Importazione dei Dati di Fornitori e Ordini di Acquisto in DocBits da File CSV

Panoramica

Questa pagina descrive come importare i dati di Fornitori e Ordini di Acquisto in DocBits utilizzando un file Comma Separated Values (.csv).

Importante: Prima di importare qualsiasi dato, è fondamentale esaminare attentamente il file .csv per garantire l'accuratezza dei dati e la corretta configurazione. L'importazione di dati errati può portare a incoerenze. Fare riferimento alle sezioni Specifiche CSV per Ordini di Acquisto o Specifiche CSV per Fornitori per dettagli sui campi richiesti e facoltativi. Se i campi richiesti sono mancanti, il processo di importazione fallirà.

Validazione: Verificare sempre che il file .csv contenga tutte le colonne necessarie come delineato nella rispettiva sezione delle specifiche prima di tentare l'importazione.

Requisiti Generali:

Formato Data:

Tutte le date fornite nel foglio .csv devono aderire al seguente formato:

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Campi Richiesti:

Per le importazioni di Fornitori e Ordini di Acquisto, tutte le colonne contrassegnate come "Richieste" nelle rispettive specifiche devono esistere nel file .csv e devono contenere un valore in ogni riga. Se un campo richiesto è mancante o vuoto per una riga, il processo di importazione fallirà.

Specifiche CSV per Ordini di Acquisto

Campi che sono Richiesti - (la colonna con il nome deve esistere e deve contenere dati)

• purchase_order_number

Campi che possono essere inclusi

• warehouse_id

• location_id

• supplier_id

• supplier_name

• order_date

• requested_shipment_date

• promised_delivery_date

• payment_terms_code

• total_amount

• buyer_contact_id

• buyer_contact_name

• order_last_modified_by

• order_last_modified_on

• ship_to_party_id

• ship_to_party_name

• ship_to_address_id

• disponent_id

• disponent_name

• extended_amount

• extended_base_amount

• extended_report_amount

• canceled_amount

• canceled_base_amount

• canceled_reporting_amount

• geo_code

• preview_path

• type_code

• type_description

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• status

• line_number

• sub_line_number

• item_id

• supplier_item_id

• description

• note

• quantity

• open_quantity

• confirmed_quantity

• received_quantity

• received_base_mou_quantity

• promised_delivery_date

• requested_ship_date

• unit_code

• unit_code_price

• unit_price

• unit_price_per

• extended_amount

• total_amount

• currency

• status

• buyer_id

• buyer_name

• geo_code

• delivery_method

Specifiche CSV per Fornitori

Campi che sono Richiesti - (la colonna con il nome deve esistere e deve contenere dati)

• customer_number

• supplier_number

• supplier_name

• country_code

Campi che possono essere inclusi

• address_1

• address_2

• address_3

• address_4

• town_city

• zip_code

• supplier_phone

• supplier_vat

• payment_term_id

• payment_method_code

• buyer_person_reference_id

• buyer_person_reference

• supplier_category

• supplier_group

• discount_term

• discount_term_description

• bank_id

• custom_field_1

• custom_field_2

• custom_field_3

• custom_field_4

• custom_field_5

• custom_field_6

• custom_field_7

• custom_field_8

• custom_field_9

• custom_field_10

• status

• account_number

• financial_partner_id

• financial_partner_name

• iban

• currency

Endpoint di Accesso

Per importare i dati, seguire questi passaggi:

1. Visita: https://api.docbits.com/

2. Clicca sul pulsante "Authorize".

   
3. Inserisci l'API-Key e clicca su "Authorize"

   • L'API-Key può essere trovata in DocBits in Impostazioni -> Impostazioni Globali -> Integrazione

   • Nota: La chiave API fornita nella tua richiesta determina l'organizzazione target e il contesto utente sotto il quale i dati saranno importati.

   

   
4. Premi CTRL + F (o CMD + F su Mac) per aprire la funzione di ricerca e cerca /master_data_lookup/import_data.

5. Clicca sulla richiesta per visualizzarne i dettagli, quindi clicca su "Try it out" per procedere.

   

   
6. Ora puoi inserire i parametri richiesti nel Corpo della Richiesta.\

   Parametri della Richiesta:

   Quando si effettua la richiesta di importazione, è necessario specificare i seguenti parametri:

   • sub_org_id: Rimuovi qualsiasi testo dal campo di testo per garantire che l'opzione "Send empty value" sia abilitata.

   • data_type: Questo parametro specifica il tipo di dati che vengono importati. Può essere supplier o purchase_order a seconda del contenuto del tuo file .csv.

   • replace_all: Questo parametro booleano determina se tutti i dati esistenti nella rispettiva tabella del database (supplier o purchase_order) per l'organizzazione specificata devono essere eliminati prima di inserire i nuovi dati dal file .csv. Imposta questo su true per sostituire tutti i dati esistenti o false per aggiungere o aggiornare con i nuovi dati.

   • delimiter: Questo parametro specifica il carattere utilizzato per separare i singoli valori all'interno di ogni riga del tuo file di dati. È essenziale identificare il delimitatore corretto utilizzato nel tuo file. I delimitatori comuni sono la virgola (,) e il punto e virgola (;).

     Come controllare il delimitatore:

     1. Apri il tuo file di dati (ad esempio, il file .csv) con un editor di testo semplice (come Notepad su Windows, TextEdit su Mac o simili).

     2. Esamina le prime righe di dati. Cerca il carattere che appare costantemente tra i diversi pezzi di informazione in ogni riga. Questo carattere è il tuo delimitatore.

     3. Imposta il parametro delimiter nella tua richiesta di importazione su questo carattere identificato (sia , che ;). Utilizzare il delimitatore sbagliato impedirà ai dati di essere analizzati correttamente e porterà a un'importazione fallita.

   • on_conflict & auto_generate_id: La funzionalità per gestire i conflitti di dati (on_conflict) e generare automaticamente gli ID (auto_generate_id) non è attualmente implementata per questi tipi di dati.

   
7. Se hai verificato che tutte le informazioni sono corrette, puoi avviare il processo di importazione cliccando sul pulsante "Execute".