Aby wysłać dane do klienta Infor na miejscu, oferujemy dwa sposoby: Site2Site z IPsec lub WatchDog

Wysyłanie danych do klienta Infor na miejscu

Aby wysłać dane do klienta Infor na miejscu, oferujemy dwa sposoby: VPN Site-to-Site z IPsec.

Konfiguracja VPN Site-to-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Dla VPN site-to-site IPsec musisz skonfigurować i otworzyć następujące porty:

1. Port UDP 500: Używany do wymiany kluczy internetowych (IKE) faza 1 i faza 2.

2. Port UDP 4500: Używany do przechodzenia przez NAT (NAT-T), umożliwiający ruch VPN przechodzenie przez urządzenia NAT (tłumaczenie adresów sieciowych).

Uzyskiwanie dostępu do Infor OS

• URL uwierzytelniania: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL danych: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Podsumowanie:

Aby skonfigurować VPN site-to-site IPsec, upewnij się, że powyższe porty i protokoły są skonfigurowane i otwarte.

Użyj podanych adresów URL, aby uzyskać dostęp do Infor OS w celu uwierzytelnienia i danych.

Druga część pulpitu nawigacyjnego to przegląd wszystkich przesłanych dokumentów. Możesz wyświetlić wszystkie dokumenty lub tylko te przypisane do Ciebie. Możesz także wyszukiwać dokumenty według nazwy.

Dane zostaną wyodrębnione w ciągu kilku sekund, a status zmieni się z „Uruchomione” na „Gotowe do Walidacji”.

Przewodnik po przesyłaniu dokumentów do DocBits.

Wsparcie techniczne w DocBits

Ikony pomocy

Ikony pomocy zostały umieszczone w całym DocBits, aby pomóc Ci w nauce i zrozumieniu, co naprawdę robi dana funkcja i jak może Ci pomóc w przetwarzaniu dokumentów.

Te ikony pomocy wyglądają następująco

Utwórz zgłoszenie

To narzędzie jest dostępne dla Ciebie na ekranie walidacji w przypadku wystąpienia jakiegoś problemu podczas walidacji dokumentu w DocBits.

Ta funkcja znajduje się w menu nad obszarem podglądu dokumentu, jak poniżej

Po kliknięciu zostanie wyświetlony następujący formularz zgłoszenia.

Tutaj wypełnisz swoje dane oraz opiszesz błąd. Możesz również, jeśli to możliwe, dołączyć zrzut ekranu problemu i załączyć odpowiedni plik.

Dzięki poniższemu interfejsowi API Webhook możesz łatwo przesyłać dokumenty bezpośrednio do DocBits za pomocą prostego żądania POST. To API zostało zaprojektowane, aby uprościć proces przesyłania plików do DocBits, a wszystkie niezbędne parametry są już dla Ciebie wypełnione.

Aby rozpocząć, przejdź po prostu na następującą stronę (w zależności od środowiska, którego używasz):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Wykonaj wywołanie do API, używając swojego klucza API. Możesz również dołączyć plik, który chcesz przesłać, jako parametr w swoim wywołaniu.

Otwórz port 443 i bezpieczna komunikacja

Rozumiemy znaczenie bezpiecznego transferu danych. Dlatego używamy otwartego portu 443, standardowego portu dla HTTPS, co zapewnia, że wszystkie przesyłane dane są szyfrowane i bezpieczne. Nasze połączenia zabezpieczone SSL gwarantują, że Twoje dane są bezpieczne na każdym etapie procesu.

Komunikacja z bazą danych

Jeśli chodzi o komunikację z bazą danych, nie podejmujemy żadnych ryzyk. Nasza konfiguracja Kubernetes i bazy danych znajdują się w tej samej Wirtualnej Chmurze Prywatnej (VPC). Oznacza to, że uzyskujemy dostęp do bazy danych tylko za pomocą lokalnego adresu IP, co zapewnia, że przesyłane dane nigdy nie opuszczają lokalnej sieci. To jak posiadanie prywatnej autostrady tylko dla Twoich danych.

Przestrzenie

Zarządzanie dokumentami jest łatwe z Docbits. Wszystkie przesłane dokumenty są bezpiecznie przechowywane w dedykowanej „Przestrzeni”. Używamy szyfrowania SSL dla ruchu danych i wymagamy wielu kluczy do uzyskania dostępu do plików, co zapewnia, że Twoje dokumenty są tak bezpieczne jak w sejfie.

Traffic Security

Zezwalamy tylko na połączenia zabezpieczone HTTPS do komunikacji z naszymi serwerami. To zapewnia, że wszystkie przesyłane dane są szyfrowane, co chroni Twoje wrażliwe informacje. To jak posiadanie ochroniarza dla Twoich danych, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

Elastyczność jest kluczowa, a my oferujemy zarówno rozwiązania w chmurze, jak i lokalne. Dzięki naszej opcji lokalnej nie ma potrzeby otwierania jakichkolwiek portów, co zapewnia, że bezpieczeństwo Twojej sieci pozostaje nienaruszone. Niezależnie od tego, czy jesteś w chmurze, czy trzymasz wszystko w firmie, mamy Cię pod opieką.

Witaj w DocBits

Witaj w DocBits, Twoim kompleksowym źródle strategii i spostrzeżeń dotyczących dokumentacji. W DocBits jesteśmy dedykowani dostarczaniu klarownych, zwięzłych i aktualnych zasobów dokumentacyjnych dla użytkowników końcowych, administratorów i partnerów.

DocBits to rozwiązanie do przechwytywania dokumentów w chmurze, które wykorzystuje moc Sztucznej Inteligencji (AI) i Machine Learningu (ML) do skutecznego rozpoznawania, klasyfikowania, analizowania i wyodrębniania informacji z różnych rodzajów dokumentów, niezależnie od ich formatu. Oto bliższy przegląd jego kluczowych funkcji:

• Rozpoznawanie dokumentów: DocBits wykorzystuje algorytmy AI do dokładnego identyfikowania i rozpoznawania dokumentów, bez względu na to, czy są w formie papierowej czy plików elektronicznych.

• Klasyfikacja dokumentów: Klasyfikuje dokumenty na odpowiednie kategorie, ułatwiając łatwą organizację i odzyskiwanie.

• Wyodrębnianie danych: DocBits wyodrębnia istotne dane z dokumentów, przekształcając informacje nieustrukturyzowane w dane zorganizowane, które można zintegrować z Twoim przepływem pracy.

• Machine Learning: System ciągle się uczy i poprawia swoją dokładność rozpoznawania przy każdym przetworzonym dokumencie, stając się bardziej sprawny z czasem.

• Swarm Intelligence: DocBits wykorzystuje swarm intelligence do wzmocnienia swoich zdolności uczenia się, tworząc system samodoskonalący się.

To jest miejsce, w którym możesz śledzić swoje zadania. Możesz wybierać między dwoma różnymi układami – jeden jest nieco bardziej szczegółowy od drugiego. Możesz także filtrować zadania według różnych kryteriów, takich jak to, czy są przypisane do Ciebie, lub status zadania.

Po prawej stronie paska wyszukiwania znajdziesz kilka narzędzi pulpitu.

Odśwież tabelę

Kliknij ten przycisk, aby odświeżyć pulpit i załadować najnowsze dane i statusy.

Ustawienia zaawansowane

Kliknij ikonę koła zębatego, aby otworzyć menu Ustawienia zaawansowane.

W menu Ustawienia zaawansowane będą dostępne następujące opcje:

Więcej ustawień

Użyj tego przycisku, aby uzyskać dostęp do Ustawień administratora dla pulpitu. Pełna dokumentacja dotycząca tych ustawień znajduje się .

Skróty klawiaturowe

Użyj tego przycisku, aby wyświetlić wszystkie skróty klawiaturowe dla pulpitu. Szczegółowe wyjaśnienia dla każdego skrótu można znaleźć .

Dziennik importu

Użyj tego przycisku, aby otworzyć tabelę wyświetlającą wszystkie ostatnio importowane dokumenty za pośrednictwem e-maila, wraz z odpowiednimi informacjami dla każdego z nich.

Możesz filtrować dzienniki według tematu lub nadawcy, sortować kolumny w porządku rosnącym lub malejącym, klikając nagłówki kolumn, oraz przestawiać je za pomocą przeciągania i upuszczania.

Ustaw kolumny tabeli dla organizacji

Kliknij ten przycisk, aby otworzyć menu, w którym możesz zarządzać widocznością kolumn pulpitu. Wybierz nazwy kolumn i użyj strzałek, aby dodać je lub usunąć z widoku pulpitu. Kliknij 'Gotowe', aby zapisać zmiany.

Możesz ustawić kolejność kolumn, klikając kropki obok nazwy kolumny i przeciągając ją na żądane miejsce.

Dodaj pola z typu dokumentu jako kolumny w pulpicie.

Masz również możliwość dodania dodatkowych kolumn z konkretnych pól określonych typów dokumentów, aby dostosować widok pulpitu. Aby to zrobić, po prostu kliknij 'Dodaj pole z typu dokumentu'.

Wybierz typ dokumentu, aby zobaczyć, które pola są dostępne dla wybranego typu. Dla każdego typu dokumentu dostępne są różne pola, które możesz dodać. Możesz wyszukiwać konkretne pole, używając paska wyszukiwania na górze.

Wybierz pola, które chcesz wyświetlić jako kolumny, a następnie kliknij 'Dodaj do widocznych kolumn'. Wybrane pola pojawią się jako kolumny na pulpicie, pokazując ich odpowiadające wartości.

Ustaw sortowanie pulpitu dla organizacji

Użyj tego przycisku, aby ustawić domyślną kolejność sortowania dla kolumn w pulpicie. Wybierz kolumnę i wybierz kolejność sortowania (rosnąca lub malejąca), a następnie kliknij 'Gotowe'. Możesz skonfigurować sortowanie dla wszystkich aktywnych kolumn w pulpicie.

Filtrowanie dokumentów

Możesz filtrować dokumenty według dnia, tygodnia, miesiąca, roku lub wyświetlić wszystkie, klikając na żądany okres czasu. Filtrowanie opiera się na czasie importu dokumentu.

Skanuj dokument

Użyj tego przycisku, aby bezpośrednio zeskanować dokument.

Aby skorzystać z tej funkcji, musisz mieć skaner podłączony do swojego systemu. Jeśli skaner jest dostępny, możesz go wybrać po prawej stronie, nadać nazwę swojemu dokumentowi i kliknąć 'Skanuj'. Opcjonalnie możesz dostosować ustawienia skanowania po prawej stronie przed rozpoczęciem procesu.

Uwaga: Ta funkcja musi być aktywowana w Ustawienia -> Przetwarzanie dokumentów/Moduł -> Typ dokumentu/Skanowanie dokumentu

Analiza

Kliknięcie tego przycisku wyświetli nowy obszar pokazujący bieżącą liczbę dokumentów w każdej kategorii.

Kliknij dowolną kategorię, aby filtrować dokumenty według tej konkretnej kategorii.

Rozpocznij import e-maili

Kliknięcie tego przycisku sprawdzi Twoją skrzynkę e-mailową, zgodnie z konfiguracją importu e-maili, i zaimportuje wszelkie nowe dokumenty.

Eksportuj tę tabelę

Użyj tego przycisku, aby wyeksportować wszystkie dokumenty aktualnie wyświetlane na pulpicie, w zależności od liczby dokumentów pokazanych na stronie.

Uwaga: Ta funkcja musi być aktywowana w Ustawienia -> Przetwarzanie dokumentów/Moduł -> Typ dokumentu/Eksportuj dane pulpitu

Prześlij

Kliknij ten przycisk, aby ręcznie przesłać jeden lub więcej plików.

Możesz przeciągnąć i upuścić pliki do okna pop-up lub kliknąć 'Prześlij dokumenty', aby wybrać je z eksploratora plików.

Tryb debugowania

Możesz aktywować tryb debugowania, aby otrzymać dodatkową opcję. Aby uzyskać dostęp do trybu debugowania, po prostu dodaj do adresu URL ?debug=true. Teraz powinieneś mieć dodatkową opcję.

Pokaż czasy ładowania

Kliknięcie tego przycisku otworzy okno pop-up wyświetlające czasy ładowania dla każdej usługi, z całkowitym czasem ładowania pokazanym na dole.

Po zalogowaniu się za pomocą swoich danych uwierzytelniających zostaniesz przekierowany na stronę główną pulpitu DocBits. To jest główna strona, na której możesz zobaczyć i zarządzać wszystkimi swoimi zaimportowanymi dokumentami.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień wysyłkowych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Aby skonfigurować swoje ustawienia, kliknij ikonę Użytkownika znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Tutaj możesz dostosować kilka opcji:

Język

• Wybierz Preferowany Język: Wybierz swój preferowany język z dostępnych opcji.

Dark Mode

• Przełącz na Dark Mode: Włącz lub wyłącz Dark Mode dla bardziej komfortowego doświadczenia podczas przeglądania.

Ustawienia Użytkownika

W tej sekcji możesz dostosować następujące preferencje:

• Wzór Daty: Dostosuj sposób wyświetlania dat.

• Formatowanie Kwot: Ustaw preferowany format dla wartości liczbowych.

• Imię: Zaktualizuj swoje imię.

• Hasło: Zmień swoje hasło dla bezpieczeństwa konta.

• Rozmiar Czcionki: Dostosuj rozmiar tekstu dla lepszej czytelności.

• Tryb Podwójnego Monitora: Włącz tę funkcję, jeśli używasz dwóch monitorów.

Wyloguj się

• Wyloguj się: Kliknij tutaj, aby bezpiecznie wylogować się ze swojego konta.

Przegląd

Scalanie dokumentów pozwala na połączenie wielu dokumentów.

Najpierw musisz wybrać dokumenty, które chcesz scalić. Można to zrobić, zaznaczając pola wyboru przy dokumentach. Po wybraniu dokumentów kliknij ikonę z trzema kropkami.

Następnie pojawi się menu, wybierz opcję „Scal”, która znajduje się na dole.

Scalanie dokumentów to ważna funkcja w systemie zarządzania dokumentami, która pozwala użytkownikom na połączenie wielu dokumentów w jeden. Oto kilka powodów, dlaczego scalanie dokumentów może być przydatne:

• Organizowanie powiązanych dokumentów: Scalając wiele dokumentów w jeden, użytkownicy mogą organizować i przechowywać powiązane informacje lub pliki razem. Może to pomóc w zwiększeniu efektywności zarządzania i dostępu do dokumentów.

• Tworzenie raportów lub podsumowań: Scalanie wielu dokumentów może być przydatne do tworzenia raportów lub podsumowań poprzez łączenie danych lub informacji z różnych źródeł lub dokumentów. Pozwala to użytkownikom na tworzenie kompleksowych raportów lub prezentacji bez konieczności ręcznego kopiowania i wklejania informacji.

• Archiwizowanie dokumentów: Gdy istnieje wiele wersji dokumentu lub gdy dokumenty muszą być podsumowane w określonym okresie, scalanie dokumentów może pomóc w zapewnieniu spójnych praktyk archiwizacyjnych i optymalizacji przestrzeni dyskowej.

• Optymalizacja przepływu pracy: Scalanie dokumentów może być częścią zautomatyzowanego przepływu pracy, w którym dokumenty są automatycznie łączone po spełnieniu określonych warunków. Może to być używane na przykład w procesie zatwierdzania lub podczas tworzenia umów lub raportów.

Przykłady scalania dokumentów:

• Łączenie faktur: Firma musi podsumować wszystkie faktury z danego miesiąca do celów księgowych. Poszczególne faktury są przesyłane jako oddzielne dokumenty, a następnie scalane w celu stworzenia skonsolidowanego przeglądu.

• Łączenie formularzy zatwierdzeń: Proces zatwierdzania wniosku wymaga połączenia wielu formularzy przed przekazaniem ich do zarządu. Różne formularze są automatycznie łączone w miarę ich wypełniania i przesyłania przez zaangażowane strony.

• Tworzenie raportu rocznego: Wiele działów w firmie współpracuje, aby stworzyć kompleksowy raport roczny. Każdy dział przygotowuje swoją część raportu jako oddzielny dokument. Te dokumenty są następnie łączone, aby stworzyć ostateczny raport roczny.

Scalając dokumenty, organizacje mogą usprawnić swoje procesy zarządzania dokumentami, poprawić współpracę i zwiększyć efektywność.

W tym kompleksowym przewodniku wideo widzowie są wprowadzeni do pulpitu DocBits i jego szeregu funkcji. Od filtrowania i zarządzania otwartymi dokumentami po importowanie załączników za pomocą różnych kanałów, takich jak e-mail, skaner czy API, samouczek oferuje krok po kroku instrukcje.

Podkreślone są kluczowe funkcje, w tym jak filtrować dokumenty według statusu lub przypisanego użytkownika, znaleźć konkretne szczegóły, takie jak numery faktur, oraz zmienić przypisanego użytkownika dla poszczególnych dokumentów. Pokazana jest łatwość i efektywność systemu, z naciskiem na kontrolę i personalizację, jaką oferuje . Samouczek przygotowuje grunt pod głębszą eksplorację w ramach DocBits.

Licznik zadań znajduje się w prawym górnym rogu strony głównej Dashboardu.

Tutaj możesz zobaczyć, ile dokumentów znajduje się w Twojej kolejce do przetworzenia

oraz ile dokumentów jest teraz gotowych do walidacji.

W tym wideo widzowie są wprowadzani w przyjazny interfejs DocBit, koncentrując się szczególnie na walidacji dokumentów. Samouczek podkreśla prostotę systemu, w którym nie są wymagane żadne kody ani skomplikowane formuły.

Dzięki sztucznej inteligencji i inteligencji roju, większość pól jest automatycznie wyodrębniana, co pozwala łatwo wydobywać informacje, klikając na wartości w dokumencie. Dodatkowo widzowie dowiadują się o elastyczności wyodrębniania konkretnych obszarów poprzez podwójne kliknięcie lub rysowanie wokół pożądanego regionu.

Przegląd:

Ta strona zapewnia graficzny przegląd różnych kroków, przez które przeszedł dokument do tego momentu.

Jak uzyskać dostęp:

Opcja 1:

1. Przejdź do kolumny akcji na pulpicie i kliknij trzy kropki obok dokumentu, dla którego chcesz zobaczyć przepływ dokumentu.
2. Wybierz Przepływ Dokumentu.

Opcja 2:

1. Otwórz dokument, dla którego chcesz zobaczyć przepływ dokumentu.

2. Kliknij trzy kropki po prawej stronie Walidacji Pola.
3. Wybierz Przepływ Dokumentu.

Opis:

Po lewej stronie ekranu zobaczysz poszczególne kroki przepływu dokumentu, wymienione od lewej do prawej.

• Kroki, które inicjują proces przepływu dokumentu (takie jak import lub ponowne uruchomienie) będą wyświetlane na zielono.

• Aby nawigować przez kroki, po prostu przeciągnij i upuść je na ekranie.

• Gdy klikniesz na krok, po prawej stronie ekranu pojawi się nazwa modułu oraz informacje o tym, czy krok był udany, czy nie.

Ekran weryfikacji pozwala na sprawdzenie, edycję i zatwierdzenie wszystkich zaimportowanych dokumentów. Możesz zobaczyć nazwę dokumentu, z ilu stron się składa, datę jego importu oraz jego status. Przycisk akcji pozwala na przypisanie, ponowne uruchomienie, zatwierdzenie lub usunięcie dokumentu.

Przegląd

Skrypty w Docbits są zazwyczaj pisane w języku skryptowym obsługiwanym przez system Python. Są one uruchamiane podczas przetwarzania dokumentu, aby zastosować złożoną logikę biznesową lub zapewnić integralność i dokładność danych przed dalszym przetwarzaniem lub przechowywaniem.

Główne funkcje i opcje

1. Zarządzanie skryptem:

• Nazwa: Każdy skrypt otrzymuje unikalną nazwę w celu identyfikacji.

• Typ dokumentu: Skojarza skrypt z określonym typem dokumentu, określając, do których dokumentów skrypt zostanie zastosowany.

• Wyzwalacz: Określa, kiedy skrypt jest uruchamiany (np. podczas przesyłania dokumentu, przed eksportem danych, po walidacji danych).

• Status Aktywny/Nieaktywny: Umożliwia administratorom aktywowanie lub dezaktywowanie skryptów bez ich usuwania, zapewniając elastyczność w testowaniu i wdrożeniu.

1. Edytor skryptów:

• Zapewnia interfejs, w którym skrypty mogą być pisane i edytowane. Edytor zazwyczaj obsługuje podświetlanie składni, podświetlanie błędów i inne funkcje wspomagające rozwój skryptu.

• Przykładowy skrypt: Skrypty mogą zawierać operacje takie jak iterowanie przez linie faktur w celu zweryfikowania sum lub usunięcia wpisów, które nie spełniają określonych kryteriów.

Jeśli chcesz ręcznie importować dokumenty do DocBits, postępuj zgodnie z tymi prostymi krokami:

• Kliknij przycisk Prześlij na pulpicie nawigacyjnym DocBits.

• Pojawi się okno, w którym możesz przesłać swoje dokumenty za pomocą przeglądarki plików lub metodą przeciągnij i upuść. Możesz przesłać do 10 dokumentów jednocześnie.

• Aby przesłać dokumenty za pomocą przeglądarki plików, kliknij przycisk Prześlij dokumenty i wybierz pliki, które chcesz przesłać. Po wybraniu plików kliknij Potwierdź, aby rozpocząć proces przesyłania.

• Alternatywnie, możesz przeciągnąć i upuścić swoje pliki na okno importu DocBits.

• Po przesłaniu plików będą miały początkowy status „W toku”. W tym czasie przesyłanie jest przetwarzane i edytowanie pliku nie jest możliwe. Czas przetwarzania może się różnić w zależności od rozmiaru i złożoności pliku.

• Po przetworzeniu pliku otrzyma on status „Gotowy do walidacji”. Możesz teraz rozpocząć proces walidacji.

Rozpoczęcie

• Logowanie i Nawigacja: Jak uzyskać dostęp do Docbits i poruszać się po interfejsie.

• Konfiguracja początkowa: Konfigurowanie Docbits do użytku pierwszy raz.

Codzienne użytkowanie

• Przesyłanie dokumentów: Instrukcje dotyczące przesyłania dokumentów do Docbits.

• Przegląd i zatwierdzanie dokumentów:

• Zatwierdzanie zamówień: Kroki do przeglądania i zatwierdzania formularzy zamówień.

• Przetwarzanie faktur: Przewodnik dotyczący przetwarzania przychodzących faktur do płatności.

Zarządzanie dokumentami

• Wyszukiwanie i odzyskiwanie: Jak znaleźć i uzyskać dostęp do dokumentów w Docbits.

• Edycja i aktualizacja: Edycja dokumentów i aktualizacja ich statusu.

Rozwiązywanie problemów

• Typowe problemy: Rozwiązania dla często napotykanych problemów przez użytkowników.

• Kontakt z pomocą techniczną: Jak skontaktować się z pomocą techniczną w celu uzyskania pomocy.

Jeśli używasz oprogramowania DocBits do przetwarzania dokumentów, ważne jest, aby zrozumieć różne statusy dokumentów, które mogą mieć Twoje pliki. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dokumentów w DocBits:

• WatchDog Start: Moduł Watchdog jest uruchamiany.

• WatchDog Split: Dokument jest dzielony w Watchdog.

• WatchDog Upload: Dokument jest przesyłany w Watchdog.

• Upload: Dokument jest przesyłany.

• OCR: Rozpoznawanie znaków (OCR) jest obecnie uruchomione na dokumencie.

• Classification: Dokument jest klasyfikowany.

• Zugferd import: Dokument Zugferd jest importowany.

• Ready for Validation: Dokument jest gotowy do walidacji.

• Zugferd export: Dokument Zugferd jest eksportowany.

• Workflow: Obecnie z tym dokumentem działa przepływ pracy.

• Pending approval: Dokument wymaga zatwierdzenia.

• Pending second approval: Dokument wymaga ponownego zatwierdzenia.

• Auto Accounting: Automatyczne księgowanie jest uruchomione.

• Export: Dokument jest eksportowany.

• Error: Wystąpił błąd w dokumencie.

W naszym systemie przetwarzania dokumentów obsługujemy codziennie dużą liczbę dokumentów od wielu klientów. Aby zapewnić, że dokumenty każdego klienta są przetwarzane w odpowiednim czasie, wdrożyliśmy zaawansowany system priorytetów. System ten dynamicznie dostosowuje priorytety w zależności od liczby oczekujących dokumentów, które ma klient, zapewniając sprawiedliwość i efektywność. Przyjrzyjmy się, jak działa ten system priorytetów i kiedy licznik zadań jest resetowany.

Kluczowe Koncepcje Systemu Priorytetów

Nasz system priorytetów opiera się na kilku kluczowych koncepcjach:

1. Oczekujące Dokumenty: To liczba dokumentów, które klient złożył, ale które jeszcze nie zostały przetworzone.

2. Interwał Resetowania: System okresowo resetuje liczbę oczekujących dokumentów do zera, aby zapewnić, że żaden klient nie może monopolizować zasobów przetwarzania w nieskończoność.

Jak Ustalany Jest Priorytet

Oto krok po kroku wyjaśnienie, jak ustalany jest priorytet przetwarzania dokumentów:

1. Śledzenie Oczekujących Dokumentów: Każdy klient ma liczbę oczekujących dokumentów. Ta liczba pomaga nam wiedzieć, ile dokumentów czeka na przetworzenie dla każdego klienta.

2. Resetowanie Licznika: Aby zachować sprawiedliwość, resetujemy liczbę oczekujących dokumentów do zera, jeśli minął ustalony czas (interwał resetowania) od ostatniej aktualizacji. Ten interwał jest domyślnie ustawiony na 1500 sekund (lub 25 minut).

3. Aktualizowanie Licznika: Jeśli interwał resetowania nie minął, zmniejszamy liczbę oczekujących dokumentów o jeden za każdym razem, gdy sprawdzamy, symulując przetwarzanie dokumentu.

4. Ustalanie Priorytetów: Priorytet przetwarzania zadań opiera się na liczbie oczekujących dokumentów. Im mniej oczekujących dokumentów, tym wyższy priorytet, co oznacza, że te zadania będą przetwarzane wcześniej. Mamy określone progi do przypisania poziomów priorytetów od 1 (najwyższy priorytet) do 9 (najniższy priorytet).

Poziomy Priorytetów

Poziomy priorytetów są przypisywane na podstawie liczby oczekujących dokumentów w następujący sposób:

• Priorytet 9: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -20

• Priorytet 8: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -14

• Priorytet 7: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -12

• Priorytet 6: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -10

• Priorytet 5: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -8

• Priorytet 4: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -6

• Priorytet 3: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -4

• Priorytet 2: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -2

• Priorytet 1: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest większa lub równa -2

Kiedy Licznik Jest Resetowany

Licznik oczekujących dokumentów jest resetowany do zera, jeśli minęło więcej niż interwał resetowania (1500 sekund) od ostatniej aktualizacji. Ten mechanizm zapewnia, że żaden klient nie może gromadzić oczekujących dokumentów w nieskończoność i wykorzystywać zasobów systemu. Poprzez okresowe resetowanie licznika gwarantujemy, że każdy klient otrzymuje sprawiedliwy udział w czasie przetwarzania.

1. Nazwa firmy: Oficjalna nazwa firmy zarejestrowana.

2. Ulica + Numer: Fizyczny adres głównego biura lub siedziby firmy.

3. Kod pocztowy: Kod pocztowy dla adresu firmy.

4. Miasto: Miasto, w którym znajduje się firma.

5. Stan: Stan lub region, w którym firma ma siedzibę.

6. Kraj: Kraj, w którym firma działa.

7. ID firmy: Unikalny identyfikator firmy, który może być używany wewnętrznie lub do integracji z innymi systemami.

8. ID podatkowe: Numer identyfikacji podatkowej firmy, ważny dla operacji finansowych i raportowania.

9. ID rejestracji handlowej: Numer rejestracyjny firmy w rejestrze handlowym, ważny dla dokumentacji prawnej i urzędowej.

10. Oficjalny numer telefonu firmy: Główny numer kontaktowy firmy.

11. Oficjalny adres e-mail firmy: Główny adres e-mail, który będzie używany do oficjalnej korespondencji.

Wprowadzone tutaj informacje mogą być kluczowe dla zapewnienia, że dokumenty takie jak faktury, oficjalna korespondencja i raporty są poprawnie sformatowane z prawidłowymi danymi firmy. Pomaga to również w utrzymaniu spójności w reprezentowaniu firmy w różnych komunikatach zewnętrznych i dokumentach. Po wprowadzeniu lub aktualizacji informacji administrator musi zapisać zmiany, klikając przycisk "Zapisz", aby wszystkie modyfikacje zostały zastosowane w całym systemie.

Dodatkowo, sekcja zapewnia widok planu subskrypcji, pokazując ile dni pozostało, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz licznik zużycia subskrypcji, który śledzi zużycie tokenów usługowych w porównaniu do tego, co jest przydzielone w planie. To może pomóc administratorom monitorować i planować odnowienia subskrypcji lub aktualizacje na podstawie trendów zużycia.

Oto konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów związanych z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego:

Filtry nie są stosowane poprawnie:

• Najpierw sprawdź ustawienia filtrów, aby upewnić się, że zostały zastosowane właściwe filtry i że wyświetlają one pożądane dane.

• Upewnij się, że filtry są stosowane logicznie i konsekwentnie. Czasami nieprawidłowa logika filtrów lub nieprawidłowe kombinacje mogą prowadzić do nieoczekiwanych wyników.

• Zapewnij użytkownikom wskazówki dotyczące prawidłowego korzystania z filtrów, aby mogli skutecznie korzystać z funkcji filtrowania.

Opóźnienia w ładowaniu danych:

• Sprawdź połączenie sieciowe, aby upewnić się, że jest stabilne i nie powoduje opóźnień.

• Sprawdź obciążenie serwera i wydajność źródła danych, aby zobaczyć, czy to jest problem. Może być konieczna optymalizacja źródła danych lub przejście na bardziej wydajną infrastrukturę.

• Wdrażaj mechanizmy buforowania, aby skrócić czas ładowania, zwłaszcza dla często używanych danych. Zachęcaj użytkowników do optymalizacji zapytań danych poprzez pobieranie tylko wymaganych pól danych i używanie filtrów do zmniejszenia ilości danych.

Problemy z przeglądarką:

• Upewnij się, że przeglądarka, której używają, jest kompatybilna z pulpitem nawigacyjnym i ma zainstalowane wszystkie wymagane aktualizacje.

• Zalecaj użytkownikom regularne czyszczenie pamięci podręcznej przeglądarki, aby uniknąć problemów z pamięcią i zapewnić, że otrzymują najbardziej aktualne dane.

• Sprawdź, czy rozszerzenia lub wtyczki w przeglądarce nie zakłócają działania pulpitu nawigacyjnego i tymczasowo je wyłącz, jeśli to konieczne, aby zidentyfikować problemy.

Problemy specyficzne dla użytkownika:

• Oferuj indywidualne wsparcie dla użytkowników, którzy nadal mają problemy. Może być konieczne sprawdzenie ich konkretnych ustawień, uprawnień lub konfiguracji sieciowej, aby zidentyfikować i rozwiązać problem.

Dostarczając użytkownikom te konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów, możesz pomóc im skutecznie rozwiązywać typowe problemy związane z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego i zwiększać ich produktywność.

Jeśli korzystasz z Portalu Dostawców DocBits, ważne jest, abyś zrozumiał różne statusy, jakie mogą mieć Twoi dostawcy. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dostawców w DocBits:

• Otwarte: Istniejący dostawca, który nie został jeszcze zaproszony

• Oczekująca rejestracja: Dostawca został zaproszony do portalu dostawców

• Oczekujący na dane dostawcy: Oczekiwanie na zmiany od dostawcy po zakończeniu rejestracji

• Oczekująca akceptacja: Dostawca zakończył rejestrację, czeka na pierwszą akceptację

• Oczekująca akceptacja AP: Dostawca został zatwierdzony po raz pierwszy, czeka na drugą akceptację

• Zatwierdzony: Dostawca został zatwierdzony

• Odrzucony: Dostawca został odrzucony

1. Ustawienia globalne:

   • Informacje o firmie: Zdefiniuj i edytuj podstawowe dane dotyczące firmy, takie jak nazwa, adres i inne identyfikatory.

   • Grupy, użytkownicy i uprawnienia: Zarządzaj rolami użytkowników i uprawnieniami, umożliwiając różne poziomy dostępu do różnych funkcji w DocBits.

   • Integracja: Skonfiguruj integracje z innym oprogramowaniem lub systemami, zwiększając funkcjonalność DocBits o usługi zewnętrzne.

   • Typy dokumentów: Określ i zarządzaj różnymi typami dokumentów, które DocBits będzie przetwarzać, takimi jak faktury, zamówienia itp.

   • Powiadomienia e-mail: Skonfiguruj ustawienia dotyczące powiadomień e-mail i alertów związanych z działaniami przetwarzania dokumentów.

   • Panel: Dostosuj widok panelu za pomocą widgetów i wskaźników, które są ważne dla użytkowników.

2. Przetwarzanie dokumentów:

   • Wygasanie dokumentów: Ustal zasady dotyczące tego, jak długo dokumenty są przechowywane przed archiwizacją lub usunięciem.

   • Import: Skonfiguruj sposób importowania dokumentów do DocBits, w tym ustawienia źródła i typy plików.

   • Ustawienia OCR: Dostosuj ustawienia dla optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które przekształca obrazy tekstu w tekst zakodowany maszynowo.

   • Klasyfikacja i ekstrakcja: Zdefiniuj, jak dokumenty są klasyfikowane i jak dane są ekstraktowane z dokumentów.

   • Wyszukiwanie danych podstawowych: Skonfiguruj wyszukiwania w celu weryfikacji lub uzupełnienia wyekstrahowanych danych danymi podstawowymi.

   • Lista wartości: Zarządzaj zdefiniowanymi z góry listami, które są używane w wprowadzaniu danych i walidacji.

   • Eksport: Skonfiguruj sposób i miejsce eksportowania przetworzonych dokumentów i danych.

   • Moduł: Dodatkowe moduły, które można skonfigurować w celu rozszerzenia funkcjonalności.

3. Licencje API: Zarządzaj kluczami API i monitoruj statystyki użycia dla API używanych przez DocBits.

4. Ustawienia dostawcy: Skonfiguruj i zarządzaj ustawieniami specyficznymi dla dostawców, możliwie integrując z systemami zarządzania dostawcami.

5. Zarządzanie pamięcią podręczną: Dostosuj ustawienia związane z pamięcią podręczną danych, aby poprawić wydajność systemu.

Przegląd

Ustawienie Kolor aplikacji pozwala administratorom zdefiniować schemat kolorów interfejsu aplikacji. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do rozróżniania różnych środowisk, takich jak testowe, piaskownica i produkcyjne. Przypisując różne kolory do każdego środowiska, użytkownicy mogą łatwo zidentyfikować, w którym środowisku pracują, co zmniejsza ryzyko wykonywania krytycznych działań w niewłaściwym środowisku.

Uzyskiwanie dostępu do ustawienia koloru aplikacji

1. Przejdź do ustawień firmy:

   • Z głównego menu kliknij sekcję Informacje o firmie.

2. Zlokalizuj sekcję Kolor aplikacji:

   • Przewiń w dół do sekcji Kolor aplikacji w ustawieniach Informacji o firmie.

Ustawianie koloru aplikacji

1. Wybierz kolor:

   • Kliknij na pole koloru lub wprowadź kod hex bezpośrednio w polu tekstowym.

   • Pojawi się wybierak kolorów, który pozwoli Ci wybrać pożądany kolor.

   • Możesz wprowadzić konkretny kod hex, jeśli masz ustalony kolor dla środowiska.

2. Zapisz kolor:

   • Po wybraniu koloru kliknij przycisk Zapisz, aby zastosować zmianę.

   • Interfejs aplikacji natychmiast zaktualizuje się, aby odzwierciedlić nowy kolor.

3. Przywróć domyślny:

   • Jeśli chcesz wrócić do domyślnego koloru, kliknij przycisk Resetuj.

Najlepsze praktyki dotyczące kolorów środowisk

Aby uniknąć zamieszania, zaleca się ustalenie standardowego schematu kolorów dla każdego środowiska:

• Produkcja: Użyj neutralnego lub domyślnego koloru, takiego jak #FFFFFF (biały) lub #f0f0f0 (jasnoszary), aby wskazać środowisko na żywo.

• Testowanie: Użyj jasnego lub alarmującego koloru, takiego jak #ffcc00 (żółty) lub #ffa500 (pomarańczowy), aby wskazać środowisko testowe.

• Piaskownica: Użyj wyraźnego koloru, takiego jak #007bff (niebieski) lub #6c757d (szary), aby wskazać środowisko piaskownicy lub deweloperskie.

Powiadomienie o planie subskrypcyjnym

W sekcji Kolor aplikacji administratorzy zobaczą również informacje związane z Planem subskrypcyjnym. Obejmuje to bieżący plan, jego status oraz pozostałe dni subskrypcji.

Znaczenie koloru aplikacji

Ustawienie koloru aplikacji jest prostym, ale skutecznym narzędziem, które pomaga użytkownikom szybko rozpoznać środowisko, w którym pracują. Starannie wybierając i zarządzając tymi kolorami, organizacje mogą minimalizować błędy i poprawiać efektywność pracy.

Czym jest EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) umożliwia zautomatyzowaną, standaryzowaną wymianę dokumentów handlowych (np. zamówień, faktur, powiadomień o wysyłce) między firmami bez konieczności interwencji manualnej. Poprzez zastąpienie procesów opartych na papierze, EDI poprawia efektywność, dokładność i szybkość w komunikacji biznesowej.

Główne Korzyści Ustawień EDI

1. Optymalizacja Łańcucha Dostaw

   • Umożliwia bezproblemową komunikację między dostawcami, producentami, dystrybutorami i detalistami.

   • Automatyzuje wymianę zamówień zakupu, powiadomień o wysyłce i faktur, co prowadzi do:

     • Poprawy zarządzania zapasami

     • Szybszego realizowania zamówień

     • Zmniejszenia błędów i opóźnień

2. Zoptymalizowane Zakupy

   • Automatyzuje zamówienia zakupu i potwierdzenia zamówień między nabywcami a dostawcami.

   • Skraca czas przetwarzania, minimalizuje błędy ręczne i ulepsza śledzenie zamówień.

3. Efektywne Transakcje Finansowe

   • Umożliwia elektroniczne fakturowanie, powiadomienia o płatnościach i inne wymiany dokumentów finansowych.

   • Przyspiesza cykle płatności, redukuje ręczne wprowadzanie danych i zapewnia dokładność transakcji.

Podsumowanie

Ustawienia EDI stanowią fundament nowoczesnych operacji biznesowych, napędzając efektywność, przejrzystość i automatyzację w łańcuchach dostaw, zakupach i finansach. Poprzez eliminację procesów manualnych, firmy mogą osiągnąć szybsze, bardziej niezawodne i opłacalne przepływy pracy.

Ekran dopasowywania PO ma dedykowane skróty, aby uprościć proces dopasowywania:

• Tab – Przechodzi między różnymi punktami menu na pasku bocznym, umożliwiając szybką nawigację bez klikania.

• Control + M – Przechodzi między przyciskami dostępnymi w sekcji dopasowywania PO, pomagając użytkownikom efektywnie nawigować po opcjach działań.

• Enter – Wybiera lub klika aktualnie wybrany przycisk, potwierdzając działania bez potrzeby używania myszy.

• Control + H – Otwiera dokumentację dla dopasowywania PO, zapewniając natychmiastowy dostęp do pomocy.

• Control + K – Otwiera menu skrótów klawiaturowych, wyświetlając wszystkie dostępne skróty dla tej sekcji.

• Control + D – Włącza lub wyłącza tryb szkoleniowy zamówienia zakupu, umożliwiając użytkownikom przełączanie się między trybami normalnym a szkoleniowym.

• Control + A – Wykonuje automatyczne dopasowanie zamówienia zakupu.

• Control + S – Zapisuje dokument, zapewniając, że wszystkie modyfikacje są poprawnie przechowywane.

• Control + R – Odrzuca dokument, oznaczając go do rewizji lub dodatkowej weryfikacji.

• Control + E – Eksportuje dokument, generując plik eksportu na podstawie zastosowanych ustawień.

• Control + F – Otwiera funkcję wyszukiwania zamówienia zakupu, umożliwiając użytkownikom szybkie zlokalizowanie konkretnych zamówień.

• Control + P – Wybiera pierwszy wiersz linii zamówienia zakupu, ułatwiając rozpoczęcie pracy z danymi zamówienia.

• Control + L – Wybiera pierwszy wiersz linii faktury, umożliwiając szybki dostęp do szczegółów faktury.

• Control + Left Click – Wybiera lub odznacza wiersze zamówienia zakupu, umożliwiając elastyczny wybór wielu wpisów.

• Control + C – Wybiera wiersze zamówienia zakupu, aby rozpocząć mapowanie do linii faktury, przygotowując proces mapowania.

• Control + V – Mapuje wybrane linie zamówienia zakupu do linii faktury, efektywnie łącząc dane.

• Option + Shift + Left Click – Wybiera wszystkie linie zamówienia zakupu między pierwszym a ostatnim wybranym wierszem, upraszczając proces zbiorowego wyboru.

Klient w cloud:

Na miejscu:

DocBits bezproblemowo integruje się z Infor LN/M3 za pośrednictwem ION API, ION Desk i standardowych BOD Infor. Nasza integracja API pozwala nam na eksport danych do Infor oraz przeprowadzanie walidacji danych głównych w DocBits.

Eksportowanie danych do Infor

Używamy ION API do wysyłania PDF z atrybutami do IDM oraz BOD Sync.CaptureDocument do ION Desk. W ION Desk przekształcamy Sync.CaptureDocument do pożądanych BOD w zależności od przetwarzanego typu dokumentu. Te przekształcone BOD Infor są następnie automatycznie importowane do LN lub M3.

Walidacja danych głównych w DocBits

Aby zidentyfikować dostawcę lub porównać/dopasować linie zamówienia, aktywujemy wyzwalacz w LN/M3, który wysyła BOD Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster i Sync.PurchaseOrder do DocBits. Konfigurujemy ten proces w ION Desk, definiując przepływ danych do konkretnego punktu połączenia z DocBits.

1. ISO/IEC 27001

Ten międzynarodowy standard definiuje wymagania dotyczące ustanawiania, wdrażania, utrzymywania i ciągłego doskonalenia Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (ISMS). Pomaga organizacjom chronić dane w sposób systematyczny i opłacalny, w tym procesy zarządzania ryzykiem i kontrole bezpieczeństwa informacji.

Wpływ na klientów: Zapewnia, że DocBits przestrzega najwyższych standardów bezpieczeństwa informacji, dając pewność, że wrażliwe dane są dobrze chronione.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Raporty SOC 1 są przeznaczone dla organizacji, które muszą wykazać skuteczność wewnętrznych kontroli dotyczących sprawozdawczości finansowej. Jest to szczególnie istotne dla dostawców usług, którzy mają wpływ na sprawozdawczość finansową swoich klientów.

Znaczenie dla DocBits: Demonstruje nasze zobowiązanie do utrzymywania rygorystycznych kontroli wewnętrznych nad danymi finansowymi, zapewniając klientom pewność co do niezawodności naszych procesów.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

SOC 2 koncentruje się na kontrolach organizacji świadczącej usługi, które są istotne dla bezpieczeństwa, dostępności, integralności przetwarzania, poufności i prywatności danych. Jest to kluczowe dla firm technologicznych i chmurowych, które zajmują się wrażliwymi informacjami.

Wartość dla klientów: Zapewnia niezależną weryfikację, że DocBits wdrożył skuteczne kontrole w celu ochrony danych klientów, zapewniając wiarygodność naszego oprogramowania i usług.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

RODO to rozporządzenie w prawie UE dotyczące ochrony danych i prywatności w Unii Europejskiej oraz Europejskim Obszarze Gospodarczym. Dotyczy również transferu danych osobowych poza obszar UE i EOG.

Zapewnienie klienta: Zgodność z RODO zapewnia, że DocBits przetwarza dane osobowe zgodnie z regulacjami UE, chroniąc prywatność użytkowników i przestrzegając rygorystycznych wytycznych dotyczących przetwarzania danych.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień zakupu. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Funkcja Tabeli Wyodrębnionej przez AI umożliwia użytkownikom łatwe manipulowanie i dostosowywanie wyodrębnionych danych z dokumentu faktury. Oto kluczowe możliwości i instrukcje dotyczące użytkowania:

• Usuwanie Kolumn: Jeśli pewne kolumny w wyodrębnionej tabeli nie są potrzebne, użytkownicy mogą łatwo je usunąć, klikając ikonę "Usuń kolumnę" (reprezentowaną przez trzy pionowe kropki) obok nagłówka kolumny. Pomaga to uporządkować tabelę i skupić się tylko na istotnych informacjach.

• Zmiana Formatu Waluty: Format waluty można zmienić, wybierając pożądany format z menu rozwijanego obok pola "Waluta". Zapewnia to, że wartości walutowe są wyświetlane w preferowanym formacie, ułatwiając interpretację i analizę danych finansowych.

• Pokazywanie/Ukrywanie Kolumn Niesparowanych: Domyślnie w tabeli widoczne są tylko sparowane kolumny (kolumny z wyodrębnionymi danymi). Użytkownicy mogą jednak wybrać pokazanie lub ukrycie kolumn niesparowanych, klikając przycisk "Ukryj kolumny niesparowane" lub "Pokaż kolumny niesparowane" na dole tabeli. Ta funkcja jest przydatna, gdy użytkownicy chcą przejrzeć wszystkie dostępne kolumny, nawet jeśli aktualnie nie zawierają danych.

• Zmiana Nagłówków Tabeli: Nagłówki tabeli (nazwy kolumn) można zmodyfikować, klikając na nagłówek i wpisując pożądaną nazwę. Ta funkcja pozwala użytkownikom dostosować nazwy kolumn, aby lepiej pasowały do ich terminologii lub preferencji, co sprawia, że dane są bardziej czytelne i zrozumiałe.

Te funkcje zapewniają użytkownikom elastyczność i kontrolę nad wyodrębnionymi danymi, umożliwiając dostosowanie informacji do ich konkretnych potrzeb i preferencji. Tabela Wyodrębniona przez AI ma na celu poprawę doświadczenia użytkownika, oferując płynny i intuicyjny sposób interakcji z danymi faktury oraz ich analizy.

Możesz wyszukiwać konkretne dokumenty, wpisując nazwę dokumentu lub ID w pasku wyszukiwania, jak pokazano poniżej.

Aby uzyskać bardziej precyzyjne filtrowanie, kliknij ikonę po prawej stronie paska wyszukiwania, aby wybrać konkretne kryteria wyszukiwania dokumentów.

Następujące opcje filtrów będą dostępne do użycia.

• Typ dokumentu: Typ dokumentu (np. Faktura, Zamówienie zakupu).

• Status: Status przetwarzania (np. Gotowy do walidacji, Odrzucony).

• Przydzielony do: Użytkownik, do którego dokument jest przypisany.

• Przydzielony do grupy: Grupa, do której dokument jest przypisany.

• Data rozpoczęcia / Data zakończenia: Zakres dat, w którym dokumenty zostały zaimportowane.

• Wymagany restart: Dokumenty, które wymagają ponownego uruchomienia.

Kliknij "Zastosuj", aby zastosować filtry, lub kliknij "Wyczyść filtry", aby je zresetować.

To narzędzie jest dostępne dla Ciebie na ekranie walidacji, w przypadku wystąpienia jakiegoś problemu podczas walidacji Twojego dokumentu w DocBits.

Ta funkcja znajduje się w menu powyżej obszaru podglądu dokumentu, jak poniżej

Po kliknięciu zostanie wyświetlony następujący formularz zgłoszenia.

Tutaj wypełnisz swoje dane oraz opiszesz błąd. Możesz również, jeśli to możliwe, dołączyć zrzut ekranu problemu i załączyć odpowiedni plik.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich wysyłek zaawansowanych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Odkryj w tym wideo, jak profesjonalnie radzić sobie z niezgodnościami podczas dopasowywania PO z DocBits. Prowadzimy cię krok po kroku przez to, co robić, gdy liczby się nie zgadzają. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym menedżerem ERP, czy aspirującym księgowym, nauczysz się, jak efektywnie i bezpiecznie zarządzać niezgodnościami.

Dowiedz się, jak nasza specjalna inteligencja zbiorowa AI w DocBits prowadzi cię przez cały proces oraz jak możesz wykorzystać naszą dokumentację, aby szybko znaleźć rozwiązania problemów lub wątpliwości. Dołącz do wielu zadowolonych klientów, którzy zoptymalizowali swoje procesy z DocBits.

Witamy w kursie dla początkujących DocBits, Twoim kompleksowym przewodniku po rewolucjonizowaniu zarządzania dokumentami w Twojej firmie!

W dzisiejszym złożonym środowisku finansowym zarządzanie potwierdzeniami zamówień, rachunkami dostawy, fakturowaniem i rachunkowością kosztów nie jest łatwym zadaniem. Tutaj właśnie wyróżnia się DocBits. Dzięki ponad 20 integracjom i niezrównanej kompatybilności z Infor CloudSuite, LN i M3, DocBits wyróżnia się na tle innych rozwiązań na rynku.

Przegląd

Ta funkcja pomaga zarządzać i uzgadniać numery przedmiotów pomiędzy Twoim systemem a dostawcami. Często numery przedmiotów używane wewnętrznie mogą nie odpowiadać numerom przedmiotów używanym przez dostawców. Docbits ułatwia radzenie sobie z tymi rozbieżnościami, tworząc mapowanie pomiędzy Twoimi numerami przedmiotów a numerami dostawców.

Jak to działa

1. Ręczne dopasowanie:

   • Za pierwszym razem, gdy napotkasz rozbieżność pomiędzy swoim numerem przedmiotu a numerem przedmiotu dostawcy, musisz dopasować je ręcznie.

   • Możesz to zrobić, wprowadzając poprawny numer przedmiotu dostawcy odpowiadający Twojemu wewnętrznemu numerowi przedmiotu.

2. Automatyczne dopasowanie:

   • Gdy ręcznie dopasujesz numer przedmiotu z numerem przedmiotu dostawcy, Docbits zapamięta to mapowanie.

   • Następnym razem, gdy ten sam przedmiot się pojawi, Docbits automatycznie go dopasuje na podstawie zapisanego mapowania, oszczędzając czas i zmniejszając liczbę błędów.

Podział Interfejsu

• ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

• Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

• Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

• Działanie: Opcje zarządzania mapowaniami, takie jak usuwanie niepoprawnych mapowań.

Korzyści

• Wydajność: Zmniejsza potrzebę powtarzającego się ręcznego wprowadzania, przyspieszając proces.

• Dokładność: Minimalizuje błędy poprzez zapewnienie, że numery przedmiotów są poprawnie dopasowane.

• Wygoda: Upraszcza przepływ pracy poprzez automatyzację procesu dopasowywania po początkowym ręcznym wprowadzeniu.

Ikony pomocy zostały umieszczone w całym DocBits, aby pomóc Ci w nauce i zrozumieniu, co naprawdę robi dana funkcja i jak może Ci pomóc w przetwarzaniu dokumentów.

Te ikony pomocy wyglądają następująco

1. Otrzymasz zaproszenie z linkiem na E-mail, aby rozpocząć proces rejestracji. Proszę kliknąć „Przejdź do rejestracji”, wprowadzić wymagane informacje i zaakceptować warunki, aby rozpocząć.
2. Szczegóły Dostawcy

   Proszę zweryfikować, czy nazwa Dostawcy jest poprawna. To jest kluczowy szczegół dla celów tożsamości i prawnych, którego nie można zmienić. Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Danych Adresowych. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
3. Dane Adresowe Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Kontakt z Dostawcą. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
4. Kontakt z Dostawcą Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Finansowej Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
5. Finanse Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Zakupu Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
6. Zakup Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Certyfikatów Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
7. Certyfikaty Dostawcy Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”
8. Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”
9. Proszę sprawdzić swoją skrzynkę E-mail w celu potwierdzenia, że zakończyłeś proces rejestracji.

Przegląd

W Docbits ustawienia EDI zapewniają narzędzia do definiowania i zarządzania strukturą oraz formatem wiadomości EDI, które odpowiadają różnym typom dokumentów, takim jak faktury czy zamówienia. Ustawienia umożliwiają dostosowanie wiadomości EDI do standardów i wymagań specyficznych dla różnych partnerów handlowych i branż.

Kluczowe funkcje i opcje

1. Elementy konfiguracji EDI:

   • Opis struktury: Definiuje podstawową strukturę dokumentu EDI, w tym kolejność segmentów, pola obowiązkowe i kwalifikatory niezbędne do ważności dokumentu EDI.

   • Transformacja: Określa transformacje stosowane do konwersji danych dokumentu na wiadomość w formacie EDI. Zazwyczaj polega to na określeniu mapowań z pól dokumentu do segmentów i elementów EDI.

   • Podgląd: Umożliwia administratorom podgląd, jak będzie wyglądać wiadomość EDI po transformacji, co pomaga zapewnić dokładność przed przesłaniem.

   • Ścieżki ekstrakcji: Pokazuje ścieżki używane do ekstrakcji wartości z dokumentu, które następnie są używane do wypełnienia wiadomości EDI.

2. Edytor XSLT:

   • Używany do edytowania i walidacji XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) stosowanego w procesie transformacji. XSLT to potężny język zaprojektowany do przekształcania dokumentów XML w inne dokumenty XML lub inne formaty, takie jak HTML, tekst czy nawet inne struktury XML.

Przegląd

Ustawienie Pola zapewnia interfejs użytkownika, w którym administratorzy mogą zarządzać właściwościami i zachowaniem poszczególnych pól danych powiązanych z typem dokumentu. Każde pole można dostosować, aby zoptymalizować dokładność i wydajność przechwytywania danych oraz walidacji.

Główne funkcje i opcje

1. Konfiguracja pól:

• Nazwy pól: Wyświetla nazwy pól, zazwyczaj odpowiadające elementom danych w dokumencie, takie jak "Numer faktury" lub "Data zamówienia".

• Wymagane: Administratorzy mogą oznaczyć pola jako wymagane, zapewniając, że dane muszą zostać wprowadzone lub przechwycone, aby ukończyć przetwarzanie dokumentu.

• Tylko do odczytu: Pola można ustawić jako tylko do odczytu, aby zapobiec modyfikacji po przechwyceniu danych lub podczas określonych etapów przetwarzania dokumentu.

• Ukryte: Pola można ukryć w interfejsie użytkownika, co jest przydatne dla poufnych informacji lub w celu uproszczenia procesów użytkownika.

1. Zaawansowane ustawienia:

• Wymuszenie walidacji: Zapewnia, że dane wprowadzone do pola przechodzą określone reguły walidacji przed zaakceptowaniem.

• OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków): Ten przełącznik można włączyć, aby umożliwić przetwarzanie OCR dla określonego pola, co jest przydatne do automatycznego wyodrębniania danych zeskanowanych lub cyfrowych dokumentów.

• Wynik dopasowania: Administratorzy mogą zdefiniować wynik dopasowania, czyli próg używany do określenia poziomu pewności rozpoznawania lub dopasowania danych, wpływający na sposób wykonywania walidacji danych i kontroli jakości.

1. Przyciski akcji:

• Utwórz nowe pole: Umożliwia dodanie nowych pól do typu dokumentu.

• Ikony edycji: Każde pole ma ikonę edycji, która umożliwia administratorom dalszą konfigurację ustawień specyficznych dla pola, takich jak typ danych, wartości domyślne lub powiązana logika biznesowa.

• Zapisz ustawienia: Zatwierdza dokonane zmiany w konfiguracjach pola.

Wsparcie użytkownika

Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności lub masz pytania dotyczące korzystania z DocBits, skonsultuj się z tym podręcznikiem użytkownika lub skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia, aby uzyskać pomoc. Naszym celem jest zapewnienie płynnego doświadczenia dla wszystkich użytkowników. Wystarczy kliknąć przycisk wsparcia w aplikacji DocBits, aby utworzyć zgłoszenie wsparcia.

Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem naszej strony FELLOWPRO:

W ekranie walidacji możesz bezpośrednio tworzyć zgłoszenia dla konkretnego dokumentu i dołączyć zrzut ekranu problemu. Po prostu kliknij przycisk "Utwórz zgłoszenie", otworzy się okno wsparcia i możesz od razu zacząć.

Przegląd

Sekcja Typy Dokumentów wymienia wszystkie typy dokumentów rozpoznawanych i przetwarzanych przez Docbits. Administratorzy mogą zarządzać różnymi aspektami takimi jak układ, definicje pól, reguły ekstrakcji i inne dla każdego rodzaju dokumentu. Ta dostosowalność jest kluczowa dla zapewnienia dokładnej obsługi danych i zgodności z normami organizacyjnymi.

Główne funkcje i opcje

1. Lista Typów Dokumentów:

• Każdy wiersz reprezentuje typ dokumentu, takie jak Faktura, Nota Kredytowa, Nota Dostawy, itp.

• Typy dokumentów mogą być standardowe lub niestandardowe, co jest wskazane przez etykiety takie jak "Standardowy."

1. Edytuj układ: Ta opcja pozwala administratorom modyfikować ustawienia układu dokumentu, które obejmują określenie wyglądu dokumentu i miejsca, w którym znajdują się pola danych.

2. Podtypy dokumentów: Jeśli jakiekolwiek typy dokumentów mają podkategorie, ta opcja pozwala administratorom skonfigurować ustawienia specyficzne dla każdego podtypu.

3. Kolumny tabeli: Dostosuj, które kolumny danych powinny pojawić się, gdy typ dokumentu jest wyświetlany na listach lub raportach.

4. Pola: Zarządzaj polami danych powiązanymi z typem dokumentu, w tym dodawanie nowych pól lub modyfikowanie istniejących.

5. Szkolenie modelu: Skonfiguruj i trenuj model używany do rozpoznawania i ekstrakcji danych z dokumentów. Może to obejmować ustawianie parametrów modeli uczenia maszynowego, które poprawiają się z czasem dzięki większej ilości danych.

6. Wyrażenia regularne (Regex): Skonfiguruj wyrażenia regularne, które są używane do ekstrakcji danych z dokumentów na podstawie wzorców. Jest to szczególnie przydatne do ekstrakcji danych strukturalnych.

7. Skrypty: Napisz lub zmodyfikuj skrypty, które uruchamiają niestandardowe reguły przetwarzania lub przepływy pracy dla dokumentów tego typu.

8. EDI (Elektroniczna Wymiana Danych): Skonfiguruj ustawienia związane z wymianą dokumentów w standardowych formatach elektronicznych.

Przegląd

Dokument ten przedstawia plan testów automatyzacji faktur przy użyciu DocBits z Infor LN lub M3. Zawiera szczegóły dotyczące przypadków testowych, przygotowania do testów, kroków wykonawczych oraz procesów wsparcia.

Przypadki Testowe

Plan Testów z Klientem

1. Ustawienia

• Spotkanie Wstępne: Zaplanuj spotkanie inauguracyjne z klientem, aby wyjaśnić proces testowania i cele.

• Dostęp i Uprawnienia: Upewnij się, że klient ma wszelkie niezbędne uprawnienia do DocBits i Infor LN lub M3 w celach testowych.

2. Przygotowanie do Testów

• Szkolenie: Zapewnij kompleksowe szkolenie dla zespołu klienta na temat korzystania z DocBits do przetwarzania faktur.

• Dokumentacja: Udostępnij szczegółową dokumentację na temat procedur testowych, w tym oczekiwanych wyników dla każdego przypadku testowego.

3. Wykonanie Przypadków Testowych

• Środowisko Testowe: Ustaw środowisko testowe, które jak najbliżej odwzorowuje system produkcyjny klienta.

• Testowanie Krok po Kroku: Współpracuj z klientem, aby wykonać każdy przypadek testowy, upewniając się, że rozumieją każdy krok:

  • Przetwarzaj faktury przez DocBits.

  • Weryfikuj wyniki w module dopasowywania zamówień.

  • Sprawdź wyniki eksportu w LN lub M3.

4. Rozwiązywanie Problemów

• Śledzenie: Użyj systemu śledzenia (takiego jak Jira lub prosty arkusz kalkulacyjny), aby rejestrować wszelkie problemy lub niezgodności, które wystąpią podczas testowania.

• Wsparcie: Zapewnij natychmiastowe wsparcie w celu rozwiązania problemów i wyjaśnienia wszelkich wątpliwości.

5. Weryfikacja i Informacja Zwrotna

• Weryfikacja: Po każdym przypadku testowym zweryfikuj wyniki z klientem, aby zapewnić dokładność.

• Pętla Informacji Zwrotnej: Zbieraj opinie od klienta na temat procesu i wszelkich potrzebnych ulepszeń.

6. Finalizacja

• Dokumentacja Wyników: Udokumentuj wyniki każdego przypadku testowego i przygotuj raport podsumowujący dla klienta.

• Spotkanie Przeglądowe: Przeprowadź spotkanie przeglądowe, aby omówić wyniki testów i wszelkie dalsze kroki wymagane przed uruchomieniem.

7. Przygotowanie do Uruchomienia

• Odświeżenie Szkolenia: Oferuj sesję odświeżającą szkolenie, jeśli to konieczne.

• Plan Wsparcia: Opracuj plan wsparcia na początkowy etap uruchomienia, aby zapewnić płynne przejście.

Odkryj rewolucyjne możliwości DocBits, nowoczesnego narzędzia do obsługi dokumentów, które upraszcza złożoność ekstrakcji tabel, dopasowywania zamówień (PO) oraz zarządzania fakturami kosztowymi.

W tym filmie zagłębiamy się w unikalne cechy DocBits, koncentrując się na AI ekstrakcji tabel, która bez wysiłku radzi sobie nawet z najbardziej skomplikowanymi układami tabel. Z dokładnością sięgającą 95%, system automatyzuje ekstrakcję, pozwalając Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne.

1. Przegląd

Plik Opisujący Strukturę definiuje, w jaki sposób powtarzające się segmenty EDI (np. N1–N4) są grupowane w strukturalny JSON. Zapewnia:

• Dokładny parsowanie powiązanych elementów jako jednostek pojedynczych.

• Spójne wyniki dla systemów docelowych.

Dla pełnego przykładu z szczegółami segmentów, zobacz .

2. Dostęp i podstawowa edycja

Dostęp do pliku

1. Ustawienia → Typ Dokumentu → [Twój Dokument (np. Zamówienie Zakupu)] → E-Dok.
2. W sekcji E-Dok, wybierz swój format (np. EDI ).

3. Kliknij Opis Struktury.

Zarządzanie wersjami roboczymi

• Utwórz wersję roboczą: Kliknij ikonę ✏️ ołówka, aby rozpocząć edycję.

• Usuń wersje robocze: Użyj ikony 🗑️ kosza, aby usunąć nieużywane wersje robocze.

• Aktywuj zmiany: Kliknij ikonę ✅ znaczka zatwierdzenia, aby zatwierdzić i opublikować zmiany.

  • Uwaga: Aktywowanie nowej wersji automatycznie dezaktywuje poprzednią.

3. Funkcja podglądu (Podgląd sparsowanego XML)

Funkcja Podglądu pozwala na testowanie i podgląd, jak przesłany plik EDI jest parsowany przy użyciu bieżącego pliku opisującego strukturę.

Użycie

• Prześlij plik EDI za pomocą standardowego przepływu przesyłania.

• Skopiuj ID Dokumentu przesłanego pliku.

• Przejdź do interfejsu Pliku Opisującego Strukturę.

• Otwórz Funkcję Podglądu.
• Wprowadź ID Dokumentu do pola i naciśnij Test.

• Wynikowy sparsowany wynik XML zostanie wyświetlony.

Jest to szczególnie przydatne do debugowania mapowań i walidacji grup strukturalnych w czasie rzeczywistym.

6. Przewodnik wideo

Przewodnik wideo dla tego typu pliku jest dostępny na Użyj go, aby śledzić konfigurację, edycję i podgląd.

Gdzie to znaleźć

Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Automatyczne sprawdzanie aktualizacji PO Włącz przycisk, aby aktywować to ustawienie.

Jak to działa

Po włączeniu system dostarcza wizualny wskaźnik na ekranie Dopasowanie zamówienia zakupu za każdym razem, gdy zamówienie zakupu zostało zaktualizowane. Ta ikona wskazuje, że zamówienie zakupu powinno zostać odświeżone, aby zapewnić użytkownikom pracę z najbardziej aktualnymi informacjami przed podjęciem decyzji.

Aby odświeżyć zamówienie zakupu, kliknij ikonkę odświeżania obok numeru zamówienia zakupu (zobacz zdjęcie poniżej).

Przegląd

Szkolenie modelu umożliwia administratorom nadzorowanie i zarządzanie szkoleniem modeli uczenia maszynowego specyficznych dla każdego typu dokumentu. Dzięki zapewnieniu strukturalnego interfejsu do importowania danych próbkowych, szkolenia modeli i testowania ich wydajności, Docbits zapewnia, że zdolności ekstrakcji danych ciągle się poprawiają.

Główne funkcje i opcje

1. Przegląd metryk:

• Próbka: Liczba dokumentów próbkowych użytych do szkolenia.

• Eksportowane: Liczba dokumentów, które zostały pomyślnie wyeksportowane po przetworzeniu.

• Suma firmy: Łączna liczba dokumentów specyficznych dla firmy przetworzonych.

• Suma ogólna: Łączna liczba dokumentów przetworzonych we wszystkich kategoriach.

1. Opcje szkolenia i testowania:

• Importuj: Pozwala administratorom importować nowe zbiory danych szkoleniowych, które zazwyczaj są strukturalnymi próbkami dokumentów, które powinny być rozpoznawane przez system.

• Trenuj model: Rozpoczyna proces szkolenia, używając importowanych danych do poprawy zdolności rozpoznawania i ekstrakcji systemu.

• Test klasyfikacji: Umożliwia testowanie modelu w celu oceny jego wydajności w klasyfikowaniu i ekstrahowaniu danych z nowych lub niewidzianych dokumentów.

1. Przyciski akcji:

• Utwórz pole: Dodaj nowe pola danych, które model powinien rozpoznawać i ekstrahować.

• Akcje: To rozwijane menu może zawierać opcje takie jak wyświetlanie szczegółów, edytowanie konfiguracji lub usuwanie danych szkoleniowych.

Oto kilka sprawdzonych zaleceń dotyczących skutecznego korzystania z ustawień w celu optymalizacji przetwarzania dokumentów, poprawy dokładności danych i zapewnienia zgodności.

Ustandaryzuj szablony i ustawienia językowe:

• Stwórz jasne wytyczne dotyczące korzystania z szablonów formatowania i ustawień językowych, aby zapewnić spójność wszystkich dokumentów.

• Regularnie szkol pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z szablonów i ustawień językowych.

Włącz automatyczne poprawianie i sprawdzanie pisowni:

• Zachęcaj pracowników do sprawdzania pisowni przed finalizacją dokumentu, aby zidentyfikować i poprawić błędy typograficzne oraz gramatyczne.

Używaj wersjonowania i śledzenia zmian:

• Używaj wersjonowania i śledzenia zmian, aby śledzić historię edycji i zapewnić możliwość identyfikacji zmian.

• Starannie dokumentuj zmiany i komentarze, aby wspierać proces przeglądu i ułatwiać współpracę.

Staranna konfiguracja zabezpieczeń dokumentów:

• Ustal jasne ograniczenia dostępu, aby zapewnić, że poufne dokumenty mogą być wyświetlane i edytowane tylko przez upoważnione osoby.

• Regularnie aktualizuj hasła i prawa dostępu, aby zapewnić bezpieczeństwo i spełniać wymagania zgodności.

Regularne szkolenia i aktualizacje:

• Regularnie szkol pracowników w zakresie skutecznego korzystania z DocBits i jego funkcji.

• Bądź na bieżąco z aktualizacjami i nowymi funkcjami oraz wdrażaj je w razie potrzeby, aby poprawić wydajność i bezpieczeństwo.

Udokumentowane przepływy pracy i polityki:

• Stwórz jasne polityki przetwarzania dokumentów i przepływy pracy, które obejmują korzystanie z różnych ustawień i funkcji.

• Udokumentuj wymagania dotyczące zgodności i upewnij się, że wszyscy pracownicy je rozumieją i przestrzegają.

Wdrażając te najlepsze praktyki, możesz zwiększyć wydajność w DocBits, poprawić dokładność danych i zapewnić, że spełnia on odpowiednie wymagania dotyczące zgodności.

Nawet przy ostrożnej konfiguracji, przetwarzanie dokumentów czasami może napotkać problemy. Oto kilka wskazówek dotyczących rozwiązywania częstych problemów, które mogą wynikać z konfiguracji:

Dodatkowe ustawienia zamówienia:

• Sprawdź, czy wszystkie dodatkowe parametry są poprawnie skonfigurowane i spełniają wymagania biznesowe.

• Upewnij się, że konfiguracja jest zgodna z wymaganiami systemowymi i potrzebami użytkowników.

Eksport do IDM:

• Upewnij się, że połączenie z systemem IDM jest poprawnie skonfigurowane i że wszystkie niezbędne uprawnienia są w miejscu.

• Sprawdź, czy format dokumentu jest zgodny z wymaganiami systemu IDM.

Dodatkowe ustawienia tolerancji:

• Upewnij się, że limity tolerancji są realistyczne i wykonalne.

• Regularnie sprawdzaj, czy limity tolerancji spełniają aktualne wymagania biznesowe.

Alternatywny eksport dokumentów:

• Przetestuj eksport w różnych formatach, aby upewnić się, że wszystkie wymagane informacje są poprawnie eksportowane.

• Upewnij się, że formaty eksportu są zgodne z wymaganiami odbiorców lub systemów docelowych.

Status dezaktywacji zamówienia:

• Przejrzyj konfigurację dezaktywacji statusu, aby upewnić się, że nie blokuje ona niepotrzebnie przepływu pracy.

• Upewnij się, że wszyscy użytkownicy są świadomi zmian statusu i wiedzą, jak na nie odpowiedzieć.

Poprzez zastosowanie tych ustawień i praktyk najlepszych organizacje mogą usprawnić swoje procesy przetwarzania dokumentów, poprawić dokładność danych i zapewnić zgodność z przepisami.

Wprowadzenie

Witamy w module Księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży pośredniej! Ten moduł został zaprojektowany, aby pomóc Ci efektywnie zarządzać i uzgadniać transakcje finansowe w Twoim systemie ERP. Dzięki funkcjom takim jak automatyczne wyodrębnianie danych, dopasowywanie dokumentów i szczegółowe śledzenie, możesz zapewnić, że Twoje zapisy finansowe są dokładne i aktualne.

Pierwsze kroki

Aby rozpocząć korzystanie z modułu księgowego, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia ustawione przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

Wymagania systemowe

• Dostęp do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

• Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i przetwarzania dokumentów finansowych.

Kluczowe funkcje

1. Automatyczne wyodrębnianie danych: Automatycznie wyodrębnia i interpretuje dane z faktur cyfrowych i innych dokumentów.

2. Porównanie danych: Porównuje wyodrębnione dane z faktur z istniejącymi danymi zamówień zakupu.

3. Weryfikacja dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.

4. Raportowanie rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.

5. Ścieżka audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.

6. Szkolenie dokumentów: Szkolenie systemu w rozpoznawaniu nowych dokumentów z minimalnym wysiłkiem, zazwyczaj tylko raz.

7. Podział kwot: Podział kwot według działów dla szczegółowego śledzenia finansowego.

8. Definicja konta księgowego: Zespół APS (System Księgowości i Zakupów) może zdefiniować konto księgowe po wyodrębnieniu danych.

Interfejs użytkownika

Interfejs modułu księgowego zazwyczaj zawiera następujące komponenty:

• Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu faktur i sprzedaży oraz ostatnich aktywności.

• Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania faktur i zapisów sprzedaży.

• Dopasowane rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.

• Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.

• Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.

Przewodnik krok po kroku po module księgowym

1. Dostęp do modułu księgowego

Przejdź do modułu księgowego z głównego menu systemu ERP.

2. Import lub dostęp do faktur

• Automatyczny import: Jeśli Twój system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.

• Ręczne przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.

3. Przegląd automatycznie dopasowanych faktur

• Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.

• Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.

4. Obsługa rozbieżności

• Uzyskaj dostęp do sekcji Rozbieżności, aby przeglądać faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.

• Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.

5. Ręczne dopasowanie

Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:

• Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiednie zamówienie zakupu.

• Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.

6. Szkolenie systemu

• Dla nowych typów dokumentów, przeszkol system, aby je rozpoznawał, dostarczając próbkę.

• Zazwyczaj wystarczy przeszkolenie systemu raz, aby dokładnie rozpoznawał podobne dokumenty w przyszłości.

7. Rejestrowanie księgowań

• Przejdź do zakładki "Pozycje" aby przeglądać i rejestrować księgowania dla każdej faktury.

• Przypisz kwoty do odpowiednich kont, centrów kosztów i wymiarów specyficznych dla Infor LN/M3.

Przykład: Księgowanie faktury kosztowej

1. Wybierz pozycję: Wybierz pozycję dla faktury kosztowej.

2. Przypisz konto: Przypisz odpowiednie konto, takie jak "71200 - Koszty nieoperacyjne".

3. Ustaw wymiary: Ustaw dodatkowe wymiary, takie jak centrum kosztów, grupa produktów i projekt.

4. Podziel kwotę: W razie potrzeby podziel kwotę według działów dla bardziej szczegółowego śledzenia.

5. Wprowadź kwotę: Wprowadź kwotę dla pozycji.

8. Definiowanie kont księgowych

• Po wyodrębnieniu danych, zespół APS może zdefiniować konta księgowe.

• Zapewnia to, że każda transakcja jest zapisana na właściwym koncie dla dokładnego raportowania finansowego.

9. Generowanie raportów

• Uzyskaj dostęp do sekcji "Raporty", aby generować szczegółowe raporty dotyczące transakcji finansowych.

• Użyj opcji eksportu, aby zapisać raporty do dalszej analizy lub archiwizacji.

Przykład użycia

1. Przesyłanie dokumentów: Użytkownicy mogą przesyłać różne dokumenty (faktury, noty dostawcze itp.) do systemu.

2. Automatyczne dopasowanie: System automatycznie dopasowuje przesłane dokumenty do istniejących zamówień zakupu.

3. Przegląd dopasowań: Użytkownicy mogą przeglądać dopasowania, weryfikować szczegóły i widzieć wskaźniki statusu.

4. Rozwiązywanie rozbieżności: Wszelkie niedopasowania lub rozbieżności są wyróżniane, aby użytkownik mógł je ręcznie przeglądać i korygować.

5. Eksport danych: Dopasowane dane mogą być eksportowane do dalszego przetwarzania lub archiwizacji.

1. Przegląd

Plik ścieżek ekstrakcji definiuje sposób ekstrakcji danych z strukturalnego XML do konkretnych pól dokumentów i tabel w interfejsie. Mapuje identyfikatory pól na wyrażenia XPath, które są oceniane, aby pobrać wartości z XML do odpowiadających pól dokumentów. Ten plik odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że wyekstrahowane dane pojawią się poprawnie podczas walidacji pola i przetwarzania w dół.

2. Cel i Funkcja

• Mapuje każde pole dokumentu i kolumnę tabeli do określonego miejsca w strukturalnym XML za pomocą wyrażeń XPath.

• Zapewnia, że poprawne wartości są wprowadzane do pól takich jak order_number, supplier_name i total_amount.

• Obsługuje zarówno pojedyncze pola (za pomocą obiektu fields) jak i tabelki (za pomocą tablicy tables z ścieżkami wierszy i mapowaniem kolumn).

• Umożliwia precyzyjną kontrolę nad tym, jak dane są pobierane z XML, w tym wykorzystanie funkcji XPath, takich jak sum().

Przykład mapowania pola:

Copy

"order_number": "//PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER/text()"

3. Dostęp i Podstawowa Edycja

Dostęp do Pliku:

1. Przejdź do Ustawienia → Typ Dokumentu → [Twój Dokument (np. Zamówienie Zakupu)] → E-Dok.
2. W zakładce E-Dok wybierz swój format (np. EDI).

3. Kliknij Ścieżki Ekstrakcji, aby wyświetlić lub edytować plik.

Zarządzanie Wersjami Roboczymi:

• Utwórz Wersję Roboczą: Kliknij ikonę ołówka ✏️.

• Usuń Wersje Robocze: Użyj ikony kosza 🗑️, aby usunąć nieużywane wersje robocze.

• Aktywuj Zmiany: Kliknij znacznik sprawdzania ✅, aby opublikować wersję.

  • Uwaga: Aktywowanie nowej wersji spowoduje automatyczne dezaktywowanie poprzedniej.

4. Edytor i Składnia

Plik ścieżek ekstrakcji jest napisany w formacie JSON i zawiera dwie główne składowe:

• fields: Słownik, w którym każdy klucz to identyfikator pola, a każda wartość to wyrażenie XPath definiujące sposób ekstrakcji danych.

• tables: Lista definicji tabel, która obejmuje:

  • name: ID tabeli.

  • row_path: XPath identyfikujący każdy wiersz tabeli.

  • columns: Lista mapowań kolumn (name, path).

Możesz również używać funkcji XPath (np. sum()) i wyrażeń do obliczania wartości dynamicznie z powtarzających się elementów.

Copy

jsonCopyEdit"total_net_amount": "sum(//PURCHASE_ORDER/ORDER_LINES/ORDER_LINE/SUB_TOTAL)"

5. Funkcja Podglądu (Oceń Ekstrakcję)

Funkcja Podglądu pozwala symulować zachowanie ścieżek ekstrakcji z rzeczywistym przesłanym dokumentem.

Użycie:

• Prześlij plik EDI za pomocą standardowego procesu przesyłania.

• Skopiuj ID Dokumentu.

• Przejdź do interfejsu Ścieżki Ekstrakcji.

• Otwórz Funkcję Podglądu.

• Wprowadź ID Dokumentu i kliknij Test.

• Wynik pokaże, jak każde pole i tabela jest wypełniona na podstawie skonfigurowanych ścieżek.

Ta funkcja jest istotna do weryfikacji, czy Twoje wyrażenia XPath są poprawnie zdefiniowane i pobierają oczekiwane wartości przed aktywacją wersji roboczej.

6. Przewodnik Wideo

Przewodnik wideo dla tego typu pliku jest dostępny na stronie z filmami. Użyj go, aby śledzić konfigurację, edycję i podgląd.

Instrukcje krok po kroku, jak dodać tagi do tabeli:

Krok 1: Wybierz nazwy kolumn (tagi)

• Wybierz nazwy kolumn: Przejrzyj nazwy kolumn w swojej tabeli i zdecyduj, które tagi dodać.

Krok 2: Naciśnij przycisk "Zastosuj"

• Naciśnij przycisk: Po wybraniu odpowiedniego tagu dla kolumny, naciśnij przycisk "Zastosuj" obok wybranej kolumny i tagu.

Krok 3: Dodaj tag do tabeli

• Dodaj tag: Wybrany tag zostanie dodany do tabeli jako dodatkowa kolumna obok odpowiedniej kolumny.

Krok 4: Zapisz lub usuń tag

• Zapisz tag: Naciśnij przycisk Zapisz, aby zapisać wybrany tag

• Usuń tag: Aby usunąć wybrany tag, naciśnij przycisk Usuń

Oto szczegółowe wyjaśnienie każdej kolumny i możliwych tagów:

Pozycja:

Opis: Pozycja lub kolejność przedmiotu w zamówieniu.

Tag: Liczba całkowita

Przykład: 1, 2, 3...

Opis:

Opis: Krótki opis przedmiotu.

Tag: Tekst

Przykład: Śruba, Nakrętka, Widget...

Zamówienie zakupu:

Opis: Numer powiązanego zamówienia.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: PO12345, PO98765...

Ilość:

Opis: Liczba zamówionych jednostek.

Tag: Liczba

Przykład: 100, 50, 200...

Jednostka:

Opis: Jednostka miary (np. sztuka, kilogram).

Tag: Tekst

Przykład: Szt., kg, l...

Cena jednostkowa:

Opis: Cena za jednostkę przedmiotu.

Tag: Waluta

Przykład: €10.00, €5.50, €100.00...

Kwota netto:

Opis: Całkowita cena przed odliczeniami i podatkami (obliczana jako ilość * cena jednostkowa).

Tag: Waluta

Przykład: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Rabat:

Opis: Kwota rabatu stosowana do kwoty netto.

Tag: Waluta

Przykład: €50.00, €20.00, €500.00...

Procent rabatu:

Opis: Procent rabatu stosowany do kwoty netto.

Tag: Procent

Przykład: 5%, 10%, 15%...

VAT:

Opis: Kwota VAT stosowana do przedmiotu.

Tag: Waluta

Przykład: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Kwota całkowita:

Opis: Ostateczna kwota po odliczeniu rabatu i dodaniu VAT.

Tag: Waluta

Przykład: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

Kraj pochodzenia:

Opis: Kraj, w którym przedmiot został wyprodukowany lub wysłany.

Tag: Tekst

Przykład: USA, Niemcy, Chiny...

Numer przedmiotu:

Opis: Unikalny identyfikator lub SKU dla przedmiotu.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: 987654, A12345, Z98765...

Numer dokumentu dostawy:

Opis: Numer powiązanego dokumentu dostawy.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: DN56789, DN12345...

Zdanie (dodatkowe informacje):

Opis: Dodatkowe uwagi, kody lub istotne informacje.

Tag: Tekst

Przykład: Komentarz, Specyfikacja...

Dzięki tej strukturze i tagom tabela jest bardziej klarownie zdefiniowana, a informacje mogą być lepiej kategoryzowane i przetwarzane.

W DocBits ustawienia Regex pozwalają administratorom zdefiniować niestandardowe wzorce, które system używa do znajdowania i wyodrębniania danych z dokumentów. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy dane muszą być wyodrębnione z nieustrukturyzowanego tekstu lub gdy dane podlegają przewidywalnemu formatowi, który można uchwycić za pomocą wzorców regex.

Główne funkcje i opcje

1. Zarządzanie wyrażeniami regularnymi:

• Dodaj: Pozwala utworzyć nowy wzorzec regex dla określonego typu dokumentu.

• Zapisz zmiany: Zapisuje modyfikacje w istniejących konfiguracjach regex.

• Wzorzec: Tutaj możesz zdefiniować wzorzec regex pasujący do określonego formatu danych wymaganego.

• Pochodzenie: Jest to pochodzenie dokumentu - Na przykład można zdefiniować inny Regex w Niemczech

Przegląd

Typy Dokumentów to w zasadzie specjalizowane wersje głównych typów dokumentów. Na przykład, pod głównym typem dokumentu "Faktura" mogą istnieć podtypy takie jak "Standardowa Faktura," "Faktura Pro-forma," i "Faktura Kredytowa," każda z nieco innymi wymaganiami dotyczącymi danych lub regułami przetwarzania.

Główne Funkcje i Opcje

1. Lista Podtypów:

• Każdy wiersz reprezentuje podtyp głównego typu dokumentu.

• Zawiera nazwę podtypu oraz zestaw działań, które można na nim wykonać.

1. Działania:

• Pola: Konfiguruj, które pola danych są zawarte w podtypie i jak są nimi zarządzane.

• Edytuj Układ: Modyfikuj wizualny układ, w jaki sposób informacje są wyświetlane i wprowadzane dla tego podtypu.

• Skrypty: Dołącz lub edytuj skrypty, które wykonują określone operacje podczas przetwarzania dokumentów tego podtypu.

• Kopiuj: Duplikuj istniejącą konfigurację podtypu do użycia jako podstawa dla nowej.

• Usuń: Usuń podtyp, jeśli nie jest już potrzebny.

1. Dodawanie Nowych Podtypów:

• Przycisk "+ Nowy" pozwala administratorom tworzyć nowe podtypy, definiując unikalne właściwości i reguły według potrzeb.

Typy Dokumentów w DocBits zapewniają elastyczny i potężny sposób obsługi różnorodnych dokumentów w ramach jednego systemu, zapewniając dokładne i efektywne przetwarzanie każdego typu i podtypu zgodnie z jego unikalnymi specyfikacjami.

Przegląd

Możesz zdecydować się na ręczne obliczenie ceny jednostkowej, dzieląc kwotę netto przez ilość, zamiast automatycznie wyciągać ją z dokumentu. Jest to szczególnie przydatne, gdy cena jednostkowa w zamówieniu zakupu (w Infor) różni się od ceny wyciągniętej z dokumentu. Takie rozbieżności mogą wystąpić, jeśli rabat jest stosowany do ceny jednostkowej w zamówieniu zakupu Infor, podczas gdy dokument stosuje rabat tylko do kwoty netto.

Kroki aktywacji

1. Przejdź do Ustawienia -> Ustawienia globalne -> Typy dokumentów.
2. Wybierz żądany typ dokumentu i kliknij Więcej ustawień.
3. W sekcji Zamówienie zakupu włącz opcję Oblicz cenę jednostkową PO.

Przykład:

W tym przypadku cena jednostkowa (bez rabatu) jest wyciągana z dokumentu, podczas gdy zamówienie zakupu w Infor przechowuje cenę jednostkową z zastosowanym rabatem. Skutkuje to niezgodnością w cenie jednostkowej.

Po aktywacji ustawienia cena jednostkowa zostanie przeliczona w następujący sposób: Cena jednostkowa = Kwota netto ÷ Ilość Zapewnia to, że cena jednostkowa jest spójna i odpowiada zamierzonej wartości.

Przegląd

Interfejs Kolumn Tabel w Docbits służy do określenia kolumn, które pojawiają się w tabelach danych dla każdego typu dokumentu. Każda kolumna może być skonfigurowana do przechowywania określonych typów danych, takich jak ciągi znaków lub wartości liczbowe, i może być istotna dla funkcji sortowania, filtrowania i raportowania w Docbits.

Główne funkcje i opcje

1. Konfiguracja kolumn:

• Nazwa kolumny: Identyfikator kolumny w bazie danych.

• Tytuł: Czytelny dla człowieka tytuł kolumny, który pojawi się w interfejsie.

• Typ kolumny: Określa typ danych kolumny (np. CIĄG ZNAKÓW, KWOTA), co determinuje, jakiego rodzaju dane mogą być przechowywane w kolumnie.

• Nazwa tabeli: Wskazuje, do której tabeli należy kolumna, łącząc ją z określonym typem dokumentu, takim jak TABELA_FAKTUR.

1. Działania:

• Edytuj: Modyfikuj ustawienia istniejącej kolumny.

• Usuń: Usuń kolumnę z tabeli, co jest przydatne, jeśli dane nie są już wymagane lub jeśli struktura danych typu dokumentu ulega zmianie.

1. Dodawanie nowych kolumn i tabel:

• Dodaj nową kolumnę tabeli: Otwiera okno dialogowe, w którym można zdefiniować nową kolumnę, w tym jej nazwę, czy jest wymagana, jej typ danych i tabelę, do której należy.

• Utwórz nową tabelę: Pozwala na utworzenie nowej tabeli, definiując unikalną nazwę, która będzie używana do przechowywania danych związanych z określonym zestawem typów dokumentów.

Ta sekcja jest kluczowa dla utrzymania integralności strukturalnej i użyteczności danych w systemie Docbits, zapewniając, że dane wyodrębnione z dokumentów są przechowywane w dobrze zorganizowany i dostępny sposób.

Włączanie Obsługi Duplikatów Dokumentów

Aby włączyć obsługę duplikatów dokumentów, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów.
2. Wybierz żądany Typ dokumentu i kliknij Więcej ustawień.
3. Przejdź do sekcji Wykrywanie duplikatów.

Masz dwie opcje wykrywania duplikatów dokumentów:

1. Wykrywanie duplikatów dokumentów: Ta funkcja sprawdza, czy w DocBits zostały przesłane duplikaty dokumentów na podstawie wybranych kryteriów. Jeśli jakikolwiek dokument pasuje do wybranych kryteriów w innych dokumentach, zostanie oznaczony jako duplikat.

2. Wykrywanie duplikatów faktur (Dostępne tylko dla typu dokumentu Faktura): Ta funkcja wymaga synchronizacji faktur dostawców z Infor do DocBits. Porównuje numery faktur w pulpicie DocBits z tymi w Infor. Jeśli ten sam numer faktury pojawi się więcej niż raz, zostanie oznaczony jako duplikat.

   Uwaga: Korzystanie z funkcji Wykrywanie duplikatów faktur spowoduje dodatkową opłatę kredytową.

Po aktywowaniu ustawienia możesz wybrać konkretne kryteria do wykrywania duplikatów.

Wyświetlanie Duplikatów Dokumentów na Pulpicie

Po włączeniu Wykrywania Duplikatów, pulpit wyświetli ikonę dla wszelkich dokumentów zidentyfikowanych jako duplikaty na podstawie wybranych kryteriów. Kliknięcie tej ikony otworzy duplikaty w widoku podzielonego ekranu dla łatwego porównania.

Podczas przeglądania dokumentu pojawi się pasek ostrzegawczy, aby wskazać, że dokument jest duplikatem.

Przegląd

Domyślnie, określone pola w procesie walidacji pól są automatycznie sprawdzane poprzez weryfikację ich wartości za pomocą formuł opartych na innych wyodrębnionych wartościach. Na tej stronie znajdziesz formularze używane do tych automatycznych obliczeń.

Zawsze możesz zweryfikować używaną formułę, najeżdżając kursorem na ikonę informacji.

Uwaga: Ikona informacji jest widoczna tylko wtedy, gdy wartość została wyodrębniona dla odpowiadającego pola.

Formularze do automatycznych kontroli:

Kwota netto:

Stawka VAT:

Kwota podatku:

Kwota netto zmniejszona:

Obniżona stawka VAT:

Obniżona kwota podatku:

Całkowita kwota netto:

Całkowita kwota netto w USA:

Całkowita kwota podatku:

Całkowita kwota:

Uwaga: Jeśli wyodrębniona wartość i zweryfikowana wartość się nie zgadzają, dokument nie może być przetwarzany dalej. Pojawi się błąd Niezgodność kwot dla odpowiadającego pola.

Skróty Walidacji Pola

Pracując w sekcji walidacji pola, użytkownicy mogą korzystać z tych skrótów:

• Enter – Przenosi kursor do następnego pola w sekwencji walidacji.

• Tab – Waliduje bieżące pole i automatycznie przeskakuje do następnego pola, które wymaga walidacji, pomijając już zwalidowane pola.

• ESC – Przenosi z powrotem do Pulpitu.

• Option + K – Otwiera menu skrótów klawiaturowych specyficzne dla sekcji walidacji pola.

• Space – Przełącza zaznaczenie pola wyboru, umożliwiając użytkownikom szybkie zaznaczanie lub odznaczanie opcji.

• Option + G – Przenosi fokus do następnej grupy powiązanych pól, co pomaga w efektywnej nawigacji po zorganizowanych sekcjach wprowadzania danych.

• Option + F – Przenosi kursor do pierwszego pola w pierwszej grupie, umożliwiając użytkownikom szybki powrót na początek formularza.

• Option + S – Zapisuje dokument, zapewniając, że wszystkie wprowadzone dane są przechowywane.

• Option + R – Odrzuca dokument, oznaczając go jako nieważny lub wymagający dalszej weryfikacji.

• Option + T – Przeskakuje bezpośrednio do sekcji tabeli dokumentu.

Skróty Specyficzne dla Tabel w Walidacji Pola

Pracując z tabelami w sekcji walidacji pola, dostępne są dodatkowe skróty:

• Arrow Right – Przenosi kursor do następnej kolumny w tym samym wierszu.

• Arrow Left – Przenosi kursor do poprzedniej kolumny w tym samym wierszu.

• Arrow Up – Przenosi kursor do wiersza powyżej w tabeli.

• Arrow Down – Przenosi kursor do wiersza poniżej w tabeli.

Obsługiwane wersje faktur eSLOG

Obecnie obsługiwane są wersje faktur eSLOG 1.6 i 2.0.

Aby uzyskać oficjalną dokumentację eSLOG, możesz odwołać się do tego linku.

Obie wersje eSLOG są włączone domyślnie.

Kroki do modyfikacji konfiguracji eSLOG

Skonfiguruj eSLOG:

• Przejdź do Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura.

• Kliknij na E-Doc.
• Pojawi się lista wszystkich dostępnych e-dokumentów.

• Zlokalizuj wersję eSLOG, którą chcesz zmodyfikować.

Konfiguracja transformacji i ścieżki XML:

W ustawieniach transformacji możesz zdefiniować ścieżkę do lokalizacji konkretnych informacji w pliku XML i zapisać je w nowej strukturze, co ułatwia dostęp do danych. Uwaga: Jeśli korzystasz z tej funkcjonalności, musisz używać nowo utworzonych ścieżek XML, a nie oryginalnych ścieżek XML, w Podglądzie i Ścieżce ekstrakcji.

Kroki do modyfikacji pliku transformacji:

1. Otwórz Transformację.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja podglądu PDF

Konfiguracja podglądu PDF jest używana do generowania wersji dokumentu czytelnej dla użytkownika. Możesz ją dostosować za pomocą HTML, aby odpowiadała Twoim potrzebom.

Kroki do modyfikacji pliku podglądu:

1. Otwórz Podgląd.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji jest używana do ekstrakcji danych i wypełniania pól w ekranie walidacji, takich jak tabela faktur lub pola skonfigurowane w układzie faktury.

Kroki do modyfikacji ścieżek ekstrakcji:

1. Otwórz Ścieżki ekstrakcji.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Lewa strona reprezentuje ID pola DocBits, które można znaleźć w Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura → Pola.
6. Prawa strona reprezentuje ścieżkę do pola utworzonego w Transformacji.

7. Kliknij Zapisz.

Przegląd:

Ekran walidacji w DocBits został zaprojektowany do weryfikacji dokładności i kompletności danych zawartych w dokumentach przed ich przetworzeniem lub zapisaniem. Ta funkcjonalność jest kluczowa dla zapewnienia, że wszystkie dane są poprawnie odczytane i przetworzone, co pozwala na utrzymanie integralności i jakości danych.

Szczegółowy Opis Celu i Zastosowania Ekranu Walidacji

Cel Ekranu Walidacji

• Zapewnienie Jakości Danych: Ekran walidacji sprawdza dokładność i kompletność wyodrębnionych danych, aby zapobiec wprowadzeniu niepoprawnych lub niekompletnych informacji.

• Integralność Danych: Zapewnia, że dane spełniają określone wymagania i standardy.

• Zapobieganie Błędom: Umożliwiając wczesne wykrywanie i korektę błędów, ekran walidacji pomaga zminimalizować potencjalne problemy podczas późniejszego przetwarzania danych.

• Przyjazność dla Użytkownika: System zapewnia natychmiastową informację zwrotną dla użytkowników, gdy wykrywane są błędy lub niespójności, co pozwala na szybkie poprawki.

• Zgodność: Ekran walidacji pomaga zapewnić przestrzeganie przepisów prawnych i standardów organizacyjnych.

• Efektywność: Zmniejsza wysiłek wymagany do przyszłych poprawek i minimalizuje potrzebę ręcznych kontroli.

Korzystanie z Ekranu Walidacji

• Automatyczne Wyodrębnianie Danych:

  • Optical Character Recognition (OCR): Automatycznie odczytuje tekst ze skanowanych dokumentów lub obrazów.

  • Dane Strukturalne i Niestrukturalne: Przetwarza dane z różnych typów dokumentów, w tym formularzy, faktur i umów.

• Sprawdzanie i Walidacja Danych:

  • Walidacja Formatu: Zapewnia, że dane są w poprawnych formatach (np. formaty dat, numery telefonów, adresy e-mail).

  • Pola Wymagane: Potwierdza, że wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione.

  • Sprawdzanie Zakresu: Waliduje dane numeryczne, aby upewnić się, że mieszczą się w określonych granicach.

  • Sprawdzanie Spójności: Weryfikuje, czy powiązane pola danych zawierają spójne informacje (np. upewniając się, że daty rozpoczęcia i zakończenia są zgodne).

• Interakcja z Użytkownikiem i Rozwiązywanie Problemów:

  • Komunikaty o Błędach: Wyświetla jasne i zrozumiałe komunikaty o błędach, gdy dane nie spełniają wymagań walidacji.

  • Ręczna Weryfikacja i Korekta: Pozwala użytkownikom na ręczne przeglądanie i poprawianie danych, gdy automatyczne walidacje zawodzą.

• Czyszczenie i Standaryzacja Danych:

  • Automatyczna Korekta: Sugeruje lub wykonuje automatyczne poprawki, gdy wykrywane są błędy.

  • Formatowanie Danych: Standaryzuje formaty danych, aby zapewnić spójność w zbiorach danych.

• Bezpieczeństwo i Prawa Dostępu:

  • Filtry Wejściowe: Chroni przed złośliwymi danymi wejściowymi poprzez solidne mechanizmy walidacji i filtrowania.

  • Kontrola Dostępu: Zapewnia, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do danych wrażliwych i je modyfikować.

• Spójność Danych:

  • Walidacja Krzyżowa: Sprawdza spójność między powiązanymi polami danych (np. weryfikując, że daty rozpoczęcia i zakończenia są zgodne).

  • Duplikaty Wpisów: Zapobiega duplikatom wpisów w bazie danych.

• Wskazówki dla Użytkownika:

  • Komunikaty o Błędach: Dostarcza szczegółowe i zrozumiałe komunikaty o błędach, gdy wpisy nie spełniają wymagań.

  • Pomoc i Wskazówki: Oferuje teksty pomocy lub podpowiedzi, aby pomóc użytkownikom w poprawnym wprowadzaniu danych.

Podsumowując, ekran walidacji w DocBits jest kluczowy dla zapewnienia jakości wyodrębnionych danych, ułatwiając wczesne wykrywanie i korektę błędów oraz zwiększając ogólną efektywność przepływów pracy związanych z przetwarzaniem danych.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich faktur. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Przegląd:

Ta funkcja automatycznie dodaje stempel zatwierdzenia do dokumentu, gdy zostanie on zatwierdzony na ekranie zatwierdzania. Jeśli dokument zawiera stempel zatwierdzenia, zostanie on uwzględniony podczas eksportowania do IDM.

Aktywacja Funkcji Stempla Zatwierdzenia

Aby aktywować funkcję stempla zatwierdzenia, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów.
2. Wybierz Typ Dokumentu, dla którego chcesz włączyć stempel zatwierdzenia i kliknij na Więcej ustawień.
3. W sekcji Zatwierdzenie włącz opcję Stempel Zatwierdzenia.

Po Aktywacji:

Gdy funkcja jest aktywna, każdy dokument w stanie "oczekujący na zatwierdzenie" automatycznie otrzyma stempel zatwierdzenia, gdy zostanie zatwierdzony. Stempel będzie zawierał logo "Zatwierdzone", imię i nazwisko użytkownika, który zatwierdził dokument, oraz czas, w którym dokument został zatwierdzony.

Pobieranie PDF-ów z lub bez Stempla Zatwierdzenia

• Jeśli dokument ma stempel zatwierdzenia, możesz wybrać pobranie PDF-a z lub bez stempla zatwierdzenia.

• Aby to zrobić, przejdź do Pulpit.

• Kliknij na trzy kropki w kolumnie Akcja.

• Wybierz jedną z dwóch dostępnych opcji pobierania:

  • Pobierz z adnotacjami

  • Pobierz bez adnotacji

Przegląd

Menedżer układu umożliwia administratorom wizualną konfigurację i modyfikację układu typów dokumentów poprzez ustawianie właściwości dla różnych pól danych i grup w dokumencie. Ten interfejs pomaga zapewnić, że modele ekstrakcji i punkty ręcznego wprowadzania danych są dokładnie zgodne z strukturą dokumentu zeskanowanego lub przesłanego do DocBits.

Główne składniki

1. Grupy i pola:

• Grupy: Jednostki organizacyjne w obrębie typu dokumentu, które kategoryzują powiązane pola (np. Szczegóły faktury, Szczegóły płatności). Mogą być rozszerzane lub zwijane oraz ustawiane tak, aby odzwierciedlać logiczne grupowanie w rzeczywistym dokumencie.

• Pola: Indywidualne punkty danych w każdej grupie (np. Numer faktury, Warunki płatności). Każde pole może być dostosowane pod kątem sposobu przechwytywania, wyświetlania i przetwarzania danych.

1. Panel właściwości:

• Ten panel wyświetla właściwości wybranego pola lub grupy, umożliwiając szczegółową konfigurację, taką jak:

• Etykieta: Widoczna etykieta pola w interfejsie użytkownika.

• Nazwa pola: Techniczny identyfikator używany w systemie.

• Szerokość elementu w procentach: Określa szerokość pola w stosunku do układu dokumentu.

• Indeks zakładki: Kontroluje kolejność przemieszczania się za pomocą klawiszy TAB.

• Uruchom skrypt po zmianie: Czy ma zostać wykonany skrypt po zmianie wartości pola.

• Wyświetl etykietę po lewej: Czy etykieta ma być wyświetlana po lewej stronie pola czy nad nim.

• Jest polem tekstowym: Określa, czy pole powinno być polem tekstowym, dostosowującym się do większych ilości tekstu.

• Wybierz typ modelu: Opcja wyboru, który typ modelu będzie obsługiwał ekstrakcję tego pola.

• Długość pola: Maksymalna długość danych do zaakceptowania w tym polu.

• Zabronione słowa kluczowe: Słowa kluczowe niedozwolone w polu.

1. Podgląd szablonu:

• Pokazuje podgląd w czasie rzeczywistym, jak będzie wyglądał dokument na podstawie bieżącej konfiguracji układu. Pomaga to w zapewnieniu, że układ odpowiada rzeczywistej strukturze dokumentu i jest kluczowy do testowania i udoskonalania konfiguracji przetwarzania dokumentów.

Głównym celem deskryptora struktury jest przedstawienie elementów wiadomości EDI w sposób logiczny i zorganizowany, ułatwiając zarządzanie i analizowanie danych. Poprzez dokładne odzwierciedlenie hierarchii wiadomości.

Elementy deskryptora struktury

N1 – Zawiera następujące pola:

• N1 – Nazwa lub identyfikator podmiotu (np. strona, organizacja).

• N2 – Dodatkowe informacje o nazwie (zazwyczaj druga nazwa dla podmiotu).

• N3 – Informacje adresowe (zwykle adres ulicy).

• N4 – Lokalizacja geograficzna (miasto, stan, kod pocztowy, kraj).

N9 – Zawiera następujące pole:

• N9 – Identyfikator odniesienia (np. numer zamówienia zakupu lub numer kontrolny).

• Pętle:

  • MSG01 – Zawiera następujące pole:

    • MSG01 – Tekst wiadomości w formie swobodnej (zazwyczaj notatka lub specjalna instrukcja związana z transakcją).

IT1 – Zawiera następujące pola:

• IT1 – Identyfikator pozycji liniowej (np. numer pozycji lub kod produktu).

• QTY – Ilość pozycji w transakcji (np. zamówione lub dostarczone jednostki).

• TXI – Informacje podatkowe (np. stawki podatkowe, kwoty lub klasyfikacje dotyczące pozycji).

• REF – Informacje odniesienia (np. numer partii, numer seryjny lub inne identyfikatory związane z pozycją).

• Pętle:

  • SAC – Może się powtarzać i zawiera następujące pola:

    • SAC – Informacje o usłudze, promocji, zniżce lub opłacie (np. dodatkowe koszty lub rabaty związane z pozycją).

    • TXI – Informacje podatkowe związane z SAC (np. podatki od opłat lub zniżek).

SAC – Zawiera następujące pola:

• SAC – Informacje o usłudze, promocji, zniżce lub opłacie (może być używane niezależnie lub w obrębie pętli IT1 do reprezentowania dodatkowych opłat/rabatów).

• TXI – Informacje podatkowe związane z SAC (np. podatki od opłat lub zniżek).

Oto pełny przykład deskryptora struktury w formacie JSON:

Przegląd

W sekcji "Więcej ustawień" znajdziesz różne opcje związane z poszczególnymi typami dokumentów. Po aktywowaniu ustawienia będzie ono miało zastosowanie tylko do danego typu dokumentu. Ta strona zawiera krótki przegląd tego, co robi każde ustawienie.

Jak uzyskać dostęp

1. Przejdź do Ustawienia -> Ustawienia globalne -> Typy dokumentów.
2. Wybierz żądany typ dokumentu i kliknij Więcej ustawień.

Ekstrakcja tabeli

• Pomiń walidację tabeli: Umożliwia pominięcie procesu walidacji danych tabeli, co może być przydatne w scenariuszach, gdzie walidacja danych musi być elastyczna.

Wykrywanie duplikatów

• : Umożliwia wykrywanie i obsługę duplikatów dokumentów.

W recenzji

• Projekt w formularzu recenzji: Konfiguruje układ i pola, które pojawiają się w formularzach recenzji używanych podczas procesu przeglądu dokumentów.

Odrzuć

• Projekt w formularzu odrzucenia: Konfiguruje układ i pola wyświetlane w formularzu odrzucenia używanym podczas procesu przeglądu dokumentów.

Generowanie PDF

• Szablon projektu: Określa szablon używany do generowania wersji PDF dokumentów, co może być kluczowe dla archiwizacji lub komunikacji zewnętrznej.

Eksport formatu PDF

• Format pliku eksportu: Umożliwia określenie formatu PDF, który ma być używany podczas eksportu dokumentów.

Zatwierdzenie

• Zatwierdź przed eksportem: Zapewnia, że dokumenty muszą być zatwierdzone przed ich eksportem z systemu. Dodatkowo możesz zaprojektować szablon używany dla ekranu zatwierdzenia.

• Zatwierdź przed eksportem V2: Włącza Zatwierdzenie V2, umożliwiając użycie dynamicznych pól zamiast statycznych. Możesz również dostosować szablon ekranu zatwierdzenia.

• Drugie zatwierdzenie: Dodaje dodatkową warstwę zatwierdzenia dla dalszej walidacji, zwiększając kontrolę nad przetwarzaniem dokumentów. Możesz również dostosować szablon używany dla ekranu zatwierdzenia.

• : Dodaje stempel do dokumentu, gdy jest on zatwierdzony.

• Historia zatwierdzeń: Umożliwia wyświetlanie historii zatwierdzeń zarówno na ekranie zatwierdzenia, jak i w walidacji pól.

Zamówienie zakupu

• : Umożliwia dodanie tabel zamówień zakupu w kreatorze układów dla dostosowanych układów dokumentów.

• : Po włączeniu system wyświetla wizualny wskaźnik na ekranie dopasowania zamówienia zakupu, aby pokazać, kiedy zamówienie zakupu zostało zaktualizowane, zachęcając użytkowników do odświeżenia w celu uzyskania najnowszych informacji.

• Automatyczna aktualizacja danych PO: Aktywacja tego ustawienia automatycznie zaktualizuje dane PO, gdy nowe dane będą dostępne.

• Status linii PO zużytej: Aktywacja tego ustawienia wyłączy kolorowy odcień na liniach zamówienia zakupu.

• : Umożliwia obliczenie jednostkowej ceny PO na podstawie kwoty netto i ilości, zamiast jej wydobywania.

• : Przełącza, czy dokument powinien być przetwarzany na ekranie dopasowania zamówienia zakupu. Możesz również określić, na podstawie jakiego terminu ilościowego powinien opierać się proces dopasowania.

• : Ta funkcja kontroluje eksport linii zamówienia zakupu. Po wyłączeniu eksportowane są tylko dopasowane linie. Po włączeniu eksportowane są wszystkie linie zamówienia zakupu, nawet jeśli nie są dopasowane do linii potwierdzenia zamówienia.

• : Ta funkcja pozwala ustawić poziomy tolerancji dla ilości i ceny jednostkowej, uwzględniając drobne niezgodności bez oznaczania ich jako różnice.

• : Ta funkcja pozwala ustawić dodatkowe poziomy tolerancji dla frachtu, opłat i podatków, uwzględniając drobne niezgodności bez oznaczania ich jako różnice.

• : Umożliwia skonfigurowanie alternatywnego eksportu dla określonych statusów.

• : Umożliwia wyłączenie określonych statusów z uwzględnienia w procesie dopasowania.

• Ignoruj już dopasowane linie: Aktywacja tego ustawienia pominie linie, które już zostały dopasowane podczas nowego procesu dopasowania.

• : Ustawienie pomocnicze, które mapuje numery przedmiotów dostawcy na wewnętrzne numery przedmiotów, zapewniając dokładność w zarządzaniu zapasami i zamówieniami zakupu.

1. Przegląd

Plik Podglądu definiuje, w jaki sposób strukturalne dane XML są renderowane w czytelny dla człowieka format przypominający PDF. Łączy HTML i CSS dla prezentacji wizualnej i używa XSLT **select** statements do dynamicznego wstawiania danych z niestandardowego XML. Ten podgląd jest wyświetlany podczas walidacji pola i jest również dołączany podczas eksportowania dokumentów do IDM.

2. Cel i Funkcja

• Konwertuje czytelne dla maszyny niestandardowe XML na wizualnie sformatowany podgląd (PDF).

• Umożliwia przeglądanie i walidację wydobytych danych w sposób przyjazny dla człowieka.

• Zapewnia spójne renderowanie kluczowych pól dokumentu, takich jak nagłówki, tabele, sumy, itp.

• Zbudowany przy użyciu HTML + CSS do układu i projektowania oraz XSLT do wiązania danych z układem.

3. Dostęp i Podstawowa Edycja

Dostęp do Pliku:

1. Przejdź do Ustawienia → Typ Dokumentu → [Twój Dokument (np. Zamówienie Zakupu)] → E-Dok.
2. W zakładce E-Dok wybierz swój format (np. EDI).

3. Kliknij Podgląd, aby wyświetlić lub edytować plik.

Zarządzanie Wersjami Roboczymi:

• Utwórz Wersję Roboczą: Kliknij ikonę ✏️ ołówka.

• Usuń Wersje Robocze: Użyj ikony 🗑️ kosza, aby usunąć nieużywane wersje robocze.

• Aktywuj Zmiany: Kliknij ikonę ✅ zaznaczenia, aby opublikować wersję.

  • Uwaga: Aktywowanie nowej wersji spowoduje automatyczne dezaktywowanie poprzedniej.

4. Edytor HTML/XSLT/CSS

Plik Podglądu jest edytowany w dedykowanym edytorze obsługującym HTML, XSLT i CSS.

• HTML definiuje strukturę dokumentu wyjściowego (np. tabele, divy, układ).

• CSS kontroluje stylowanie (np. czcionki, odstępy, kolory, wyrównanie).

• XSLT **select** statements są używane do dynamicznego wypełniania pól z niestandardowego XML, takich jak:

  Copy

• Możesz również używać logiki XSLT (<xsl:if>, <xsl:for-each>, itp.) do obsługi warunkowego wyświetlania lub iterowania po pozycjach linii.

5. Funkcja Podglądu (Renderowanie Wyjścia)

Funkcja Podglądu pozwala testować i weryfikować, w jaki sposób dokument EDI jest renderowany z bieżącym plikiem podglądu.

Użycie:

• Prześlij plik EDI za pomocą standardowego procesu przesyłania.

• Skopiuj ID Dokumentu przesłanego pliku.

• Przejdź do interfejsu Podglądu.

• Otwórz Funkcję Podglądu.

• Wprowadź ID Dokumentu i kliknij Test.

• Renderowany podgląd w stylu PDF zostanie wyświetlony przy użyciu konfiguracji HTML/CSS/XSLT.

Ta funkcja jest kluczowa do debugowania wiązań danych, doskonalenia układu i zapewnienia, że dokument jest zarówno dokładny, jak i wizualnie czytelny dla użytkowników i systemów potokowych, takich jak IDM.

6. Przewodnik Wideo

Przewodnik wideo dla tego typu pliku jest dostępny na Użyj go, aby śledzić konfigurację, edycję i podgląd.

Przegląd

Po prawej stronie paska wyszukiwania znajdziesz kilka przydatnych narzędzi związanych z procesem dopasowywania zamówień zakupu. Ta strona zawiera szczegółowe wyjaśnienie każdego narzędzia i jego funkcjonalności.

Pomoc

Użyj tego przycisku, aby przejść do strony dokumentacji dotyczącej sekcji dopasowywania zamówień zakupu.

Skróty klawiaturowe

Użyj tego przycisku, aby wyświetlić wszystkie skróty klawiaturowe dla pulpitu. Szczegółowe wyjaśnienia dla każdego skrótu można znaleźć .

Włącz/wyłącz tryb szkoleniowy

Ten przycisk pozwala na aktywację lub dezaktywację trybu szkoleniowego.

Gdy Tryb szkoleniowy jest włączony, możesz tworzyć dokładne kopie pozycji zamówień zakupu w wyodrębnionej tabeli. Funkcja ta została zaprojektowana, aby pomóc Ci ćwiczyć i lepiej zrozumieć, jak działa proces dopasowywania zamówień zakupu w bezpiecznym, testowym środowisku.

Aby utworzyć kopię, po prostu przeciągnij i upuść pozycję zamówienia zakupu do wyodrębnionej tabeli.

Automatyczne rozliczanie

Kliknij ten przycisk, aby zostać przekierowanym do sekcji Automatycznego rozliczania.

Uwaga: Ta funkcja jest dostępna tylko wtedy, gdy Automatyczne rozliczanie jest aktywowane dla Twojej organizacji.

Zadania

Kliknij ten przycisk, aby zostać przekierowanym do sekcji zadań związanych z dokumentem, nad którym aktualnie pracujesz.

Utwórz zadanie

Użyj tego przycisku, aby utworzyć zadania bezpośrednio związane z aktualnym dokumentem.

Aby utworzyć ważne zadanie, musisz wpisać nazwę, podać opis i przypisać je do użytkownika lub grupy. Opcjonalnie możesz oznaczyć zadanie jako tylko powiadomienie, ustawić jego priorytet (Niski, Średni lub Wysoki), zdefiniować jego status i określić termin.

Automatyczne dopasowanie zamówienia

Kliknij ten przycisk, aby automatycznie wykonać dopasowanie zamówienia zakupu.

Ratować

Kliknij ten przycisk, aby zapisać dopasowane linie zamówienia zakupu.

Synchronizuj dane

Kliknij ten przycisk, aby ręcznie zsynchronizować dane dla określonego numeru zamówienia zakupu między DocBits a Infor.

Musisz podać ważny numer zamówienia zakupu, a następnie wybrać, które z dostępnych opcji chcesz zsynchronizować. Po tym możesz przystąpić do synchronizacji swoich danych.

Uwaga: Ta funkcja jest dostępna tylko wtedy, gdy Twój proces dopasowywania opiera się na Otrzymano Dostawa Otwarta Ilość. Możesz zmienić to ustawienie, przechodząc do: Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Zamówienie zakupu.

Eksport

Kliknij Eksport, aby wyeksportować dokument po zakończeniu procesu dopasowywania zamówienia. Jeśli dostępnych jest wiele opcji eksportu, pierwsza opcja zostanie użyta domyślnie. Aby wyświetlić i wybrać spośród wszystkich dostępnych opcji eksportu, kliknij małą strzałkę obok przycisku Eksport.

Automatyczny eksport, jeśli zamówienie zostało dopasowane w 100%

Jeśli włączone, dokumenty są automatycznie dopasowywane i eksportowane, gdy numer zamówienia dokładnie odpowiada informacjom wyodrębnionym z dokumentu.

Ustaw kolumny tabeli zamówień dla organizacji

Kliknij ten przycisk, aby otworzyć menu, w którym możesz zarządzać widocznością kolumn w tabeli zamówień zakupu. Użyj pól wyboru i przycisków strzałek, aby przenieść kolumny między sekcjami Widoczne i Ukryte. Możesz także zmieniać kolejność kolumn, przeciągając i upuszczając nazwy kolumn. Kliknij Gotowe, aby zapisać swoje zmiany.

To ustawienie kontroluje dostępność tabeli Zamówienia Zakupu (PO) w Kreatorze Układów oraz na Ekranie Walidacji.

Jak włączyć tabelę PO

Aby włączyć tę funkcję:

1. Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja Zamówienia Zakupu → Tabela PO w Kreatorze Układów.

2. Włącz ustawienie, aby tabela Zamówienia Zakupu była widoczna.

Funkcjonalność:

• Gdy włączone:

  • Tabela Zamówienia Zakupu pojawia się w Sekcji Tabeli w Kreatorze Układów.

  • Nie zostanie wyświetlona żadna powiadomienie o tym, że moduł jest wyłączony.
• Gdy wyłączone:

  • Wskazówka wskaże, że moduł jest wyłączony.

  • Tabela PO nie będzie widoczna na Ekranie Walidacji.

Jak uzyskać dostęp do Kreatora Układów

1. Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Edytuj układ.

Dodawanie tabeli PO z powrotem do układu

Jeśli tabela PO jest brakująca lub została usunięta, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz Kreator Układów.

2. W sekcji Elementy formularza wybierz Wyodrębnione Tabele.

3. Dodaj tabelę PO do swojego układu.

Po dodaniu i włączeniu tabela PO będzie widoczna w Kreatorze Układów oraz na Ekranie Walidacji, gdy zamówienie zakupu będzie dostępne dla faktury.

1. Przegląd

Plik transformacji definiuje, w jaki sposób strukturalny XML—utworzony za pomocą Pliku deskryptora struktury—jest konwertowany na niestandardowy format XML, który odpowiada wymaganiom dotyczącym konkretnego typu dokumentu lub formularza w Twojej organizacji.

Ta transformacja jest wykonywana za pomocą XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations), które można tworzyć i utrzymywać za pomocą Edytora XSLT w interfejsie DocBits.

2. Cel i Funkcja

• Przekształca pośredni XML (wyjście z deskryptora struktury) w ostateczny XML zgodny z schematem dokumentu.

• Umożliwia elastyczność w dostosowywaniu się do różnych formatów partnerów EDI i wewnętrznych wymagań systemowych.

• Tworzony za pomocą reguł XSLT, które pozwalają zdefiniować odwzorowania, formatowanie wartości, logikę warunkową i strukturę.

3. Dostęp i Podstawowe Edycje

Dostęp do pliku

1. Przejdź do Ustawienia → Typ Dokumentu → [Twój Dokument (np. Zamówienie Zakupu)] → E-Dok.
2. W zakładce E-Dok wybierz swój format (np. EDI).

3. Kliknij Transformacja, aby wyświetlić lub edytować.

Zarządzanie Wersjami Roboczymi

• Utwórz Wersję Roboczą: Kliknij ikonę ✏️ ołówka.

• Usuń Wersje Robocze: Użyj ikony 🗑️ kosza, aby usunąć nieużywane wersje robocze.

• Aktywuj Zmiany: Kliknij ikonę ✅ zaznaczenia, aby opublikować wersję.

  • Uwaga: Aktywowanie nowej wersji spowoduje automatyczne dezaktywowanie poprzedniej.

4. Edytor XSLT

Plik transformacji jest edytowany za pomocą wbudowanego Edytora XSLT, który obsługuje podświetlanie składni i walidację.

• Dodaj szablony do mapowania określonych ścieżek z wejściowego XML na pożądaną strukturę.

• Użyj logiki warunkowej (np. <xsl:if>, <xsl:choose>) do obsługi opcjonalnych lub zmiennych formatów danych.

• Stosuj funkcje formatowania według potrzeb (np. manipulacja łańcuchami, formatowanie dat).

5. Funkcja Podglądu (Podgląd Przekształconego XML)

Funkcja Podglądu pozwala na testowanie i podgląd, w jaki sposób przetwarzany jest przesłany plik EDI za pomocą bieżącego Pliku transformacji.

Użycie

• Prześlij plik EDI za pomocą standardowego przepływu przesyłania.

• Skopiuj ID Dokumentu przesłanego pliku.

• Przejdź do interfejsu Pliku transformacji.

• Otwórz Funkcję Podglądu.
• Wprowadź ID Dokumentu do pola i naciśnij Test.

• Wyświetli się przetworzony wynikowy XML.

Jest to szczególnie przydatne do debugowania odwzorowań XSLT i zapewnienia, że ostateczna struktura XML spełnia wymagania formatu.

6. Przewodnik Wideo

Przewodnik wideo dla tego typu pliku jest dostępny na Użyj go, aby śledzić konfigurację, edycję i podgląd.

Skróty na Pulpicie

Pulpit zawiera następujące skróty, które ułatwiają nawigację i interakcję:

• Option + K – Otwiera menu skrótów klawiaturowych, zapewniając listę dostępnych skrótów w aplikacji.

• Option + Q – Odświeża tabelę pulpitu, zapewniając wyświetlenie najnowszych danych bez potrzeby ręcznego przeładowania strony.

Ustawienie do konfigurowania tolerancji zamówienia zakupu

Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Ustawienie tolerancji PO

Jak to działa

Po włączeniu to ustawienie pozwala zdefiniować tolerancje dla Ilości i/lub Ceny jednostkowej. Tolerancje te mogą być ustawione jako procent lub jako wartość stała. Oznacza to, że faktura może odbiegać od zamówienia zakupu (PO) w określonym zakresie tolerancji, nie będąc oznaczoną jako niezgodność, co zapewnia elastyczność przy jednoczesnym zapewnieniu płynności przetwarzania.

UWAGA: Tolerancje działają w obie strony; to znaczy, że wartość faktury może być zarówno wyższa, jak i niższa niż wartość PO w dozwolonym zakresie.

Jak to ustawić

• Włącz ustawienie:

  • Włącz ustawienie tolerancji PO za pomocą przycisku przełącznika.

• Skonfiguruj tolerancje:

  • Pojawią się cztery pola:

    • Jedno pole dla Kwoty tolerancji ilości.

    • Jedno pole dla Kwoty tolerancji ceny jednostkowej.

  • Za każdym polem znajduje się menu rozwijane, w którym można wybrać typ tolerancji:

    • Procent: Wskazuje tolerancję procentową.

    • Wartość: Wskazuje stałą kwotę, o którą wartość może się różnić.

Przykładowy scenariusz:

• Załóżmy, że Tolerancja ceny jednostkowej jest ustawiona na 5%.

• Zamówienie zakupu zawiera dwie pozycje:

  • Pozycja 1: Cena jednostkowa = 5,00 $

  • Pozycja 2: Cena jednostkowa = 2,00 $

• Na fakturze:

  • Pozycja 1: Cena jednostkowa została dostosowana do 4,80 $ (w ramach tolerancji 5%).

  • Pozycja 2: Cena jednostkowa została dostosowana do 2,20 $ (poza tolerancją 5%).

• Wynik:

  • Pozycja 1 nie jest oznaczona jako niezgodność, ponieważ 4,80 $ mieści się w 5% od 5,00 $.

  • Pozycja 2 jest oznaczona jako niezgodność, ponieważ 2,20 $ przekracza dozwoloną 5% odchylenie od 2,00 $. Użytkownik musi podjąć działania w celu rozwiązania niezgodności przed dalszym przetwarzaniem faktury.​

Ustawienie do konfigurowania dodatkowych ustawień tolerancji zamówienia zakupu

Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Dodatkowe ustawienie tolerancji PO

Jak to działa

Po włączeniu to ustawienie pozwala zdefiniować tolerancje dla Transportu, Opłat i/lub Podatku. Tolerancje te mogą być ustawione jako procent lub jako wartość stała, co umożliwia niewielkie różnice faktur w stosunku do wartości PO bez oznaczania ich jako niezgodności. To zapewnia dodatkową elastyczność i gwarantuje, że drobne różnice nie przerywają przepływu pracy.

UWAGA: Podobnie jak standardowe ustawienia tolerancji, te tolerancje mają zastosowanie w obie strony — pozwalając na wzrosty lub spadki w ramach ustalonych limitów.

Jak to ustawić

• Włącz ustawienie:

  • Włącz dodatkowe ustawienie tolerancji PO za pomocą przycisku przełącznika.

• Skonfiguruj tolerancje:

  • Pojawią się sześć pól:

    • Jedno pole dla kwot tolerancji dla Transportu, Opłat i Podatku.

  • Każde pole ma towarzyszące menu rozwijane, w którym można wybrać typ tolerancji:

    • Procent: Tolerancja jest definiowana jako procent.

    • Wartość: Tolerancja jest definiowana jako stała kwota.

Docbits to zaawansowany system zaprojektowany do automatycznego dopasowywania danych zamówień zakupu (PO) z nadchodzącymi dokumentami faktur. To narzędzie jest specjalnie zaprojektowane do efektywnego zarządzania i przetwarzania danych faktur w systemach ERP. Niniejsza dokumentacja wyjaśnia podstawy automatycznego dopasowywania za pomocą Docbits i definiuje specyficzne zasady wymagane do pomyślnego dopasowania.

Podstawowe Zasady Automatycznego Dopasowywania w Docbits

Ekstrakcja Danych: Docbits rozpoczyna proces od ekstrakcji istotnych danych z cyfrowych dokumentów faktur. Zazwyczaj dane te obejmują numery pozycji, ilości i ceny jednostkowe każdej linii faktury. Precyzja tej ekstrakcji jest kluczowa, ponieważ stanowi podstawę do dalszego procesu dopasowywania.

Porównanie z Danymi PO: Wyekstrahowane dane są porównywane z odpowiadającymi im informacjami w przechowywanych zamówieniach zakupu. Docbits sprawdza, czy numery pozycji, ilości i ceny odpowiadają tym w PO. Aby dopasowanie było pomyślne, dane w fakturach muszą odpowiadać danym w zamówieniach zakupu, z uwzględnieniem zdefiniowanych progów tolerancji.

Automatyczne Dopasowywanie: Na podstawie wyników porównania, Docbits wykonuje dopasowywanie. System weryfikuje, czy kryteria dopasowania mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji. Jeśli te kryteria są spełnione, dopasowanie uznaje się za pomyślne.

Raportowanie: Po zakończeniu procesu dopasowywania, Docbits generuje raporty pokazujące status dopasowań. Raporty te informują o pomyślnie dopasowanych fakturach i identyfikują te z rozbieżnościami.

Definicja Zasad Dopasowywania

Numer Pozycji: Numer pozycji na fakturze musi dokładnie odpowiadać numerowi pozycji w zamówieniu zakupu. Nie ma tolerancji dla odchyleń w numerach pozycji.

Ilości: Ilość dostarczonych towarów na fakturze może się różnić w ramach zdefiniowanego zakresu tolerancji. Zazwyczaj tolerancja ±5% może być akceptowalna, aby uwzględnić drobne różnice w ilościach dostaw.

Ceny: Odchylenia cenowe są tolerowane do ustalonego progu. Powszechna tolerancja może wynosić ±2% ceny, aby zaakceptować niewielkie różnice w oświadczeniach cenowych wynikające z różnic zaokrągleń lub wahań kursów walut.

Status Dopasowania:

• Pełne Dopasowanie: Wszystkie punkty danych (numer pozycji, ilość i cena) mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji.

• Częściowe Dopasowanie: Jeden lub więcej punktów danych odbiega poza granice tolerancji, ale odchylenia są minimalne i wymagają ręcznej weryfikacji.

• Brak Dopasowania: Znaczące odchylenia w jednym lub więcej punktach danych, które wymagają natychmiastowej korekty lub dalszego dochodzenia.

Dokładna definicja tych zasad i ustalenie granic tolerancji są kluczowe dla efektywności automatycznego dopasowywania i redukcji ręcznych interwencji. Docbits pozwala na elastyczną konfigurację tych parametrów, aby sprostać potrzebom różnych firm i branż.

Oto kroki, aby dodać nowe pole lub zmodyfikować istniejące pola w DocBits, w tym szczegóły dotyczące dostępu do zaawansowanych opcji konfiguracyjnych:

Dodaj nowe pole

• Zaloguj się i uzyskaj dostęp do Zarządzania Dokumentami:

Dodaj nowe pole:

• Kliknij opcję "Utwórz Pole".

Podstawowa Konfiguracja:

• Nazwa

  • Wybierz znaczącą i opisową nazwę.

  • Nazwa musi być unikalna.

  • Uwaga: Po utworzeniu nazwy nie można zmienić.

• Tytuł

  • To jest wyświetlana nazwa pola.

  • Określa, jak pole pojawia się w interfejsie użytkownika.

  • Uwaga: Tytuł można zmienić później, jeśli zajdzie taka potrzeba.

• Wybierz Typ Pola

  • Wybierz typ pola z rozwijanej listy.

  • Dostępne typy pól obejmują różne opcje, aby dostosować się do różnych potrzeb wprowadzania danych.

  • Uwaga: Po utworzeniu typu nie można zmienić.
• Opcjonalnie: Włącz Element Opłat

  • Można zaznaczyć pole wyboru oznaczone Włącz Element Opłat.

  • Jeśli zaznaczone, musisz wybrać element opłat z rozwijanej listy.

  • Ważne: Elementy opłat muszą być skonfigurowane wcześniej.

Zaawansowana Konfiguracja:

• Tutaj możesz ustawić inne właściwości, takie jak zasady walidacji, wartości dopasowania, tryb tylko do odczytu, ukrywanie i ustawienia OCR.

Zapisz:

• Po dokonaniu wszystkich niezbędnych konfiguracji kliknij "Zapisz" lub podobny przycisk, aby utworzyć nowe pole.

Dostęp do edycji pola:

• Przejdź do listy istniejących pól i znajdź pole, które chcesz edytować.

Wybierz pole:

• Kliknij odpowiednie pole, aby uzyskać dostęp do opcji edycji.

Zmień konfigurację:

• Zmień właściwości pola w razie potrzeby. Może to obejmować zmianę nazwy, typu pola, dodawanie lub usuwanie zasad walidacji, ustawianie wartości dopasowania lub dostosowywanie innych zaawansowanych ustawień.

Uwaga: Jeśli zmienisz Tytuł pola, musisz usunąć i ponownie dodać pole w kreatorze układów, aby zmiany mogły wejść w życie.

Zapisz:

• Kliknij "Zapisz", aby zapisać zmiany, które wprowadziłeś w polu.

Dzięki podaniu kroków do dodawania nowych pól i edytowania istniejących pól, a także dostępu do zaawansowanych opcji konfiguracyjnych, możesz maksymalnie zwiększyć elastyczność i dostosowalność swojego systemu przetwarzania dokumentów. Pozwala to na strukturyzację i przetwarzanie danych dokładnie tak, jak potrzebujesz.

Gdzie to znaleźć

Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Eksport niepasujących linii PO. Przełącz przycisk, aby włączyć to ustawienie.

Jak to działa

• Gdy wyłączone, system eksportuje tylko linie zamówienia zakupu, które są dopasowane do linii potwierdzenia zamówienia. Niepasujące linie zamówienia zakupu nie będą uwzględnione w eksporcie.

• Gdy włączone, system eksportuje wszystkie linie zamówienia zakupu, nawet jeśli nie są dopasowane do linii potwierdzenia zamówienia.

Na przykład, jeśli zamówienie zakupu ma trzy linie, ale dostawca wysyła potwierdzenie zamówienia tylko z jedną linią, dopasowujesz tę linię do linii zamówienia zakupu. Pozostałe dwie niepasujące linie zamówienia zakupu będą:

• Wyłączone z eksportu, jeśli ustawienie jest wyłączone.

• Uwzględnione w eksporcie, jeśli ustawienie jest włączone.

Aby zapewnić lepszą widoczność Twoich zgłoszeń, oto co oznacza każdy status zgłoszenia i kiedy go zobaczysz:

• New – Otrzymaliśmy Twoje zgłoszenie i czeka na przegląd.

• Open – Twoje zgłoszenie zostało przeglądnięte i jest w kolejce do działania.

• In Progress – DocBits aktywnie pracuje nad Twoim problemem.

• Waiting on Customer Response – Potrzebujemy więcej informacji lub wyjaśnień od Ciebie. Zobaczysz to, gdy zadaliśmy pytania lub poprosiliśmy o pliki.

• Waiting for Customer Confirmation – Wprowadziliśmy poprawkę lub udzieliliśmy wskazówek i czekamy na potwierdzenie, że problem został rozwiązany.

• Waiting on Product Team – Twoje zgłoszenie to sugestia funkcji lub dotyczy znanego problemu z produktem i zostało zapisane na liście priorytetów zespołu Produktu.

• Closed – Resolved – Problem został całkowicie rozwiązany i potwierdzony, lub nie są potrzebne dalsze działania.

• Closed – No Response – Po wielu próbach kontaktu bez odpowiedzi zamykamy zgłoszenie. Zawsze możesz je ponownie otworzyć, odpowiadając.

• Closed – Known Issue – To zgłoszenie śledzi znany błąd produktu, który już znajduje się w naszym backlogu. Jest zamknięte tutaj, ale pozostaje widoczne w naszym wewnętrznym planowaniu.

• Closed – Logged as Idea – Twoja sugestia została odnotowana do przyszłego rozważenia przez nasz zespół Produktu.

• Duplicate – Połączyliśmy to zgłoszenie z istniejącym, które dotyczy tego samego problemu.

• Not Planned – To zgłoszenie jest ważne, ale nie znajduje się w naszym obecnym planie działania. Będziemy je przechowywać w plikach do przyszłej priorytetyzacji.

• Spam – To zgłoszenie zostało zidentyfikowane jako niezwiązane z produktem (np. bot lub niezwiązane zapytanie) i zostało zamknięte.

Przegląd

To ustawienie włącza sekcję Dopasowanie zamówienia zakupu, która staje się dostępna po walidacji dokumentu.

Uwaga: Dla typu dokumentu Faktura muszą być spełnione następujące dodatkowe wymagania:

• Ustawienie Zamówienie zakupu musi być włączone (jak opisano na tej stronie)

• Faktura musi być typu Faktura zakupu

• Musi być obecna Tabela wyodrębniona