Willkommen bei DocBits

Willkommen bei DocBits, Ihrer umfassenden Quelle für Dokumentationsstrategien und Einblicke. Bei DocBits sind wir bestrebt, klare, prägnante und aktuelle Dokumentationsressourcen für Endbenutzer, Administratoren und Partner bereitzustellen.

Cloud-Kunde:

Vor Ort:

DocBits integriert sich nahtlos mit Infor LN/M3 über die ION API, ION Desk und Infor Standard BODs. Unsere API-Integration ermöglicht es uns, Daten an Infor zu exportieren und die Stammdatenvalidierung in DocBits durchzuführen.

Datenexport nach Infor

Wir verwenden die ION API, um das PDF mit Attributen an IDM und das BOD Sync.CaptureDocument an ION Desk zu senden. In ION Desk transformieren wir das Sync.CaptureDocument in die gewünschten Ziel-BODs basierend auf dem verarbeiteten Dokumenttyp. Diese transformierten Infor BODs werden dann automatisch in LN oder M3 importiert.

Stammdatenvalidierung in DocBits

Um den Lieferanten zu identifizieren oder Einkaufsbestellzeilen zu vergleichen/abzugleichen, aktivieren wir einen Trigger in LN/M3, der die BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster und Sync.PurchaseOrder an DocBits sendet. Wir konfigurieren diesen Prozess in ION Desk, indem wir den Datenfluss zu einem bestimmten Verbindungspunkt zu DocBits definieren.

Um Daten an Infor On-Premise-Kunden zu senden, bieten wir zwei Möglichkeiten: Site-to-Site mit IPsec oder WatchDog

Daten an Infor On-Premise-Kunden senden

Um Daten an einen Infor On-Premise-Kunden zu senden, bieten wir zwei Möglichkeiten: Site-to-Site VPN mit IPsec.

IPsec (Internet Protocol Security) Site-to-Site VPN-Konfiguration

Für ein IPsec Site-to-Site VPN müssen Sie die folgenden Ports konfigurieren und öffnen:

1. UDP-Port 500: Wird für den Internet Key Exchange (IKE) Phase 1 und Phase 2 verwendet.

2. UDP-Port 4500: Wird für NAT-Traversal (NAT-T) verwendet, um VPN-Verkehr durch NAT (Network Address Translation) Geräte zu leiten.

Zugriff auf Infor OS

• Authentifizierungs-URL: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• Daten-URL: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Zusammenfassung:

Stellen Sie sicher, dass die oben genannten Ports und Protokolle für die Einrichtung eines IPsec Site-to-Site VPN konfiguriert und geöffnet sind.

Verwenden Sie die bereitgestellten URLs, um auf Infor OS für Authentifizierung und Daten zuzugreifen.

1. ISO/IEC 27001

Dieser internationale Standard definiert die Anforderungen für die Einrichtung, Implementierung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). Er hilft Organisationen, Daten auf systematische und kosteneffiziente Weise zu schützen, einschließlich Prozessen für Risikomanagement und Informationssicherheitskontrollen.

Auswirkungen für Kunden: Stellt sicher, dass DocBits die höchsten Standards der Informationssicherheit einhält und Vertrauen bietet, dass sensible Daten gut geschützt sind.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

SOC 1-Berichte sind für Organisationen konzipiert, die die Wirksamkeit interner Kontrollen über die Finanzberichterstattung nachweisen müssen. Sie sind besonders relevant für Dienstleister, die die Finanzberichterstattung ihrer Kunden beeinflussen.

Relevanz für DocBits: Demonstriert unser Engagement für die Aufrechterhaltung strenger interner Kontrollen über Finanzdaten und bietet den Kunden Sicherheit über die Zuverlässigkeit unserer Prozesse.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

SOC 2 konzentriert sich auf die Kontrollen einer Dienstleistungsorganisation, die für die Sicherheit, Verfügbarkeit, Integrität der Verarbeitung, Vertraulichkeit und den Datenschutz von Daten relevant sind. Es ist entscheidend für Technologie- und Cloud-Computing-Unternehmen, die mit sensiblen Informationen umgehen.

Wert für Kunden: Bietet eine unabhängige Validierung, dass DocBits effektive Kontrollen implementiert hat, um Kundendaten zu schützen, und gewährleistet die Vertrauenswürdigkeit unserer Software und Dienstleistungen.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

Die GDPR ist eine Verordnung im EU-Recht zum Datenschutz und zur Privatsphäre in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum. Sie regelt auch die Übertragung personenbezogener Daten außerhalb der EU und EEA.

Kundensicherheit: Die Einhaltung der GDPR stellt sicher, dass DocBits personenbezogene Daten gemäß den EU-Vorschriften verarbeitet, die Privatsphäre der Nutzer schützt und strengen Richtlinien zur Datenverarbeitung folgt.

DocBits ist eine cloudbasierte Lösung zur Dokumentenerfassung, die die Leistung von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) nutzt, um Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten unabhängig von ihrem Format effektiv zu erkennen, zu klassifizieren, zu analysieren und zu extrahieren. Hier sind die wichtigsten Merkmale im Detail:

• Dokumentenerkennung: DocBits verwendet KI-Algorithmen, um Dokumente genau zu identifizieren und zu erkennen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder als elektronische Dateien vorliegen.

• Dokumentenklassifizierung: Es klassifiziert Dokumente in relevante Kategorien, um eine einfache Organisation und Wiederherstellung zu ermöglichen.

• Datenextraktion: DocBits extrahiert wichtige Daten aus Dokumenten und wandelt unstrukturierte Informationen in strukturierte Daten um, die in Ihren Arbeitsablauf integriert werden können.

• Maschinelles Lernen: Das System lernt kontinuierlich dazu und verbessert seine Erkennungsgenauigkeit mit jedem verarbeiteten Dokument, was es im Laufe der Zeit effizienter macht.

• Schwarmintelligenz: DocBits nutzt Schwarmintelligenz, um seine Lernfähigkeiten zu verbessern und ein selbstverbesserndes System zu schaffen.

Offener Port 443 & Sichere Kommunikation

Wir verstehen die Bedeutung eines sicheren Datentransfers. Deshalb verwenden wir den offenen Port 443, den Standardport für HTTPS, um sicherzustellen, dass alle übertragenen Daten verschlüsselt und sicher sind. Unsere SSL-gesicherten Verbindungen garantieren, dass Ihre Daten während jedes Schrittes des Prozesses sicher sind.

Kommunikation Mit Der Datenbank

Wenn es um die Kommunikation mit der Datenbank geht, gehen wir keine Risiken ein. Unser Kubernetes-Setup und die Datenbanken befinden sich im selben Virtual Private Cloud (VPC). Das bedeutet, dass wir die Datenbank nur über lokale IPs ansprechen, wodurch sichergestellt wird, dass die übertragenen Daten niemals das lokale Netzwerk verlassen. Es ist, als hätte man eine private Autobahn nur für Ihre Daten.

Spaces

Die Dokumentenverwaltung ist mit Docbits ein Kinderspiel. Alle hochgeladenen Dokumente werden sicher in einem speziellen „Space“ gespeichert. Wir verwenden SSL-Verschlüsselung für den Datenverkehr und benötigen mehrere Schlüssel für den Dateizugriff, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente so sicher sind wie ein Tresor.

Traffic Security

Wir erlauben nur HTTPS-gesicherte Verbindungen zur Kommunikation mit unseren Servern. Dies stellt sicher, dass alle übertragenen Daten verschlüsselt sind und Ihre sensiblen Informationen sicher und geschützt bleiben. Es ist, als hätte man einen Sicherheitsdienst für Ihre Daten, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

Flexibilität ist der Schlüssel, und wir bieten sowohl Cloud- als auch On-Premise-Lösungen an. Mit unserer On-Premise-Option müssen keine Ports geöffnet werden, wodurch sichergestellt wird, dass die Sicherheit Ihres Netzwerks nicht gefährdet wird. Egal, ob Sie in der Cloud sind oder alles intern halten, wir haben Sie abgedeckt.

Erste Schritte

• Anmeldung und Navigation: Wie man auf Docbits zugreift und durch die Benutzeroberfläche navigiert.

• Erstkonfiguration: Einrichten von Docbits für die erstmalige Verwendung.

Tägliche Verwendung

• Dokumenteneinreichung: Anweisungen zur Einreichung von Dokumenten in Docbits.

• Dokumentüberprüfung und Genehmigung:

• Bestellungen genehmigen: Schritte zur Überprüfung und Genehmigung von Bestellformularen.

• Rechnungen bearbeiten: Anleitung zur Bearbeitung eingehender Rechnungen zur Zahlung.

Dokumentenverwaltung

• Suchen und Abrufen: Wie man Dokumente innerhalb von Docbits findet und darauf zugreift.

• Bearbeiten und Aktualisieren: Dokumente bearbeiten und ihren Status aktualisieren.

Fehlerbehebung

• Häufige Probleme: Lösungen für häufige Probleme, auf die Benutzer stoßen.

• Support-Kontakt: Wie man den Support für Hilfe erreicht.

Übersicht

Die Dokumentenzusammenführung ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente zu kombinieren.

Zuerst müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie zusammenführen möchten. Dies kann durch Auswählen der Kontrollkästchen der Dokumente erfolgen. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.

Es wird dann ein Menü angezeigt, wählen Sie die Option „Zusammenführen“, die sich unten befindet.

Die Dokumentenzusammenführung ist eine wichtige Funktion in einem Dokumentenmanagementsystem, die es Benutzern ermöglicht, mehrere Dokumente zu einem einzigen Dokument zu kombinieren. Hier sind einige Gründe, warum die Dokumentenzusammenführung nützlich sein kann:

• Organisieren verwandter Dokumente: Durch das Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem einzigen Dokument können Benutzer verwandte Informationen oder Dateien zusammenhalten und organisieren. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz bei der Verwaltung und dem Zugriff auf Dokumente zu verbessern.

• Erstellen von Berichten oder Zusammenfassungen: Das Zusammenführen mehrerer Dokumente kann nützlich sein, um Berichte oder Zusammenfassungen zu erstellen, indem Daten oder Informationen aus verschiedenen Quellen oder Dokumenten kombiniert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, umfassende Berichte oder Präsentationen zu erstellen, ohne die Informationen manuell kopieren und einfügen zu müssen.

• Archivierung von Dokumenten: Wenn mehrere Versionen eines Dokuments existieren oder wenn Dokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammengefasst werden müssen, kann das Zusammenführen von Dokumenten dazu beitragen, konsistente Archivierungspraktiken sicherzustellen und den Speicherplatz zu optimieren.

• Optimierung von Workflows: Die Dokumentenzusammenführung kann Teil eines automatisierten Workflows sein, bei dem Dokumente automatisch kombiniert werden, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dies kann beispielsweise in einem Genehmigungsprozess oder bei der Erstellung von Verträgen oder Berichten verwendet werden.

Beispiele für das Zusammenführen von Dokumenten:

• Kombinieren von Rechnungen: Ein Unternehmen muss alle Rechnungen eines bestimmten Monats für Buchhaltungszwecke zusammenfassen. Einzelne Rechnungen werden als separate Dokumente hochgeladen und dann zusammengeführt, um eine konsolidierte Übersicht zu erstellen.

• Kombinieren von Genehmigungsformularen: Ein Genehmigungsworkflow für Anträge erfordert, dass mehrere Formulare zusammengeführt werden, bevor sie an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden. Die verschiedenen Formulare werden automatisch kombiniert, sobald sie von den beteiligten Parteien ausgefüllt und eingereicht werden.

• Erstellen eines Jahresberichts: Mehrere Abteilungen in einem Unternehmen arbeiten zusammen, um einen umfassenden Jahresbericht zu erstellen. Jede Abteilung erstellt ihren eigenen Abschnitt des Berichts als separates Dokument. Diese Dokumente werden dann zusammengeführt, um den endgültigen Jahresbericht zu erstellen.

Durch das Zusammenführen von Dokumenten können Organisationen ihre Dokumentenmanagementprozesse optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz steigern.

Wenn Sie die DocBits-Software zur Dokumentenverarbeitung verwenden, ist es wichtig zu verstehen, welche verschiedenen Dokumentenstatus Ihre Dateien haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Dokumentenstatus in DocBits:

• WatchDog Start: Das Watchdog-Modul wird gestartet.

• WatchDog Split: Das Dokument wird im Watchdog aufgeteilt.

• WatchDog Upload: Das Dokument wird im Watchdog hochgeladen.

• Upload: Das Dokument wird hochgeladen.

• OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird derzeit auf dem Dokument ausgeführt.

• Klassifizierung: Das Dokument wird klassifiziert.

• Zugferd-Import: Ein Zugferd-Dokument wird importiert.

• Bereit zur Validierung: Das Dokument ist bereit zur Validierung.

• Zugferd-Export: Ein Zugferd-Dokument wird exportiert.

• Workflow: Ein Workflow wird derzeit mit diesem Dokument ausgeführt.

• Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss genehmigt werden.

• Zweite Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss ein zweites Mal genehmigt werden.

• Automatische Buchhaltung: Die automatische Buchhaltung läuft.

• Export: Das Dokument wird exportiert.

• Fehler: Ein Fehler ist im Dokument aufgetreten.

Sie können nach bestimmten Dokumenten suchen, indem Sie den Dokumentnamen oder die ID in die Suchleiste eingeben, wie unten gezeigt.

Für eine verfeinerte Filterung klicken Sie auf das Symbol auf der rechten Seite der Suchleiste, um spezifische Kriterien für die Dokumentensuche auszuwählen.

Die folgenden Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.

• Art des Dokuments: Typ des Dokuments (z. B. Rechnung, Bestellung).

• Status: Verarbeitungsstatus (z. B. Bereit zur Validierung, Abgelehnt).

• Zuständig: Benutzer, dem das Dokument zugewiesen ist.

• Zugewiesen an Gruppe: Gruppe, der das Dokument zugewiesen ist.

• Startdatum / Enddatum: Datumsbereich, in dem die Dokumente importiert wurden.

• Neustart erforderlich: Dokumente, die einen Neustart erfordern.

Klicken Sie auf "Anwenden", um die Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf "Filter löschen", um sie zurückzusetzen.

Rechts von der Suchleiste finden Sie einige Dashboard-Tools.

Tabelle aktualisieren

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Dashboard zu aktualisieren und die aktuellsten Daten und Status zu laden.

Erweiterte Einstellungen

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um das Menü für die erweiterten Einstellungen zu öffnen.

Im Menü für die erweiterten Einstellungen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Weitere Einstellungen

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um auf die Admin-Einstellungen für das Dashboard zuzugreifen. Die vollständige Dokumentation zu diesen Einstellungen finden Sie hier.

Tastaturkurzbefehle

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um alle Tastaturkurzbefehle für das Dashboard anzuzeigen. Detaillierte Erklärungen zu jedem Kurzbefehlen finden Sie hier.

Import-Log

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eine Tabelle zu öffnen, die alle kürzlich per E-Mail importierten Dokumente sowie relevante Informationen für jedes anzeigt.

Sie können die Protokolle nach Betreff oder Absender filtern, die Spalten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken, und sie mit Drag-and-Drop neu anordnen.

Tabellenspalten für die Organisation festlegen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü zu öffnen, in dem Sie die Sichtbarkeit der Dashboard-Spalten verwalten können. Wählen Sie Spaltennamen aus und verwenden Sie die Pfeile, um sie zur Dashboard-Ansicht hinzuzufügen oder zu entfernen. Klicken Sie auf 'Erledigt', um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie können die Spaltenreihenfolge festlegen, indem Sie auf die Punkte neben einem Spaltennamen klicken und ihn an die gewünschte Position ziehen.

Fügen Sie Felder aus einem Dokumenttyp als Spalten im Dashboard hinzu.

Sie haben auch die Möglichkeit, zusätzliche Spalten aus bestimmten Feldern bestimmter Dokumenttypen hinzuzufügen, um Ihre Dashboard-Ansicht anzupassen. Klicken Sie dazu einfach auf 'Feld aus Dokumenttyp hinzufügen'.

Wählen Sie einen Dokumenttyp aus, um zu sehen, welche Felder für den ausgewählten Typ verfügbar sind. Für jeden Dokumenttyp gibt es unterschiedliche Felder, die Sie hinzufügen können. Sie können ein bestimmtes Feld mit der Suchleiste oben suchen.

Wählen Sie die Felder aus, die Sie als Spalten anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf 'Zu sichtbaren Spalten hinzufügen'. Die ausgewählten Felder erscheinen als Spalten im Dashboard und zeigen ihre entsprechenden Werte an.

Dashboard-Sortierung für die Organisation festlegen

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um die Standard-Sortierreihenfolge für Spalten im Dashboard festzulegen. Wählen Sie die Spalte aus und wählen Sie die Sortierreihenfolge (aufsteigend oder absteigend), und klicken Sie dann auf 'Erledigt'. Sie können die Sortierung für alle aktiven Spalten im Dashboard konfigurieren.

Dokumente filtern

Sie können Dokumente nach Tag, Woche, Monat, Jahr filtern oder alle anzeigen, indem Sie auf den gewünschten Zeitraum klicken. Die Filterung basiert auf der Importzeit des Dokuments.

Dokument scannen

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um ein Dokument direkt zu scannen.

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie einen Scanner an Ihr System angeschlossen haben. Wenn ein Scanner verfügbar ist, können Sie ihn rechts auswählen, Ihr Dokument benennen und auf 'Scannen' klicken. Optional können Sie die Scaneinstellungen rechts anpassen, bevor Sie den Vorgang starten.

Hinweis: Diese Funktion muss unter Einstellungen -> Verarbeitung von Dokumenten/Modul -> Dokumenttyp/Scannen von Dokumenten aktiviert werden

Analytik

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein neuer Bereich angezeigt, der die aktuelle Anzahl der Dokumente in jeder Kategorie anzeigt.

Klicken Sie auf eine beliebige Kategorie, um die Dokumente nach dieser spezifischen Kategorie zu filtern.

E-Mail-Import starten

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird Ihr E-Mail-Posteingang gemäß der E-Mail-Importkonfiguration überprüft und alle neuen Dokumente importiert.

Diese Tabelle exportieren

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um alle Dokumente, die derzeit im Dashboard angezeigt werden, basierend auf der Anzahl der pro Seite angezeigten Dokumente zu exportieren.

Hinweis: Diese Funktion muss unter Einstellungen -> Verarbeitung von Dokumenten/Modul -> Dokumenttyp/Dashboard-Daten exportieren aktiviert werden

Hochladen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um manuell eine oder mehrere Dateien hochzuladen.

Sie können Dateien entweder in das Popup-Fenster ziehen und ablegen oder auf 'Dokumente hochladen' klicken, um sie im Datei-Explorer auszuwählen.

Debugging-Modus

Sie können den Debugging-Modus aktivieren, um eine zusätzliche Option zu erhalten. Um auf den Debug-Modus zuzugreifen, fügen Sie einfach ?debug=true zur URL hinzu. Jetzt sollten Sie eine zusätzliche Option haben.

Show loading times

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Popup-Fenster geöffnet, das die Ladezeiten für jeden Dienst anzeigt, wobei die gesamte Ladezeit unten angezeigt wird.

Der zweite Teil des Dashboards ist eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente. Sie können alle Dokumente anzeigen oder nur die Ihnen zugewiesenen. Sie können auch nach Dokumenten nach Namen suchen.

Die Daten werden innerhalb von Sekunden extrahiert, und der Status ändert sich von "In Bearbeitung" auf "Bereit zur Validierung".

Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten angemeldet haben, werden Sie zur Startseite des DocBits-Dashboards weitergeleitet. Dies ist die Hauptseite, auf der Sie alle Ihre importierten Dokumente sehen und verwalten können.

Überblick:

Diese Seite bietet eine grafische Übersicht über die verschiedenen Schritte, die ein Dokument bis zu diesem Punkt durchlaufen hat.

Zugriff:

Option 1:

1. Navigieren Sie zur Aktionsspalte auf dem Dashboard und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument, für das Sie den Dokument-Flow anzeigen möchten.
2. Wählen Sie Dokument-Flow.

Option 2:

1. Öffnen Sie das Dokument, für das Sie den Dokument-Flow anzeigen möchten.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite der Feldvalidierung.
3. Wählen Sie Dokument-Flow.

Beschreibung:

Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die einzelnen Schritte des Dokument-Flows, aufgelistet von links nach rechts.

• Schritte, die den Dokument-Flow-Prozess initiieren (wie Import oder Neustart), werden grün angezeigt.

• Um durch die Schritte zu navigieren, ziehen Sie sie einfach auf dem Bildschirm.

• Wenn Sie auf einen Schritt klicken, wird der Name des Moduls und Informationen darüber, ob der Schritt erfolgreich war oder nicht, auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt.

Die Einrichtung eines Dashboards, das mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt, erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.

Hier sind bewährte Praktiken, die Ihnen helfen können:

Benutzerdefinierte Ansichten:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard anpassbar ist, damit Benutzer ihre eigenen Ansichten und Layouts anpassen können. Dies kann durch die Möglichkeit erfolgen, Widgets hinzuzufügen, zu entfernen oder neu anzuordnen.

Automatische Updates:

• Implementieren Sie automatische Updates, um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Dies ist besonders wichtig für Umgebungen mit hoher Nutzung.

• Sie können dieses Auto-Refresh-Tool in den Einstellungen aktivieren.

Benutzerführung und Schulung:

• Bieten Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche und Anleitungen zur Nutzung des Dashboards.

• Schulen Sie die Benutzer regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie alle Funktionen und Möglichkeiten des Dashboards verstehen.

Filter und Ansichten:

• Die Verwendung von Filtern kann bei der Suche nach Dokumenten sehr hilfreich sein, aber denken Sie auch daran, Filter zurückzusetzen, um eine konsistente Ansicht der Daten zu gewährleisten.

Dashboard-Analytik:

• Überwachen Sie die Nutzung des Dashboards und sammeln Sie Feedback von Benutzern.

• Analysieren Sie, welche Teile des Dashboards am häufigsten genutzt werden und welche Verbesserungen vorgenommen werden können, um die Benutzererfahrung weiter zu optimieren.

Datenvisualisierung:

• Verwenden Sie ansprechende und aussagekräftige Datenvisualisierungen, um Informationen schnell und verständlich darzustellen.

• Wählen Sie Visualisierungen basierend auf den Bedürfnissen der Benutzer und der Art der präsentierten Daten.

Sicherheit und Datenschutz:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard den Sicherheitsstandards entspricht und sensible Daten angemessen geschützt sind.

• Implementieren Sie Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass Benutzer nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen können.

Durch die Berücksichtigung dieser bewährten Praktiken können Sie ein Dashboard erstellen, das effektiv mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt und ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Der Aufgabenzähler befindet sich in der oberen rechten Ecke der Startseite des Dashboards.

Hier können Sie sehen, wie viele Dokumente sich in Ihrer Warteschlange zur Verarbeitung befinden

und wie viele Dokumente jetzt zur Validierung bereit sind.

Der Validierungsbildschirm ermöglicht es Ihnen, alle importierten Dokumente zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Sie können den Namen des Dokuments, die Anzahl der Seiten, aus denen es besteht, das Importdatum und seinen Status sehen. Die Schaltfläche Aktionen ermöglicht es Ihnen, das Dokument zuzuweisen, neu zu starten, zu validieren oder zu löschen.

Dashboard-Tastenkombinationen

Das Dashboard enthält die folgenden Tastenkombinationen zur Verbesserung der Navigation und Interaktion:

• Option + K – Öffnet das Menü für Tastenkombinationen und bietet eine Liste der verfügbaren Tastenkombinationen innerhalb der Anwendung.

• Option + Q – Aktualisiert die Dashboard-Tabelle und stellt sicher, dass die neuesten Daten angezeigt werden, ohne die Seite manuell neu laden zu müssen.

Hier können Sie Ihre Aufgaben im Auge behalten. Sie können zwischen zwei verschiedenen Layouts wählen – eines ist etwas detaillierter als das andere. Sie können Aufgaben auch nach verschiedenen Kriterien filtern, z. B. ob sie Ihnen zugewiesen sind oder den Status der Aufgabe.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle fortgeschrittenen Sendungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Seherlebnis zu erzielen.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Bestellungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität für ein maßgeschneidertes Seherlebnis verwenden.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Versandaufträge. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Rechnungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Um Ihre Einstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf das Benutzer-Icon in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Hier können Sie mehrere Optionen anpassen:

Sprache

• Bevorzugte Sprache auswählen: Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus den verfügbaren Optionen.

Dark Mode

• Zum Dark Mode wechseln: Aktivieren oder deaktivieren Sie den Dark Mode für ein angenehmeres Seherlebnis.

Benutzereinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die folgenden Präferenzen anpassen:

• Datumsformat: Passen Sie an, wie Daten angezeigt werden.

• Betragsformatierung: Legen Sie Ihr bevorzugtes Format für numerische Werte fest.

• Name: Aktualisieren Sie Ihren Namen.

• Passwort: Ändern Sie Ihr Passwort zur Sicherheit Ihres Kontos.

• Schriftgröße: Passen Sie die Textgröße für bessere Lesbarkeit an.

• Dual Monitor Mode: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie zwei Monitore verwenden.

Ausloggen

• Ausloggen: Klicken Sie hier, um sich sicher von Ihrem Konto auszuloggen .

Release Summer Bloom Juni 2025

DocBits Verbesserungen:

• Filteroption für E-Mail-Importprotokoll: Benutzer haben jetzt die Möglichkeit, die Importprotokolle zu filtern und die Tabelle zu sortieren, um einen klareren und effizienteren Überblick zu erhalten. Diese Verbesserung vereinfacht den Prozess der Identifizierung und Verwaltung von E-Mail-Einträgen, verbessert die Fehlersuche und das allgemeine Protokollmanagement.

• Mehrsprachige Unterstützung für Wertelisten: Wir haben die mehrsprachigen Funktionen für die Wertelisten erweitert. Administratoren können jetzt Bezeichnungen in mehreren Sprachen definieren, um sicherzustellen, dass die korrekte Bezeichnung basierend auf den Systemspracheinstellungen des Benutzers automatisch angezeigt wird. Diese Verbesserung fördert eine bessere Zugänglichkeit und Lokalisierung und erleichtert es Benutzern weltweit, mit der Plattform in ihrer Muttersprache zu interagieren.
• Benutzerdetailverbesserungen in den Einstellungen: Die Einstellungsschnittstelle zeigt jetzt umfassende Benutzerinformationen an. Administratoren können problemlos Gruppenzugehörigkeiten, Unterorganisationsdetails und zusätzliche Schlüsseldaten anzeigen, um eine bessere Verwaltung von Benutzerrollen und ein klareres Verständnis der Teamstrukturen zu ermöglichen.

• Automatische Buchhaltungsinformationen auf dem Genehmigungsbildschirm: Der Genehmigungsbildschirm zeigt jetzt automatische Buchhaltungsdetails neben Rechnungsinformationen an. Diese Verbesserung bietet tiefere Einblicke in Transaktionsdaten, erleichtert den Überprüfungsprozess und trägt zu fundierteren Entscheidungen bezüglich Rechnungen bei.

• Aufgabenzähler für Dokumente auf der Dashboard-Ansicht: Dokumente auf dem Dashboard können jetzt offene Aufgaben anzeigen, die mit ihnen verbunden sind, und die Gesamtzahl der ausstehenden Aufgaben anzeigen. Diese Funktion bietet Benutzern einen schnellen Überblick über ausstehende Aktionen, verbessert das Aufgabenmanagement und die Arbeitsabläufe.

• Lieferantenbasierte KI-Modellauswahl: Benutzer können jetzt das KI-Modell für die Datenauslese auf Lieferantenbasis auswählen. Diese Verbesserung ermöglicht eine fein abgestimmte Optimierung und gewährleistet eine bessere Extraktionsgenauigkeit für verschiedene Lieferanten, was zu einer Verbesserung der Gesamtergebnisse bei der Datenverarbeitung führt. Weitere Informationen

• Verbesserte Workflow-Protokolle für Entscheidungsbaumkarten: Die Protokolle zeigen jetzt die Ausgabe des Entscheidungsbaums an, was es einfacher macht, nachzuvollziehen und zu verstehen, wie Entscheidungen innerhalb von Arbeitsabläufen getroffen wurden.

• Einführung eines neuen automatisierten Test-Setups zur Verbesserung der Systemfunktionalität und -stabilität:

  Wir freuen uns, die Implementierung eines neuen automatisierten Testsystems bekannt zu geben, das entwickelt wurde, um die Gesamtfunktionalität und Zuverlässigkeit unserer Plattform zu verbessern. Dieses neue Setup führt konsistente, gründliche Überprüfungen unseres Systems durch, um Probleme zu identifizieren, bevor sie sich auf Ihre Erfahrung auswirken. Durch die Automatisierung dieser Tests können wir schnell auf potenzielle Probleme reagieren und die höchsten Qualitätsstandards für unser System aufrechterhalten.

• Implementierung der Microservices-Architektur: Wir haben die Plattform umstrukturiert, indem wir Kernkomponenten in dedizierte Microservices aufgeteilt haben. Diese architektonische Änderung verbessert die Skalierbarkeit, die Leistung des Systems und ermöglicht schnellere, modularere Entwicklungs- und Bereitstellungszyklen.

• Schritt-für-Schritt-Anleitung: Eine geführte Schritt-für-Schritt-Anleitung steht jetzt zur Verfügung, um Benutzern zu helfen, sich einfacher durch verschiedene Teile der Anwendung zu navigieren und zu verstehen. Dies ist besonders nützlich für die Einarbeitung neuer Benutzer oder die Erkundung von unbekannten Funktionen.
• Verbesserungen am Entscheidungsbaum: Es wurden Verbesserungen an der Benutzeroberfläche des Entscheidungsbaums vorgenommen, einschließlich einer intuitiveren Funktion zum Hinzufügen von Zeilen - jetzt oben im Baum -, um die Wartung und Bearbeitung zu vereinfachen.

• DocOperator, DocNet und Erweiterungstools: Neue KI-gestützte Tools wie DocOperator und DocNet helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und den manuellen Aufwand in Dokumenten-Workflows zu reduzieren.

• Vorschauoption für elektronische Dokumente: Eine Vorschauoption wurde für elektronische Dokumente (eDocs) hinzugefügt, die es Benutzern ermöglicht, Änderungen direkt in den Einstellungen zu testen und anzuzeigen, bevor sie bereitgestellt werden.
• Neue Sprachunterstützung – Chinesisch: DocBits unterstützt jetzt Chinesisch und erweitert die Zugänglichkeits- und Lokalisierungsoptionen für Benutzer auf globalen Märkten.

• Verbessertes Aufgaben-Dashboard: Das Aufgaben-Dashboard wurde verbessert, um eine größere Anzahl von Aufgaben gleichzeitig anzuzeigen, was Benutzern einen klareren Überblick verschafft und die Aufgabenverfolgung verbessert.

• PO-Abgleichsverbesserungen:

  Hinzufügen von visuellen Indikatoren für verschiedene Abgleichszustände

  Neue Einstellung, um bereits abgeglichene PO-Positionen pro Dokumenttyp zu ignorieren

  Verbesserte automatische Überprüfung von PO-Aktualisierungen, um Konsistenz sicherzustellen

• Layout-Builder-Verbesserungen: Sie können jetzt sowohl nach Feldnamen als auch nach Feldtiteln suchen, um die Konfiguration und Lokalisierung von Layoutkomponenten schneller und einfacher zu gestalten.

• Export- und Weiter-Button im Genehmigungsbildschirm: Ein neuer Button wurde dem Genehmigungsbildschirm hinzugefügt, der es Benutzern ermöglicht, ein Dokument zu exportieren und automatisch zum nächsten in der Warteschlange "Bereit zur Validierung" fortzufahren.

• Neue Workflow-Karten: Neue Workflow-Karten wurden eingeführt, darunter solche für die Ausführung von Workflows bei neuen Bestellungen und angebotsbezogenen Ereignissen. Diese bieten mehr Automatisierungsoptionen.

• Watchdog-Verbesserungen: Die Watchdog-Konfiguration wurde in die Hauptanwendungs-Benutzeroberfläche verschoben, um das Management zu erleichtern. Es wurden auch zusätzliche Funktionen eingeführt, um eine bessere Übersicht und Steuerung zu ermöglichen.
• Linienablehnungsverbesserungen: Das Ablehnen eines Positionsartikels erfordert jetzt, dass Benutzer einen Grund angeben, um eine bessere Rückverfolgbarkeit und Verantwortlichkeit in Überprüfungs-Workflows sicherzustellen.

• Lieferanten-KI-Modellliste in den Einstellungen: Eine neue Ansicht in den Einstellungen zeigt die den spezifischen Lieferanten zugewiesenen KI-Modelle an, zusammen mit einer Option zum Zurücksetzen. Dies verbessert die Transparenz und Verwaltbarkeit von lieferantenbasierten KI-Konfigurationen.

• Dokumentenprotokollverbesserungen: Die Dokumentenprotokolle enthalten jetzt detailliertere Informationen zur Unterstützung einer besseren Prüfung und Fehlerbehebung.
• PNG- und JPG-Unterstützung: Sie können jetzt PNG- und JPG-Dateien hochladen, die automatisch in das PDF-Format für die Verarbeitung konvertiert werden.

• IDM-Exportdokumentformatkonfiguration: Das Exportformat für PDFs in IDM kann jetzt konfiguriert werden, um Benutzern mehr Kontrolle darüber zu geben, wie Dokumente generiert werden.

• Neuer eDoc-Typ – EDIFACT INVOIC02: Wir unterstützen jetzt den elektronischen Dokumententyp EDIFACT INVOIC02, um die Kompatibilität mit standardisierten Rechnungsformaten zu erweitern.

Fehlerbehebungen:

• Behoben: Ein Problem, bei dem Aufgaben nicht auf dem Validierungs-/Genehmigungsbildschirm angezeigt wurden.

• Positionierung des Next/Previous-Buttons wurde behoben, sodass er statisch bleibt.

• Behoben: Scrollprobleme in den Skript- und Entscheidungsbaumansichten, um sicherzustellen, dass Aktionsbuttons beim Scrollen stationär bleiben.

• Entfernt: Das Feld Ursprungsland aus E-Rechnungen.

• Behoben: Ein Problem mit dem Aufgabenanzähler, der eine ungenaue Anzahl von Aufgaben anzeigte.

• Hinzugefügt: Fehlende Übersetzungen.

• Korrigiert: Benutzerdefinierte Felder zeigen jetzt beschreibende Namen anstelle von IDs.

• Behoben: Ein Problem, bei dem Dokumente mit einem falschen Dateinamen heruntergeladen wurden.

• Behoben: Sortierinkonsistenzen in der Rechnungszeilentabelle beim PO-Abgleich.

• Behoben: Ein Problem, das die Funktionalität der Aufgabenerstellung beeinträchtigte.

• Behoben: Ein Problem im PO-Abgleich, bei dem die Sortierung der Rechnungstabelle zurückgesetzt wurde, wenn eine Zeile abgeglichen wurde.

• Behoben: Automatische Buchhaltungsprobleme, indem sichergestellt wurde, dass Buchungsreferenzen korrekt aufgeteilt werden, wenn ein Betrag geteilt wird.

• Aktualisiert: Informationen zum ClickHouse-Host.

• Behoben: Ein Problem, bei dem doppelte Dokumente nicht als Duplikate erkannt wurden.

• Behoben: Exportprobleme aufgrund von zu langen Buchungsreferenzen.

• Behoben: Ein Problem, bei dem Kontrollkästchen, die als schreibgeschützt markiert waren, nicht schreibgeschützt waren.

• Behoben: Ein Problem, bei dem Benutzer zweimal einer Unterorganisation hinzugefügt werden konnten.

• Behoben: Ein Problem, bei dem das Ändern der Unterorganisation für ein Dokument dazu führte, dass der zugewiesene Benutzer oder die zugewiesene Gruppe zurückgesetzt wurde.

• Behoben: Einige Probleme mit der Auto-Buchhaltungsoberfläche.

• Behoben: Ein Problem, bei dem Benutzer keine FTP-Konfiguration hinzufügen konnten.

• Behoben: Ein Problem mit dem SSO-Login.

• Behoben: Einige Probleme im Zusammenhang mit eingehenden E-Mails.

• Behoben: Ein Problem, bei dem Dokumente einen falschen Namen erhielten, wenn sie heruntergeladen wurden.

• Behoben: Ein Problem, bei dem der Entscheidungsbaum ein falsches Ergebnis zurückgibt.​

Release Hot Fix Winter Frost 10. April 2025

DocBits Verbesserungen:

• Verbesserte set_column_date_value Script-Funktion: Die set_column_date_value Funktion unterstützt jetzt die skip_weekend Option, die es ermöglicht, dass Datumswerte automatisch Wochenenden überspringen, wenn sie angewendet werden.

• Verbesserte Unterstützung für Datei-Uploads: PNG- und JPEG-Dateien können jetzt direkt hochgeladen werden und werden automatisch in das PDF-Format konvertiert, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren.

• Verbesserungen der Watchdog-Funktionalität:

  • Unterstützt jetzt den Export nach Enaio für eine bessere Systemintegration.

  • Verbesserte Parsing-Fähigkeiten zum Extrahieren von Informationen aus Sync.ContentDocument XML-Strukturen, was eine effizientere Datenverarbeitung ermöglicht.

Fehlerbehebungen

• Ein Problem mit einer Script-Funktion wurde behoben.

• Ein Problem wurde gelöst, bei dem Bestellungen nach ihrer Aktualisierung einen falschen Status hatten.

Release Hot Fix Winter Frost 11. März 2025

DocBits Verbesserungen:

• Verbesserte Datenextraktion: Eine Option wurde hinzugefügt, um die Bestellnummer oder Artikelnummer aus einer Zeile darüber oder darunter zu extrahieren.

• Erweiterter Zugriff auf Cross Sub-Organizations: Nicht-Admin-Benutzer können jetzt auch auf die Funktion Cross Sub-Organizations zugreifen.

Fehlerbehebungen:

• Ein Problem wurde behoben, bei dem Benutzer nicht zu einer Gruppe hinzugefügt werden konnten.

• Ein Problem mit E-Mail-Importfehlern wurde behoben.

• Ein Problem mit dem Feldtraining bei Dokumenten mit mehr als einer Seite wurde behoben.

• Ein Problem wurde behoben, bei dem Skripte nicht richtig funktionierten.

• Ein Problem wurde behoben, bei dem die Dokumentendaten nicht korrekt angezeigt wurden.

• Ein Problem bei der Einstellung Automatische Prüfung auf PO-Aktualisierungen wurde behoben.

• Ein Problem behoben, bei dem die Abonnement-Token falsch angezeigt wurden

• Ein Problem gelöst, bei dem der Aufgabenbildschirm eine veraltete Dokumentversion anzeigte

• Ein Problem behoben, das dazu führte, dass Dokumente ihren Status nicht änderten

Release Winter Frost – 22. Januar 2025

Neue Funktionen

Unterstützung für ZUGFeRD 2.1 und neuer

DocBits unterstützt nun vollständig die ZUGFeRD-Versionen 2.1 und höher, was eine nahtlose Handhabung und Verarbeitung elektronischer ZUGFeRD-konformer Rechnungen ermöglicht. Die Integration stellt Folgendes sicher:

• Kompatibilität: DocBits kann ZUGFeRD-Rechnungen sowohl in ihrer strukturierten (XML) als auch unstrukturierten (PDF) Form verwalten und erfüllt dabei EU-Standards wie EN 16931 für E-Rechnungen.

• Effizienz: Benutzer können ZUGFeRD-E-Rechnungen mühelos importieren, validieren und Daten extrahieren. Dadurch werden manuelle Dateneingaben minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt.

• Flexibilität: Egal ob Basis-, Komfort- oder Extended-Profil innerhalb des ZUGFeRD-Standards – DocBits bietet die passenden Werkzeuge für jede Komplexitätsstufe von Rechnungen.

• Zukunftssicherheit: Durch die Unterstützung neuerer ZUGFeRD-Versionen bleibt DocBits stets konform mit den sich ändernden E-Rechnungsrichtlinien in den EU-Mitgliedstaaten und darüber hinaus.

Externe API-Integration zur verbesserten Dokumentenverarbeitung

DocBits bietet nun die Möglichkeit, externe APIs bei der Dokumentenverarbeitung einzubinden, um Vollständigkeit und Genauigkeit der extrahierten Daten zu erhöhen. Diese Erweiterung reduziert den manuellen Aufwand erheblich, indem fehlende Felder in Echtzeit mit aktuellen Informationen aus vertrauenswürdigen Quellen gefüllt werden. So können Dokumente schneller und konsistenter verarbeitet werden.

Cross Sub-Organisations Access (Zugriff auf mehrere Unterorganisationen)

Für Organisationen, die mit mehreren Unterorganisationen arbeiten, führt DocBits eine neue Funktion namens Cross Sub-Organisations ein. Damit können Administratoren die Dokumentenverwaltung für alle Unterorganisationen unter einem Dach vereinheitlichen.

• Admin-Benutzer können Dokumente aus allen Unterorganisationen einsehen, ohne zwischen ihnen wechseln zu müssen.

• Diese zentrale Sicht erlaubt es Administratoren, alle Dokumente zugleich zu überblicken und schnell zu finden, was sie benötigen.

Dokumentensichtbarkeit basierend auf Gruppenberechtigungen

DocBits erweitert die Steuerung der Dokumentensichtbarkeit, um den Zugriff für Nicht-Admin-Benutzer präziser zu regeln. Dank gruppenbasierter Berechtigungen können Administratoren festlegen, welche Dokumente für welche Benutzer bzw. Gruppen sichtbar sind.

• Admin-Benutzer können Dokumente bestimmten Gruppen zuweisen.

• Nur Mitglieder der jeweiligen Gruppe sehen die zugeordneten Dokumente.

Sequentieller Workflow und Freigabehistorie

Mit der neuen Funktion Sequentieller Workflow und Freigabehistorie steigert DocBits die Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung und fördert die Nachverfolgbarkeit von Aktionen.

Sequentielle Workflow-Steuerung:

• Dokumente können in einer festgelegten Reihenfolge an mehrere Benutzer zur Prüfung oder Freigabe übergeben werden.

• Jeder beteiligte Benutzer erhält eine Benachrichtigung, sobald er an der Reihe ist, was Missverständnisse und Verzögerungen reduziert.

• Workflows lassen sich individuell an die Geschäftsprozesse anpassen.

Dadurch erhalten Benutzer nur die für ihre Aufgaben relevanten Dokumente, was für einen fokussierten und sicheren Workflow sorgt.

Freigabehistorie:

• Ein vollständiges Protokoll aller Aktionen steht in den Ansichten „Validierung“ und „Freigabe“ zur Verfügung.

  • Es enthält Benutzeraktionen (z. B. „freigegeben“, „abgelehnt“)

  • Zeitstempel

  • Kommentare/Notizen.

• Die Historie erhöht die Transparenz und dient als Prüfpfad für Compliance und Fehlersuche.

SFTP/FTP-Dokumentenarchiv-Erweiterung

Diese Neuerung baut auf der bestehenden Importfunktionalität von DocBits auf und bietet eine unkomplizierte Methode, Dateien nach ihrer Verarbeitung zu archivieren.

• Eine neue Einstellung in der FTP-Importkonfiguration ermöglicht es, das Archivieren von Dateien zu aktivieren oder zu deaktivieren.

• Nach erfolgreicher Verarbeitung werden die Dateien automatisch in einem definierten Ordner auf dem SFTP/FTP-Server abgelegt (falls die Option aktiviert ist).

So bleiben verarbeitete Dateien archiviert, ohne die aktiven Importverzeichnisse zu überfüllen.

Mehrere Steuerbereiche für Steuertypen und Export zu Infor LN

Mit dieser Funktion erweitert DocBits die Handhabung von Steuerinformationen, indem sie detaillierte Klassifizierung und den Export der Daten an Infor LN ermöglicht (z. B. volle Steuer, reduzierte Steuer, steuerfrei). Dies unterstützt komplexe Steuerstrukturen und verbessert die Integration in Buchhaltungssysteme.

Mehrfache Steuerbereiche pro Steuertyp:

• DocBits unterstützt jetzt mehrere Steuerbereiche unter jedem Steuertyp wie:

  • Voller Steuersatz (z. B. Standard-Mehrwertsteuer).

  • Reduzierter Steuersatz (z. B. für bestimmte Güter oder Dienstleistungen).

  • Steuerfrei (z. B. Ausnahmen für bestimmte Transaktionen).

• Diese Unterteilung ermöglicht eine präzise Kategorisierung von Steuerbeträgen und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und Buchhaltungsstandards.

Dynamische Auto-Accounting-Integration:

• Die relevanten Steuerbereiche werden auf dem Auto-Accounting-Bildschirm automatisch anhand der während der Dokumentenverarbeitung extrahierten Daten angezeigt.

• Benutzer können Steuerbuchungen ohne manuelle Nachberechnung oder erneute Eingabe schnell validieren und anpassen.

Export zu Infor LN:

• Steuerdaten einschließlich aller relevanten Bereiche und Klassifizierungen werden nahtlos an Infor LN exportiert, um die Konsistenz zwischen DocBits und dem ERP-System sicherzustellen.

• Exportierte Daten werden mit den entsprechenden Kostenzeilen in Infor LN verknüpft, was eine klare Nachverfolgbarkeit und genaue Finanzberichterstattung ermöglicht.

Dashboard-Verbesserungen

DocBits hat wesentliche Aktualisierungen im Dashboard vorgenommen, die sich auf Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und bessere Datenübersicht konzentrieren. Zu den Verbesserungen gehören ein neuer “Assigned To Group”-Filter und ein optimiertes UI für Dokumentenprotokolle (Document Logs), damit Benutzer einfacher interagieren und Dokumente verwalten können.

PO Matching-Verbesserungen

Um den Prozess des Abgleichs von Bestellpositionen (PO) mit Rechnungen zu vereinfachen, hat DocBits zahlreiche Verbesserungen in der PO-Matching-Ansicht implementiert.

Strg + Klick für einzelne Zeilenauswahl:

• Benutzer können mit gedrückter Strg-Taste auf spezifische Zeilen klicken, um mehrere, nicht zusammenhängende Zeilen auszuwählen.

Shift + Klick für Bereichsauswahl:

• Wird die Shift-Taste gedrückt gehalten, so kann über den Klick auf eine erste und eine letzte Zeile ein zusammenhängender Bereich ausgewählt werden.

Automatische Erkennung veralteter Daten:

• Ist die zu einer Rechnung gehörige Bestellinformation veraltet (basierend auf den Systemeinstellungen), wird ein Symbol angezeigt, um den Benutzer darauf hinzuweisen. So erkennen Anwender schnell, ob es sich um veraltete Daten handelt, die eventuell nicht den neuesten Stand wiedergeben.

Bug-Fixes

• Ein Problem wurde behoben, um sicherzustellen, dass bei den Auto-Accounting-Prozessen alle möglichen Werte korrekt angezeigt werden.

• Das Benutzerinterface der Workflow-Logs wurde verbessert, um die Navigation und Bedienung intuitiver zu gestalten.

• Die Dokumentenfelder zeigen nun weitere Informationen wie erforderliche oder ausgeblendete Flags direkt in der Benutzeroberfläche an.

• Die Beschreibungen von Gruppen sind in den Gruppeneinstellungen nun sichtbar.

• Die Zeichenlängenbeschränkung für Gruppennamen wird beim Erstellen angezeigt, um Fehler zu vermeiden.

• Probleme mit der Testfunktion im Entscheidungsbaum und Übersetzungsinkonsistenzen wurden beseitigt.

• Die Suchfunktion in den Workflow-Logs wurde verbessert, um präzisere und effektivere Ergebnisse zu liefern.

• Ein Fehler wurde behoben, der verhinderte, dass Benutzer versehentlich E-Dokument-Entwürfe löschen konnten.

• Verschiedene Fehler im E-Mail-Importprozess wurden korrigiert, um eine reibungslose Integration und Datenverarbeitung zu gewährleisten.

• Probleme beim Speichern von KI-generierten Tags wurden behoben, sodass die Daten konsistent erhalten bleiben.

• Ein Sortierfehler, der beim Seitenwechsel im Dashboard auftrat, wurde behoben.

• Der Dokumentenzähler zeigt nun korrekt die Anzahl der von DocBits verarbeiteten Dokumente an.

• Verbesserte Übersetzungen in der gesamten Anwendung steigern die Benutzerfreundlichkeit in verschiedenen Sprachen.

Release Hot Fix Feast 17. Dezember 2024

DocBits-Verbesserungen:

Erweiterungen beim E-Mail-Import

Benutzer können jetzt XML- und EDI-Dateien nahtlos über die E-Mail-Importfunktion importieren.

Release Hot Fix Feast 27. November 2024

DocBits-Verbesserungen:

• Erweiterte PO-Optimierung

• Optimierter Speichervorgang: Der Speichervorgang findet jetzt nur statt, nachdem der Benutzer den Abgleich abgeschlossen hat, um redundante Speicherungen zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

• Erweiterter asynchroner Export

Die Exportfunktionalität wird nun asynchron ausgeführt, was für reibungslosere Abläufe und ein insgesamt verbessertes Benutzererlebnis sorgt.

Workflow-Verbesserungen

Die Workflow-Funktionalität wurde aktualisiert, um ein besseres Nutzererlebnis zu bieten:

• Verbesserte Protokolle: Die Workflow-Protokolle verfügen jetzt über eine übersichtlichere und intuitivere Oberfläche, die das Überprüfen und Verstehen von Prozessdetails erleichtert.

• Optimierte Reaktionsfähigkeit: Die Workflow-Ausführungsprozesse wurden für schnellere und zuverlässigere Performance optimiert, um Aufgaben zügiger abzuschließen und Verzögerungen zu minimieren.

Verbessertes Anwendungs-Caching

Wir haben erweiterte Caching-Strategien im gesamten System implementiert, um Daten schneller abzurufen und Ladezeiten zu verkürzen. Diese Verbesserungen sorgen für eine flüssigere Navigation und ein noch reaktionsschnelleres Benutzererlebnis, insbesondere bei häufig genutzten Funktionen.

Dashboard- und UI-Upgrades

• Dashboard-Verbesserungen: Das Dashboard wurde mit einem optimierten Layout und zusätzlichen Funktionen überarbeitet, um die Navigation zu vereinfachen und die Sichtbarkeit wichtiger Kennzahlen zu erhöhen.

• UI-Verbesserungen: Die Benutzeroberfläche der gesamten Anwendung wurde moderner und intuitiver gestaltet, sodass Benutzer ihre Aufgaben mit minimalem Aufwand erledigen können.

Fehlerbehebungen:

• Die Fuzzy-Logik wurde optimiert, um eine genauere und zuverlässigere Datenbefüllung nach der Extraktion zu gewährleisten.

• Bekannte Probleme im Zusammenhang mit Gruppen und Berechtigungen wurden behoben, was ein reibungsloses Zugriffsmanagement und eine funktionierende Rollenzuweisung sicherstellt.

• Inkonsistenzen in Übersetzungen wurden beseitigt, sodass die Anwendung klarer und lokalisierter ist.

• Layout-Probleme wurden behoben, um eine konsistente und optimierte Benutzeroberfläche in allen Konfigurationen zu gewährleisten.

• Fehler in der Stammdatensuche wurden korrigiert, was eine genaue und zuverlässige Datenabfrage sicherstellt.

• Störungen bei der E-Mail-Import-Funktion in allen verfügbaren Optionen wurden behoben, um einen fehlerfreien Betrieb zu ermöglichen.

Änderungen vom 4. November 2024

Neue Funktionen:

Verbesserungen beim E-Mail-Import

IMAP-E-Mail-Einstellungen wurden so konfiguriert, um Benachrichtigungen über Importergebnisse automatisch zu senden. Erfolgreiche Importbenachrichtigungen bestätigen die erfolgreiche Verarbeitung von Dateien, während Fehlermeldungen die Dateinamen und spezifische Fehlerdetails für eine schnelle Fehlersuche enthalten.

Überarbeitung der Stammdatenabfrage

Die Einstellungen zur Stammdatenabfrage wurden überarbeitet und verfeinert, um eine schnellere und genauere Abfrage verschiedener Stammdatentypen zu ermöglichen. Diese Verbesserung optimiert den Datenzugriff, indem Stammdaten in unterschiedliche Kategorien organisiert werden, was die Sucheffizienz und -genauigkeit erheblich steigert. Benutzer können nun die relevanten Daten schneller finden, was die Produktivität in der Anwendung verbessert.

Leistungsverbesserungen

Ein robustes Caching-System wurde implementiert, um die Anwendungsleistung erheblich zu steigern, insbesondere bei hohen Anfragen. Diese Verbesserung reduziert die Serververarbeitungszeit, indem häufig abgerufene Daten vorübergehend gespeichert werden, was schnellere Antwortzeiten und ein reibungsloseres Benutzererlebnis ermöglicht. Das neue Caching-System verwaltet den erhöhten Datenverkehr effizient und sorgt für zuverlässige und konstante Leistung, selbst in Spitzenlastzeiten.

Verbesserung der Dokumentensperrfunktion

Die Funktionalität zum Sperren von Dokumenten wurde verbessert, um gleichzeitige Bearbeitung zu verhindern, die Datenintegrität zu gewährleisten und Konflikte zu minimieren. Dokumente werden nun während der aktiven Bearbeitung automatisch gesperrt, wobei den Benutzern klare Hinweise gegeben werden, wenn ein Dokument in Verwendung ist, und andere daran gehindert werden, Änderungen vorzunehmen, bis die Bearbeitung abgeschlossen ist. Diese Verbesserung optimiert die kollaborativen Arbeitsabläufe und verringert das Risiko von Datenüberschreibungen.

Verbesserungen bei Navigation und Benutzererfahrung

• Breadcrumb-Navigation: Breadcrumbs wurden auf den Seiten der Anwendung hinzugefügt, um die Navigation zu verbessern, sodass Benutzer leicht zurückverfolgen und zu vorherigen Abschnitten zurückkehren können. Dies ermöglicht ein intuitiveres Surferlebnis.

• Optimierte Benutzeroberfläche: Die Pop-up-Benachrichtigung "neue Version" wurde entfernt, um einen reibungsloseren, ununterbrochenen Arbeitsablauf zu schaffen. Ablenkungen werden reduziert und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit verbessert.

Fehlerbehebungen:

• Benutzerbezogene Probleme, wie z.B. Anhangsfehler von verschlüsselten oder signierten E-Mails, wurden behoben.

• Probleme mit der Kartenanzeige und dem Ablauf wurden behoben.

• Routing-Probleme mit den Schaltflächen "Nächste/Vorherige" wurden behoben.

• Fehler im Zusammenhang mit Entscheidungstabellen wurden behoben.

• Die Benutzeroberfläche für das Passwortfeld wurde überarbeitet, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

• Probleme mit nicht korrekt angezeigten Aufgabenzähler wurden behoben

• Benutzeroberflächenproblem mit der KI-Tabelle wurde behoben.

• Fehler bei der Dokumentenextraktion während des Tabellentrainings wurden behoben.

• Warnung wurde hinzugefügt, wenn ein PO während der Umformatierung übereinstimmt. Es wird sichergestellt, dass übereinstimmende Zeilen entfernt werden.

• Das Datumsformat wurde korrigiert, um sicherzustellen, dass Daten korrekt nach Tages- und Wochenfiltern geladen, und Dokumenttypen ordnungsgemäß angezeigt werden.

• Die Anzeige von Dokumenten auf Dual-Monitoren wurde korrigiert.

• Problem, bei dem das Trennen einer PO-Zeile alle Zeilen entfernt hat, wurde behoben.

• Falsche Übersetzungen in der gesamten Anwendung wurden behoben.

• Problem, bei dem lange Beschreibungen im Regelmanagement Scrollen in der Liste verursachte, wurde behoben.

• Fehlende "Zuweisen"-Funktionalität für Nicht-Admin-Benutzer wurde wiederhergestellt.

Die Funktion KI-extrahierte Tabelle ermöglicht es Benutzern, die extrahierten Daten aus dem Rechnungsdokument einfach zu manipulieren und anzupassen. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Anweisungen zur Verwendung:

• Spalten löschen: Wenn bestimmte Spalten in der extrahierten Tabelle nicht benötigt werden, können Benutzer sie einfach entfernen, indem sie auf das "Spalte löschen" Symbol (dargestellt durch drei vertikale Punkte) neben dem Spaltenkopf klicken. Dies hilft, die Tabelle zu entrümpeln und sich nur auf relevante Informationen zu konzentrieren.

• Währungsformat ändern: Das Währungsformat kann geändert werden, indem das gewünschte Format aus dem Dropdown-Menü neben dem Feld "Währung" ausgewählt wird. Dadurch werden die Währungswerte im bevorzugten Format angezeigt, was die Interpretation und Analyse der Finanzdaten erleichtert.

• Anzeigen/Ausblenden nicht zugeordneter Spalten: Standardmäßig sind nur die zugeordneten Spalten (Spalten mit extrahierten Daten) in der Tabelle sichtbar. Benutzer können jedoch wählen, ob sie die nicht zugeordneten Spalten anzeigen oder ausblenden möchten, indem sie auf die Schaltfläche "Nicht zugeordnete Spalten ausblenden" oder "Nicht zugeordnete Spalten anzeigen" am unteren Rand der Tabelle klicken. Diese Funktion ist nützlich, wenn Benutzer alle verfügbaren Spalten überprüfen möchten, auch wenn sie derzeit keine Daten enthalten.

• Ändern der Tabellenüberschriften: Die Tabellenüberschriften (Spaltennamen) können geändert werden, indem auf die Überschrift geklickt und der gewünschte Name eingegeben wird. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, die Spaltennamen an ihre Terminologie oder Vorlieben anzupassen, was die Daten lesbarer und verständlicher macht.

Diese Funktionen bieten Benutzern Flexibilität und Kontrolle über die extrahierten Daten, sodass sie die Informationen entsprechend ihren spezifischen Anforderungen und Vorlieben anpassen können. Die KI-extrahierte Tabelle zielt darauf ab, das Benutzererlebnis zu verbessern, indem sie eine nahtlose und intuitive Möglichkeit bietet, mit Rechnungsdaten zu interagieren und sie zu analysieren.

Übersicht

Speichern-Button:

• Speichern-Button:

  • Zweck: Speichert den aktuellen Zustand des Dokuments oder Skripts, an dem gearbeitet wird.

  • Anwendungsfall: Nach Änderungen oder Anmerkungen an einem Dokument verwenden Sie diesen Button, um sicherzustellen, dass alle Änderungen gespeichert werden.

Spezielle Regeln hinzufügen:

• Spezielle Regeln hinzufügen / Skript in DocBits hinzufügen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, spezifische Regeln oder Skripte zu implementieren, die anpassen, wie Dokumente verarbeitet werden.

  • Anwendungsfall: Verwenden Sie diese Funktion, um Aufgaben wie die Datenextraktion oder Formatvalidierung zu automatisieren und die Workflow-Effizienz zu steigern.

Unscharfe Felder:

• Unscharfe Felder:

  • Zweck: Hilft bei der Identifizierung und Korrektur von Feldern, bei denen die Daten möglicherweise nicht perfekt übereinstimmen, aber nah genug sind.

  • Anwendungsfall: Nützlich in Datenvalidierungsprozessen, bei denen exakte Übereinstimmungen nicht immer möglich sind, wie z.B. leicht falsch geschriebene Namen oder Adressen.

Erforderliche Felder:

Es gibt Felder, die für die weitere Bearbeitung erforderlich sind; diese können in den Einstellungen bearbeitet werden.

Verwenden Sie den Tooltip, um herauszufinden, ob:

• Ist es ein Pflichtfeld (erforderlich)

• Validierung erforderlich

• Geringes Vertrauen

• Volle Steuerbetragsabweichung

Erforderliche Felder:

• Zweck: Identifiziert Pflichtfelder innerhalb von Dokumenten, die ausgefüllt oder korrigiert werden müssen, bevor eine weitere Verarbeitung erfolgt.

• Anwendungsfall: Stellt sicher, dass wesentliche Daten genau erfasst werden, um die Datenintegrität und die Einhaltung von Geschäftsregeln zu gewährleisten.

Lupe:

• Lupe:

  • Zweck: Bietet eine vergrößerte Ansicht eines ausgewählten Bereichs des Dokuments.

  • Anwendungsfall: Hilft beim Untersuchen feiner Details oder kleiner Texte in Dokumenten, um Genauigkeit bei der Dateneingabe oder -überprüfung zu gewährleisten.

Neues Fenster öffnen:

• Neues Fenster öffnen:

  • Zweck: Öffnet ein neues Fenster für den Vergleich von Dokumenten nebeneinander oder für Multitasking.

  • Anwendungsfall: Nützlich beim Vergleich von zwei Dokumenten oder beim Nachschlagen zusätzlicher Informationen, ohne das aktuelle Dokument zu verlassen.

Tastenkombinationen:

• Tastenkombinationen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Aktionen schnell mit Tastenkombinationen auszuführen.

  • Anwendungsfall: Erhöht die Geschwindigkeit und Effizienz bei der Dokumentennavigation und -verarbeitung, indem die Abhängigkeit von der Mausnavigation minimiert wird.

Aufgaben:

Um interne Informationen zu teilen, können Sie Aufgaben erstellen und sie einem bestimmten Mitarbeiter oder einer Gruppe innerhalb des Unternehmens zuweisen.

• Aufgaben:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, auf Dokumente bezogene Aufgaben zu erstellen und sie Teammitgliedern zuzuweisen.

  • Anwendungsfall: Erleichtert die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement innerhalb von Teams, sodass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.

Anmerkungsmodus:

Sie können Anmerkungen zu einem Dokument hinterlassen. Dies kann hilfreich sein, um Informationen für andere Benutzer zu hinterlassen, die dieses Dokument weiter bearbeiten.

• Anmerkungsmodus:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Notizen oder Anmerkungen direkt im Dokument zu hinterlassen.

  • Anwendungsfall: Nützlich, um Feedback, Anweisungen oder wichtige Notizen für andere Teammitglieder bereitzustellen, die später am Dokument arbeiten.

Zusammenführen:

Dokumente können hier zusammengeführt werden, zum Beispiel wenn eine Seite einer Rechnung fehlte, können diese Seiten später auf diese Weise zusammengeführt werden, ohne dass das gesamte Dokument gelöscht oder erneut hochgeladen werden muss.

• Dokumente zusammenführen:

  • Zweck: Kombiniert mehrere Dokumente zu einer einzigen Datei.

  • Anwendungsfall: Praktisch in Szenarien, in denen Teile eines Dokuments separat gescannt wurden und konsolidiert werden müssen.

OCR-Ansicht:

In der OCR-Ansicht wird der Text automatisch aus dem Dokument gefiltert. Dies wird verwendet, um relevante Merkmale zu erkennen, wie z.B. die Postleitzahl, Vertragsnummer, Rechnungsnummer und die Sortierung eines Dokuments.

• OCR-Ansicht:

  • Zweck: Erkennt automatisch Text innerhalb von Dokumenten mit Hilfe der optischen Zeichenerkennungstechnologie.

  • Anwendungsfall: Vereinfacht den Prozess der Digitalisierung von gedruckten oder handgeschriebenen Texten, sodass sie durchsuchbar und bearbeitbar werden.

Ticket erstellen:

Im Gegensatz zu Aufgaben, die intern innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden, ist dieses Support-Ticket wichtig, um uns zu benachrichtigen und sofort ein Ticket im Falle von Fehlern und/oder Unstimmigkeiten zu erstellen. Dies erleichtert den Prozess erheblich, da Sie den Fehler sofort mit dem entsprechenden Dokument senden können. Es gibt auch die Möglichkeit, die Priorität festzulegen, einen Screenshot des Dokuments zu machen oder einen hochzuladen.

• Ticket erstellen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Probleme oder Unstimmigkeiten zu melden, indem sie ein Support-Ticket erstellen.

  • Anwendungsfall: Wesentlich für die schnelle Lösung von Problemen und Fehlern, um die Integrität und das reibungslose Funktionieren des Systems zu gewährleisten.

Dokumentenskriptprotokolle:

Skripte können in den Einstellungen unter Dokumenttypen erstellt werden; diese Informationen werden dann hier angezeigt.

• Dokumentenskriptprotokolle:

  • Zweck: Zeigt Protokolle zu Skripten an, die für verschiedene Dokumenttypen implementiert wurden.

  • Anwendungsfall: Nützlich zur Verfolgung und Fehlerbehebung von Skriptaktionen auf Dokumenten, um Benutzern zu helfen, die automatisierten Prozesse zu verstehen und eventuelle Probleme zu beheben.

Weitere Einstellungen:

Dokumenten-Flow:

Dort finden Sie den Fluss des Dokuments

• Zweck: Zeigt die Sequenz und den Fortschritt der Dokumentenverarbeitung innerhalb des Systems.

• Anwendungsfall: Hilft bei der Verfolgung des Dokumentenstatus durch verschiedene Phasen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Verarbeitungsschritte eingehalten werden.

Zum Layout-Template gehen:

• Mit dieser Option werden Sie weitergeleitet und können Ihr Layout bearbeiten oder das Standard-Template verwenden

• Zum Layout-Template gehen:

  • Zweck: Leitet Benutzer zu einem Layout-Editor weiter, in dem sie bestehende Templates bearbeiten oder ein Standard-Template anwenden können.

  • Anwendungsfall: Ermöglicht die Anpassung von Dokumentlayouts, um spezifische Geschäftsanforderungen oder Präferenzen zu erfüllen und die visuelle und funktionale Ausrichtung des Dokuments an Unternehmensstandards zu verbessern.

Verwenden Sie E-Text, wenn verfügbar

• Zweck: Ermöglicht DocBits die Verwendung von E-Text für alle Dokumente eines bestimmten Lieferanten, wenn verfügbar, um die Extraktionsgenauigkeit zu verbessern.

• Anwendungsfall: Verbessert die Textextraktion, indem eingebetteter Text anstelle von OCR genutzt wird, was zu präziseren Ergebnissen für diesen Lieferanten führen kann.

Lieferantenbasiertes KI-Modell

• Zweck: Ermöglicht die Auswahl zwischen drei verschiedenen KI-Modellen, um die Extraktionsergebnisse für einen bestimmten Lieferanten zu optimieren.

• Anwendungsfall: Stellt eine bessere Extraktionsgenauigkeit sicher, indem das am besten geeignete KI-Modell für die Dokumentenstruktur und den Inhalt jedes Lieferanten ausgewählt wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen von Tags zu einer Tabelle:

Schritt 1: Wählen Sie Spaltennamen (Tags)

• Spaltennamen auswählen: Überprüfen Sie die Spaltennamen Ihrer Tabelle und entscheiden Sie, welche Tags hinzugefügt werden sollen.

Schritt 2: Drücken Sie die Schaltfläche "Übernehmen"

• Schaltfläche drücken: Nachdem Sie das passende Tag für eine Spalte ausgewählt haben, drücken Sie die Schaltfläche "Übernehmen" neben der ausgewählten Spalte und dem Tag.

Schritt 3: Tag zur Tabelle hinzufügen

• Tag hinzufügen: Das ausgewählte Tag wird als zusätzliche Spalte neben der entsprechenden Spalte zur Tabelle hinzugefügt.

Schritt 4: Tag speichern oder löschen

• Tag speichern: Drücken Sie die Schaltfläche Speichern, um das gewünschte Tag zu speichern.

• Tag löschen: Um das ausgewählte Tag zu löschen, drücken Sie die Schaltfläche Löschen.

Hier ist eine detaillierte Erklärung jeder Spalte und der möglichen Tags:

Position:

Beschreibung: Position oder Reihenfolge des Artikels innerhalb der Bestellung.

Tag: Ganzzahl

Beispiel: 1, 2, 3...

Beschreibung:

Beschreibung: Kurze Beschreibung des Artikels.

Tag: Text

Beispiel: Schraube, Mutter, Widget...

Bestellnummer:

Beschreibung: Die Nummer der zugehörigen Bestellung.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: PO12345, PO98765...

Menge:

Beschreibung: Anzahl der bestellten Einheiten.

Tag: Zahl

Beispiel: 100, 50, 200...

Einheit:

Beschreibung: Maßeinheit (z. B. Stück, Kilogramm).

Tag: Text

Beispiel: Stk, kg, l...

Stückpreis:

Beschreibung: Preis pro Einheit des Artikels.

Tag: Währung

Beispiel: €10,00, €5,50, €100,00...

Nettobetrag:

Beschreibung: Gesamtpreis vor Abzügen und Steuern (berechnet als Menge * Stückpreis).

Tag: Währung

Beispiel: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Rabatt:

Beschreibung: Absoluter Rabattbetrag, der auf den Nettobetrag angewendet wird.

Tag: Währung

Beispiel: €50,00, €20,00, €500,00...

Rabattprozentsatz:

Beschreibung: Rabattprozentsatz, der auf den Nettobetrag angewendet wird.

Tag: Prozent

Beispiel: 5%, 10%, 15%...

MwSt:

Beschreibung: Betrag der auf den Artikel angewendeten Mehrwertsteuer.

Tag: Währung

Beispiel: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Gesamtbetrag:

Beschreibung: Endbetrag nach Abzug des Rabatts und Hinzufügung der MwSt.

Tag: Währung

Beispiel: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

Herkunftsland:

Beschreibung: Land, in dem der Artikel hergestellt oder versendet wurde.

Tag: Text

Beispiel: USA, Deutschland, China...

Artikelnummer:

Beschreibung: Eindeutige Kennung oder SKU für den Artikel.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: 987654, A12345, Z98765...

Lieferschein-Nummer:

Beschreibung: Nummer des zugehörigen Lieferscheins.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: DN56789, DN12345...

Satz (zusätzliche Informationen):

Beschreibung: Zusätzliche Kommentare, Codes oder relevante Informationen.

Tag: Text

Beispiel: Kommentar, Spezifikation...

Mit dieser Struktur und den Tags ist die Tabelle klarer definiert und die Informationen können besser kategorisiert und verarbeitet werden.

Übersicht

Standardmäßig werden bestimmte Felder im Validierungsprozess automatisch überprüft, indem ihre Werte mithilfe von Formeln basierend auf anderen extrahierten Werten verifiziert werden. Auf dieser Seite finden Sie die Formeln, die für diese automatischen Berechnungen verwendet werden.

Sie können die verwendete Formel jederzeit überprüfen, indem Sie über das Info-Symbol fahren.

Hinweis: Das Info-Symbol ist nur sichtbar, wenn ein Wert für das entsprechende Feld extrahiert wurde.

Formulare für automatische Überprüfungen:

Nettobetrag:

Mehrwertsteuersatz:

Steuerbetrag:

Nettobetrag Ermäßigt:

Mehrwertsteuersatz Ermäßigt:

Ermäßigter Steuerbetrag:

Nettobetrag insgesamt:

Nettobetrag insgesamt US:

Gesamtsteuerbetrag:

Gesamtbetrag:

Hinweis: Wenn der extrahierte Wert und der validierte Wert nicht übereinstimmen, kann das Dokument nicht weiter verarbeitet werden. Ein Betragsabweichung-Fehler wird für das entsprechende Feld angezeigt.

Übersicht:

Der Validierungsbildschirm in DocBits ist darauf ausgelegt, die Genauigkeit und Vollständigkeit der in Dokumenten enthaltenen Daten zu überprüfen, bevor sie verarbeitet oder gespeichert werden. Diese Funktionalität ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt gelesen und verarbeitet werden, wodurch die Datenintegrität und -qualität erhalten bleibt.

Detaillierte Beschreibung des Zwecks und der Verwendung des Validierungsbildschirms

Zweck des Validierungsbildschirms

• Sicherstellung der Datenqualität: Der Validierungsbildschirm überprüft die Genauigkeit und Vollständigkeit der extrahierten Daten, um die Eingabe falscher oder unvollständiger Informationen zu verhindern.

• Datenintegrität: Er stellt sicher, dass die Daten den festgelegten Anforderungen und Standards entsprechen.

• Fehlervermeidung: Durch die frühzeitige Erkennung und Korrektur von Fehlern hilft der Validierungsbildschirm, potenzielle Probleme während der nachfolgenden Datenverarbeitung zu mindern.

• Benutzerfreundlichkeit: Das System bietet sofortiges Feedback an Benutzer, wenn Fehler oder Inkonsistenzen erkannt werden, sodass schnelle Korrekturen möglich sind.

• Einhaltung von Vorschriften: Der Validierungsbildschirm hilft, die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorschriften und Standards sicherzustellen.

• Effizienz: Er reduziert den Aufwand für zukünftige Korrekturen und minimiert die Notwendigkeit manueller Überprüfungen.

Verwendung des Validierungsbildschirms

• Automatische Datenerfassung:

  • Optische Zeichenerkennung (OCR): Liest automatisch Text aus gescannten Dokumenten oder Bildern.

  • Strukturierte und unstrukturierte Daten: Verarbeitet Daten aus verschiedenen Dokumenttypen, einschließlich Formularen, Rechnungen und Verträgen.

• Überprüfung und Validierung von Daten:

  • Formatvalidierung: Stellt sicher, dass Daten in den richtigen Formaten vorliegen (z.B. Datumsformate, Telefonnummern, E-Mail-Adressen).

  • Erforderliche Felder: Bestätigt, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

  • Bereichsprüfung: Validiert numerische Daten, um sicherzustellen, dass sie innerhalb festgelegter Grenzen liegen.

  • Konsistenzprüfung: Überprüft, ob verwandte Datenfelder konsistente Informationen enthalten (z.B. Sicherstellung, dass Start- und Enddaten übereinstimmen).

• Benutzerinteraktion und Fehlerbehebung:

  • Fehlermeldungen: Zeigt klare und umsetzbare Fehlermeldungen an, wenn Daten die Validierungsanforderungen nicht erfüllen.

  • Manuelle Überprüfung und Korrektur: Ermöglicht Benutzern, Daten manuell zu überprüfen und zu ändern, wenn automatische Validierungen fehlschlagen.

• Datenbereinigung und Standardisierung:

  • Automatische Korrektur: Schlägt automatische Korrekturen vor oder führt sie durch, wenn Fehler erkannt werden.

  • Datenformatierung: Standardisiert Datenformate, um Konsistenz über Datensätze hinweg sicherzustellen.

• Sicherheit und Zugriffsrechte:

  • Eingabefilter: Schützt vor bösartigen Eingaben durch robuste Validierungs- und Filtermechanismen.

  • Zugriffskontrolle: Stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen und diese ändern können.

• Datenkonsistenz:

  • Kreuzvalidierung: Überprüft die Konsistenz zwischen verwandten Datenfeldern (z.B. Validierung, dass Start- und Enddaten übereinstimmen).

  • Doppelte Einträge: Verhindert doppelte Einträge in der Datenbank.

• Benutzerführung:

  • Fehlermeldungen: Bietet spezifische und verständliche Fehlermeldungen, wenn Eingaben nicht den Anforderungen entsprechen.

  • Hilfe und Hinweise: Bietet Hilfetexte oder Tooltips, um Benutzern bei der korrekten Dateneingabe zu helfen.

Zusammenfassend ist der Validierungsbildschirm in DocBits entscheidend für die Sicherstellung der Qualität der extrahierten Daten, die frühzeitige Fehlererkennung und -korrektur sowie die Verbesserung der Gesamteffizienz von Datenverarbeitungsabläufen.

Übersicht

Rechts von der Suchleiste finden Sie mehrere nützliche Werkzeuge, die mit dem Bestellnummer-Abgleichprozess zusammenhängen. Diese Seite bietet eine detaillierte Erklärung jedes Werkzeugs und seiner Funktionalität.

Hilfe

Verwenden Sie diesen Button, um zur Dokumentationsseite für den Bestellnummer-Abgleichbereich zu navigieren.

Tastaturkurzbefehle

Trainingsmodus ein-/ausschalten

Dieser Button ermöglicht es Ihnen, den Trainingsmodus zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Wenn Trainingsmodus aktiviert ist, können Sie exakte Kopien von Bestellnummer-Positionen in der extrahierten Tabelle erstellen. Diese Funktion ist dazu gedacht, Ihnen zu helfen, zu üben und besser zu verstehen, wie der Bestellnummer-Abgleichprozess in einer sicheren Testumgebung funktioniert.

Um eine Kopie zu erstellen, ziehen Sie einfach eine Bestellnummer-Position in die extrahierte Tabelle.

Auto Accounting

Klicken Sie auf diesen Button, um zum Abschnitt Auto Accounting weitergeleitet zu werden.

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Auto Accounting für Ihre Organisation aktiviert ist.

Aufgaben

Klicken Sie auf diesen Button, um zum Aufgabenbereich zu gelangen, der mit dem Dokument zusammenhängt, an dem Sie gerade arbeiten.

Aufgabe erstellen

Verwenden Sie diesen Button, um Aufgaben zu erstellen, die direkt mit dem aktuellen Dokument verbunden sind.

Um eine gültige Aufgabe zu erstellen, müssen Sie einen Namen eingeben, eine Beschreibung bereitstellen und sie einem Benutzer oder einer Gruppe zuweisen. Optional können Sie die Aufgabe als nur Benachrichtigung markieren, ihre Priorität (Niedrig, Mittel oder Hoch) festlegen, ihren Status definieren und eine Frist angeben.

Automatischer PO-Abgleich

Klicken Sie auf diesen Button, um den Bestellnummer-Abgleich automatisch durchzuführen.

Speichern

Klicken Sie auf diesen Button, um die abgeglichenen Bestellnummer-Positionen zu speichern.

Daten synchronisieren

Klicken Sie auf diesen Button, um die Daten für eine bestimmte Bestellnummer manuell zwischen DocBits und Infor zu synchronisieren.

Sie müssen eine gültige Bestellnummer angeben und dann auswählen, welche der verfügbaren Optionen Sie synchronisieren möchten. Danach können Sie mit der Synchronisierung Ihrer Daten fortfahren.

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Ihr Abgleichprozess auf Empfangene Lieferung Offene Menge basiert. Sie können diese Einstellung ändern, indem Sie zu: Einstellungen → Globale Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellnummer-Bereich → Bestellnummer navigieren.

Exportieren

Klicken Sie auf Exportieren, um das Dokument nach Abschluss des PO-Abgleichprozesses zu exportieren. Wenn mehrere Exportoptionen verfügbar sind, wird standardmäßig die erste Option verwendet. Um alle verfügbaren Exportoptionen anzuzeigen und auszuwählen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Exportieren-Button.

Automatischer Export, wenn PO zu 100% übereinstimmt

Wenn aktiviert, werden Dokumente automatisch abgeglichen und exportiert, wenn die Bestellnummer genau mit den aus dem Dokument extrahierten Informationen übereinstimmt.

Spalten der PO-Tabelle für die Organisation festlegen

Klicken Sie auf diesen Button, um ein Menü zu öffnen, in dem Sie die Sichtbarkeit der Spalten in der Bestellnummer-Tabelle verwalten können. Verwenden Sie die Kontrollkästchen und Pfeiltasten, um Spalten zwischen den Abschnitten Sichtbar und Ausgeblendet zu verschieben. Sie können auch die Reihenfolge der Spalten ändern, indem Sie die Spaltennamen ziehen und ablegen. Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern.

Tastenkombinationen zur Feldvalidierung

Bei der Arbeit im Bereich der Feldvalidierung können Benutzer diese Tastenkombinationen nutzen:

• Enter – Bewegt den Cursor zum nächsten Feld in der Validierungssequenz.

• Tab – Validiert das aktuelle Feld und springt automatisch zum nächsten Feld, das eine Validierung erfordert, wobei bereits validierte Felder übersprungen werden.

• ESC – Bringt Sie zurück zum Dashboard.

• Option + K – Öffnet das Menü für Tastenkombinationen, das speziell für den Bereich der Feldvalidierung gilt.

• Space – Schaltet die Auswahl eines Kontrollkästchens um, sodass Benutzer Optionen schnell markieren oder abwählen können.

• Option + G – Verschiebt den Fokus zur nächsten Gruppe verwandter Felder, um die Navigation in strukturierten Eingabebereichen effizient zu gestalten.

• Option + F – Bewegt den Cursor zum ersten Feld in der ersten Gruppe, sodass Benutzer schnell zum Anfang eines Formulars zurückkehren können.

• Option + S – Speichert das Dokument und stellt sicher, dass alle eingegebenen Daten gespeichert werden.

• Option + R – Lehnt das Dokument ab und kennzeichnet es als ungültig oder als erforderlich für eine weitere Überprüfung.

• Option + T – Springt direkt zum Tabellenbereich des Dokuments.

Tabellen-spezifische Tastenkombinationen in der Feldvalidierung

Für die Arbeit mit Tabellen im Bereich der Feldvalidierung stehen diese zusätzlichen Tastenkombinationen zur Verfügung:

• Pfeil Rechts – Bewegt den Cursor zur nächsten Spalte innerhalb derselben Zeile.

• Pfeil Links – Bewegt den Cursor zur vorherigen Spalte innerhalb derselben Zeile.

• Pfeil Hoch – Bewegt den Cursor zur Zeile darüber innerhalb der Tabelle.

• Pfeil Runter – Bewegt den Cursor zur Zeile darunter innerhalb der Tabelle.

Der PO-Abgleich-Bildschirm hat spezielle Tastenkombinationen, um den Abgleichprozess zu optimieren:

• Tab – Wechselt zwischen verschiedenen Menüpunkten in der Seitenleiste und ermöglicht eine schnelle Navigation ohne Klicken.

• Control + M – Wechselt zwischen den Schaltflächen im Bereich des PO-Abgleichs und hilft Benutzern, effizient zwischen den Aktionsoptionen zu navigieren.

• Enter – Wählt oder klickt die aktuell fokussierte Schaltfläche und bestätigt Aktionen, ohne die Maus verwenden zu müssen.

• Control + H – Öffnet die Dokumentation für den PO-Abgleich und bietet sofortigen Zugang zu Unterstützung.

• Control + K – Öffnet das Menü für Tastenkombinationen und zeigt alle verfügbaren Tastenkombinationen für diesen Bereich an.

• Control + D – Aktiviert oder deaktiviert den Trainingsmodus für Bestellungen, sodass Benutzer zwischen dem normalen und dem Trainingsmodus wechseln können.

• Control + A – Führt einen automatischen Abgleich von Bestellungen durch.

• Control + S – Speichert das Dokument und stellt sicher, dass alle Änderungen ordnungsgemäß gespeichert werden.

• Control + R – Lehnt das Dokument ab und kennzeichnet es zur Überarbeitung oder weiteren Überprüfung.

• Control + E – Exportiert das Dokument und erstellt eine Exportdatei basierend auf den angewendeten Einstellungen.

• Control + F – Öffnet die Suchfunktion für Bestellungen, sodass Benutzer schnell bestimmte Bestellungen finden können.

• Control + P – Wählt die erste Zeile der Bestellpositionen aus, um den Einstieg in die Bearbeitung von Bestelldaten zu erleichtern.

• Control + L – Wählt die erste Zeile der Rechnungspositionen aus, um schnellen Zugriff auf Rechnungsdetails zu ermöglichen.

• Control + Linksklick – Wählt oder deselects Zeilen der Bestellung aus und ermöglicht eine flexible Auswahl mehrerer Einträge.

• Control + C – Wählt Bestellzeilen aus, um mit der Zuordnung zu Rechnungszeilen zu beginnen und den Zuordnungsprozess einzurichten.

• Control + V – Ordnet die ausgewählten Bestellzeilen den Rechnungszeilen zu und verknüpft die Daten effizient.

• Option + Shift + Linksklick – Wählt alle Bestellzeilen zwischen der ersten und der letzten ausgewählten Zeile aus und vereinfacht den Auswahlprozess für mehrere Einträge.

Mit der unten bereitgestellten Webhook-API können Sie Dokumente ganz einfach direkt an DocBits übertragen, indem Sie eine einfache POST-Anfrage senden. Diese API wurde entwickelt, um den Prozess des Hochladens von Dateien in DocBits zu vereinfachen, und alle erforderlichen Parameter sind bereits für Sie ausgefüllt.

Um loszulegen, gehen Sie einfach auf die folgende Seite (abhängig von der Umgebung, die Sie verwenden):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Rufen Sie die API mit Ihrem API-Schlüssel auf. Sie können auch die Datei, die Sie hochladen möchten, als Parameter in Ihrem Aufruf einschließen.

Ein Leitfaden zum Hochladen von Dokumenten in DocBits.

Übersicht

Im Bestellnummer Abgleich Bildschirm können Sie die Positionen, die aus Ihrem Dokument extrahiert wurden, mit denen vergleichen, die im Infor-System gespeichert sind, wobei die Bestellnummer als Referenz dient.

Sie können:

• Unterschiede zwischen extrahierten und gespeicherten Daten sofort erkennen

• Toleranzen festlegen, um akzeptable Abweichungen zuzulassen

• Bestimmte Status von Infor ignorieren, falls erforderlich

• Das Dokument nach einem erfolgreichen Abgleich genehmigen und exportieren

• Das Dokument ablehnen, wenn die Daten die erforderlichen Validierungskriterien nicht erfüllen

Diese Seite führt Sie durch den Prozess des Bestellnummer Abgleichs und erklärt alle verwandten Funktionen, die in diesem Abschnitt verfügbar sind.

Werkzeuge im Bestellnummer Abgleich Bildschirm

Oben im Bestellnummer Abgleich Bildschirm finden Sie mehrere Werkzeuge – wie Speichern, Automatischer Abgleich, Exportieren und andere –, die den Abgleichsprozess unterstützen. Eine detaillierte Beschreibung jedes Werkzeugs und seiner Funktionalität finden Sie hier.

Filter und Hinzufügen von Bestellnummern

Sie können nach bestimmten Bestellnummern suchen, indem Sie die Nummer in das Suchfeld eingeben. Für eine verfeinerte Filterung klicken Sie auf das Symbol auf der rechten Seite der Suchleiste, um spezifische Kriterien für Ihre Suche auszuwählen.

Die folgenden Filteroptionen stehen zur Verfügung, um Ihnen bei der Verfeinerung Ihrer Suche nach Bestellungen zu helfen:

• Schlüsselwort – Nach Bestellnummern filtern.

• Lieferant – Nach Lieferantennamen oder -ID filtern.

• Nach Datum – Bestellungen anzeigen, die nach einem bestimmten Datum erstellt wurden.

• Vor Datum – Bestellungen anzeigen, die vor einem bestimmten Datum erstellt wurden.

• Mindestbestellwert – Nach Mindestbestellwert filtern.

• Maximaler Bestellwert – Nach maximalem Bestellwert filtern.

• Sortieren nach – Attribut auswählen, nach dem die Ergebnisse sortiert werden sollen (z. B. Datum, Betrag).

• Richtung sortieren – Sortierreihenfolge wählen: aufsteigend oder absteigend.

• Anzahl der anzuzeigenden Datensätze – Definieren, wie viele Ergebnisse pro Seite angezeigt werden sollen.

• Mehr – Zusätzliche Filteroptionen umfassen:

  • Nummer der Lieferung

  • Packzettel-Nummer

  • Artikel-ID

Nachdem Sie Ihre Filter konfiguriert haben, klicken Sie auf Anwenden, um sie anzuwenden, oder auf Löschen, um alle Filtereinstellungen zurückzusetzen.

Die übereinstimmenden Bestellungen werden basierend auf den angewendeten Filtern angezeigt. Sie können entweder:

• Die Filter anpassen und erneut suchen oder

• Doppelklicken Sie auf einen Bestellposten, um ihn zum Bestellnummer Abgleich Bildschirm hinzuzufügen.

Bestellnummern auswählen und Spalten anordnen

Sie können zwischen einzelnen Bestellungen wechseln, um deren jeweilige Positionen anzuzeigen, indem Sie auf die Bestellnummer oben in der Tabelle klicken.

Sie können auch die Spalten innerhalb jeder Bestellansicht anordnen, indem Sie sie einfach per Drag & Drop in Ihre bevorzugte Reihenfolge ziehen.

Um bestimmte Spalten dauerhaft auszublenden, verwenden Sie die Spalten der PO-Tabelle für die Organisation festlegen Funktion.

Spalten der PO-Tabelle für Organisationen festlegen

Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Spalten in der Bestelltabelle auszublenden oder anzuzeigen, indem Sie auf das Spalteneinstellungs-Symbol (siehe unten) klicken. Diese Einstellung ist sowohl im Bestellnummer Abgleich Bildschirm als auch im Menü Erweiterte Bestellsuche verfügbar.

Zusätzliche Details finden Sie hier.

Bestellnummer mit Infor neu synchronisieren

Um die Daten in DocBits mit den Daten von Infor zu synchronisieren, klicken Sie auf die Aktualisieren-Schaltfläche neben der Bestellnummer über der Tabelle.

Wenn Ihr Abgleichprozess auf dem Attribut Empfangene Lieferung Offene Menge basiert, haben Sie auch die Möglichkeit, eine manuelle Synchronisierung durchzuführen, wie im Detail hier beschrieben.

Wie abgleichen?

Um einen Bestellposten mit einem aus dem Dokument extrahierten Posten abzugleichen, haben Sie drei Optionen:

1. Drag and Drop Ziehen Sie den gewünschten Bestellposten und lassen Sie ihn auf den entsprechenden Posten in der extrahierten Tabelle fallen.

2. Rechtsklick und Verbinden

   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bestellposten, den Sie abgleichen möchten, und wählen Sie Für Abgleich auswählen.

   • Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Posten in der extrahierten Tabelle und wählen Sie Verbinden.

3. Automatischer Abgleich

   Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatischer Abgleich, um das System automatisch zu versuchen, alle Posten basierend auf den extrahierten und Bestelldaten abzugleichen.

Sie können auch mehrere Bestellposten auswählen und diese mit einem einzelnen Posten in der extrahierten Tabelle abgleichen.

Welche Spalten werden abgeglichen?

Der Bestellnummer Abgleich Prozess gleicht nur bestimmte Spalten ab. Die folgende Liste zeigt, welche Spalten abgeglichen werden, sofern verfügbar. Wenn keine Toleranz festgelegt ist, werden die Spalten nur abgeglichen, wenn sie eine exakte (100%) Übereinstimmung aufweisen.

• Menge (Menge | Empfangene Menge | Empfangene Lieferung Offene Menge)

• Einzelpreis

• Bestellnummer

• Artikelnummer/Lieferantenartikel-ID

• Bestätigtes Lieferdatum

Menge

Sie haben drei Optionen für den Abgleich der Menge.

• Menge

• Empfangene Menge

• Empfangene Lieferung Offene Menge

Sie können diese Option in Einstellungen → Globale Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellabschnitt → Bestellnummer festlegen.

Toleranzen akzeptieren

Sie können akzeptable Toleranzniveaus während des Abgleichprozesses festlegen. Standardmäßig werden nur exakte (100%) Übereinstimmungen als gültig betrachtet.

Wenn Toleranzen in den Systemeinstellungen konfiguriert sind, können Sie diese für die zulässigen Attribute direkt in der Extrahierten Tabelle unter der Spalte Aktionen anpassen.

Für weitere Informationen zur Konfiguration und Verwendung von Toleranzen siehe die detaillierte Dokumentation.

Status deaktivieren

Sie können bestimmte Zeilen mit bestimmten Status vom Abgleich ausschließen. Für weitere Informationen siehe die detaillierte Dokumentation.

Abgeglichene Zeilen überprüfen

Mehrere Indikatoren stehen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen zu überprüfen, ob ein Posten erfolgreich abgeglichen wurde oder nicht.

Bestelltabelle

• Dieses Symbol zeigt an, dass der Bestellposten erfolgreich abgeglichen wurde.

• Dieses Symbol zeigt an, dass der Bestellposten eine Abweichung enthält.

Extrahierte Tabelle aus dem Dokument

• Dieses Symbol zeigt an, dass der Posten erfolgreich abgeglichen wurde. Sie können über das Symbol fahren, um den entsprechenden Bestellposten hervorzuheben.
• Dieses Symbol zeigt an, dass der Posten eine Abweichung enthält. Sie können über das Symbol fahren, um den entsprechenden Bestellposten hervorzuheben und die Spalten anzuzeigen, in denen Abweichungen auftreten.

Mehrfachabgleiche

Wenn ein einzelner Posten mit mehreren Zeilen abgeglichen wird, können Sie detaillierte Informationen anzeigen, indem Sie auf das Plus (+) Symbol neben dem jeweiligen Posten klicken.

Dies erweitert die Ansicht, um alle abgeglichenen Einträge anzuzeigen, und hilft Ihnen, mehrere Abgleiche effektiv zu überprüfen und zu verwalten.

PO-Verbindungen entfernen

Um eine Verbindung zwischen einem Bestellposten und einem extrahierten Posten zu entfernen, klicken Sie einfach auf das X-Symbol neben dem abgeglichenen Paar. Sobald entfernt, wird die Verbindung aufgehoben und der Posten wird wieder für den Abgleich verfügbar.

Berechnung

Unter der Tabelle mit den Informationen, die aus Ihrem Dokument extrahiert wurden, finden Sie einfache Berechnungen, um zu überprüfen, ob die Gesamterfassungen übereinstimmen.

Erfasste Buchungen:

Der Wert der erfassten Buchungen ergibt sich aus dem Nettobetrag, der aus dem Dokument extrahiert wurde.

Erfasste Buchungen = Nettobetrag insgesamt (aus dem Dokument extrahiert)

Abgestimmte Summe:

Dieser Wert wird berechnet, indem der Einzelpreis × Menge für alle Posten summiert wird, die erfolgreich mit den Posten aus der Bestellnummer abgeglichen wurden.

 Abgestimmte Summe = Summe von (Einzelpreis × Menge) für alle abgeglichenen Posten

Gebühren:

Alle anfallenden Gebühren werden in diesem Abschnitt aufgeführt, falls vorhanden. Für weitere Details siehe die detaillierte Dokumentation.

Gebühren = Kostenelement

Offener Betrag:

Die resultierende Differenz wird hier angezeigt und wie folgt berechnet:

Offener Betrag = Erfasste Buchungen - Abgestimmte Summe - Kostenelement

Dokument zur Validierung anzeigen

Auf der rechten Seite des Bestellnummer Abgleich Bildschirms können Sie das Dokument zur Unterstützung bei der Validierung anzeigen.

Funktionen der Dokumentenansicht Toolbar:

• Durchblättern der Dokumentseiten, um den Inhalt zu überprüfen.

• Klicken Sie auf den Dateinamen, um den vollständigen Validierungsbildschirm zu öffnen.

• Geben Sie eine Seitenzahl ein und drücken Sie die Eingabetaste, um direkt zu dieser Seite zu springen.

• Verwenden Sie die Plus (+) und Minus (–) Tasten, um in das Dokument hinein- oder herauszuzoomen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche ganz rechts, um das Dokument in einem separaten Fenster zu öffnen, was besonders nützlich ist, wenn Sie mit mehreren Bildschirmen arbeiten.

Änderungen speichern:

Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Toolbar. Wenn Sie die Seite ohne Speichern verlassen, gehen alle Fortschritte, die während des Abgleichprozesses gemacht wurden, verloren.

Dokument exportieren

Nachdem Sie alle Positionen abgeglichen und deren Richtigkeit validiert haben, können Sie das Dokument exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Exportieren in der Toolbar klicken.

• Ein Klick auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Exportieren zeigt alle verfügbaren Exportoptionen an.

• Ein Klick auf Exportieren direkt löst die Standard-Exportoption aus (die erste in der Liste).

Überblick

Diese Funktion hilft Ihnen, Artikelnummern zwischen Ihrem System und Ihren Lieferanten zu verwalten und abzugleichen. Oft stimmen die von Ihnen intern verwendeten Artikelnummern nicht mit den Artikelnummern Ihrer Lieferanten überein. Docbits erleichtert den Umgang mit diesen Diskrepanzen, indem es eine Zuordnung zwischen Ihren Artikelnummern und denen Ihrer Lieferanten erstellt.

Funktionsweise

1. Manuelles Abgleichen:

   • Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Diskrepanz zwischen Ihrer Artikelnummer und der Artikelnummer Ihres Lieferanten stoßen, müssen Sie diese manuell abgleichen.

   • Sie können dies tun, indem Sie die korrekte Lieferantenartikelnummer eingeben, die Ihrer internen Artikelnummer entspricht.

2. Automatisches Abgleichen:

   • Sobald Sie eine Artikelnummer manuell mit der Artikelnummer des Lieferanten abgeglichen haben, merkt sich Docbits diese Zuordnung.

   • Wenn der gleiche Artikel das nächste Mal erscheint, wird Docbits ihn basierend auf der gespeicherten Zuordnung automatisch abgleichen, was Ihnen Zeit spart und Fehler reduziert.

Schnittstellenübersicht

• Lieferanten-ID: Der eindeutige Bezeichner für den Lieferanten.

• Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

• Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

• Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen, wie z.B. das Löschen falscher Zuordnungen.

Vorteile

• Effizienz: Reduziert die Notwendigkeit wiederholter manueller Eingaben und beschleunigt den Prozess.

• Genauigkeit: Minimiert Fehler, indem sichergestellt wird, dass Artikelnummern korrekt abgeglichen werden.

• Komfort: Vereinfacht den Arbeitsablauf, indem der Abgleichsprozess nach der anfänglichen manuellen Eingabe automatisiert wird.

Docbits ist ein fortschrittliches System, das darauf ausgelegt ist, den Abgleich von Bestelldaten (POs) mit eingehenden Rechnungsdokumenten zu automatisieren. Dieses Tool ist speziell für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungsdaten innerhalb von ERP-Systemen konzipiert. Diese Dokumentation erläutert die Grundlagen des automatischen Abgleichs durch Docbits und definiert die spezifischen Regeln, die für einen erfolgreichen Abgleich erforderlich sind.

Grundprinzipien der automatischen Abgleichung in Docbits

Datenextraktion: Docbits startet den Prozess, indem relevante Daten aus digitalisierten Rechnungsdokumenten extrahiert werden. Typischerweise umfasst diese Daten die Artikelnummern, Mengen und Stückpreise jeder Rechnungsposition. Die Präzision dieser Extraktion ist entscheidend, da sie die Grundlage für den nachfolgenden Abgleichprozess bildet.

Vergleich mit PO-Daten: Die extrahierten Daten werden mit den entsprechenden Informationen in den gespeicherten Bestellungen verglichen. Docbits überprüft, ob die Artikelnummern, Mengen und Preise mit denen in den POs übereinstimmen. Für einen erfolgreichen Abgleich müssen die Daten in den Rechnungen den Daten in den Bestellungen entsprechen, unter Berücksichtigung definierter Toleranzgrenzen.

Automatischer Abgleich: Basierend auf den Vergleichsergebnissen führt Docbits den Abgleich durch. Das System überprüft, ob die Abgleichkriterien innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen liegen. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, wird der Abgleich als erfolgreich betrachtet.

Berichterstattung: Nach Abschluss des Abgleichprozesses generiert Docbits Berichte, die den Status der Abgleiche anzeigen. Diese Berichte informieren über erfolgreich abgeglichene Rechnungen und identifizieren Abweichungen.

Definition der Abgleichregeln

Artikelnummer: Die Artikelnummer auf der Rechnung muss genau mit der Artikelnummer in der Bestellung übereinstimmen. Es gibt keine Toleranz für Abweichungen bei den Artikelnummern.

Mengen: Die Menge der gelieferten Waren auf der Rechnung kann innerhalb eines vordefinierten Toleranzbereichs variieren. Typischerweise könnte eine Toleranz von ±5% akzeptabel sein, um geringfügige Unterschiede in den Liefermengen zu berücksichtigen.

Preise: Preisabweichungen sind bis zu einer festgelegten Schwelle tolerierbar. Eine übliche Toleranz könnte ±2% des Preises betragen, um geringfügige Unterschiede in Preisangaben zu akzeptieren, die aus Rundungsunterschieden oder Währungsschwankungen resultieren.

Abgleichstatus:

• Vollständiger Abgleich: Alle Datenpunkte (Artikelnummer, Menge und Preis) liegen innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen.

• Teilabgleich: Ein oder mehrere Datenpunkte weichen außerhalb der Toleranzgrenzen ab, aber die Abweichungen sind minimal und erfordern eine manuelle Überprüfung.

• Kein Abgleich: Signifikante Abweichungen in einem oder mehreren Datenpunkten, die sofortige Korrektur oder weitere Untersuchungen erfordern.

Die präzise Definition dieser Regeln und die Festlegung von Toleranzgrenzen sind entscheidend für die Effizienz des automatischen Abgleichs und die Reduzierung manueller Eingriffe. Docbits ermöglicht eine flexible Konfiguration dieser Parameter, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen und Branchen gerecht zu werden.

Wenn Sie Dokumente manuell in DocBits importieren möchten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" im DocBits-Dashboard.

• Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Ihre Dokumente über den Dateibrowser hochladen oder per Drag & Drop ablegen können. Sie können bis zu 10 Dokumente gleichzeitig hochladen.

• Um Dokumente über den Dateibrowser hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumente hochladen" und wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten. Sobald Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf "Bestätigen", um den Upload-Vorgang zu starten.

• Alternativ können Sie Ihre Dateien auf das DocBits-Importfenster ziehen und ablegen.

• Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, haben sie den anfänglichen Status "Wird ausgeführt". Während dieser Zeit wird der Upload verarbeitet und eine Bearbeitung der Datei ist nicht möglich. Die Verarbeitungszeit kann je nach Größe und Komplexität der Datei variieren.

• Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhält sie den Status "Bereit zur Validierung". Sie können nun den Validierungsprozess starten.

Einführung

Willkommen im Modul Buchhaltung für Kostenrechnungen und indirekte Verkäufe! Dieses Modul ist darauf ausgelegt, Ihnen zu helfen, Ihre finanziellen Transaktionen innerhalb Ihres ERP-Systems effizient zu verwalten und abzugleichen. Mit Funktionen wie automatischer Datenerfassung, Dokumentenabgleich und detaillierter Nachverfolgung können Sie sicherstellen, dass Ihre Finanzunterlagen genau und aktuell sind.

Erste Schritte

Um das Buchhaltungsmodul zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet haben. Sie benötigen Zugriff auf sowohl das Kostenrechnungs- als auch das Verkaufsrechnungsmodul innerhalb des ERP-Systems.

Systemanforderungen

• Zugriff auf die Kostenrechnungs- und Verkaufsrechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.

• Angemessene Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Verarbeiten von Finanzdokumenten.

Hauptfunktionen

1. Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen und anderen Dokumenten.

2. Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.

3. Abgleichsüberprüfung: Überprüft Abgleiche basierend auf vordefinierten Regeln und Toleranzen.

4. Abweichungsbericht: Identifiziert und meldet Abweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen.

5. Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.

6. Dokumententraining: Trainiert das System, neue Dokumente mit minimalem Aufwand zu erkennen, normalerweise nur einmal.

7. Betragsteilung: Teilt Beträge nach Abteilung für eine detaillierte finanzielle Nachverfolgung auf.

8. Hauptbuchkontendefinition: Das APS-Team (Accounting and Procurement System) kann das Hauptbuchkonto definieren, sobald die Daten extrahiert sind.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des Buchhaltungsmoduls umfasst typischerweise die folgenden Komponenten:

• Dashboard: Übersicht über den Status von Rechnungen und Verkäufen sowie aktuelle Aktivitäten.

• Such- und Filterwerkzeuge: Möglichkeiten, Rechnungen und Verkaufsunterlagen zu suchen und zu filtern.

• Abgeglichene Datensätze: Abschnitt, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.

• Abweichungen: Abschnitt, der Datensätze mit Abweichungen zeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.

• Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung des Buchhaltungsmoduls

1. Zugriff auf das Buchhaltungsmodul

Navigieren Sie zum Buchhaltungsmodul über das Hauptmenü Ihres ERP-Systems.

2. Rechnungen importieren oder darauf zugreifen

• Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.

• Manueller Upload: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche in das System hoch.

3. Automatisch abgeglichene Rechnungen überprüfen

• Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.

• Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.

4. Abweichungen behandeln

• Greifen Sie auf den Abschnitt Abweichungen zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.

• Passen Sie bei Bedarf Mengen oder Preise manuell an oder markieren Sie die Rechnung zur weiteren Überprüfung.

5. Manuelles Abgleichen

Für Rechnungen, die nicht automatisch abgeglichen wurden:

• Verwenden Sie die Such- und Filterwerkzeuge, um die entsprechende Bestellung zu finden.

• Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.

6. Das System trainieren

• Für neue Dokumenttypen trainieren Sie das System, indem Sie ein Muster bereitstellen.

• In der Regel müssen Sie das System nur einmal trainieren, damit es ähnliche Dokumente in Zukunft genau erkennt.

7. Buchungen erfassen

• Navigieren Sie zur Registerkarte "Positionen", um Buchungen für jede Rechnung anzuzeigen und zu erfassen.

• Weisen Sie die Beträge den entsprechenden Konten, Kostenstellen und Dimensionen zu, die spezifisch für Infor LN/M3 sind.

Beispiel: Buchen einer Kostenrechnung

1. Position auswählen: Wählen Sie die Position für die Kostenrechnung.

2. Konto zuweisen: Weisen Sie das entsprechende Konto zu, z.B. "71200 - Nichtbetrieblicher Aufwand".

3. Dimensionen festlegen: Legen Sie zusätzliche Dimensionen wie Kostenstelle, Produktgruppe und Projekt fest.

4. Betrag aufteilen: Teilen Sie bei Bedarf den Betrag nach Abteilung für eine detailliertere Nachverfolgung auf.

5. Betrag eingeben: Geben Sie den Betrag für die Position ein.

8. Hauptbuchkonten definieren

• Sobald die Daten extrahiert sind, kann das APS-Team die Hauptbuchkonten definieren.

• Dies stellt sicher, dass jede Transaktion unter dem richtigen Konto für eine genaue Finanzberichterstattung erfasst wird.

9. Berichte erstellen

• Greifen Sie auf den Abschnitt "Berichte" zu, um detaillierte Berichte über finanzielle Transaktionen zu erstellen.

• Verwenden Sie die Exportoptionen, um Berichte für weitere Analysen oder Aufzeichnungen zu speichern.

Beispielverwendung

1. Dokumente hochladen: Benutzer können verschiedene Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine usw.) in das System hochladen.

2. Automatischer Abgleich: Das System gleicht die hochgeladenen Dokumente automatisch mit vorhandenen Bestellungen ab.

3. Abgleiche überprüfen: Benutzer können die Abgleiche überprüfen, Details verifizieren und Statusanzeigen sehen.

4. Abweichungen beheben: Alle Unstimmigkeiten oder Abweichungen werden hervorgehoben, damit der Benutzer sie manuell überprüfen und korrigieren kann.

5. Daten exportieren: Abgeglichene Daten können für die weitere Verarbeitung oder Aufzeichnung exportiert werden.

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Diese Funktion befindet sich im Menü über dem Dokumentenvorschaubereich, wie unten dargestellt

Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird Ihnen das folgende Ticketformular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Falls zutreffend, können Sie auch einen Screenshot des Problems anhängen sowie eine relevante Datei anhängen.

Technischer Support in DocBits

Hilfe-Icons

Hilfe-Icons wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen der tatsächlichen Funktion eines Features und wie es Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann, zu unterstützen.

Diese Hilfe-Icons sehen wie folgt aus

Ticket erstellen

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Dieses Feature befindet sich im Menü über dem Bereich der Dokumentenvorschau, wie unten dargestellt

Nach dem Klick wird Ihnen das folgende Ticket-Formular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Sie können auch, falls zutreffend, einen Screenshot des Problems anhängen und eine relevante Datei anfügen.

In diesem Video werden die Zuschauer mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von DocBit vertraut gemacht, wobei der Schwerpunkt speziell auf der Dokumentenvalidierung liegt. Das Tutorial betont die Einfachheit des Systems, bei dem kein Coding oder komplexe Formeln erforderlich sind.

Erkunden Sie die revolutionären Fähigkeiten von DocBits, einem hochmodernen Dokumentenverarbeitungstool, das die Komplexitäten der Tabellenauswertung, des Abgleichs von Bestellungen (PO) und des Kostenrechnungsmanagements vereinfacht.

In diesem Video tauchen wir in die einzigartigen Funktionen von DocBits ein und konzentrieren uns auf die KI-Tabellenauswertung, die selbst die kompliziertesten Tabellenlayouts mühelos bewältigt. Mit einer Genauigkeitsrate von bis zu 95% automatisiert das System die Extraktion und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Willkommen beim DocBits Anfängerkurs, Ihrem umfassenden Leitfaden zur Revolutionierung des Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen!

In der heutigen komplexen Finanzumgebung ist es keine leichte Aufgabe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungsstellung und Kostenrechnung zu verwalten. Genau hier glänzt DocBits. Mit über 20 Integrationen und beispielloser Kompatibilität mit Infor CloudSuite, LN und M3 hebt sich DocBits von anderen Lösungen auf dem Markt ab.

Hilfe-Symbole wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen zu helfen, was eine Funktion wirklich tut und wie sie Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann.

Diese Hilfe-Symbole sehen wie folgt aus

In diesem umfassenden Video-Leitfaden werden Zuschauer mit dem DocBits-Dashboard und dessen Funktionsvielfalt vertraut gemacht. Vom Filtern und Verwalten offener Dokumente bis hin zum Importieren von Anhängen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Scanner oder API bietet das Tutorial einen schrittweisen Durchlauf.

Hervorgehobene Funktionen sind unter anderem das Filtern von Dokumenten nach Status oder Zuständigem, das Auffinden spezifischer Details wie Rechnungsnummern und das Ändern des Zuständigen für einzelne Dokumente. Die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems werden demonstriert, wobei die Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten für Benutzer hervorgehoben werden. Das Tutorial bereitet den Boden für eine tiefere Erkundung der Dokumentenvalidierung innerhalb von DocBits.

Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie professionell mit Abweichungen beim PO-Matching mit DocBits umgehen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch das Vorgehen, wenn Zahlen nicht übereinstimmen. Egal, ob Sie ein erfahrener ERP-Manager oder ein angehender Finanzbuchhalter sind, Sie werden lernen, wie Sie Abweichungen effizient und sicher verwalten können.

Erfahren Sie, wie unsere spezielle KI-Schwarmintelligenz in DocBits Sie durch den gesamten Prozess führt und wie Sie unsere Dokumentation nutzen können, um schnell Lösungen für Probleme oder Unsicherheiten zu finden. Werden Sie Teil der vielen zufriedenen Kunden, die ihre Prozesse mit DocBits optimiert haben.

In unserem Dokumentenverarbeitungssystem bearbeiten wir täglich ein großes Volumen an Dokumenten von mehreren Kunden. Um sicherzustellen, dass die Dokumente jedes Kunden zeitnah bearbeitet werden, haben wir ein ausgeklügeltes Prioritätssystem implementiert. Dieses System passt die Prioritäten dynamisch basierend auf der Anzahl der ausstehenden Dokumente eines Kunden an und gewährleistet Fairness und Effizienz. Lassen Sie uns näher darauf eingehen, wie dieses Prioritätssystem funktioniert und wann der Aufgaben-Zähler zurückgesetzt wird.

Schlüsselkonzepte des Prioritätssystems

Unser Prioritätssystem dreht sich um einige Schlüsselkonzepte:

1. Ausstehende Dokumente: Dies ist eine Zählung der Dokumente, die ein Kunde eingereicht hat, die jedoch noch bearbeitet werden müssen.

2. Zurücksetzintervall: Das System setzt die Zählung der ausstehenden Dokumente regelmäßig auf null zurück, um sicherzustellen, dass kein Kunde die Verarbeitungsressourcen unbegrenzt monopolisiert.

Wie die Priorität bestimmt wird

Hier ist eine schrittweise Erklärung, wie die Priorität für die Verarbeitung von Dokumenten bestimmt wird:

1. Verfolgung ausstehender Dokumente: Jeder Kunde hat eine Zählung der ausstehenden Dokumente. Diese Zählung hilft uns zu wissen, wie viele Dokumente auf die Verarbeitung für jeden Kunden warten.

2. Zurücksetzen der Zählung: Um Fairness zu gewährleisten, setzen wir die Zählung der ausstehenden Dokumente auf null zurück, wenn eine festgelegte Zeitspanne (das Zurücksetzintervall) seit dem letzten Update vergangen ist. Dieses Intervall ist standardmäßig auf 1500 Sekunden (oder 25 Minuten) eingestellt.

3. Aktualisierung der Zählung: Wenn das Zurücksetzintervall nicht vergangen ist, reduzieren wir die Zählung der ausstehenden Dokumente jedes Mal um eins, wenn wir überprüfen, was die Verarbeitung eines Dokuments simuliert.

4. Festlegung der Prioritäten: Die Priorität für die Verarbeitung von Aufgaben basiert auf der Anzahl der ausstehenden Dokumente. Je weniger ausstehende Dokumente, desto höher die Priorität, was bedeutet, dass diese Aufgaben früher bearbeitet werden. Wir haben spezifische Schwellenwerte, um Prioritätsstufen von 1 (höchste Priorität) bis 9 (niedrigste Priorität) zuzuweisen.

Prioritätsstufen

Die Prioritätsstufen werden basierend auf der Zählung der ausstehenden Dokumente wie folgt zugewiesen:

• Priorität 9: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -20 beträgt

• Priorität 8: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -14 beträgt

• Priorität 7: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -12 beträgt

• Priorität 6: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -10 beträgt

• Priorität 5: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -8 beträgt

• Priorität 4: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -6 beträgt

• Priorität 3: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -4 beträgt

• Priorität 2: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -2 beträgt

• Priorität 1: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente größer oder gleich -2 ist

Wann der Zähler zurückgesetzt wird

Der Zähler der ausstehenden Dokumente wird auf null zurückgesetzt, wenn mehr als das Zurücksetzintervall (1500 Sekunden) seit dem letzten Update vergangen ist. Dieser Mechanismus stellt sicher, dass kein Kunde endlos ausstehende Dokumente anhäuft und die Systemressourcen blockiert. Durch das regelmäßige Zurücksetzen des Zählers garantieren wir, dass jeder Kunde einen fairen Anteil an Verarbeitungszeit erhält.

Wenn Sie das DocBits Lieferantenportal verwenden, ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Status verstehen, die Ihre Lieferanten haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Lieferantenstatus in DocBits:

• Offen: Bestehender Lieferant, der noch nicht eingeladen wurde

• Registrierung ausstehend: Lieferant wurde zum Lieferantenportal eingeladen

• Eingabe des Lieferanten ausstehend: Wartet auf Änderungen vom Lieferanten, nachdem er die Registrierung abgeschlossen hat

• Genehmigung ausstehend: Lieferant hat die Registrierung abgeschlossen und wartet auf die erste Genehmigung

• Genehmigung durch AP ausstehend: Lieferant wurde zum ersten Mal genehmigt und wartet auf die zweite Genehmigung

• Genehmigt: Lieferant wurde genehmigt

• Abgelehnt: Lieferant wurde abgelehnt

Benutzerunterstützung

Sollten Sie beim Verwenden von DocBits auf Herausforderungen stoßen oder Fragen haben, konsultieren Sie bitte dieses Benutzerhandbuch oder wenden Sie sich an unser Support-Team um Hilfe. Unser Engagement besteht darin, allen Benutzern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten. Klicken Sie einfach auf die Support-Schaltfläche in Ihrer DocBits-App und Sie können ein Support-Ticket erstellen.

Sie können uns auch über unsere FELLOWPRO-Seite kontaktieren:

Im Validierungsbildschirm können Sie direkt Tickets für das jeweilige Dokument erstellen und einen Screenshot des Problems beifügen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Ticket erstellen", das Support-Fenster öffnet sich und Sie können sofort loslegen.

1. Globale Einstellungen:

   • Firmeninformationen: Grundlegende Details über das Unternehmen definieren und bearbeiten, wie Name, Adresse und andere Identifikatoren.

   • Gruppen, Benutzer und Berechtigungen: Benutzerrollen und -berechtigungen verwalten, um unterschiedliche Zugriffsebenen auf verschiedene Funktionen innerhalb von Docbits zu ermöglichen.

   • Integration: Einrichten und Konfigurieren von Integrationen mit anderen Software- oder Systemen, um die Funktionalität von Docbits mit externen Diensten zu erweitern.

   • Dokumententypen: Verschiedene Arten von Dokumenten festlegen und verwalten, die von Docbits verarbeitet werden, wie Rechnungen, Bestellungen usw.

   • E-Mail-Benachrichtigung: Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten zur Dokumentenverarbeitung konfigurieren.

   • Dashboard: Das Dashboard mit Widgets und Metriken anpassen, die für die Benutzer wichtig sind.

2. Dokumentenverarbeitung:

   • Dokumentenablauf: Regeln festlegen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie archiviert oder gelöscht werden.

   • Import: Konfigurieren, wie Dokumente in Docbits importiert werden, einschließlich Quelleinstellungen und Dateitypen.

   • OCR-Einstellungen: Einstellungen für die optische Zeichenerkennung (OCR) anpassen, die Bilder von Text in maschinenlesbaren Text umwandelt.

   • Klassifizierung und Extraktion: Festlegen, wie Dokumente kategorisiert werden und wie Daten aus Dokumenten extrahiert werden.

   • Stammdaten-Suche: Suchen einrichten, um extrahierte Daten mit vorhandenen Stammdaten zu validieren oder zu ergänzen.

   • Wertelisten: Vordefinierte Listen verwalten, die bei der Dateneingabe und -validierung verwendet werden.

   • Export: Konfigurieren, wie und wohin verarbeitete Dokumente und Daten exportiert werden.

   • Modul: Zusätzliche Module, die konfiguriert werden können, um die Funktionalität zu erweitern.

3. API-Lizenzen: API-Schlüssel verwalten und die Nutzungstatistiken für von Docbits verwendete APIs überwachen.

4. Lieferanteneinstellungen: Einstellungen spezifisch für Lieferanten konfigurieren und verwalten, möglicherweise in Integration mit Lieferantenmanagementsystemen.

5. Cache-Verwaltung: Einstellungen im Zusammenhang mit dem Zwischenspeichern von Daten anpassen, um die Leistung des Systems zu verbessern.

Um Ihnen eine bessere Übersicht über Ihre Anfragen zu geben, hier ist, was jeder Ticketstatus bedeutet und wann Sie ihn sehen werden:

• New – Wir haben Ihre Anfrage erhalten und sie wartet auf Überprüfung.

• Open – Ihr Ticket wurde überprüft und zur Bearbeitung eingeplant.

• In Progress – DocBits arbeitet aktiv an Ihrem Problem.

• Waiting on Customer Response – Wir benötigen weitere Informationen oder Klarstellungen von Ihnen. Sie werden dies sehen, wenn wir Fragen gestellt oder Dateien angefordert haben.

• Waiting for Customer Confirmation – Wir haben eine Lösung implementiert oder Anleitungen bereitgestellt und warten darauf, dass Sie bestätigen, dass das Problem behoben ist.

• Waiting on Product Team – Ihre Anfrage ist ein Funktionvorschlag oder betrifft ein bekanntes Produktproblem und wurde für die Roadmap des Produktteams erfasst.

• Closed – Resolved – Das Problem ist vollständig gelöst und bestätigt, oder es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

• Closed – No Response – Nach mehreren Nachfragen ohne Antwort schließen wir das Ticket. Sie können es jederzeit wieder öffnen, indem Sie antworten.

• Closed – Known Issue – Dieses Ticket verfolgt einen bekannten Produktfehler, der bereits auf unserem Backlog steht. Es ist hier geschlossen, bleibt aber in unserer internen Planung sichtbar.

• Closed – Logged as Idea – Ihr Vorschlag wurde für eine zukünftige Berücksichtigung durch unser Produktteam notiert.

• Duplicate – Wir haben dieses Ticket mit einem bestehenden zusammengeführt, das dasselbe Problem abdeckt.

• Not Planned – Diese Anfrage ist gültig, befindet sich jedoch nicht auf unserer aktuellen Roadmap. Wir werden sie für zukünftige Priorisierungen aufbewahren.

• Spam – Dieses Ticket wurde als nicht produktbezogen identifiziert (z. B. Bot oder nicht verwandte Anfrage) und wurde geschlossen.

Übersicht

Dieses Dokument beschreibt den Testplan für die Rechnungsautomatisierung mit DocBits in Verbindung mit Infor LN oder M3. Es enthält Details zu Testfällen, Testvorbereitungen, Ausführungsschritten und Unterstützungsprozessen.

Testfälle

Plan für Tests mit dem Kunden

1. Einrichtung

• Erstes Treffen: Planen Sie ein Kickoff-Meeting mit dem Kunden, um den Testprozess und die Ziele zu erläutern.

• Zugriff und Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass der Kunde alle notwendigen Zugriffe auf DocBits und Infor LN oder M3 für Testzwecke hat.

2. Testvorbereitung

• Schulung: Bieten Sie umfassende Schulungen für das Team des Kunden an, wie man DocBits zur Rechnungsverarbeitung verwendet.

• Dokumentation: Teilen Sie detaillierte Dokumentationen zu den Testverfahren, einschließlich der erwarteten Ergebnisse für jeden Testfall.

3. Ausführung der Testfälle

• Testumgebung: Richten Sie eine Testumgebung ein, die das Produktionssystem des Kunden so genau wie möglich nachbildet.

• Schritt-für-Schritt-Tests: Arbeiten Sie mit dem Kunden zusammen, um jeden Testfall auszuführen, und stellen Sie sicher, dass er jeden Schritt versteht:

  • Rechnungen über DocBits verarbeiten.

  • Die Ausgabe im Bestellabgleichsmodul überprüfen.

  • Die Exportergebnisse in LN oder M3 überprüfen.

4. Problemlösung

• Verfolgung: Verwenden Sie ein Verfolgungssystem (wie Jira oder eine einfache Tabelle), um alle Probleme oder Abweichungen zu protokollieren, die während der Tests auftreten.

• Unterstützung: Bieten Sie sofortige Unterstützung zur Lösung von Problemen und zur Klärung von Zweifeln.

5. Verifizierung und Feedback

• Verifizierung: Überprüfen Sie nach jedem Testfall die Ergebnisse mit dem Kunden, um die Genauigkeit sicherzustellen.

• Feedback-Schleife: Sammeln Sie Feedback vom Kunden zum Prozess und zu erforderlichen Verbesserungen.

6. Abschluss

• Dokumentation der Ergebnisse: Dokumentieren Sie die Ergebnisse jedes Testfalls und erstellen Sie einen zusammenfassenden Bericht für den Kunden.

• Überprüfungstreffen: Führen Sie ein Überprüfungstreffen durch, um die Testergebnisse und alle weiteren erforderlichen Schritte vor dem Live-Gang zu besprechen.

7. Vorbereitung auf den Live-Gang

• Schulungserneuerung: Bieten Sie bei Bedarf eine Auffrischungsschulung an.

• Unterstützungsplan: Entwickeln Sie einen Unterstützungsplan für die anfängliche Live-Phase, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

1. Firmenname: Der rechtliche Name der Firma, wie eingetragen.

2. Straße + Nummer: Die physische Adresse des Hauptbüros oder Hauptsitzes der Firma.

3. Postleitzahl: Die Postleitzahl der Firmenadresse.

4. Stadt: Die Stadt, in der sich die Firma befindet.

5. Bundesland: Das Bundesland oder die Region, in der die Firma ansässig ist.

6. Land: Das Land, in dem die Firma tätig ist.

7. Firmen-ID: Ein eindeutiger Identifikator für die Firma, der intern verwendet oder für Integrationen mit anderen Systemen genutzt werden kann.

8. Steuernummer: Die Steuernummer der Firma, wichtig für finanzielle Operationen und Berichterstattung.

9. Handelsregisternummer: Die Registrierungsnummer der Firma im Handelsregister, die für rechtliche und offizielle Dokumentationen wichtig sein könnte.

10. Offizielle Firmen-Telefonnummer: Die primäre Kontakttelefonnummer der Firma.

11. Offizielle Firmen-E-Mail: Die Haupt-E-Mail-Adresse, die für offizielle Kommunikationen verwendet wird.

Die hier eingegebenen Informationen können entscheidend sein, um sicherzustellen, dass Dokumente wie Rechnungen, offizielle Korrespondenz und Berichte korrekt mit den richtigen Firmendetails formatiert sind. Es hilft auch dabei, die Konsistenz in der Darstellung der Firma in verschiedenen externen Kommunikationen und Dokumenten aufrechtzuerhalten. Nach dem Eingeben oder Aktualisieren der Informationen muss der Administrator die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" speichern, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen systemweit angewendet werden.

Zusätzlich bietet der Abschnitt einen Überblick über den Abonnementplan, der anzeigt, wie viele Tage verbleiben, Start- und Enddaten sowie einen Abonnementnutzungsmesser, der den Verbrauch von Servicetokens gegen das in dem Plan zugewiesene Kontingent verfolgt. Dies kann Administratoren dabei helfen, die Abonnementverlängerungen oder -upgrades basierend auf den Nutzungstrends zu überwachen und zu planen.

1. Sie erhalten eine Einladung mit einem Link per E-Mail, um den Registrierungsprozess zu beginnen. Bitte klicken Sie auf „Zur Registrierung gehen“, geben Sie die erforderlichen Informationen ein und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um zu starten.
2. Lieferantendetails

   Bitte überprüfen Sie, ob der Name des Lieferanten korrekt ist. Dies ist ein kritisches Detail für Identitäts- und rechtliche Zwecke, das nicht geändert werden kann. Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Adressdaten zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
3. Adressdaten Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkontakt zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
4. Lieferantenkontakt Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenfinanzen zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
5. Lieferantenfinanzen Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkäufe zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
6. Lieferantenkäufe Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenzertifikate zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
7. Lieferantenzertifikate Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Lieferantenvielfalt). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“
8. Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Lieferantenvielfalt). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“
9. Bitte überprüfen Sie Ihre E-Mail auf eine Bestätigung, dass Sie den Registrierungsprozess abgeschlossen haben.

Benutzereinstellungen sind ein Bereich in einem System, in dem Benutzer persönliche Präferenzen, Kontoeinstellungen und Sicherheitseinstellungen anpassen können. Typischerweise umfassen die Benutzereinstellungen Optionen wie Passwortänderungen, Profilinformationen, Benachrichtigungseinstellungen und möglicherweise individuelle Berechtigungen zum Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Daten.

In den meisten Organisationen haben nur autorisierte Personen Zugang zu den Benutzereinstellungen, normalerweise Administratoren oder Systemadministratoren. Dies liegt daran, dass die Einstellungen sensible Informationen enthalten können, die die Sicherheit des Systems gefährden könnten, wenn sie von unbefugten Personen geändert werden. Administratoren können die Benutzereinstellungen verwalten, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien und Anforderungen der Organisation entsprechen und die Integrität des Systems gewahrt bleibt.

Suchleiste: Ermöglicht Administratoren, Benutzer schnell zu finden, indem sie nach deren Namen oder anderen Details suchen.

Benutzerliste: Zeigt eine Liste von Benutzern mit den folgenden Spalten an:

• Name: Der vollständige Name des Benutzers.

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die wahrscheinlich als Anmeldekennzeichen verwendet wird.

• Admin: Ein Kontrollkästchen, das anzeigt, ob der Benutzer über administrative Berechtigungen verfügt. Administratoren haben in der Regel Zugriff auf alle Einstellungen und können andere Benutzerkonten verwalten.

• Aktionen: Diese Spalte umfasst typischerweise Schaltflächen oder Links zum Ausführen von Aktionen wie Bearbeiten von Benutzerdaten, Zurücksetzen von Passwörtern oder Löschen des Benutzerkontos.

Benutzer hinzufügen: Diese Schaltfläche wird verwendet, um neue Benutzerkonten zu erstellen. Ein Klick darauf öffnet typischerweise ein Formular, in dem Sie die Details des neuen Benutzers eingeben können, wie z. B. Name, E-Mail und ob er administrative Rechte haben soll.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen eines neuen Benutzers:

1. Zugriff auf das Benutzermanagement: Navigieren Sie zu Einstellungen - Globale Einstellungen - Gruppen, Benutzer und Berechtigungen - Benutzer, wo Sie neue Benutzer hinzufügen können.

2. Neuen Benutzer hinzufügen: Klicken Sie in den Benutzereinstellungen auf „Benutzer hinzufügen“.

1. Ausfüllen des Formulars: Es erscheint ein Formular, in das Sie die Informationen für den neuen Benutzer eingeben können. Typische Informationen sind:

• Benutzername: Eindeutiger Name für den Benutzer, der zur Anmeldung verwendet wird.

• Vorname und Nachname: Name des Benutzers.

• E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die für Kommunikation und Benachrichtigungen verwendet wird.

• Passwort: Ein Passwort für den Benutzer, das den Sicherheitsrichtlinien entsprechen sollte.

• Benutzerrolle: Legen Sie die Rolle des Benutzers fest, z. B. Standardbenutzer oder Administrator.

Die Erstellung von Unterorganisationen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems dient dazu, die Struktur und Verwaltung von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation weiter zu organisieren und zu differenzieren. Hier sind einige Zwecke und Vorteile der Erstellung von Unterorganisationen:

Strukturierung und Organisation: Unterorganisationen ermöglichen es, eine hierarchische Struktur innerhalb des Dokumentenmanagementsystems zu schaffen. Dies kann helfen, Benutzerkonten und Dokumente nach Abteilung, Team, Standort oder anderen relevanten Kriterien zu organisieren, was zu einer klareren und effizienteren Verwaltung führt.

Berechtigungsmanagement: Durch die Erstellung von Unterorganisationen können Administratoren granulare Berechtigungen und Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzergruppen festlegen. Das bedeutet, dass bestimmte Benutzer oder Gruppen nur auf die Dokumente und Ressourcen zugreifen können, die für ihre jeweilige Unterorganisation relevant sind, was die Sicherheit und den Datenschutz verbessert.

Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit: Unterorganisationen können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb spezifischer Teams oder Abteilungen fördern, indem der Zugriff auf gemeinsame Dokumente, Projekte oder Aufgaben zentralisiert wird. Dies fördert die Effizienz und Koordination bei der Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten oder Arbeitsabläufen.

Berichterstattung und Analyse: Durch die Organisation von Benutzerkonten und Dokumenten in Unterorganisationen können detaillierte Berichte und Analysen über die Aktivitäten und Leistungen einzelner Teams oder Abteilungen erstellt werden. Dies ermöglicht es Administratoren und Managern, Einblicke in die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems auf organisatorischer Ebene zu gewinnen.

Skalierbarkeit und Flexibilität: Unterorganisationen bieten eine skalierbare Struktur, die mit dem Wachstum und den Veränderungen der Organisation wachsen kann. Neue Teams oder Abteilungen können problemlos hinzugefügt und angemessen in das bestehende Unterorganisationenschema integriert werden, ohne die Gesamtstruktur des Dokumentenmanagementsystems zu beeinträchtigen.

Insgesamt ermöglichen Unterorganisationen ein effektiveres Management und eine bessere Organisation von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems, indem sie die Struktur, Sicherheit und Zusammenarbeit verbessern.

So greifen Sie auf diese Funktion zu:

Navigieren Sie zu Einstellungen, Globale Einstellungen → Gruppen, Benutzer und Berechtigungen → Unterorganisationen, wie unten gezeigt.

Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, die ähnlich aussieht wie diese:

Hier finden Sie Ihre zuvor erstellten Unterorganisationen sowie die Möglichkeit, neue Unterorganisationen zu erstellen.

Komponenten des Abschnitts Gruppen und Berechtigungen

Gruppen und Berechtigungen aktivieren/deaktivieren: Ein Schalter, der es dem Systemadministrator ermöglicht, die Nutzung von Gruppen und Berechtigungen über die Plattform zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn dieser deaktiviert ist, kann das System standardmäßig auf ein weniger granulareres Zugriffssteuerungsmodell zurückgreifen.

Gruppenliste: Zeigt die Liste der verfügbaren Benutzergruppen innerhalb der Organisation. Jede Gruppe kann mit spezifischen Berechtigungen konfiguriert werden. Administratoren können neue Gruppen erstellen, indem sie auf die Schaltfläche „+ Neu“ klicken.

Berechtigungstabelle:

• Wird angezeigt, sobald eine Gruppe ausgewählt oder eine neue Gruppe konfiguriert wird.

• Listet alle vom System erkannten Dokumenttypen auf (z. B. RECHNUNG, GUTSCHRIFT, LIEFERSCHEIN).

• Für jeden Dokumenttyp gibt es Kontrollkästchen für verschiedene Berechtigungen:

  • Ansehen: Berechtigung, das Dokument zu sehen.

  • Aktualisieren: Berechtigung, das Dokument zu ändern.

  • Löschen: Berechtigung, das Dokument aus dem System zu entfernen.

  • Erste Genehmigung: Berechtigung, die erste Genehmigung des Dokuments durchzuführen.

  • Zweite Genehmigung: Berechtigung, eine sekundäre Genehmigung (falls zutreffend) durchzuführen.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems über den Schalter hat verschiedene Auswirkungen auf die Funktionalität in DocBits.

Aktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem aktiviert ist, werden die Zugriffsberechtigungen für Benutzer und Gruppen angewendet.

• Benutzern wird nur Zugriff auf die Ressourcen gewährt, auf die sie basierend auf den zugewiesenen Berechtigungen ausdrücklich zugreifen dürfen.

• Administratoren können die Berechtigungen für einzelne Benutzer und Gruppen verwalten und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen die Daten anzeigen oder bearbeiten können.

Deaktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem deaktiviert ist, werden alle Zugriffsberechtigungen entfernt und Benutzer haben in der Regel uneingeschränkten Zugriff auf alle Ressourcen.

• Dies kann nützlich sein, wenn eine offene Zusammenarbeit vorübergehend ohne die Einschränkungen der Zugriffskontrolle erforderlich ist.

• Es besteht jedoch ein erhöhtes Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff, da Benutzer möglicherweise auf sensible Informationen zugreifen können, zu denen sie nicht berechtigt sind.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems ist eine wichtige Entscheidung, die auf den Sicherheitsanforderungen und der Arbeitsweise der Organisation basiert. In Umgebungen, in denen Datenschutz und Zugriffskontrolle entscheidend sind, ist es üblich, das Berechtigungssystem aktiviert zu lassen, um die Datenintegrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten. In anderen Fällen kann es vorübergehend notwendig sein, das Berechtigungssystem zu deaktivieren, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, sollte jedoch mit Vorsicht verwendet werden, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von Docbits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

API-Schlüssel

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

• Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Zum Beispiel können Dokumente automatisch zwischen Docbits und einem CRM-System ausgetauscht werden, was manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht.

• Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht den nahtlosen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

• Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer immer die neuesten Informationen haben. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtzeitinformationen erfordern.

• Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Zum Beispiel können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

• Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations Einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

Übersicht

Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Liste der Dokumententypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.

• Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.

1. Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.

2. Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.

3. Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.

4. Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.

5. Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.

6. Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.

7. Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.

8. EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.

Überblick

Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.

Hauptkomponenten

1. Gruppen und Felder:

• Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.

• Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.

1. Eigenschaften-Panel:

• Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:

• Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.

• Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.

• Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.

• Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.

• Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.

• Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.

• Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.

• Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.

• Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.

• Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.

1. Vorlagen-Vorschau:

• Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.

Übersicht

Dieser Leitfaden erklärt, wie Administratoren Einstellungen für die Zugangskontolle für verschiedene Benutzergruppen in DocBits definieren können. Jede Gruppe kann mit benutzerdefinierten Berechtigungen auf Dokumenten- und Feldebene konfiguriert werden.

Zugangskontrollgruppen

Das Zugangskontrollpanel ermöglicht es dem Administrator, Benutzergruppen und deren jeweilige Berechtigungen zu verwalten. Jede Gruppe kann spezifische Konfigurationen in Bezug auf Folgendes haben:

• Dokumentzugriff: Ob die Gruppe auf einen Dokumenttyp zugreifen kann.

• Feldberechtigungen: Ob die Gruppe bestimmte Felder innerhalb eines Dokuments lesen, schreiben oder anzeigen kann.

• Aktionsberechtigungen: Welche Aktionen die Gruppe durchführen kann, wie z. B. Dokumente bearbeiten, löschen, massenaktualisieren und genehmigen.

Aktivierung

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Wählen Sie Dokumentenverarbeitung.

3. Wählen Sie Module.

4. Aktivieren Sie die Zugriffskontrolle, indem Sie den Schieberegler aktivieren.