DocBits ist eine cloudbasierte Lösung zur Dokumentenerfassung, die die Leistung von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) nutzt, um Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten unabhängig von ihrem Format effektiv zu erkennen, zu klassifizieren, zu analysieren und zu extrahieren. Hier sind die wichtigsten Merkmale im Detail:

• Dokumentenerkennung: DocBits verwendet KI-Algorithmen, um Dokumente genau zu identifizieren und zu erkennen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder als elektronische Dateien vorliegen.

• Dokumentenklassifizierung: Es klassifiziert Dokumente in relevante Kategorien, um eine einfache Organisation und Wiederherstellung zu ermöglichen.

• Datenextraktion: DocBits extrahiert wichtige Daten aus Dokumenten und wandelt unstrukturierte Informationen in strukturierte Daten um, die in Ihren Arbeitsablauf integriert werden können.

• Maschinelles Lernen: Das System lernt kontinuierlich dazu und verbessert seine Erkennungsgenauigkeit mit jedem verarbeiteten Dokument, was es im Laufe der Zeit effizienter macht.

• Schwarmintelligenz: DocBits nutzt Schwarmintelligenz, um seine Lernfähigkeiten zu verbessern und ein selbstverbesserndes System zu schaffen.

Erste Schritte

• Anmeldung und Navigation: Wie man auf Docbits zugreift und durch die Benutzeroberfläche navigiert.

• Erstkonfiguration: Einrichten von Docbits für die erstmalige Verwendung.

Tägliche Verwendung

• Dokumenteneinreichung: Anweisungen zur Einreichung von Dokumenten in Docbits.

• Dokumentüberprüfung und Genehmigung:

• Bestellungen genehmigen: Schritte zur Überprüfung und Genehmigung von Bestellformularen.

• Rechnungen bearbeiten: Anleitung zur Bearbeitung eingehender Rechnungen zur Zahlung.

Dokumentenverwaltung

• Suchen und Abrufen: Wie man Dokumente innerhalb von Docbits findet und darauf zugreift.

• Bearbeiten und Aktualisieren: Dokumente bearbeiten und ihren Status aktualisieren.

Fehlerbehebung

• Häufige Probleme: Lösungen für häufige Probleme, auf die Benutzer stoßen.

• Support-Kontakt: Wie man den Support für Hilfe erreicht.

Wenn Sie die DocBits-Software zur Dokumentenverarbeitung verwenden, ist es wichtig zu verstehen, welche verschiedenen Dokumentenstatus Ihre Dateien haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Dokumentenstatus in DocBits:

• WatchDog Start: Das Watchdog-Modul wird gestartet.

• WatchDog Split: Das Dokument wird im Watchdog aufgeteilt.

• WatchDog Upload: Das Dokument wird im Watchdog hochgeladen.

• Upload: Das Dokument wird hochgeladen.

• OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird derzeit auf dem Dokument ausgeführt.

• Klassifizierung: Das Dokument wird klassifiziert.

• Zugferd-Import: Ein Zugferd-Dokument wird importiert.

• Bereit zur Validierung: Das Dokument ist bereit zur Validierung.

• Zugferd-Export: Ein Zugferd-Dokument wird exportiert.

• Workflow: Ein Workflow wird derzeit mit diesem Dokument ausgeführt.

• Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss genehmigt werden.

• Zweite Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss ein zweites Mal genehmigt werden.

• Automatische Buchhaltung: Die automatische Buchhaltung läuft.

• Export: Das Dokument wird exportiert.

• Fehler: Ein Fehler ist im Dokument aufgetreten.

Der zweite Teil des Dashboards ist eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente. Sie können alle Dokumente anzeigen oder nur die Ihnen zugewiesenen. Sie können auch nach Dokumenten nach Namen suchen.

Die Daten werden innerhalb von Sekunden extrahiert, und der Status ändert sich von "In Bearbeitung" auf "Bereit zur Validierung".

Beim Navigieren Ihrer Dokumente in DocBits können Sie einfach die Escape (ESC)-Taste auf Ihrer Tastatur drücken, um zum Hauptbereich des Dashboards zurückzukehren (auf der Seite, von der aus Sie das gerade verlassene Dokument aufgerufen haben).

Willkommen bei DocBits

Willkommen bei DocBits, Ihrer umfassenden Quelle für Dokumentationsstrategien und Einblicke. Bei DocBits sind wir bestrebt, klare, prägnante und aktuelle Dokumentationsressourcen für Endbenutzer, Administratoren und Partner bereitzustellen.

Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten angemeldet haben, werden Sie zur Startseite des DocBits-Dashboards weitergeleitet. Dies ist die Hauptseite, auf der Sie alle Ihre importierten Dokumente sehen und verwalten können.

Rechts neben der Suchleiste finden Sie weitere Dashboard-Werkzeuge.

• Aktualisieren der Liste: Dies wird verwendet, um das Dashboard zu aktualisieren, ohne Ihren Browser-Tab neu laden zu müssen.

• Erweiterte Einstellungen: Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

• Analytik: Dies bietet Ihnen weitere Einblicke in die Dokumente, die Sie in DocBits hochgeladen haben.

• Hochladen: Weitere Informationen zu diesem Thema im nächsten Abschnitt.

Die erweiterten Einstellungen enthalten oft zusätzliche Konfigurationsoptionen und Funktionen, die spezifischere Anpassungen und Feinabstimmungen ermöglichen.

• Weitere Einstellungen

• Tastenkombinationen

• Importprotokoll

• PO-Tabellenspalten für die Organisation festlegen

• Dashboard-Sortierung nach Organisation festlegen

• Dokumente nach Tag, Woche, Monat, Jahr oder allen filtern. Die Filterung bezieht sich auf den Zeitpunkt, zu dem das Dokument importiert wird.

Auf den nächsten Seiten finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungen.

Vom Dashboard aus klicken Sie auf das Symbol für erweiterte Einstellungen, wie unten dargestellt:

Es wird dann das folgende Menü angezeigt:

Wählen Sie die Schaltfläche "Dashboard-Spalten für Organisation festlegen" aus, und es wird eine Liste aller Spaltennamen angezeigt.

In diesem Menü können Sie die Spaltennamen auswählen und die Pfeile verwenden, um die gewünschten Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Sie können die Reihenfolge der Spalten festlegen, indem Sie auf die Punkte neben dem Spaltennamen klicken und sie an die entsprechende Position ziehen.

Eine weitere Option ermöglicht es Ihnen auch, Felder eines Dokumententyps hinzuzufügen:

Hier können Sie aus den verschiedenen Dokumententypen wählen:

Für jeden Dokumententyp gibt es verschiedene Felder, die Sie hinzufügen können:

Wählen Sie die benötigten Felder aus und klicken Sie auf „Zu sichtbaren Spalten hinzufügen“, sie werden dann in den Spalteneinstellungen angezeigt.

Benutzerunterstützung

Sollten Sie beim Verwenden von DocBits auf Herausforderungen stoßen oder Fragen haben, konsultieren Sie bitte dieses Benutzerhandbuch oder wenden Sie sich an unser Support-Team um Hilfe. Unser Engagement besteht darin, allen Benutzern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten. Klicken Sie einfach auf die Support-Schaltfläche in Ihrer DocBits-App und Sie können ein Support-Ticket erstellen.

Sie können uns auch über unsere FELLOWPRO-Seite kontaktieren:

Im Validierungsbildschirm können Sie direkt Tickets für das jeweilige Dokument erstellen und einen Screenshot des Problems beifügen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Ticket erstellen", das Support-Fenster öffnet sich und Sie können sofort loslegen.

Übersicht

Die Dokumentenzusammenführung ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente zu kombinieren.

Zuerst müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie zusammenführen möchten. Dies kann durch Auswählen der Kontrollkästchen der Dokumente erfolgen. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.

Es wird dann ein Menü angezeigt, wählen Sie die Option „Zusammenführen“, die sich unten befindet.

Die Dokumentenzusammenführung ist eine wichtige Funktion in einem Dokumentenmanagementsystem, die es Benutzern ermöglicht, mehrere Dokumente zu einem einzigen Dokument zu kombinieren. Hier sind einige Gründe, warum die Dokumentenzusammenführung nützlich sein kann:

• Organisieren verwandter Dokumente: Durch das Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem einzigen Dokument können Benutzer verwandte Informationen oder Dateien zusammenhalten und organisieren. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz bei der Verwaltung und dem Zugriff auf Dokumente zu verbessern.

• Erstellen von Berichten oder Zusammenfassungen: Das Zusammenführen mehrerer Dokumente kann nützlich sein, um Berichte oder Zusammenfassungen zu erstellen, indem Daten oder Informationen aus verschiedenen Quellen oder Dokumenten kombiniert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, umfassende Berichte oder Präsentationen zu erstellen, ohne die Informationen manuell kopieren und einfügen zu müssen.

• Archivierung von Dokumenten: Wenn mehrere Versionen eines Dokuments existieren oder wenn Dokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammengefasst werden müssen, kann das Zusammenführen von Dokumenten dazu beitragen, konsistente Archivierungspraktiken sicherzustellen und den Speicherplatz zu optimieren.

• Optimierung von Workflows: Die Dokumentenzusammenführung kann Teil eines automatisierten Workflows sein, bei dem Dokumente automatisch kombiniert werden, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dies kann beispielsweise in einem Genehmigungsprozess oder bei der Erstellung von Verträgen oder Berichten verwendet werden.

Beispiele für das Zusammenführen von Dokumenten:

• Kombinieren von Rechnungen: Ein Unternehmen muss alle Rechnungen eines bestimmten Monats für Buchhaltungszwecke zusammenfassen. Einzelne Rechnungen werden als separate Dokumente hochgeladen und dann zusammengeführt, um eine konsolidierte Übersicht zu erstellen.

• Kombinieren von Genehmigungsformularen: Ein Genehmigungsworkflow für Anträge erfordert, dass mehrere Formulare zusammengeführt werden, bevor sie an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden. Die verschiedenen Formulare werden automatisch kombiniert, sobald sie von den beteiligten Parteien ausgefüllt und eingereicht werden.

• Erstellen eines Jahresberichts: Mehrere Abteilungen in einem Unternehmen arbeiten zusammen, um einen umfassenden Jahresbericht zu erstellen. Jede Abteilung erstellt ihren eigenen Abschnitt des Berichts als separates Dokument. Diese Dokumente werden dann zusammengeführt, um den endgültigen Jahresbericht zu erstellen.

Durch das Zusammenführen von Dokumenten können Organisationen ihre Dokumentenmanagementprozesse optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz steigern.

Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument oder Dokumenten suchen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung. In der Suchleiste haben wir Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung gestellt, um das von Ihnen gesuchte Dokument zu finden. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie das folgende Symbol aus.

Die folgenden Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, nach Dokumententyp, Status des Dokuments, dem Beauftragten des Dokuments und nach dem Datum zu filtern.

Wenn Sie ein detailliertes Protokoll aller in Ihre DocBits-Umgebung importierten Dokumente anzeigen möchten, befolgen Sie diese Schritte.

Wählen Sie im DocBits-Dashboard die Option Erweiterte Einstellungen aus.

Nachdem die Leiste "Erweiterte Einstellungen" angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche Import-Protokoll aus.

Es wird eine Tabelle angezeigt, die alle kürzlich importierten Dokumente sowie andere relevante Informationen zu diesen enthält.

Hier sind spezifische Tipps zur Fehlerbehebung bei häufigen Problemen im Zusammenhang mit Dashboard-Einstellungen:

Filter werden nicht korrekt angewendet:

• Überprüfen Sie zunächst die Filtereinstellungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Filter angewendet wurden und die gewünschten Daten angezeigt werden.

• Stellen Sie sicher, dass Filter logisch und konsistent angewendet werden. Manchmal können falsche Filterlogik oder falsche Kombinationen unerwartete Ergebnisse erzeugen.

• Geben Sie den Benutzern Anleitungen, wie sie Filter korrekt verwenden können, um sicherzustellen, dass sie die Filterfunktionen effektiv nutzen können.

Verzögerungen beim Laden von Daten:

• Überprüfen Sie die Netzwerkverbindung, um sicherzustellen, dass sie stabil ist und keine Verzögerungen verursacht.

• Überprüfen Sie die Serverauslastung und die Leistung der Datenquelle, um festzustellen, ob dies das Problem ist. Möglicherweise müssen Sie die Datenquelle optimieren oder auf eine leistungsstärkere Infrastruktur umsteigen.

• Implementieren Sie Caching-Mechanismen, um die Ladezeiten zu verkürzen, insbesondere für häufig abgerufene Daten. Ermutigen Sie die Benutzer, ihre Datenabfragen zu optimieren, indem sie nur die erforderlichen Datenfelder abrufen und Filter verwenden, um die Datenmenge zu reduzieren.

Browserprobleme:

• Stellen Sie sicher, dass der verwendete Browser mit dem Dashboard kompatibel ist und alle erforderlichen Updates installiert sind.

• Empfehlen Sie den Benutzern, regelmäßig ihren Browser-Cache zu leeren, um Speicherprobleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass sie die aktuellsten Daten erhalten.

• Überprüfen Sie auf Erweiterungen oder Plugins im Browser, die möglicherweise das Dashboard beeinträchtigen, und deaktivieren Sie diese bei Bedarf vorübergehend, um Probleme zu isolieren.

Benutzerspezifische Probleme:

• Bieten Sie individuelle Unterstützung für Benutzer an, die weiterhin Probleme haben. Möglicherweise müssen Sie deren spezifische Einstellungen, Berechtigungen oder Netzwerkkonfiguration überprüfen, um das Problem zu identifizieren und zu lösen.

Indem Sie den Benutzern diese spezifischen Tipps zur Fehlerbehebung zur Verfügung stellen, können Sie ihnen helfen, häufige Probleme im Zusammenhang mit Dashboard-Einstellungen effektiv zu lösen und ihre Produktivität zu steigern.

Die Einrichtung eines Dashboards, das mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt, erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.

Hier sind bewährte Praktiken, die Ihnen helfen können:

Benutzerdefinierte Ansichten:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard anpassbar ist, damit Benutzer ihre eigenen Ansichten und Layouts anpassen können. Dies kann durch die Möglichkeit erfolgen, Widgets hinzuzufügen, zu entfernen oder neu anzuordnen.

Automatische Updates:

• Implementieren Sie automatische Updates, um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Dies ist besonders wichtig für Umgebungen mit hoher Nutzung.

• Sie können dieses Auto-Refresh-Tool in den Einstellungen aktivieren.

Benutzerführung und Schulung:

• Bieten Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche und Anleitungen zur Nutzung des Dashboards.

• Schulen Sie die Benutzer regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie alle Funktionen und Möglichkeiten des Dashboards verstehen.

Filter und Ansichten:

• Die Verwendung von Filtern kann bei der Suche nach Dokumenten sehr hilfreich sein, aber denken Sie auch daran, Filter zurückzusetzen, um eine konsistente Ansicht der Daten zu gewährleisten.

Dashboard-Analytik:

• Überwachen Sie die Nutzung des Dashboards und sammeln Sie Feedback von Benutzern.

• Analysieren Sie, welche Teile des Dashboards am häufigsten genutzt werden und welche Verbesserungen vorgenommen werden können, um die Benutzererfahrung weiter zu optimieren.

Datenvisualisierung:

• Verwenden Sie ansprechende und aussagekräftige Datenvisualisierungen, um Informationen schnell und verständlich darzustellen.

• Wählen Sie Visualisierungen basierend auf den Bedürfnissen der Benutzer und der Art der präsentierten Daten.

Sicherheit und Datenschutz:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard den Sicherheitsstandards entspricht und sensible Daten angemessen geschützt sind.

• Implementieren Sie Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass Benutzer nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen können.

Durch die Berücksichtigung dieser bewährten Praktiken können Sie ein Dashboard erstellen, das effektiv mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt und ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hier können Sie Ihre Aufgaben im Auge behalten. Sie können zwischen zwei verschiedenen Layouts wählen – eines ist etwas detaillierter als das andere. Sie können Aufgaben auch nach verschiedenen Kriterien filtern, z. B. ob sie Ihnen zugewiesen sind oder den Status der Aufgabe.

Der Validierungsbildschirm ermöglicht es Ihnen, alle importierten Dokumente zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Sie können den Namen des Dokuments, die Anzahl der Seiten, aus denen es besteht, das Importdatum und seinen Status sehen. Die Schaltfläche Aktionen ermöglicht es Ihnen, das Dokument zuzuweisen, neu zu starten, zu validieren oder zu löschen.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle fortgeschrittenen Sendungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Seherlebnis zu erzielen.

In diesem Abschnitt können Sie Dokumente anzeigen, die als Duplikate gekennzeichnet wurden. Um zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche rechts, wie unten angegeben:

Sobald Sie die Schaltfläche drücken, erscheint am Ende der Seite eine Tabelle, die alle identifizierten Duplikate anzeigt.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Versandaufträge. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Der Aufgabenzähler befindet sich in der oberen rechten Ecke der Startseite des Dashboards.

Hier können Sie sehen, wie viele Dokumente sich in Ihrer Warteschlange zur Verarbeitung befinden

und wie viele Dokumente jetzt zur Validierung bereit sind.

Übersicht

Speichern-Button:

• Speichern-Button:

  • Zweck: Speichert den aktuellen Zustand des Dokuments oder Skripts, an dem gearbeitet wird.

  • Anwendungsfall: Nach Änderungen oder Anmerkungen an einem Dokument verwenden Sie diesen Button, um sicherzustellen, dass alle Änderungen gespeichert werden.

Spezielle Regeln hinzufügen:

• Spezielle Regeln hinzufügen / Skript in DocBits hinzufügen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, spezifische Regeln oder Skripte zu implementieren, die anpassen, wie Dokumente verarbeitet werden.

  • Anwendungsfall: Verwenden Sie diese Funktion, um Aufgaben wie die Datenextraktion oder Formatvalidierung zu automatisieren und die Workflow-Effizienz zu steigern.

Unscharfe Felder:

• Unscharfe Felder:

  • Zweck: Hilft bei der Identifizierung und Korrektur von Feldern, bei denen die Daten möglicherweise nicht perfekt übereinstimmen, aber nah genug sind.

  • Anwendungsfall: Nützlich in Datenvalidierungsprozessen, bei denen exakte Übereinstimmungen nicht immer möglich sind, wie z.B. leicht falsch geschriebene Namen oder Adressen.

Erforderliche Felder:

Es gibt Felder, die für die weitere Bearbeitung erforderlich sind; diese können in den Einstellungen bearbeitet werden.

Verwenden Sie den Tooltip, um herauszufinden, ob:

• Ist es ein Pflichtfeld (erforderlich)

• Validierung erforderlich

• Geringes Vertrauen

• Volle Steuerbetragsabweichung

Erforderliche Felder:

• Zweck: Identifiziert Pflichtfelder innerhalb von Dokumenten, die ausgefüllt oder korrigiert werden müssen, bevor eine weitere Verarbeitung erfolgt.

• Anwendungsfall: Stellt sicher, dass wesentliche Daten genau erfasst werden, um die Datenintegrität und die Einhaltung von Geschäftsregeln zu gewährleisten.

Lupe:

• Lupe:

  • Zweck: Bietet eine vergrößerte Ansicht eines ausgewählten Bereichs des Dokuments.

  • Anwendungsfall: Hilft beim Untersuchen feiner Details oder kleiner Texte in Dokumenten, um Genauigkeit bei der Dateneingabe oder -überprüfung zu gewährleisten.

Neues Fenster öffnen:

• Neues Fenster öffnen:

  • Zweck: Öffnet ein neues Fenster für den Vergleich von Dokumenten nebeneinander oder für Multitasking.

  • Anwendungsfall: Nützlich beim Vergleich von zwei Dokumenten oder beim Nachschlagen zusätzlicher Informationen, ohne das aktuelle Dokument zu verlassen.

Tastenkombinationen:

• Tastenkombinationen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Aktionen schnell mit Tastenkombinationen auszuführen.

  • Anwendungsfall: Erhöht die Geschwindigkeit und Effizienz bei der Dokumentennavigation und -verarbeitung, indem die Abhängigkeit von der Mausnavigation minimiert wird.

Aufgaben:

Um interne Informationen zu teilen, können Sie Aufgaben erstellen und sie einem bestimmten Mitarbeiter oder einer Gruppe innerhalb des Unternehmens zuweisen.

• Aufgaben:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, auf Dokumente bezogene Aufgaben zu erstellen und sie Teammitgliedern zuzuweisen.

  • Anwendungsfall: Erleichtert die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement innerhalb von Teams, sodass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.

Anmerkungsmodus:

Sie können Anmerkungen zu einem Dokument hinterlassen. Dies kann hilfreich sein, um Informationen für andere Benutzer zu hinterlassen, die dieses Dokument weiter bearbeiten.

• Anmerkungsmodus:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Notizen oder Anmerkungen direkt im Dokument zu hinterlassen.

  • Anwendungsfall: Nützlich, um Feedback, Anweisungen oder wichtige Notizen für andere Teammitglieder bereitzustellen, die später am Dokument arbeiten.

Zusammenführen:

Dokumente können hier zusammengeführt werden, zum Beispiel wenn eine Seite einer Rechnung fehlte, können diese Seiten später auf diese Weise zusammengeführt werden, ohne dass das gesamte Dokument gelöscht oder erneut hochgeladen werden muss.

• Dokumente zusammenführen:

  • Zweck: Kombiniert mehrere Dokumente zu einer einzigen Datei.

  • Anwendungsfall: Praktisch in Szenarien, in denen Teile eines Dokuments separat gescannt wurden und konsolidiert werden müssen.

OCR-Ansicht:

In der OCR-Ansicht wird der Text automatisch aus dem Dokument gefiltert. Dies wird verwendet, um relevante Merkmale zu erkennen, wie z.B. die Postleitzahl, Vertragsnummer, Rechnungsnummer und die Sortierung eines Dokuments.

• OCR-Ansicht:

  • Zweck: Erkennt automatisch Text innerhalb von Dokumenten mit Hilfe der optischen Zeichenerkennungstechnologie.

  • Anwendungsfall: Vereinfacht den Prozess der Digitalisierung von gedruckten oder handgeschriebenen Texten, sodass sie durchsuchbar und bearbeitbar werden.

Ticket erstellen:

Im Gegensatz zu Aufgaben, die intern innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden, ist dieses Support-Ticket wichtig, um uns zu benachrichtigen und sofort ein Ticket im Falle von Fehlern und/oder Unstimmigkeiten zu erstellen. Dies erleichtert den Prozess erheblich, da Sie den Fehler sofort mit dem entsprechenden Dokument senden können. Es gibt auch die Möglichkeit, die Priorität festzulegen, einen Screenshot des Dokuments zu machen oder einen hochzuladen.

• Ticket erstellen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Probleme oder Unstimmigkeiten zu melden, indem sie ein Support-Ticket erstellen.

  • Anwendungsfall: Wesentlich für die schnelle Lösung von Problemen und Fehlern, um die Integrität und das reibungslose Funktionieren des Systems zu gewährleisten.

Dokumentenskriptprotokolle:

Skripte können in den Einstellungen unter Dokumenttypen erstellt werden; diese Informationen werden dann hier angezeigt.

• Dokumentenskriptprotokolle:

  • Zweck: Zeigt Protokolle zu Skripten an, die für verschiedene Dokumenttypen implementiert wurden.

  • Anwendungsfall: Nützlich zur Verfolgung und Fehlerbehebung von Skriptaktionen auf Dokumenten, um Benutzern zu helfen, die automatisierten Prozesse zu verstehen und eventuelle Probleme zu beheben.

Weitere Einstellungen:

Dokument teilen:

• Hier können Sie das Dokument teilen und Seiten, die nicht benötigt werden, ausschneiden oder löschen

• Dokument teilen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, ein Dokument in separate Teile zu teilen und Seiten zu entfernen oder zu isolieren, die nicht benötigt werden.

  • Anwendungsfall: Ideal, wenn es sich um mehrseitige Dokumente handelt, bei denen nur bestimmte Abschnitte für die Verarbeitung oder Überprüfung erforderlich sind.

Dokument verbessern:

• Das Dokument wird neu gestartet

• Dokument verbessern:

  • Zweck: Setzt das Dokument in seinen ursprünglichen Zustand zurück, um es neu zu bewerten oder weitere Änderungen vorzunehmen.

  • Anwendungsfall: Nützlich, wenn anfängliche Änderungen rückgängig gemacht werden müssen oder das Dokument für eine weitere Bearbeitungsrunde aktualisiert werden muss. Hier benötigen wir einige zusätzliche ML Vision, um die Dokumentqualität zu verbessern.

Dokumentenfluss:

Dort finden Sie den Fluss des Dokuments

• Zweck: Zeigt die Sequenz und den Fortschritt der Dokumentenverarbeitung innerhalb des Systems.

• Anwendungsfall: Hilft bei der Verfolgung des Dokumentenstatus durch verschiedene Phasen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Verarbeitungsschritte eingehalten werden.

Zum Layout-Template gehen:

• Mit dieser Option werden Sie weitergeleitet und können Ihr Layout bearbeiten oder das Standard-Template verwenden

• Zum Layout-Template gehen:

  • Zweck: Leitet Benutzer zu einem Layout-Editor weiter, in dem sie bestehende Templates bearbeiten oder ein Standard-Template anwenden können.

  • Anwendungsfall: Ermöglicht die Anpassung von Dokumentlayouts, um spezifische Geschäftsanforderungen oder Präferenzen zu erfüllen und die visuelle und funktionale Ausrichtung des Dokuments an Unternehmensstandards zu verbessern.

Einführung

Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zur Verwendung des Bestellabgleichsystems innerhalb Ihrer ERP-Plattform. Das PO-Abgleichsystem automatisiert die Abstimmung von Bestellungen mit eingehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen korrekt sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.

Erste Schritte

Um mit dem PO-Abgleichsystem zu beginnen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurden. Sie benötigen Zugriff auf sowohl die Bestelldaten als auch die entsprechenden Rechnungsdaten im System.

Systemanforderungen

• Zugriff auf die Bestell- und Rechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.

• Geeignete Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Abgleichen von Finanzdokumenten.

Hauptfunktionen

• Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen.

• Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.

• Abgleichüberprüfung: Überprüft Übereinstimmungen anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen.

• Unstimmigkeitsberichterstattung: Identifiziert und meldet Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen.

• Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des PO-Abgleichsystems umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:

• Dashboard: Übersicht über den Abgleichstatus und die letzten Aktivitäten.

• Such- und Filtertools: Funktionen zum Suchen und Filtern von Bestellungen und Rechnungen.

• Abgeglichene Datensätze: Bereich, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.

• Unstimmigkeiten: Bereich, der Datensätze mit Unstimmigkeiten anzeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.

• Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung des PO-Abgleichs

1. Zugriff auf das PO-Abgleichmodul

Navigieren Sie vom Hauptmenü Ihres ERP-Systems zum PO-Abgleichmodul.

2. Rechnungen importieren oder darauf zugreifen

• Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.

• Manuelles Hochladen: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche hoch.

3. Automatisch abgeglichene Rechnungen überprüfen

• Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.

• Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.

4. Unstimmigkeiten behandeln

• Greifen Sie auf den Bereich "Unstimmigkeiten" zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.

• Passen Sie Mengen oder Preise bei Bedarf manuell an oder markieren Sie die Rechnung für eine weitere Überprüfung.

5. Manueller Abgleich

Für nicht automatisch abgeglichene Rechnungen:

• Verwenden Sie die Such- und Filtertools, um die entsprechende Bestellung zu finden.

• Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.

Übersicht:

Der Validierungsbildschirm in DocBits ist darauf ausgelegt, die Genauigkeit und Vollständigkeit der in Dokumenten enthaltenen Daten zu überprüfen, bevor sie verarbeitet oder gespeichert werden. Diese Funktionalität ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt gelesen und verarbeitet werden, wodurch die Datenintegrität und -qualität erhalten bleibt.

Detaillierte Beschreibung des Zwecks und der Verwendung des Validierungsbildschirms

Zweck des Validierungsbildschirms

• Sicherstellung der Datenqualität: Der Validierungsbildschirm überprüft die Genauigkeit und Vollständigkeit der extrahierten Daten, um die Eingabe falscher oder unvollständiger Informationen zu verhindern.

• Datenintegrität: Er stellt sicher, dass die Daten den festgelegten Anforderungen und Standards entsprechen.

• Fehlervermeidung: Durch die frühzeitige Erkennung und Korrektur von Fehlern hilft der Validierungsbildschirm, potenzielle Probleme während der nachfolgenden Datenverarbeitung zu mindern.

• Benutzerfreundlichkeit: Das System bietet sofortiges Feedback an Benutzer, wenn Fehler oder Inkonsistenzen erkannt werden, sodass schnelle Korrekturen möglich sind.

• Einhaltung von Vorschriften: Der Validierungsbildschirm hilft, die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorschriften und Standards sicherzustellen.

• Effizienz: Er reduziert den Aufwand für zukünftige Korrekturen und minimiert die Notwendigkeit manueller Überprüfungen.

Verwendung des Validierungsbildschirms

• Automatische Datenerfassung:

  • Optische Zeichenerkennung (OCR): Liest automatisch Text aus gescannten Dokumenten oder Bildern.

  • Strukturierte und unstrukturierte Daten: Verarbeitet Daten aus verschiedenen Dokumenttypen, einschließlich Formularen, Rechnungen und Verträgen.

• Überprüfung und Validierung von Daten:

  • Formatvalidierung: Stellt sicher, dass Daten in den richtigen Formaten vorliegen (z.B. Datumsformate, Telefonnummern, E-Mail-Adressen).

  • Erforderliche Felder: Bestätigt, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

  • Bereichsprüfung: Validiert numerische Daten, um sicherzustellen, dass sie innerhalb festgelegter Grenzen liegen.

  • Konsistenzprüfung: Überprüft, ob verwandte Datenfelder konsistente Informationen enthalten (z.B. Sicherstellung, dass Start- und Enddaten übereinstimmen).

• Benutzerinteraktion und Fehlerbehebung:

  • Fehlermeldungen: Zeigt klare und umsetzbare Fehlermeldungen an, wenn Daten die Validierungsanforderungen nicht erfüllen.

  • Manuelle Überprüfung und Korrektur: Ermöglicht Benutzern, Daten manuell zu überprüfen und zu ändern, wenn automatische Validierungen fehlschlagen.

• Datenbereinigung und Standardisierung:

  • Automatische Korrektur: Schlägt automatische Korrekturen vor oder führt sie durch, wenn Fehler erkannt werden.

  • Datenformatierung: Standardisiert Datenformate, um Konsistenz über Datensätze hinweg sicherzustellen.

• Sicherheit und Zugriffsrechte:

  • Eingabefilter: Schützt vor bösartigen Eingaben durch robuste Validierungs- und Filtermechanismen.

  • Zugriffskontrolle: Stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen und diese ändern können.

• Datenkonsistenz:

  • Kreuzvalidierung: Überprüft die Konsistenz zwischen verwandten Datenfeldern (z.B. Validierung, dass Start- und Enddaten übereinstimmen).

  • Doppelte Einträge: Verhindert doppelte Einträge in der Datenbank.

• Benutzerführung:

  • Fehlermeldungen: Bietet spezifische und verständliche Fehlermeldungen, wenn Eingaben nicht den Anforderungen entsprechen.

  • Hilfe und Hinweise: Bietet Hilfetexte oder Tooltips, um Benutzern bei der korrekten Dateneingabe zu helfen.

Zusammenfassend ist der Validierungsbildschirm in DocBits entscheidend für die Sicherstellung der Qualität der extrahierten Daten, die frühzeitige Fehlererkennung und -korrektur sowie die Verbesserung der Gesamteffizienz von Datenverarbeitungsabläufen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen von Tags zu einer Tabelle:

Schritt 1: Wählen Sie Spaltennamen (Tags)

• Spaltennamen auswählen: Überprüfen Sie die Spaltennamen Ihrer Tabelle und entscheiden Sie, welche Tags hinzugefügt werden sollen.

Schritt 2: Drücken Sie die Schaltfläche "Übernehmen"

• Schaltfläche drücken: Nachdem Sie das passende Tag für eine Spalte ausgewählt haben, drücken Sie die Schaltfläche "Übernehmen" neben der ausgewählten Spalte und dem Tag.

Schritt 3: Tag zur Tabelle hinzufügen

• Tag hinzufügen: Das ausgewählte Tag wird als zusätzliche Spalte neben der entsprechenden Spalte zur Tabelle hinzugefügt.

Schritt 4: Tag speichern oder löschen

• Tag speichern: Drücken Sie die Schaltfläche Speichern, um das gewünschte Tag zu speichern.

• Tag löschen: Um das ausgewählte Tag zu löschen, drücken Sie die Schaltfläche Löschen.

Hier ist eine detaillierte Erklärung jeder Spalte und der möglichen Tags:

Position:

Beschreibung: Position oder Reihenfolge des Artikels innerhalb der Bestellung.

Tag: Ganzzahl

Beispiel: 1, 2, 3...

Beschreibung:

Beschreibung: Kurze Beschreibung des Artikels.

Tag: Text

Beispiel: Schraube, Mutter, Widget...

Bestellnummer:

Beschreibung: Die Nummer der zugehörigen Bestellung.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: PO12345, PO98765...

Menge:

Beschreibung: Anzahl der bestellten Einheiten.

Tag: Zahl

Beispiel: 100, 50, 200...

Einheit:

Beschreibung: Maßeinheit (z. B. Stück, Kilogramm).

Tag: Text

Beispiel: Stk, kg, l...

Stückpreis:

Beschreibung: Preis pro Einheit des Artikels.

Tag: Währung

Beispiel: €10,00, €5,50, €100,00...

Nettobetrag:

Beschreibung: Gesamtpreis vor Abzügen und Steuern (berechnet als Menge * Stückpreis).

Tag: Währung

Beispiel: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Rabatt:

Beschreibung: Absoluter Rabattbetrag, der auf den Nettobetrag angewendet wird.

Tag: Währung

Beispiel: €50,00, €20,00, €500,00...

Rabattprozentsatz:

Beschreibung: Rabattprozentsatz, der auf den Nettobetrag angewendet wird.

Tag: Prozent

Beispiel: 5%, 10%, 15%...

MwSt:

Beschreibung: Betrag der auf den Artikel angewendeten Mehrwertsteuer.

Tag: Währung

Beispiel: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Gesamtbetrag:

Beschreibung: Endbetrag nach Abzug des Rabatts und Hinzufügung der MwSt.

Tag: Währung

Beispiel: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

Herkunftsland:

Beschreibung: Land, in dem der Artikel hergestellt oder versendet wurde.

Tag: Text

Beispiel: USA, Deutschland, China...

Artikelnummer:

Beschreibung: Eindeutige Kennung oder SKU für den Artikel.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: 987654, A12345, Z98765...

Lieferschein-Nummer:

Beschreibung: Nummer des zugehörigen Lieferscheins.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: DN56789, DN12345...

Satz (zusätzliche Informationen):

Beschreibung: Zusätzliche Kommentare, Codes oder relevante Informationen.

Tag: Text

Beispiel: Kommentar, Spezifikation...

Mit dieser Struktur und den Tags ist die Tabelle klarer definiert und die Informationen können besser kategorisiert und verarbeitet werden.

Docbits ist ein fortschrittliches System, das darauf ausgelegt ist, den Abgleich von Bestelldaten (POs) mit eingehenden Rechnungsdokumenten zu automatisieren. Dieses Tool ist speziell für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungsdaten innerhalb von ERP-Systemen konzipiert. Diese Dokumentation erläutert die Grundlagen des automatischen Abgleichs durch Docbits und definiert die spezifischen Regeln, die für einen erfolgreichen Abgleich erforderlich sind.

Grundprinzipien der automatischen Abgleichung in Docbits

Datenextraktion: Docbits startet den Prozess, indem relevante Daten aus digitalisierten Rechnungsdokumenten extrahiert werden. Typischerweise umfasst diese Daten die Artikelnummern, Mengen und Stückpreise jeder Rechnungsposition. Die Präzision dieser Extraktion ist entscheidend, da sie die Grundlage für den nachfolgenden Abgleichprozess bildet.

Vergleich mit PO-Daten: Die extrahierten Daten werden mit den entsprechenden Informationen in den gespeicherten Bestellungen verglichen. Docbits überprüft, ob die Artikelnummern, Mengen und Preise mit denen in den POs übereinstimmen. Für einen erfolgreichen Abgleich müssen die Daten in den Rechnungen den Daten in den Bestellungen entsprechen, unter Berücksichtigung definierter Toleranzgrenzen.

Automatischer Abgleich: Basierend auf den Vergleichsergebnissen führt Docbits den Abgleich durch. Das System überprüft, ob die Abgleichkriterien innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen liegen. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, wird der Abgleich als erfolgreich betrachtet.

Berichterstattung: Nach Abschluss des Abgleichprozesses generiert Docbits Berichte, die den Status der Abgleiche anzeigen. Diese Berichte informieren über erfolgreich abgeglichene Rechnungen und identifizieren Abweichungen.

Definition der Abgleichregeln

Artikelnummer: Die Artikelnummer auf der Rechnung muss genau mit der Artikelnummer in der Bestellung übereinstimmen. Es gibt keine Toleranz für Abweichungen bei den Artikelnummern.

Mengen: Die Menge der gelieferten Waren auf der Rechnung kann innerhalb eines vordefinierten Toleranzbereichs variieren. Typischerweise könnte eine Toleranz von ±5% akzeptabel sein, um geringfügige Unterschiede in den Liefermengen zu berücksichtigen.

Preise: Preisabweichungen sind bis zu einer festgelegten Schwelle tolerierbar. Eine übliche Toleranz könnte ±2% des Preises betragen, um geringfügige Unterschiede in Preisangaben zu akzeptieren, die aus Rundungsunterschieden oder Währungsschwankungen resultieren.

Abgleichstatus:

• Vollständiger Abgleich: Alle Datenpunkte (Artikelnummer, Menge und Preis) liegen innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen.

• Teilabgleich: Ein oder mehrere Datenpunkte weichen außerhalb der Toleranzgrenzen ab, aber die Abweichungen sind minimal und erfordern eine manuelle Überprüfung.

• Kein Abgleich: Signifikante Abweichungen in einem oder mehreren Datenpunkten, die sofortige Korrektur oder weitere Untersuchungen erfordern.

Die präzise Definition dieser Regeln und die Festlegung von Toleranzgrenzen sind entscheidend für die Effizienz des automatischen Abgleichs und die Reduzierung manueller Eingriffe. Docbits ermöglicht eine flexible Konfiguration dieser Parameter, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen und Branchen gerecht zu werden.

Die Funktion KI-extrahierte Tabelle ermöglicht es Benutzern, die extrahierten Daten aus dem Rechnungsdokument einfach zu manipulieren und anzupassen. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Anweisungen zur Verwendung:

• Spalten löschen: Wenn bestimmte Spalten in der extrahierten Tabelle nicht benötigt werden, können Benutzer sie einfach entfernen, indem sie auf das "Spalte löschen" Symbol (dargestellt durch drei vertikale Punkte) neben dem Spaltenkopf klicken. Dies hilft, die Tabelle zu entrümpeln und sich nur auf relevante Informationen zu konzentrieren.

• Währungsformat ändern: Das Währungsformat kann geändert werden, indem das gewünschte Format aus dem Dropdown-Menü neben dem Feld "Währung" ausgewählt wird. Dadurch werden die Währungswerte im bevorzugten Format angezeigt, was die Interpretation und Analyse der Finanzdaten erleichtert.

• Anzeigen/Ausblenden nicht zugeordneter Spalten: Standardmäßig sind nur die zugeordneten Spalten (Spalten mit extrahierten Daten) in der Tabelle sichtbar. Benutzer können jedoch wählen, ob sie die nicht zugeordneten Spalten anzeigen oder ausblenden möchten, indem sie auf die Schaltfläche "Nicht zugeordnete Spalten ausblenden" oder "Nicht zugeordnete Spalten anzeigen" am unteren Rand der Tabelle klicken. Diese Funktion ist nützlich, wenn Benutzer alle verfügbaren Spalten überprüfen möchten, auch wenn sie derzeit keine Daten enthalten.

• Ändern der Tabellenüberschriften: Die Tabellenüberschriften (Spaltennamen) können geändert werden, indem auf die Überschrift geklickt und der gewünschte Name eingegeben wird. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, die Spaltennamen an ihre Terminologie oder Vorlieben anzupassen, was die Daten lesbarer und verständlicher macht.

Diese Funktionen bieten Benutzern Flexibilität und Kontrolle über die extrahierten Daten, sodass sie die Informationen entsprechend ihren spezifischen Anforderungen und Vorlieben anpassen können. Die KI-extrahierte Tabelle zielt darauf ab, das Benutzererlebnis zu verbessern, indem sie eine nahtlose und intuitive Möglichkeit bietet, mit Rechnungsdaten zu interagieren und sie zu analysieren.

Überblick

Diese Funktion hilft Ihnen, Artikelnummern zwischen Ihrem System und Ihren Lieferanten zu verwalten und abzugleichen. Oft stimmen die von Ihnen intern verwendeten Artikelnummern nicht mit den Artikelnummern Ihrer Lieferanten überein. Docbits erleichtert den Umgang mit diesen Diskrepanzen, indem es eine Zuordnung zwischen Ihren Artikelnummern und denen Ihrer Lieferanten erstellt.

Funktionsweise

1. Manuelles Abgleichen:

   • Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Diskrepanz zwischen Ihrer Artikelnummer und der Artikelnummer Ihres Lieferanten stoßen, müssen Sie diese manuell abgleichen.

   • Sie können dies tun, indem Sie die korrekte Lieferantenartikelnummer eingeben, die Ihrer internen Artikelnummer entspricht.

2. Automatisches Abgleichen:

   • Sobald Sie eine Artikelnummer manuell mit der Artikelnummer des Lieferanten abgeglichen haben, merkt sich Docbits diese Zuordnung.

   • Wenn der gleiche Artikel das nächste Mal erscheint, wird Docbits ihn basierend auf der gespeicherten Zuordnung automatisch abgleichen, was Ihnen Zeit spart und Fehler reduziert.

Schnittstellenübersicht

• Lieferanten-ID: Der eindeutige Bezeichner für den Lieferanten.

• Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

• Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

• Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen, wie z.B. das Löschen falscher Zuordnungen.

Vorteile

• Effizienz: Reduziert die Notwendigkeit wiederholter manueller Eingaben und beschleunigt den Prozess.

• Genauigkeit: Minimiert Fehler, indem sichergestellt wird, dass Artikelnummern korrekt abgeglichen werden.

• Komfort: Vereinfacht den Arbeitsablauf, indem der Abgleichsprozess nach der anfänglichen manuellen Eingabe automatisiert wird.

Ein Leitfaden zum Hochladen von Dokumenten in DocBits.

Mit der unten bereitgestellten Webhook-API können Sie Dokumente ganz einfach direkt an DocBits übertragen, indem Sie eine einfache POST-Anfrage senden. Diese API wurde entwickelt, um den Prozess des Hochladens von Dateien in DocBits zu vereinfachen, und alle erforderlichen Parameter sind bereits für Sie ausgefüllt.

Um loszulegen, gehen Sie einfach auf die folgende Seite (abhängig von der Umgebung, die Sie verwenden):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Rufen Sie die API mit Ihrem API-Schlüssel auf. Sie können auch die Datei, die Sie hochladen möchten, als Parameter in Ihrem Aufruf einschließen.

Technischer Support in DocBits

Hilfe-Icons

Hilfe-Icons wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen der tatsächlichen Funktion eines Features und wie es Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann, zu unterstützen.

Diese Hilfe-Icons sehen wie folgt aus

Ticket erstellen

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Dieses Feature befindet sich im Menü über dem Bereich der Dokumentenvorschau, wie unten dargestellt

Nach dem Klick wird Ihnen das folgende Ticket-Formular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Sie können auch, falls zutreffend, einen Screenshot des Problems anhängen und eine relevante Datei anfügen.

In diesem umfassenden Video-Leitfaden werden Zuschauer mit dem DocBits-Dashboard und dessen Funktionsvielfalt vertraut gemacht. Vom Filtern und Verwalten offener Dokumente bis hin zum Importieren von Anhängen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Scanner oder API bietet das Tutorial einen schrittweisen Durchlauf.

Hervorgehobene Funktionen sind unter anderem das Filtern von Dokumenten nach Status oder Zuständigem, das Auffinden spezifischer Details wie Rechnungsnummern und das Ändern des Zuständigen für einzelne Dokumente. Die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems werden demonstriert, wobei die Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten für Benutzer hervorgehoben werden. Das Tutorial bereitet den Boden für eine tiefere Erkundung der Dokumentenvalidierung innerhalb von DocBits.

In unserem Dokumentenverarbeitungssystem bearbeiten wir täglich ein großes Volumen an Dokumenten von mehreren Kunden. Um sicherzustellen, dass die Dokumente jedes Kunden zeitnah bearbeitet werden, haben wir ein ausgeklügeltes Prioritätssystem implementiert. Dieses System passt die Prioritäten dynamisch basierend auf der Anzahl der ausstehenden Dokumente eines Kunden an und gewährleistet Fairness und Effizienz. Lassen Sie uns näher darauf eingehen, wie dieses Prioritätssystem funktioniert und wann der Aufgaben-Zähler zurückgesetzt wird.

Schlüsselkonzepte des Prioritätssystems

Unser Prioritätssystem dreht sich um einige Schlüsselkonzepte:

1. Ausstehende Dokumente: Dies ist eine Zählung der Dokumente, die ein Kunde eingereicht hat, die jedoch noch bearbeitet werden müssen.

2. Zurücksetzintervall: Das System setzt die Zählung der ausstehenden Dokumente regelmäßig auf null zurück, um sicherzustellen, dass kein Kunde die Verarbeitungsressourcen unbegrenzt monopolisiert.

Wie die Priorität bestimmt wird

Hier ist eine schrittweise Erklärung, wie die Priorität für die Verarbeitung von Dokumenten bestimmt wird:

1. Verfolgung ausstehender Dokumente: Jeder Kunde hat eine Zählung der ausstehenden Dokumente. Diese Zählung hilft uns zu wissen, wie viele Dokumente auf die Verarbeitung für jeden Kunden warten.

2. Zurücksetzen der Zählung: Um Fairness zu gewährleisten, setzen wir die Zählung der ausstehenden Dokumente auf null zurück, wenn eine festgelegte Zeitspanne (das Zurücksetzintervall) seit dem letzten Update vergangen ist. Dieses Intervall ist standardmäßig auf 1500 Sekunden (oder 25 Minuten) eingestellt.

3. Aktualisierung der Zählung: Wenn das Zurücksetzintervall nicht vergangen ist, reduzieren wir die Zählung der ausstehenden Dokumente jedes Mal um eins, wenn wir überprüfen, was die Verarbeitung eines Dokuments simuliert.

4. Festlegung der Prioritäten: Die Priorität für die Verarbeitung von Aufgaben basiert auf der Anzahl der ausstehenden Dokumente. Je weniger ausstehende Dokumente, desto höher die Priorität, was bedeutet, dass diese Aufgaben früher bearbeitet werden. Wir haben spezifische Schwellenwerte, um Prioritätsstufen von 1 (höchste Priorität) bis 9 (niedrigste Priorität) zuzuweisen.

Prioritätsstufen

Die Prioritätsstufen werden basierend auf der Zählung der ausstehenden Dokumente wie folgt zugewiesen:

• Priorität 9: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -20 beträgt

• Priorität 8: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -14 beträgt

• Priorität 7: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -12 beträgt

• Priorität 6: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -10 beträgt

• Priorität 5: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -8 beträgt

• Priorität 4: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -6 beträgt

• Priorität 3: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -4 beträgt

• Priorität 2: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente weniger als -2 beträgt

• Priorität 1: Wenn die Zählung der ausstehenden Dokumente größer oder gleich -2 ist

Wann der Zähler zurückgesetzt wird

Der Zähler der ausstehenden Dokumente wird auf null zurückgesetzt, wenn mehr als das Zurücksetzintervall (1500 Sekunden) seit dem letzten Update vergangen ist. Dieser Mechanismus stellt sicher, dass kein Kunde endlos ausstehende Dokumente anhäuft und die Systemressourcen blockiert. Durch das regelmäßige Zurücksetzen des Zählers garantieren wir, dass jeder Kunde einen fairen Anteil an Verarbeitungszeit erhält.

Wenn Sie das DocBits Lieferantenportal verwenden, ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Status verstehen, die Ihre Lieferanten haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Lieferantenstatus in DocBits:

• Offen: Bestehender Lieferant, der noch nicht eingeladen wurde

• Registrierung ausstehend: Lieferant wurde zum Lieferantenportal eingeladen

• Eingabe des Lieferanten ausstehend: Wartet auf Änderungen vom Lieferanten, nachdem er die Registrierung abgeschlossen hat

• Genehmigung ausstehend: Lieferant hat die Registrierung abgeschlossen und wartet auf die erste Genehmigung

• Genehmigung durch AP ausstehend: Lieferant wurde zum ersten Mal genehmigt und wartet auf die zweite Genehmigung

• Genehmigt: Lieferant wurde genehmigt

• Abgelehnt: Lieferant wurde abgelehnt

Version:

Version 2.0.9 ist jetzt verfügbar. Bitte aktualisieren Sie auf die neue Version: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Installation und Einstellungen

Nach dem Herunterladen der Datei WatchDog.exe suchen Sie auf Ihrem Windows-Gerät nach Eingabeaufforderung → Als Administrator ausführen.

Sobald dies geöffnet ist, rufen Sie die Datei auf, indem Sie den Pfad eingeben, an dem die Datei WatchDog.exe auf Ihrem Gerät gespeichert ist, wie unten gezeigt

Geben Sie nach dem Dateipfad install ein und drücken Sie ENTER auf Ihrer Tastatur

Sie sollten die folgende Fehlermeldung erhalten, da die Anwendung im UI-Modus gestartet wird und noch keine Konfiguration vorhanden ist.

Die Anwendung wird nach der Installation automatisch geöffnet. Gehen Sie oben zu Einstellungen und hier sehen Sie 2 separate Abschnitte.

Ordner-Einstellungen

Hier konfigurieren Sie die Dateipfade, in denen die Dokumente gelesen und verarbeitet werden. Der Lese-Pfad ist für die Dokumente, die Sie möchten, dass WatchDog extrahiert und verarbeitet, während der verarbeitete Pfad verwendet wird, um anzuzeigen, welche Dokumente aus dem Leseordner extrahiert und verarbeitet wurden.

Allgemeine Einstellungen

Hier konfigurieren Sie Ihre DocBits-Anwendung mit WatchDog. Sie müssen Ihre DocBits-Umgebung, den API-Schlüssel und den Dokumententyp (wie oben angegeben) eingeben. Um mehr als einen Dokumententyp hinzuzufügen, trennen Sie die Namen der Dokumententypen durch ein Komma (RECHNUNG, LIEFERSCHEIN, BESTELLUNG usw.).

Wenn eine ungültige Konfiguration für eines der Felder eingegeben wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung wie die unten gezeigte.

Sobald dies abgeschlossen ist, kehren Sie zum Bereich Eingabeaufforderung zurück und führen Sie die Datei WatchDog.exe erneut aus, und dieses Mal wird sie aufgrund der nun vorhandenen Konfigurationen korrekt installiert.

Um die Anwendung im UI-Modus zu starten, führen Sie den folgenden Befehl aus

Wenn Sie die Anwendung nur starten möchten, führen Sie stattdessen diesen Befehl aus.

Automatischer Start

Um die WatchDog-App so einzurichten, dass sie automatisch startet, sobald Sie Ihr System einschalten.

Öffnen Sie einfach "Dienste" in den Einstellungen Ihres Windows-Geräts.

Suchen Sie nach WatchDog in den lokalen Diensten und öffnen Sie den Dienst (Doppelklick auf den Eintrag)

Im obigen Menü haben Sie folgende Optionen für den automatischen Start:

• Wählen Sie Automatisch, der Dienst wird beim Booten gestartet

• Automatisch (Verzögerter Start), dies wartet 2 Minuten nach dem Booten, um den Dienst zu starten

Gehen Sie zum Einstellungsmenü und wählen Sie „Importieren“ unter Dokumentenverarbeitung.

Scrollen Sie zum Ende der Seite und wählen Sie die Schaltfläche NEU, um einen neuen E-Mail-Import zu erstellen.

Nach dem Drücken von NEU wird Ihnen folgendes Menü angezeigt.

Hier können Sie auswählen, welches Protokoll Sie möchten.

Einführung

Willkommen im Modul Buchhaltung für Kostenrechnungen und indirekte Verkäufe! Dieses Modul ist darauf ausgelegt, Ihnen zu helfen, Ihre finanziellen Transaktionen innerhalb Ihres ERP-Systems effizient zu verwalten und abzugleichen. Mit Funktionen wie automatischer Datenerfassung, Dokumentenabgleich und detaillierter Nachverfolgung können Sie sicherstellen, dass Ihre Finanzunterlagen genau und aktuell sind.

Erste Schritte

Um das Buchhaltungsmodul zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet haben. Sie benötigen Zugriff auf sowohl das Kostenrechnungs- als auch das Verkaufsrechnungsmodul innerhalb des ERP-Systems.

Systemanforderungen

• Zugriff auf die Kostenrechnungs- und Verkaufsrechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.

• Angemessene Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Verarbeiten von Finanzdokumenten.

Hauptfunktionen

1. Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen und anderen Dokumenten.

2. Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.

3. Abgleichsüberprüfung: Überprüft Abgleiche basierend auf vordefinierten Regeln und Toleranzen.

4. Abweichungsbericht: Identifiziert und meldet Abweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen.

5. Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.

6. Dokumententraining: Trainiert das System, neue Dokumente mit minimalem Aufwand zu erkennen, normalerweise nur einmal.

7. Betragsteilung: Teilt Beträge nach Abteilung für eine detaillierte finanzielle Nachverfolgung auf.

8. Hauptbuchkontendefinition: Das APS-Team (Accounting and Procurement System) kann das Hauptbuchkonto definieren, sobald die Daten extrahiert sind.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des Buchhaltungsmoduls umfasst typischerweise die folgenden Komponenten:

• Dashboard: Übersicht über den Status von Rechnungen und Verkäufen sowie aktuelle Aktivitäten.

• Such- und Filterwerkzeuge: Möglichkeiten, Rechnungen und Verkaufsunterlagen zu suchen und zu filtern.

• Abgeglichene Datensätze: Abschnitt, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.

• Abweichungen: Abschnitt, der Datensätze mit Abweichungen zeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.

• Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung des Buchhaltungsmoduls

1. Zugriff auf das Buchhaltungsmodul

Navigieren Sie zum Buchhaltungsmodul über das Hauptmenü Ihres ERP-Systems.

2. Rechnungen importieren oder darauf zugreifen

• Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.

• Manueller Upload: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche in das System hoch.

3. Automatisch abgeglichene Rechnungen überprüfen

• Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.

• Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.

4. Abweichungen behandeln

• Greifen Sie auf den Abschnitt Abweichungen zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.

• Passen Sie bei Bedarf Mengen oder Preise manuell an oder markieren Sie die Rechnung zur weiteren Überprüfung.

5. Manuelles Abgleichen

Für Rechnungen, die nicht automatisch abgeglichen wurden:

• Verwenden Sie die Such- und Filterwerkzeuge, um die entsprechende Bestellung zu finden.

• Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.

6. Das System trainieren

• Für neue Dokumenttypen trainieren Sie das System, indem Sie ein Muster bereitstellen.

• In der Regel müssen Sie das System nur einmal trainieren, damit es ähnliche Dokumente in Zukunft genau erkennt.

7. Buchungen erfassen

• Navigieren Sie zur Registerkarte "Positionen", um Buchungen für jede Rechnung anzuzeigen und zu erfassen.

• Weisen Sie die Beträge den entsprechenden Konten, Kostenstellen und Dimensionen zu, die spezifisch für Infor LN/M3 sind.

Beispiel: Buchen einer Kostenrechnung

1. Position auswählen: Wählen Sie die Position für die Kostenrechnung.

2. Konto zuweisen: Weisen Sie das entsprechende Konto zu, z.B. "71200 - Nichtbetrieblicher Aufwand".

3. Dimensionen festlegen: Legen Sie zusätzliche Dimensionen wie Kostenstelle, Produktgruppe und Projekt fest.

4. Betrag aufteilen: Teilen Sie bei Bedarf den Betrag nach Abteilung für eine detailliertere Nachverfolgung auf.

5. Betrag eingeben: Geben Sie den Betrag für die Position ein.

8. Hauptbuchkonten definieren

• Sobald die Daten extrahiert sind, kann das APS-Team die Hauptbuchkonten definieren.

• Dies stellt sicher, dass jede Transaktion unter dem richtigen Konto für eine genaue Finanzberichterstattung erfasst wird.

9. Berichte erstellen

• Greifen Sie auf den Abschnitt "Berichte" zu, um detaillierte Berichte über finanzielle Transaktionen zu erstellen.

• Verwenden Sie die Exportoptionen, um Berichte für weitere Analysen oder Aufzeichnungen zu speichern.

Beispielverwendung

1. Dokumente hochladen: Benutzer können verschiedene Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine usw.) in das System hochladen.

2. Automatischer Abgleich: Das System gleicht die hochgeladenen Dokumente automatisch mit vorhandenen Bestellungen ab.

3. Abgleiche überprüfen: Benutzer können die Abgleiche überprüfen, Details verifizieren und Statusanzeigen sehen.

4. Abweichungen beheben: Alle Unstimmigkeiten oder Abweichungen werden hervorgehoben, damit der Benutzer sie manuell überprüfen und korrigieren kann.

5. Daten exportieren: Abgeglichene Daten können für die weitere Verarbeitung oder Aufzeichnung exportiert werden.

Wenn Sie Dokumente manuell in DocBits importieren möchten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" im DocBits-Dashboard.

• Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Ihre Dokumente über den Dateibrowser hochladen oder per Drag & Drop ablegen können. Sie können bis zu 10 Dokumente gleichzeitig hochladen.

• Um Dokumente über den Dateibrowser hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumente hochladen" und wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten. Sobald Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf "Bestätigen", um den Upload-Vorgang zu starten.

• Alternativ können Sie Ihre Dateien auf das DocBits-Importfenster ziehen und ablegen.

• Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, haben sie den anfänglichen Status "Wird ausgeführt". Während dieser Zeit wird der Upload verarbeitet und eine Bearbeitung der Datei ist nicht möglich. Die Verarbeitungszeit kann je nach Größe und Komplexität der Datei variieren.

• Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhält sie den Status "Bereit zur Validierung". Sie können nun den Validierungsprozess starten.

Hier müssen Sie lediglich die erforderlichen Informationen für Ihren E-Mail-Anbieter, die Verschlüsselung, den Servernamen, den Port, den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse, das Passwort sowie den E-Mail-Ordner eingeben.

Dinge, die zu beachten sind

• Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Benutzeroberfläche ein. Andere Informationen wie Server, Port usw. hängen vom Host ab (eine schnelle Google-Suche sollte helfen).

• Ordner und Importieren-Verschieben haben hier dieselbe Funktion. Der Ordner kann nicht deaktiviert werden, wird jedoch standardmäßig den Posteingang verwenden, wenn er leer gelassen wird.

Hilfe-Symbole wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen zu helfen, was eine Funktion wirklich tut und wie sie Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann.

Diese Hilfe-Symbole sehen wie folgt aus

Hier müssen Sie lediglich Ihre gewünschte Unterorganisation eingeben und auf "Authentifizieren" klicken.

Sie werden zu dieser Microsoft-Seite weitergeleitet und müssen einen Code eingeben.

Diesen Code finden Sie, indem Sie zurück zu DocBits gehen, wo der Code wie unten angezeigt wird. Kopieren Sie einfach den Code und geben Sie ihn auf der Microsoft-Seite ein. Anschließend müssen Sie Ihre eigenen Microsoft-Anmeldeinformationen eingeben.

Drücken Sie die Schaltfläche AUTHENTIFIZIERUNG ABSCHLIESSEN und Sie werden zu diesem Menü weitergeleitet

Verwenden Sie Ordner

Wenn Sie einen Ordner verwenden, der nicht Ihr Posteingang ist, geben Sie den Ordnernamen ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Gemeinsames Postfach verwenden

Wenn Sie möchten, dass der E-Mail-Import auf einen Posteingang oder einen Ordner eines freigegebenen Postfachs zugreift, geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Importierte E-Mails in den Papierkorb verschieben

Wenn Sie alle E-Mails importieren möchten, nicht nur die ungelesenen, und sie in den Papierkorb verschieben möchten, aktivieren Sie dies. Andernfalls werden nur ungelesene E-Mails überprüft, die Dokumente importiert, die E-Mail als gelesen markiert und an ihrem aktuellen Ort belassen.

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass Sie nicht die Rechte haben, eine solche Verbindung herzustellen, muss jemand mit Administratorrechten in Azure diese Verbindung autorisieren. Weitere Informationen finden Sie auf der folgenden Seite: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Diese Funktion befindet sich im Menü über dem Dokumentenvorschaubereich, wie unten dargestellt

Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird Ihnen das folgende Ticketformular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Falls zutreffend, können Sie auch einen Screenshot des Problems anhängen sowie eine relevante Datei anhängen.

Erkunden Sie die revolutionären Fähigkeiten von DocBits, einem hochmodernen Dokumentenverarbeitungstool, das die Komplexitäten der Tabellenauswertung, des Abgleichs von Bestellungen (PO) und des Kostenrechnungsmanagements vereinfacht.

In diesem Video tauchen wir in die einzigartigen Funktionen von DocBits ein und konzentrieren uns auf die KI-Tabellenauswertung, die selbst die kompliziertesten Tabellenlayouts mühelos bewältigt. Mit einer Genauigkeitsrate von bis zu 95% automatisiert das System die Extraktion und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

1. ** Globale Einstellungen **:

• Firmeninformationen: Grundlegende Details über das Unternehmen definieren und bearbeiten, wie Name, Adresse und andere Identifikatoren.

• Gruppen, Benutzer und Berechtigungen: Benutzerrollen und -berechtigungen verwalten, um unterschiedliche Zugriffsebenen auf verschiedene Funktionen innerhalb von Docbits zu ermöglichen.

• Integration: Einrichten und Konfigurieren von Integrationen mit anderen Software- oder Systemen, um die Funktionalität von Docbits mit externen Diensten zu erweitern.

• Dokumententypen: Verschiedene Arten von Dokumenten festlegen und verwalten, die von Docbits verarbeitet werden, wie Rechnungen, Bestellungen usw.

• E-Mail-Benachrichtigung: Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten zur Dokumentenverarbeitung konfigurieren.

• Dashboard: Das Dashboard mit Widgets und Metriken anpassen, die für die Benutzer wichtig sind.

1. Dokumentenverarbeitung:

• Dokumentenablauf: Regeln festlegen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie archiviert oder gelöscht werden.

• Import: Konfigurieren, wie Dokumente in Docbits importiert werden, einschließlich Quelleinstellungen und Dateitypen.

• OCR-Einstellungen: Einstellungen für die optische Zeichenerkennung (OCR) anpassen, die Bilder von Text in maschinenlesbaren Text umwandelt.

• Klassifizierung und Extraktion: Festlegen, wie Dokumente kategorisiert werden und wie Daten aus Dokumenten extrahiert werden.

• Stammdaten-Suche: Suchen einrichten, um extrahierte Daten mit vorhandenen Stammdaten zu validieren oder zu ergänzen.

• Wertelisten: Vordefinierte Listen verwalten, die bei der Dateneingabe und -validierung verwendet werden.

• Export: Konfigurieren, wie und wohin verarbeitete Dokumente und Daten exportiert werden.

• Modul: Zusätzliche Module, die konfiguriert werden können, um die Funktionalität zu erweitern.

1. API-Lizenzen: API-Schlüssel verwalten und die Nutzungstatistiken für von Docbits verwendete APIs überwachen.

2. Lieferanteneinstellungen: Einstellungen spezifisch für Lieferanten konfigurieren und verwalten, möglicherweise in Integration mit Lieferantenmanagementsystemen.

3. Cache-Verwaltung: Einstellungen im Zusammenhang mit dem Zwischenspeichern von Daten anpassen, um die Leistung des Systems zu verbessern.

Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie professionell mit Abweichungen beim PO-Matching mit DocBits umgehen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch das Vorgehen, wenn Zahlen nicht übereinstimmen. Egal, ob Sie ein erfahrener ERP-Manager oder ein angehender Finanzbuchhalter sind, Sie werden lernen, wie Sie Abweichungen effizient und sicher verwalten können.

Erfahren Sie, wie unsere spezielle KI-Schwarmintelligenz in DocBits Sie durch den gesamten Prozess führt und wie Sie unsere Dokumentation nutzen können, um schnell Lösungen für Probleme oder Unsicherheiten zu finden. Werden Sie Teil der vielen zufriedenen Kunden, die ihre Prozesse mit DocBits optimiert haben.

1. Sie erhalten eine Einladung mit einem Link per E-Mail, um den Registrierungsprozess zu beginnen. Bitte klicken Sie auf „Zur Registrierung gehen“, geben Sie die erforderlichen Informationen ein und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um zu starten.
2. Lieferantendetails

   Bitte überprüfen Sie, ob der Name des Lieferanten korrekt ist. Dies ist ein kritisches Detail für Identitäts- und rechtliche Zwecke, das nicht geändert werden kann. Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Adressdaten zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
3. Adressdaten Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkontakt zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
4. Lieferantenkontakt Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenfinanzen zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
5. Lieferantenfinanzen Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkäufe zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
6. Lieferantenkäufe Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenzertifikate zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“
7. Lieferantenzertifikate Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Lieferantenvielfalt). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“
8. Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Lieferantenvielfalt). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“
9. Bitte überprüfen Sie Ihre E-Mail auf eine Bestätigung, dass Sie den Registrierungsprozess abgeschlossen haben.

Benutzereinstellungen sind ein Bereich in einem System, in dem Benutzer persönliche Präferenzen, Kontoeinstellungen und Sicherheitseinstellungen anpassen können. Typischerweise umfassen die Benutzereinstellungen Optionen wie Passwortänderungen, Profilinformationen, Benachrichtigungseinstellungen und möglicherweise individuelle Berechtigungen zum Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Daten.

In den meisten Organisationen haben nur autorisierte Personen Zugang zu den Benutzereinstellungen, normalerweise Administratoren oder Systemadministratoren. Dies liegt daran, dass die Einstellungen sensible Informationen enthalten können, die die Sicherheit des Systems gefährden könnten, wenn sie von unbefugten Personen geändert werden. Administratoren können die Benutzereinstellungen verwalten, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien und Anforderungen der Organisation entsprechen und die Integrität des Systems gewahrt bleibt.

Suchleiste: Ermöglicht Administratoren, Benutzer schnell zu finden, indem sie nach deren Namen oder anderen Details suchen.

Benutzerliste: Zeigt eine Liste von Benutzern mit den folgenden Spalten an:

• Name: Der vollständige Name des Benutzers.

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die wahrscheinlich als Anmeldekennzeichen verwendet wird.

• Admin: Ein Kontrollkästchen, das anzeigt, ob der Benutzer über administrative Berechtigungen verfügt. Administratoren haben in der Regel Zugriff auf alle Einstellungen und können andere Benutzerkonten verwalten.

• Aktionen: Diese Spalte umfasst typischerweise Schaltflächen oder Links zum Ausführen von Aktionen wie Bearbeiten von Benutzerdaten, Zurücksetzen von Passwörtern oder Löschen des Benutzerkontos.

Benutzer hinzufügen: Diese Schaltfläche wird verwendet, um neue Benutzerkonten zu erstellen. Ein Klick darauf öffnet typischerweise ein Formular, in dem Sie die Details des neuen Benutzers eingeben können, wie z. B. Name, E-Mail und ob er administrative Rechte haben soll.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen eines neuen Benutzers:

1. Zugriff auf das Benutzermanagement: Navigieren Sie zu Einstellungen - Globale Einstellungen - Gruppen, Benutzer und Berechtigungen - Benutzer, wo Sie neue Benutzer hinzufügen können.

2. Neuen Benutzer hinzufügen: Klicken Sie in den Benutzereinstellungen auf „Benutzer hinzufügen“.

1. Ausfüllen des Formulars: Es erscheint ein Formular, in das Sie die Informationen für den neuen Benutzer eingeben können. Typische Informationen sind:

• Benutzername: Eindeutiger Name für den Benutzer, der zur Anmeldung verwendet wird.

• Vorname und Nachname: Name des Benutzers.

• E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die für Kommunikation und Benachrichtigungen verwendet wird.

• Passwort: Ein Passwort für den Benutzer, das den Sicherheitsrichtlinien entsprechen sollte.

• Benutzerrolle: Legen Sie die Rolle des Benutzers fest, z. B. Standardbenutzer oder Administrator.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems über den Schalter hat verschiedene Auswirkungen auf die Funktionalität in DocBits.

Aktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem aktiviert ist, werden die Zugriffsberechtigungen für Benutzer und Gruppen angewendet.

• Benutzern wird nur Zugriff auf die Ressourcen gewährt, auf die sie basierend auf den zugewiesenen Berechtigungen ausdrücklich zugreifen dürfen.

• Administratoren können die Berechtigungen für einzelne Benutzer und Gruppen verwalten und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen die Daten anzeigen oder bearbeiten können.

Deaktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem deaktiviert ist, werden alle Zugriffsberechtigungen entfernt und Benutzer haben in der Regel uneingeschränkten Zugriff auf alle Ressourcen.

• Dies kann nützlich sein, wenn eine offene Zusammenarbeit vorübergehend ohne die Einschränkungen der Zugriffskontrolle erforderlich ist.

• Es besteht jedoch ein erhöhtes Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff, da Benutzer möglicherweise auf sensible Informationen zugreifen können, zu denen sie nicht berechtigt sind.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems ist eine wichtige Entscheidung, die auf den Sicherheitsanforderungen und der Arbeitsweise der Organisation basiert. In Umgebungen, in denen Datenschutz und Zugriffskontrolle entscheidend sind, ist es üblich, das Berechtigungssystem aktiviert zu lassen, um die Datenintegrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten. In anderen Fällen kann es vorübergehend notwendig sein, das Berechtigungssystem zu deaktivieren, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, sollte jedoch mit Vorsicht verwendet werden, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von Docbits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

API-Schlüssel

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

• Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Zum Beispiel können Dokumente automatisch zwischen Docbits und einem CRM-System ausgetauscht werden, was manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht.

• Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht den nahtlosen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

• Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer immer die neuesten Informationen haben. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtzeitinformationen erfordern.

• Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Zum Beispiel können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

• Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations Einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

Die Erstellung von Unterorganisationen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems dient dazu, die Struktur und Verwaltung von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation weiter zu organisieren und zu differenzieren. Hier sind einige Zwecke und Vorteile der Erstellung von Unterorganisationen:

Strukturierung und Organisation: Unterorganisationen ermöglichen es, eine hierarchische Struktur innerhalb des Dokumentenmanagementsystems zu schaffen. Dies kann helfen, Benutzerkonten und Dokumente nach Abteilung, Team, Standort oder anderen relevanten Kriterien zu organisieren, was zu einer klareren und effizienteren Verwaltung führt.

Berechtigungsmanagement: Durch die Erstellung von Unterorganisationen können Administratoren granulare Berechtigungen und Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzergruppen festlegen. Das bedeutet, dass bestimmte Benutzer oder Gruppen nur auf die Dokumente und Ressourcen zugreifen können, die für ihre jeweilige Unterorganisation relevant sind, was die Sicherheit und den Datenschutz verbessert.

Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit: Unterorganisationen können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb spezifischer Teams oder Abteilungen fördern, indem der Zugriff auf gemeinsame Dokumente, Projekte oder Aufgaben zentralisiert wird. Dies fördert die Effizienz und Koordination bei der Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten oder Arbeitsabläufen.

Berichterstattung und Analyse: Durch die Organisation von Benutzerkonten und Dokumenten in Unterorganisationen können detaillierte Berichte und Analysen über die Aktivitäten und Leistungen einzelner Teams oder Abteilungen erstellt werden. Dies ermöglicht es Administratoren und Managern, Einblicke in die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems auf organisatorischer Ebene zu gewinnen.

Skalierbarkeit und Flexibilität: Unterorganisationen bieten eine skalierbare Struktur, die mit dem Wachstum und den Veränderungen der Organisation wachsen kann. Neue Teams oder Abteilungen können problemlos hinzugefügt und angemessen in das bestehende Unterorganisationenschema integriert werden, ohne die Gesamtstruktur des Dokumentenmanagementsystems zu beeinträchtigen.

Insgesamt ermöglichen Unterorganisationen ein effektiveres Management und eine bessere Organisation von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems, indem sie die Struktur, Sicherheit und Zusammenarbeit verbessern.

So greifen Sie auf diese Funktion zu:

Navigieren Sie zu Einstellungen, Globale Einstellungen → Gruppen, Benutzer und Berechtigungen → Unterorganisationen, wie unten gezeigt.

Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, die ähnlich aussieht wie diese:

Hier finden Sie Ihre zuvor erstellten Unterorganisationen sowie die Möglichkeit, neue Unterorganisationen zu erstellen.

Komponenten des Abschnitts Gruppen und Berechtigungen

Gruppen und Berechtigungen aktivieren/deaktivieren: Ein Schalter, der es dem Systemadministrator ermöglicht, die Nutzung von Gruppen und Berechtigungen über die Plattform zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn dieser deaktiviert ist, kann das System standardmäßig auf ein weniger granulareres Zugriffssteuerungsmodell zurückgreifen.

Gruppenliste: Zeigt die Liste der verfügbaren Benutzergruppen innerhalb der Organisation. Jede Gruppe kann mit spezifischen Berechtigungen konfiguriert werden. Administratoren können neue Gruppen erstellen, indem sie auf die Schaltfläche „+ Neu“ klicken.

Berechtigungstabelle:

• Wird angezeigt, sobald eine Gruppe ausgewählt oder eine neue Gruppe konfiguriert wird.

• Listet alle vom System erkannten Dokumenttypen auf (z. B. RECHNUNG, GUTSCHRIFT, LIEFERSCHEIN).

• Für jeden Dokumenttyp gibt es Kontrollkästchen für verschiedene Berechtigungen:

  • Ansehen: Berechtigung, das Dokument zu sehen.

  • Aktualisieren: Berechtigung, das Dokument zu ändern.

  • Löschen: Berechtigung, das Dokument aus dem System zu entfernen.

  • Erste Genehmigung: Berechtigung, die erste Genehmigung des Dokuments durchzuführen.

  • Zweite Genehmigung: Berechtigung, eine sekundäre Genehmigung (falls zutreffend) durchzuführen.

Übersicht

Dieser Leitfaden erklärt, wie Administratoren Einstellungen für die Zugangskontolle für verschiedene Benutzergruppen in DocBits definieren können. Jede Gruppe kann mit benutzerdefinierten Berechtigungen auf Dokumenten- und Feldebene konfiguriert werden.

Zugangskontrollgruppen

Das Zugangskontrollpanel ermöglicht es dem Administrator, Benutzergruppen und deren jeweilige Berechtigungen zu verwalten. Jede Gruppe kann spezifische Konfigurationen in Bezug auf Folgendes haben:

• Dokumentzugriff: Ob die Gruppe auf einen Dokumenttyp zugreifen kann.

• Feldberechtigungen: Ob die Gruppe bestimmte Felder innerhalb eines Dokuments lesen, schreiben oder anzeigen kann.

• Aktionsberechtigungen: Welche Aktionen die Gruppe durchführen kann, wie z. B. Dokumente bearbeiten, löschen, massenaktualisieren und genehmigen.

Aktivierung

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Wählen Sie Dokumentenverarbeitung.

3. Wählen Sie Module.

4. Aktivieren Sie die Zugriffskontrolle, indem Sie den Schieberegler aktivieren.

Zugang auf Gruppeneinstellungen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Gehen Sie zu Globale Einstellungen.

3. Wählen Sie Gruppen, Benutzer und Berechtigungen.

4. Wählen Sie Gruppen und Berechtigungen.

5. Um die Berechtigungen für eine Gruppe, wie z. B. PROCUREMENT_DIRECTOR, zu verwalten, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Bildschirms.

6. Wählen Sie Ansicht Zugangskontrolle.

Berechtigungen für Gruppen konfigurieren

1. Übersicht der Zugangskontolle:

   • In diesem Abschnitt können Sie den Zugriff für alle Dokumenttypen aktivieren oder deaktivieren, wie z. B. Invoice, Credit Note, Purchase Order und mehr.

   • Sie können in der Zugangskontolle folgendes definieren:

     • Zugang: Gewährt Zugriff auf den Dokumenttyp.

     • Liste: Definiert, ob der Dokumenttyp in der Listenansicht sichtbar ist.

     • Ansicht: Gibt die Standardansicht für das Dokument an.

     • Bearbeiten: Gewährt die Berechtigung, das Dokument zu bearbeiten.

     • Löschen: Erlaubt der Gruppe, Dokumente zu löschen.

     • Massenaktualisierung: Ermöglicht die Massenaktualisierung des Dokumenttyps.

     • Genehmigungsstufen: Legt die Fähigkeit der Gruppe fest, Dokumente zu genehmigen (Erste und Zweite Genehmigungsstufe).

     • Dokument freischalten: Definiert, ob die Gruppe ein Dokument für weitere Bearbeitungen entsperren kann.

   Beispielkonfigurationen für PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Aktiviert für alle Berechtigungen, einschließlich Bearbeiten und Löschen.

   • Purchase Order: Aktiviert mit normalen Berechtigungen für alle Aktionen.

2. Feldberechtigungen:

   • Innerhalb jedes Dokumenttyps können spezifische Felder mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen konfiguriert werden.

   • Berechtigungen umfassen:

     • Lesen/Schreiben: Benutzer können sowohl lesen als auch in das Feld schreiben.

     • Lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben, andere können lesen.

     • Schreibgeschützt: Benutzer können das Feld nur anzeigen, aber nicht ändern.

     • Eigentümer lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben und lesen.

     • Genehmigung: Änderungen müssen von autorisierten Benutzern oder dem Administrator genehmigt werden.

     • Keine: Es gelten keine spezifischen Berechtigungen für das Feld.

1. Firmenname: Der rechtliche Name der Firma, wie eingetragen.

2. Straße + Nummer: Die physische Adresse des Hauptbüros oder Hauptsitzes der Firma.

3. Postleitzahl: Die Postleitzahl der Firmenadresse.

4. Stadt: Die Stadt, in der sich die Firma befindet.

5. Bundesland: Das Bundesland oder die Region, in der die Firma ansässig ist.

6. Land: Das Land, in dem die Firma tätig ist.

7. Firmen-ID: Ein eindeutiger Identifikator für die Firma, der intern verwendet oder für Integrationen mit anderen Systemen genutzt werden kann.

8. Steuernummer: Die Steuernummer der Firma, wichtig für finanzielle Operationen und Berichterstattung.

9. Handelsregisternummer: Die Registrierungsnummer der Firma im Handelsregister, die für rechtliche und offizielle Dokumentationen wichtig sein könnte.

10. Offizielle Firmen-Telefonnummer: Die primäre Kontakttelefonnummer der Firma.

11. Offizielle Firmen-E-Mail: Die Haupt-E-Mail-Adresse, die für offizielle Kommunikationen verwendet wird.

Die hier eingegebenen Informationen können entscheidend sein, um sicherzustellen, dass Dokumente wie Rechnungen, offizielle Korrespondenz und Berichte korrekt mit den richtigen Firmendetails formatiert sind. Es hilft auch dabei, die Konsistenz in der Darstellung der Firma in verschiedenen externen Kommunikationen und Dokumenten aufrechtzuerhalten. Nach dem Eingeben oder Aktualisieren der Informationen muss der Administrator die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" speichern, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen systemweit angewendet werden.

Zusätzlich bietet der Abschnitt einen Überblick über den Abonnementplan, der anzeigt, wie viele Tage verbleiben, Start- und Enddaten sowie einen Abonnementnutzungsmesser, der den Verbrauch von Servicetokens gegen das in dem Plan zugewiesene Kontingent verfolgt. Dies kann Administratoren dabei helfen, die Abonnementverlängerungen oder -upgrades basierend auf den Nutzungstrends zu überwachen und zu planen.

Hier sind detaillierte Erklärungen zur Bedeutung und Verwendung der aufgeführten Einstellungen in der Dokumentenverarbeitung, um individuelle und kontrollierte Arbeitsabläufe zu erleichtern:

Tabellenvalidierung überspringen:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.

Verwendung:

• Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.

Duplikatdokumentenerkennung

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.

Verwendung:

• Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so für Effizienz im Verarbeitungsworkflow.

Design im Prüfungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Design Ablehnungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Designvorlage:

Zweck:

• Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.

Verwendung:

• Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.

Export nach IDM (Information Document Management):

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).

Verwendung:

• Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder Prüfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafür, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Genehmigung:

Zweck:

• Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.

Verwendung:

• Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument überprüft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.

Genehmigungsformular Design:

Genehmigungsformular Design v2:

Zweites Genehmigungsformular Design:

Bestellauftrag / Automatische Buchhaltung:

Zweck:

• Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.

Verwendung:

• Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.

PO-Tabelle im Layout-Builder:

Zweck:

• Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.

Verwendung:

• Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt für ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.

Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen:

Zweck:

• Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen übereinstimmen.

Verwendung:

• Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.

PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Definiert Toleranzgrenzen für Abweichungen bei Bestellungen.

Verwendung:

• Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.

• Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verwendung:

• Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.

Alternative Dokumentenausgabe:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.

Verwendung:

• Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.

PO-Status deaktivieren:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.

Verwendung:

• Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.

• Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.

Bedeutung für kontrollierte Arbeitsabläufe

Zusätzliche PO-Einstellungen:

Individuelle Anpassung:

• Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.

Kontrollierte Prozesse:

• Unterstützt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Effiziente Genehmigungsprozesse:

• Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.

Risikomanagement:

• Hilft, signifikante Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Alternative Dokumentenausgabe:

Flexibilität:

• Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.

Effizienz:

• Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.

PO-Status deaktivieren:

Prozesskontrolle:

• Verhindert unerwünschte Änderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.

Sicherheit:

• Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.

Hier sind einige bewährte Empfehlungen zur effektiven Nutzung von Einstellungen, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Vorlagen und Spracheinstellungen standardisieren:

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.

Autokorrektur und Rechtschreibprüfung aktivieren:

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung nutzen:

• Verwenden Sie Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen.

• Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sorgfältige Konfiguration der Dokumentensicherheit:

• Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.

• Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Regelmäßige Schulungen und Updates:

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.

• Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.

Dokumentierte Arbeitsabläufe und Richtlinien:

• Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.

• Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.

Auch bei sorgfältiger Konfiguration kann die Dokumentenverarbeitung gelegentlich auf Probleme stoßen. Hier sind einige Fehlerbehebungstipps für häufig auftretende Probleme, die aus den Konfigurationen entstehen können:

Zusätzliche Bestelleinstellungen:

• Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.

• Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den Benutzerbedürfnissen entspricht.

Export nach IDM:

• Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.

• Überprüfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.

Zusätzliche Toleranzeinstellungen:

• Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.

• Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

Alternativer Dokumentenexport:

• Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.

• Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.

Bestelldeaktivierungsstatus:

• Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.

• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.

Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Überblick

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen:

   • Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.

2. Zugriff auf Dokumenttypen:

   • Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.

3. Weitere Einstellungen:

   • Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

4. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.

Verwalten von Artikelnummern-Zuordnungen

1. Anzeigen von Zuordnungen:

   • Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:

     • Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung für den Lieferanten.

     • Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

     • Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

     • Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.

   • Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.

3. Bearbeiten von Zuordnungen:

   • (Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Beispiel-Workflow

1. Identifizieren von Unstimmigkeiten:

   • Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.

3. Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:

   • Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.

Die Integrations-einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations-einstellungen wichtig ist:

Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können Dokumente automatisch zwischen DocBits und einem CRM-System ausgetauscht werden, wodurch manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht wird.

Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer stets über die neuesten Informationen verfügen. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtinformationen erfordern.

Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Beispielsweise können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations-einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

Überblick

Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.

Hauptkomponenten

1. Gruppen und Felder:

• Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.

• Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.

1. Eigenschaften-Panel:

• Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:

• Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.

• Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.

• Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.

• Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.

• Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.

• Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.

• Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.

• Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.

• Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.

• Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.

1. Vorlagen-Vorschau:

• Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.

Übersicht

Die Tabellenspalten-Schnittstelle in Docbits wird verwendet, um die Spalten festzulegen, die in Daten tabellen für jeden Dokumententyp angezeigt werden. Jede Spalte kann so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Arten von Daten enthält, wie z. B. Zeichenfolgen oder numerische Werte, und kann für Sortier-, Filter- und Berichtsfunktionen innerhalb von Docbits unerlässlich sein.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Spaltenkonfiguration:

• Spaltenname: Der Bezeichner für die Spalte in der Datenbank.

• Titel: Der für den Benutzer lesbare Titel für die Spalte, der in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.

• Spaltentyp: Definiert den Datentyp der Spalte (z. B. STRING, BETRAG), der bestimmt, welche Art von Daten in der Spalte gespeichert werden können.

• Tabellenname: Gibt an, zu welcher Tabelle die Spalte gehört, indem sie mit einem bestimmten Dokumententyp wie INVOICE_TABLE verknüpft wird.

1. Aktionen:

• Bearbeiten: Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Spalte.

• Löschen: Entfernen Sie die Spalte aus der Tabelle, was nützlich ist, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn sich die Datenstruktur des Dokumententyps ändert.

1. Hinzufügen neuer Spalten und Tabellen:

• Neue Tabellenspalte hinzufügen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie eine neue Spalte definieren können, einschließlich ihres Namens, ob sie erforderlich ist, ihres Datentyps und der Tabelle, zu der sie gehört.

• Neue Tabelle erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Tabelle, wobei ein eindeutiger Name definiert wird, der zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit einer bestimmten Gruppe von Dokumententypen verwendet wird.

Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der strukturellen Integrität und Benutzerfreundlichkeit von Daten innerhalb des Docbits-Systems und stellt sicher, dass die aus Dokumenten extrahierten Daten auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden.

Übersicht

Dokumentenuntertypen sind im Wesentlichen spezialisierte Versionen der Hauptdokumententypen. Zum Beispiel könnten unter dem Hauptdokumententyp "Rechnung" Untertypen wie "Standardrechnung", "Pro-forma-Rechnung" und "Gutschriftsrechnung" mit jeweils leicht unterschiedlichen Datenanforderungen oder Verarbeitungsregeln vorhanden sein.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Liste der Untertypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Untertyp eines primären Dokumententyps.

• Enthält den Namen des Untertyps und eine Reihe von Aktionen, die darauf ausgeführt werden können.

1. Aktionen:

• Felder: Konfigurieren, welche Datenfelder im Untertyp enthalten sind und wie sie verwaltet werden.

• Layout bearbeiten: Ändern Sie das visuelle Layout, wie Informationen für diesen Untertyp angezeigt und eingegeben werden.

• Skripte: Anhängen oder bearbeiten Sie Skripte, die spezifische Operationen ausführen, wenn Dokumente dieses Untertyps verarbeitet werden.

• Kopieren: Duplizieren Sie eine vorhandene Untertypkonfiguration, um sie als Grundlage für eine neue zu verwenden.

• Löschen: Entfernen Sie den Untertyp, wenn er nicht mehr benötigt wird.

1. Hinzufügen neuer Untertypen:

• Die Schaltfläche "+ Neu" ermöglicht es Administratoren, neue Untertypen zu erstellen, indem sie bei Bedarf eindeutige Eigenschaften und Regeln definieren.

Dokumentenuntertypen in DocBits bieten eine flexible und leistungsstarke Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten innerhalb eines einzigen Systems zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Typ und Untertyp gemäß seinen einzigartigen Spezifikationen genau und effizient verarbeitet wird.

Übersicht

Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Liste der Dokumententypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.

• Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.

1. Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.

2. Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.

3. Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.

4. Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.

5. Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.

6. Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.

7. Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.

8. EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.

Übersicht

Die Felder-Einstellung bietet eine Benutzeroberfläche, über die Administratoren die Eigenschaften und das Verhalten einzelner Datenfelder verwalten können, die mit einem Dokumententyp verknüpft sind. Jedes Feld kann angepasst werden, um die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung und -validierung zu optimieren.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Feldkonfiguration:

• Feldnamen: Listet die Namen der Felder auf, die in der Regel den Datenelementen im Dokument entsprechen, wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Bestelldatum".

• Erforderlich: Administratoren können Felder als erforderlich markieren, um sicherzustellen, dass Daten für diese Felder eingegeben oder erfasst werden müssen, um die Dokumentenverarbeitung abzuschließen.

• Schreibgeschützt: Felder können auf schreibgeschützt gesetzt werden, um Änderungen nach der Datenerfassung oder während bestimmter Phasen der Dokumentenverarbeitung zu verhindern.

• Versteckt: Felder können in der Benutzeroberfläche ausgeblendet werden, was für sensible Informationen oder zur Vereinfachung der Benutzerworkflows nützlich ist.

1. Erweiterte Einstellungen:

• Validierung erzwingen: Stellt sicher, dass die in ein Feld eingegebenen Daten bestimmte Validierungsregeln bestehen, bevor sie akzeptiert werden.

• OCR (Optische Zeichenerkennung): Dieser Schalter kann aktiviert werden, um die OCR-Verarbeitung für ein bestimmtes Feld zu ermöglichen, was für die automatisierte Datenauslese aus gescannten oder digitalen Dokumenten nützlich ist.

• Übereinstimmungswert: Administratoren können einen Übereinstimmungswert definieren, eine Schwelle, die zur Bestimmung des Vertrauensniveaus der Datenerkennung oder -übereinstimmung verwendet wird und sich darauf auswirkt, wie Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.

1. Aktionsbuttons:

• Neues Feld erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder zum Dokumententyp.

• Bearbeitungssymbole: Jedes Feld verfügt über ein Bearbeitungssymbol, das es Administratoren ermöglicht, feldspezifische Einstellungen wie Datentyp, Standardwerte oder verbundene Geschäftslogik weiter zu konfigurieren.

• Einstellungen speichern: Übernimmt die vorgenommenen Änderungen an den Feldkonfigurationen.

Übersicht

Das Modelltraining ermöglicht es Administratoren, das Training von maschinellen Lernmodellen spezifisch für jeden Dokumententyp zu überwachen und zu verwalten. Indem Docbits eine strukturierte Benutzeroberfläche für den Import von Beispieldaten, das Training von Modellen und das Testen ihrer Leistung bereitstellt, stellt es sicher, dass seine Datenextraktionsfähigkeiten kontinuierlich verbessert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Metrikenübersicht:

• Beispiel: Anzahl der Beispieldokumente, die für das Training verwendet wurden.

• Exportiert: Anzahl der Dokumente, die nach der Verarbeitung erfolgreich exportiert wurden.

• Unternehmen Σ: Gesamtanzahl der unternehmensspezifischen verarbeiteten Dokumente.

• Insgesamt Σ: Gesamtanzahl der verarbeiteten Dokumente in allen Kategorien.

1. Trainings- und Testoptionen:

• Importieren: Ermöglicht es Administratoren, neue Trainingsdatensätze zu importieren, die in der Regel strukturierte Beispiele von Dokumenten sind, die vom System erkannt werden sollen.

• Modell trainieren: Startet den Schulungsprozess unter Verwendung der importierten Daten, um die Erkennungs- und Extraktionsfähigkeiten des Systems zu verbessern.

• Klassifizierung testen: Ermöglicht das Testen des Modells, um seine Leistung bei der Klassifizierung und Extraktion von Daten aus neuen oder unbekannten Dokumenten zu bewerten.

1. Aktionsbuttons:

• Feld erstellen: Neue Datenfelder hinzufügen, die das Modell erkennen und extrahieren soll.

• Aktionen: Dieses Dropdown-Menü kann Optionen wie Details anzeigen, Konfigurationen bearbeiten oder Trainingsdaten löschen enthalten.

Übersicht

Skripte in DocBits werden in der Regel in einer Skriptsprache geschrieben, die vom System Python unterstützt wird. Sie werden während des Dokumentenverarbeitungs-Workflows ausgelöst, um komplexe Geschäftslogik anzuwenden oder die Datenintegrität und -genauigkeit sicherzustellen, bevor die Daten weiterverarbeitet oder gespeichert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Skriptverwaltung:

• Name: Jedes Skript erhält einen eindeutigen Namen zur Identifizierung.

• Dokumenttyp: Ordnet das Skript einem bestimmten Dokumenttyp zu, der bestimmt, auf welche Dokumente das Skript angewendet wird.

• Auslösen bei: Definiert, wann das Skript ausgelöst wird (z. B. beim Hochladen von Dokumenten, vor dem Export von Daten, nach der Datenvalidierung).

• Aktiver/Inaktiver Status: Ermöglicht Administratoren, Skripte zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, was Flexibilität bei Tests und Bereitstellung bietet.

1. Skript-Editor:

• Bietet eine Benutzeroberfläche, in der Skripte geschrieben und bearbeitet werden können. Der Editor unterstützt in der Regel Syntaxhervorhebung, Fehlerhervorhebung und andere Funktionen zur Unterstützung bei der Skriptentwicklung.

• Beispiel-Skript: Skripte können Operationen wie das Durchlaufen von Rechnungszeilen zur Validierung von Summen oder zum Entfernen von Einträgen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, enthalten.

In DocBits ermöglichen Regex-Einstellungen Administratoren, benutzerdefinierte Muster zu definieren, die vom System verwendet werden, um Daten aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert werden müssen oder wenn die Daten einem vorhersehbaren Format folgen, das mit Regex-Mustern erfasst werden kann.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Regexes verwalten:

• Hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Regex-Musters für einen bestimmten Dokumententyp.

• Änderungen speichern: Speichert Änderungen an vorhandenen Regex-Konfigurationen.

• Muster: Hier können Sie das Regex-Muster definieren, das dem spezifischen erforderlichen Datenformat entspricht.

• Ursprung: Ist der Dokumentenursprung - Zum Beispiel können Sie in Deutschland ein anderes Regex definieren

Übersicht

Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Tabellenerfassung:

   • Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.

2. In Prüfung:

   • Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.

3. PDF-Generierung:

   • Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die für die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was für die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.

4. Genehmigung:

   • Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.

   • Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

5. Bestellung / Automatische Buchhaltung:

   • Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.

   • Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.

   • Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte für Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berücksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.

6. Alternative Dokumentenexport:

   • PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.

7. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.

Überblick

In DocBits bieten die EDI-Einstellungen Tools zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumententypen entsprechen, wie z. B. Rechnungen oder Bestellungen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen verschiedener Handelspartner und Branchen zu entsprechen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. EDI-Konfigurationselemente:

• Struktur-Deskriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich Segmentreihenfolge, obligatorischer Felder und Qualifikatoren, die für die Gültigkeit des EDI-Dokuments erforderlich sind.

• Transformation: Legt die Transformationen fest, die angewendet werden, um die Dokumentendaten in eine EDI-formatierte Nachricht umzuwandeln. Dies beinhaltet in der Regel die Festlegung von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und Elementen.

• Vorschau: Ermöglicht Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.

• Extraktionspfade: Zeigt die Pfade, die zum Extrahieren von Werten aus dem Dokument verwendet werden, die dann zur Befüllung der EDI-Nachricht verwendet werden.

1. XSLT-Editor:

• Wird zum Bearbeiten und Validieren der XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, die im Transformationsprozess verwendet werden. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.

Übersicht

Die Dashboard-Einstellungen sind darauf ausgelegt, Administratoren dabei zu helfen, die Datenpräsentation und Interaktion innerhalb des DocBits-Dashboards zu steuern. Diese Einstellungen bestimmen, welche Informationen sofort nach dem Einloggen verfügbar sind, um sicherzustellen, dass die Benutzer schnellen Zugriff auf die relevantesten Daten für ihre Aufgaben haben.

Hauptmerkmale und Optionen

Allgemeine Dashboard-Einstellungen:

• Filter zurücksetzen: Ermöglicht die Konfiguration, wann die Dashboard-Filter zurückgesetzt werden sollen, z. B. nach dem Hochladen von Dokumenten, dem Neustart von Dokumenten oder dem Export von Dokumenten. Dies hilft, eine saubere Grundlage für die Datenansicht entsprechend spezifischer Arbeitsabläufe zu erhalten.

• Dashboard Daten: Steuert, ob das Dashboard beim Zugriff des Benutzers automatisch Daten laden soll, was helfen kann, die Ladezeiten zu reduzieren und die Benutzererfahrung zu verbessern, indem Daten nur bei Bedarf geladen werden.

Aktion:

• Zuweisen an: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Berechtigungen für die Zuweisung von Dokumenten zu definieren

  • Only for Admin: Nur Admin-Benutzer können Dokumente zuweisen, unabhängig von den Berechtigungen, die nicht-Admin-Benutzern gewährt wurden.

  • All Users: Alle Benutzer, die die erforderlichen Berechtigungen erhalten haben, können Dokumente zuweisen.

• Neu starten: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Berechtigungen für den Neustart von Dokumenten zu definieren

  • Only for Admin: Nur Benutzer mit Admin-Rechten können Dokumente neu starten, unabhängig von den Berechtigungen, die nicht-Admin-Benutzern gewährt wurden.

  • Only Admin and Assignee: Nur Benutzer mit Admin-Rechten und der zugewiesene Benutzer können das Dokument neu starten.

  • All Users: Alle Benutzer, die die erforderlichen Berechtigungen erhalten haben, können Dokumente neu starten.

Filter:

• Status filter style: Bestimmt den Präsentationsstil der Statusfilter, der auf Standard oder angepasst an den betrieblichen Fokus der Benutzer eingestellt werden kann.

• Custom status filter: Ermöglicht die Erstellung und Anwendung benutzerdefinierter Filter, die auf spezifische Dokumentstatus wie "Neu", "Validierung" oder "Export" abzielen. Dies ermöglicht es Benutzern, schnell auf Dokumente in bestimmten Verarbeitungsphasen zuzugreifen.

Advance Shipment Dashboard:

• Delivered Orders Visibility: Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die Dauer anzugeben, für die gelieferte Bestellungen sichtbar sein werden.

Diese Dashboard-Einstellungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die DocBits-Plattform so reaktionsschnell und nützlich wie möglich ist und den Benutzern ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung stellt, um Dokumentenverarbeitungsaktivitäten direkt vom Dashboard aus zu überwachen und zu verwalten.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen ist entscheidend. E-Mail-Benachrichtigungen in DocBits können so konfiguriert werden, dass sie Benutzer über verschiedene dokumentenbezogene Ereignisse informieren, wie z. B.: Abschluss der Verarbeitung, Import- oder Exportfehler oder Anfragen zur Benutzerintervention. Dieses Tool ist wesentlich für die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation und operativen Kontinuität in dokumentenverarbeitenden Umgebungen. Hier sind einige Gründe, warum dies wichtig ist:

Echtzeitkommunikation:

E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es den Benutzern, sofort über wichtige Ereignisse oder Änderungen in ihrem Dokumentenmanagementsystem informiert zu werden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Parteien umgehend über wichtige Aktualisierungen informiert werden.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit:

Durch die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen können Benutzer den Status von Dokumentenverarbeitungsereignissen verfolgen und überwachen. Dies verbessert die Transparenz und Rückverfolgbarkeit im Dokumentenmanagementsystem.

Zeitnahe Reaktionen:

Die automatische Benachrichtigung über Ereignisse wie Dokumentenfreigaben, Kommentare oder Genehmigungen ermöglicht es den Benutzern, schnell auf Anfragen oder Aktualisierungen zu reagieren. Dies hilft, die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Automatisierung von Arbeitsabläufen:

E-Mail-Benachrichtigungen können in Arbeitsabläufe integriert werden, um automatisch Benachrichtigungen an relevante Benutzer zu senden, wenn bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Erinnerungen und Fristen:

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen kann verwendet werden, um Benutzer an bevorstehende Fristen oder ausstehende Aufgaben zu erinnern. Dies hilft sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Insgesamt spielt die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Kommunikation, der Steigerung der Effizienz und der Gewährleistung, dass Dokumentenverarbeitungsereignisse zeitnah und effektiv verwaltet werden. Durch die Automatisierung von Benachrichtigungen können Organisationen sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und dass alle relevanten Parteien stets auf dem neuesten Stand sind.

Diese Einstellung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Stakeholder über den Bearbeitungsstatus wichtiger Dokumente informiert bleiben, was eine schnelle Entscheidungsfindung und ein effizientes Management von Dokumentenarbeitsabläufen unterstützt.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Bestellungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität für ein maßgeschneidertes Seherlebnis verwenden.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Rechnungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Um Ihre Einstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf das Benutzer-Icon in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Hier können Sie mehrere Optionen anpassen:

Sprache

• Bevorzugte Sprache auswählen: Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus den verfügbaren Optionen.

Dark Mode

• Zum Dark Mode wechseln: Aktivieren oder deaktivieren Sie den Dark Mode für ein angenehmeres Seherlebnis.

Benutzereinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die folgenden Präferenzen anpassen:

• Datumsformat: Passen Sie an, wie Daten angezeigt werden.

• Betragsformatierung: Legen Sie Ihr bevorzugtes Format für numerische Werte fest.

• Name: Aktualisieren Sie Ihren Namen.

• Passwort: Ändern Sie Ihr Passwort zur Sicherheit Ihres Kontos.

• Schriftgröße: Passen Sie die Textgröße für bessere Lesbarkeit an.

• Dual Monitor Mode: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie zwei Monitore verwenden.

Ausloggen

• Ausloggen: Klicken Sie hier, um sich sicher von Ihrem Konto auszuloggen .

Willkommen beim DocBits Anfängerkurs, Ihrem umfassenden Leitfaden zur Revolutionierung des Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen!

In der heutigen komplexen Finanzumgebung ist es keine leichte Aufgabe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungsstellung und Kostenrechnung zu verwalten. Genau hier glänzt DocBits. Mit über 20 Integrationen und beispielloser Kompatibilität mit Infor CloudSuite, LN und M3 hebt sich DocBits von anderen Lösungen auf dem Markt ab.

In diesem Video werden die Zuschauer mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von DocBit vertraut gemacht, wobei der Schwerpunkt speziell auf der Dokumentenvalidierung liegt. Das Tutorial betont die Einfachheit des Systems, bei dem kein Coding oder komplexe Formeln erforderlich sind.

Dank KI und Schwarmintelligenz werden die meisten Felder automatisch extrahiert, sodass Benutzer Informationen einfach extrahieren können, indem sie auf Werte innerhalb des Dokuments klicken. Darüber hinaus erfahren die Zuschauer, wie flexibel es ist, spezifische Bereiche durch Doppelklicken oder Zeichnen um den gewünschten Bereich herum zu extrahieren.

Wenn Sie Ihr SFTP mit DocBits integrieren möchten, um Dokumente zu importieren.

Anforderungen

• Korrekt konfigurierter, Linux-kompatibler SFTP-Server

• SFTP-Hostname, Benutzername und Passwort

• Dedizierter Importordner

Importkonfiguration

Öffnen Sie vom Dashboard aus die Einstellungen und navigieren Sie zu Importieren. Wählen Sie unter FTP-Import aus, um eine neue Konfiguration hinzuzufügen.

Geben Sie die SFTP-Anmeldeinformationen in die dafür vorgesehenen Felder ein und wählen Sie Speichern (Das API-Schlüsselfeld wird automatisch mit dem API-Schlüssel der Umgebung, in der Sie arbeiten, ausgefüllt).

Sobald Sie alle erforderlichen Details Ihres SFTP eingegeben haben, klicken Sie auf SPEICHERN.