DocBits to rozwiązanie do przechwytywania dokumentów w chmurze, które wykorzystuje moc Sztucznej Inteligencji (AI) i Machine Learningu (ML) do skutecznego rozpoznawania, klasyfikowania, analizowania i wyodrębniania informacji z różnych rodzajów dokumentów, niezależnie od ich formatu. Oto bliższy przegląd jego kluczowych funkcji:

• Rozpoznawanie dokumentów: DocBits wykorzystuje algorytmy AI do dokładnego identyfikowania i rozpoznawania dokumentów, bez względu na to, czy są w formie papierowej czy plików elektronicznych.

• Klasyfikacja dokumentów: Klasyfikuje dokumenty na odpowiednie kategorie, ułatwiając łatwą organizację i odzyskiwanie.

• Wyodrębnianie danych: DocBits wyodrębnia istotne dane z dokumentów, przekształcając informacje nieustrukturyzowane w dane zorganizowane, które można zintegrować z Twoim przepływem pracy.

• Machine Learning: System ciągle się uczy i poprawia swoją dokładność rozpoznawania przy każdym przetworzonym dokumencie, stając się bardziej sprawny z czasem.

• Swarm Intelligence: DocBits wykorzystuje swarm intelligence do wzmocnienia swoich zdolności uczenia się, tworząc system samodoskonalący się.

Wsparcie użytkownika

Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności lub masz pytania dotyczące korzystania z DocBits, skonsultuj się z tym podręcznikiem użytkownika lub skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia, aby uzyskać pomoc. Naszym celem jest zapewnienie płynnego doświadczenia dla wszystkich użytkowników. Wystarczy kliknąć przycisk wsparcia w aplikacji DocBits, aby utworzyć zgłoszenie wsparcia.

Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem naszej strony FELLOPRO:

W ekranie walidacji możesz bezpośrednio utworzyć zgłoszenie i dołączyć zrzut ekranu problemu.

Witaj w DocBits

Witaj w DocBits, Twoim kompleksowym źródle strategii i spostrzeżeń dotyczących dokumentacji. W DocBits jesteśmy dedykowani dostarczaniu klarownych, zwięzłych i aktualnych zasobów dokumentacyjnych dla użytkowników końcowych, administratorów i partnerów.

After logging in with your credentials, you will be redirected to the DocBits Dashboard homepage. This is the main page where you can see and manage all your imported documents.

Po prawej stronie paska wyszukiwania znajdziesz inne narzędzia panelu.

• Odśwież listę: Służy do aktualizacji panelu bez konieczności odświeżania karty przeglądarki.

• Ustawienia zaawansowane: Więcej informacji na ten temat znajdziesz dalej na tej stronie.

• Analizy: Zapewnia dodatkowe informacje na temat dokumentów, które zostały przesłane do DocBits.

• Przesyłanie: Więcej informacji na ten temat w następnej sekcji.

Z pulpitu kliknij ikonę Ustawienia zaawansowane, jak pokazano poniżej

Następnie zostanie wyświetlone następujące menu

Wybierz przycisk oznaczony jako "Ustaw kolumny pulpitu dla organizacji", a zostanie wyświetlona lista wszystkich nazw kolumn.

Z tego menu możesz wybrać nazwy kolumn i użyć strzałek, aby dodać lub usunąć kolumny, których potrzebujesz.

Document merging allows you to combine multiple documents.

First, you need to select the documents you would like to merge. This can be done by selecting the checkboxes of the documents. Once you have selected the documents, click on the icon with three dots.

A menu will then be displayed, select the “Merge” option which can be found at the bottom.

\

Rozpoczęcie

• Logowanie i Nawigacja: Jak uzyskać dostęp do Docbits i poruszać się po interfejsie.

• Konfiguracja początkowa: Konfigurowanie Docbits do użytku pierwszy raz.

Codzienne użytkowanie

• Przesyłanie dokumentów: Instrukcje dotyczące przesyłania dokumentów do Docbits.

• Przegląd i zatwierdzanie dokumentów:

• Zatwierdzanie zamówień: Kroki do przeglądania i zatwierdzania formularzy zamówień.

• Przetwarzanie faktur: Przewodnik dotyczący przetwarzania przychodzących faktur do płatności.

Zarządzanie dokumentami

• Wyszukiwanie i odzyskiwanie: Jak znaleźć i uzyskać dostęp do dokumentów w Docbits.

• Edycja i aktualizacja: Edycja dokumentów i aktualizacja ich statusu.

Rozwiązywanie problemów

• Typowe problemy: Rozwiązania dla często napotykanych problemów przez użytkowników.

• : Jak skontaktować się z pomocą techniczną w celu uzyskania pomocy.

If you’re using DocBits software for document processing, it’s essential to understand the different document statuses that your files can have. Here’s a complete list of all the possible document statuses in DocBits:

• WatchDog Start: The Watchdog module is starting.

• WatchDog Split: The document is being split in Watchdog.

• WatchDog Upload: The document is being uploaded in Watchdog.

• Upload: The document is being uploaded.

• OCR: Optical Character Recognition (OCR) is currently running on the document.

• Classification: The document is being classified.

• Zugferd import: A Zugferd document is being imported.

• Ready for Validation: The document is ready for validation.

• Zugferd export: A Zugferd document is being exported.

• Workflow: A workflow is currently running with this document.

• Pending approval: The document needs to be approved.

• Pending second approval: The document needs to be approved a second time.

• Auto Accounting: Automatic accounting is running.

• Export: The document is being exported.

• Error: An error occurred in the document.

To the right of the search bar, you will find other dashboard tools.

• Refresh List: This is used to update the dashboard without having to refresh your browser tab.

• Advanced Settings: More information on this topic is available further down this page.

• Scan Document: Learn more about this feature here.

• Analytics: This provides you with further insight about the documents you have uploaded to DocBits.

• Upload: More information on this topic in the next section.

The second part of the dashboard is an overview of all the uploaded documents. You can view all documents or just the ones assigned to you. You can also search for documents by name.

Data will be extracted within seconds, and the status will change from “Running” to “Ready for Validation”.

While navigating your documents in DocBits, if you would like to return to the main area of the Dashboard, you can simply press the escape (ESC) button on your keyboard and you will be returned to the main Dashboard menu (on the page which you entered the document you just exited from).

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich faktur. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

To jest miejsce, w którym możesz śledzić swoje zadania. Możesz wybierać między dwoma różnymi układami – jeden jest nieco bardziej szczegółowy od drugiego. Możesz także filtrować zadania według różnych kryteriów, takich jak to, czy są przypisane do Ciebie, lub status zadania.

Jeśli szukasz określonego dokumentu lub dokumentów, masz do dyspozycji następujące opcje. W pasku wyszukiwania udostępniliśmy Ci różne narzędzia do znalezienia poszukiwanego dokumentu, aby uzyskać do nich dostęp, wybierz następującą ikonę.

Poniższe opcje filtrowania staną się dla Ciebie dostępne.

Oferujemy Ci opcję filtrowania według typu dokumentu, statusu dokumentu, osoby odpowiedzialnej za dokument oraz według daty.

The validation screen allows you to check, edit, and validate all the imported documents. You can see the name of the document, how many pages it consists of, the date it was imported, and its status. The actions button allows you to assign, restart, validate, or delete the document.

Jeśli chcesz zobaczyć szczegółowy dziennik wszystkich dokumentów importowanych do środowiska DocBits, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

Z panelu sterowania DocBits wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

Po pojawieniu się paska Ustawienia zaawansowane, wybierz przycisk Dziennik importu.

Następnie pojawi się tabela z wszystkimi niedawno zaimportowanymi dokumentami oraz innymi istotnymi informacjami na ich temat.

W tej sekcji możesz przeglądać dokumenty, które zostały oznaczone jako zduplikowane. Aby rozpocząć, po prostu kliknij przycisk po prawej stronie, jak pokazano poniżej:

Po naciśnięciu przycisku, na dole strony pojawi się tabela wyświetlająca wszystkie zidentyfikowane duplikaty.

The task counter is located in the upper-right corner of the Dashboard home page.

This is where you can see how many documents are in your queue for processing

and how many documents are now ready for validation.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień zakupu. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Aby skonfigurować swoje ustawienia, kliknij ikonę Użytkownika znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Tutaj możesz dostosować kilka opcji:

Język

• Wybierz Preferowany Język: Wybierz swój preferowany język z dostępnych opcji.

Dark Mode

• Przełącz na Dark Mode: Włącz lub wyłącz Dark Mode dla bardziej komfortowego doświadczenia podczas przeglądania.

Ustawienia Użytkownika

W tej sekcji możesz dostosować następujące preferencje:

• Wzór Daty: Dostosuj sposób wyświetlania dat.

• Formatowanie Kwot: Ustaw preferowany format dla wartości liczbowych.

• Imię: Zaktualizuj swoje imię.

• Hasło: Zmień swoje hasło dla bezpieczeństwa konta.

• Rozmiar Czcionki: Dostosuj rozmiar tekstu dla lepszej czytelności.

• Tryb Podwójnego Monitora: Włącz tę funkcję, jeśli używasz dwóch monitorów.

Wyloguj się

• Wyloguj się: Kliknij tutaj, aby bezpiecznie wylogować się ze swojego konta.

A guide to uploading documents to DocBits.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich wysyłek zaawansowanych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

If you would like to integrate your SFTP with DocBits in order to import documents.

Requirements

• Correctly configured, Linux compatible SFTP Server

• SFTP Hostname, Username and Password

• Dedicated Import folder

Import Configuration

From the Dashboard, open Settings and navigate to Import. Under FTP Import, select to add a new configuration.

Enter SFTP credentials in the given spaces and select save (The API Key field will automatically be filled with the API Key of the environment you are working on).

Once you have entered all the necessary details of your SFTP, click SAVE.

Przegląd

Przycisk Zapisz:

• Przycisk Zapisz:

• Cel: Zapisuje bieżący stan dokumentu lub skryptu, nad którym się pracuje.

• Przypadek użycia: Po wprowadzeniu zmian lub adnotacji w dokumencie użyj tego przycisku, aby zapewnić zapisanie wszystkich modyfikacji.

Dodaj specjalne reguły:

• Dodaj specjalne reguły / Dodaj skrypt w DocBits:

• Cel: Umożliwia użytkownikom implementację konkretnych reguł lub skryptów dostosowujących sposób przetwarzania dokumentów.

• Przypadek użycia: Użyj tej funkcji do automatyzacji zadań, takich jak ekstrakcja danych czy walidacja formatu, zwiększając efektywność pracy.

Pola rozmyte:

• Pola rozmyte:

• Cel: Pomaga zidentyfikować i poprawić pola, w których dane mogą nie być idealnym dopasowaniem, ale są wystarczająco bliskie.

• Przypadek użycia: Przydatne w procesach walidacji danych, gdzie dokładne dopasowania nie zawsze są możliwe, na przykład w przypadku lekko błędnie napisanych nazw czy adresów.

Lupa:

• Lupa (Lupa powiększająca):

• Cel: Zapewnia powiększone widoki wybranego obszaru dokumentu.

• Przypadek użycia: Pomaga w badaniu drobnych szczegółów lub małego tekstu w dokumentach, zapewniając dokładność wprowadzanych danych lub recenzji.

Otwórz nowe okno:

• Otwórz nowe okno:

• Cel: Otwiera nowe okno do porównywania dokumentów obok siebie lub wielozadaniowości.

• Przypadek użycia: Przydatne podczas porównywania dwóch dokumentów lub odwoływania się do dodatkowych informacji, nie opuszczając bieżącego dokumentu.

Skróty klawiszowe:

1. Skróty klawiszowe:

• Cel: Umożliwia użytkownikom szybkie wykonywanie działań za pomocą kombinacji klawiszy.

• Przypadek użycia: Zwiększa szybkość i efektywność nawigacji po dokumencie oraz przetwarzania, minimalizując poleganie na nawigacji za pomocą myszy.

Zadania:

Aby udostępnić wewnętrzne informacje, można tworzyć zadania i przypisywać je określonym pracownikom lub grupom w firmie.

• Zadania:

• Cel: Umożliwia użytkownikom tworzenie zadań związanych z dokumentami i przypisywanie ich członkom zespołu.

• Przypadek użycia: Ułatwia współpracę i zarządzanie zadaniami w zespołach, zapewniając, że wszyscy znają swoje obowiązki.

Tryb adnotacji:

Możesz zostawić adnotacje na dokumencie. Może to być pomocne, aby zostawić informacje dla innych użytkowników, którzy będą dalej edytować ten dokument.

• Tryb adnotacji:

• Cel: Umożliwia użytkownikom pozostawianie notatek lub adnotacji bezpośrednio na dokumencie.

• Przypadek użycia: Przydatne do udzielania opinii, instrukcji lub ważnych uwag innym członkom zespołu, którzy będą pracować nad dokumentem później.

Scalanie:

Dokumenty można tutaj łączyć, na przykład jeśli brakowało strony faktury, te strony można później połączyć w ten sposób, bez konieczności usuwania całego dokumentu lub ponownego przesyłania.

• Scalanie dokumentów:

• Cel: Łączy wiele dokumentów w jeden plik.

• Przypadek użycia: Przydatne w sytuacjach, gdy części dokumentu są skanowane oddzielnie i trzeba je połączyć.

Widok OCR:

W widoku OCR tekst jest automatycznie filtrowany z dokumentu. Służy to do rozpoznawania istotnych cech, takich jak kod pocztowy, numer umowy, numer faktury i sortowanie dokumentu.

• Widok OCR:

• Cel: Automatycznie rozpoznaje tekst w dokumentach za pomocą technologii rozpoznawania znaków optycznych.

• Przypadek użycia: Ułatwia proces cyfryzacji tekstów drukowanych lub pisanych, umożliwiając ich wyszukiwanie i edycję.

Utwórz zgłoszenie:

W przeciwieństwie do zadań, które są przekazywane wewnętrznie w firmie, to zgłoszenie wsparcia jest ważne, aby nas poinformować i natychmiast utworzyć zgłoszenie w przypadku błędów i/lub niezgodności. Proces ten jest znacznie ułatwiony, ponieważ można natychmiast wysłać błąd wraz z odpowiednim dokumentem. Istnieje również opcja ustawienia priorytetu, zrobienia zrzutu ekranu dokumentu lub jego przesłania.

• Utwórz zgłoszenie:

• Cel: Umożliwia użytkownikom zgłaszanie problemów lub niezgodności poprzez utworzenie zgłoszenia wsparcia.

• Przypadek użycia: Istotne dla szybkiego rozwiązania problemów i błędów, pomagając utrzymać integralność i płynne funkcjonowanie systemu.

### **Dzienniki skryptów dokumentów:**

Skrypty można tworzyć w ustawieniach w sekcji Typy Dokumentów; informacje te będą wyświetlane tutaj.

• Dzienniki skryptów dokumentów:

• Cel: Wyświetla dzienniki związane ze skryptami zaimplementowanymi dla różnych typów dokumentów.

• Przypadek użycia: Przydatne do śledzenia i debugowania działań skryptów na dokumentach, pomagając użytkownikom zrozumieć zautomatyzowane procesy i poprawić ewentualne problemy.

Więcej ustawień:

Podziel dokument:

• Tutaj możesz podzielić dokument i wyciąć lub usunąć niepotrzebne strony

• Podziel Dokument:

• Cel: Umożliwia użytkownikom podzielenie dokumentu na osobne części, usuwając lub izolując strony, które nie są potrzebne.

• Przypadek użycia: Idealne przy pracy z dokumentami wielostronicowymi, gdzie wymagane są tylko określone sekcje do przetwarzania lub przeglądu.

Popraw dokument:

• Dokument zostanie zrestartowany

• Popraw Dokument:

• Cel: Przywraca dokument do stanu początkowego w celu ponownej oceny lub dalszych modyfikacji.

• Przypadek użycia: Przydatne, gdy początkowe modyfikacje trzeba cofnąć lub gdy dokument trzeba odświeżyć przed kolejną rundą edycji. Tutaj potrzebujemy dodatkowej wizji ML do poprawy jakości dokumentu.

Przepływ dokumentu:

Tutaj znajdziesz przepływ dokumentu

• Cel: Pokazuje sekwencję i postęp przetwarzania dokumentu w systemie.

• Przypadek użycia: Pomaga w śledzeniu statusu dokumentu przez różne etapy, zapewniając, że wszystkie niezbędne kroki przetwarzania są realizowane.

Przejdź do szablonu układu:

• Dzięki tej opcji zostaniesz przekierowany i będziesz mógł edytować swój układ lub użyć domyślnego szablonu

• Przejdź do Szablonu Układu:

• Cel: Przekierowuje użytkowników do edytora układu, gdzie mogą modyfikować istniejące szablony lub zastosować domyślny.

• Przypadek użycia: Umożliwia dostosowanie układów dokumentów do konkretnych potrzeb biznesowych lub preferencji, poprawiając wizualne i funkcjonalne dopasowanie dokumentu do standardów firmy.

Wymagane pola:

Istnieją pola, które są wymagane do dalszej edycji, można je edytować w ustawieniach.

Użyj podpowiedzi, aby dowiedzieć się, czy:

• Jest to pole obowiązkowe (wymagane)

• Wymagana walidacja

• Niska pewność

• Brak dopasowania pełnej kwoty podatku

• Wymagane Pola:

• Cel: Identyfikuje obowiązkowe pola w dokumentach, które muszą zostać wypełnione lub poprawione przed dalszym przetwarzaniem.

• Przypadek użycia: Zapewnia, że istotne dane są przechwytywane dokładnie, zachowując integralność danych i zgodność z zasadami biznesowymi.

Przejdź do widoku ekstrakcji tabeli:

Tutaj znajdziesz widok ekstrakcji tabeli i dodatkowe opcje kontynuacji. Na przykład, w trybie szkolenia, ucząc się tabeli.

• Przejdź do Widoku Ekstrakcji Tabeli:

• Cel: Nawiguje do interfejsu, w którym użytkownicy mogą ekstrahować i manipulować danymi tabelarycznymi z dokumentów.

• Przypadek użycia: Przydatne dla złożonych dokumentów zawierających tabele, umożliwiające precyzyjną ekstrakcję danych i naukę w celu poprawy rozpoznawania w czasie.

Dodaj nieprzypisane kolumny:

Aby dodać nieprzypisane kolumny, kliknij tutaj i wybierz kolumny, które chcesz w tabeli lub usuń te, których nie potrzebujesz.

Pokaż/nie pokazuj nieprzypisanych kolumn:

• Pokaż/Nie Pokazuj Nieprzypisanych Kolumn:

• Cel: Przełącza widoczność kolumn w tabeli, które nie są automatycznie przypisane do znanych pól.

• Przypadek użycia: Umożliwia użytkownikom skupienie się na istotnych danych poprzez ukrywanie zbędnych kolumn lub ich przeglądanie pod kątem ewentualnego uwzględnienia.

Zablokuj ekstrakcję tabeli dla tego dostawcy:

• Zablokuj Ekstrakcję Tabeli dla Tego Dostawcy:

• Cel: Zapobiega procesom ekstrakcji tabel dla dokumentów od konkretnych dostawców.

• Przypadek użycia: Przydatne w sytuacjach, gdzie dokumenty dostawców konsekwentnie nie są poprawnie ekstrahowane lub nie wymagają ekstrakcji.

Usuń tabelę:

• Usuń Tabelę:

• Cel: Usuwa całą tabelę z dokumentu.

• Przypadek użycia: Przydatne, gdy tabela jest błędnie uwzględniona lub nie jest już potrzebna dla celów dokumentu.

Dodaj nową kolumnę tabeli:

Jeśli brakuje kolumny, możesz utworzyć tutaj nową kolumnę. Określ tytuł, zdecyduj, czy powinna to być wymagana kolumna, oraz typ kolumny (to jest ważne dla poprawnego formatu)

• Dodaj Nową Kolumnę Tabeli:

• Cel: Tworzy nową kolumnę w istniejącej tabeli, z określeniem tytułu, konieczności i typu.

• Przypadek użycia: Zwiększa elastyczność i dokładność przechwytywania danych, umożliwiając tworzenie niestandardowych kolumn dostosowanych do konkretnych wymagań danych.

Ignoruj walidację tabeli:

• Ignoruj Walidację Tabeli:

• Cel: Umożliwia użytkownikom pominięcie reguł walidacji dla konkretnych tabel.

• Przypadek użycia: Przydatne, gdy znane anomalie w danych nie wpływają na ogólne przetwarzanie i naleganie na walidację utrudniałoby pracę.

Przywróć kolumnę tabeli:

• Przywróć Kolumnę Tabeli:

• Cel: Przywraca wcześniej usuniętą lub zmienioną kolumnę w tabeli.

• Przypadek użycia: Pomocne przy odzyskiwaniu danych, które zostały błędnie usunięte lub zmienione, zapewniając kompletność danych.

Funkcja Tabeli Wyodrębnionej przez AI umożliwia użytkownikom łatwe manipulowanie i dostosowywanie wyodrębnionych danych z dokumentu faktury. Oto kluczowe możliwości i instrukcje dotyczące użytkowania:

• Usuwanie Kolumn: Jeśli pewne kolumny w wyodrębnionej tabeli nie są potrzebne, użytkownicy mogą łatwo je usunąć, klikając ikonę "Usuń kolumnę" (reprezentowaną przez trzy pionowe kropki) obok nagłówka kolumny. Pomaga to uporządkować tabelę i skupić się tylko na istotnych informacjach.

• Zmiana Formatu Waluty: Format waluty można zmienić, wybierając pożądany format z menu rozwijanego obok pola "Waluta". Zapewnia to, że wartości walutowe są wyświetlane w preferowanym formacie, ułatwiając interpretację i analizę danych finansowych.

• Pokazywanie/Ukrywanie Kolumn Niesparowanych: Domyślnie w tabeli widoczne są tylko sparowane kolumny (kolumny z wyodrębnionymi danymi). Użytkownicy mogą jednak wybrać pokazanie lub ukrycie kolumn niesparowanych, klikając przycisk "Ukryj kolumny niesparowane" lub "Pokaż kolumny niesparowane" na dole tabeli. Ta funkcja jest przydatna, gdy użytkownicy chcą przejrzeć wszystkie dostępne kolumny, nawet jeśli aktualnie nie zawierają danych.

• Zmiana Nagłówków Tabeli: Nagłówki tabeli (nazwy kolumn) można zmodyfikować, klikając na nagłówek i wpisując pożądaną nazwę. Ta funkcja pozwala użytkownikom dostosować nazwy kolumn, aby lepiej pasowały do ich terminologii lub preferencji, co sprawia, że dane są bardziej czytelne i zrozumiałe.

Te funkcje zapewniają użytkownikom elastyczność i kontrolę nad wyodrębnionymi danymi, umożliwiając dostosowanie informacji do ich konkretnych potrzeb i preferencji. Tabela Wyodrębniona przez AI ma na celu poprawę doświadczenia użytkownika, oferując płynny i intuicyjny sposób interakcji z danymi faktury oraz ich analizy.

Here you just need to enter the required information for your email provider, encryption, server name, port, username, email address, password as well as the email folder.

Things to Note

• Input all needed information into the UI. Other information like the server, port, etc. Depends on the host (a quick Google search should help).

• Folder and Move-Imported have the same Function here. Folder can not be disabled, but will use Inbox by default if left empty.

If you’re looking to import documents manually into DocBits, follow these simple steps:

• Click on the Upload button on the DocBits Dashboard.

• A window will appear where you can upload your documents via file browser or drag and drop. You can upload up to 10 documents at once.

• To upload documents via file browser, click on the Upload Documents button and select the files you want to upload. Once you’ve selected the files, click on Confirm to start the upload process.

• Alternatively, you can drag and drop your files onto the DocBits import window.

• After the files have been uploaded, they will have the initial status of “Running”. During this time, the upload is being processed and editing the file is not possible. The processing time may vary depending on the size and complexity of the file.

• Once the file has been processed, it will receive the status of “Ready For Validation”. You can now start the validation process.

With the Webhook API provided below, you can easily transfer documents directly to DocBits with a simple POST request. This API is designed to simplify the process of uploading files to DocBits, and all the necessary parameters are already filled in for you.

To get started, simply go to the following page (depending on the environment you are using):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Make a call to the API using your API key. You can also include the file you want to upload as a parameter in your call.

\

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień wysyłkowych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

1. Ustawienia globalne:

   • Informacje o firmie: Zdefiniuj i edytuj podstawowe dane dotyczące firmy, takie jak nazwa, adres i inne identyfikatory.

   • Grupy, użytkownicy i uprawnienia: Zarządzaj rolami użytkowników i uprawnieniami, umożliwiając różne poziomy dostępu do różnych funkcji w DocBits.

   • Integracja: Skonfiguruj integracje z innym oprogramowaniem lub systemami, zwiększając funkcjonalność DocBits o usługi zewnętrzne.

   • Typy dokumentów: Określ i zarządzaj różnymi typami dokumentów, które DocBits będzie przetwarzać, takimi jak faktury, zamówienia itp.

   • Powiadomienia e-mail: Skonfiguruj ustawienia dotyczące powiadomień e-mail i alertów związanych z działaniami przetwarzania dokumentów.

   • Panel: Dostosuj widok panelu za pomocą widgetów i wskaźników, które są ważne dla użytkowników.

2. Przetwarzanie dokumentów:

   • Wygasanie dokumentów: Ustal zasady dotyczące tego, jak długo dokumenty są przechowywane przed archiwizacją lub usunięciem.

   • Import: Skonfiguruj sposób importowania dokumentów do DocBits, w tym ustawienia źródła i typy plików.

   • Ustawienia OCR: Dostosuj ustawienia dla optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które przekształca obrazy tekstu w tekst zakodowany maszynowo.

   • Klasyfikacja i ekstrakcja: Zdefiniuj, jak dokumenty są klasyfikowane i jak dane są ekstraktowane z dokumentów.

   • Wyszukiwanie danych podstawowych: Skonfiguruj wyszukiwania w celu weryfikacji lub uzupełnienia wyekstrahowanych danych danymi podstawowymi.

   • Lista wartości: Zarządzaj zdefiniowanymi z góry listami, które są używane w wprowadzaniu danych i walidacji.

   • Eksport: Skonfiguruj sposób i miejsce eksportowania przetworzonych dokumentów i danych.

   • Moduł: Dodatkowe moduły, które można skonfigurować w celu rozszerzenia funkcjonalności.

3. Licencje API: Zarządzaj kluczami API i monitoruj statystyki użycia dla API używanych przez DocBits.

4. Ustawienia dostawcy: Skonfiguruj i zarządzaj ustawieniami specyficznymi dla dostawców, możliwie integrując z systemami zarządzania dostawcami.

5. Zarządzanie pamięcią podręczną: Dostosuj ustawienia związane z pamięcią podręczną danych, aby poprawić wydajność systemu.

Here you just need to enter your desired sub organization and press ‘Authenticate’

You will be taken to this Microsoft page and you will need to enter a code.

This code can be found by clicking back to DocBits and the code will be displayed there like below, simply copy the code and enter it into the Microsoft page. Thereafter you will need to enter your own Microsoft credentials.

Press the FINISH AUTHENTICATION button and you will be taken to this menu

Use Folder

If you are using a folder other than your inbox, enter the folder name after enabling the slider.

Use Shared Mailbox

If you want the email import to access an inbox or a folder of a shared mailbox, input the email address here after enabling the slider.

Move imported emails to trash

If you want to import all emails, not just the unread ones, and have them moved to trash then activate this. If not, it will only check for unread emails, import the documents, set the email to read and leave it in its current place.

In the event of you receiving an error message indicating you do not have the rights to establish such a connection, someone with admin rights within Azure would need to authorize this connection. For more information, visit the following page: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

\

Installation and Settings

After downloading the WatchDog.exe file, search for Command Prompt → Run as administrator on your Windows device.

Once this is opened, call the file by typing the path of where the WatchDog.exe file is stored on your device like below

Type install after the file path and press ENTER on your keyboard

You should receive the following error message as it will start the application in UI mode and there is no configuration present yet.

The application will automatically open up after installation. At the top, navigate to Einstellungen (Settings) and here you will see 2 separate sections.

Folder settings (Ordner Einstellungen)

This is where you will configure the file pathways for where the documents will be read and processed. The read pathway will be for the documents that you want WatchDog to extract and process, whereas the processed pathway will be used to indicate which documents from the read folder where extracted and processed.

General settings (Allgemeine Einstellungen)

This is where you will configure your DocBits application with WatchDog. You will be required to enter your DocBits environment, API key and the document type (as indicated above). To add more than one document type, separate the names of the document types with a comma (INVOICE,DELIVERY-NOTE,PURCHASE-ORDER, etc.)

If an invalid configuration is entered for any of the fields, you will receive an error message like the one below.

Once this is complete, go back to the Command Prompt area and re-run the WatchDog.exe file and this time it will be correctly installed due to the configurations now being present

To start the application is UI mode, run the following command

If you just want to start the application, run this command instead.

Auto Start

In order to set up the WatchDog app in a manner that allows it to automatically start once you turn your system on.

Simply open “Services” in the settings of your Windows machine.

Search for WatchDog in the local services and open the service (double-click on the entry)

In the above menu you will have the following options for automatic starting:

• Select Automatic, the service will start on boot

• Automatic (Delayed Start), this will wait 2 minutes after boot to start the service

Go to the Settings menu and select “Import” under Document Processing.

Scroll to the bottom of the page and select the NEW button to create a new email import.

After pressing NEW, the following menu will be shown to you.

Here you can select which Protocol you would like.

1. Nazwa firmy: Oficjalna nazwa firmy zarejestrowana.

2. Ulica + Numer: Fizyczny adres głównego biura lub siedziby firmy.

3. Kod pocztowy: Kod pocztowy dla adresu firmy.

4. Miasto: Miasto, w którym znajduje się firma.

5. Stan: Stan lub region, w którym firma ma siedzibę.

6. Kraj: Kraj, w którym firma działa.

7. ID firmy: Unikalny identyfikator firmy, który może być używany wewnętrznie lub do integracji z innymi systemami.

8. ID podatkowe: Numer identyfikacji podatkowej firmy, ważny dla operacji finansowych i raportowania.

9. ID rejestracji handlowej: Numer rejestracyjny firmy w rejestrze handlowym, ważny dla dokumentacji prawnej i urzędowej.

10. Oficjalny numer telefonu firmy: Główny numer kontaktowy firmy.

11. Oficjalny adres e-mail firmy: Główny adres e-mail, który będzie używany do oficjalnej korespondencji.

Wprowadzone tutaj informacje mogą być kluczowe dla zapewnienia, że dokumenty takie jak faktury, oficjalna korespondencja i raporty są poprawnie sformatowane z prawidłowymi danymi firmy. Pomaga to również w utrzymaniu spójności w reprezentowaniu firmy w różnych komunikatach zewnętrznych i dokumentach. Po wprowadzeniu lub aktualizacji informacji administrator musi zapisać zmiany, klikając przycisk "Zapisz", aby wszystkie modyfikacje zostały zastosowane w całym systemie.

Dodatkowo, sekcja zapewnia widok planu subskrypcji, pokazując ile dni pozostało, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz licznik zużycia subskrypcji, który śledzi zużycie tokenów usługowych w porównaniu do tego, co jest przydzielone w planie. To może pomóc administratorom monitorować i planować odnowienia subskrypcji lub aktualizacje na podstawie trendów zużycia.

Technical Support in DocBits

Help Icons

Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.

These help icons look as follows

Create a Ticket

This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.

This feature is located in the menu above the document preview area, like below

Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.

This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.

Przegląd

Ustawienie Kolor aplikacji pozwala administratorom zdefiniować schemat kolorów interfejsu aplikacji. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do rozróżniania różnych środowisk, takich jak testowe, piaskownica i produkcyjne. Przypisując różne kolory do każdego środowiska, użytkownicy mogą łatwo zidentyfikować, w którym środowisku pracują, co zmniejsza ryzyko wykonywania krytycznych działań w niewłaściwym środowisku.

Uzyskiwanie dostępu do ustawienia koloru aplikacji

1. Przejdź do ustawień firmy:

   • Z głównego menu kliknij sekcję Informacje o firmie.

2. Zlokalizuj sekcję Kolor aplikacji:

   • Przewiń w dół do sekcji Kolor aplikacji w ustawieniach Informacji o firmie.

Ustawianie koloru aplikacji

1. Wybierz kolor:

   • Kliknij na pole koloru lub wprowadź kod hex bezpośrednio w polu tekstowym.

   • Pojawi się wybierak kolorów, który pozwoli Ci wybrać pożądany kolor.

   • Możesz wprowadzić konkretny kod hex, jeśli masz ustalony kolor dla środowiska.

2. Zapisz kolor:

   • Po wybraniu koloru kliknij przycisk Zapisz, aby zastosować zmianę.

   • Interfejs aplikacji natychmiast zaktualizuje się, aby odzwierciedlić nowy kolor.

3. Przywróć domyślny:

   • Jeśli chcesz wrócić do domyślnego koloru, kliknij przycisk Resetuj.

Najlepsze praktyki dotyczące kolorów środowisk

Aby uniknąć zamieszania, zaleca się ustalenie standardowego schematu kolorów dla każdego środowiska:

• Produkcja: Użyj neutralnego lub domyślnego koloru, takiego jak #FFFFFF (biały) lub #f0f0f0 (jasnoszary), aby wskazać środowisko na żywo.

• Testowanie: Użyj jasnego lub alarmującego koloru, takiego jak #ffcc00 (żółty) lub #ffa500 (pomarańczowy), aby wskazać środowisko testowe.

• Piaskownica: Użyj wyraźnego koloru, takiego jak #007bff (niebieski) lub #6c757d (szary), aby wskazać środowisko piaskownicy lub deweloperskie.

Powiadomienie o planie subskrypcyjnym

W sekcji Kolor aplikacji administratorzy zobaczą również informacje związane z Planem subskrypcyjnym. Obejmuje to bieżący plan, jego status oraz pozostałe dni subskrypcji.

Znaczenie koloru aplikacji

Ustawienie koloru aplikacji jest prostym, ale skutecznym narzędziem, które pomaga użytkownikom szybko rozpoznać środowisko, w którym pracują. Starannie wybierając i zarządzając tymi kolorami, organizacje mogą minimalizować błędy i poprawiać efektywność pracy.

1. Otrzymasz zaproszenie z linkiem na E-mail, aby rozpocząć proces rejestracji. Proszę kliknąć „Przejdź do rejestracji”, wprowadzić wymagane informacje i zaakceptować warunki, aby rozpocząć.

2. Szczegóły Dostawcy

   Proszę zweryfikować, czy nazwa dostawcy jest poprawna. To jest kluczowy szczegół dla celów tożsamości i prawnych, którego nie można zmienić. Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Danych Adresowych. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

3. Dane Adresowe Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Kontakt z Dostawcą. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

4. Kontakt z Dostawcą Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Finansowej Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

5. Finanse Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Zakupu Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

6. Zakup Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Certyfikatów Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

7. Certyfikaty Dostawcy Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”

8. Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”

9. Proszę sprawdzić swoją skrzynkę E-mail w celu potwierdzenia, że zakończyłeś proces rejestracji.

Jeśli korzystasz z Portalu Dostawców DocBits, ważne jest, abyś zrozumiał różne statusy, jakie mogą mieć Twoi dostawcy. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dostawców w DocBits:

• Otwarte: Istniejący dostawca, który nie został jeszcze zaproszony

• Oczekująca rejestracja: Dostawca został zaproszony do portalu dostawców

• Oczekujący na dane dostawcy: Oczekiwanie na zmiany od dostawcy po zakończeniu rejestracji

• Oczekująca akceptacja: Dostawca zakończył rejestrację, czeka na pierwszą akceptację

• Oczekująca akceptacja AP: Dostawca został zatwierdzony po raz pierwszy, czeka na drugą akceptację

• Zatwierdzony: Dostawca został zatwierdzony

• Odrzucony: Dostawca został odrzucony

Przegląd

Sekcja Typy Dokumentów wymienia wszystkie typy dokumentów rozpoznawanych i przetwarzanych przez Docbits. Administratorzy mogą zarządzać różnymi aspektami takimi jak układ, definicje pól, reguły ekstrakcji i inne dla każdego rodzaju dokumentu. Ta dostosowalność jest kluczowa dla zapewnienia dokładnej obsługi danych i zgodności z normami organizacyjnymi.

Główne funkcje i opcje

1. Lista Typów Dokumentów:

• Każdy wiersz reprezentuje typ dokumentu, takie jak Faktura, Nota Kredytowa, Nota Dostawy, itp.

• Typy dokumentów mogą być standardowe lub niestandardowe, co jest wskazane przez etykiety takie jak "Standardowy."

1. Edytuj układ: Ta opcja pozwala administratorom modyfikować ustawienia układu dokumentu, które obejmują określenie wyglądu dokumentu i miejsca, w którym znajdują się pola danych.

2. Podtypy dokumentów: Jeśli jakiekolwiek typy dokumentów mają podkategorie, ta opcja pozwala administratorom skonfigurować ustawienia specyficzne dla każdego podtypu.

3. Kolumny tabeli: Dostosuj, które kolumny danych powinny pojawić się, gdy typ dokumentu jest wyświetlany na listach lub raportach.

4. Pola: Zarządzaj polami danych powiązanymi z typem dokumentu, w tym dodawanie nowych pól lub modyfikowanie istniejących.

5. Szkolenie modelu: Skonfiguruj i trenuj model używany do rozpoznawania i ekstrakcji danych z dokumentów. Może to obejmować ustawianie parametrów modeli uczenia maszynowego, które poprawiają się z czasem dzięki większej ilości danych.

6. Wyrażenia regularne (Regex): Skonfiguruj wyrażenia regularne, które są używane do ekstrakcji danych z dokumentów na podstawie wzorców. Jest to szczególnie przydatne do ekstrakcji danych strukturalnych.

7. Skrypty: Napisz lub zmodyfikuj skrypty, które uruchamiają niestandardowe reguły przetwarzania lub przepływy pracy dla dokumentów tego typu.

8. EDI (Elektroniczna Wymiana Danych): Skonfiguruj ustawienia związane z wymianą dokumentów w standardowych formatach elektronicznych.

Przegląd

Menedżer układu umożliwia administratorom wizualną konfigurację i modyfikację układu typów dokumentów poprzez ustawianie właściwości dla różnych pól danych i grup w dokumencie. Ten interfejs pomaga zapewnić, że modele ekstrakcji i punkty ręcznego wprowadzania danych są dokładnie zgodne z strukturą dokumentu zeskanowanego lub przesłanego do DocBits.

Główne składniki

1. Grupy i pola:

• Grupy: Jednostki organizacyjne w obrębie typu dokumentu, które kategoryzują powiązane pola (np. Szczegóły faktury, Szczegóły płatności). Mogą być rozszerzane lub zwijane oraz ustawiane tak, aby odzwierciedlać logiczne grupowanie w rzeczywistym dokumencie.

• Pola: Indywidualne punkty danych w każdej grupie (np. Numer faktury, Warunki płatności). Każde pole może być dostosowane pod kątem sposobu przechwytywania, wyświetlania i przetwarzania danych.

1. Panel właściwości:

• Ten panel wyświetla właściwości wybranego pola lub grupy, umożliwiając szczegółową konfigurację, taką jak:

• Etykieta: Widoczna etykieta pola w interfejsie użytkownika.

• Nazwa pola: Techniczny identyfikator używany w systemie.

• Szerokość elementu w procentach: Określa szerokość pola w stosunku do układu dokumentu.

• Indeks zakładki: Kontroluje kolejność przemieszczania się za pomocą klawiszy TAB.

• Uruchom skrypt po zmianie: Czy ma zostać wykonany skrypt po zmianie wartości pola.

• Wyświetl etykietę po lewej: Czy etykieta ma być wyświetlana po lewej stronie pola czy nad nim.

• Jest polem tekstowym: Określa, czy pole powinno być polem tekstowym, dostosowującym się do większych ilości tekstu.

• Wybierz typ modelu: Opcja wyboru, który typ modelu będzie obsługiwał ekstrakcję tego pola.

• Długość pola: Maksymalna długość danych do zaakceptowania w tym polu.

• Zabronione słowa kluczowe: Słowa kluczowe niedozwolone w polu.

1. Podgląd szablonu:

• Pokazuje podgląd w czasie rzeczywistym, jak będzie wyglądał dokument na podstawie bieżącej konfiguracji układu. Pomaga to w zapewnieniu, że układ odpowiada rzeczywistej strukturze dokumentu i jest kluczowy do testowania i udoskonalania konfiguracji przetwarzania dokumentów.

Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.

These help icons look as follows

\

Przegląd

Ustawienie Pola zapewnia interfejs użytkownika, w którym administratorzy mogą zarządzać właściwościami i zachowaniem poszczególnych pól danych powiązanych z typem dokumentu. Każde pole można dostosować, aby zoptymalizować dokładność i wydajność przechwytywania danych oraz walidacji.

Główne funkcje i opcje

1. Konfiguracja pól:

• Nazwy pól: Wyświetla nazwy pól, zazwyczaj odpowiadające elementom danych w dokumencie, takie jak "Numer faktury" lub "Data zamówienia".

• Wymagane: Administratorzy mogą oznaczyć pola jako wymagane, zapewniając, że dane muszą zostać wprowadzone lub przechwycone, aby ukończyć przetwarzanie dokumentu.

• Tylko do odczytu: Pola można ustawić jako tylko do odczytu, aby zapobiec modyfikacji po przechwyceniu danych lub podczas określonych etapów przetwarzania dokumentu.

• Ukryte: Pola można ukryć w interfejsie użytkownika, co jest przydatne dla poufnych informacji lub w celu uproszczenia procesów użytkownika.

1. Zaawansowane ustawienia:

• Wymuszenie walidacji: Zapewnia, że dane wprowadzone do pola przechodzą określone reguły walidacji przed zaakceptowaniem.

• OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków): Ten przełącznik można włączyć, aby umożliwić przetwarzanie OCR dla określonego pola, co jest przydatne do automatycznego wyodrębniania danych zeskanowanych lub cyfrowych dokumentów.

• Wynik dopasowania: Administratorzy mogą zdefiniować wynik dopasowania, czyli próg używany do określenia poziomu pewności rozpoznawania lub dopasowania danych, wpływający na sposób wykonywania walidacji danych i kontroli jakości.

1. Przyciski akcji:

• Utwórz nowe pole: Umożliwia dodanie nowych pól do typu dokumentu.

• Ikony edycji: Każde pole ma ikonę edycji, która umożliwia administratorom dalszą konfigurację ustawień specyficznych dla pola, takich jak typ danych, wartości domyślne lub powiązana logika biznesowa.

• Zapisz ustawienia: Zatwierdza dokonane zmiany w konfiguracjach pola.

Przegląd

Typy Dokumentów to w zasadzie specjalizowane wersje głównych typów dokumentów. Na przykład, pod głównym typem dokumentu "Faktura" mogą istnieć podtypy takie jak "Standardowa Faktura," "Faktura Pro-forma," i "Faktura Kredytowa," każda z nieco innymi wymaganiami dotyczącymi danych lub regułami przetwarzania.

Główne Funkcje i Opcje

1. Lista Podtypów:

• Każdy wiersz reprezentuje podtyp głównego typu dokumentu.

• Zawiera nazwę podtypu oraz zestaw działań, które można na nim wykonać.

1. Działania:

• Pola: Konfiguruj, które pola danych są zawarte w podtypie i jak są nimi zarządzane.

• Edytuj Układ: Modyfikuj wizualny układ, w jaki sposób informacje są wyświetlane i wprowadzane dla tego podtypu.

• Skrypty: Dołącz lub edytuj skrypty, które wykonują określone operacje podczas przetwarzania dokumentów tego podtypu.

• Kopiuj: Duplikuj istniejącą konfigurację podtypu do użycia jako podstawa dla nowej.

• Usuń: Usuń podtyp, jeśli nie jest już potrzebny.

1. Dodawanie Nowych Podtypów:

• Przycisk "+ Nowy" pozwala administratorom tworzyć nowe podtypy, definiując unikalne właściwości i reguły według potrzeb.

Typy Dokumentów w DocBits zapewniają elastyczny i potężny sposób obsługi różnorodnych dokumentów w ramach jednego systemu, zapewniając dokładne i efektywne przetwarzanie każdego typu i podtypu zgodnie z jego unikalnymi specyfikacjami.

This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.

This feature is located in the menu above the document preview area, like below

Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.

This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.

Przegląd

Szkolenie modelu umożliwia administratorom nadzorowanie i zarządzanie szkoleniem modeli uczenia maszynowego specyficznych dla każdego typu dokumentu. Dzięki zapewnieniu strukturalnego interfejsu do importowania danych próbkowych, szkolenia modeli i testowania ich wydajności, Docbits zapewnia, że zdolności ekstrakcji danych ciągle się poprawiają.

Główne funkcje i opcje

1. Przegląd metryk:

• Próbka: Liczba dokumentów próbkowych użytych do szkolenia.

• Eksportowane: Liczba dokumentów, które zostały pomyślnie wyeksportowane po przetworzeniu.

• Suma firmy: Łączna liczba dokumentów specyficznych dla firmy przetworzonych.

• Suma ogólna: Łączna liczba dokumentów przetworzonych we wszystkich kategoriach.

1. Opcje szkolenia i testowania:

• Importuj: Pozwala administratorom importować nowe zbiory danych szkoleniowych, które zazwyczaj są strukturalnymi próbkami dokumentów, które powinny być rozpoznawane przez system.

• Trenuj model: Rozpoczyna proces szkolenia, używając importowanych danych do poprawy zdolności rozpoznawania i ekstrakcji systemu.

• Test klasyfikacji: Umożliwia testowanie modelu w celu oceny jego wydajności w klasyfikowaniu i ekstrahowaniu danych z nowych lub niewidzianych dokumentów.

1. Przyciski akcji:

• Utwórz pole: Dodaj nowe pola danych, które model powinien rozpoznawać i ekstrahować.

• Akcje: To rozwijane menu może zawierać opcje takie jak wyświetlanie szczegółów, edytowanie konfiguracji lub usuwanie danych szkoleniowych.

Przegląd

Skrypty w Docbits są zazwyczaj pisane w języku skryptowym obsługiwanym przez system Python. Są one uruchamiane podczas przetwarzania dokumentu, aby zastosować złożoną logikę biznesową lub zapewnić integralność i dokładność danych przed dalszym przetwarzaniem lub przechowywaniem.

Główne funkcje i opcje

1. Zarządzanie skryptem:

• Nazwa: Każdy skrypt otrzymuje unikalną nazwę w celu identyfikacji.

• Typ dokumentu: Skojarza skrypt z określonym typem dokumentu, określając, do których dokumentów skrypt zostanie zastosowany.

• Wyzwalacz: Określa, kiedy skrypt jest uruchamiany (np. podczas przesyłania dokumentu, przed eksportem danych, po walidacji danych).

• Status Aktywny/Nieaktywny: Umożliwia administratorom aktywowanie lub dezaktywowanie skryptów bez ich usuwania, zapewniając elastyczność w testowaniu i wdrożeniu.

1. Edytor skryptów:

• Zapewnia interfejs, w którym skrypty mogą być pisane i edytowane. Edytor zazwyczaj obsługuje podświetlanie składni, podświetlanie błędów i inne funkcje wspomagające rozwój skryptu.

• Przykładowy skrypt: Skrypty mogą zawierać operacje takie jak iterowanie przez linie faktur w celu zweryfikowania sum lub usunięcia wpisów, które nie spełniają określonych kryteriów.

Nawet przy ostrożnej konfiguracji, przetwarzanie dokumentów czasami może napotkać problemy. Oto kilka wskazówek dotyczących rozwiązywania częstych problemów, które mogą wynikać z konfiguracji:

Dodatkowe ustawienia zamówienia:

• Sprawdź, czy wszystkie dodatkowe parametry są poprawnie skonfigurowane i spełniają wymagania biznesowe.

• Upewnij się, że konfiguracja jest zgodna z wymaganiami systemowymi i potrzebami użytkowników.

Eksport do IDM:

• Upewnij się, że połączenie z systemem IDM jest poprawnie skonfigurowane i że wszystkie niezbędne uprawnienia są w miejscu.

• Sprawdź, czy format dokumentu jest zgodny z wymaganiami systemu IDM.

Dodatkowe ustawienia tolerancji:

• Upewnij się, że limity tolerancji są realistyczne i wykonalne.

• Regularnie sprawdzaj, czy limity tolerancji spełniają aktualne wymagania biznesowe.

Alternatywny eksport dokumentów:

• Przetestuj eksport w różnych formatach, aby upewnić się, że wszystkie wymagane informacje są poprawnie eksportowane.

• Upewnij się, że formaty eksportu są zgodne z wymaganiami odbiorców lub systemów docelowych.

Status dezaktywacji zamówienia:

• Przejrzyj konfigurację dezaktywacji statusu, aby upewnić się, że nie blokuje ona niepotrzebnie przepływu pracy.

• Upewnij się, że wszyscy użytkownicy są świadomi zmian statusu i wiedzą, jak na nie odpowiedzieć.

Poprzez zastosowanie tych ustawień i praktyk najlepszych organizacje mogą usprawnić swoje procesy przetwarzania dokumentów, poprawić dokładność danych i zapewnić zgodność z przepisami.

Przegląd

Obszar Więcej ustawień umożliwia administratorom konfigurowanie różnych aspektów przetwarzania dokumentów, które nie są objęte podstawowymi ustawieniami. Obejmuje to opcje dotyczące ekstrakcji tabel, przeglądu dokumentów, generowania plików PDF, procesów zatwierdzania oraz ustawienia specyficzne dla określonych operacji, takich jak zamówienia zakupu lub księgowość.

Główne funkcje i opcje

1. Ekstrakcja tabel:

• Pomiń walidację tabel: Umożliwia pominięcie procesu walidacji danych tabelarycznych, co może być przydatne w sytuacjach, gdzie walidacja danych musi być elastyczna.

1. W przeglądzie:

• Projektuj formularz w przeglądzie: Konfiguruje układ i pola, które pojawiają się w formularzach przeglądowych używanych podczas procesu przeglądu dokumentów.

1. Generowanie plików PDF:

• Projektuj szablon: Określa szablon używany do generowania wersji PDF dokumentów, co może być kluczowe dla archiwizacji lub komunikacji zewnętrznej.

1. Zatwierdzenie:

• Zatwierdź przed wyeksportowaniem: Zapewnia, że dokumenty muszą zostać zatwierdzone przed wyeksportowaniem z systemu.

• Drugie zatwierdzenie: Dodaje dodatkową warstwę zatwierdzenia dla dalszej walidacji, zwiększając kontrolę nad przetwarzaniem dokumentów.

1. Zamówienie zakupu / Automatyczna księgowość:

• Tabela PO w kreatorze układu: Umożliwia dodanie tabel zamówień zakupu do kreatora układu w celu dostosowania układów dokumentów.

• Zamówienie zakupu: Przełącza przetwarzanie dokumentów zamówień zakupu w systemie.

• Ustawienia tolerancji PO: Ustawia poziomy tolerancji dla ilości zamówień zakupu, co pomaga w uwzględnianiu drobnych rozbieżności bez oznaczania ich jako błędy.

1. Alternatywne eksportowanie dokumentów:

• Wyłącz stany PO: Umożliwia wyłączenie określonych stanów zamówień zakupu podczas procesu eksportowania, zapewniając elastyczność w obsłudze zamówień.

1. Mapowanie numerów przedmiotów dostawcy:

• Ustawienie narzędziowe mapujące numery przedmiotów dostawcy na wewnętrzne numery przedmiotów, zapewniające dokładność w zarządzaniu zapasami i zamówieniami zakupu.

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.

Oto kilka sprawdzonych zaleceń dotyczących skutecznego korzystania z ustawień w celu optymalizacji przetwarzania dokumentów, poprawy dokładności danych i zapewnienia zgodności.

Ustandaryzuj szablony i ustawienia językowe:

• Stwórz jasne wytyczne dotyczące korzystania z szablonów formatowania i ustawień językowych, aby zapewnić spójność wszystkich dokumentów.

• Regularnie szkol pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z szablonów i ustawień językowych.

Włącz automatyczne poprawianie i sprawdzanie pisowni:

• Zachęcaj pracowników do sprawdzania pisowni przed finalizacją dokumentu, aby zidentyfikować i poprawić błędy typograficzne oraz gramatyczne.

Używaj wersjonowania i śledzenia zmian:

• Używaj wersjonowania i śledzenia zmian, aby śledzić historię edycji i zapewnić możliwość identyfikacji zmian.

• Starannie dokumentuj zmiany i komentarze, aby wspierać proces przeglądu i ułatwiać współpracę.

Staranna konfiguracja zabezpieczeń dokumentów:

• Ustal jasne ograniczenia dostępu, aby zapewnić, że poufne dokumenty mogą być wyświetlane i edytowane tylko przez upoważnione osoby.

• Regularnie aktualizuj hasła i prawa dostępu, aby zapewnić bezpieczeństwo i spełniać wymagania zgodności.

Regularne szkolenia i aktualizacje:

• Regularnie szkol pracowników w zakresie skutecznego korzystania z DocBits i jego funkcji.

• Bądź na bieżąco z aktualizacjami i nowymi funkcjami oraz wdrażaj je w razie potrzeby, aby poprawić wydajność i bezpieczeństwo.

Udokumentowane przepływy pracy i polityki:

• Stwórz jasne polityki przetwarzania dokumentów i przepływy pracy, które obejmują korzystanie z różnych ustawień i funkcji.

• Udokumentuj wymagania dotyczące zgodności i upewnij się, że wszyscy pracownicy je rozumieją i przestrzegają.

Wdrażając te najlepsze praktyki, możesz zwiększyć wydajność w DocBits, poprawić dokładność danych i zapewnić, że spełnia on odpowiednie wymagania dotyczące zgodności.

Aby edytować, wyłączyć lub usunąć istniejące powiadomienia i dostosować je do zmian w procesach przetwarzania dokumentów lub obowiązkach użytkowników, możesz zrobić to, co następuje:

Przejdź do ustawień powiadomień: Przejdź do ustawień swojego systemu, gdzie możesz zarządzać powiadomieniami. Możesz je znaleźć w sekcji „Ustawienia”, „Ustawienia globalne”, a następnie w „Powiadomieniach e-mail”.

Szukaj listy istniejących powiadomień: W ustawieniach powiadomień znajdziesz listę istniejących powiadomień. Ta lista pokazuje wszystkie powiadomienia, które są obecnie skonfigurowane.

Edytuj powiadomienie: Aby edytować istniejące powiadomienie, znajdź powiadomienie na liście i wybierz opcję edycji. To pozwala na zmianę ustawień powiadomienia, takich jak typ dokumentu, status, zdarzenia wyzwalające lub odbiorcy.

Wyłącz powiadomienie: Jeśli chcesz tymczasowo wyłączyć powiadomienie, znajdź powiadomienie na liście i wybierz opcję wyłączenia. To tymczasowo zatrzyma powiadomienie bez jego usuwania, więc możesz je ponownie aktywować później, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Usuń powiadomienie: Aby trwale usunąć powiadomienie, znajdź powiadomienie na liście i wybierz opcję usunięcia. To całkowicie usunie powiadomienie z systemu i nie można go przywrócić.

Dostosuj do zmian: Okresowo przeglądaj ustawienia powiadomień i dostosowuj je w razie potrzeby, aby odzwierciedlały zmiany w procesach przetwarzania dokumentów lub obowiązkach użytkowników. Może to obejmować aktualizację powiadomień z powodu nowych zdarzeń, zmienionych obowiązków lub innych zmian organizacyjnych.

Zapisz zmiany: Po wprowadzeniu zmian nie zapomnij ich zapisać, aby mogły wejść w życie.

Regularnie przeglądając i dostosowując ustawienia powiadomień, możesz zapewnić, że Twoje powiadomienia zawsze spełniają aktualne potrzeby i procesy. Pomaga to zapewnić efektywną komunikację i gwarantuje, że odpowiednie osoby są na bieżąco informowane o ważnych zdarzeniach.

Oto kilka wskazówek i dodatkowych kroków rozwiązywania problemów z opóźnionymi powiadomieniami, które możesz podjąć, aby rozwiązać opóźnienia w dostarczaniu powiadomień:

Opóźnione powiadomienia:

• Sprawdź opóźnienia w sieci:

• Upewnij się, że sieć, przez którą wysyłane są powiadomienia, nie jest przeciążona ani zakłócona. Problemy z siecią, takie jak utrata pakietów lub opóźnienia, mogą wpływać na dostarczanie e-maili.

• Monitorowanie kolejki e-mail:

• Sprawdź kolejkę serwera e-mail, aby ustalić, czy powiadomienia są poprawnie kolejkowane i wysyłane. Duża liczba e-maili w kolejce może wskazywać na problemy z serwerem e-mail.

• Weryfikacja konfiguracji SMTP:

• Zweryfikuj, czy konfiguracja SMTP jest poprawna i czy serwer e-mail jest prawidłowo skonfigurowany do wysyłania wychodzących e-maili. Sprawdź ustawienia uwierzytelniania i adres serwera, aby upewnić się, że są poprawne.

• Sprawdź zapory i ustawienia zabezpieczeń:

• Sprawdź ustawienia zapory i inne ustawienia zabezpieczeń, aby upewnić się, że serwer e-mail jest prawidłowo skonfigurowany do wysyłania wychodzących e-maili i że żadne porty używane do e-maili nie są zablokowane. Wysyłka jest wymagana.

• Sprawdzenie wykorzystania serwera:

• Sprawdź wykorzystanie serwera hostującego system zarządzania dokumentami, aby upewnić się, że nie ma wąskich gardeł zasobów, które mogłyby wpływać na dostarczanie powiadomień.

Wykonując te dodatkowe kontrole, możesz zidentyfikować potencjalne przyczyny opóźnionych powiadomień i podjąć odpowiednie działania w celu optymalizacji dostarczania powiadomień oraz zapewnienia, że użytkownicy są informowani na czas.

Konfiguracja powiadomień e-mail jest kluczowa. Powiadomienia e-mail w DocBits można skonfigurować, aby informować użytkowników o różnych zdarzeniach związanych z dokumentami, takich jak: zakończenie przetwarzania, błędy importu lub eksportu, czy prośby o interwencję użytkownika. To narzędzie jest niezbędne do utrzymania skutecznej komunikacji i ciągłości operacyjnej w środowiskach przetwarzania dokumentów. Oto kilka powodów, dla których to jest ważne:

Komunikacja w czasie rzeczywistym:

• Powiadomienia e-mail pozwalają użytkownikom natychmiastowo dowiedzieć się o ważnych zdarzeniach lub zmianach w ich systemie zarządzania dokumentami. Zapewnia to, że wszystkie zainteresowane strony są natychmiast informowane o istotnych aktualizacjach.

Przejrzystość i śledzenie:

• Konfigurując powiadomienia e-mail, użytkownicy mogą śledzić i monitorować status zdarzeń związanych z przetwarzaniem dokumentów. To poprawia przejrzystość i śledzenie w systemie zarządzania dokumentami.

Szybkie reakcje:

• Automatyczne powiadamianie o zdarzeniach, takich jak wydania dokumentów, komentarze czy zatwierdzenia, pozwala użytkownikom szybko reagować na prośby lub aktualizacje. To pomaga zwiększyć efektywność i produktywność.

Automatyzacja procesów:

• Powiadomienia e-mail mogą być zintegrowane z procesami roboczymi, aby automatycznie wysyłać powiadomienia do odpowiednich użytkowników, gdy podejmowane są określone działania. To umożliwia płynną automatyzację procesów biznesowych.

Przypomnienia i terminy:

• Konfiguracja powiadomień e-mail może być używana do przypominania użytkownikom o nadchodzących terminach lub zaległych zadaniach. To pomaga zapewnić, że ważne zadania są realizowane na czas.

Ogólnie rzecz biorąc, konfiguracja powiadomień e-mail odgrywa ważną rolę w poprawie komunikacji, zwiększaniu efektywności i zapewnieniu, że zdarzenia związane z przetwarzaniem dokumentów są zarządzane w sposób terminowy i skuteczny. Automatyzując powiadomienia, organizacje mogą zapewnić, że ważne informacje nie zostaną utracone i że wszystkie zainteresowane strony są zawsze na bieżąco.

To ustawienie jest kluczowe dla zapewnienia, że interesariusze są informowani o statusie przetwarzania ważnych dokumentów, co wspomaga szybkie podejmowanie decyzji i efektywne zarządzanie procesami dokumentów.

Składniki Sekcji Grup i Uprawnień

1. Włącz/Wyłącz Grupy i Uprawnienia: Przełącznik, który pozwala administratorowi systemu włączać lub wyłączać korzystanie z grup i uprawnień w całej platformie. Po wyłączeniu system może przejść domyślnie do mniej szczegółowego modelu kontroli dostępu.

2. Lista Grup: Pokazuje listę dostępnych grup użytkowników w organizacji. Każda grupa może być skonfigurowana z określonymi uprawnieniami. Administratorzy mogą dodawać nowe grupy, klikając przycisk "+ Nowa".

3. Tabela Uprawnień:

• Wyświetlana po wybraniu grupy lub konfigurowaniu nowej grupy.

• Wyświetla wszystkie rodzaje dokumentów rozpoznawanych przez system (np. FAKTURA, NOTA KREDYTOWA, NOTA DOSTAWY).

• Dla każdego rodzaju dokumentu są dostępne pola wyboru dla różnych uprawnień:

• Wyświetlanie: Uprawnienie do zobaczenia dokumentu.

• Aktualizacja: Uprawnienie do modyfikacji dokumentu.

• Usuwanie: Uprawnienie do usunięcia dokumentu z systemu.

• Pierwsza Akceptacja: Uprawnienie do wykonania początkowej akceptacji dokumentu.

• Druga Akceptacja: Uprawnienie do wykonania drugiego poziomu akceptacji (jeśli dotyczy).

Włączenie lub wyłączenie systemu uprawnień za pomocą przełącznika ma różne skutki dla funkcjonalności w DocBits.

Oto kilka wyjaśnień, jak to działa:

Włączenie systemu uprawnień:

• Gdy system uprawnień jest włączony, stosowane są uprawnienia dostępu dla użytkowników i grup.

• Użytkownicy mają dostęp tylko do zasobów, do których mają wyraźne uprawnienia na podstawie przypisanych uprawnień.

• Administratorzy mogą zarządzać uprawnieniami dla poszczególnych użytkowników i grup oraz zapewnić, że tylko upoważnione osoby mogą przeglądać lub edytować dane.

Dezaktywacja systemu uprawnień:

• Gdy system uprawnień jest wyłączony, wszystkie uprawnienia dostępu są usuwane, a użytkownicy zazwyczaj mają nieograniczony dostęp do wszystkich zasobów.

• Może to być przydatne, gdy tymczasowo wymagana jest otwarta współpraca bez ograniczeń kontroli dostępu.

• Jednak może to wiązać się ze zwiększonym ryzykiem wycieku danych lub nieautoryzowanego dostępu, ponieważ użytkownicy mogą uzyskać dostęp do wrażliwych informacji, do których nie mają uprawnień.

Włączenie lub wyłączenie systemu uprawnień to ważna decyzja oparta na wymaganiach bezpieczeństwa i sposobie działania organizacji. W środowiskach, w których prywatność i kontrola dostępu są kluczowe, powszechnie pozostawia się system uprawnień włączony, aby zapewnić integralność i poufność danych. W innych przypadkach dezaktywacja systemu uprawnień może być tymczasowo konieczna, aby ułatwić współpracę, ale należy ją stosować ostrożnie, aby zminimalizować potencjalne ryzyko bezpieczeństwa.

Aby przejść do ustawień powiadomień e-mail, wykonaj następujące kroki:

• Przejdź do sekcji Ustawienia globalne w swoim koncie użytkownika lub panelu administracyjnym.

• Poszukaj opcji powiadomień e-mail.

• Kliknij odpowiednią opcję, aby otworzyć ustawienia powiadomień e-mail.

W tych ustawieniach możesz dokonać pożądanych konfiguracji, aby upewnić się, że otrzymujesz powiadomienia zgodnie ze swoimi preferencjami. Pamiętaj, aby dostosować ustawienia do swoich potrzeb i upewnić się, że są zgodne z polityką prywatności i standardami bezpieczeństwa Twojej organizacji.

Utwórz nowe powiadomienie:

• Kliknij przycisk, aby dodać lub utworzyć nowe powiadomienie.

Kluczowe funkcje i opcje

1. Konfiguracja powiadomień e-mail:

• Nazwa: Wprowadź tutaj nazwę

• Identyfikator powiadomienia, pomagający użytkownikom rozpoznać cel ustawienia powiadomienia.

• Typ dokumentu: Wybierz typ dokumentu, dla którego chcesz otrzymać powiadomienie. Może to być dodanie nowego dokumentu, usunięcie dokumentu, aktualizacja dokumentu lub inne istotne zdarzenia.

• Łączy powiadomienie z określonym typem dokumentu, umożliwiając ukierunkowane powiadomienia w zależności od cyklu przetwarzania dokumentu.

• Status: Określ status lub warunek, który powinien wywołać powiadomienie, gdy ulegnie zmianie. Może to być określony status przepływu pracy, status zatwierdzenia, status błędu lub inny istotny status.

• Priorytet: wybierz odpowiedni priorytet. Na przykład może to być "Niski", "Średni" lub "Wysoki".

• Ustala poziom pilności powiadomienia, co może priorytetyzować alert e-mailowy w skrzynce odbiorczej odbiorcy.

• Opóźnienie: Wprowadź pożądaną ilość czasu, aby określić czas opóźnienia przed wysłaniem powiadomienia. Może to być zrealizowane w minutach, godzinach lub dniach, w zależności od ustawień systemu.

• Konfigurując czas opóźnienia przed wysłaniem powiadomienia, użytkownicy mają wystarczająco dużo czasu na wszelkie anulowania lub poprawki przed wydaniem alertu. Może to pomóc w zapobieganiu błędom i poprawić doświadczenie użytkownika.

• Adres e-mail: Wprowadź adresy e-mail odbiorców, do których powinno być wysyłane powiadomienie. Użytkownicy mogą wprowadzić wiele adresów e-mail, aby określić wielu odbiorców. Może to oznaczać, że powiadomienia są wysyłane na określone adresy e-mail w zależności od właściwości dokumentu lub roli użytkownika.

Aktywne spostrzeżenia:

• Wyślij e-mail do przypisanego użytkownika: Opcjonalne ustawienie, które po włączeniu automatycznie wysyła powiadomienia do użytkownika przypisanego do dokumentu, zapewniając, że odpowiedzialna strona jest zawsze informowana.

• Zapisz: Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji kliknij przycisk "Zapisz", aby zapisać ustawienia powiadomień.

Grupy i uprawnienia są kluczowe dla bezpieczeństwa i efektywności operacyjnej z kilku powodów.

Kontrola dostępu:

• Grupy i uprawnienia pozwalają administratorom kontrolować dostęp do wrażliwych danych i zasobów.

• Przez przypisywanie uprawnień na poziomie grupy, administratorzy mogą sprawować szczegółową kontrolę nad tym, kto ma dostęp do jakich informacji.

• Pomaga to zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi i wyciekom danych.

Zasada najmniejszych uprawnień:

• Zasada najmniejszych uprawnień stwierdza, że użytkownicy powinni otrzymywać tylko te uprawnienia, które są im potrzebne do wykonywania swoich zadań.

• Dzięki używaniu grup, administratorzy mogą efektywnie zarządzać uprawnieniami i zapewnić, że użytkownicy mają dostęp tylko do zasobów istotnych dla ich konkretnej roli lub działu.

Skalowalność i efektywność:

• Używanie grup ułatwia zarządzanie uprawnieniami użytkowników w dużych organizacjach z wieloma użytkownikami i zasobami.

• Zamiast ustawiać uprawnienia indywidualnie dla każdego użytkownika, administratorzy mogą przypisywać uprawnienia na poziomie grupy, co upraszcza administrację i zmniejsza obciążenie administracyjne.

Audyt i zgodność:

• Używanie grup i uprawnień pozwala organizacjom monitorować aktywności dostępu i spełniać wymagania dotyczące zgodności.

• Rejestrowanie zdarzeń dostępu pozwala administratorom przeprowadzać audyty, aby upewnić się, że uprawnienia są właściwie zarządzane i że nie dochodzi do nieautoryzowanego dostępu.

Elastyczność i dostosowalność:

• Grupy i uprawnienia zapewniają elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb i struktur organizacyjnych.

• Administratorzy mogą tworzyć grupy na podstawie działów, zespołów, projektów lub innych kryteriów i dynamicznie dostosowywać uprawnienia, aby zapewnić użytkownikom stały dostęp do potrzebnych zasobów.

Ogólnie rzecz biorąc, grupy i uprawnienia odgrywają kluczową rolę w zwiększaniu bezpieczeństwa infrastruktury IT, poprawie efektywności operacyjnej oraz zapewnieniu zgodności z politykami i regulacjami. Dzięki mądremu zarządzaniu grupami i uprawnieniami, organizacje mogą skutecznie chronić swoje dane i zasoby, jednocześnie wspierając produktywność pracowników.

Oto kilka scenariuszy, w których różne grupy mogą potrzebować różnych poziomów dostępu:

Firmy z wieloma działami:

• W firmie z różnymi działami, takimi jak finanse, marketing i zasoby ludzkie, pracownicy w każdym dziale będą potrzebować dostępu do różnych typów dokumentów i zasobów.

• Na przykład, zespół finansowy potrzebuje dostępu do raportów finansowych i faktur, podczas gdy dział HR potrzebuje dostępu do danych pracowników i płac.

Organizacje zdrowotne:

• W organizacji zdrowotnej różne grupy pracowników będą potrzebować różnych poziomów dostępu do danych pacjentów.

• Na przykład, lekarze i pielęgniarki będą potrzebować dostępu do dokumentacji medycznej i historii pacjentów, podczas gdy personel administracyjny może potrzebować tylko dostępu do danych dotyczących rozliczeń i harmonogramów.

Instytucje edukacyjne:

• W instytucji edukacyjnej, takiej jak uniwersytet, różne grupy użytkowników będą potrzebować różnych poziomów dostępu do zasobów edukacyjnych.

• Na przykład, profesorowie będą potrzebować dostępu do materiałów kursowych i ocen, podczas gdy administratorzy będą potrzebować dostępu do danych finansowych i informacji o studentach.

Wymagania prawne i zgodności:

• Firmy mogą potrzebować wdrożyć różne poziomy dostępu, aby spełnić wymagania prawne i zgodności.

• Na przykład, instytucje finansowe mogą potrzebować zapewnić, że tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do wrażliwych danych finansowych, aby zapewnić zgodność z regulacjami, takimi jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO).

Zespoły projektowe:

• W zespole projektowym różni członkowie mogą wymagać różnych poziomów dostępu do materiałów projektowych.

• Na przykład, kierownicy projektów mogą potrzebować dostępu do wszystkich zasobów projektu, podczas gdy zewnętrzni konsultanci mogą mieć dostęp tylko do niektórych części projektu.

W tych scenariuszach ważne jest, aby poziomy dostępu były definiowane zgodnie z rolami i odpowiedzialnościami grup użytkowników, aby zapewnić bezpieczeństwo danych, jednocześnie poprawiając efektywność pracowników. Wdrażając kontrolę dostępu opartą na rolach, organizacje mogą zapewnić, że użytkownicy mają dostęp tylko do zasobów wymaganych dla ich odpowiednich funkcji.

Aby dodać nową grupę lub zmienić uprawnienia istniejącej grupy, możesz zrobić następujące:

• Przejdź do Ustawień Grupy: Zaloguj się na swoje konto administratora i przejdź do Ustawień Grupy w panelu administracyjnym.

To okno zostanie otwarte:

• Kliknij przycisk + Nowa: Jeśli chcesz dodać nową grupę, kliknij przycisk + Nowa, aby rozpocząć proces dodawania nowej grupy.

• Wypełnij tabelę: Podaj nazwę grupy oraz opis grupy.

• Zapisz szczegóły: Po wypełnieniu nazwy grupy i opisu kliknij przycisk "Zapisz".

Edytowanie Grup:

• Edytuj Grupy: Aby edytować grupy, kliknij "edytuj", tutaj możesz zmienić nazwę grupy.

• Włącz Grupy i uprawnienia: Aby grupa była widoczna, "Grupy i uprawnienia" muszą być włączone.

• Sprawdź wyniki: Po zapisaniu, sprawdź wyniki, aby upewnić się, że grupa została pomyślnie dodana, edytowana lub zaktualizowana.

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących skutecznego korzystania z powiadomień e-mail:

• Przejrzysty i informacyjny design: Upewnij się, że Twoje wiadomości powiadomień są jasne i informacyjne. Używaj zwięzłego języka, aby przekazać istotę powiadomienia i podać jasne instrukcje lub wezwania do działania, gdy to konieczne.

• Unikaj przeciążenia powiadomieniami: Starannie wybieraj warunki wyzwalające dla swoich powiadomień, aby uniknąć przeciążenia użytkowników zbędnymi powiadomieniami. Upewnij się, że powiadomienia są wyzwalane tylko dla istotnych zdarzeń i że przynoszą rzeczywistą wartość dla odbiorców.

• Ustalanie priorytetów: Jeśli Twoje powiadomienia mają różne priorytety, upewnij się, że jest to odzwierciedlone w ustawieniach. Na przykład, możesz rozróżnić pilne powiadomienia od mniej ważnych i działać odpowiednio.

• Regularne aktualizowanie adresów e-mail: Upewnij się, że adresy e-mail użytkowników są regularnie sprawdzane i aktualizowane, aby zapewnić, że powiadomienia są wysyłane do odpowiednich odbiorców. Jest to szczególnie ważne w przypadku zmian pracowników lub zmian w obowiązkach.

• Personalizacja: Jeśli to możliwe, spersonalizuj powiadomienia, dodając imię odbiorcy i inne istotne informacje. To sprawia, że powiadomienia są bardziej angażujące i pomagają użytkownikom traktować je poważnie.

• Uzyskiwanie opinii: Regularnie zbieraj opinie od użytkowników, aby upewnić się, że powiadomienia spełniają ich potrzeby i są skuteczne. Weź pod uwagę opinie przy dostosowywaniu ustawień powiadomień.

• Testowanie i monitorowanie: Regularnie testuj swoje systemy powiadomień, aby upewnić się, że działają poprawnie, i monitoruj wydajność, aby wcześnie zidentyfikować i naprawić problemy.

Stosując te najlepsze praktyki, możesz zapewnić, że Twoje powiadomienia e-mail będą skuteczne i pomogą w zapewnieniu płynnej komunikacji i współpracy w całej organizacji.

Oto szczegółowe wyjaśnienia znaczenia i zastosowania wymienionych ustawień w przetwarzaniu dokumentów, aby ułatwić indywidualne i kontrolowane przepływy pracy:

Pomiń walidację tabeli:

Cel:

• To ustawienie pozwala na pominięcie walidacji tabel.

Zastosowanie:

• Jest to przydatne, gdy używasz tabel, których struktura często się zmienia lub gdy walidacja powoduje niepotrzebne opóźnienia. Pominięcie walidacji może przyspieszyć przetwarzanie, ale powinno być stosowane tylko wtedy, gdy jakość danych jest w przeciwnym razie zapewniona.

Wykrywanie zduplikowanych dokumentów

Cel:

• To ustawienie umożliwia automatyczne wykrywanie zduplikowanych dokumentów na podstawie wybranych pól.

Zastosowanie:

• To narzędzie ma na celu zapobieganie przetwarzaniu tych samych dokumentów dwa razy, zapewniając efektywność w przepływie pracy.

Projekt w formularzu przeglądu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na projektowanie dokumentów bezpośrednio w trybie przeglądu.

Zastosowanie:

• Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas przeglądu oraz wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.

Formularz odrzucenia projektu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na projektowanie widoku odrzuconych dokumentów bezpośrednio.

Zastosowanie:

• Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.

Szablon projektu:

Cel:

• Szablony do standaryzacji układów dokumentów i formatowania.

Zastosowanie:

• Ułatwia tworzenie spójnych i profesjonalnych dokumentów. Firmy mogą tworzyć własne szablony projektów, które przestrzegają wytycznych dotyczących marki i standardów formatowania, zwiększając efektywność i poprawiając wygląd dokumentów.

Eksport do IDM (Zarządzanie Dokumentami Informacyjnymi):

Cel:

• To ustawienie umożliwia eksport dokumentów do systemu Zarządzania Dokumentami Informacyjnymi (IDM).

Zastosowanie:

• Ta funkcja jest używana do eksportowania dokumentów bezpośrednio z systemu tworzenia lub przeglądu do systemu IDM w celu centralnego przechowywania, zarządzania i ułatwienia dostępu do nich. To poprawia organizację i śledzenie dokumentów, zapewnia, że są one przechowywane w sposób bezpieczny i ułatwia przestrzeganie przepisów dotyczących zgodności.

Zatwierdzenie:

Cel:

• Przepływ pracy zatwierdzania dokumentów.

Zastosowanie:

• Definiuje kroki zatwierdzania i odpowiedzialności. To ustawienie jest kluczowe dla zgodności z politykami firmy i wymaganiami regulacyjnymi. Zapewnia, że wszystkie odpowiednie strony przeglądają i zatwierdzają dokument przed jego sfinalizowaniem. Po sfinalizowaniu dokumentu można go opieczętować pieczęcią zatwierdzenia.

Formularz zatwierdzenia projektu:

Formularz zatwierdzenia projektu v2:

Formularz drugiego zatwierdzenia projektu:

Zamówienie zakupu / Automatyczne księgowanie:

Cel:

• Automatyzuje przetwarzanie i księgowanie zamówień zakupu.

Zastosowanie:

• Ułatwia automatyczne tworzenie i przetwarzanie zamówień zakupu oraz ich księgowanie w systemach finansowych. To oszczędza czas, redukuje błędy i poprawia efektywność w procesie zakupowym i księgowym.

Tabela zamówienia zakupu w kreatorze układów:

Cel:

• Umożliwia integrację tabel zamówień zakupu w układ dokumentów.

Zastosowanie:

• Projektuje tabele zamówień zakupu bezpośrednio w kreatorze układów i dostosowuje je do specyficznych wymagań. To zapewnia płynny i spójny projekt dokumentów zawierających informacje o zamówieniach zakupu.

Eksport niezgodnych linii zamówienia zakupu:

Cel:

• Eksportuje linie zamówienia zakupu, które nie pasują do istniejących zamówień.

Zastosowanie:

• Identyfikuje i eksportuje linie, które mogą zawierać błędy lub wymagają szczególnej przeglądu. To pomaga wykrywać i korygować niezgodności przed zakończeniem zamówień.

Ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Cel:

• Definiuje limity tolerancji dla odchyleń w zamówieniach zakupu.

Zastosowanie:

• Określa, jak duże odchylenie od zamówienia jest akceptowalne bez konieczności dodatkowego zatwierdzenia.

• Obejmuje to odchylenia cenowe lub ilościowe. To ustawienie pomaga uprościć proces zatwierdzania i unikać niepotrzebnych opóźnień.

Dodatkowe ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Cel:

• Te ustawienia zapewniają zaawansowane opcje konfiguracyjne dla zamówień zakupu (PO), aby spełnić specyficzne wymagania biznesowe.

Zastosowanie:

• Możesz ustawić dodatkowe parametry i warunki dla zamówień zakupu, takie jak warunki dostawy, specyficzne warunki płatności. To ułatwia precyzyjną kontrolę i dostosowanie procesów zamówień zakupu, poprawiając efektywność i dokładność w zakupach.

Alternatywny eksport dokumentów:

Cel:

• To ustawienie pozwala na eksport dokumentów w różnych formatach lub za pomocą alternatywnych metod.

Zastosowanie:

• Możesz określić, w jakich formatach (np. PDF, DOCX, XML) lub za pomocą jakich kanałów (np. e-mail, chmura) dokumenty powinny być eksportowane. To zwiększa elastyczność i pozwala na eksport dokumentów zgodnie z wymaganiami różnych odbiorców lub systemów.

Wyłącz statusy zamówienia zakupu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na wyłączenie lub zablokowanie niektórych statusów zamówień zakupu w celu kontrolowania przepływu pracy.

Zastosowanie:

• Firmy mogą określić, które statusy powinny być wyłączone w określonych sytuacjach, aby zapobiec edytowaniu lub niewłaściwemu modyfikowaniu zamówień. To jest przydatne, aby zapewnić integralność i spójność procesu zamówień zakupu.

• Na przykład zamówienie, które zostało już zatwierdzone i wydane do dostawy, nie mogłoby być już przetwarzane ani anulowane.

Znaczenie dla kontrolowanych przepływów pracy

Dodatkowe ustawienia zamówienia zakupu:

Indywidualna personalizacja:

• Umożliwia dostosowanie ustawień zamówienia do specyficznych wymagań biznesowych, co zwiększa efektywność i dokładność w zakupach.

Kontrolowane procesy:

• Wspiera wdrażanie szczegółowych zasad i procedur zakupowych.

Dodatkowe ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Efektywne procesy zatwierdzania:

• Minimalizuje niepotrzebne kroki zatwierdzania poprzez ustalanie jasnych limitów tolerancji.

Zarządzanie ryzykiem:

• Pomaga w wczesnym identyfikowaniu istotnych odchyleń i podejmowaniu odpowiednich działań.

Alternatywny eksport dokumentów:

Elastyczność:

• Umożliwia eksport dokumentów w różnych formatach, które spełniają wymagania różnych systemów i odbiorców.

Efektywność:

• Automatyzuje proces eksportu, redukując pracę ręczną i błędy.

Wyłącz statusy zamówienia zakupu:

Kontrola procesu:

• Zapobiega niepożądanym zmianom lub edytowaniu zamówień, które są już w zaawansowanym statusie.

Bezpieczeństwo:

• Chroni integralność procesu zamówień i zapewnia, że tylko autoryzowane zmiany są wprowadzane.

Przegląd

Interfejs Kolumn Tabel w Docbits służy do określenia kolumn, które pojawiają się w tabelach danych dla każdego typu dokumentu. Każda kolumna może być skonfigurowana do przechowywania określonych typów danych, takich jak ciągi znaków lub wartości liczbowe, i może być istotna dla funkcji sortowania, filtrowania i raportowania w Docbits.

Główne funkcje i opcje

1. Konfiguracja kolumn:

• Nazwa kolumny: Identyfikator kolumny w bazie danych.

• Tytuł: Czytelny dla człowieka tytuł kolumny, który pojawi się w interfejsie.

• Typ kolumny: Określa typ danych kolumny (np. CIĄG ZNAKÓW, KWOTA), co determinuje, jakiego rodzaju dane mogą być przechowywane w kolumnie.

• Nazwa tabeli: Wskazuje, do której tabeli należy kolumna, łącząc ją z określonym typem dokumentu, takim jak TABELA_FAKTUR.

1. Działania:

• Edytuj: Modyfikuj ustawienia istniejącej kolumny.

• Usuń: Usuń kolumnę z tabeli, co jest przydatne, jeśli dane nie są już wymagane lub jeśli struktura danych typu dokumentu ulega zmianie.

1. Dodawanie nowych kolumn i tabel:

• Dodaj nową kolumnę tabeli: Otwiera okno dialogowe, w którym można zdefiniować nową kolumnę, w tym jej nazwę, czy jest wymagana, jej typ danych i tabelę, do której należy.

• Utwórz nową tabelę: Pozwala na utworzenie nowej tabeli, definiując unikalną nazwę, która będzie używana do przechowywania danych związanych z określonym zestawem typów dokumentów.

Ta sekcja jest kluczowa dla utrzymania integralności strukturalnej i użyteczności danych w systemie Docbits, zapewniając, że dane wyodrębnione z dokumentów są przechowywane w dobrze zorganizowany i dostępny sposób.

W DocBits ustawienia Regex pozwalają administratorom zdefiniować niestandardowe wzorce, które system używa do znajdowania i wyodrębniania danych z dokumentów. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy dane muszą być wyodrębnione z nieustrukturyzowanego tekstu lub gdy dane podlegają przewidywalnemu formatowi, który można uchwycić za pomocą wzorców regex.

Główne funkcje i opcje

1. Zarządzanie wyrażeniami regularnymi:

• Dodaj: Pozwala utworzyć nowy wzorzec regex dla określonego typu dokumentu.

• Zapisz zmiany: Zapisuje modyfikacje w istniejących konfiguracjach regex.

• Wzorzec: Tutaj możesz zdefiniować wzorzec regex pasujący do określonego formatu danych wymaganego.

• Pochodzenie: Jest to pochodzenie dokumentu - Na przykład można zdefiniować inny Regex w Niemczech

Przegląd

W DocBits ustawienia EDI zapewniają narzędzia do definiowania i zarządzania strukturą oraz formatem komunikatów EDI odpowiadających różnym typom dokumentów, takim jak faktury czy zamówienia zakupu. Ustawienia umożliwiają dostosowanie komunikatów EDI do standardów i wymagań określonych dla różnych partnerów handlowych i branż.

Główne funkcje i opcje

1. Elementy konfiguracji EDI:

• Deskryptor struktury: Definiuje podstawową strukturę dokumentu EDI, w tym kolejność segmentów, pola obowiązkowe i kwalifikatory niezbędne do poprawności dokumentu EDI.

• Transformacja: Określa transformacje stosowane do konwersji danych dokumentu na sformatowany komunikat EDI. Zazwyczaj obejmuje określenie odwzorowań pól dokumentu na segmenty i elementy EDI.

• Podgląd: Umożliwia administratorom zobaczenie, jak będzie wyglądał komunikat EDI po transformacji, co pomaga zapewnić dokładność przed transmisją.

• Ścieżki ekstrakcji: Pokazuje ścieżki używane do wyodrębnienia wartości z dokumentu, które są następnie używane do wypełnienia komunikatu EDI.

1. Edytor XSLT:

• Służy do edycji i walidacji XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) używanych w procesie transformacji. XSLT to potężny język zaprojektowany do transformacji dokumentów XML na inne dokumenty XML lub inne formaty, takie jak HTML, tekst czy nawet inne struktury XML.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Tworzenie podorganizacji w systemie zarządzania dokumentami służy dalszemu organizowaniu i różnicowaniu struktury oraz zarządzania kontami użytkowników, dokumentami i przepływami pracy w organizacji. Oto niektóre cele i korzyści z tworzenia podorganizacji:

• Struktura i organizacja: Podorganizacje umożliwiają stworzenie hierarchicznej struktury w systemie zarządzania dokumentami. Może to pomóc w organizacji kont użytkowników i dokumentów według działu, zespołu, lokalizacji lub innych istotnych kryteriów dla jaśniejszego i bardziej efektywnego zarządzania.

• Zarządzanie uprawnieniami: Tworząc podorganizacje, administratorzy mogą ustawiać szczegółowe uprawnienia i kontrole dostępu dla różnych grup użytkowników. Oznacza to, że konkretni użytkownicy lub grupy mogą mieć dostęp tylko do dokumentów i zasobów związanych z ich odpowiednią podorganizacją, co poprawia bezpieczeństwo i prywatność.

• Przepływy pracy i współpraca: Podorganizacje mogą ułatwiać współpracę i komunikację w ramach konkretnych zespołów lub działów, centralizując dostęp do wspólnych dokumentów, projektów lub zadań. To sprzyja efektywności i koordynacji podczas współpracy nad wspólnymi projektami lub przepływami pracy.

• Raportowanie i analiza: Organizując konta użytkowników i dokumenty w podorganizacjach, można tworzyć szczegółowe raporty i analizy dotyczące działań i wydajności poszczególnych zespołów lub działów. Umożliwia to administratorom i menedżerom uzyskanie wglądu w wykorzystanie systemu zarządzania dokumentami na poziomie organizacyjnym.

• Skalowalność i elastyczność: Podorganizacje zapewniają skalowalną strukturę, która może rosnąć wraz z rozwojem i zmianami organizacji. Nowe zespoły lub działy mogą być łatwo dodawane i odpowiednio integrowane w istniejący schemat podorganizacyjny bez wpływu na ogólną strukturę systemu zarządzania dokumentami.

Ogólnie rzecz biorąc, podorganizacje umożliwiają skuteczniejsze zarządzanie i organizację kont użytkowników, dokumentów i przepływów pracy w systemie zarządzania dokumentami poprzez poprawę struktury, bezpieczeństwa i współpracy.

Jak uzyskać dostęp do tej funkcji

W Ustawieniach, Ustawienia globalne → Grupy, Użytkownicy i Uprawnienia → Podorganizacje, jak pokazano poniżej.

Zostaniesz następnie przeniesiony na stronę, która wygląda podobnie do tej:\

Tutaj znajdziesz wcześniej utworzone podorganizacje, a także miejsce, w którym możesz tworzyć nowe podorganizacje.

Utwórz nową Podorganizację:

Kliknij przycisk + NOWY

Wyświetli się następujące menu:

Wprowadź szczegóły podorganizacji, którą chcesz utworzyć, nazwę i opis, a następnie kliknij przycisk ZAPISZ. Powinieneś znaleźć swoją nowo utworzoną podorganizację na końcu listy istniejących podorganizacji.

Edytowanie podorganizacji

Zarządzaj Użytkownikami:

• Dodawanie Użytkowników: Administratorzy mogą tworzyć nowe konta użytkowników i przypisywać je do odpowiedniej podorganizacji.

• Przypisywanie Ról i Uprawnień: Administratorzy mogą ustawiać role i uprawnienia dla użytkowników w podorganizacji. Zazwyczaj obejmuje to przypisywanie praw dostępu do konkretnych dokumentów, folderów lub funkcji w systemie zarządzania dokumentami.

• Zarządzaj szczegółami profilu: Administratorzy mogą edytować szczegóły profilu użytkowników w podorganizacji, takie jak: np. informacje kontaktowe lub przynależność do działu. Umożliwia to aktualne i dokładne zarządzanie danymi użytkowników.

Możesz dodać nowego użytkownika do organizacji i masz możliwość usunięcia użytkownika z innych grup.

Edytuj Użytkownika:

• Edycja ustawień podorganizacji: Administratorzy mogą edytować ustawienia i właściwości podorganizacji, w tym jej nazwę, opis lub poziom hierarchii w systemie.

• Edytuj szczegóły użytkownika: Administratorzy mogą edytować szczegóły poszczególnych użytkowników w podorganizacji, na przykład w celu dostosowania ich praw dostępu lub aktualizacji ich informacji kontaktowych.

Usuń Użytkownika:

• Usuwanie podorganizacji: Administratorzy mogą również mieć możliwość usunięcia podorganizacji, jeśli nie jest już potrzebna lub jeśli wymagana jest restrukturyzacja struktury organizacyjnej. Podczas usuwania podorganizacji administratorzy muszą upewnić się, że wszyscy użytkownicy i dane z nią związane są odpowiednio obsługiwane.

Te funkcje zarządzania umożliwiają administratorom skuteczne zarządzanie i dostosowywanie kont użytkowników oraz struktur organizacyjnych w systemie zarządzania dokumentami, aby sprostać zmieniającym się potrzebom i procesom firmy.

• Logowanie jako administrator: Zaloguj się z uprawnieniami administratora.

• Dostęp do zarządzania użytkownikami: Przejdź do ustawień użytkownika, gdzie możesz edytować istniejących użytkowników.

• Wybieranie użytkowników: Znajdź i wybierz użytkownika, którego szczegóły chcesz zmienić. Można to zrobić, klikając na nazwę użytkownika lub przycisk edycji obok użytkownika.

• Edycja szczegółów użytkownika: Pojawi się formularz zawierający aktualne szczegóły użytkownika. Edytuj wymagane pola zgodnie z wprowadzanymi zmianami. Typowe szczegóły do edytowania to:

  • Imię i nazwisko

  • Adres e-mail

  • Rola użytkownika lub poziom uprawnień

• Zapisz zmiany: Przejrzyj wszelkie wprowadzone zmiany i kliknij Zapisz, aby zapisać nowe szczegóły użytkownika.

• Przejrzyj wpływ zmian ról: Jeśli zmieniłeś rolę użytkownika, przejrzyj wpływ tej zmiany na poziomy dostępu do zabezpieczeń. Upewnij się, że po zmianie roli użytkownik ma wymagane uprawnienia do kontynuowania wykonywania swoich obowiązków.

• Wyślij powiadomienie (opcjonalnie): Możesz wysłać powiadomienie do użytkownika, aby poinformować go o wprowadzonych zmianach.

Po zakończeniu tych kroków szczegóły użytkownika zostaną pomyślnie zaktualizowane, a użytkownik będzie miał nowe informacje i uprawnienia zgodnie z wprowadzonymi zmianami.

Usuwanie użytkowników:

• Wybieranie użytkowników: Znajdź i wybierz użytkownika, którego dostęp chcesz usunąć. Można to zrobić, klikając na nazwę użytkownika lub przycisk edycji obok użytkownika.

• Usuwanie dostępu: Kliknij "usuń", aby usunąć użytkownika.

• Potwierdzenie: Zostaniesz poproszony o potwierdzenie usunięcia użytkownika.

• Opcjonalne powiadomienie: Możesz opcjonalnie wysłać powiadomienie do użytkownika, aby poinformować go o usunięciu jego dostępu.

• Przejrzyj zadania i dokumenty: Przed usunięciem użytkownika przejrzyj, jakie zadania lub dokumenty są przypisane do użytkownika. Przenieś lub przekaż odpowiedzialność za te zadania lub dokumenty innemu użytkownikowi, aby upewnić się, że nic nie zostanie zgubione ani niedokończone.

• Zapisz zmiany: Potwierdź usunięcie użytkownika i zapisz zmiany.

Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz zapewnić, że dostęp użytkownika zostanie bezpiecznie usunięty, jednocześnie właściwie zarządzając wszystkimi istotnymi zadaniami i dokumentami.

Jeśli masz problemy z uprawnieniami i nie możesz uzyskać dostępu do niektórych dokumentów lub wykonać działań, które uważasz, że powinieneś móc wykonać, poniższe wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów mogą pomóc:

Sprawdź ustawienia uprawnień:

• Sprawdź ustawienia uprawnień dla dokumentów lub zasobów, aby upewnić się, że użytkownicy mają niezbędne uprawnienia.

• Upewnij się, że użytkownicy mają dostęp bezpośrednio lub poprzez członkostwo w grupie.

Sprawdź członkostwo w grupie:

• Sprawdź, czy dotknięci użytkownicy są rzeczywiście członkami grup, którym przyznano dostęp.

• Upewnij się, że użytkownicy nie zostali przypadkowo usunięci z odpowiednich grup.

Sprawdź indywidualne uprawnienia:

• Sprawdź, czy indywidualne uprawnienia zostały ustawione na poziomie użytkownika, które mogą nadpisywać uprawnienia grupowe.

• Upewnij się, że te indywidualne uprawnienia są skonfigurowane poprawnie.

Sprawdź ustawienia dziedziczenia:

• Upewnij się, że uprawnienia są dziedziczone poprawnie i nie są blokowane przez foldery nadrzędne lub inne ustawienia.

Sprawdź historię uprawnień:

• Sprawdź historię uprawnień lub dzienniki, aby zobaczyć, czy były jakieś ostatnie zmiany w uprawnieniach, które mogą powodować obecne problemy.

Przetestuj z innym kontem użytkownika:

• Spróbuj uzyskać dostęp do dotkniętych dokumentów z innym kontem użytkownika, aby sprawdzić, czy problem dotyczy konkretnego użytkownika, czy wszystkich użytkowników.

Sprawdź komunikaty o błędach:

• Upewnij się, że użytkownicy otrzymują dokładne komunikaty o błędach wskazujące na problemy z uprawnieniami. Może to pomóc w precyzyjnym zlokalizowaniu i zdiagnozowaniu problemu.

Zaktualizuj uprawnienia:

• Jeśli wszystkie inne rozwiązania zawiodą, spróbuj ponownie skonfigurować uprawnienia dla dotkniętych użytkowników lub grup i upewnij się, że wszystkie wymagane uprawnienia są przyznane poprawnie.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi rozwiązywania problemów, możesz zidentyfikować i rozwiązać problemy związane z uprawnieniami, aby zapewnić użytkownikom wymagane prawa dostępu i umożliwić im skuteczną pracę.

Ustawienia użytkownika to obszar w systemie, w którym użytkownicy mogą dostosować osobiste preferencje, ustawienia konta i ustawienia zabezpieczeń. Zazwyczaj ustawienia użytkownika obejmują opcje takie jak zmiana hasła, informacje o profilu, preferencje powiadomień oraz ewentualnie indywidualne uprawnienia do dostępu do określonych funkcji lub danych.

W większości organizacji tylko upoważnione osoby mają dostęp do ustawień użytkownika, zazwyczaj są to administratorzy lub administratorzy systemu. Dzieje się tak, ponieważ ustawienia mogą zawierać wrażliwe informacje, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu systemu, jeśli zostałyby zmienione przez osoby nieupoważnione. Administratorzy mogą zarządzać ustawieniami użytkowników, aby zapewnić ich zgodność z politykami i wymaganiami organizacyjnymi oraz aby zachować integralność systemu.

1. Pasek wyszukiwania: Umożliwia administratorom szybkie znajdowanie użytkowników poprzez wyszukiwanie ich imion lub innych szczegółów.

2. Lista użytkowników: Wyświetla listę użytkowników z następującymi kolumnami:

   • Imię i nazwisko: Pełne imię i nazwisko użytkownika.

   • Email: Adres email użytkownika, który prawdopodobnie jest używany jako identyfikator logowania.

   • Administrator: Pole wyboru wskazujące, czy użytkownik ma uprawnienia administracyjne. Administratorzy zazwyczaj mają dostęp do wszystkich ustawień i mogą zarządzać innymi kontami użytkowników.

   • Akcje: Ta kolumna zazwyczaj zawiera przyciski lub linki do wykonywania działań, takich jak edytowanie szczegółów użytkownika, resetowanie haseł lub usuwanie konta użytkownika.

3. Przycisk Dodaj użytkownika: Ten przycisk służy do tworzenia nowych kont użytkowników. Kliknięcie go zazwyczaj otworzy formularz, w którym można wprowadzić dane nowego użytkownika, takie jak imię, email i czy powinien mieć prawa administratora.

Instrukcje krok po kroku, jak dodać nowego użytkownika:

• Dostęp do zarządzania użytkownikami: Przejdź do Ustawienia - Ustawienia globalne - Grupy, Użytkownik i Uprawnienia - Użytkownik, gdzie możesz dodać nowych użytkowników.

• Dodaj nowego użytkownika: W ustawieniach użytkownika kliknij „Dodaj użytkownika”

• Wypełnianie formularza: Pojawi się formularz, w którym możesz wprowadzić informacje dla nowego użytkownika. Typowe informacje obejmują:

• Nazwa użytkownika: Unikalna nazwa dla użytkownika używana do logowania.

• Imię i nazwisko: Imię użytkownika.

• Adres email: Adres email użytkownika używany do komunikacji i powiadomień.

• Hasło: Hasło dla użytkownika, które powinno być zgodne z politykami bezpieczeństwa.

• Rola użytkownika: Ustaw rolę użytkownika, np. użytkownik standardowy lub administrator.

Przegląd

Ten przewodnik wyjaśnia, jak administratorzy mogą definiować ustawienia kontroli dostępu dla różnych grup użytkowników w DocBits. Każda grupa może być skonfigurowana z niestandardowymi uprawnieniami na poziomie dokumentu i pola.

Grupy Kontroli Dostępu

Panel kontroli dostępu pozwala administratorowi zarządzać grupami użytkowników i ich odpowiednimi uprawnieniami. Każda grupa może mieć specyficzne konfiguracje związane z:

• Dostęp do Dokumentów: Czy grupa może uzyskać dostęp do danego typu dokumentu.

• Uprawnienia na Poziomie Pola: Czy grupa może czytać, pisać lub przeglądać określone pola w dokumencie.

• Uprawnienia do Działań: Jakie działania grupa może wykonywać, takie jak edytowanie, usuwanie, masowa aktualizacja i zatwierdzanie dokumentów.

Uzyskiwanie Dostępu do Ustawień Grupy

1. Przejdź do Ustawienia.

2. Wybierz Grupy i Uprawnienia.

3. Aby zarządzać uprawnieniami dla grupy, takiej jak PROCUREMENT_DIRECTOR, kliknij trzy kropki po prawej stronie ekranu.

4. Wybierz Zobacz Kontrolę Dostępu

Konfigurowanie Uprawnień dla Grup

1. Przegląd Kontroli Dostępu:

   • W tej sekcji możesz włączyć lub wyłączyć dostęp dla wszystkich typów dokumentów, takich jak Faktura, Nota Kredytowa, Zamówienie Zakupu i inne.

   • Możesz zdefiniować poziomy dostępu, takie jak:

     • Włączone: Przyznaje dostęp do typu dokumentu.

     • Lista: Określa, czy typ dokumentu jest widoczny w widoku listy.

     • Widok: Określa domyślny widok dla dokumentu.

     • Edytuj: Przyznaje uprawnienia do edytowania dokumentu.

     • Usuń: Pozwala grupie na usuwanie dokumentów.

     • Masowa Aktualizacja: Umożliwia masową aktualizację typu dokumentu.

     • Poziomy Zatwierdzenia: Ustala zdolność grupy do zatwierdzania dokumentów (Zatwierdzenie na pierwszym i drugim poziomie).

     • Odblokuj Dokument: Określa, czy grupa może odblokować dokument do dalszej edycji.

   Przykładowe ustawienia dla PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Faktura: Włączone dla wszystkich uprawnień, w tym edytowania i usuwania.

   • Zamówienie Zakupu: Włączone z normalnymi uprawnieniami dla wszystkich działań.

2. Uprawnienia na Poziomie Pola:

   • W każdym typie dokumentu konkretne pola mogą być skonfigurowane z różnymi poziomami uprawnień.

   • Uprawnienia obejmują:

     • Odczyt/Zapis: Użytkownicy mogą zarówno czytać, jak i pisać do pola.

     • Zapis Właściciela: Tylko właściciel dokumentu lub pola może pisać, inni mogą tylko czytać.

     • Tylko Odczyt: Użytkownicy mogą tylko przeglądać pole, ale nie mogą go modyfikować.

     • Odczyt Właściciela/Zapis Właściciela: Tylko właściciel dokumentu lub pola może pisać i czytać.

     • Zatwierdzenie: Zmiany muszą być zatwierdzone przez uprawnionych użytkowników lub administratora.

     • Brak: Żadne konkretne uprawnienia nie są stosowane do pola.

Rola administratora jest kluczowa w zarządzaniu systemami IT, sieciami i platformami cyfrowymi w organizacji. Administrator ma zaawansowane uprawnienia i odpowiedzialności, które pozwalają mu kontrolować różne aspekty infrastruktury technicznej i zapewnić jej efektywne i bezpieczne działanie. Oto niektóre z głównych odpowiedzialności administratora:

• Zarządzanie użytkownikami: Administratorzy zarządzają kontami użytkowników, prawami dostępu i uprawnieniami. Tworzą nowe konta użytkowników, przydzielają im niezbędne uprawnienia i zarządzają kontrolą dostępu, aby zapewnić, że tylko uprawnieni użytkownicy mogą uzyskać dostęp do określonych zasobów.

• Bezpieczeństwo: Administratorzy są odpowiedzialni za bezpieczeństwo systemów IT, aby chronić przed utratą danych i nieautoryzowanym dostępem.

• Rozwiązywanie problemów i wsparcie: Administrator jest często pierwszym punktem kontaktu w przypadku problemów technicznych. Pomaga użytkownikom w rozwiązywaniu problemów i zapewnia, że system działa sprawnie.

Oprócz tych odpowiedzialności, administratorzy są również odpowiedzialni za zarządzanie wrażliwymi ustawieniami i zapewnienie, że systemy spełniają wymagania zgodności oraz najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa informacji. Obejmuje to zarządzanie danymi wrażliwymi, konfigurowanie kontroli dostępu i uprawnień oraz monitorowanie i analizowanie dzienników systemowych w celu identyfikacji i rozwiązania potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa.

Najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo jest istotnym aspektem każdej organizacji, szczególnie w kontekście zarządzania kontami użytkowników i prawami dostępu. Oto kilka najlepszych praktyk, aby utrzymać bezpieczny protokół zarządzania użytkownikami:

• Regularne aktualizacje haseł: Zachęcaj użytkowników do regularnej aktualizacji haseł, aby utrzymać bezpieczeństwo ich kont. Ustal polityki złożoności haseł i wymagaj używania silnych haseł, które zawierają kombinację liter, cyfr i znaków specjalnych.

• Monitorowanie działań administratorów: Wprowadź mechanizmy monitorowania działań administratorów, aby wykrywać podejrzane lub nietypowe aktywności. Rejestruj wszystkie działania administratorów, w tym dostęp do wrażliwych danych lub ustawień, aby zapewnić odpowiedzialność i zidentyfikować potencjalne naruszenia bezpieczeństwa.

• Ograniczenie liczby administratorów: Zmniejsz liczbę administratorów do minimum i przyznawaj uprawnienia administracyjne tylko tym, którzy naprawdę ich potrzebują. Ograniczając liczbę administratorów, minimalizujesz ryzyko naruszeń bezpieczeństwa i ułatwiasz zarządzanie oraz monitorowanie kont użytkowników.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten, um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen. Dadurch wird ein zusätzlicher Sicherheitsschritt eingeführt, der sicherstellt, dass selbst bei Kompromittierung eines Kennworts ein Angreifer keinen unbefugten Zugriff auf das Konto erhält.

• Regularne przeglądy bezpieczeństwa: Przeprowadzaj regularne przeglądy bezpieczeństwa i audyty, aby zidentyfikować i naprawić potencjalne luki w zabezpieczeniach lub słabości. Sprawdź prawa dostępu i uprawnienia kont użytkowników, aby upewnić się, że odpowiadają one aktualnym wymaganiom i najlepszym praktykom.

• Szkolenie i świadomość: Regularnie szkol pracowników i administratorów w zakresie najlepszych praktyk bezpieczeństwa oraz świadomości ataków phishingowych i innych zagrożeń cybernetycznych. Uświadamiaj ich o znaczeniu bezpieczeństwa i zachęcaj do zgłaszania podejrzanej aktywności.

Wdrażając te najlepsze praktyki, organizacje mogą poprawić bezpieczeństwo swojego protokołu zarządzania użytkownikami i zminimalizować ryzyko naruszeń bezpieczeństwa oraz utraty danych. Ważne jest, aby postrzegać bezpieczeństwo jako proces ciągły i regularnie aktualizować oraz dostosowywać, aby nadążyć za zmieniającymi się zagrożeniami i wymaganiami bezpieczeństwa.

Dokument ten zawiera szczegółowe wyjaśnienie zasad rozwiązywania konfliktów stosowanych w systemie fakturowania DocBits. Zasady te mają na celu automatyczne zarządzanie rozbieżnościami między szczegółami faktury a danymi zamówienia (PO), zapewniając dokładne uzgadnianie finansowe. System stosuje te zasady do przetwarzania pozycji faktury, opłat i podatków oraz generuje odpowiednie korekty lub notatki w razie potrzeby.

Struktura Reguł

1. Metadane

• wersja: Identyfikuje wersję pliku mapowania.

• rewizja: Numer rewizji do śledzenia zmian.

• autor: Wskazuje twórcę pliku mapowania.

• opis: Krótkie streszczenie celu pliku.

• created_at & updated_at: Znaczniki czasu, kiedy plik został utworzony i ostatnio zaktualizowany.

2. Konfiguracja Eksportu

Sekcja konfiguracji eksportu definiuje mapowanie między polami danych w systemie a odpowiadającymi polami w plikach eksportowych.

• Nagłówek: Definiuje pola nagłówka dla eksportowanych danych faktury.

• Pozycje Podatkowe: Określa pola dla pozycji podatkowych w eksporcie.

• Opłaty Nagłówka Zamówienia: Mapuje pola związane z dodatkowymi opłatami na poziomie nagłówka zamówienia.

• Pozycje Paragonu: Mapuje pola dla poszczególnych pozycji w paragonie.

• Opłaty Pozycji Zamówienia: Definiuje pola dla opłat związanych z konkretnymi pozycjami zamówienia.

• Pozycje Kosztów: Określa pola dla linii alokacji kosztów.

• Nota Debetowa & Nota Kredytowa: Definiuje pola do generowania not debetowych i kredytowych w przypadku rozbieżności.

3. Zasady Rozwiązywania Konfliktów

Zasady te zajmują się rozbieżnościami między danymi faktury a odpowiadającymi danymi PO. Każda zasada składa się z kilku komponentów:

• Nazwa: Opisowa nazwa zasady, wskazująca typ rozbieżności, którą się zajmuje.

• Sekcja: Wskazuje, która część faktury (np. receipt_lines, line_charges) dotyczy zasady.

• Aktywna: Wartość logiczna (prawda lub fałsz) wskazująca, czy zasada jest obecnie aktywna.

• Kryteria Dopasowania: Warunki, które uruchamiają zasadę na podstawie porównań między rzeczywistymi danymi faktury a oczekiwanymi danymi PO.

• Działania: Definiuje, co system powinien zrobić, gdy zasada zostanie uruchomiona, w tym dostosowanie wartości, zastosowanie opłat lub generowanie not kredytowych/debetowych.

Wspólne Elementy w Regułach

Operatory Porównania

Operatory te definiują, jak rzeczywiste wartości faktury są porównywane z oczekiwanymi wartościami PO:

• równe

• większe niż

• większe lub równe

• mniejsze niż

• mniejsze lub równe

• w tolerancji

• poza tolerancją

Status Zatwierdzenia

Wskazuje, czy rozbieżność jest zatwierdzona, czy nie:

• zatwierdzona

• odrzucona

• dowolna

Typy Działań

Definiuje konkretne działania do podjęcia, gdy wykryta zostanie rozbieżność:

• linia paragonu

• linia kosztów

• opłata nagłówka

• opłata linii

• linia podatkowa

• linia paragonu noty debetowej

• linia kosztów noty debetowej

• opłata nagłówka noty debetowej

• opłata linii noty debetowej

• linia paragonu noty kredytowej

• linia kosztów noty kredytowej

• opłata nagłówka noty kredytowej

• opłata linii noty kredytowej

• linia podatkowa noty kredytowej

Przykłady Reguł

Przypadek 1, 2, 3: Ilość i Cena Jednostkowa w Tolerancji

• Cel: Obsługuje scenariusze, w których zarówno ilość, jak i cena jednostkowa na fakturze mieszczą się w akceptowalnych granicach tolerancji w porównaniu do PO.

• Działanie: System akceptuje wartości faktury i oblicza całkową kwotę.

Przypadek 4, 5: Ilość w Tolerancji, Cena Jednostkowa Poza Tolerancją (Zatwierdzona)

• Cel: Stosuje się, gdy ilość jest w tolerancji, ale cena jednostkowa jest poza tolerancją i została zatwierdzona.

• Działanie: System dostosowuje cenę jednostkową, aby odpowiadała PO, i stosuje wszelkie niezbędne opłaty linii.

Przypadek 6: Ilość w Tolerancji, Cena Jednostkowa Poza Negatywną Tolerancją (Odrzucona)

• Cel: Zajmuje się przypadkami, w których cena jednostkowa jest niższa niż oczekiwana i poza zakresem tolerancji, co prowadzi do odrzucenia.

• Działanie: System dostosowuje cenę jednostkową, aby odpowiadała PO, generuje notę kredytową na różnicę i stosuje opłaty nagłówka w razie potrzeby.

Obsługa Opłat i Podatków

Opłata na Jednostkę w Tolerancji

• Zasady w tej kategorii zajmują się rozbieżnościami w opłatach na jednostkę, z konkretnymi działaniami w zależności od tego, czy opłata mieści się w tolerancji, czy jest poza nią oraz czy jest zatwierdzona, czy odrzucona.

Korekty Linii Podatkowych

• Te zasady zarządzają rozbieżnościami podatkowymi poprzez dostosowywanie linii podatkowych lub generowanie odpowiadających not kredytowych lub debetowych na podstawie różnic między danymi podatkowymi faktury a PO.

Enums i Opcje

• Enums: Zdefiniowane z góry listy wartości zapewniające spójność w ramach zasad (np. operatory porównania, typy zatwierdzenia).

• Opcje: Zdefiniowane z góry wybory dotyczące obsługi ilości lub cen jednostkowych, oferujące elastyczność w definicjach zasad.

Wyjaśnienie Zrzutów Ekranu

Zrzut Ekranu 1: Interfejs Zarządzania Regułami

Ten zrzut ekranu pokazuje interfejs Zarządzania Regułami, w którym administratorzy mogą przeglądać i zarządzać wszystkimi zasadami rozwiązywania konfliktów. Kluczowe elementy to:

• Przycisk Dodaj Regułę: Umożliwia dodawanie nowych zasad.

• Lista Reguł: Wyświetla wszystkie aktywne zasady z szczegółami, takimi jak nazwa, sekcja i status aktywności.

• Menu rozwijane Sekcji: Filtruje zasady na podstawie sekcji, do których się odnoszą (np. Pozycje Paragonu, Opłaty Linii).

Zrzut Ekranu 2: Szczegółowa Edycja Reguły

Ten zrzut ekranu ilustruje szczegółowy widok konkretnej edytowanej zasady. Kluczowe elementy to:

• Sekcja Kryteriów: Definiuje warunki, na podstawie których zasada jest uruchamiana. Na przykład kryteria mogą określać, że jeśli ilość i cena jednostkowa różnią się od PO, ale mieszczą się w tolerancji, zasada powinna być zastosowana.

• Sekcja Działań: Określa, jakie działania powinny być podjęte, gdy kryteria są spełnione. Może to obejmować dostosowanie pozycji faktury, generowanie not kredytowych lub debetowych lub stosowanie dodatkowych opłat.

• Typ Dokumentu i Elementy Kosztowe: Umożliwia administratorowi mapowanie konkretnych działań do typów dokumentów i elementów kosztowych, zapewniając elastyczność w obsłudze różnych scenariuszy.

Przegląd

Ustawienia panelu sterowania zostały zaprojektowane, aby pomóc administratorom kontrolować prezentację danych i interakcję w panelu DocBits. Te ustawienia określają, jakie informacje są natychmiast dostępne po zalogowaniu, zapewniając, że użytkownicy mają szybki dostęp do najbardziej istotnych danych do wykonania swoich zadań.

Główne funkcje i opcje

1. Ogólne ustawienia panelu sterowania:

• Resetowanie filtrów: Umożliwia konfigurację momentu resetowania filtrów panelu, na przykład po przesłaniu dokumentu, ponownym uruchomieniu dokumentu lub eksporcie dokumentu. Pomaga to utrzymać czystą powierzchnię do przeglądania danych zgodnie z określonymi etapami pracy.

• Dane panelu: Kontroluje, czy panel powinien automatycznie ładować dane po dostępie użytkownika, co może pomóc w skróceniu czasów ładowania i poprawieniu doświadczenia użytkownika poprzez ładowanie danych tylko wtedy, gdy jest to potrzebne.

1. Filtry:

• Styl filtrów statusu: Określa styl prezentacji filtrów statusu, który można ustawić na domyślny lub dostosowany do fokusu operacyjnego użytkowników.

• Niestandardowy filtr statusu: Umożliwia tworzenie i stosowanie niestandardowych filtrów, które mogą być ukierunkowane na określone statusy dokumentów, takie jak "Nowy", "Walidacja" lub "Eksportowanie". Umożliwia to użytkownikom szybki dostęp do dokumentów w określonych etapach przetwarzania.

Te ustawienia panelu sterowania są kluczowe dla zapewnienia, że platforma DocBits jest tak responsywna i użyteczna, jak to możliwe, dostarczając użytkownikom potężne narzędzie do monitorowania i zarządzania działaniami przetwarzania dokumentów bezpośrednio z panelu.

Ustawienia integracji odgrywają kluczową rolę w efektywności i funkcjonalności Docbits, ponieważ pozwalają zapewnić płynne interakcje z innymi narzędziami i usługami. Oto kilka powodów, dla których prawidłowa konfiguracja ustawień integracji jest ważna:

Klucz API

Ustawienia integracji odgrywają kluczową rolę w efektywności i funkcjonalności DocBits, ponieważ pozwalają zapewnić płynne interakcje z innymi narzędziami i usługami. Oto kilka powodów, dla których prawidłowa konfiguracja ustawień integracji jest ważna:

• Zwiększona efektywność: Integracja z innymi narzędziami i usługami może uprościć przepływy pracy i zwiększyć efektywność. Na przykład, dokumenty mogą być automatycznie wymieniane między Docbits a systemem CRM, co zmniejsza ręczne wprowadzanie danych i zwiększa produktywność.

• Spójność danych: Integracja pozwala na płynne wymienianie danych między różnymi systemami, poprawiając spójność i dokładność danych. To unika niespójności lub podwójnego wprowadzania danych, co mogłoby prowadzić do błędów.

• Aktualizacje w czasie rzeczywistym: Integracja umożliwia aktualizacje w czasie rzeczywistym między różnymi platformami, dzięki czemu użytkownicy zawsze mają najnowsze informacje. Jest to szczególnie ważne dla krytycznych procesów biznesowych, które wymagają informacji w czasie rzeczywistym.

• Automatyzacja zadań: Integracja pozwala na automatyzację rutynowych zadań, oszczędzając czas i zasoby. Na przykład, powiadomienia mogą być automatycznie uruchamiane, gdy w innym systemie wystąpi określone zdarzenie, bez potrzeby interwencji ręcznej.

• Poprawiona jakość doświadczeń użytkownika: Dobrze skonfigurowana integracja zapewnia płynne doświadczenie użytkownika, ponieważ użytkownicy nie muszą przełączać się między różnymi systemami, aby uzyskać dostęp do istotnych informacji. To poprawia satysfakcję użytkowników i przyczynia się do efektywności.

Aby prawidłowo skonfigurować ustawienia integracji, ważne jest zrozumienie wymagań organizacji i zapewnienie, że integracja jest płynnie włączona w istniejące przepływy pracy i procesy. Wymaga to dokładnego planowania, konfiguracji i monitorowania integracji, aby zapewnić, że działa ona sprawnie i dostarcza oczekiwaną wartość.

Ustawienia "Klasyfikacji i Ekstrakcji" w systemie przetwarzania dokumentów umożliwiają konfigurowanie sposobu automatycznego przetwarzania dokumentów po ich wprowadzeniu:

1. Dzielenie Dokumentów: Ta opcja pozwala wybrać, czy dzielić dokumenty na podstawie określonych kryteriów, czy też zachować je jako pojedynczy dokument. Może to być przydatne podczas przetwarzania dokumentów, które posiadają wiele odrębnych sekcji, ale są przesłane jako jeden plik.

2. Formatowanie Kwot: Tutaj można włączyć opcje takie jak zaokrąglanie łącznych kwot w zamówieniach. Zapewnia to, że wyekstrahowane dane są zgodne z oczekiwanymi formatami finansowymi i regułami, zmniejszając błędy w przetwarzaniu finansowym.

3. Ekstrakcja Tabel: Ta funkcja umożliwia zautomatyzowaną ekstrakcję danych z tabel wewnątrz dokumentów. Można określić, czy wydobywać wszystkie tabele, tylko te istotne dla celów kosztowych, czy automatycznie identyfikować i wydobywać kody podatkowe. To znacznie zwiększa dokładność i efektywność ekstrakcji danych z formatów strukturalnych wewnątrz dokumentów.

4. Konfiguracja Reguły Klasyfikacji: Ta opcja pozwala zdefiniować konkretne wzorce i kryteria, które pomagają systemowi automatycznie klasyfikować i kategoryzować dokumenty podczas przetwarzania. Może to być oparte na wzorcach tekstowych, typach dokumentów lub innych metadanych powiązanych z dokumentami.

"Wyszukiwanie danych głównych" w ustawieniach przetwarzania dokumentów umożliwia kompleksowe podejście do zarządzania i walidacji danych dokumentów poprzez synchronizację ich z systemem ERP Infor. Oto w jaki sposób pomaga usprawnić walidację i ulepszyć przetwarzanie dokumentów w środowisku ERP:

1. Zcentralizowane zarządzanie danymi: Ta funkcja działa jako centralne repozytorium, w którym można przechowywać i zarządzać danymi z różnych źródeł, takimi jak dostawcy, adresy klientów, kody podatkowe i inne. Zapewnia ona pojedynczy punkt odniesienia dla wszystkich danych głównych, zapewniając spójność i dokładność w całej organizacji.

2. Walidacja na podstawie danych ERP: Poprzez synchronizację danych głównych, takich jak informacje o dostawcach z Infor do Docbits, można automatycznie walidować dane wyodrębnione z dokumentów na podstawie danych ERP. Zapewnia to, że przetwarzane informacje (takie jak nazwy dostawców, adresy i kody podatkowe) zgadzają się z danymi przechowywanymi w systemie ERP, minimalizując błędy i rozbieżności.

3. Ułatwia automatyzację: Posiadanie solidnego systemu wyszukiwania danych głównych pomaga w automatyzacji przetwarzania przychodzących dokumentów. Na przykład zamówienia zakupu lub faktury mogą być automatycznie sprawdzane pod kątem poprawności danych dostawcy, zatwierdzane, jeśli się zgadzają, lub oznaczane do przeglądu, jeśli zostaną znalezione rozbieżności.

4. Ulepsza integralność danych: Regularne aktualizacje z systemu ERP do wyszukiwania danych głównych zapewniają, że dane używane do przetwarzania dokumentów są aktualne. Zmniejsza to ryzyko przetwarzania dokumentów na podstawie przestarzałych informacji, poprawiając ogólną integralność transakcji biznesowych.

5. Efektywność w przetwarzaniu dokumentów: Dzięki bezpośrednim powiązaniom danych głównych i ich ciągłemu odświeżaniu, przetwarzanie dokumentów staje się bardziej efektywne. Dokumenty mogą być automatycznie klasyfikowane i kierowane na podstawie określonych kryteriów ustawionych w danych głównych, takich jak określone warunki dostawcy lub przepisy podatkowe dotyczące różnych rodzajów transakcji.

W ustawieniu "Wygaśnięcie dokumentów" w sekcji "PRZETWARZANIE DOKUMENTÓW" możesz skonfigurować harmonogramy automatycznego usuwania dokumentów z systemu. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do zarządzania politykami retencji danych i zapewnienia zgodności z prawem lub standardami organizacyjnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów.

Oto co robi każde ustawienie:

1. Usuń dokument po: To rozwijane menu pozwala ustawić ramy czasowe, po których dokument przetworzony zostanie automatycznie usunięty z systemu. Możesz wybrać spośród predefiniowanych opcji, takich jak 48 godzin, 1 tydzień, 2 tygodnie lub 4 tygodnie. Pomaga to w zarządzaniu przestrzenią i utrzymaniu polityk cyklu życia dokumentu.

2. Usuń ukończony dokument po: Podobnie jak poprzednie ustawienie, ale skierowane specjalnie do ukończonych lub w pełni przetworzonych dokumentów. Pozwala na te same opcje ram czasowych dla usuwania, zapewniając, że ukończone dokumenty nie są przechowywane dłużej niż konieczne.

Oba ustawienia zapewniają, że dokumenty nie są przechowywane na stałe w systemie, pomagając uniknąć niepotrzebnego zużycia miejsca i utrzymując porządek w przepływie pracy z dokumentami. Te ustawienia są istotne dla organizacji, które muszą przestrzegać określonych wymagań regulacyjnych dotyczących retencji dokumentów.

W ustawieniach "Zarządzanie pamięcią podręczną" będziesz mógł włączyć automatyczne czyszczenie pamięci podręcznej dla pamięci podręcznej odbioru dostawy, pamięci podręcznej zamówień zakupu oraz pamięci podręcznej zadań i powiadomień.

Dzięki czasowi życia, krótkiemu TTL, możesz skonfigurować, ile czasu upływa przed wyczyszczeniem pamięci podręcznej.

1. Jakość OCR:

• To ustawienie pozwala zdefiniować minimalny wymagany procent jakości OCR dla automatycznej obróbki dokumentu. Zawiera suwak, który można dostosować, aby ustawić próg, na przykład 75%, poniżej którego system nie może zagwarantować udanej ekstrakcji. Jeśli jakość OCR dokumentu spadnie poniżej tego progu, można wybrać, aby system podjął konkretne działania, takie jak ponowne uruchomienie OCR po ręcznym potwierdzeniu.

1. Ogólne ustawienia OCR:

• Użyj tekstu elektronicznego, jeśli jest dostępny: Ta opcja, gdy jest włączona, pozwala systemowi wykorzystać tekst elektroniczny osadzony w plikach PDF lub innych typach dokumentów w celu poprawy dokładności.

• Użyj DESKEW, jeśli jest dostępny: Ta funkcja koryguje wyrównanie dokumentu, co pomaga poprawić dokładność OCR poprzez wyprostowanie skośnych skanów.

1. Ustawienia OCR dla tabel:

• Użyj danych AI dla tabel, jeśli są dostępne: To ustawienie umożliwia wykorzystanie technologii AI do lepszego rozpoznawania i ekstrakcji tabel z zeskanowanych dokumentów, wykorzystując modele uczenia maszynowego do dokładnego identyfikowania i strukturyzowania danych tabelarycznych.

1. Ustawienia OCR dla pól nagłówka:

• Użyj ekstrakcji reguł: Gdy jest włączone, to ustawienie pozwala systemowi zastosować predefiniowane reguły do ekstrakcji danych z pól nagłówka, co może być kluczowe dla poprawnego identyfikowania sekcji dokumentów, takich jak numery faktur, daty, itp.

• Użyj ekstrakcji AI: Ta opcja wykorzystuje modele AI do inteligentnej ekstrakcji pól nagłówka, co może być bardziej elastyczne wobec zmian w układach i stylach dokumentów.

Ustawienia "Importu" w systemie przetwarzania dokumentów pozwalają skonfigurować sposób importowania dokumentów do systemu z różnych źródeł, w tym ustawienia dla zarówno FTP (File Transfer Protocol), jak i poczty e-mail. Oto szczegółowy opis tych ustawień:

1. Ustawienia dokumentu:

• Ogranicz do stron: Pozwala ograniczyć przetwarzanie do określonej liczby stron z każdego dokumentu.

• Terminy płatności w dniach: Określa domyślne warunki płatności (w dniach), które można zastosować do dokumentów.

• Wzorzec daty: Ustawia wzorzec rozpoznawania i formatowania dat w importowanych dokumentach.

1. Import FTP:

• Typ: Określa typ protokołu FTP do użycia (np. SFTP).

• Adres serwera: Adres serwera, z którego będą pobierane dokumenty.

• Nazwa użytkownika i port: Dane uwierzytelniające i numer portu do dostępu do serwera FTP.

• Domyślny katalog: Określa katalog na serwerze FTP, z którego będą importowane pliki.

Dodatkowa opcja dodawania nowych danych obejmuje pola takie jak:

• Hasło: Do uwierzytelniania.

• Wzorce dopasowania nazw plików: Określenie, które pliki mają być importowane na podstawie ich nazw.

• Podorganizacje: Wybierz, do której podorganizacji mają być stosowane ustawienia importu.

1. Import e-mail:

• Adres e-mail: Skonfiguruj konto e-mail, na które można wysyłać dokumenty do importu.

• Nazwa użytkownika i hasło: Dane uwierzytelniające do dostępu do konta e-mail.

• Protokół i szyfrowanie: Określ protokół (IMAP, POP3) i typ szyfrowania.

• Scal załączone dokumenty: Opcja łączenia wszystkich załączonych dokumentów w pojedynczy dokument podczas importu.

Pozwala to również określić podorganizacje, aby uzyskać bardziej precyzyjną kontrolę nad kierowaniem e-maili w strukturze organizacyjnej.

Przegląd

Interfejs Ustawienia ogólne dostawcy zapewnia administratorom niezbędne narzędzia do dostosowania portalu dostawcy. Kluczowe funkcje obejmują możliwość przesyłania logo firmy oraz definiowania polityki i oświadczenia o prywatności. Ustawienia te są kluczowe dla utrzymania spójności marki i zapewnienia zgodności z wymaganiami prawnymi.

Prześlij logo

Cel

Funkcja Prześlij logo pozwala administratorom dostosować portal dostawcy poprzez przesyłanie logo ich firmy. To zwiększa rozpoznawalność marki i zapewnia spójne doświadczenie wizualne dla użytkowników uzyskujących dostęp do portalu.

Kroki do przesłania logo

1. Uzyskaj dostęp do ustawień ogólnych dostawcy:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia ogólne dostawcy z głównego menu.

2. Zlokalizuj sekcję Prześlij logo:

   • Przewiń w dół do sekcji Prześlij logo na stronie ustawień.

3. Prześlij nowe logo:

   • Kliknij obszar Prześlij logo, aby otworzyć okno wyboru pliku.

   • Wybierz plik obrazu, który chcesz przesłać. Obsługiwane formaty zazwyczaj obejmują .png, .jpg lub .jpeg.

   • Przesłane logo zostanie wyświetlone w obszarze podglądu.

4. Zapisz przesłane logo:

   • Po przesłaniu logo kliknij przycisk Zapisz, aby zastosować zmiany.

   • Nowe logo będzie teraz wyświetlane w całym portalu dostawcy.

Najlepsze praktyki

• Wymiary logo: Upewnij się, że wymiary logo są zoptymalizowane zarówno dla widoków na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych. System może oferować wytyczne lub automatyczne dostosowywanie rozmiaru.

• Rozmiar pliku: Użyj skompresowanego pliku obrazu, aby zmniejszyć czasy ładowania i poprawić doświadczenia użytkowników.

• Spójność marki: Używaj tego samego logo na wszystkich platformach, aby utrzymać spójną tożsamość marki.

Polityka i oświadczenie o prywatności

Cel

Sekcja Polityka i oświadczenie o prywatności pozwala administratorom przesyłać lub definiować dokumenty prawne, które regulują korzystanie z portalu dostawcy. Dokumenty te są kluczowe dla zgodności z wymaganiami prawnymi i regulacyjnymi, określając warunki użytkowania, polityki ochrony danych oraz inne istotne informacje dla użytkowników.

Kroki do przesłania polityki i oświadczenia o prywatności

1. Uzyskaj dostęp do ustawień ogólnych dostawcy:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia ogólne dostawcy z głównego menu.

2. Zlokalizuj sekcję Polityka i oświadczenie o prywatności:

   • Przewiń w dół do sekcji Polityka i oświadczenie o prywatności.

3. Prześlij lub zaktualizuj dokumenty:

   • Kliknij przycisk Prześlij dokument, aby wybrać odpowiedni plik(-i).

   • Wybierz plik dokumentu z lokalnej pamięci. Obsługiwane formaty zazwyczaj obejmują .pdf, .docx lub .txt.

   • Przesłane dokumenty będą wymienione w tej sekcji do przeglądu.

4. Zapisz zmiany:

   • Po przesłaniu lub zaktualizowaniu dokumentów kliknij przycisk Zapisz, aby upewnić się, że nowe polityki zostały zastosowane.

Najlepsze praktyki

• Regularne aktualizacje: Regularnie przeglądaj i aktualizuj Politykę i oświadczenie o prywatności, aby zapewnić ich zgodność z najnowszymi wymaganiami prawnymi i politykami firmy.

• Jasność i dostępność: Upewnij się, że przesłane dokumenty są jasne, zwięzłe i dostępne dla wszystkich użytkowników. Rozważ zapewnienie tłumaczeń, jeśli Twoja baza dostawców jest międzynarodowa.

• Przegląd prawny: Sprawdź wszystkie dokumenty przez doradcę prawnego przed przesłaniem, aby zapewnić zgodność z odpowiednimi przepisami i regulacjami.

• Automatyzacja księgowości: DocBits oferuje zautomatyzowaną funkcjonalność księgową, usprawniając proces obsługi transakcji finansowych związanych z zamówieniami zakupu (PO) i innymi dokumentami.

• Integracja z M3: Integracja z M3, rozwiązaniem oprogramowania ERP, umożliwiająca płynną interakcję między DocBits a M3 w celu usprawnienia zarządzania dokumentami i ich przetwarzania.

• PO Dashboard: Zcentralizowany pulpit w DocBits specjalnie zaprojektowany do zarządzania i monitorowania zamówień zakupu, zapewniający wgląd i analizy dla efektywnego śledzenia i podejmowania decyzji.

• Pulpit zamówień wysyłkowych: Podobnie jak PO Dashboard, ta funkcja skupia się na zarządzaniu i monitorowaniu zamówień wysyłkowych, ułatwiając płynne operacje logistyczne.

• Dashboards v2: Zaktualizowana wersja interfejsu pulpitu, prawdopodobnie z ulepszonym doświadczeniem użytkownika i dodatkowymi funkcjami dla zwiększonej użyteczności.

• Zaawansowany pulpit wysyłkowy: Specjalizowany pulpit do zaawansowanego monitorowania i zarządzania działaniami związanymi z wysyłką, oferujący głębsze spojrzenie i funkcjonalności.

• Portal dostawcy: Portal w DocBits dedykowany dostawcom, umożliwiający im interakcję i współpracę z systemem, zwiększając komunikację i efektywność w łańcuchu dostaw.

• Kreator workflow: Narzędzie do tworzenia i dostosowywania workflowów w DocBits, pozwalające użytkownikom zdefiniować konkretne procesy i automatyzować obsługę dokumentów zgodnie z ich unikalnymi wymaganiami biznesowymi.

• Kreator układu: Umożliwia użytkownikom projektowanie i dostosowywanie układu dokumentów w DocBits, zapewniając zgodność z normami dotyczącymi marki i użyteczności.

• Tryb adnotacji: Funkcja umożliwiająca użytkownikom adnotowanie i oznaczanie dokumentów bezpośrednio w interfejsie DocBits, ułatwiając współpracę i feedback.

• Pokaż raport: Funkcjonalność generowania i wyświetlania raportów w DocBits, dostarczająca wglądu i analizy w różne aspekty przetwarzania i zarządzania dokumentami.

• Modele i etykiety: Narzędzia do definiowania i konfigurowania modeli rozpoznawania dokumentów i etykiet w DocBits, zwiększające dokładność i efektywność w przetwarzaniu dokumentów.

• Skrypt dokumentu: Prawdopodobnie funkcja do skryptowania i automatyzacji określonych działań lub procesów związanych z obsługą dokumentów w DocBits.

• Skanowanie dokumentów: Możliwość skanowania dokumentów fizycznych i importowania ich do DocBits w celu cyfrowego przetwarzania i zarządzania nimi.

• Ekstrakcja kodów QR: Funkcja do wyodrębniania informacji z kodów QR osadzonych w dokumentach, umożliwiająca automatyczne przechwytywanie i przetwarzanie danych.

• Niestandardowe dane podstawowe: Umożliwia użytkownikom definiowanie i zarządzanie niestandardowymi polami i atrybutami danych podstawowych w DocBits, dostosowując system do konkretnych potrzeb biznesowych.

• Zadania i powiadomienia: Funkcjonalność do zarządzania zadaniami i otrzymywania powiadomień w DocBits, zapewniająca terminowe działania i komunikację dotyczącą działań związanych z przetwarzaniem dokumentów.

• IDM ACL Updater: Ten moduł prawdopodobnie zajmuje się aktualizacją i zarządzaniem listami kontroli dostępu (ACL) w DocBits, zapewniając odpowiednie uprawnienia i bezpieczeństwo dostępu do dokumentów.

Ustawienie "Lista Wartości" w systemie przetwarzania dokumentów stanowi centralne repozytorium do zarządzania predefiniowanymi wartościami, które mogą być używane w różnych formularzach i polach w systemie. To ustawienie jest szczególnie przydatne do standaryzacji wprowadzania danych i zapewnienia spójności w dokumentach przetwarzanych przez system.

1. Segmentacja według Typu: Każda sekcja, takie jak "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" i "Test", reprezentuje inną kategorię predefiniowanych wartości. Te kategorie służą do zarządzania różnymi rodzajami danych wejściowych istotnymi dla konkretnych kontekstów w systemie.

2. Wartości i Synonimy: W ramach każdej kategorii możesz zdefiniować wiele wartości. Na przykład, pod "Invoice_Sub_Type" wymienione są wartości takie jak "Faktura kosztowa" i "Faktura zakupu". Dodatkowo, masz możliwość przypisywania synonimów do tych wartości, zwiększając elastyczność i zakres przechwytywania danych. Na przykład, "Faktura kosztowa" ma synonimy takie jak "Kostenrechnung" i "Faktura kosztowa".

3. Wykorzystanie w Podorganizacjach: Te wartości mogą również być specyficzne dla określonych podorganizacji w Twoim ustawieniu, co pozwala na dostosowanie i lokalizację przepływów pracy związanych z przetwarzaniem dokumentów.

4. Dodawanie i Zarządzanie Wartościami: Poprzez akcję "Dodaj wiersz" możesz wprowadzać nowe wartości i synonimy do list, a "Akcje" pozwalają na edycję lub usuwanie istniejących wpisów.

W sekcji "Ustawienia eksportu" w ustawieniach przetwarzania dokumentów zarządzasz tym, jak dokumenty są eksportowane po przetworzeniu. Obejmuje to konfigurowanie różnych metod eksportu dostosowanych do konkretnych potrzeb, takich jak bezpośrednie transfery plików lub integracja z systemami firmowymi, takimi jak Infor. Oto rozbudowa opcji i funkcjonalności w tym ustawieniu:

1. Wybór Metody Eksportu: Możesz wybrać, w jaki sposób dokumenty powinny być eksportowane. Powszechne metody obejmują SFTP, webhooks oraz bezpośrednią integrację z systemami takimi jak Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) i inne opcje związane z Infor. Każda metoda obsługuje różne rodzaje przepływów pracy i wymagania integracyjne.

2. Szczegóły Konfiguracji:

• Dla SFTP zazwyczaj musisz określić adres URL serwera, nazwę użytkownika, hasło oraz folder docelowy, do którego dokumenty zostaną przesłane.

• W przypadku integracji z Infor może być konieczne skonfigurowanie konkretnych odwzorowań lub podanie kluczy API, aby zapewnić poprawne przetwarzanie dokumentów i ich wysyłkę do ekosystemu Infor, zgodnie z istniejącą strukturą danych i przepływami.

1. Dostosowanie: W zależności od typu dokumentu (np. faktury, potwierdzenia zamówienia) i podorganizacji, można skonfigurować różne ustawienia eksportu, aby spełnić zróżnicowane reguły biznesowe lub wymagania zgodności.

2. Elastyczność Integracji: Interfejs pozwala na aktywowanie wielu konfiguracji integracyjnych jednocześnie, umożliwiając użytkownikom efektywne zarządzanie różnymi typami dokumentów i miejscami docelowymi. Ten modularny układ zapewnia, że różne części firmy mogą korzystać z dostosowanych przepływów pracy bez wpływania na siebie nawzajem.

3. Dodawanie i Edytowanie Konfiguracji: Użytkownicy mogą dodawać nowe konfiguracje lub edytować istniejące, określając szczegóły takie jak typ dokumentu, metoda eksportu oraz dane uwierzytelniające lub ustawienia specyficzne dla wybranej metody eksportu.

\

1. Uprawnienia Dostawcy: To ustawienie określa, jakie czynności dostawca może lub nie może wykonywać w systemie. Na przykład można kontrolować, czy dostawcy mogą przeglądać tylko swoje transakcje, składać faktury, uzyskiwać dostęp do historii płatności czy aktualizować swoje dane. Ustawienie tych uprawnień pomaga utrzymać bezpieczeństwo systemu i zapewnia, że dostawcy uzyskują dostęp tylko do danych niezbędnych do ich interakcji z Twoim przedsiębiorstwem.

2. Grupa Dostawcy: Dostawcy mogą być kategoryzowani do różnych grup na podstawie kryteriów takich jak rodzaj oferowanych produktów, lokalizacja geograficzna czy rola w łańcuchu dostaw. Grupowanie dostawców umożliwia bardziej efektywne zarządzanie i ułatwia zastosowanie określonych procesów roboczych lub zasad do zbioru dostawców, zamiast do poszczególnych dostawców.

3. Mapowanie Użytkowników i Grup Dostawców: To ustawienie polega na powiązaniu użytkowników w Twojej organizacji z jedną lub więcej grup dostawców. Jest to kluczowe dla zarządzania tym, którzy pracownicy mają dostęp do informacji i możliwości interakcji z określonymi grupami dostawców. Na przykład menedżer ds. zakupów w Twojej firmie może potrzebować dostępu do wszystkich grup dostawców, podczas gdy kierownik projektu może potrzebować dostępu tylko do dostawców związanych z ich projektami.

4. Polityka i Oświadczenie o Prywatności: Istotne jest posiadanie jasnych polityk i oświadczeń o prywatności dostępnych dla dostawców dotyczących sposobu wykorzystania i ochrony ich danych. To ustawienie pozwala zarządzać i komunikować te dokumenty dostawcom, zapewniając zgodność z normami prawny oraz budując zaufanie z dostawcami, transparentnie pokazując, w jaki sposób są przetwarzane ich informacje.