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DocBits è una soluzione di acquisizione documenti basata su cloud che sfrutta la potenza dell'Intelligenza Artificiale (AI) e del Machine Learning (ML) per riconoscere, classificare, analizzare ed estrarre informazioni da vari tipi di documenti, indipendentemente dal loro formato. Ecco uno sguardo più ravvicinato alle sue funzionalità chiave:
Riconoscimento Documenti: DocBits utilizza algoritmi di intelligenza artificiale per identificare e riconoscere con precisione i documenti, che siano in forma cartacea o file elettronici.
Classificazione Documenti: Classifica i documenti in categorie rilevanti, facilitando l'organizzazione e il recupero.
Estrazione Dati: DocBits estrae dati critici dai documenti, trasformando informazioni non strutturate in dati strutturati che possono essere integrati nel tuo flusso di lavoro.
Machine Learning: Il sistema impara continuamente e migliora la sua precisione di riconoscimento con ciascun documento elaborato, diventando più competente nel tempo.
Intelligenza di Sciame: DocBits utilizza l'intelligenza di sciame per potenziare le sue capacità di apprendimento, creando un sistema auto-migliorante.
Accesso e Navigazione: Come accedere a Docbits e navigare attraverso l'interfaccia.
Configurazione Iniziale: Impostare Docbits per l'uso la prima volta.
Invio di Documenti: Istruzioni per inviare documenti a Docbits.
Revisione e Approvazione dei Documenti:
Approvazione degli Ordini: Passaggi per la revisione e l'approvazione dei moduli d'ordine.
Elaborazione delle Fatture: Guida su come elaborare le fatture in arrivo per il pagamento.
Ricerca e Recupero: Come trovare e accedere ai documenti all'interno di Docbits.
Modifica e Aggiornamento: Modifica dei documenti e aggiornamento del loro stato.
Problemi Comuni: Soluzioni ai problemi frequenti riscontrati dagli utenti.
Contatto di Supporto: Come contattare il supporto per assistenza.
Se stai utilizzando il software DocBits per l'elaborazione dei documenti, è essenziale comprendere i diversi stati dei documenti che i tuoi file possono avere. Ecco un elenco completo di tutti i possibili stati dei documenti in DocBits:
WatchDog Start: Il modulo Watchdog sta partendo.
WatchDog Split: Il documento viene diviso in Watchdog.
WatchDog Upload: Il documento viene caricato in Watchdog.
Upload: Il documento viene caricato.
OCR: Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è attualmente in esecuzione sul documento.
Classification: Il documento viene classificato.
Zugferd import: Un documento Zugferd viene importato.
Pronto per la convalida: Il documento è pronto per la convalida.
Zugferd export: Un documento Zugferd viene esportato.
Workflow: Un flusso di lavoro è attualmente in esecuzione con questo documento.
Approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato.
Seconda approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato una seconda volta.
Contabilità automatica: La contabilità automatica è in esecuzione.
Esportazione: Il documento viene esportato.
Errore: Si è verificato un errore nel documento.
Benvenuti in DocBits, la vostra fonte esaustiva per strategie e approfondimenti sulla documentazione. In DocBits, siamo dedicati a fornire risorse documentali chiare, concise e aggiornate per utenti finali, amministratori e partner.
Guida al Dashboard di DocBits
Dopo aver effettuato l'accesso con le tue credenziali, verrai reindirizzato alla homepage del Dashboard di DocBits. Questa è la pagina principale dove puoi visualizzare e gestire tutti i tuoi documenti importati.
Qualora tu incontri delle sfide o abbia domande durante l'utilizzo di DocBits, ti preghiamo di consultare questo manuale utente o di contattare il nostro team di supporto per assistenza. Il nostro impegno è quello di fornire un'esperienza senza intoppi per tutti gli utenti. Basta fare clic sul pulsante di supporto nella tua app DocBits e potrai creare un ticket di supporto.
Puoi anche contattarci tramite la nostra pagina FELLOPRO:
All'interno dello schermo di convalida puoi creare direttamente un ticket e includere uno screenshot del problema.
Alla destra della barra di ricerca, troverai altri strumenti dashboard.
Aggiorna Elenco: Questo viene utilizzato per aggiornare il dashboard senza dover aggiornare la scheda del browser.
Impostazioni Avanzate: Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili più avanti in questa pagina.
Analisi: Questo ti fornisce ulteriori dettagli sui documenti che hai caricato su DocBits.
Carica: Ulteriori informazioni su questo argomento nella sezione successiva.
Unione dei documenti
L'unione dei documenti ti permette di combinare più documenti.
Prima di tutto, devi selezionare i documenti che desideri unire. Questo può essere fatto selezionando le caselle di controllo dei documenti. Una volta selezionati i documenti, fai clic sull'icona con tre puntini.
Verrà quindi visualizzato un menu, seleziona l'opzione "Unisci" che si trova in basso.
\
Dal Dashboard, fare clic sull'icona Impostazioni avanzate come mostrato di seguito
Verrà quindi visualizzato il seguente menu
Selezionare il pulsante denominato "Imposta colonne del dashboard per l'organizzazione" e verrà mostrato un elenco di tutti i nomi delle colonne.
Da questo menu, è possibile selezionare i nomi delle colonne e utilizzare le frecce per aggiungere e rimuovere le colonne desiderate.
Durante la navigazione dei tuoi documenti in DocBits, se desideri tornare all'area principale della Dashboard, puoi semplicemente premere il tasto escape (ESC) sulla tastiera e tornerai al menu principale della Dashboard (nella pagina da cui hai appena uscito dal documento).
Se stai cercando un documento o documenti specifici, hai a disposizione le seguenti opzioni. All'interno della barra di ricerca ti abbiamo fornito vari strumenti per trovare il documento che stai cercando, per accedervi, seleziona l'icona seguente.
Le seguenti opzioni di filtro diventeranno disponibili per te.
Ti offriamo la possibilità di filtrare per tipo di documento, stato del documento, assegnatario del documento e per data.
Se desideri visualizzare un registro dettagliato di tutti i documenti importati nel tuo ambiente DocBits, segui questi passaggi.
Dal tuo Dashboard DocBits, seleziona l'opzione Impostazioni Avanzate.
Dopo che compare la barra Impostazioni Avanzate, seleziona il pulsante Registro Importazioni.
Verrà quindi visualizzata una tabella con tutti i documenti recentemente importati e altre informazioni rilevanti su di essi.
La seconda parte del cruscotto è una panoramica di tutti i documenti caricati. Puoi visualizzare tutti i documenti o solo quelli assegnati a te. Puoi anche cercare documenti per nome.
I dati verranno estratti in pochi secondi e lo stato cambierà da "In esecuzione" a "Pronto per la convalida".
La schermata di validazione ti permette di controllare, modificare e validare tutti i documenti importati. Puoi vedere il nome del documento, quanti pagine contiene, la data in cui è stato importato e il suo stato. Il pulsante azioni ti permette di assegnare, riavviare, validare o eliminare il documento.
Il contatore delle attività si trova nell'angolo in alto a destra della pagina iniziale del Dashboard.
Qui puoi vedere quanti documenti sono nella tua coda in attesa di elaborazione
e quanti documenti sono ora pronti per la convalida.
La funzionalità Tabella Estratta dall'IA consente agli utenti di manipolare e personalizzare facilmente i dati estratti dal documento della fattura. Ecco le principali capacità e istruzioni sull'uso:
Eliminazione delle colonne: Se determinate colonne nella tabella estratta non sono necessarie, gli utenti possono rimuoverle facilmente facendo clic sull'icona "Elimina colonna" (rappresentata da tre punti verticali) accanto all'intestazione della colonna. Questo aiuta a ripulire la tabella e concentrarsi solo sulle informazioni rilevanti.
Modifica del Formato della Valuta: Il formato della valuta può essere modificato selezionando il formato desiderato dal menu a discesa accanto al campo "Valuta". Ciò garantisce che i valori della valuta siano visualizzati nel formato preferito, rendendo più facile interpretare e analizzare i dati finanziari.
Mostrare/Nascondere Colonne Non Mappate: Per impostazione predefinita, nella tabella sono visibili solo le colonne mappate (colonne con dati estratti). Tuttavia, gli utenti possono scegliere di mostrare o nascondere le colonne non mappate facendo clic sul pulsante "Nascondi colonne non mappate" o "Mostra colonne non mappate" in fondo alla tabella. Questa funzionalità è utile quando gli utenti desiderano esaminare tutte le colonne disponibili, anche se attualmente non contengono dati.
Modifica degli Intestazioni della Tabella: Le intestazioni della tabella (nomi delle colonne) possono essere modificate facendo clic sull'intestazione e inserendo il nome desiderato. Questa funzionalità consente agli utenti di personalizzare i nomi delle colonne per allinearli meglio con la propria terminologia o preferenze, rendendo i dati più leggibili e comprensibili.
Queste funzionalità forniscono agli utenti flessibilità e controllo sui dati estratti, consentendo loro di adattare le informazioni in base alle proprie esigenze e preferenze specifiche. La Tabella Estratta dall'IA mira a migliorare l'esperienza dell'utente offrendo un modo fluido e intuitivo per interagire e analizzare i dati delle fatture.
Questo documento fornisce una guida completa su come utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto all'interno della piattaforma ERP. Il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto automatizza la conciliazione degli ordini di acquisto con le fatture in arrivo, garantendo che le transazioni finanziarie siano accurate e le discrepanze siano affrontate prontamente.
Per iniziare a utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto, assicurati di avere i permessi necessari impostati dal tuo amministratore di sistema. Avrai bisogno di accedere sia ai dati dell'ordine di acquisto che ai dati della fattura corrispondente all'interno del sistema.
Accesso ai moduli dell'ordine di acquisto e della fattura all'interno del sistema ERP.
Autorizzazioni utente appropriate per visualizzare e abbinare documenti finanziari.
Estrazione Automatica dei Dati: Estrae e interpreta automaticamente i dati dalle fatture digitali.
Confronto dei Dati: Confronta i dati della fattura estratti con i dati dell'ordine di acquisto esistenti.
Verifica dell'Abbinamento: Verifica gli abbinamenti in base a regole e tolleranze predefinite.
Segnalazione delle Discrepanze: Identifica e segnala eventuali discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.
Registro delle Verifiche: Mantiene un registro di tutte le azioni per conformità e revisione.
L'interfaccia del sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto include tipicamente i seguenti componenti:
Dashboard: Panoramica dello stato dell'abbinamento e delle attività recenti.
Strumenti di Ricerca e Filtraggio: Capacità di cercare e filtrare ordini di acquisto e fatture.
Record Abbinati: Sezione che mostra i record abbinati con successo.
Discrepanze: Sezione che mostra i record con discrepanze che necessitano di revisione o azione.
Report: Accesso a report dettagliati e opzioni di esportazione.
Vai al modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto dal menu principale del tuo sistema ERP.
Importazione Automatica: Se il tuo sistema è configurato per l'acquisizione automatica dei dati, le fatture verranno importate automaticamente nel sistema.
Caricamento Manuale: Se necessario, carica manualmente i file delle fatture nel sistema utilizzando l'interfaccia fornita.
Revisiona le fatture che sono state abbinati automaticamente agli ordini di acquisto.
Verifica i dettagli dell'abbinamento, inclusi i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi.
Accedi alla sezione Discrepanze per revisionare eventuali fatture che non hanno potuto essere abbinati automaticamente.
Regola manualmente le quantità o i prezzi secondo necessità, o segnala la fattura per ulteriore revisione.
Per le fatture non abbinati automaticamente:
Utilizza gli strumenti di ricerca e filtraggio per trovare l'ordine di acquisto corrispondente.
Verifica e abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.
Docbits è un sistema avanzato progettato per automatizzare la corrispondenza dei dati dell'ordine di acquisto (PO) con i documenti delle fatture in arrivo. Questo strumento è specificamente progettato per una gestione efficiente e un'elaborazione dei dati delle fatture all'interno dei sistemi ERP. Questa documentazione spiega i concetti di base della corrispondenza automatica tramite Docbits e definisce le regole specifiche necessarie per una corrispondenza di successo.
Estrazione dei dati: Docbits inizia il processo estraendo i dati rilevanti dai documenti delle fatture digitalizzate. Tipicamente, questi dati includono i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi unitari di ciascuna riga della fattura. La precisione di questa estrazione è cruciale, poiché costituisce la base per il successivo processo di corrispondenza.
Confronto con i dati dell'ordine di acquisto: I dati estratti vengono confrontati con le informazioni corrispondenti negli ordini di acquisto memorizzati. Docbits verifica se i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi corrispondono a quelli nei PO. Per una corrispondenza di successo, i dati nelle fatture devono corrispondere ai dati negli ordini di acquisto, considerando le soglie di tolleranza definite.
Corrispondenza automatica: Sulla base dei risultati del confronto, Docbits esegue la corrispondenza. Il sistema verifica se i criteri di corrispondenza rientrano nei limiti di tolleranza impostati. Se questi criteri sono soddisfatti, la corrispondenza è considerata riuscita.
Segnalazione: Dopo aver completato il processo di corrispondenza, Docbits genera report che mostrano lo stato delle corrispondenze. Questi report informano sulle fatture corrispondenti con successo e identificano quelle con discrepanze.
Numero dell'articolo: Il numero dell'articolo sulla fattura deve corrispondere esattamente al numero dell'articolo nell'ordine di acquisto. Non è consentita alcuna tolleranza per deviazioni nei numeri degli articoli.
Quantità: La quantità di merci consegnate sulla fattura può variare entro un intervallo di tolleranza predefinito. Tipicamente, una tolleranza del ±5% potrebbe essere accettabile per tener conto di differenze minori nelle quantità di consegna.
Prezzi: Le deviazioni dei prezzi sono tollerabili fino a una soglia prestabilita. Una tolleranza comune potrebbe essere del ±2% del prezzo per accettare lievi differenze nelle dichiarazioni di prezzo che derivano da differenze di arrotondamento o fluttuazioni valutarie.
Corrispondenza completa: Tutti i punti dati (numero dell'articolo, quantità e prezzo) rientrano nei limiti di tolleranza impostati.
Corrispondenza parziale: Uno o più punti dati deviano al di fuori dei limiti di tolleranza, ma le deviazioni sono minime e richiedono una revisione manuale.
Nessuna corrispondenza: Deviazioni significative in uno o più punti dati che richiedono una correzione immediata o ulteriori indagini.
La definizione precisa di queste regole e l'impostazione dei limiti di tolleranza sono cruciali per l'efficienza della corrispondenza automatica e la riduzione delle interventi manuali. Docbits consente una configurazione flessibile di questi parametri per soddisfare le esigenze di varie aziende e settori.
Una guida per caricare documenti su DocBits.
Se desideri importare documenti manualmente in DocBits, segui questi semplici passaggi:
Fai clic sul pulsante di caricamento sulla Dashboard di DocBits.
Comparirà una finestra in cui puoi caricare i tuoi documenti tramite il browser dei file o trascinandoli e rilasciandoli. Puoi caricare fino a 10 documenti alla volta.
Per caricare documenti tramite il browser dei file, fai clic sul pulsante Carica Documenti e seleziona i file che desideri caricare. Una volta selezionati i file, fai clic su Conferma per avviare il processo di caricamento.
In alternativa, puoi trascinare e rilasciare i tuoi file sulla finestra di importazione di DocBits.
Dopo che i file sono stati caricati, avranno lo stato iniziale di "In esecuzione". Durante questo periodo, il caricamento viene elaborato e non è possibile modificare il file. Il tempo di elaborazione può variare a seconda delle dimensioni e della complessità del file.
Una volta che il file è stato elaborato, riceverà lo stato di "Pronto per la convalida". Ora puoi avviare il processo di convalida.
Installazione e Impostazioni
Dopo aver scaricato il file WatchDog.exe, cerca Prompt dei comandi → Esegui come amministratore sul tuo dispositivo Windows.
Una volta aperto, chiama il file digitando il percorso in cui è memorizzato il file WatchDog.exe sul tuo dispositivo come segue
Digita install dopo il percorso del file e premi INVIO sulla tastiera
Dovresti ricevere il seguente messaggio di errore poiché avvierà l'applicazione in modalità UI e non è ancora presente alcuna configurazione.
L'applicazione si aprirà automaticamente dopo l'installazione. In alto, vai su Einstellungen (Impostazioni) e qui vedrai 2 sezioni separate.
Impostazioni della cartella (Ordner Einstellungen)
Qui configurerai i percorsi dei file in cui verranno letti ed elaborati i documenti. Il percorso di lettura sarà per i documenti che desideri che WatchDog estragga ed elabori, mentre il percorso elaborato verrà utilizzato per indicare quali documenti dalla cartella di lettura sono stati estratti ed elaborati.
Impostazioni generali (Allgemeine Einstellungen)
Qui configurerai la tua applicazione DocBits con WatchDog. Dovrai inserire il tuo ambiente DocBits, la chiave API e il tipo di documento (come indicato sopra). Per aggiungere più di un tipo di documento, separa i nomi dei tipi di documento con una virgola (FATTURA,NOTA DI CONSEGNA,ORDINE DI ACQUISTO, ecc.)
Se viene inserita una configurazione non valida per uno dei campi, riceverai un messaggio di errore come quello riportato di seguito.
Una volta completato, torna all'area del Prompt dei comandi e riavvia il file WatchDog.exe e questa volta verrà correttamente installato grazie alle configurazioni ora presenti
Per avviare l'applicazione in modalità UI, esegui il seguente comando
Se desideri solo avviare l'applicazione, esegui invece questo comando.
Avvio automatico
Per impostare l'applicazione WatchDog in modo che si avvii automaticamente una volta acceso il sistema.
Apri semplicemente "Servizi" nelle impostazioni del tuo computer Windows.
Cerca WatchDog nei servizi locali e apri il servizio (fai doppio clic sull'entrata)
Nel menu sopra avrai le seguenti opzioni per l'avvio automatico:
Seleziona Automatico, il servizio si avvierà all'avvio
Avvio automatico (Avvio ritardato), questo aspetterà 2 minuti dopo l'avvio per avviare il servizio
Con l'API Webhook fornita di seguito, puoi trasferire facilmente documenti direttamente a DocBits con una semplice richiesta POST. Questa API è progettata per semplificare il processo di caricamento dei file su DocBits, e tutti i parametri necessari sono già compilati per te.
Per iniziare, vai semplicemente alla seguente pagina (a seconda dell'ambiente che stai utilizzando):
PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
Effettua una chiamata all'API utilizzando la tua chiave API. Puoi anche includere il file che desideri caricare come parametro nella tua chiamata.
Vai al menu Impostazioni e seleziona "Importa" sotto Elaborazione documenti.
Scorri fino in fondo alla pagina e seleziona il pulsante NUOVO per creare un nuovo import email.
Dopo aver premuto NUOVO, ti verrà mostrato il seguente menu.
Qui puoi selezionare il Protocollo che desideri.
Se desideri integrare il tuo SFTP con DocBits per importare documenti.
Requisiti
Server SFTP correttamente configurato e compatibile con Linux
Nome host SFTP, nome utente e password
Cartella di importazione dedicata
Configurazione di Importazione
Dal Dashboard, apri Impostazioni e vai su Importazione. In Importazione FTP, seleziona per aggiungere una nuova configurazione.
Inserisci le credenziali SFTP negli spazi forniti e seleziona salva (Il campo Chiave API verrà automaticamente compilato con la Chiave API dell'ambiente su cui stai lavorando).
Una volta inseriti tutti i dettagli necessari del tuo SFTP, clicca SALVA.
Qui è sufficiente inserire le informazioni richieste per il tuo fornitore di posta elettronica, crittografia, nome del server, porta, nome utente, indirizzo email, password e anche la cartella dell'email.
Cose da notare
Inserisci tutte le informazioni necessarie nell'interfaccia utente. Altre informazioni come il server, la porta, ecc. Dipendono dall'host (una rapida ricerca su Google dovrebbe aiutare).
La cartella e Sposta-Importato hanno la stessa funzione qui. La cartella non può essere disabilitata, ma utilizzerà Inbox per impostazione predefinita se lasciata vuota.
Qui devi solo inserire la tua sottorganizzazione desiderata e premere 'Autentica'
Sarai portato a questa pagina di Microsoft e dovrai inserire un codice.
Questo codice può essere trovato cliccando su DocBits e il codice verrà visualizzato lì come mostrato di seguito, basta copiare il codice e inserirlo nella pagina di Microsoft. Successivamente dovrai inserire le tue credenziali Microsoft.
Premi il pulsante FINISH AUTHENTICATION e verrai portato a questo menu
Usa Cartella
Se stai utilizzando una cartella diversa dalla tua casella di posta in arrivo, inserisci il nome della cartella dopo aver abilitato lo slider.
Usa Casella di Posta Condivisa
Se desideri che l'importazione dell'email acceda a una casella di posta in arrivo o a una cartella di una casella di posta condivisa, inserisci l'indirizzo email qui dopo aver abilitato lo slider.
Sposta le email importate nel cestino
Se desideri importare tutte le email, non solo quelle non lette, e farle spostare nel cestino, attiva questa opzione. In caso contrario, verranno controllate solo le email non lette, verranno importati i documenti, l'email verrà contrassegnata come letta e lasciata nel suo posto attuale.
Nel caso in cui ricevessi un messaggio di errore che indica che non hai i diritti per stabilire una tale connessione, qualcuno con i diritti di amministratore in Azure dovrà autorizzare questa connessione. Per ulteriori informazioni, visita la seguente pagina: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps
Le icone di aiuto sono state posizionate in tutto DocBits per aiutarti a imparare e capire cosa fa veramente una funzionalità e come può aiutarti nel trattamento dei tuoi documenti.
Queste icone di aiuto appaiono come segue
Questo è uno strumento disponibile per te, nella schermata di convalida, nel caso si verifichi qualche tipo di problema durante la convalida del tuo documento in DocBits.
Questa funzionalità si trova nel menu sopra l'area di anteprima del documento, come mostrato di seguito
Una volta cliccato, ti verrà mostrato il seguente modulo per il ticket.
Qui inserirai i tuoi dettagli e descriverai l'errore. Puoi anche, se applicabile, allegare uno screenshot del problema e un file pertinente.
Questo è uno strumento disponibile per te, nella schermata di convalida, nel caso si verifichi qualche tipo di problema durante la convalida del tuo documento in DocBits.
Questa funzionalità si trova nel menu sopra l'area di anteprima del documento, come mostrato di seguito
Una volta cliccato, ti verrà mostrato il seguente modulo di ticket.
Qui dovrai compilare i tuoi dettagli e descrivere l'errore. Puoi anche, se applicabile, allegare uno screenshot del problema e un file rilevante.
Le icone di aiuto sono state posizionate in tutto DocBits per aiutarti a imparare e capire cosa fa veramente una funzionalità e come può aiutarti con l'elaborazione dei documenti.
Queste icone di aiuto appaiono come segue
Benvenuti al Corso per Principianti di DocBits, la vostra guida completa per rivoluzionare la gestione dei documenti per la vostra azienda!
Nell'attuale complesso ambiente finanziario, gestire le conferme d'ordine, le bolle di consegna, la fatturazione e la contabilità dei costi non è affatto semplice. Ecco dove brilla DocBits. Con oltre 20 integrazioni e una compatibilità senza pari con Infor CloudSuite, LN e M3, DocBits si distingue dalle altre soluzioni presenti sul mercato.
In questa guida video esaustiva, ai visualizzatori viene presentato il cruscotto di DocBits e la sua serie di funzionalità. Dalla filtraggio e gestione dei documenti aperti all'importazione di allegati tramite vari canali come email, scanner o API, il tutorial offre una panoramica passo dopo passo.
Le funzionalità chiave sono evidenziate, inclusa la modalità di filtraggio dei documenti per stato o assegnatario, la ricerca di dettagli specifici come numeri di fattura e la modifica dell'assegnatario per singoli documenti. Viene dimostrata la facilità e l'efficienza del sistema, sottolineando il controllo e la personalizzazione che offre agli utenti. Il tutorial prepara il terreno per una esplorazione più approfondita della validazione dei documenti all'interno di DocBits.
In questo video, agli spettatori viene presentata l'interfaccia utente di DocBit, concentrandosi specificamente sulla convalida dei documenti. Il tutorial sottolinea la semplicità del sistema, dove non sono necessari codici o formule complesse.
Grazie all'IA e all'Intelligenza di Gruppo, la maggior parte dei campi viene estratta automaticamente, consentendo agli utenti di estrarre facilmente le informazioni cliccando sui valori all'interno del documento. Inoltre, gli spettatori apprendono sulla flessibilità dell'estrazione di aree specifiche facendo doppio clic o disegnando intorno alla regione desiderata.
Esplora le capacità rivoluzionarie di DocBits, uno strumento di gestione documentale all'avanguardia che semplifica le complessità dell'estrazione delle tabelle, del matching degli Ordini di Acquisto (PO) e della gestione delle fatture di costo.
In questo video, approfondiamo le caratteristiche uniche di DocBits, concentrandoci sull'estrazione delle tabelle AI che gestisce senza sforzo anche i layout di tabella più intricati. Con un tasso di precisione fino al 95%, il sistema automatizza l'estrazione, consentendoti di concentrarti su ciò che conta veramente.
Scopri in questo video come gestire professionalmente le discrepanze durante l'abbinamento degli ordini d'acquisto con DocBits. Ti guidiamo passo dopo passo su cosa fare quando i numeri non coincidono. Che tu sia un manager ERP esperto o un aspirante contabile finanziario, imparerai come gestire in modo efficiente e sicuro le discrepanze.
Scopri come la nostra speciale intelligenza collettiva AI in DocBits ti guida attraverso l'intero processo e come puoi utilizzare la nostra documentazione per trovare rapidamente soluzioni a problemi o incertezze. Unisciti ai molti clienti soddisfatti che hanno ottimizzato i loro processi con DocBits.
Il Gestore Layout consente agli amministratori di configurare e modificare visivamente il layout dei tipi di documento impostando le proprietà per vari campi dati e gruppi all'interno di un documento. Questa interfaccia aiuta a garantire che i modelli di estrazione e i punti di inserimento dati manuali si allineino precisamente con la struttura del documento acquisito o caricato in DocBits.
Gruppi e Campi:
Gruppi: Unità organizzative all'interno di un tipo di documento che categorizzano campi correlati (ad esempio, Dettagli Fattura, Dettagli Pagamento). Questi possono essere espansi o compressi e disposti per rispecchiare il raggruppamento logico nel documento effettivo.
Campi: Punti dati individuali all'interno di ciascun gruppo (ad esempio, Numero Fattura, Termini di Pagamento). Ogni campo può essere personalizzato per come i dati vengono acquisiti, visualizzati e elaborati.
Pannello Proprietà:
Questo pannello mostra le proprietà del campo o gruppo selezionato, consentendo una configurazione dettagliata, come:
Etichetta: L'etichetta visibile per il campo nell'interfaccia utente.
Nome Campo: L'identificatore tecnico utilizzato all'interno del sistema.
Larghezza Elemento in Percentuale: Determina la larghezza del campo rispetto al layout del documento.
Indice Tabulazione: Controlla l'ordine di tabulazione per la navigazione.
Esegui Script su Modifica: Indica se eseguire uno script quando il valore del campo cambia.
Mostra Etichetta a Sinistra: Indica se l'etichetta viene visualizzata a sinistra del campo o sopra di esso.
È Textarea: Specifica se il campo dovrebbe essere un'area di testo, adattandosi a quantità maggiori di testo.
Seleziona Tipo Modello: Opzione per selezionare quale tipo di modello gestirà l'estrazione di questo campo.
Lunghezza Campo: Lunghezza massima dei dati accettati in questo campo.
Parole Chiave Vietate: Parole chiave non consentite all'interno del campo.
Anteprima Modello:
Mostra un'anteprima in tempo reale di come apparirà il documento in base alla configurazione del layout attuale. Questo aiuta a garantire che il layout corrisponda alla struttura effettiva del documento ed è fondamentale per testare e perfezionare l'impostazione di elaborazione del documento.
L'interfaccia delle Colonne della Tabella in Docbits viene utilizzata per specificare le colonne che appaiono nelle tabelle dei dati per ogni tipo di documento. Ogni colonna può essere configurata per contenere tipi specifici di dati, come stringhe o valori numerici, ed è essenziale per le funzioni di ordinamento, filtraggio e reportistica all'interno di Docbits.
Configurazione della Colonna:
Nome della Colonna: L'identificatore per la colonna nel database.
Titolo: Il titolo leggibile dall'utente per la colonna che apparirà nell'interfaccia.
Tipo di Colonna: Definisce il tipo di dati della colonna (ad esempio, STRINGA, IMPORTO), che determina che tipo di dati possono essere memorizzati nella colonna.
Nome della Tabella: Indica a quale tabella appartiene la colonna, collegandola a un tipo di documento specifico come INVOICE_TABLE.
Azioni:
Modifica: Modifica le impostazioni di una colonna esistente.
Elimina: Rimuove la colonna dalla tabella, utile se i dati non sono più necessari o se la struttura dati del tipo di documento cambia.
Aggiunta di Nuove Colonne e Tabelle:
Aggiungi Nuova Colonna di Tabella: Apre una finestra di dialogo in cui è possibile definire una nuova colonna, inclusi il suo nome, se è obbligatoria, il suo tipo di dati e la tabella a cui appartiene.
Crea Nuova Tabella: Consente la creazione di una nuova tabella, definendo un nome univoco che verrà utilizzato per memorizzare dati relativi a un insieme specifico di tipi di documento.
Questa sezione è fondamentale per mantenere l'integrità strutturale e l'usabilità dei dati all'interno del sistema Docbits, garantendo che i dati estratti dai documenti siano memorizzati in modo ben organizzato e accessibile.
L'impostazione dei Campi fornisce un'interfaccia utente in cui gli amministratori possono gestire le proprietà e il comportamento dei singoli campi dati associati a un tipo di documento. Ogni campo può essere regolato per ottimizzare l'accuratezza e l'efficienza della cattura e della validazione dei dati.
Configurazione dei Campi:
Nomi dei Campi: Elenca i nomi dei campi, corrispondenti tipicamente agli elementi di dati all'interno del documento, come "Numero Fattura" o "Data Ordine di Acquisto".
Obbligatorio: Gli amministratori possono contrassegnare i campi come obbligatori, garantendo che i dati debbano essere inseriti o catturati per completare l'elaborazione del documento.
Sola Lettura: I campi possono essere impostati come sola lettura per impedire la modifica dopo la cattura dei dati o durante determinate fasi dell'elaborazione del documento.
Nascosto: I campi possono essere nascosti dalla vista nell'interfaccia utente, utile per informazioni sensibili o per semplificare i flussi di lavoro dell'utente.
Impostazioni Avanzate:
Forza la Validazione: Garantisce che i dati inseriti in un campo superino determinate regole di validazione prima di essere accettati.
OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri): Questo interruttore può essere attivato per abilitare l'elaborazione OCR per un campo specifico, utile per l'estrazione automatica dei dati da documenti scansionati o digitali.
Punteggio di Corrispondenza: Gli amministratori possono definire un punteggio di corrispondenza, una soglia utilizzata per determinare il livello di fiducia del riconoscimento o della corrispondenza dei dati, influenzando il modo in cui vengono eseguite la convalida dei dati e i controlli di qualità.
Pulsanti di Azione:
Crea Nuovo Campo: Consente di aggiungere nuovi campi al tipo di documento.
Icone di Modifica: Ogni campo ha un'icona di modifica che consente agli amministratori di configurare ulteriormente le impostazioni specifiche del campo, come il tipo di dati, i valori predefiniti o la logica aziendale collegata.
Salva Impostazioni: Conferma le modifiche apportate alle configurazioni dei campi.
L'addestramento del modello consente agli amministratori di supervisionare e gestire l'addestramento dei modelli di machine learning specifici per ogni tipo di documento. Fornendo un'interfaccia strutturata per l'importazione di dati di esempio, l'addestramento dei modelli e il test delle loro prestazioni, Docbits garantisce che le sue capacità di estrazione dati migliorino continuamente nel tempo.
Panoramica delle Metriche:
Campione: Numero di documenti di esempio utilizzati per l'addestramento.
Esportati: Numero di documenti che sono stati esportati con successo dopo il processo.
Σ Aziendale: Numero totale di documenti specifici dell'azienda elaborati.
Σ Complessivo: Numero totale di documenti elaborati in tutte le categorie.
Opzioni di Addestramento e Test:
Importa: Consente agli amministratori di importare nuovi set di dati di addestramento che sono tipicamente campioni strutturati di documenti che dovrebbero essere riconosciuti dal sistema.
Addestra Modello: Avvia il processo di addestramento utilizzando i dati importati per migliorare le capacità di riconoscimento ed estrazione del sistema.
Test di Classificazione: Consente di testare il modello per valutarne le prestazioni nella classificazione e nell'estrazione dei dati da documenti nuovi o non visti.
Pulsanti di Azione:
Crea Campo: Aggiunge nuovi campi dati che il modello dovrebbe riconoscere ed estrarre.
Azioni: Questo menu a discesa può includere opzioni come visualizzare dettagli, modificare configurazioni o eliminare dati di addestramento.
La sezione Tipi di Documenti elenca tutti i tipi di documenti riconosciuti e elaborati da Docbits. Gli amministratori possono gestire vari aspetti come il layout, le definizioni dei campi, le regole di estrazione e altro ancora per ciascun tipo di documento. Questa personalizzazione è fondamentale per garantire un'accurata gestione dei dati e la conformità agli standard organizzativi.
Elenco Tipi di Documenti:
Ogni riga rappresenta un tipo di documento come Fattura, Nota di Credito, DDT, ecc.
I tipi di documenti possono essere standard o personalizzati, come indicato dalle etichette come "Standard".
Modifica layout: Questa opzione consente agli amministratori di modificare le impostazioni del layout del documento, che includono la definizione di come appare il documento e dove sono posizionati i campi dati.
Sottotipi di Documenti: Se alcuni tipi di documenti hanno sottocategorie, questa opzione consente agli amministratori di configurare impostazioni specifiche per ciascun sottotipo.
Colonne della tabella: Personalizza quali colonne di dati dovrebbero apparire quando il tipo di documento è visualizzato in elenchi o report.
Campi: Gestisci i campi dati associati al tipo di documento, inclusa l'aggiunta di nuovi campi o la modifica di quelli esistenti.
Addestramento del Modello: Configura e addestra il modello utilizzato per riconoscere ed estrarre dati dai documenti. Ciò potrebbe comportare la configurazione dei parametri per i modelli di apprendimento automatico che migliorano nel tempo con più dati.
Regex: Imposta espressioni regolari utilizzate per estrarre dati dai documenti in base a modelli. Questo è particolarmente utile per l'estrazione di dati strutturati.
Script: Scrivi o modifica script che eseguono regole di elaborazione personalizzate o flussi di lavoro per documenti di questo tipo.
EDI (Scambio Elettronico di Dati): Configura impostazioni relative allo scambio di documenti in formati elettronici standardizzati.
In DocBits, le impostazioni Regex consentono agli amministratori di definire modelli personalizzati che il sistema utilizza per trovare ed estrarre dati dai documenti. Questa funzionalità è particolarmente utile in situazioni in cui è necessario estrarre dati da testi non strutturati o quando i dati seguono un formato prevedibile che può essere catturato utilizzando modelli regex.
Gestione delle espressioni regolari:
Aggiungi: Consente di creare un nuovo modello regex per un tipo di documento specifico.
Salva modifiche: Salva le modifiche alle configurazioni regex esistenti.
Modello: Qui puoi definire il modello regex che corrisponde al formato dati specifico richiesto.
Origine: È l'origine del documento - ad esempio, puoi definire un diverso Regex in Germania
Gli script in Docbits sono tipicamente scritti in un linguaggio di scripting supportato dal sistema Python. Vengono attivati durante il flusso di elaborazione dei documenti per applicare logiche aziendali complesse o per garantire l'integrità e l'accuratezza dei dati prima che i dati vengano ulteriormente elaborati o archiviati.
Gestione degli Script:
Nome: A ciascuno script viene assegnato un nome univoco per l'identificazione.
Tipo di Documento: Associa lo script a un tipo di documento specifico, determinando su quali documenti lo script verrà applicato.
Attivazione su: Definisce quando lo script viene attivato (ad esempio, durante il caricamento del documento, prima dell'esportazione dei dati, dopo la convalida dei dati).
Stato Attivo/Inattivo: Consente agli amministratori di attivare o disattivare gli script senza cancellarli, offrendo flessibilità nei test e nella distribuzione.
Editor degli Script:
Fornisce un'interfaccia in cui gli script possono essere scritti e modificati. L'editor supporta tipicamente l'evidenziazione della sintassi, l'evidenziazione degli errori e altre funzionalità per assistere nello sviluppo degli script.
Esempio di Script: Gli script possono includere operazioni come il loop attraverso le righe della fattura per convalidare i totali o per rimuovere voci che non soddisfano determinati criteri.
I Tipi di Documenti Secondari sono essenzialmente versioni specializzate dei principali tipi di documenti. Ad esempio, sotto il tipo di documento principale "Fattura," potrebbero esserci tipi secondari come "Fattura Standard," "Fattura Pro-forma," e "Nota di Credito," ognuno con requisiti di dati leggermente diversi o regole di elaborazione.
Elenco dei Tipi Secondari:
Ogni riga rappresenta un tipo secondario di un tipo di documento principale.
Include il nome del tipo secondario e un insieme di azioni che possono essere eseguite su di esso.
Azioni:
Campi: Configura quali campi dati sono inclusi nel tipo secondario e come vengono gestiti.
Modifica Layout: Modifica il layout visivo per come le informazioni vengono visualizzate e inserite per questo tipo secondario.
Script: Allega o modifica script che eseguono operazioni specifiche quando i documenti di questo tipo secondario vengono elaborati.
Copia: Duplica una configurazione di tipo secondario esistente da utilizzare come base per una nuova.
Elimina: Rimuove il tipo secondario se non è più necessario.
Aggiunta di Nuovi Tipi Secondari:
Il pulsante "+ Nuovo" consente agli amministratori di creare nuovi tipi secondari, definendo proprietà e regole uniche secondo necessità.
I Tipi di Documenti Secondari in Docbits forniscono un modo flessibile e potente per gestire una varietà di documenti all'interno di un singolo sistema, garantendo che ciascun tipo e tipo secondario venga elaborato in modo accurato ed efficiente secondo le sue specifiche uniche.
In DocBits, le impostazioni EDI forniscono strumenti per definire e gestire la struttura e il formato dei messaggi EDI che corrispondono a vari tipi di documenti, come fatture o ordini di acquisto. Le impostazioni consentono la personalizzazione dei messaggi EDI per conformarsi agli standard e ai requisiti specifici dei diversi partner commerciali e settori.
Elementi di Configurazione EDI:
Descrittore della Struttura: Definisce la struttura di base del documento EDI, inclusi l'ordinamento dei segmenti, i campi obbligatori e i qualificatori necessari affinché il documento EDI sia valido.
Trasformazione: Specifica le trasformazioni applicate per convertire i dati del documento in un messaggio formattato EDI. Di solito comporta la specifica di mapping dai campi del documento ai segmenti EDI e agli elementi.
Anteprima: Consente agli amministratori di visualizzare come apparirà il messaggio EDI dopo la trasformazione, contribuendo a garantire l'accuratezza prima della trasmissione.
Percorsi di Estrazione: Mostra i percorsi utilizzati per estrarre i valori dal documento, che vengono poi utilizzati per popolare il messaggio EDI.
Editor XSLT:
Utilizzato per modificare e convalidare l'XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilizzato nel processo di trasformazione. XSLT è un linguaggio potente progettato per trasformare documenti XML in altri documenti XML o in altri formati come HTML, testo o persino altre strutture XML.
Navigate to SETTINGS → Dashboard
Customize your filter
Navigate to the Filters section
To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”
Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.
Dashboard
Select ADVANCED SETTINGS
Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.
Nell'impostazione "Scadenza dei documenti" sotto la sezione "ELABORAZIONE DOCUMENTI", è possibile configurare gli orari di eliminazione automatica per i documenti all'interno del sistema. Questa funzionalità è particolarmente utile per gestire le politiche di conservazione dei dati e garantire la conformità alle normative legali o organizzative riguardanti l'archiviazione dei documenti.
Ecco cosa fa ciascuna impostazione:
Elimina documento dopo: Questo menu a discesa consente di impostare l'intervallo di tempo dopo il quale un documento elaborato verrà eliminato automaticamente dal sistema. È possibile scegliere tra opzioni predefinite come 48 ore, 1 settimana, 2 settimane o 4 settimane. Questo aiuta a gestire lo spazio e a mantenere le politiche sul ciclo di vita dei documenti.
Elimina documento completato dopo: Simile all'impostazione precedente, ma mira specificamente ai documenti completati o completamente elaborati. Consente le stesse opzioni di intervallo di tempo per l'eliminazione, garantendo che i documenti completati non vengano conservati più a lungo del necessario.
Entrambe le impostazioni garantiscono che i documenti non vengano conservati indefinitamente nel sistema, aiutando a evitare un uso di archiviazione non necessario e mantenendo il flusso di lavoro di elaborazione dei documenti privo di confusione. Queste impostazioni sono fondamentali per le organizzazioni che devono attenersi a specifici requisiti normativi sulla conservazione dei documenti.
Qualità OCR:
Questa impostazione ti consente di definire la percentuale minima di qualità OCR richiesta affinché un documento venga elaborato automaticamente. Include uno slider che puoi regolare per impostare la soglia, ad esempio al 75%, al di sotto della quale il sistema non può garantire un'estrazione riuscita. Se la qualità OCR di un documento scende al di sotto di questa soglia, puoi scegliere di far sì che il sistema esegua azioni specifiche, come rieseguire l'OCR dopo conferma manuale.
Impostazioni OCR generali:
Utilizza E-Text se disponibile: Questa opzione, quando abilitata, consente al sistema di utilizzare il testo elettronico incorporato nei PDF o in altri tipi di documenti per migliorare l'accuratezza.
Utilizza DESKEW se disponibile: Questa funzione corregge l'allineamento del documento, il che aiuta a migliorare l'accuratezza dell'OCR raddrizzando eventuali scansioni inclinate.
Impostazioni OCR per tabelle:
Utilizza dati AI per le tabelle se disponibile: Questa impostazione consente l'uso di tecnologie AI per riconoscere ed estrarre meglio le tabelle dai documenti acquisiti, sfruttando modelli di apprendimento automatico per identificare e strutturare i dati tabellari in modo accurato.
Impostazioni OCR per i campi dell'intestazione:
Utilizza Estrazione Regole: Quando abilitata, questa impostazione consente al sistema di applicare regole predefinite per estrarre dati dai campi dell'intestazione, che possono essere fondamentali per identificare correttamente sezioni del documento come numeri di fattura, date, ecc.
Utilizza Estrazione AI: Questa opzione utilizza modelli AI per estrarre in modo intelligente i campi dell'intestazione, che possono essere più adattabili alle variazioni nei layout e stili dei documenti.
Le impostazioni "Classificazione ed Estrazione" nel sistema di elaborazione dei documenti forniscono opzioni per configurare come i documenti vengono gestiti automaticamente all'input:
Divisione dei Documenti: Questa impostazione ti consente di scegliere se dividere i documenti in base a criteri specifici o mantenerli come un unico documento. Questo può essere utile quando si elaborano documenti che hanno sezioni distinte multiple ma vengono caricati come un unico file.
Formattazione degli Importi: Qui puoi abilitare opzioni come l'arrotondamento degli importi totali negli ordini. Ciò garantisce che i dati estratti siano allineati con i formati e le regole finanziarie attese, riducendo gli errori nell'elaborazione finanziaria.
Estrazione delle Tabelle: Questa funzionalità consente l'estrazione automatizzata dei dati dalle tabelle all'interno dei documenti. Puoi specificare se estrarre tutte le tabelle, solo quelle rilevanti per scopi di costo, o identificare ed estrarre automaticamente i codici fiscali. Questo migliora notevolmente l'accuratezza e l'efficienza dell'estrazione dati dai formati strutturati all'interno dei documenti.
Configura Regola di Classificazione: Questa opzione ti consente di definire modelli e criteri specifici che aiutano il sistema a classificare e categorizzare automaticamente i documenti durante l'elaborazione. Questo potrebbe basarsi su modelli di testo, tipi di documento o altri metadati associati ai documenti.
Il "Master Data Lookup" nelle impostazioni di elaborazione dei documenti consente un approccio completo e integrato alla gestione e convalida dei dati del documento sincronizzandoli con il sistema ERP Infor. Ecco come aiuta a razionalizzare la convalida e l'ottimizzazione dell'elaborazione dei documenti all'interno del tuo ambiente ERP:
Gestione centralizzata dei dati: Questa funzionalità funge da repository centrale in cui i dati provenienti da varie fonti come fornitori, indirizzi dei clienti, codici fiscali e altro possono essere memorizzati e gestiti. Fornisce un punto di riferimento unico per tutti i dati principali, garantendo coerenza e precisione in tutta l'organizzazione.
Convalida contro i dati ERP: Sincronizzando i dati principali come le informazioni sui fornitori da Infor a Docbits, è possibile convalidare automaticamente i dati estratti dai documenti rispetto ai dati del tuo ERP. Ciò garantisce che le informazioni elaborate (come nomi dei fornitori, indirizzi e codici fiscali) corrispondano ai dati presenti nel sistema ERP, riducendo gli errori e le discrepanze.
Agevola l'automazione: Avere un sistema robusto di ricerca dati principali aiuta ad automatizzare l'elaborazione dei documenti in arrivo. Ad esempio, gli ordini di acquisto o le fatture possono essere controllati automaticamente per la correttezza dei dati del fornitore, approvati se corrispondono o contrassegnati per la revisione in caso di discrepanze.
Migliora l'integrità dei dati: Gli aggiornamenti regolari dal sistema ERP alla ricerca dati principali garantiscono che i dati utilizzati per l'elaborazione dei documenti siano aggiornati. Ciò riduce il rischio di elaborare documenti basati su informazioni obsolete, migliorando così l'integrità complessiva delle transazioni commerciali.
Efficienza nell'elaborazione dei documenti: Con i dati principali direttamente collegati e costantemente aggiornati, l'elaborazione dei documenti diventa più efficiente. I documenti possono essere classificati e instradati automaticamente in base ai criteri specifici impostati nei dati principali, come termini specifici del fornitore o normative fiscali applicabili a diversi tipi di transazioni.
Vedi qui come Importare i dati principali
L'impostazione "Elenco dei Valori" nel sistema di elaborazione documenti è essenzialmente un repository centrale per la gestione dei valori predefiniti che possono essere utilizzati in vari moduli e campi all'interno del sistema. Questa impostazione è particolarmente utile per standardizzare l'inserimento dei dati e garantire coerenza tra i documenti elaborati dal sistema.
Segmentazione per Tipo: Ogni sezione, come "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" e "Test", rappresenta una diversa categoria di valori predefiniti. Queste categorie sono utilizzate per gestire diversi tipi di input di dati rilevanti per i rispettivi contesti all'interno del sistema.
Valori e Sinonimi: In ciascuna categoria, è possibile definire più valori. Ad esempio, sotto "Invoice_Sub_Type", sono elencati valori come "Fattura di Costo" e "Fattura di Acquisto". Inoltre, è possibile assegnare sinonimi a questi valori, migliorando la flessibilità e l'ampiezza della cattura dei dati. Ad esempio, "Fattura di Costo" ha sinonimi come "Kostenrechnung" e "Cost Invoice".
Utilizzo tra Sotto-Organizzazioni: Questi valori possono anche essere resi specifici per determinate sotto-organizzazioni all'interno della configurazione, consentendo la personalizzazione e la localizzazione dei flussi di lavoro di elaborazione documenti.
Aggiunta e Gestione dei Valori: Attraverso l'azione "Aggiungi Riga", è possibile introdurre nuovi valori e sinonimi negli elenchi, e le "Azioni" consentono di modificare o eliminare voci esistenti.
Le impostazioni di "Importazione" nel sistema di elaborazione documenti ti consentono di configurare come i documenti vengono importati nel sistema da varie fonti, inclusi settaggi per FTP (File Transfer Protocol) ed email. Ecco una panoramica di queste impostazioni:
Impostazioni del Documento:
Limita alle pagine: Questo ti permette di limitare l'elaborazione a un certo numero di pagine da ciascun documento.
Giorni Termini di Pagamento: Definisce i termini di pagamento predefiniti (in giorni) che possono essere applicati ai documenti.
Modello Data: Imposta il modello per il riconoscimento e la formattazione delle date all'interno dei documenti importati.
Importazione FTP:
Tipo: Definisce il tipo di protocollo FTP da utilizzare (ad esempio, SFTP).
URL del Server: L'indirizzo del server da cui verranno recuperati i documenti.
Nome Utente e Porta: Credenziali e numero di porta per accedere al server FTP.
Directory Predefinita: Specifica la directory sul server FTP da cui verranno importati i file.
L'opzione aggiuntiva per aggiungere nuovi dati include campi come:
Password: Per l'autenticazione.
Pattern di Corrispondenza dei Nomi dei File: Per specificare quali file importare in base ai loro nomi.
Sotto-Organizzazioni: Seleziona a quale sotto-organizzazione le impostazioni di importazione dovrebbero essere applicate.
Importazione Email:
Indirizzo Email: Configura un account email dove i documenti possono essere inviati per l'importazione.
Nome Utente e Password: Credenziali per accedere all'account email.
Protocollo e Crittografia: Specifica il protocollo (IMAP, POP3) e il tipo di crittografia.
Unisci documenti allegati: Opzione per combinare tutti i documenti allegati in un unico documento durante l'importazione.
Ciò consente anche di specificare sotto-organizzazioni per un controllo più preciso su dove vengono diretti gli email all'interno della struttura organizzativa.
Nella sezione "Impostazioni di esportazione" delle impostazioni di elaborazione dei documenti, gestisci come i documenti vengono esportati dopo l'elaborazione. Ciò include la configurazione di vari metodi di esportazione adattati a esigenze specifiche, come trasferimenti diretti di file o integrazioni con sistemi aziendali come Infor. Ecco una panoramica delle opzioni e delle funzionalità all'interno di questa impostazione:
Selezione del metodo di esportazione: Puoi scegliere come i documenti devono essere esportati. I metodi comuni includono SFTP, webhook e integrazione diretta con sistemi come Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) e altre opzioni correlate a Infor. Ogni metodo supporta diversi tipi di flussi di lavoro e requisiti di integrazione.
Dettagli della configurazione:
Per SFTP, di solito è necessario specificare l'URL del server, il nome utente, la password e la cartella di destinazione in cui i documenti verranno caricati.
Per le integrazioni con Infor, potresti dover configurare mapping specifici o fornire chiavi API per garantire che i documenti vengano elaborati correttamente e inviati all'ecosistema Infor, allineandosi con la struttura dati esistente e i flussi.
Personalizzazione: A seconda del tipo di documento (ad esempio, fatture, conferme d'ordine) e della sotto-organizzazione, è possibile configurare diverse impostazioni di esportazione per soddisfare varie regole aziendali o requisiti di conformità.
Flessibilità dell'integrazione: L'interfaccia consente di avere più configurazioni di integrazione attive contemporaneamente, consentendo agli utenti di gestire efficientemente vari tipi di documenti e destinazioni. Questa configurazione modulare garantisce che diverse parti dell'azienda possano utilizzare flussi di lavoro personalizzati senza influenzarsi reciprocamente.
Aggiunta e modifica delle configurazioni: Gli utenti possono aggiungere nuove configurazioni o modificare quelle esistenti specificando dettagli come il tipo di documento, il metodo di esportazione e le credenziali o le impostazioni specifiche del metodo di esportazione scelto.
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DocBits Workflow Engine
In the realm of process automation, the DocBits Workflow Engine stands out for its straightforward and intuitive approach. This engine streamlines the creation and management of workflows through a clear and simple rule-based structure. The core principle behind its design is the "Easy When-And-Then" rule, which breaks down the automation process into three fundamental components: Trigger, Condition, and Action. This guide explains how each component functions within the system and how they work together to facilitate seamless automation.
The DocBits Workflow Engine operates on a basic yet powerful principle that makes workflow automation accessible to users of all skill levels. This principle is encapsulated in the "Easy When-And-Then" rule, which can be broken down as follows:
Definition: The "When" component represents the Trigger of the workflow. This is the event or condition that initiates the execution of the workflow. Triggers can be a variety of occurrences such as the arrival of a new email, a specific date and time, or the creation of a new document.
Example: "When a new customer form is submitted..."
Definition: The "And" component introduces the Condition that must be met for the action to proceed. Conditions serve as filters or criteria that refine the trigger, ensuring that the workflow is executed only under certain circumstances.
Example: "...and the customer is from the 'Enterprise' segment..."
Definition: Finally, the "Then" part specifies the Action to be taken once the trigger occurs and the condition is satisfied. Actions are the tasks or operations executed by the workflow, such as sending an email, updating a database, or creating a task in a project management tool.
Example: "...then assign the lead to the enterprise sales team and send a welcome email."
By assembling these three components—Trigger, Condition, and Action—the DocBits Workflow Engine allows users to create highly customized and efficient workflows. This modular approach not only simplifies the process of setting up automations but also offers the flexibility to create complex workflows capable of handling a wide range of tasks and processes.
The DocBits Workflow Engine's "Easy When-And-Then" rule exemplifies the engine's commitment to providing a user-friendly platform for automating processes. This straightforward rule, by breaking down automation into the essential elements of Trigger, Condition, and Action, makes it easier for users to conceptualize, create, and manage workflows. Whether you are new to workflow automation or an experienced professional, the DocBits Workflow Engine offers an efficient and accessible tool to enhance productivity and streamline operations.
1. Document Field Actions:
Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.
Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).
Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.
2. Document Actions:
Approve the Document: Marks a document as approved within the system.
Start Export: Initiates the export process for a document.
Reject the Document: Marks a document as rejected.
3. Status Actions:
Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.
4. Task Actions:
Assignments and notifications:
Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.
Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.
5. Table Actions:
Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.
Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.
6. Assignee Actions:
Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.
Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.
7. External Interaction Actions:
Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.
Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.
8. Advanced Processing:
Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.
These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:
If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.
For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.
Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.
The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.
Purpose
This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.
Components of the Card
Operator
Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.
Options:
IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.
IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.
User List
Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.
Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.
Functionality
User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.
Condition Evaluation:
Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.
Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.
Action Execution:
True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.
False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.
Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.
Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.
The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.
Contabilità automatica: DocBits offre funzionalità di contabilità automatizzata, semplificando il processo di gestione delle transazioni finanziarie associate agli ordini di acquisto (PO) e ad altri documenti.
Integrazione M3: Integrazione con M3, una soluzione software ERP, che consente un'interazione senza soluzione di continuità tra DocBits e M3 per una gestione e un'elaborazione documentale avanzate.
Dashboard PO: Una dashboard centralizzata all'interno di DocBits progettata specificamente per gestire e monitorare gli ordini di acquisto, fornendo approfondimenti e analisi per un tracciamento efficiente e la presa di decisioni.
Dashboard Ordini di Spedizione: Simile alla Dashboard PO, questa funzionalità si concentra sulla gestione e monitoraggio degli ordini di spedizione, facilitando le operazioni logistiche.
Dashboard v2: Una versione aggiornata dell'interfaccia della dashboard, probabilmente con un'esperienza utente migliorata e funzionalità aggiuntive per un'usabilità potenziata.
Dashboard Avanzata di Spedizione: Una dashboard specializzata per il monitoraggio avanzato e la gestione delle attività legate alla spedizione, offrendo approfondimenti e funzionalità più avanzate.
Portale Fornitori: Un portale all'interno di DocBits dedicato ai fornitori, che consente loro di interagire e collaborare con il sistema, migliorando la comunicazione e l'efficienza nella catena di approvvigionamento.
Generatore di Flussi di Lavoro: Uno strumento per creare e personalizzare flussi di lavoro all'interno di DocBits, consentendo agli utenti di definire processi specifici e automatizzare la gestione dei documenti in base alle loro esigenze aziendali uniche.
Generatore di Layout: Consente agli utenti di progettare e personalizzare il layout dei documenti all'interno di DocBits, garantendo l'allineamento con i marchi e gli standard di usabilità.
Modalità di Annotazione: Una funzionalità che consente agli utenti di annotare e contrassegnare i documenti direttamente nell'interfaccia di DocBits, facilitando la collaborazione e il feedback.
Mostra report: Funzionalità per generare e visualizzare report all'interno di DocBits, fornendo approfondimenti e analisi su vari aspetti dell'elaborazione e della gestione dei documenti.
Modelli e Etichette: Strumenti per definire e configurare modelli di riconoscimento documentale ed etichette all'interno di DocBits, migliorando l'accuratezza e l'efficienza nell'elaborazione dei documenti.
Script Documento: Probabilmente una funzionalità per lo scripting e l'automazione di azioni o processi specifici relativi alla gestione dei documenti all'interno di DocBits.
Scansione Documenti: Capacità di acquisire documenti fisici e importarli in DocBits per l'elaborazione e la gestione digitale.
Estrazione QR-Code: Una funzionalità per estrarre informazioni dai codici QR incorporati nei documenti, consentendo l'acquisizione e l'elaborazione automatica dei dati.
Dati Master Personalizzati: Consente agli utenti di definire e gestire campi e attributi di dati master personalizzati all'interno di DocBits, adattando il sistema alle specifiche esigenze aziendali.
Compiti e Notifiche: Funzionalità per gestire compiti e ricevere notifiche all'interno di DocBits, garantendo azioni e comunicazioni tempestive relative alle attività di elaborazione dei documenti.
Aggiornatore ACL IDM: Questo modulo probabilmente si occupa dell'aggiornamento e della gestione delle liste di controllo degli accessi (ACL) all'interno di DocBits, garantendo autorizzazioni e sicurezza adeguate per l'accesso e la gestione dei documenti.
Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.
Functionality:
Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.
Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:
Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.
Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.
Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.
Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.
Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.
Example Scenario:
An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.
By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.
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And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.
From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:
Compare with Purchase Order:
Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.
Document Field:
These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.
Document:
Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.
Logic:
Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.
Status:
Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.
Table:
These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.
Assignee:
Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.
These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:
A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.
Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.
"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.
Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.
This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .
This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.
Tolerance type: percent or value
Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.
Functionality:
Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.
Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.
Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:
Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.
Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.
Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.
After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.
Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.
Example Scenario:
An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.
By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.
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This card can check whether, for example, the total amount in a document corresponds to the specified value - equal/not equal, larger or smaller.
Purpose
This workflow card is designed to automatically compare the values of two specified fields within a document based on a defined operator. It's used to enforce data integrity and ensure that document data conforms to business rules or conditions.
Components of the Card
Field Names
Description: Specifies the names of the two fields within the document that will be compared.
Detail: Users must input the exact names of the fields as they appear in the system. These fields can be any data type that supports comparison, such as numeric, date, or text fields.
Operator
Description: The comparison operator used to evaluate the relationship between the values of the two fields.
Options:
Equal (==): Checks if the value of the first field is equal to the value of the second field.
Not Equal (!=): Checks if the value of the first field is not equal to the value of the second field.
Greater Than (>): Checks if the value of the first field is greater than the value of the second field.
Greater Than or Equal (>=): Checks if the value of the first field is greater than or equal to the value of the second field.
Less Than (<): Checks if the value of the first field is less than the value of the second field.
Less Than or Equal (<=): Checks if the value of the first field is less than or equal to the value of the second field.
Functionality
Field Selection: Users input or select the names of the two fields to be compared. This is typically done through a form or a dropdown menu within the card setup.
Operator Selection: Users choose an operator from a list of available options that define how the fields should be compared.
Comparison Execution:
The system reads the values from the specified fields and applies the selected operator to evaluate the relationship between them.
Based on the result of the comparison (true or false), subsequent actions may be triggered. For example, if a comparison fails, the system might flag the document for review, block further processing, or notify responsible parties.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the comparison by entering field names and selecting an operator. This setup should be straightforward and guided, possibly with help text or examples.
Monitoring and Reporting: The system can provide feedback on the results of comparisons, such as logging all comparisons made, their outcomes, and any actions taken in response to the comparison results.
Error Handling and Notifications: Users receive alerts if the comparison cannot be executed (e.g., if one of the fields is not found in the document or is not in a comparable format).
The "Document Field Comparison" workflow card is vital for maintaining data accuracy and consistency across documents in an ERP system. It helps automate checks that would otherwise be manual, error-prone, and time-consuming, enhancing efficiency and reliability in document processing. Documenting this card clearly in your ERP system's manual will assist users in effectively employing this feature, ensuring that data across documents remains consistent and in accordance with business rules.
Purpose
This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.
Components of the Card
Operator
Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.
Options:
is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.
is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.
Status ( List )
Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.
Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.
Functionality
Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.
Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:
If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.
If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.
Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:
True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.
False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.
Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the operator and specifying the relevant statuses. This setup may involve simple dropdown menus or checkboxes for selecting statuses and operators.
Monitoring and Management: Users can track the card’s activity via a dashboard, which provides insights into the status conditions being monitored and the actions being taken based on those conditions.
Error Handling and Alerts: Supports setting up alerts for process failures or mismatches in expected document statuses, enabling quick responses to operational issues.
The "Document Status Condition" workflow card is vital for ensuring that documents are processed correctly according to their current status, enhancing control and efficiency within the ERP system. Clearly documenting this card in the system's manual will help users effectively implement and manage it, leveraging its functionality to maintain smooth and compliant document workflows. This card is particularly useful in managing document lifecycles and ensuring that only documents meeting specific criteria advance to subsequent stages of business processes.
In Order Confirmation Purchase Order
This logic card is designed to automatically verify that the quantity, unit price, or discount detailed in an order confirmation matches the corresponding figures in the purchase order. This verification ensures consistency and accuracy between what was ordered and what the supplier confirms to deliver.
The logic is activated when any of the following conditions are met in an order confirmation relative to the original purchase order:
Quantity: The quantity of items ordered matches the quantity confirmed by the supplier.
Unit Price: The price per item agreed upon matches the supplier's confirmation.
Discount: Any discounts applied are consistent between the purchase order and the order confirmation.
Equals: If the order confirmation's quantity, unit price, or discount exactly matches the purchase order, the system considers the confirmation as valid and proceeds with the next steps in the procurement process.
Not Equal: If there's a discrepancy in the quantity, unit price, or discount, the system flags the order confirmation for manual review. This ensures any mismatches are resolved before moving forward.
Accuracy and Consistency: Maintains accuracy in the procurement process, ensuring that payments and deliveries are made based on correct figures.
Efficiency: Automates the verification process, reducing the need for manual checks and speeding up order processing.
Cost Control: Helps prevent overpayments or incorrect deliveries by catching discrepancies early in the process.
Define Comparison Parameters: Set up the specific fields (quantity, unit price, discount) that the logic card will check for a match.
Automate Verification: Configure the system to automatically compare these details upon receipt of an order confirmation.
Customize Alerts: Decide on the workflow for handling discrepancies, including customization of alerts for manual review.
This logic card is vital for ensuring that the details of an order confirmation align with the original purchase order, safeguarding the integrity of the procurement cycle. ``
Purpose
This workflow card facilitates operations based on the assignment of a task or document to a single, specific user. Using a direct conditional logic approach, it manages workflows that require targeted user engagement, ensuring precision in user-based task handling.
Components of the Card
Operator
Description: Specifies the logic to apply to the user assignment.
Options:
IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches the specified user.
IS NOT: Triggers the operation if the assigned user does not match the specified user.
User
Description: Allows selection of a single user against whom the assigned user will be compared.
Detail: This involves a simple dropdown or autocomplete field where one user can be selected at a time.
Functionality
User Assignment Identification: Identifies the user currently assigned to a specific task or document.
Condition Evaluation:
For the IS operator, the card checks if the assigned user is the same as the user selected.
For the IS NOT operator, it verifies that the assigned user is different from the selected user.
Action Execution:
True Condition: If the assignment meets the set condition (IS or IS NOT), it triggers predefined actions, which could include moving forward with approvals, initiating further tasks, sending notifications, or other related workflows.
False Condition: If the condition fails, the system can reroute the task, hold it for review, or trigger alternative predefined actions.
User Interactions
Setup and Configuration: Users set up the card by choosing an operator and selecting a user from the user field. This setup should be straightforward, ensuring easy user selection and configuration.
Monitoring and Reporting: Offers tools for monitoring the card’s performance, such as tracking which tasks are triggered by specific user assignments and the outcomes of these triggers.
Error Handling and Notifications: Provides mechanisms to alert users if tasks are incorrectly assigned or if operational errors occur due to assignment issues.
The "Single Assigned User Condition" workflow card is essential for precise, user-specific document and task management within an ERP system. It simplifies workflows by focusing on individual user assignments, thus ensuring that actions are only executed when appropriate, based on the user's role and responsibilities. Documenting this card clearly will assist users in understanding its application, allowing them to implement and manage it effectively within their daily operations. This documentation ensures that all potential users can easily grasp the card's purpose and integrate it seamlessly into their workflows.
Purpose
This workflow card is tailored to manage operations on documents based on a single, specified document status. By simplifying the condition to one status, the card is focused on very specific workflow triggers, making it ideal for targeted document processing activities within an ERP system.
Components of the Card
Operator
Description: Specifies the method for evaluating the document’s status against the selected condition.
Options:
is: Triggers the operation if the document's current status matches the selected status.
is not: Triggers the operation if the document's current status does not match the selected status.
Status
Description: Allows the selection of a single document status to set the condition.
Examples of Statuses: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval".
Detail: Users choose one status from a dropdown or a set of radio buttons. This status then serves as the criterion for the card’s operation.
Functionality
Document Status Identification: Identifies the current status of a document as it is processed through the ERP system.
Condition Evaluation:
Based on the operator selected (is
or is not
), the card checks whether the document's current status aligns with the chosen status criterion.
Action Execution:
True Condition: If the status matches (or does not match, based on the operator), the corresponding action is initiated. This could be routing for further processing, notification generation, or other predefined workflows.
False Condition: If the condition is not met, no action is taken, or an alternate pathway is triggered.
Integration with Other Workflows: Even though it's designed for single-status evaluation, this card can be effectively integrated into broader workflow sequences to ensure precise document handling.
User Interactions
Setup and Configuration: Users set up the card by selecting an operator and then choosing one status from the available options. This selection process is straightforward and designed to prevent confusion.
Monitoring and Reporting: Enables monitoring through system-generated reports or dashboards that track the processing of documents based on their status, helping to oversee the effectiveness of the implemented workflows.
Error Handling and Notifications: Configurable to alert users to any processing anomalies or to flag documents that do not meet the set conditions, ensuring prompt attention and resolution.
The "Single Document Status Condition" workflow card simplifies document management by focusing on individual status conditions. This specification helps in cases where precise control over document flows is necessary, especially in environments with stringent processing criteria. Documenting this version of the card clearly will ensure that users fully understand its application and can effectively integrate it within their daily operations, enhancing both compliance and efficiency in document processing.
Purpose
This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.
Components of the Card
Field Name
Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.
Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.
Boolean
Description: Defines the condition that triggers the workflow.
Options:
True: The workflow triggers if the checkbox is checked.
False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.
Functionality
State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.
Condition Evaluation:
The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.
Action Execution:
True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.
False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.
Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.
Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.
The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.
Purpose
This card is designed to manage actions on documents contingent upon their type, employing simple conditional logic (is/is not) to either trigger or prevent specific workflows. This enables precise control over how different types of documents are processed within the ERP system.
Components of the Card
Operator
Description: Determines the conditional logic applied to the document types.
Options:
is: The operation will trigger if the document's type matches one of the specified types in the list.
is not: The operation will trigger if the document's type does not match any of the types listed.
Document Types List
Description: Specifies a list of document types to which the condition will apply.
Detail: This can include a variety of document types such as "Invoice", "Purchase Order", "Contract", "Employee Record", etc., based on which the condition (is/is not) will be evaluated.
Functionality
Document Identification: The system first identifies the type of each incoming or existing document based on predefined attributes or metadata.
Condition Evaluation:
If the operator is is, the card checks if the document type is in the provided list.
If the operator is is not, the card checks if the document type is not in the list.
Action Triggering: Depending on the result of the condition evaluation:
True: Initiates the associated operations or workflows if the condition is met.
False: The process is bypassed or an alternative operation is triggered if the condition is not met.
Integration and Automation: Seamlessly integrates with other system components, ensuring that document handling is automated and adheres to organizational workflows and policies.
User Interactions
Configuration: Users must specify the operator and list the document types when setting up the card. This setup may include interface elements like dropdowns or checkboxes to select document types and operators.
Monitoring and Adjustments: Users can monitor the outcomes and effectiveness of this card through logs and reports generated by the ERP system. Adjustments can be made to the list or the operator based on evolving business needs.
Error Handling and Feedback: Provides feedback mechanisms for errors encountered during operation. Users can set up alerts for when conditions fail, ensuring prompt attention to issues.
The "Document Type Condition" workflow card plays a crucial role in managing document-based operations with precision and flexibility. By using simple conditional logic, it helps ensure that documents are processed appropriately, enhancing efficiency and compliance. Documenting this card clearly will help users understand how to implement and utilize it effectively, making it a valuable part of your ERP system's documentation.