następnie kliknij "Try it out", aby kontynuować.

   

   
6. Teraz możesz wprowadzić wymagane parametry w ciele żądania.\

   Parametry żądania:

   Podczas składania żądania importu należy określić następujące parametry:

   • sub_org_id: Usuń wszelki tekst z pola tekstowego, aby upewnić się, że opcja "Send empty value" jest włączona.

   • data_type: Ten parametr określa typ danych, które są importowane. Może to być supplier lub purchase_order, w zależności od zawartości twojego pliku .csv.

   • replace_all: Ten parametr boolean określa, czy wszystkie istniejące dane w odpowiedniej tabeli bazy danych (supplier lub purchase_order) dla określonej organizacji powinny zostać usunięte przed wstawieniem nowych danych z pliku .csv. Ustaw to na true, aby zastąpić wszystkie istniejące dane lub false, aby dodać lub zaktualizować nowe dane.

   • delimiter: Ten parametr określa znak używany do oddzielania poszczególnych wartości w każdym wierszu twojego pliku danych. Ważne jest, aby zidentyfikować poprawny delimiter użyty w twoim pliku. Powszechnymi delimiterami są przecinek (,) i średnik (;).

     Jak sprawdzić delimiter:

     1. Otwórz swój plik danych (np. plik .csv) w prostym edytorze tekstu (takim jak Notatnik w Windows, TextEdit na Macu lub podobnym).

     2. Przejrzyj pierwsze kilka wierszy danych. Szukaj znaku, który konsekwentnie pojawia się między różnymi informacjami w każdym wierszu. Ten znak to twój delimiter.

     3. Ustaw parametr delimiter w swoim żądaniu importu na ten zidentyfikowany znak (czy to ,, czy ;). Użycie niewłaściwego delimiteru uniemożliwi poprawne przetworzenie danych i spowoduje nieudany import.

   • on_conflict & auto_generate_id: Funkcjonalność obsługi konfliktów danych (on_conflict) i automatycznego generowania identyfikatorów (auto_generate_id) jest obecnie niezaimplementowana dla tych typów danych.

   
7. Jeśli zweryfikowałeś, że wszystkie informacje są poprawne, możesz rozpocząć proces importu, klikając przycisk "Execute".