Dokument ten zawiera szczegółowe wyjaśnienie zasad rozwiązywania konfliktów stosowanych w systemie fakturowania DocBits. Zasady te mają na celu automatyczne zarządzanie rozbieżnościami między szczegółami faktury a danymi zamówienia (PO), zapewniając dokładne uzgadnianie finansowe. System stosuje te zasady do przetwarzania pozycji faktury, opłat i podatków oraz generuje odpowiednie korekty lub notatki w razie potrzeby.

Struktura Reguł

1. Metadane

• wersja: Identyfikuje wersję pliku mapowania.

• rewizja: Numer rewizji do śledzenia zmian.

• autor: Wskazuje twórcę pliku mapowania.

• opis: Krótkie streszczenie celu pliku.

• created_at & updated_at: Znaczniki czasu, kiedy plik został utworzony i ostatnio zaktualizowany.

2. Konfiguracja Eksportu

Sekcja konfiguracji eksportu definiuje mapowanie między polami danych w systemie a odpowiadającymi polami w plikach eksportowych.

• Nagłówek: Definiuje pola nagłówka dla eksportowanych danych faktury.

• Pozycje Podatkowe: Określa pola dla pozycji podatkowych w eksporcie.

• Opłaty Nagłówka Zamówienia: Mapuje pola związane z dodatkowymi opłatami na poziomie nagłówka zamówienia.

• Pozycje Paragonu: Mapuje pola dla poszczególnych pozycji w paragonie.

• Opłaty Pozycji Zamówienia: Definiuje pola dla opłat związanych z konkretnymi pozycjami zamówienia.

• Pozycje Kosztów: Określa pola dla linii alokacji kosztów.

• Nota Debetowa & Nota Kredytowa: Definiuje pola do generowania not debetowych i kredytowych w przypadku rozbieżności.

3. Zasady Rozwiązywania Konfliktów

Zasady te zajmują się rozbieżnościami między danymi faktury a odpowiadającymi danymi PO. Każda zasada składa się z kilku komponentów:

• Nazwa: Opisowa nazwa zasady, wskazująca typ rozbieżności, którą się zajmuje.

• Sekcja: Wskazuje, która część faktury (np. receipt_lines, line_charges) dotyczy zasady.

• Aktywna: Wartość logiczna (prawda lub fałsz) wskazująca, czy zasada jest obecnie aktywna.

• Kryteria Dopasowania: Warunki, które uruchamiają zasadę na podstawie porównań między rzeczywistymi danymi faktury a oczekiwanymi danymi PO.

• Działania: Definiuje, co system powinien zrobić, gdy zasada zostanie uruchomiona, w tym dostosowanie wartości, zastosowanie opłat lub generowanie not kredytowych/debetowych.

Wspólne Elementy w Regułach

Operatory Porównania

Operatory te definiują, jak rzeczywiste wartości faktury są porównywane z oczekiwanymi wartościami PO:

• równe

• większe niż

• większe lub równe

• mniejsze niż

• mniejsze lub równe

• w tolerancji

• poza tolerancją

Status Zatwierdzenia

Wskazuje, czy rozbieżność jest zatwierdzona, czy nie:

• zatwierdzona

• odrzucona

• dowolna

Typy Działań

Definiuje konkretne działania do podjęcia, gdy wykryta zostanie rozbieżność:

• linia paragonu

• linia kosztów

• opłata nagłówka

• opłata linii

• linia podatkowa

• linia paragonu noty debetowej

• linia kosztów noty debetowej

• opłata nagłówka noty debetowej

• opłata linii noty debetowej

• linia paragonu noty kredytowej

• linia kosztów noty kredytowej

• opłata nagłówka noty kredytowej

• opłata linii noty kredytowej

• linia podatkowa noty kredytowej

Przykłady Reguł

Przypadek 1, 2, 3: Ilość i Cena Jednostkowa w Tolerancji

• Cel: Obsługuje scenariusze, w których zarówno ilość, jak i cena jednostkowa na fakturze mieszczą się w akceptowalnych granicach tolerancji w porównaniu do PO.

• Działanie: System akceptuje wartości faktury i oblicza całkową kwotę.

Przypadek 4, 5: Ilość w Tolerancji, Cena Jednostkowa Poza Tolerancją (Zatwierdzona)

• Cel: Stosuje się, gdy ilość jest w tolerancji, ale cena jednostkowa jest poza tolerancją i została zatwierdzona.

• Działanie: System dostosowuje cenę jednostkową, aby odpowiadała PO, i stosuje wszelkie niezbędne opłaty linii.

Przypadek 6: Ilość w Tolerancji, Cena Jednostkowa Poza Negatywną Tolerancją (Odrzucona)

• Cel: Zajmuje się przypadkami, w których cena jednostkowa jest niższa niż oczekiwana i poza zakresem tolerancji, co prowadzi do odrzucenia.

• Działanie: System dostosowuje cenę jednostkową, aby odpowiadała PO, generuje notę kredytową na różnicę i stosuje opłaty nagłówka w razie potrzeby.

Obsługa Opłat i Podatków

Opłata na Jednostkę w Tolerancji

• Zasady w tej kategorii zajmują się rozbieżnościami w opłatach na jednostkę, z konkretnymi działaniami w zależności od tego, czy opłata mieści się w tolerancji, czy jest poza nią oraz czy jest zatwierdzona, czy odrzucona.

Korekty Linii Podatkowych

• Te zasady zarządzają rozbieżnościami podatkowymi poprzez dostosowywanie linii podatkowych lub generowanie odpowiadających not kredytowych lub debetowych na podstawie różnic między danymi podatkowymi faktury a PO.

Enums i Opcje

• Enums: Zdefiniowane z góry listy wartości zapewniające spójność w ramach zasad (np. operatory porównania, typy zatwierdzenia).

• Opcje: Zdefiniowane z góry wybory dotyczące obsługi ilości lub cen jednostkowych, oferujące elastyczność w definicjach zasad.

Wyjaśnienie Zrzutów Ekranu

Zrzut Ekranu 1: Interfejs Zarządzania Regułami

Ten zrzut ekranu pokazuje interfejs Zarządzania Regułami, w którym administratorzy mogą przeglądać i zarządzać wszystkimi zasadami rozwiązywania konfliktów. Kluczowe elementy to:

• Przycisk Dodaj Regułę: Umożliwia dodawanie nowych zasad.

• Lista Reguł: Wyświetla wszystkie aktywne zasady z szczegółami, takimi jak nazwa, sekcja i status aktywności.

• Menu rozwijane Sekcji: Filtruje zasady na podstawie sekcji, do których się odnoszą (np. Pozycje Paragonu, Opłaty Linii).

Zrzut Ekranu 2: Szczegółowa Edycja Reguły

Ten zrzut ekranu ilustruje szczegółowy widok konkretnej edytowanej zasady. Kluczowe elementy to:

• Sekcja Kryteriów: Definiuje warunki, na podstawie których zasada jest uruchamiana. Na przykład kryteria mogą określać, że jeśli ilość i cena jednostkowa różnią się od PO, ale mieszczą się w tolerancji, zasada powinna być zastosowana.

• Sekcja Działań: Określa, jakie działania powinny być podjęte, gdy kryteria są spełnione. Może to obejmować dostosowanie pozycji faktury, generowanie not kredytowych lub debetowych lub stosowanie dodatkowych opłat.

• Typ Dokumentu i Elementy Kosztowe: Umożliwia administratorowi mapowanie konkretnych działań do typów dokumentów i elementów kosztowych, zapewniając elastyczność w obsłudze różnych scenariuszy.

Ustawienia "Klasyfikacji i Ekstrakcji" w systemie przetwarzania dokumentów umożliwiają konfigurowanie sposobu automatycznego przetwarzania dokumentów po ich wprowadzeniu:

1. Dzielenie Dokumentów: Ta opcja pozwala wybrać, czy dzielić dokumenty na podstawie określonych kryteriów, czy też zachować je jako pojedynczy dokument. Może to być przydatne podczas przetwarzania dokumentów, które posiadają wiele odrębnych sekcji, ale są przesłane jako jeden plik.

2. Formatowanie Kwot: Tutaj można włączyć opcje takie jak zaokrąglanie łącznych kwot w zamówieniach. Zapewnia to, że wyekstrahowane dane są zgodne z oczekiwanymi formatami finansowymi i regułami, zmniejszając błędy w przetwarzaniu finansowym.

3. Ekstrakcja Tabel: Ta funkcja umożliwia zautomatyzowaną ekstrakcję danych z tabel wewnątrz dokumentów. Można określić, czy wydobywać wszystkie tabele, tylko te istotne dla celów kosztowych, czy automatycznie identyfikować i wydobywać kody podatkowe. To znacznie zwiększa dokładność i efektywność ekstrakcji danych z formatów strukturalnych wewnątrz dokumentów.

4. Konfiguracja Reguły Klasyfikacji: Ta opcja pozwala zdefiniować konkretne wzorce i kryteria, które pomagają systemowi automatycznie klasyfikować i kategoryzować dokumenty podczas przetwarzania. Może to być oparte na wzorcach tekstowych, typach dokumentów lub innych metadanych powiązanych z dokumentami.

1. Jakość OCR:

• To ustawienie pozwala zdefiniować minimalny wymagany procent jakości OCR dla automatycznej obróbki dokumentu. Zawiera suwak, który można dostosować, aby ustawić próg, na przykład 75%, poniżej którego system nie może zagwarantować udanej ekstrakcji. Jeśli jakość OCR dokumentu spadnie poniżej tego progu, można wybrać, aby system podjął konkretne działania, takie jak ponowne uruchomienie OCR po ręcznym potwierdzeniu.

1. Ogólne ustawienia OCR:

• Użyj tekstu elektronicznego, jeśli jest dostępny: Ta opcja, gdy jest włączona, pozwala systemowi wykorzystać tekst elektroniczny osadzony w plikach PDF lub innych typach dokumentów w celu poprawy dokładności.

• Użyj DESKEW, jeśli jest dostępny: Ta funkcja koryguje wyrównanie dokumentu, co pomaga poprawić dokładność OCR poprzez wyprostowanie skośnych skanów.

1. Ustawienia OCR dla tabel:

• Użyj danych AI dla tabel, jeśli są dostępne: To ustawienie umożliwia wykorzystanie technologii AI do lepszego rozpoznawania i ekstrakcji tabel z zeskanowanych dokumentów, wykorzystując modele uczenia maszynowego do dokładnego identyfikowania i strukturyzowania danych tabelarycznych.

1. Ustawienia OCR dla pól nagłówka:

• Użyj ekstrakcji reguł: Gdy jest włączone, to ustawienie pozwala systemowi zastosować predefiniowane reguły do ekstrakcji danych z pól nagłówka, co może być kluczowe dla poprawnego identyfikowania sekcji dokumentów, takich jak numery faktur, daty, itp.

• Użyj ekstrakcji AI: Ta opcja wykorzystuje modele AI do inteligentnej ekstrakcji pól nagłówka, co może być bardziej elastyczne wobec zmian w układach i stylach dokumentów.

"Wyszukiwanie danych głównych" w ustawieniach przetwarzania dokumentów umożliwia kompleksowe podejście do zarządzania i walidacji danych dokumentów poprzez synchronizację ich z systemem ERP Infor. Oto w jaki sposób pomaga usprawnić walidację i ulepszyć przetwarzanie dokumentów w środowisku ERP:

1. Zcentralizowane zarządzanie danymi: Ta funkcja działa jako centralne repozytorium, w którym można przechowywać i zarządzać danymi z różnych źródeł, takimi jak dostawcy, adresy klientów, kody podatkowe i inne. Zapewnia ona pojedynczy punkt odniesienia dla wszystkich danych głównych, zapewniając spójność i dokładność w całej organizacji.

2. Walidacja na podstawie danych ERP: Poprzez synchronizację danych głównych, takich jak informacje o dostawcach z Infor do Docbits, można automatycznie walidować dane wyodrębnione z dokumentów na podstawie danych ERP. Zapewnia to, że przetwarzane informacje (takie jak nazwy dostawców, adresy i kody podatkowe) zgadzają się z danymi przechowywanymi w systemie ERP, minimalizując błędy i rozbieżności.

3. Ułatwia automatyzację: Posiadanie solidnego systemu wyszukiwania danych głównych pomaga w automatyzacji przetwarzania przychodzących dokumentów. Na przykład zamówienia zakupu lub faktury mogą być automatycznie sprawdzane pod kątem poprawności danych dostawcy, zatwierdzane, jeśli się zgadzają, lub oznaczane do przeglądu, jeśli zostaną znalezione rozbieżności.

4. Ulepsza integralność danych: Regularne aktualizacje z systemu ERP do wyszukiwania danych głównych zapewniają, że dane używane do przetwarzania dokumentów są aktualne. Zmniejsza to ryzyko przetwarzania dokumentów na podstawie przestarzałych informacji, poprawiając ogólną integralność transakcji biznesowych.

5. Efektywność w przetwarzaniu dokumentów: Dzięki bezpośrednim powiązaniom danych głównych i ich ciągłemu odświeżaniu, przetwarzanie dokumentów staje się bardziej efektywne. Dokumenty mogą być automatycznie klasyfikowane i kierowane na podstawie określonych kryteriów ustawionych w danych głównych, takich jak określone warunki dostawcy lub przepisy podatkowe dotyczące różnych rodzajów transakcji.

W ustawieniu "Wygaśnięcie dokumentów" w sekcji "PRZETWARZANIE DOKUMENTÓW" możesz skonfigurować harmonogramy automatycznego usuwania dokumentów z systemu. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do zarządzania politykami retencji danych i zapewnienia zgodności z prawem lub standardami organizacyjnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów.

Oto co robi każde ustawienie:

1. Usuń dokument po: To rozwijane menu pozwala ustawić ramy czasowe, po których dokument przetworzony zostanie automatycznie usunięty z systemu. Możesz wybrać spośród predefiniowanych opcji, takich jak 48 godzin, 1 tydzień, 2 tygodnie lub 4 tygodnie. Pomaga to w zarządzaniu przestrzenią i utrzymaniu polityk cyklu życia dokumentu.

2. Usuń ukończony dokument po: Podobnie jak poprzednie ustawienie, ale skierowane specjalnie do ukończonych lub w pełni przetworzonych dokumentów. Pozwala na te same opcje ram czasowych dla usuwania, zapewniając, że ukończone dokumenty nie są przechowywane dłużej niż konieczne.

Oba ustawienia zapewniają, że dokumenty nie są przechowywane na stałe w systemie, pomagając uniknąć niepotrzebnego zużycia miejsca i utrzymując porządek w przepływie pracy z dokumentami. Te ustawienia są istotne dla organizacji, które muszą przestrzegać określonych wymagań regulacyjnych dotyczących retencji dokumentów.

Ustawienia "Importu" w systemie przetwarzania dokumentów pozwalają skonfigurować sposób importowania dokumentów do systemu z różnych źródeł, w tym ustawienia dla zarówno FTP (File Transfer Protocol), jak i poczty e-mail. Oto szczegółowy opis tych ustawień:

1. Ustawienia dokumentu:

• Ogranicz do stron: Pozwala ograniczyć przetwarzanie do określonej liczby stron z każdego dokumentu.

• Terminy płatności w dniach: Określa domyślne warunki płatności (w dniach), które można zastosować do dokumentów.

• Wzorzec daty: Ustawia wzorzec rozpoznawania i formatowania dat w importowanych dokumentach.

1. Import FTP:

• Typ: Określa typ protokołu FTP do użycia (np. SFTP).

• Adres serwera: Adres serwera, z którego będą pobierane dokumenty.

• Nazwa użytkownika i port: Dane uwierzytelniające i numer portu do dostępu do serwera FTP.

• Domyślny katalog: Określa katalog na serwerze FTP, z którego będą importowane pliki.

Dodatkowa opcja dodawania nowych danych obejmuje pola takie jak:

• Hasło: Do uwierzytelniania.

• Wzorce dopasowania nazw plików: Określenie, które pliki mają być importowane na podstawie ich nazw.

• Podorganizacje: Wybierz, do której podorganizacji mają być stosowane ustawienia importu.

1. Import e-mail:

• Adres e-mail: Skonfiguruj konto e-mail, na które można wysyłać dokumenty do importu.

• Nazwa użytkownika i hasło: Dane uwierzytelniające do dostępu do konta e-mail.

• Protokół i szyfrowanie: Określ protokół (IMAP, POP3) i typ szyfrowania.

• Scal załączone dokumenty: Opcja łączenia wszystkich załączonych dokumentów w pojedynczy dokument podczas importu.

Pozwala to również określić podorganizacje, aby uzyskać bardziej precyzyjną kontrolę nad kierowaniem e-maili w strukturze organizacyjnej.

• Automatyzacja księgowości: DocBits oferuje zautomatyzowaną funkcjonalność księgową, usprawniając proces obsługi transakcji finansowych związanych z zamówieniami zakupu (PO) i innymi dokumentami.

• Integracja z M3: Integracja z M3, rozwiązaniem oprogramowania ERP, umożliwiająca płynną interakcję między DocBits a M3 w celu usprawnienia zarządzania dokumentami i ich przetwarzania.

• PO Dashboard: Zcentralizowany pulpit w DocBits specjalnie zaprojektowany do zarządzania i monitorowania zamówień zakupu, zapewniający wgląd i analizy dla efektywnego śledzenia i podejmowania decyzji.

• Pulpit zamówień wysyłkowych: Podobnie jak PO Dashboard, ta funkcja skupia się na zarządzaniu i monitorowaniu zamówień wysyłkowych, ułatwiając płynne operacje logistyczne.

• Dashboards v2: Zaktualizowana wersja interfejsu pulpitu, prawdopodobnie z ulepszonym doświadczeniem użytkownika i dodatkowymi funkcjami dla zwiększonej użyteczności.

• Zaawansowany pulpit wysyłkowy: Specjalizowany pulpit do zaawansowanego monitorowania i zarządzania działaniami związanymi z wysyłką, oferujący głębsze spojrzenie i funkcjonalności.

• Portal dostawcy: Portal w DocBits dedykowany dostawcom, umożliwiający im interakcję i współpracę z systemem, zwiększając komunikację i efektywność w łańcuchu dostaw.

• Kreator workflow: Narzędzie do tworzenia i dostosowywania workflowów w DocBits, pozwalające użytkownikom zdefiniować konkretne procesy i automatyzować obsługę dokumentów zgodnie z ich unikalnymi wymaganiami biznesowymi.

• Kreator układu: Umożliwia użytkownikom projektowanie i dostosowywanie układu dokumentów w DocBits, zapewniając zgodność z normami dotyczącymi marki i użyteczności.

• Tryb adnotacji: Funkcja umożliwiająca użytkownikom adnotowanie i oznaczanie dokumentów bezpośrednio w interfejsie DocBits, ułatwiając współpracę i feedback.

• Pokaż raport: Funkcjonalność generowania i wyświetlania raportów w DocBits, dostarczająca wglądu i analizy w różne aspekty przetwarzania i zarządzania dokumentami.

• Modele i etykiety: Narzędzia do definiowania i konfigurowania modeli rozpoznawania dokumentów i etykiet w DocBits, zwiększające dokładność i efektywność w przetwarzaniu dokumentów.

• Skrypt dokumentu: Prawdopodobnie funkcja do skryptowania i automatyzacji określonych działań lub procesów związanych z obsługą dokumentów w DocBits.

• Skanowanie dokumentów: Możliwość skanowania dokumentów fizycznych i importowania ich do DocBits w celu cyfrowego przetwarzania i zarządzania nimi.

• Ekstrakcja kodów QR: Funkcja do wyodrębniania informacji z kodów QR osadzonych w dokumentach, umożliwiająca automatyczne przechwytywanie i przetwarzanie danych.

• Niestandardowe dane podstawowe: Umożliwia użytkownikom definiowanie i zarządzanie niestandardowymi polami i atrybutami danych podstawowych w DocBits, dostosowując system do konkretnych potrzeb biznesowych.

• Zadania i powiadomienia: Funkcjonalność do zarządzania zadaniami i otrzymywania powiadomień w DocBits, zapewniająca terminowe działania i komunikację dotyczącą działań związanych z przetwarzaniem dokumentów.

• IDM ACL Updater: Ten moduł prawdopodobnie zajmuje się aktualizacją i zarządzaniem listami kontroli dostępu (ACL) w DocBits, zapewniając odpowiednie uprawnienia i bezpieczeństwo dostępu do dokumentów.

W sekcji "Ustawienia eksportu" w ustawieniach przetwarzania dokumentów zarządzasz tym, jak dokumenty są eksportowane po przetworzeniu. Obejmuje to konfigurowanie różnych metod eksportu dostosowanych do konkretnych potrzeb, takich jak bezpośrednie transfery plików lub integracja z systemami firmowymi, takimi jak Infor. Oto rozbudowa opcji i funkcjonalności w tym ustawieniu:

1. Wybór Metody Eksportu: Możesz wybrać, w jaki sposób dokumenty powinny być eksportowane. Powszechne metody obejmują SFTP, webhooks oraz bezpośrednią integrację z systemami takimi jak Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) i inne opcje związane z Infor. Każda metoda obsługuje różne rodzaje przepływów pracy i wymagania integracyjne.

2. Szczegóły Konfiguracji:

• Dla SFTP zazwyczaj musisz określić adres URL serwera, nazwę użytkownika, hasło oraz folder docelowy, do którego dokumenty zostaną przesłane.

• W przypadku integracji z Infor może być konieczne skonfigurowanie konkretnych odwzorowań lub podanie kluczy API, aby zapewnić poprawne przetwarzanie dokumentów i ich wysyłkę do ekosystemu Infor, zgodnie z istniejącą strukturą danych i przepływami.

1. Dostosowanie: W zależności od typu dokumentu (np. faktury, potwierdzenia zamówienia) i podorganizacji, można skonfigurować różne ustawienia eksportu, aby spełnić zróżnicowane reguły biznesowe lub wymagania zgodności.

2. Elastyczność Integracji: Interfejs pozwala na aktywowanie wielu konfiguracji integracyjnych jednocześnie, umożliwiając użytkownikom efektywne zarządzanie różnymi typami dokumentów i miejscami docelowymi. Ten modularny układ zapewnia, że różne części firmy mogą korzystać z dostosowanych przepływów pracy bez wpływania na siebie nawzajem.

3. Dodawanie i Edytowanie Konfiguracji: Użytkownicy mogą dodawać nowe konfiguracje lub edytować istniejące, określając szczegóły takie jak typ dokumentu, metoda eksportu oraz dane uwierzytelniające lub ustawienia specyficzne dla wybranej metody eksportu.

\

Ustawienie "Lista Wartości" w systemie przetwarzania dokumentów stanowi centralne repozytorium do zarządzania predefiniowanymi wartościami, które mogą być używane w różnych formularzach i polach w systemie. To ustawienie jest szczególnie przydatne do standaryzacji wprowadzania danych i zapewnienia spójności w dokumentach przetwarzanych przez system.

1. Segmentacja według Typu: Każda sekcja, takie jak "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" i "Test", reprezentuje inną kategorię predefiniowanych wartości. Te kategorie służą do zarządzania różnymi rodzajami danych wejściowych istotnymi dla konkretnych kontekstów w systemie.

2. Wartości i Synonimy: W ramach każdej kategorii możesz zdefiniować wiele wartości. Na przykład, pod "Invoice_Sub_Type" wymienione są wartości takie jak "Faktura kosztowa" i "Faktura zakupu". Dodatkowo, masz możliwość przypisywania synonimów do tych wartości, zwiększając elastyczność i zakres przechwytywania danych. Na przykład, "Faktura kosztowa" ma synonimy takie jak "Kostenrechnung" i "Faktura kosztowa".

3. Wykorzystanie w Podorganizacjach: Te wartości mogą również być specyficzne dla określonych podorganizacji w Twoim ustawieniu, co pozwala na dostosowanie i lokalizację przepływów pracy związanych z przetwarzaniem dokumentów.

4. Dodawanie i Zarządzanie Wartościami: Poprzez akcję "Dodaj wiersz" możesz wprowadzać nowe wartości i synonimy do list, a "Akcje" pozwalają na edycję lub usuwanie istniejących wpisów.