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Docbits è un sistema avanzato progettato per automatizzare la corrispondenza dei dati dell'ordine di acquisto (PO) con i documenti delle fatture in arrivo. Questo strumento è specificamente progettato per una gestione efficiente e un'elaborazione dei dati delle fatture all'interno dei sistemi ERP. Questa documentazione spiega i concetti di base della corrispondenza automatica tramite Docbits e definisce le regole specifiche necessarie per una corrispondenza di successo.
Estrazione dei dati: Docbits inizia il processo estraendo i dati rilevanti dai documenti delle fatture digitalizzate. Tipicamente, questi dati includono i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi unitari di ciascuna riga della fattura. La precisione di questa estrazione è cruciale, poiché costituisce la base per il successivo processo di corrispondenza.
Confronto con i dati dell'ordine di acquisto: I dati estratti vengono confrontati con le informazioni corrispondenti negli ordini di acquisto memorizzati. Docbits verifica se i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi corrispondono a quelli nei PO. Per una corrispondenza di successo, i dati nelle fatture devono corrispondere ai dati negli ordini di acquisto, considerando le soglie di tolleranza definite.
Corrispondenza automatica: Sulla base dei risultati del confronto, Docbits esegue la corrispondenza. Il sistema verifica se i criteri di corrispondenza rientrano nei limiti di tolleranza impostati. Se questi criteri sono soddisfatti, la corrispondenza è considerata riuscita.
Segnalazione: Dopo aver completato il processo di corrispondenza, Docbits genera report che mostrano lo stato delle corrispondenze. Questi report informano sulle fatture corrispondenti con successo e identificano quelle con discrepanze.
Numero dell'articolo: Il numero dell'articolo sulla fattura deve corrispondere esattamente al numero dell'articolo nell'ordine di acquisto. Non è consentita alcuna tolleranza per deviazioni nei numeri degli articoli.
Quantità: La quantità di merci consegnate sulla fattura può variare entro un intervallo di tolleranza predefinito. Tipicamente, una tolleranza del ±5% potrebbe essere accettabile per tener conto di differenze minori nelle quantità di consegna.
Prezzi: Le deviazioni dei prezzi sono tollerabili fino a una soglia prestabilita. Una tolleranza comune potrebbe essere del ±2% del prezzo per accettare lievi differenze nelle dichiarazioni di prezzo che derivano da differenze di arrotondamento o fluttuazioni valutarie.
Corrispondenza completa: Tutti i punti dati (numero dell'articolo, quantità e prezzo) rientrano nei limiti di tolleranza impostati.
Corrispondenza parziale: Uno o più punti dati deviano al di fuori dei limiti di tolleranza, ma le deviazioni sono minime e richiedono una revisione manuale.
Nessuna corrispondenza: Deviazioni significative in uno o più punti dati che richiedono una correzione immediata o ulteriori indagini.
La definizione precisa di queste regole e l'impostazione dei limiti di tolleranza sono cruciali per l'efficienza della corrispondenza automatica e la riduzione delle interventi manuali. Docbits consente una configurazione flessibile di questi parametri per soddisfare le esigenze di varie aziende e settori.
Questo documento fornisce una guida completa su come utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto all'interno della piattaforma ERP. Il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto automatizza la conciliazione degli ordini di acquisto con le fatture in arrivo, garantendo che le transazioni finanziarie siano accurate e le discrepanze siano affrontate prontamente.
Per iniziare a utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto, assicurati di avere i permessi necessari impostati dal tuo amministratore di sistema. Avrai bisogno di accedere sia ai dati dell'ordine di acquisto che ai dati della fattura corrispondente all'interno del sistema.
Accesso ai moduli dell'ordine di acquisto e della fattura all'interno del sistema ERP.
Autorizzazioni utente appropriate per visualizzare e abbinare documenti finanziari.
Estrazione Automatica dei Dati: Estrae e interpreta automaticamente i dati dalle fatture digitali.
Confronto dei Dati: Confronta i dati della fattura estratti con i dati dell'ordine di acquisto esistenti.
Verifica dell'Abbinamento: Verifica gli abbinamenti in base a regole e tolleranze predefinite.
Segnalazione delle Discrepanze: Identifica e segnala eventuali discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.
Registro delle Verifiche: Mantiene un registro di tutte le azioni per conformità e revisione.
L'interfaccia del sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto include tipicamente i seguenti componenti:
Dashboard: Panoramica dello stato dell'abbinamento e delle attività recenti.
Strumenti di Ricerca e Filtraggio: Capacità di cercare e filtrare ordini di acquisto e fatture.
Record Abbinati: Sezione che mostra i record abbinati con successo.
Discrepanze: Sezione che mostra i record con discrepanze che necessitano di revisione o azione.
Report: Accesso a report dettagliati e opzioni di esportazione.
Vai al modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto dal menu principale del tuo sistema ERP.
Importazione Automatica: Se il tuo sistema è configurato per l'acquisizione automatica dei dati, le fatture verranno importate automaticamente nel sistema.
Caricamento Manuale: Se necessario, carica manualmente i file delle fatture nel sistema utilizzando l'interfaccia fornita.
Revisiona le fatture che sono state abbinati automaticamente agli ordini di acquisto.
Verifica i dettagli dell'abbinamento, inclusi i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi.
Accedi alla sezione Discrepanze per revisionare eventuali fatture che non hanno potuto essere abbinati automaticamente.
Regola manualmente le quantità o i prezzi secondo necessità, o segnala la fattura per ulteriore revisione.
Per le fatture non abbinati automaticamente:
Utilizza gli strumenti di ricerca e filtraggio per trovare l'ordine di acquisto corrispondente.
Verifica e abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.