DocBits è una soluzione di acquisizione documenti basata su cloud che sfrutta la potenza dell'Intelligenza Artificiale (AI) e del Machine Learning (ML) per riconoscere, classificare, analizzare ed estrarre informazioni da vari tipi di documenti, indipendentemente dal loro formato. Ecco uno sguardo più ravvicinato alle sue funzionalità chiave:

• Riconoscimento Documenti: DocBits utilizza algoritmi di intelligenza artificiale per identificare e riconoscere con precisione i documenti, che siano in forma cartacea o file elettronici.

• Classificazione Documenti: Classifica i documenti in categorie rilevanti, facilitando l'organizzazione e il recupero.

• Estrazione Dati: DocBits estrae dati critici dai documenti, trasformando informazioni non strutturate in dati strutturati che possono essere integrati nel tuo flusso di lavoro.

• Machine Learning: Il sistema impara continuamente e migliora la sua precisione di riconoscimento con ciascun documento elaborato, diventando più competente nel tempo.

• Intelligenza di Sciame: DocBits utilizza l'intelligenza di sciame per potenziare le sue capacità di apprendimento, creando un sistema auto-migliorante.

Alla destra della barra di ricerca, troverai altri strumenti dashboard.

• Aggiorna Elenco: Questo viene utilizzato per aggiornare il dashboard senza dover aggiornare la scheda del browser.

• Impostazioni Avanzate: Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili più avanti in questa pagina.

• Analisi: Questo ti fornisce ulteriori dettagli sui documenti che hai caricato su DocBits.

• Carica: Ulteriori informazioni su questo argomento nella sezione successiva.

Dopo aver effettuato l'accesso con le tue credenziali, verrai reindirizzato alla homepage del Dashboard di DocBits. Questa è la pagina principale dove puoi visualizzare e gestire tutti i tuoi documenti importati.

L'unione dei documenti ti permette di combinare più documenti.

Prima di tutto, devi selezionare i documenti che desideri unire. Questo può essere fatto selezionando le caselle di controllo dei documenti. Una volta selezionati i documenti, fai clic sull'icona con tre puntini.

Verrà quindi visualizzato un menu, seleziona l'opzione "Unisci" che si trova in basso.

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Dal Dashboard, fare clic sull'icona Impostazioni avanzate come mostrato di seguito

Verrà quindi visualizzato il seguente menu

Selezionare il pulsante denominato "Imposta colonne del dashboard per l'organizzazione" e verrà mostrato un elenco di tutti i nomi delle colonne.

Da questo menu, è possibile selezionare i nomi delle colonne e utilizzare le frecce per aggiungere e rimuovere le colonne desiderate.

Se stai utilizzando il software DocBits per l'elaborazione dei documenti, è essenziale comprendere i diversi stati dei documenti che i tuoi file possono avere. Ecco un elenco completo di tutti i possibili stati dei documenti in DocBits:

• WatchDog Start: Il modulo Watchdog sta partendo.

• WatchDog Split: Il documento viene diviso in Watchdog.

• WatchDog Upload: Il documento viene caricato in Watchdog.

• Upload: Il documento viene caricato.

• OCR: Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è attualmente in esecuzione sul documento.

• Classification: Il documento viene classificato.

• Zugferd import: Un documento Zugferd viene importato.

• Pronto per la convalida: Il documento è pronto per la convalida.

• Zugferd export: Un documento Zugferd viene esportato.

• Workflow: Un flusso di lavoro è attualmente in esecuzione con questo documento.

• Approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato.

• Seconda approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato una seconda volta.

• Contabilità automatica: La contabilità automatica è in esecuzione.

• Esportazione: Il documento viene esportato.

• Errore: Si è verificato un errore nel documento.

La seconda parte del cruscotto è una panoramica di tutti i documenti caricati. Puoi visualizzare tutti i documenti o solo quelli assegnati a te. Puoi anche cercare documenti per nome.

I dati verranno estratti in pochi secondi e lo stato cambierà da "In esecuzione" a "Pronto per la convalida".

Durante la navigazione dei tuoi documenti in DocBits, se desideri tornare all'area principale della Dashboard, puoi semplicemente premere il tasto escape (ESC) sulla tastiera e tornerai al menu principale della Dashboard (nella pagina da cui hai appena uscito dal documento).

Questo è il luogo dove puoi tenere d'occhio le tue attività. Puoi scegliere tra due layout diversi: uno è un po' più dettagliato dell'altro. Puoi anche filtrare le attività in base a diversi criteri, come se sono assegnate a te o lo stato dell'attività.

Se desideri visualizzare un registro dettagliato di tutti i documenti importati nel tuo ambiente DocBits, segui questi passaggi.

Dal tuo Dashboard DocBits, seleziona l'opzione Impostazioni Avanzate.

Dopo che compare la barra Impostazioni Avanzate, seleziona il pulsante Registro Importazioni.

Verrà quindi visualizzata una tabella con tutti i documenti recentemente importati e altre informazioni rilevanti su di essi.

Se stai cercando un documento o documenti specifici, hai a disposizione le seguenti opzioni. All'interno della barra di ricerca ti abbiamo fornito vari strumenti per trovare il documento che stai cercando, per accedervi, seleziona l'icona seguente.

Le seguenti opzioni di filtro diventeranno disponibili per te.

Ti offriamo la possibilità di filtrare per tipo di documento, stato del documento, assegnatario del documento e per data.

La schermata di validazione ti permette di controllare, modificare e validare tutti i documenti importati. Puoi vedere il nome del documento, quanti pagine contiene, la data in cui è stato importato e il suo stato. Il pulsante azioni ti permette di assegnare, riavviare, validare o eliminare il documento.

In questa sezione, puoi visualizzare i documenti che sono stati contrassegnati come duplicati. Per iniziare, fai semplicemente clic sul pulsante a destra, come indicato di seguito:

Una volta premuto il pulsante, apparirà una tabella in fondo alla pagina che mostra tutti i duplicati identificati.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutti gli ordini di acquisto. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Il contatore delle attività si trova nell'angolo in alto a destra della pagina iniziale del Dashboard.

Qui puoi vedere quanti documenti sono nella tua coda in attesa di elaborazione

e quanti documenti sono ora pronti per la convalida.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutte le spedizioni anticipate. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Per configurare le tue impostazioni, fai clic sull'icona dell'utente situata nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Qui puoi personalizzare diverse opzioni:

Lingua

• Seleziona Lingua Preferita: Scegli la tua lingua desiderata tra le opzioni disponibili.

Dark Mode

• Attiva Dark Mode: Abilita o disabilita la Dark Mode per un'esperienza di visione più confortevole.

Impostazioni Utente

In questa sezione, puoi regolare le seguenti preferenze:

• Formato Data: Personalizza come vengono visualizzate le date.

• Formattazione Importo: Imposta il tuo formato preferito per i valori numerici.

• Nome: Aggiorna il tuo nome.

• Password: Cambia la tua password per la sicurezza dell'account.

• Dimensione del Carattere: Regola la dimensione del testo per una migliore leggibilità.

• Modalità Doppio Monitor: Abilita questa funzione se stai utilizzando due monitor.

Disconnetti

• Disconnetti: Fai clic qui per disconnetterti in modo sicuro dal tuo account.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutti gli ordini di spedizione. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Supporto utente

Qualora tu incontri delle sfide o abbia domande durante l'utilizzo di DocBits, ti preghiamo di consultare questo manuale utente o di contattare il nostro team di supporto per assistenza. Il nostro impegno è quello di fornire un'esperienza senza intoppi per tutti gli utenti. Basta fare clic sul pulsante di supporto nella tua app DocBits e potrai creare un ticket di supporto.

Puoi anche contattarci tramite la nostra pagina FELLOPRO:

All'interno dello schermo di convalida puoi creare direttamente un ticket e includere uno screenshot del problema.

Per iniziare

• Accesso e Navigazione: Come accedere a Docbits e navigare attraverso l'interfaccia.

• Configurazione Iniziale: Impostare Docbits per l'uso la prima volta.

Utilizzo Quotidiano

• Invio di Documenti: Istruzioni per inviare documenti a Docbits.

• Revisione e Approvazione dei Documenti:

• Approvazione degli Ordini: Passaggi per la revisione e l'approvazione dei moduli d'ordine.

• Elaborazione delle Fatture: Guida su come elaborare le fatture in arrivo per il pagamento.

Gestione dei Documenti

• Ricerca e Recupero: Come trovare e accedere ai documenti all'interno di Docbits.

• Modifica e Aggiornamento: Modifica dei documenti e aggiornamento del loro stato.

Risoluzione dei Problemi

• Problemi Comuni: Soluzioni ai problemi frequenti riscontrati dagli utenti.

• : Come contattare il supporto per assistenza.

Docbits è un sistema avanzato progettato per automatizzare la corrispondenza dei dati dell'ordine di acquisto (PO) con i documenti delle fatture in arrivo. Questo strumento è specificamente progettato per una gestione efficiente e un'elaborazione dei dati delle fatture all'interno dei sistemi ERP. Questa documentazione spiega i concetti di base della corrispondenza automatica tramite Docbits e definisce le regole specifiche necessarie per una corrispondenza di successo.

Principi fondamentali della corrispondenza automatica in Docbits

Estrazione dei dati: Docbits inizia il processo estraendo i dati rilevanti dai documenti delle fatture digitalizzate. Tipicamente, questi dati includono i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi unitari di ciascuna riga della fattura. La precisione di questa estrazione è cruciale, poiché costituisce la base per il successivo processo di corrispondenza.

Confronto con i dati dell'ordine di acquisto: I dati estratti vengono confrontati con le informazioni corrispondenti negli ordini di acquisto memorizzati. Docbits verifica se i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi corrispondono a quelli nei PO. Per una corrispondenza di successo, i dati nelle fatture devono corrispondere ai dati negli ordini di acquisto, considerando le soglie di tolleranza definite.

Corrispondenza automatica: Sulla base dei risultati del confronto, Docbits esegue la corrispondenza. Il sistema verifica se i criteri di corrispondenza rientrano nei limiti di tolleranza impostati. Se questi criteri sono soddisfatti, la corrispondenza è considerata riuscita.

Segnalazione: Dopo aver completato il processo di corrispondenza, Docbits genera report che mostrano lo stato delle corrispondenze. Questi report informano sulle fatture corrispondenti con successo e identificano quelle con discrepanze.

Definizione delle regole di corrispondenza

Numero dell'articolo: Il numero dell'articolo sulla fattura deve corrispondere esattamente al numero dell'articolo nell'ordine di acquisto. Non è consentita alcuna tolleranza per deviazioni nei numeri degli articoli.

Quantità: La quantità di merci consegnate sulla fattura può variare entro un intervallo di tolleranza predefinito. Tipicamente, una tolleranza del ±5% potrebbe essere accettabile per tener conto di differenze minori nelle quantità di consegna.

Prezzi: Le deviazioni dei prezzi sono tollerabili fino a una soglia prestabilita. Una tolleranza comune potrebbe essere del ±2% del prezzo per accettare lievi differenze nelle dichiarazioni di prezzo che derivano da differenze di arrotondamento o fluttuazioni valutarie.

Stato della corrispondenza:

• Corrispondenza completa: Tutti i punti dati (numero dell'articolo, quantità e prezzo) rientrano nei limiti di tolleranza impostati.

• Corrispondenza parziale: Uno o più punti dati deviano al di fuori dei limiti di tolleranza, ma le deviazioni sono minime e richiedono una revisione manuale.

• Nessuna corrispondenza: Deviazioni significative in uno o più punti dati che richiedono una correzione immediata o ulteriori indagini.

La definizione precisa di queste regole e l'impostazione dei limiti di tolleranza sono cruciali per l'efficienza della corrispondenza automatica e la riduzione delle interventi manuali. Docbits consente una configurazione flessibile di questi parametri per soddisfare le esigenze di varie aziende e settori.

Panoramica

Pulsante Salva:

• Pulsante Salva:

• Scopo: Salva lo stato attuale del documento o script su cui si sta lavorando.

• Caso d'uso: Dopo aver apportato modifiche o annotazioni a un documento, utilizzare questo pulsante per assicurarsi che tutte le modifiche siano salvate.

Aggiungi Regole speciali:

• Aggiungi Regole Speciali / Aggiungi Script in DocBits:

• Scopo: Consente agli utenti di implementare regole o script specifici che personalizzano il modo in cui i documenti vengono elaborati.

• Caso d'uso: Utilizzare questa funzionalità per automatizzare compiti come l'estrazione di dati o la convalida del formato, migliorando l'efficienza del flusso di lavoro.

Campi Fuzzy:

• Campi Fuzzy:

• Scopo: Aiuta a identificare e correggere campi in cui i dati potrebbero non essere una corrispondenza perfetta ma sono abbastanza simili.

• Caso d'uso: Utile nei processi di convalida dei dati in cui le corrispondenze esatte non sono sempre possibili, come nomi o indirizzi leggermente errati.

Lente d'ingrandimento:

• Lente d'Ingrandimento (Magnify Glass):

• Scopo: Fornisce una vista ingrandita di un'area selezionata del documento.

• Caso d'uso: Aiuta nell'esaminare dettagli o testi piccoli nei documenti, garantendo precisione nell'inserimento o revisione dei dati.

Apri nuova finestra:

• Apri Nuova Finestra:

• Scopo: Apre una nuova finestra per confrontare i documenti affiancati o multitasking.

• Caso d'uso: Utile nel confrontare due documenti o nel fare riferimento a informazioni aggiuntive senza lasciare il documento corrente.

Scorciatoie da tastiera:

1. Scorciatoie da Tastiera:

• Scopo: Consente agli utenti di eseguire azioni rapidamente utilizzando combinazioni di tasti.

• Caso d'uso: Migliora la velocità e l'efficienza nella navigazione e nell'elaborazione dei documenti riducendo al minimo la dipendenza dalla navigazione del mouse.

Compiti:

Per condividere informazioni interne, è possibile creare compiti e assegnarli a un dipendente o a un gruppo specifico all'interno dell'azienda.

• Compiti:

• Scopo: Consente agli utenti di creare compiti relativi ai documenti e assegnarli ai membri del team.

• Caso d'uso: Agevola la collaborazione e la gestione dei compiti all'interno dei team, garantendo che tutti conoscano le proprie responsabilità.

Modalità di annotazione:

È possibile lasciare annotazioni su un documento. Questo può essere utile per lasciare informazioni ad altri utenti che modificheranno ulteriormente questo documento.

• Modalità di Annotazione:

• Scopo: Consente agli utenti di lasciare note o annotazioni direttamente sul documento.

• Caso d'uso: Utile per fornire feedback, istruzioni o note importanti ad altri membri del team che lavoreranno sul documento in seguito.

Unisci:

I documenti possono essere uniti qui, ad esempio se mancava una pagina di una fattura, queste pagine possono essere unite successivamente in questo modo senza che l'intero documento debba essere eliminato o ricaricato.

• Unisci Documenti:

• Scopo: Combina più documenti in un unico file.

• Caso d'uso: Utile in scenari in cui parti di un documento sono scansionate separatamente e devono essere consolidate.

Visualizzazione OCR:

Nella visualizzazione OCR, il testo viene filtrato automaticamente dal documento. Questo viene utilizzato per riconoscere caratteristiche rilevanti, come il codice postale, il numero di contratto, il numero di fattura e la classificazione di un documento.

• Visualizzazione OCR:

• Scopo: Riconosce automaticamente il testo all'interno dei documenti utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri.

• Caso d'uso: Ottimizza il processo di digitalizzazione di testi stampati o scritti a mano, rendendoli cercabili e modificabili.

Crea ticket:

A differenza dei compiti che vengono passati internamente all'azienda, questo ticket di supporto è importante per notificarci e creare immediatamente un ticket in caso di errori e/o discrepanze. Questo semplifica notevolmente il processo perché è possibile inviare immediatamente il bug con il documento appropriato. Vi è anche la possibilità di impostare la priorità, fare uno screenshot del documento o caricarne uno.

• Crea Ticket:

• Scopo: Consente agli utenti di segnalare problemi o discrepanze creando un ticket di supporto.

• Caso d'uso: Essenziale per una rapida risoluzione dei problemi e dei bug, contribuendo a mantenere l'integrità e il corretto funzionamento del sistema.

### **Registri script documento:**

Gli script possono essere creati nelle impostazioni sotto Tipi di Documento; queste informazioni verranno poi visualizzate qui.

• Registri script documento:

• Scopo: Mostra i registri relativi agli script implementati per diversi tipi di documento.

• Caso d'uso: Utile per tracciare e risolvere problemi legati alle azioni degli script sui documenti, aiutando gli utenti a comprendere i processi automatizzati e correggere eventuali problemi.

Altre impostazioni:

Dividi documento:

• Qui puoi dividere il documento e tagliare o eliminare pagine non necessarie

• Dividi Documento:

• Scopo: Consente agli utenti di dividere un documento in parti separate, rimuovendo o isolando pagine non necessarie.

• Caso d'uso: Ideale quando si gestiscono documenti multi-pagina in cui sono necessarie solo determinate sezioni per l'elaborazione o la revisione.

Migliora documento:

• Il documento verrà riavviato

• Migliora Documento:

• Scopo: Reimposta il documento al suo stato iniziale per una rivalutazione o ulteriori modifiche.

• Caso d'uso: Utile quando le modifiche iniziali devono essere annullate o il documento deve essere aggiornato per un'altra serie di modifiche. Qui abbiamo bisogno di un'ulteriore Visione ML per migliorare la qualità del documento.

Flusso documento:

Qui troverai il flusso del documento

• Scopo: Mostra la sequenza e la progressione dell'elaborazione del documento all'interno del sistema.

• Caso d'uso: Aiuta nel tracciare lo stato del documento attraverso diverse fasi, garantendo che tutti i passaggi di elaborazione necessari siano seguiti.

Vai al modello di layout:

• Con questa opzione verrai reindirizzato e potrai modificare il tuo layout o utilizzare il modello predefinito

• Vai al Modello di Layout:

• Scopo: Reindirizza gli utenti a un editor di layout dove possono modificare i modelli esistenti o applicarne uno predefinito.

• Caso d'uso: Consente la personalizzazione dei layout dei documenti per soddisfare specifiche esigenze aziendali o preferenze, migliorando l'allineamento visivo e funzionale del documento con gli standard aziendali.

Campi obbligatori:

Ci sono campi che sono necessari per ulteriori modifiche, questi possono essere modificati nelle impostazioni.

Usa il suggerimento per scoprire se:

• È un campo obbligatorio (richiesto)

• Richiesta di convalida

• Bassa confidenza

• Discrepanza totale importo tasse

• Campi Obbligatori:

• Scopo: Identifica i campi obbligatori all'interno dei documenti che devono essere compilati o corretti prima di ulteriori elaborazioni.

• Caso d'uso: Garantisce che i dati essenziali siano catturati con precisione, mantenendo l'integrità dei dati e la conformità alle regole aziendali.

Vai alla visualizzazione estrazione tabella:

Qui arrivi alla visualizzazione estrazione tabella e hai ulteriori opzioni per continuare. Ad esempio, in modalità di addestramento, imparando la tabella.

• Vai alla Visualizzazione Estrazione Tabella:

• Scopo: Naviga verso un'interfaccia in cui gli utenti possono estrarre e manipolare i dati tabellari dai documenti.

• Caso d'uso: Utile per documenti complessi contenenti tabelle, consentendo un'estrazione precisa dei dati e l'apprendimento per migliorare il riconoscimento nel tempo.

Aggiungi colonne non mappate:

Per aggiungere colonne non assegnate clicca qui e seleziona le colonne che desideri nella tabella o rimuovi quelle non necessarie.

Mostra colonne non mappate / Nascondi colonne non mappate:

• Mostra/Nascondi Colonne Non Mappate:

• Scopo: Alterna la visibilità delle colonne in una tabella che non sono automaticamente mappate a campi conosciuti.

• Caso d'uso: Consente agli utenti di concentrarsi sui dati rilevanti nascondendo colonne non necessarie o esaminandole per un'eventuale inclusione.

Blocca estrazione tabella per questo fornitore:

• Blocca Estrazione Tabella per Questo Fornitore:

• Scopo: Impedisce i processi di estrazione tabella per documenti da fornitori specifici.

• Caso d'uso: Utile in scenari in cui i documenti dei fornitori non riescono costantemente ad estrarre correttamente o non richiedono l'estrazione.

Elimina tabella:

• Elimina Tabella:

• Scopo: Rimuove un'intera tabella da un documento.

• Caso d'uso: Utile quando una tabella è inclusa erroneamente o non è più necessaria per lo scopo del documento.

Aggiungi nuova colonna tabella:

Se manca una colonna, puoi creare una nuova colonna qui. Specifica il titolo, decidi se deve essere un campo obbligatorio e il tipo di colonna (questo è importante per il formato corretto)

• Aggiungi Nuova Colonna Tabella:

• Scopo: Crea una nuova colonna in una tabella esistente, con specifiche per titolo, necessità e tipo.

• Caso d'uso: Migliora la flessibilità e l'accuratezza della cattura dei dati consentendo la creazione di colonne personalizzate adatte ai requisiti specifici dei dati.

Ignora convalida tabella:

• Ignora Convalida Tabella:

• Scopo: Consente agli utenti di ignorare le regole di convalida per tabelle specifiche.

• Caso d'uso: Utile quando anomalie conosciute nei dati non influenzano l'elaborazione complessiva e l'insistenza sulla convalida ostacolerebbe il flusso di lavoro.

Ripristina colonna tabella:

• Ripristina Colonna Tabella:

• Scopo: Ripristina una colonna precedentemente eliminata o modificata in una tabella.

• Caso d'uso: Utile per recuperare dati rimossi o modificati per errore, garantendo la completezza dei dati.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutte le fatture. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'organizzazione delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Una guida per caricare documenti su DocBits.

Con l'API Webhook fornita di seguito, puoi trasferire facilmente documenti direttamente a DocBits con una semplice richiesta POST. Questa API è progettata per semplificare il processo di caricamento dei file su DocBits, e tutti i parametri necessari sono già compilati per te.

Per iniziare, vai semplicemente alla seguente pagina (a seconda dell'ambiente che stai utilizzando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Effettua una chiamata all'API utilizzando la tua chiave API. Puoi anche includere il file che desideri caricare come parametro nella tua chiamata.

Introduzione

Questo documento fornisce una guida completa su come utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto all'interno della piattaforma ERP. Il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto automatizza la conciliazione degli ordini di acquisto con le fatture in arrivo, garantendo che le transazioni finanziarie siano accurate e le discrepanze siano affrontate prontamente.

Per Iniziare

Per iniziare a utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto, assicurati di avere i permessi necessari impostati dal tuo amministratore di sistema. Avrai bisogno di accedere sia ai dati dell'ordine di acquisto che ai dati della fattura corrispondente all'interno del sistema.

Requisiti di Sistema

• Accesso ai moduli dell'ordine di acquisto e della fattura all'interno del sistema ERP.

• Autorizzazioni utente appropriate per visualizzare e abbinare documenti finanziari.

Funzionalità Principali

• Estrazione Automatica dei Dati: Estrae e interpreta automaticamente i dati dalle fatture digitali.

• Confronto dei Dati: Confronta i dati della fattura estratti con i dati dell'ordine di acquisto esistenti.

• Verifica dell'Abbinamento: Verifica gli abbinamenti in base a regole e tolleranze predefinite.

• Segnalazione delle Discrepanze: Identifica e segnala eventuali discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.

• Registro delle Verifiche: Mantiene un registro di tutte le azioni per conformità e revisione.

Interfaccia Utente

L'interfaccia del sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto include tipicamente i seguenti componenti:

• Dashboard: Panoramica dello stato dell'abbinamento e delle attività recenti.

• Strumenti di Ricerca e Filtraggio: Capacità di cercare e filtrare ordini di acquisto e fatture.

• Record Abbinati: Sezione che mostra i record abbinati con successo.

• Discrepanze: Sezione che mostra i record con discrepanze che necessitano di revisione o azione.

• Report: Accesso a report dettagliati e opzioni di esportazione.

Guida Passo-Passo all'Utilizzo della Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto

1. Accedi al Modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto

Vai al modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto dal menu principale del tuo sistema ERP.

2. Importa o Accedi alle Fatture

• Importazione Automatica: Se il tuo sistema è configurato per l'acquisizione automatica dei dati, le fatture verranno importate automaticamente nel sistema.

• Caricamento Manuale: Se necessario, carica manualmente i file delle fatture nel sistema utilizzando l'interfaccia fornita.

3. Revisione delle Fatture Abbinati Automaticamente

• Revisiona le fatture che sono state abbinati automaticamente agli ordini di acquisto.

• Verifica i dettagli dell'abbinamento, inclusi i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi.

4. Gestione delle Discrepanze

• Accedi alla sezione Discrepanze per revisionare eventuali fatture che non hanno potuto essere abbinati automaticamente.

• Regola manualmente le quantità o i prezzi secondo necessità, o segnala la fattura per ulteriore revisione.

5. Abbinamento Manuale

Per le fatture non abbinati automaticamente:

• Utilizza gli strumenti di ricerca e filtraggio per trovare l'ordine di acquisto corrispondente.

• Verifica e abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.

Benvenuti in DocBits

Benvenuti in DocBits, la vostra fonte esaustiva per strategie e approfondimenti sulla documentazione. In DocBits, siamo dedicati a fornire risorse documentali chiare, concise e aggiornate per utenti finali, amministratori e partner.

Se desideri integrare il tuo SFTP con DocBits per importare documenti.

Requisiti

• Server SFTP correttamente configurato e compatibile con Linux

• Nome host SFTP, nome utente e password

• Cartella di importazione dedicata

Configurazione di Importazione

Dal Dashboard, apri Impostazioni e vai su Importazione. In Importazione FTP, seleziona per aggiungere una nuova configurazione.

Inserisci le credenziali SFTP negli spazi forniti e seleziona salva (Il campo Chiave API verrà automaticamente compilato con la Chiave API dell'ambiente su cui stai lavorando).

Una volta inseriti tutti i dettagli necessari del tuo SFTP, clicca SALVA.

La funzionalità Tabella Estratta dall'IA consente agli utenti di manipolare e personalizzare facilmente i dati estratti dal documento della fattura. Ecco le principali capacità e istruzioni sull'uso:

• Eliminazione delle colonne: Se determinate colonne nella tabella estratta non sono necessarie, gli utenti possono rimuoverle facilmente facendo clic sull'icona "Elimina colonna" (rappresentata da tre punti verticali) accanto all'intestazione della colonna. Questo aiuta a ripulire la tabella e concentrarsi solo sulle informazioni rilevanti.

• Modifica del Formato della Valuta: Il formato della valuta può essere modificato selezionando il formato desiderato dal menu a discesa accanto al campo "Valuta". Ciò garantisce che i valori della valuta siano visualizzati nel formato preferito, rendendo più facile interpretare e analizzare i dati finanziari.

• Mostrare/Nascondere Colonne Non Mappate: Per impostazione predefinita, nella tabella sono visibili solo le colonne mappate (colonne con dati estratti). Tuttavia, gli utenti possono scegliere di mostrare o nascondere le colonne non mappate facendo clic sul pulsante "Nascondi colonne non mappate" o "Mostra colonne non mappate" in fondo alla tabella. Questa funzionalità è utile quando gli utenti desiderano esaminare tutte le colonne disponibili, anche se attualmente non contengono dati.

• Modifica degli Intestazioni della Tabella: Le intestazioni della tabella (nomi delle colonne) possono essere modificate facendo clic sull'intestazione e inserendo il nome desiderato. Questa funzionalità consente agli utenti di personalizzare i nomi delle colonne per allinearli meglio con la propria terminologia o preferenze, rendendo i dati più leggibili e comprensibili.

Queste funzionalità forniscono agli utenti flessibilità e controllo sui dati estratti, consentendo loro di adattare le informazioni in base alle proprie esigenze e preferenze specifiche. La Tabella Estratta dall'IA mira a migliorare l'esperienza dell'utente offrendo un modo fluido e intuitivo per interagire e analizzare i dati delle fatture.

Vai al menu Impostazioni e seleziona "Importa" sotto Elaborazione documenti.

Scorri fino in fondo alla pagina e seleziona il pulsante NUOVO per creare un nuovo import email.

Dopo aver premuto NUOVO, ti verrà mostrato il seguente menu.

Qui puoi selezionare il Protocollo che desideri.

Se desideri importare documenti manualmente in DocBits, segui questi semplici passaggi:

• Fai clic sul pulsante di caricamento sulla Dashboard di DocBits.

• Comparirà una finestra in cui puoi caricare i tuoi documenti tramite il browser dei file o trascinandoli e rilasciandoli. Puoi caricare fino a 10 documenti alla volta.

• Per caricare documenti tramite il browser dei file, fai clic sul pulsante Carica Documenti e seleziona i file che desideri caricare. Una volta selezionati i file, fai clic su Conferma per avviare il processo di caricamento.

• In alternativa, puoi trascinare e rilasciare i tuoi file sulla finestra di importazione di DocBits.

• Dopo che i file sono stati caricati, avranno lo stato iniziale di "In esecuzione". Durante questo periodo, il caricamento viene elaborato e non è possibile modificare il file. Il tempo di elaborazione può variare a seconda delle dimensioni e della complessità del file.

• Una volta che il file è stato elaborato, riceverà lo stato di "Pronto per la convalida". Ora puoi avviare il processo di convalida.

Installazione e Impostazioni

Dopo aver scaricato il file WatchDog.exe, cerca Prompt dei comandi → Esegui come amministratore sul tuo dispositivo Windows.

Una volta aperto, chiama il file digitando il percorso in cui è memorizzato il file WatchDog.exe sul tuo dispositivo come segue

Digita install dopo il percorso del file e premi INVIO sulla tastiera

Dovresti ricevere il seguente messaggio di errore poiché avvierà l'applicazione in modalità UI e non è ancora presente alcuna configurazione.

L'applicazione si aprirà automaticamente dopo l'installazione. In alto, vai su Einstellungen (Impostazioni) e qui vedrai 2 sezioni separate.

Impostazioni della cartella (Ordner Einstellungen)

Qui configurerai i percorsi dei file in cui verranno letti ed elaborati i documenti. Il percorso di lettura sarà per i documenti che desideri che WatchDog estragga ed elabori, mentre il percorso elaborato verrà utilizzato per indicare quali documenti dalla cartella di lettura sono stati estratti ed elaborati.

Impostazioni generali (Allgemeine Einstellungen)

Qui configurerai la tua applicazione DocBits con WatchDog. Dovrai inserire il tuo ambiente DocBits, la chiave API e il tipo di documento (come indicato sopra). Per aggiungere più di un tipo di documento, separa i nomi dei tipi di documento con una virgola (FATTURA,NOTA DI CONSEGNA,ORDINE DI ACQUISTO, ecc.)

Se viene inserita una configurazione non valida per uno dei campi, riceverai un messaggio di errore come quello riportato di seguito.

Una volta completato, torna all'area del Prompt dei comandi e riavvia il file WatchDog.exe e questa volta verrà correttamente installato grazie alle configurazioni ora presenti

Per avviare l'applicazione in modalità UI, esegui il seguente comando

Se desideri solo avviare l'applicazione, esegui invece questo comando.

Avvio automatico

Per impostare l'applicazione WatchDog in modo che si avvii automaticamente una volta acceso il sistema.

Apri semplicemente "Servizi" nelle impostazioni del tuo computer Windows.

Cerca WatchDog nei servizi locali e apri il servizio (fai doppio clic sull'entrata)

Nel menu sopra avrai le seguenti opzioni per l'avvio automatico:

• Seleziona Automatico, il servizio si avvierà all'avvio

• Avvio automatico (Avvio ritardato), questo aspetterà 2 minuti dopo l'avvio per avviare il servizio

Qui è sufficiente inserire le informazioni richieste per il tuo fornitore di posta elettronica, crittografia, nome del server, porta, nome utente, indirizzo email, password e anche la cartella dell'email.

Cose da notare

• Inserisci tutte le informazioni necessarie nell'interfaccia utente. Altre informazioni come il server, la porta, ecc. Dipendono dall'host (una rapida ricerca su Google dovrebbe aiutare).

• La cartella e Sposta-Importato hanno la stessa funzione qui. La cartella non può essere disabilitata, ma utilizzerà Inbox per impostazione predefinita se lasciata vuota.

Benvenuti al Corso per Principianti di DocBits, la vostra guida completa per rivoluzionare la gestione dei documenti per la vostra azienda!

Nell'attuale complesso ambiente finanziario, gestire le conferme d'ordine, le bolle di consegna, la fatturazione e la contabilità dei costi non è affatto semplice. Ecco dove brilla DocBits. Con oltre 20 integrazioni e una compatibilità senza pari con Infor CloudSuite, LN e M3, DocBits si distingue dalle altre soluzioni presenti sul mercato.

Le icone di aiuto sono state posizionate in tutto DocBits per aiutarti a imparare e capire cosa fa veramente una funzionalità e come può aiutarti con l'elaborazione dei documenti.

Queste icone di aiuto appaiono come segue

Supporto Tecnico in DocBits

Icone di Aiuto

Le icone di aiuto sono state posizionate in tutto DocBits per aiutarti a imparare e capire cosa fa veramente una funzionalità e come può aiutarti nel trattamento dei tuoi documenti.

Queste icone di aiuto appaiono come segue

Creare un Ticket

Questo è uno strumento disponibile per te, nella schermata di convalida, nel caso si verifichi qualche tipo di problema durante la convalida del tuo documento in DocBits.

Questa funzionalità si trova nel menu sopra l'area di anteprima del documento, come mostrato di seguito

Una volta cliccato, ti verrà mostrato il seguente modulo per il ticket.

Qui inserirai i tuoi dettagli e descriverai l'errore. Puoi anche, se applicabile, allegare uno screenshot del problema e un file pertinente.

Esplora le capacità rivoluzionarie di DocBits, uno strumento di gestione documentale all'avanguardia che semplifica le complessità dell'estrazione delle tabelle, del matching degli Ordini di Acquisto (PO) e della gestione delle fatture di costo.

In questo video, approfondiamo le caratteristiche uniche di DocBits, concentrandoci sull'estrazione delle tabelle AI che gestisce senza sforzo anche i layout di tabella più intricati. Con un tasso di precisione fino al 95%, il sistema automatizza l'estrazione, consentendoti di concentrarti su ciò che conta veramente.

1. Riceverai un invito con un link via E-mail per iniziare il processo di registrazione. Si prega di fare clic su “Vai alla Registrazione”, inviare le informazioni richieste e accettare i termini e le condizioni per iniziare.

2. Dettagli Fornitore

   Si prega di verificare che il nome del Fornitore sia corretto. Questo è un dettaglio critico per scopi di identità e legali che non può essere modificato. Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili, inclusi i campi richiesti. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Dati Indirizzo. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

3. Dati Indirizzo Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili, inclusi i campi richiesti. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Contatto Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

4. Contatto Fornitore Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili, inclusi i campi richiesti. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Finanziaria Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

5. Finanziaria Fornitore Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Acquisti Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

6. Acquisti Fornitore Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Certificati Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

7. Certificati Fornitore Si prega di caricare tutti i certificati richiesti (Fiscale, Assicurazione, Diversificazione Fornitori). Si prega di salvare i progressi se è necessario tornare a completare il processo di registrazione in seguito. Una volta completato, fare clic su “Invia per Approvazione.”

8. Si prega di caricare tutti i certificati richiesti (Fiscale, Assicurazione, Diversificazione Fornitori). Si prega di salvare i progressi se è necessario tornare a completare il processo di registrazione in seguito. Una volta completato, fare clic su “Invia per Approvazione.”

9. Si prega di controllare la propria E-mail per una conferma che hai completato il processo di registrazione.

Se stai utilizzando il Portale Fornitori di DocBits, è importante che tu comprenda i diversi stati che i tuoi fornitori possono avere. Ecco un elenco completo di tutti i possibili stati dei fornitori in DocBits:

• Aperto: Fornitore esistente che non è ancora stato invitato

• Registrazione in attesa: Il fornitore è stato invitato al portale fornitori

• Input del Fornitore in attesa: In attesa di modifiche da parte del fornitore dopo aver completato la registrazione

• Approvazione in attesa: Il fornitore ha completato la registrazione, è in attesa della prima approvazione

• Approvazione AP in attesa: Il fornitore è stato approvato per la prima volta, in attesa della seconda approvazione

• Approvato: Il fornitore è stato approvato

• Rifiutato: Il fornitore è stato rifiutato

In questa guida video esaustiva, ai visualizzatori viene presentato il cruscotto di DocBits e la sua serie di funzionalità. Dalla filtraggio e gestione dei documenti aperti all'importazione di allegati tramite vari canali come email, scanner o API, il tutorial offre una panoramica passo dopo passo.

Le funzionalità chiave sono evidenziate, inclusa la modalità di filtraggio dei documenti per stato o assegnatario, la ricerca di dettagli specifici come numeri di fattura e la modifica dell'assegnatario per singoli documenti. Viene dimostrata la facilità e l'efficienza del sistema, sottolineando il controllo e la personalizzazione che offre agli utenti. Il tutorial prepara il terreno per una esplorazione più approfondita della validazione dei documenti all'interno di DocBits.

Qui devi solo inserire la tua sottorganizzazione desiderata e premere 'Autentica'

Sarai portato a questa pagina di Microsoft e dovrai inserire un codice.

Questo codice può essere trovato cliccando su DocBits e il codice verrà visualizzato lì come mostrato di seguito, basta copiare il codice e inserirlo nella pagina di Microsoft. Successivamente dovrai inserire le tue credenziali Microsoft.

Premi il pulsante FINISH AUTHENTICATION e verrai portato a questo menu

Usa Cartella

Se stai utilizzando una cartella diversa dalla tua casella di posta in arrivo, inserisci il nome della cartella dopo aver abilitato lo slider.

Usa Casella di Posta Condivisa

Se desideri che l'importazione dell'email acceda a una casella di posta in arrivo o a una cartella di una casella di posta condivisa, inserisci l'indirizzo email qui dopo aver abilitato lo slider.

Sposta le email importate nel cestino

Se desideri importare tutte le email, non solo quelle non lette, e farle spostare nel cestino, attiva questa opzione. In caso contrario, verranno controllate solo le email non lette, verranno importati i documenti, l'email verrà contrassegnata come letta e lasciata nel suo posto attuale.

Nel caso in cui ricevessi un messaggio di errore che indica che non hai i diritti per stabilire una tale connessione, qualcuno con i diritti di amministratore in Azure dovrà autorizzare questa connessione. Per ulteriori informazioni, visita la seguente pagina: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Questo è uno strumento disponibile per te, nella schermata di convalida, nel caso si verifichi qualche tipo di problema durante la convalida del tuo documento in DocBits.

Questa funzionalità si trova nel menu sopra l'area di anteprima del documento, come mostrato di seguito

Una volta cliccato, ti verrà mostrato il seguente modulo di ticket.

Qui dovrai compilare i tuoi dettagli e descrivere l'errore. Puoi anche, se applicabile, allegare uno screenshot del problema e un file rilevante.

In questo video, agli spettatori viene presentata l'interfaccia utente di DocBit, concentrandosi specificamente sulla convalida dei documenti. Il tutorial sottolinea la semplicità del sistema, dove non sono necessari codici o formule complesse.

Grazie all'IA e all'Intelligenza di Gruppo, la maggior parte dei campi viene estratta automaticamente, consentendo agli di estrarre facilmente le informazioni cliccando sui valori all'interno del documento. Inoltre, gli spettatori apprendono sulla flessibilità dell'estrazione di aree specifiche facendo doppio clic o disegnando intorno alla regione desiderata.

Panoramica

L'impostazione Colore dell'App consente agli amministratori di definire la combinazione di colori dell'interfaccia dell'applicazione. Questa funzionalità è particolarmente utile per distinguere tra diversi ambienti come test, sandbox e produzione. Assegnando colori distinti a ciascun ambiente, gli utenti possono facilmente identificare in quale ambiente stanno lavorando, riducendo il rischio di eseguire azioni critiche nell'ambiente sbagliato.

Accesso all'Impostazione del Colore dell'App

1. Navigare alle Impostazioni Aziendali:

   • Dal menu principale, fare clic sulla sezione Informazioni Aziendali.

2. Trovare la Sezione Colore dell'App:

   • Scorrere verso il basso fino alla sezione Colore dell'App all'interno delle impostazioni delle Informazioni Aziendali.

Impostare il Colore dell'App

1. Scegliere un Colore:

   • Fare clic sulla casella del colore o inserire un codice esadecimale direttamente nel campo di testo.

   • Apparirà un selettore di colori, che consente di selezionare il colore desiderato.

   • È possibile inserire un codice esadecimale specifico se si ha un colore predeterminato per l'ambiente.

2. Salvare il Colore:

   • Una volta selezionato il colore, fare clic sul pulsante Salva per applicare la modifica.

   • L'interfaccia dell'applicazione si aggiornerà immediatamente per riflettere il nuovo colore.

3. Ripristinare il Predefinito:

   • Se si desidera tornare al colore predefinito, fare clic sul pulsante Ripristina.

Migliori Pratiche per i Colori degli Ambienti

Per evitare confusione, si consiglia di stabilire uno schema di colori standard per ciascun ambiente:

• Produzione: Utilizzare un colore neutro o predefinito, come #FFFFFF (bianco) o #f0f0f0 (grigio chiaro), per indicare l'ambiente live.

• Test: Utilizzare un colore brillante o di avviso, come #ffcc00 (giallo) o #ffa500 (arancione), per indicare un ambiente di test.

• Sandbox: Utilizzare un colore distinto, come #007bff (blu) o #6c757d (grigio), per indicare un ambiente sandbox o di sviluppo.

Avviso sul Piano di Abbonamento

Nella sezione Colore dell'App, gli amministratori vedranno anche informazioni relative al Piano di Abbonamento. Questo include il piano attuale, il suo stato e i giorni rimanenti di abbonamento.

Importanza del Colore dell'App

L'impostazione del Colore dell'App è uno strumento semplice ma efficace per aiutare gli utenti a riconoscere rapidamente l'ambiente in cui stanno lavorando. Selezionando e gestendo attentamente questi colori, le organizzazioni possono ridurre al minimo gli errori e migliorare l'efficienza del flusso di lavoro.

Scopri in questo video come gestire professionalmente le discrepanze durante l'abbinamento degli ordini d'acquisto con DocBits. Ti guidiamo passo dopo passo su cosa fare quando i numeri non coincidono. Che tu sia un manager ERP esperto o un aspirante contabile finanziario, imparerai come gestire in modo efficiente e sicuro le discrepanze.

Scopri come la nostra speciale intelligenza collettiva AI in DocBits ti guida attraverso l'intero processo e come puoi utilizzare la nostra documentazione per trovare rapidamente soluzioni a problemi o incertezze. Unisciti ai molti clienti soddisfatti che hanno ottimizzato i loro processi con DocBits.

1. Impostazioni Globali:

   • Informazioni sull'Azienda: Definisci e modifica i dettagli di base sull'azienda, come nome, indirizzo e altri identificatori.

   • Gruppi, Utenti e Permessi: Gestisci i ruoli e i permessi degli utenti, consentendo diversi livelli di accesso a varie funzionalità all'interno di DocBits.

   • Integrazione: Configura e imposta integrazioni con altri software o sistemi, migliorando la funzionalità di DocBits con servizi esterni.

   • Tipi di Documento: Specifica e gestisci i diversi tipi di documenti che DocBits elaborerà, come fatture, ordini, ecc.

   • Notifica Email: Configura le impostazioni per avvisi e notifiche via email relative alle attività di elaborazione dei documenti.

   • Dashboard: Personalizza la visualizzazione della dashboard con widget e metriche importanti per gli utenti.

2. Elaborazione dei Documenti:

   • Scadenza dei Documenti: Imposta regole su quanto a lungo i documenti vengono conservati prima di essere archiviati o eliminati.

   • Importa: Configura come i documenti vengono importati in DocBits, incluse le impostazioni di origine e i tipi di file.

   • Impostazioni OCR: Regola le impostazioni per il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) che converte le immagini di testo in testo codificato dalla macchina.

   • Classificazione ed Estrazione: Definisci come i documenti vengono categorizzati e come i dati vengono estratti dai documenti.

   • Ricerca Dati Master: Configura ricerche per convalidare o integrare i dati estratti con dati master preesistenti.

   • Elenco di Valori: Gestisci elenchi predefiniti utilizzati nell'inserimento e nella convalida dei dati.

   • Esporta: Configura come e dove i documenti e i dati elaborati vengono esportati.

   • Modulo: Moduli aggiuntivi che possono essere configurati per estendere la funzionalità.

3. Licenze API: Gestisci le chiavi API e monitora le statistiche di utilizzo per le API utilizzate da DocBits.

4. Impostazioni Fornitori: Configura e gestisci le impostazioni specifiche per i fornitori, integrando eventualmente con sistemi di gestione dei fornitori.

5. Gestione Cache: Regola le impostazioni relative alla memorizzazione nella cache dei dati per migliorare le prestazioni del sistema.

1. Nome della Società: Il nome legale della società come registrato.

2. Via + Numero: L'indirizzo fisico dell'ufficio principale o della sede della società.

3. Codice postale: Il codice ZIP o postale dell'indirizzo della società.

4. Città: La città in cui si trova la società.

5. Stato: Lo stato o la regione in cui è basata la società.

6. Paese: Il paese di operazione della società.

7. ID Società: Un identificatore univoco per la società, che potrebbe essere utilizzato internamente o per integrazioni con altri sistemi.

8. ID Fiscale: Il numero di identificazione fiscale della società, importante per le operazioni finanziarie e la segnalazione.

9. ID Registro Commerciale: Il numero di registrazione della società nel registro commerciale, che potrebbe essere importante per la documentazione legale e ufficiale.

10. Numero di Telefono Ufficiale della Società: Il numero di contatto principale per la società.

11. Email Ufficiale della Società: L'indirizzo email principale che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali.

Le informazioni inserite qui possono essere cruciali per garantire che documenti come fatture, corrispondenza ufficiale e report siano correttamente formattati con i dettagli corretti della società. Aiuta anche a mantenere la coerenza nel modo in cui la società è rappresentata in varie comunicazioni esterne e documenti. Dopo aver inserito o aggiornato le informazioni, l'amministratore deve salvare le modifiche cliccando sul pulsante "Salva" per garantire che tutte le modifiche siano applicate a livello di sistema.

Inoltre, la sezione fornisce una panoramica del piano di abbonamento, mostrando quanti giorni mancano, le date di inizio e fine, e un contatore di utilizzo dell'abbonamento che tiene traccia del consumo di token di servizio rispetto a quanto è allocato nel piano. Questo può aiutare gli amministratori a monitorare e pianificare il rinnovo o l'aggiornamento dell'abbonamento in base alle tendenze di utilizzo.

Panoramica

L'interfaccia delle Colonne della Tabella in Docbits viene utilizzata per specificare le colonne che appaiono nelle tabelle dei dati per ogni tipo di documento. Ogni colonna può essere configurata per contenere tipi specifici di dati, come stringhe o valori numerici, ed è essenziale per le funzioni di ordinamento, filtraggio e reportistica all'interno di Docbits.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Configurazione della Colonna:

• Nome della Colonna: L'identificatore per la colonna nel database.

• Titolo: Il titolo leggibile dall'utente per la colonna che apparirà nell'interfaccia.

• Tipo di Colonna: Definisce il tipo di dati della colonna (ad esempio, STRINGA, IMPORTO), che determina che tipo di dati possono essere memorizzati nella colonna.

• Nome della Tabella: Indica a quale tabella appartiene la colonna, collegandola a un tipo di documento specifico come INVOICE_TABLE.

1. Azioni:

• Modifica: Modifica le impostazioni di una colonna esistente.

• Elimina: Rimuove la colonna dalla tabella, utile se i dati non sono più necessari o se la struttura dati del tipo di documento cambia.

1. Aggiunta di Nuove Colonne e Tabelle:

• Aggiungi Nuova Colonna di Tabella: Apre una finestra di dialogo in cui è possibile definire una nuova colonna, inclusi il suo nome, se è obbligatoria, il suo tipo di dati e la tabella a cui appartiene.

• Crea Nuova Tabella: Consente la creazione di una nuova tabella, definendo un nome univoco che verrà utilizzato per memorizzare dati relativi a un insieme specifico di tipi di documento.

Questa sezione è fondamentale per mantenere l'integrità strutturale e l'usabilità dei dati all'interno del sistema Docbits, garantendo che i dati estratti dai documenti siano memorizzati in modo ben organizzato e accessibile.

Panoramica

La sezione Tipi di Documenti elenca tutti i tipi di documenti riconosciuti e elaborati da Docbits. Gli amministratori possono gestire vari aspetti come il layout, le definizioni dei campi, le regole di estrazione e altro ancora per ciascun tipo di documento. Questa personalizzazione è fondamentale per garantire un'accurata gestione dei dati e la conformità agli standard organizzativi.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Elenco Tipi di Documenti:

• Ogni riga rappresenta un tipo di documento come Fattura, Nota di Credito, DDT, ecc.

• I tipi di documenti possono essere standard o personalizzati, come indicato dalle etichette come "Standard".

1. Modifica layout: Questa opzione consente agli amministratori di modificare le impostazioni del layout del documento, che includono la definizione di come appare il documento e dove sono posizionati i campi dati.

2. Sottotipi di Documenti: Se alcuni tipi di documenti hanno sottocategorie, questa opzione consente agli amministratori di configurare impostazioni specifiche per ciascun sottotipo.

3. Colonne della tabella: Personalizza quali colonne di dati dovrebbero apparire quando il tipo di documento è visualizzato in elenchi o report.

4. Campi: Gestisci i campi dati associati al tipo di documento, inclusa l'aggiunta di nuovi campi o la modifica di quelli esistenti.

5. Addestramento del Modello: Configura e addestra il modello utilizzato per riconoscere ed estrarre dati dai documenti. Ciò potrebbe comportare la configurazione dei parametri per i modelli di apprendimento automatico che migliorano nel tempo con più dati.

6. Regex: Imposta espressioni regolari utilizzate per estrarre dati dai documenti in base a modelli. Questo è particolarmente utile per l'estrazione di dati strutturati.

7. Script: Scrivi o modifica script che eseguono regole di elaborazione personalizzate o flussi di lavoro per documenti di questo tipo.

8. EDI (Scambio Elettronico di Dati): Configura impostazioni relative allo scambio di documenti in formati elettronici standardizzati.

Panoramica

Il Gestore Layout consente agli amministratori di configurare e modificare visivamente il layout dei tipi di documento impostando le proprietà per vari campi dati e gruppi all'interno di un documento. Questa interfaccia aiuta a garantire che i modelli di estrazione e i punti di inserimento dati manuali si allineino precisamente con la struttura del documento acquisito o caricato in DocBits.

Componenti Principali

1. Gruppi e Campi:

• Gruppi: Unità organizzative all'interno di un tipo di documento che categorizzano campi correlati (ad esempio, Dettagli Fattura, Dettagli Pagamento). Questi possono essere espansi o compressi e disposti per rispecchiare il raggruppamento logico nel documento effettivo.

• Campi: Punti dati individuali all'interno di ciascun gruppo (ad esempio, Numero Fattura, Termini di Pagamento). Ogni campo può essere personalizzato per come i dati vengono acquisiti, visualizzati e elaborati.

1. Pannello Proprietà:

• Questo pannello mostra le proprietà del campo o gruppo selezionato, consentendo una configurazione dettagliata, come:

• Etichetta: L'etichetta visibile per il campo nell'interfaccia utente.

• Nome Campo: L'identificatore tecnico utilizzato all'interno del sistema.

• Larghezza Elemento in Percentuale: Determina la larghezza del campo rispetto al layout del documento.

• Indice Tabulazione: Controlla l'ordine di tabulazione per la navigazione.

• Esegui Script su Modifica: Indica se eseguire uno script quando il valore del campo cambia.

• Mostra Etichetta a Sinistra: Indica se l'etichetta viene visualizzata a sinistra del campo o sopra di esso.

• È Textarea: Specifica se il campo dovrebbe essere un'area di testo, adattandosi a quantità maggiori di testo.

• Seleziona Tipo Modello: Opzione per selezionare quale tipo di modello gestirà l'estrazione di questo campo.

• Lunghezza Campo: Lunghezza massima dei dati accettati in questo campo.

• Parole Chiave Vietate: Parole chiave non consentite all'interno del campo.

1. Anteprima Modello:

• Mostra un'anteprima in tempo reale di come apparirà il documento in base alla configurazione del layout attuale. Questo aiuta a garantire che il layout corrisponda alla struttura effettiva del documento ed è fondamentale per testare e perfezionare l'impostazione di elaborazione del documento.

Panoramica

L'impostazione dei Campi fornisce un'interfaccia utente in cui gli amministratori possono gestire le proprietà e il comportamento dei singoli campi dati associati a un tipo di documento. Ogni campo può essere regolato per ottimizzare l'accuratezza e l'efficienza della cattura e della validazione dei dati.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Configurazione dei Campi:

• Nomi dei Campi: Elenca i nomi dei campi, corrispondenti tipicamente agli elementi di dati all'interno del documento, come "Numero Fattura" o "Data Ordine di Acquisto".

• Obbligatorio: Gli amministratori possono contrassegnare i campi come obbligatori, garantendo che i dati debbano essere inseriti o catturati per completare l'elaborazione del documento.

• Sola Lettura: I campi possono essere impostati come sola lettura per impedire la modifica dopo la cattura dei dati o durante determinate fasi dell'elaborazione del documento.

• Nascosto: I campi possono essere nascosti dalla vista nell'interfaccia utente, utile per informazioni sensibili o per semplificare i flussi di lavoro dell'utente.

1. Impostazioni Avanzate:

• Forza la Validazione: Garantisce che i dati inseriti in un campo superino determinate regole di validazione prima di essere accettati.

• OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri): Questo interruttore può essere attivato per abilitare l'elaborazione OCR per un campo specifico, utile per l'estrazione automatica dei dati da documenti scansionati o digitali.

• Punteggio di Corrispondenza: Gli amministratori possono definire un punteggio di corrispondenza, una soglia utilizzata per determinare il livello di fiducia del riconoscimento o della corrispondenza dei dati, influenzando il modo in cui vengono eseguite la convalida dei dati e i controlli di qualità.

1. Pulsanti di Azione:

• Crea Nuovo Campo: Consente di aggiungere nuovi campi al tipo di documento.

• Icone di Modifica: Ogni campo ha un'icona di modifica che consente agli amministratori di configurare ulteriormente le impostazioni specifiche del campo, come il tipo di dati, i valori predefiniti o la logica aziendale collegata.

• Salva Impostazioni: Conferma le modifiche apportate alle configurazioni dei campi.

Panoramica

I Tipi di Documenti Secondari sono essenzialmente versioni specializzate dei principali tipi di documenti. Ad esempio, sotto il tipo di documento principale "Fattura," potrebbero esserci tipi secondari come "Fattura Standard," "Fattura Pro-forma," e "Nota di Credito," ognuno con requisiti di dati leggermente diversi o regole di elaborazione.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Elenco dei Tipi Secondari:

• Ogni riga rappresenta un tipo secondario di un tipo di documento principale.

• Include il nome del tipo secondario e un insieme di azioni che possono essere eseguite su di esso.

1. Azioni:

• Campi: Configura quali campi dati sono inclusi nel tipo secondario e come vengono gestiti.

• Modifica Layout: Modifica il layout visivo per come le informazioni vengono visualizzate e inserite per questo tipo secondario.

• Script: Allega o modifica script che eseguono operazioni specifiche quando i documenti di questo tipo secondario vengono elaborati.

• Copia: Duplica una configurazione di tipo secondario esistente da utilizzare come base per una nuova.

• Elimina: Rimuove il tipo secondario se non è più necessario.

1. Aggiunta di Nuovi Tipi Secondari:

• Il pulsante "+ Nuovo" consente agli amministratori di creare nuovi tipi secondari, definendo proprietà e regole uniche secondo necessità.

I Tipi di Documenti Secondari in Docbits forniscono un modo flessibile e potente per gestire una varietà di documenti all'interno di un singolo sistema, garantendo che ciascun tipo e tipo secondario venga elaborato in modo accurato ed efficiente secondo le sue specifiche uniche.

Panoramica

L'area Altri Impostazioni consente agli amministratori di configurare vari aspetti dell'elaborazione dei documenti che non sono coperti dalle impostazioni di base. Ciò include opzioni per l'estrazione delle tabelle, la revisione dei documenti, la generazione di PDF, i processi di approvazione e impostazioni specifiche per operazioni come gli ordini di acquisto o la contabilità.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Estrazione delle Tabelle:

• Ignora convalida tabella: Consente di bypassare il processo di convalida dei dati della tabella, utile in scenari in cui la convalida dei dati deve essere flessibile.

1. In Revisione:

• Progettazione modulo in revisione: Configura il layout e i campi che appaiono nei moduli di revisione utilizzati durante il processo di revisione del documento.

1. Generazione PDF:

• Progettazione Modello: Specifica il modello utilizzato per generare le versioni PDF dei documenti, fondamentale per l'archiviazione o la comunicazione esterna.

1. Approvazione:

• Approva prima dell'esportazione: Garantisce che i documenti debbano essere approvati prima di poter essere esportati dal sistema.

• Seconda Approvazione: Aggiunge un ulteriore livello di approvazione per una maggiore validazione, migliorando il controllo sull'elaborazione dei documenti.

1. Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

• Tabella PO nel generatore di layout: Abilita l'inclusione delle tabelle degli ordini di acquisto nel generatore di layout per layout personalizzati dei documenti.

• Ordine di Acquisto: Attiva l'elaborazione dei documenti di ordine di acquisto all'interno del sistema.

• Impostazione Tolleranza PO: Imposta i livelli di tolleranza per le quantità degli ordini di acquisto, utili per gestire piccole discrepanze senza segnalarle come errori.

1. Esportazione Alternativa del Documento:

• Disabilita stati PO: Consente di disabilitare determinati stati degli ordini di acquisto durante il processo di esportazione, offrendo flessibilità nel modo in cui vengono gestiti gli ordini.

1. Mappatura Numero Articolo Fornitore:

• Un'impostazione di utilità che mappa i numeri di articolo del fornitore ai numeri di articolo interni, garantendo precisione nella gestione dell'inventario e degli ordini di acquisto.

Panoramica

L'addestramento del modello consente agli amministratori di supervisionare e gestire l'addestramento dei modelli di machine learning specifici per ogni tipo di documento. Fornendo un'interfaccia strutturata per l'importazione di dati di esempio, l'addestramento dei modelli e il test delle loro prestazioni, Docbits garantisce che le sue capacità di estrazione dati migliorino continuamente nel tempo.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Panoramica delle Metriche:

• Campione: Numero di documenti di esempio utilizzati per l'addestramento.

• Esportati: Numero di documenti che sono stati esportati con successo dopo il processo.

• Σ Aziendale: Numero totale di documenti specifici dell'azienda elaborati.

• Σ Complessivo: Numero totale di documenti elaborati in tutte le categorie.

1. Opzioni di Addestramento e Test:

• Importa: Consente agli amministratori di importare nuovi set di dati di addestramento che sono tipicamente campioni strutturati di documenti che dovrebbero essere riconosciuti dal sistema.

• Addestra Modello: Avvia il processo di addestramento utilizzando i dati importati per migliorare le capacità di riconoscimento ed estrazione del sistema.

• Test di Classificazione: Consente di testare il modello per valutarne le prestazioni nella classificazione e nell'estrazione dei dati da documenti nuovi o non visti.

1. Pulsanti di Azione:

• Crea Campo: Aggiunge nuovi campi dati che il modello dovrebbe riconoscere ed estrarre.

• Azioni: Questo menu a discesa può includere opzioni come visualizzare dettagli, modificare configurazioni o eliminare dati di addestramento.

In DocBits, le impostazioni Regex consentono agli amministratori di definire modelli personalizzati che il sistema utilizza per trovare ed estrarre dati dai documenti. Questa funzionalità è particolarmente utile in situazioni in cui è necessario estrarre dati da testi non strutturati o quando i dati seguono un formato prevedibile che può essere catturato utilizzando modelli regex.

Funzionalità chiave e opzioni

1. Gestione delle espressioni regolari:

• Aggiungi: Consente di creare un nuovo modello regex per un tipo di documento specifico.

• Salva modifiche: Salva le modifiche alle configurazioni regex esistenti.

• Modello: Qui puoi definire il modello regex che corrisponde al formato dati specifico richiesto.

• Origine: È l'origine del documento - ad esempio, puoi definire un diverso Regex in Germania

Panoramica

In DocBits, le impostazioni EDI forniscono strumenti per definire e gestire la struttura e il formato dei messaggi EDI che corrispondono a vari tipi di documenti, come fatture o ordini di acquisto. Le impostazioni consentono la personalizzazione dei messaggi EDI per conformarsi agli standard e ai requisiti specifici dei diversi partner commerciali e settori.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Elementi di Configurazione EDI:

• Descrittore della Struttura: Definisce la struttura di base del documento EDI, inclusi l'ordinamento dei segmenti, i campi obbligatori e i qualificatori necessari affinché il documento EDI sia valido.

• Trasformazione: Specifica le trasformazioni applicate per convertire i dati del documento in un messaggio formattato EDI. Di solito comporta la specifica di mapping dai campi del documento ai segmenti EDI e agli elementi.

• Anteprima: Consente agli amministratori di visualizzare come apparirà il messaggio EDI dopo la trasformazione, contribuendo a garantire l'accuratezza prima della trasmissione.

• Percorsi di Estrazione: Mostra i percorsi utilizzati per estrarre i valori dal documento, che vengono poi utilizzati per popolare il messaggio EDI.

1. Editor XSLT:

• Utilizzato per modificare e convalidare l'XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilizzato nel processo di trasformazione. XSLT è un linguaggio potente progettato per trasformare documenti XML in altri documenti XML o in altri formati come HTML, testo o persino altre strutture XML.

Panoramica

Gli script in Docbits sono tipicamente scritti in un linguaggio di scripting supportato dal sistema Python. Vengono attivati durante il flusso di elaborazione dei documenti per applicare logiche aziendali complesse o per garantire l'integrità e l'accuratezza dei dati prima che i dati vengano ulteriormente elaborati o archiviati.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Gestione degli Script:

• Nome: A ciascuno script viene assegnato un nome univoco per l'identificazione.

• Tipo di Documento: Associa lo script a un tipo di documento specifico, determinando su quali documenti lo script verrà applicato.

• Attivazione su: Definisce quando lo script viene attivato (ad esempio, durante il caricamento del documento, prima dell'esportazione dei dati, dopo la convalida dei dati).

• Stato Attivo/Inattivo: Consente agli amministratori di attivare o disattivare gli script senza cancellarli, offrendo flessibilità nei test e nella distribuzione.

1. Editor degli Script:

• Fornisce un'interfaccia in cui gli script possono essere scritti e modificati. L'editor supporta tipicamente l'evidenziazione della sintassi, l'evidenziazione degli errori e altre funzionalità per assistere nello sviluppo degli script.

• Esempio di Script: Gli script possono includere operazioni come il loop attraverso le righe della fattura per convalidare i totali o per rimuovere voci che non soddisfano determinati criteri.

Ecco alcune raccomandazioni comprovate per utilizzare le impostazioni in modo efficace per ottimizzare l'elaborazione dei documenti, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire la conformità.

Standardizzare modelli e impostazioni linguistiche:

• Creare linee guida chiare per l'uso di modelli di formattazione e impostazioni linguistiche per garantire che tutti i documenti siano coerenti.

• Formare regolarmente i dipendenti sull'uso corretto di modelli e impostazioni linguistiche.

Abilitare l'autocorrezione e il controllo ortografico:

• Incoraggiare i dipendenti a controllare l'ortografia prima di finalizzare un documento per identificare e correggere errori di battitura e grammaticali.

Utilizzare il versioning e il tracciamento delle modifiche:

• Utilizzare il versioning e il tracciamento delle modifiche per tenere traccia della cronologia delle modifiche e garantire la tracciabilità delle modifiche.

• Documentare attentamente le modifiche e i commenti per supportare il processo di revisione e facilitare la collaborazione.

Configurazione attenta della sicurezza dei documenti:

• Impostare restrizioni di accesso chiare per garantire che i documenti riservati possano essere visualizzati e modificati solo da persone autorizzate.

• Aggiornare regolarmente le password e i diritti di accesso per garantire la sicurezza e soddisfare i requisiti di conformità.

Formazione e aggiornamenti regolari:

• Formare regolarmente i dipendenti su come utilizzare DocBits e le sue funzionalità in modo efficace.

• Rimanere aggiornati con gli aggiornamenti e le nuove funzionalità e implementarli secondo necessità per migliorare l'efficienza e la sicurezza.

Flussi di lavoro e politiche documentate:

• Creare politiche e flussi di lavoro chiari per l'elaborazione dei documenti che coprano l'uso delle varie impostazioni e funzionalità.

• Documentare i requisiti di conformità e garantire che tutti i dipendenti li comprendano e li rispettino.

Implementando queste migliori pratiche, puoi aumentare l'efficienza in DocBits, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire che soddisfi i requisiti di conformità pertinenti.

Ecco spiegazioni dettagliate sul significato e sull'uso delle impostazioni elencate nel trattamento dei documenti per facilitare flussi di lavoro individuali e controllati:

Salta Validazione Tabella:

Scopo:

• Questa impostazione consente di saltare la validazione delle tabelle.

Utilizzo:

• Questo è utile quando si utilizzano tabelle la cui struttura cambia frequentemente o quando la validazione causa ritardi non necessari. Saltare la validazione può accelerare il trattamento, ma questo dovrebbe essere utilizzato solo se la qualità dei dati è altrimenti garantita.

Rilevamento Documenti Duplicati

Scopo:

• Questa impostazione consente la rilevazione automatica di documenti duplicati basata su campi selezionati.

Utilizzo:

• Questo strumento è progettato per prevenire che gli stessi documenti vengano elaborati due volte, garantendo efficienza nel flusso di lavoro di elaborazione.

Progettazione nel Modulo di Revisione:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare documenti direttamente in modalità revisione.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni durante la revisione e apportare modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modulo di Rifiuto:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare la visualizzazione dei documenti rifiutati direttamente.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni mentre si apportano modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modello:

Scopo:

• Modelli per standardizzare i layout e la formattazione dei documenti.

Utilizzo:

• Rende più facile creare documenti coerenti e professionali. Le aziende possono creare i propri modelli di design che seguono le linee guida del marchio e gli standard di formattazione, aumentando l'efficienza e migliorando l'aspetto dei documenti.

Esporta in IDM (Gestione Documentale Informativa):

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in un Sistema di Gestione Documentale Informativa (IDM).

Utilizzo:

• Questa funzione viene utilizzata per esportare documenti direttamente dal sistema di creazione o revisione a un sistema IDM per memorizzarli, gestirli e facilitare l'accesso centralmente. Questo migliora l'organizzazione e la tracciabilità dei documenti, garantisce che siano conservati in modo sicuro e facilita la conformità alle normative.

Approvazione:

Scopo:

• Flusso di lavoro di approvazione dei documenti.

Utilizzo:

• Definisce i passaggi e le responsabilità di approvazione. Questa impostazione è critica per la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. Garantisce che tutte le parti rilevanti abbiano esaminato e approvato il documento prima che venga finalizzato. Una volta finalizzato, il documento può essere timbrato con un timbro di approvazione.

Modulo di Approvazione Design:

Modulo di Approvazione Design v2:

Modulo di Seconda Approvazione Design:

Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

Scopo:

• Automatizza l'elaborazione e la registrazione degli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Facilita la creazione e l'elaborazione automatica degli ordini di acquisto e la loro registrazione nei sistemi finanziari. Questo fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora l'efficienza nel processo di acquisto e contabilità.

Tabella PO nel Layout Builder:

Scopo:

• Consente l'integrazione delle tabelle degli ordini di acquisto nel layout dei documenti.

Utilizzo:

• Progetta tabelle degli ordini di acquisto direttamente nel Layout Builder e le adatta a requisiti specifici. Questo garantisce un design fluido e coerente dei documenti contenenti informazioni sugli ordini di acquisto.

Esporta righe PO non corrispondenti:

Scopo:

• Esporta righe di ordini di acquisto che non corrispondono agli ordini di acquisto esistenti.

Utilizzo:

• Identifica ed esporta righe che potrebbero contenere errori o richiedere una revisione speciale. Questo aiuta a rilevare e correggere discrepanze prima che gli ordini vengano completati.

Impostazioni di Tolleranza PO:

Scopo:

• Definisce limiti di tolleranza per le deviazioni negli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Determina quanto è accettabile una deviazione dall'ordine senza richiedere un'approvazione aggiuntiva.

• Questo include deviazioni di prezzo o quantità. Questa impostazione aiuta a snellire il processo di approvazione e a evitare ritardi non necessari.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Scopo:

• Queste impostazioni forniscono opzioni di configurazione avanzate per gli ordini di acquisto (PO) per soddisfare requisiti aziendali specifici.

Utilizzo:

• È possibile impostare parametri e condizioni aggiuntive per gli ordini di acquisto, come termini di consegna, termini di pagamento specifici. Questo facilita il controllo preciso e la personalizzazione dei processi di ordine di acquisto, migliorando così l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in formati diversi o tramite metodi alternativi.

Utilizzo:

• È possibile specificare in quali formati (ad es. PDF, DOCX, XML) o tramite quali canali (ad es. email, archiviazione cloud) i documenti devono essere esportati. Questo aumenta la flessibilità e consente di esportare documenti secondo i requisiti di diversi destinatari o sistemi.

Disabilita Stati PO:

Scopo:

• Questa impostazione consente di disabilitare o bloccare determinati stati degli ordini di acquisto per controllare il flusso di lavoro.

Utilizzo:

• Le aziende possono specificare quali stati devono essere disabilitati in determinate situazioni per prevenire che gli ordini vengano modificati o modificati in modo errato. Questo è utile per garantire l'integrità e la coerenza del processo di ordine di acquisto.

• Ad esempio, un ordine che è già stato approvato e rilasciato per la consegna non potrebbe più essere elaborato o annullato.

Importanza per flussi di lavoro controllati

Impostazioni Aggiuntive PO:

Personalizzazione individuale:

• Consente l'adattamento delle impostazioni dell'ordine a requisiti aziendali specifici, aumentando l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Processi controllati:

• Supporta l'implementazione di regole e procedure di acquisto dettagliate.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Processi di approvazione efficienti:

• Minimizza i passaggi di approvazione non necessari impostando limiti di tolleranza chiari.

Gestione del rischio:

• Aiuta a identificare deviazioni significative in una fase precoce e a prendere provvedimenti appropriati.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Flessibilità:

• Consente l'esportazione di documenti in formati diversi che soddisfano i requisiti di diversi sistemi e destinatari.

Efficienza:

• Automatizza il processo di esportazione, riducendo il lavoro manuale e gli errori.

Disabilita Stati PO:

Controllo del processo:

• Previene modifiche o modifiche indesiderate agli ordini che sono già in uno stato avanzato.

Sicurezza:

• Protegge l'integrità del processo di ordinazione e garantisce che vengano apportate solo modifiche autorizzate.

Panoramica

Come amministratore, hai la possibilità di visualizzare e gestire le mappature tra i numeri di articolo interni e i numeri di articolo dei fornitori. Questa funzionalità garantisce che le discrepanze tra il tuo sistema e i sistemi dei tuoi fornitori siano gestite in modo efficiente. Puoi rivedere, modificare ed eliminare mappature errate per mantenere l'accuratezza dei dati.

Accesso alla Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore

1. Naviga a Impostazioni:

   • Vai alla sezione Impostazioni nel tuo cruscotto amministrativo.

2. Accedi ai Tipi di Documento:

   • Sotto Impostazioni, seleziona Tipi di Documento.

3. Ulteriori Impostazioni:

   • Clicca su Ulteriori Impostazioni per accedere ad opzioni di configurazione aggiuntive.

4. Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore:

   • Nella sezione Ulteriori Impostazioni, troverai la tabella Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore. Questa tabella elenca tutte le mappature attuali tra i tuoi numeri di articolo interni e i corrispondenti numeri di articolo dei fornitori.

Gestione delle Mappature dei Numeri di Articolo

1. Visualizzazione delle Mappature:

   • La tabella visualizza le seguenti colonne:

     • ID Fornitore: L'identificatore unico per il fornitore.

     • Numero di Articolo: Il tuo numero di articolo interno per il prodotto.

     • Numero di Articolo Fornitore: Il numero di articolo corrispondente utilizzato dal fornitore.

     • Azione: Opzioni per gestire le mappature.

2. Eliminazione delle Mappature Errate:

   • Se identifichi una mappatura errata, puoi eliminarla cliccando sull'icona del cestino (🗑) nella colonna Azione.

   • Apparirà un messaggio di conferma per assicurarti che desideri eliminare la mappatura.

3. Modifica delle Mappature:

   • (Se applicabile) Potresti anche avere l'opzione di modificare le mappature esistenti per correggere eventuali discrepanze. Questo potrebbe comportare il clic sul numero di articolo o sul numero del fornitore per apportare modifiche.

Esempio di Flusso di Lavoro

1. Identificare le Discrepanze:

   • Rivedi regolarmente la Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore per identificare eventuali discrepanze o mappature errate.

2. Eliminare le Mappature Errate:

   • Per qualsiasi mappatura errata, clicca sull'icona del cestino per eliminarle.

3. Reinserire le Mappature Corrette:

   • Assicurati che le mappature corrette siano inserite manualmente durante la prossima transazione o modificando le voci esistenti se il sistema lo supporta.

Per modificare, disabilitare o eliminare le notifiche esistenti e adattarle ai cambiamenti nei flussi di lavoro di elaborazione dei documenti o nelle responsabilità degli utenti, puoi fare quanto segue:

Naviga nelle impostazioni delle notifiche: Vai alle impostazioni del tuo sistema dove puoi gestire le notifiche. Puoi trovare queste nella sezione “Impostazioni”, “Impostazioni Globali” e poi sotto “Notifica via Email”.

Cerca l'elenco delle notifiche esistenti: Nelle impostazioni delle notifiche troverai un elenco delle notifiche esistenti. Questo elenco mostra tutte le notifiche attualmente configurate.

Modifica una notifica: Per modificare una notifica esistente, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione di modifica. Questo ti consente di cambiare le impostazioni della notifica, come il tipo di documento, lo stato, gli eventi di attivazione o i destinatari.

Disattiva una notifica: Se desideri disattivare temporaneamente una notifica, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione per disattivarla. Questo fermerà temporaneamente la notifica senza eliminarla, così potrai riattivarla in seguito se necessario.

Elimina una notifica: Per rimuovere permanentemente una notifica, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione di eliminazione. Questo rimuoverà completamente la notifica dal sistema e non potrà essere ripristinata.

Adattati ai Cambiamenti: Rivedi periodicamente le impostazioni delle tue notifiche e adatta se necessario per riflettere i cambiamenti nei flussi di lavoro di elaborazione dei documenti o nelle responsabilità degli utenti. Questo potrebbe includere l'aggiornamento delle notifiche a causa di nuovi eventi, cambiamenti nelle responsabilità o altre modifiche organizzative.

Salva le modifiche: Dopo aver apportato le modifiche, non dimenticare di salvarle affinché abbiano effetto.

Rivedendo e adattando regolarmente le impostazioni delle tue notifiche, puoi garantire che le tue notifiche soddisfino sempre le esigenze e i flussi di lavoro attuali. Questo aiuta a garantire una comunicazione efficiente e assicura che le persone giuste siano avvisate di eventi importanti in modo tempestivo.

Anche con una configurazione attenta, l'elaborazione dei documenti può occasionalmente incontrare problemi. Ecco alcuni suggerimenti per la risoluzione dei problemi relativi ai problemi comuni che possono sorgere dalle configurazioni:

Impostazioni di ordine aggiuntive:

• Verificare che tutti i parametri aggiuntivi siano configurati correttamente e soddisfino i requisiti aziendali.

• Assicurarsi che la configurazione corrisponda ai requisiti di sistema e alle esigenze degli utenti.

Esportazione in IDM:

• Assicurarsi che la connessione al sistema IDM sia configurata correttamente e che tutti i permessi necessari siano in atto.

• Verificare che il formato del documento sia compatibile con i requisiti del sistema IDM.

Impostazioni di tolleranza aggiuntive:

• Assicurarsi che i limiti di tolleranza siano realistici e fattibili.

• Controllare regolarmente che i limiti di tolleranza soddisfino i requisiti aziendali attuali.

Esportazione alternativa del documento:

• Testare l'esportazione in formati diversi per assicurarsi che tutte le informazioni richieste siano esportate correttamente.

• Assicurarsi che i formati di esportazione siano compatibili con i requisiti dei destinatari o dei sistemi di destinazione.

Stato di disattivazione dell'ordine:

• Rivedere la configurazione dello stato di disattivazione per garantire che non blocchi inutilmente il flusso di lavoro.

• Assicurarsi che tutti gli utenti siano a conoscenza dei cambiamenti di stato e sappiano come rispondere.

Applicando queste impostazioni e le migliori pratiche, le organizzazioni possono ottimizzare i processi di elaborazione dei documenti, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire la conformità normativa.

Configurare le notifiche email è fondamentale. Le notifiche email in DocBits possono essere configurate per informare gli utenti su vari eventi legati ai documenti, come: completamento del processo, errori di importazione o esportazione, o richieste di intervento da parte degli utenti. Questo strumento è essenziale per mantenere una comunicazione efficace e la continuità operativa negli ambienti di elaborazione dei documenti. Ecco alcune ragioni per cui questo è importante:

Comunicazione in tempo reale:

• Gli avvisi email consentono agli utenti di essere immediatamente informati su eventi o cambiamenti importanti nel loro sistema di gestione documentale. Questo assicura che tutte le parti interessate siano immediatamente informate su aggiornamenti significativi.

Trasparenza e tracciabilità:

• Configurando le notifiche email, gli utenti possono tracciare e monitorare lo stato degli eventi di elaborazione dei documenti. Questo migliora la trasparenza e la tracciabilità nel sistema di gestione documentale.

Reazioni tempestive:

• La notifica automatica di eventi come rilascio di documenti, commenti o approvazioni consente agli utenti di rispondere rapidamente a richieste o aggiornamenti. Questo aiuta ad aumentare l'efficienza e la produttività.

Automazione dei flussi di lavoro:

• Le notifiche email possono essere integrate nei flussi di lavoro per inviare automaticamente notifiche agli utenti pertinenti quando vengono eseguite determinate azioni. Questo consente un'automazione fluida dei processi aziendali.

Promemoria e scadenze:

• La configurazione delle notifiche email può essere utilizzata per ricordare agli utenti le scadenze imminenti o i compiti in sospeso. Questo aiuta a garantire che i compiti importanti vengano completati in tempo.

In generale, la configurazione delle notifiche email svolge un ruolo importante nel migliorare la comunicazione, aumentando l'efficienza e garantendo che gli eventi di elaborazione dei documenti siano gestiti in modo tempestivo ed efficace. Automatizzando le notifiche, le organizzazioni possono garantire che informazioni importanti non vengano perse e che tutte le parti interessate siano sempre aggiornate.

Questa impostazione è fondamentale per garantire che le parti interessate siano informate sullo stato di elaborazione di documenti importanti, il che aiuta a prendere decisioni rapide e a gestire in modo efficiente i flussi di lavoro documentali.

Ecco alcune best practice per utilizzare efficacemente le notifiche email:

• Design chiaro e informativo: Assicurati che i tuoi messaggi di notifica siano chiari e informativi. Usa un linguaggio conciso per comunicare l'essenza della notifica e fornisci istruzioni chiare o inviti all'azione quando necessario.

• Evitare il sovraccarico di notifiche: Scegli con attenzione le condizioni di attivazione per le tue notifiche per evitare di sovraccaricare gli utenti con notifiche non necessarie. Assicurati che le notifiche vengano attivate solo per eventi rilevanti e che forniscano un reale valore ai destinatari.

• Impostare le priorità: Se le tue notifiche hanno priorità diverse, assicurati che questo sia riflesso nelle impostazioni. Ad esempio, puoi distinguere le notifiche urgenti da quelle meno importanti e agire di conseguenza.

• Aggiornare regolarmente gli indirizzi email: Assicurati che gli indirizzi email degli utenti vengano controllati e aggiornati regolarmente per garantire che le notifiche vengano inviate ai destinatari corretti. Questo è particolarmente importante quando ci sono cambiamenti nel personale o cambiamenti nelle responsabilità.

• Personalizzazione: Se possibile, personalizza le notifiche includendo il nome del destinatario e altre informazioni rilevanti. Questo rende le notifiche più coinvolgenti e aiuta gli utenti a prenderle sul serio.

• Richiedere feedback: Richiedi regolarmente feedback dagli utenti per garantire che le notifiche soddisfino le loro esigenze e siano efficaci. Considera il feedback quando regoli le impostazioni delle tue notifiche.

• Test e monitoraggio: Testa regolarmente i tuoi sistemi di notifica per assicurarti che funzionino correttamente e monitora le prestazioni per identificare e risolvere i problemi precocemente.

Seguendo queste best practice, puoi garantire che le tue notifiche email siano efficaci e aiutare a garantire una comunicazione e collaborazione fluida all'interno della tua organizzazione.

Per accedere alle impostazioni delle notifiche via email, segui questi passaggi:

• Naviga nella sezione Impostazioni Globali nel tuo account utente o nel pannello di amministrazione.

• Cerca l'opzione per le notifiche via email

• Clicca sull'opzione appropriata per aprire le impostazioni delle notifiche via email.

All'interno di queste impostazioni puoi quindi effettuare le configurazioni desiderate per assicurarti di ricevere notifiche secondo le tue preferenze. Ricorda di regolare le impostazioni in base alle tue esigenze e di assicurarti che siano conformi alla politica sulla privacy e agli standard di sicurezza della tua organizzazione.

Crea nuova notifica:

• Clicca il pulsante per aggiungere o creare una nuova notifica.

Caratteristiche e Opzioni Principali

1. Configurazione Notifica Email:

• Nome: Inserisci qui il nome

• L'identificatore per la notifica, che aiuta gli utenti a riconoscere lo scopo dell'impostazione della notifica.

• Tipo di Documento: Seleziona il tipo di documento per il quale desideri ricevere una notifica. Questo potrebbe includere l'aggiunta di un nuovo documento, la cancellazione di un documento, l'aggiornamento di un documento o altri eventi pertinenti.

• Associa la notifica a un tipo di documento specifico, consentendo avvisi mirati in base al ciclo di elaborazione del documento.

• Stato: Specifica lo stato o la condizione che dovrebbe attivare una notifica quando cambia. Questo potrebbe essere uno stato di flusso di lavoro specifico, uno stato di approvazione, uno stato di errore o qualsiasi altro stato pertinente.

• Priorità: seleziona la priorità appropriata. Ad esempio, potrebbe essere "Bassa", "Media" o "Alta".

• Imposta il livello di urgenza della notifica, che può dare priorità all'avviso email nella casella di posta del destinatario.

• Ritardo: Inserisci la quantità di tempo desiderata per specificare il tempo di ritardo prima di inviare la notifica. Questo potrebbe essere fatto in minuti, ore o giorni a seconda delle impostazioni del tuo sistema.

• Configurando un tempo di ritardo prima di inviare la notifica, gli utenti hanno abbastanza tempo per eventuali cancellazioni o correzioni prima che l'avviso venga emesso. Questo può aiutare a prevenire errori e migliorare l'esperienza dell'utente.

• Indirizzo Email: Inserisci gli indirizzi email dei destinatari a cui la notifica dovrebbe essere inviata. Gli utenti possono inserire più indirizzi email per specificare più destinatari. Questo potrebbe significare che le notifiche vengono inviate a indirizzi email specifici in base alle proprietà del documento in questione o al ruolo dell'utente.

Informazioni Utili:

• Invia Email all'Utente Assegnato: Un'impostazione facoltativa che, se abilitata, invia automaticamente le notifiche all'utente assegnato al documento, assicurando che la parte responsabile sia sempre informata.

• Salva: Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste, clicca sul pulsante "Salva" per salvare le impostazioni della notifica.

I gruppi e i permessi sono fondamentali per la sicurezza e l'efficienza operativa per diversi motivi.

Controllo degli Accessi:

• I gruppi e i permessi consentono agli amministratori di controllare l'accesso a dati e risorse sensibili.

• Assegnando permessi a livello di gruppo, gli amministratori possono esercitare un controllo granulare su chi può accedere a quali informazioni.

• Questo aiuta a prevenire accessi non autorizzati e perdite di dati.

Principio del Minimo Privilegio:

• Il Principio del Minimo Privilegio stabilisce che agli utenti dovrebbero essere concessi solo i permessi necessari per svolgere il proprio lavoro.

• Utilizzando i gruppi, gli amministratori possono gestire in modo efficiente i permessi e garantire che gli utenti possano accedere solo alle risorse rilevanti per il loro particolare ruolo o dipartimento.

Scalabilità ed Efficienza:

• Utilizzare i gruppi rende più facile gestire i permessi degli utenti in grandi organizzazioni con molti utenti e risorse.

• Invece di impostare i permessi singolarmente per ogni utente, gli amministratori possono assegnare i permessi a livello di gruppo, semplificando l'amministrazione e riducendo il carico amministrativo.

Audit e conformità:

• Utilizzare gruppi e permessi consente alle organizzazioni di monitorare le attività di accesso e soddisfare i requisiti di conformità.

• Registrare gli eventi di accesso consente agli amministratori di eseguire audit per garantire che i permessi siano gestiti correttamente e che non si verifichino accessi non autorizzati.

Flessibilità e adattabilità:

• I gruppi e i permessi forniscono flessibilità per adattarsi a esigenze e strutture organizzative in evoluzione.

• Gli amministratori possono creare gruppi basati su dipartimenti, team, progetti o altri criteri e regolare dinamicamente i permessi per garantire che gli utenti abbiano sempre accesso alle risorse di cui hanno bisogno.

In generale, i gruppi e i permessi svolgono un ruolo chiave nell'aumentare la sicurezza dell'infrastruttura IT, migliorare l'efficienza operativa e garantire la conformità con politiche e regolamenti. Gestendo i gruppi e i permessi in modo saggio, le organizzazioni possono proteggere efficacemente i propri dati e risorse promuovendo al contempo la produttività dei dipendenti.

Ecco alcuni scenari in cui diversi gruppi potrebbero necessitare di diversi livelli di accesso:

Aziende con più dipartimenti:

• In un'azienda con diversi dipartimenti come finanza, marketing e risorse umane, i dipendenti di ciascun dipartimento avranno bisogno di accesso a diversi tipi di documenti e risorse.

• Ad esempio, il team finanziario ha bisogno di accesso a rapporti finanziari e fatture, mentre le risorse umane hanno bisogno di accesso ai dati dei dipendenti e alla busta paga.

Organizzazioni sanitarie:

• In un'organizzazione sanitaria, diversi gruppi di dipendenti avranno bisogno di diversi livelli di accesso ai dati dei pazienti.

• Ad esempio, medici e infermieri avranno bisogno di accesso a cartelle cliniche e storie dei pazienti, mentre il personale amministrativo potrebbe aver bisogno di accesso solo ai dati di fatturazione e programmazione.

Istituzioni educative:

• In un'istituzione educativa come un'università, diversi gruppi di utenti avranno bisogno di diversi livelli di accesso alle risorse educative.

• Ad esempio, i professori avranno bisogno di accesso ai materiali del corso e ai voti, mentre gli amministratori avranno bisogno di accesso ai dati finanziari e alle informazioni sugli studenti.

Requisiti legali e di conformità:

• Le aziende potrebbero dover implementare diversi livelli di accesso per soddisfare requisiti legali e di conformità.

• Ad esempio, le istituzioni finanziarie potrebbero dover garantire che solo i dipendenti autorizzati abbiano accesso a dati finanziari sensibili per garantire la conformità a regolamenti come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Team di progetto:

• In un team di progetto, diversi membri potrebbero richiedere diversi livelli di accesso ai materiali di progetto.

• Ad esempio, i project manager potrebbero aver bisogno di accesso a tutte le risorse del progetto, mentre i consulenti esterni potrebbero avere accesso solo a determinate parti del progetto.

In questi scenari, è importante che i livelli di accesso siano definiti in base ai ruoli e alle responsabilità dei gruppi di utenti per garantire la sicurezza dei dati migliorando al contempo l'efficienza dei dipendenti. Implementando il controllo degli accessi basato sui ruoli, le organizzazioni possono garantire che gli utenti possano accedere solo alle risorse necessarie per la loro rispettiva funzione.

Abilitare o disabilitare il sistema di permessi utilizzando l'interruttore ha vari effetti sulla funzionalità in DocBits.

Ecco alcune spiegazioni su come funziona:

Abilitazione del sistema di permessi:

• Quando il sistema di permessi è abilitato, vengono applicati i permessi di accesso per utenti e gruppi.

• Gli utenti hanno accesso solo alle risorse a cui sono esplicitamente autorizzati ad accedere in base ai permessi assegnati.

• Gli amministratori possono gestire i permessi per singoli utenti e gruppi e garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i dati.

Disattivazione del sistema di permessi:

• Quando il sistema di permessi è disabilitato, tutti i permessi di accesso vengono rimossi e gli utenti tipicamente hanno accesso illimitato a tutte le risorse.

• Questo può essere utile quando è necessaria una collaborazione aperta temporanea senza le restrizioni del controllo degli accessi.

• Tuttavia, potrebbe esserci un rischio maggiore di fuga di dati o accesso non autorizzato poiché gli utenti potrebbero essere in grado di accedere a informazioni sensibili a cui non sono autorizzati ad accedere.

Abilitare o disabilitare il sistema di permessi è una decisione importante basata sui requisiti di sicurezza e sul modo in cui opera l'organizzazione. In ambienti in cui la privacy e il controllo degli accessi sono critici, è comune lasciare il sistema di permessi abilitato per garantire l'integrità e la riservatezza dei dati. In altri casi, disabilitare il sistema di permessi può essere temporaneamente necessario per facilitare la collaborazione, ma dovrebbe essere utilizzato con cautela per ridurre al minimo i potenziali rischi per la sicurezza.

Se hai problemi con i permessi e non riesci ad accedere a determinati documenti o a eseguire azioni che credi di dover poter fare, i seguenti suggerimenti per la risoluzione dei problemi potrebbero aiutarti:

Controlla le impostazioni dei permessi:

• Controlla le impostazioni dei permessi per i documenti o le risorse in questione per assicurarti che gli utenti abbiano i permessi necessari.

• Assicurati che gli utenti abbiano accesso direttamente o tramite appartenenza a gruppi.

Controlla l'appartenenza ai gruppi:

• Controlla che gli utenti interessati siano effettivamente membri dei gruppi a cui è stato concesso l'accesso.

• Assicurati che gli utenti non siano stati accidentalmente rimossi dai gruppi pertinenti.

Controlla i permessi individuali:

• Controlla che i permessi individuali siano stati impostati a livello utente e possano sovrascrivere i permessi di gruppo.

• Assicurati che questi permessi individuali siano configurati correttamente.

Controlla le impostazioni di eredità:

• Assicurati che i permessi siano ereditati correttamente e non siano bloccati da cartelle padre o altre impostazioni.

Controlla la cronologia dei permessi:

• Controlla la cronologia dei permessi o i registri per vedere se ci sono stati recenti cambiamenti ai permessi che potrebbero causare i problemi attuali.

Testa con un diverso account utente:

• Prova ad accedere ai documenti interessati con un diverso account utente per vedere se il problema è specifico dell'utente o colpisce tutti gli utenti.

Controlla i messaggi di errore:

• Assicurati che gli utenti ricevano messaggi di errore accurati che indicano problemi di permesso. Questo può aiutarti a individuare e diagnosticare il problema in modo più preciso.

Aggiorna i permessi:

• Se tutte le altre soluzioni falliscono, prova a riconfigurare i permessi per gli utenti o i gruppi interessati e assicurati che tutti i permessi richiesti siano concessi correttamente.

Seguendo questi suggerimenti per la risoluzione dei problemi, puoi identificare e risolvere i problemi relativi ai permessi per garantire che gli utenti abbiano i diritti di accesso necessari e possano lavorare in modo efficace.

Creare sotto-organizzazioni all'interno di un sistema di gestione documentale serve a ulteriormente organizzare e differenziare la struttura e la gestione degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un'organizzazione. Ecco alcuni scopi e benefici della creazione di sotto-organizzazioni:

• Struttura e organizzazione: Le sotto-organizzazioni rendono possibile creare una struttura gerarchica all'interno del sistema di gestione documentale. Questo può aiutare a organizzare gli account utente e i documenti per dipartimento, team, posizione o altri criteri rilevanti per una gestione più chiara ed efficiente.

• Gestione dei permessi: Creando sotto-organizzazioni, gli amministratori possono impostare permessi granulari e controlli di accesso per diversi gruppi di utenti. Ciò significa che utenti o gruppi specifici possono accedere solo ai documenti e alle risorse pertinenti alla loro rispettiva sotto-organizzazione, migliorando la sicurezza e la privacy.

• Flussi di lavoro e collaborazione: Le sotto-organizzazioni possono facilitare la collaborazione e la comunicazione all'interno di team o dipartimenti specifici centralizzando l'accesso a documenti, progetti o compiti condivisi. Questo promuove efficienza e coordinamento quando si collabora su progetti o flussi di lavoro comuni.

• Reportistica e analisi: Organizzando gli account utente e i documenti in sotto-organizzazioni, è possibile creare report dettagliati e analisi sulle attività e le performance di singoli team o dipartimenti. Questo consente ad amministratori e manager di ottenere informazioni sull'uso del sistema di gestione documentale a livello organizzativo.

• Scalabilità e flessibilità: Le sotto-organizzazioni forniscono una struttura scalabile che può crescere con la crescita e i cambiamenti dell'organizzazione. Nuovi team o dipartimenti possono essere facilmente aggiunti e integrati in modo appropriato nello schema sotto-organizzativo esistente senza influenzare la struttura complessiva del sistema di gestione documentale.

In generale, le sotto-organizzazioni consentono una gestione e un'organizzazione più efficaci degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un sistema di gestione documentale migliorando la struttura, la sicurezza e la collaborazione.

Come accedere a questa funzionalità

In Impostazioni, Impostazioni globali → Gruppi, Utenti e Permessi → Sotto-Organizzazioni come mostrato di seguito.

Verrai quindi portato a una pagina che appare simile a questa:\

Qui troverai le tue sotto-organizzazioni precedentemente create, così come dove puoi creare nuove sotto-organizzazioni.

Questi sono alcuni suggerimenti e ulteriori passaggi per la risoluzione dei problemi relativi alle notifiche ritardate che puoi seguire per risolvere i ritardi nella consegna delle notifiche:

Notifiche ritardate:

• Controlla i ritardi di rete:

• Assicurati che la rete attraverso cui vengono inviate le notifiche non sia congestionata o interrotta. Problemi di rete come la perdita di pacchetti o ritardi possono influenzare la consegna delle email.

• Monitoraggio della coda email:

• Controlla la coda del server email per determinare se le notifiche sono in coda e vengono inviate correttamente. Un numero elevato di email nella coda può indicare problemi con il server email.

• Verifica della configurazione SMTP:

• Verifica che la configurazione SMTP sia corretta e che il server email sia configurato correttamente per inviare email in uscita. Controlla le impostazioni di autenticazione e l'indirizzo del server per assicurarti che siano corretti.

• Controlla i firewall e le impostazioni di sicurezza:

• Controlla le impostazioni del firewall e altre impostazioni di sicurezza per assicurarti che il server email sia configurato correttamente per inviare email in uscita e che nessuna porta utilizzata per l'email sia bloccata. La spedizione è necessaria.

• Controllo dell'utilizzo del server:

• Controlla l'utilizzo del server che ospita il sistema di gestione dei documenti per assicurarti che non ci siano colli di bottiglia delle risorse che potrebbero influenzare la consegna delle notifiche.

Eseguendo questi controlli aggiuntivi, puoi identificare le potenziali cause delle notifiche ritardate e intraprendere azioni appropriate per ottimizzare la consegna delle notifiche e garantire che gli utenti siano informati in modo tempestivo.

Le Impostazioni Utente sono un'area in un sistema dove gli utenti possono regolare le preferenze personali, le impostazioni dell'account e le impostazioni di sicurezza. Tipicamente, le impostazioni utente includono opzioni come la modifica della password, le informazioni del profilo, le preferenze di notifica e, possibilmente, permessi individuali per accedere a determinate funzionalità o dati.

Nella maggior parte delle organizzazioni, solo le persone autorizzate hanno accesso alle impostazioni utente, di solito amministratori o amministratori di sistema. Questo perché le impostazioni possono contenere informazioni sensibili che potrebbero compromettere la sicurezza del sistema se modificate da persone non autorizzate. Gli amministratori sono in grado di gestire le impostazioni utente per garantire che siano conformi alle politiche e ai requisiti organizzativi e che l'integrità del sistema sia mantenuta.

1. Barra di Ricerca: Consente agli amministratori di trovare rapidamente gli utenti cercando i loro nomi o altri dettagli.

2. Elenco Utenti: Mostra un elenco di utenti con le seguenti colonne:

   • Nome: Il nome completo dell'utente.

   • Email: L'indirizzo email dell'utente, che è probabilmente utilizzato come identificatore di accesso.

   • Admin: Una casella di controllo che indica se l'utente ha privilegi amministrativi. Gli amministratori di solito hanno accesso a tutte le impostazioni e possono gestire altri account utente.

   • Azioni: Questa colonna include tipicamente pulsanti o link per eseguire azioni come modificare i dettagli dell'utente, reimpostare le password o eliminare l'account utente.

3. Pulsante Aggiungi Utente: Questo pulsante viene utilizzato per creare nuovi account utente. Cliccando su di esso si aprirà tipicamente un modulo dove puoi inserire i dettagli del nuovo utente, come il nome, l'email e se devono avere diritti di amministratore.

Istruzioni passo passo per aggiungere un nuovo utente:

• Accedi alla Gestione Utenti: Naviga su Impostazioni - Impostazioni Globali - Gruppi, Utente e Permessi - Utente, dove puoi aggiungere nuovi utenti.

• Aggiungi nuovo utente: Nelle impostazioni utente, clicca su “Aggiungi utente”

• Compilare il modulo: Apparirà un modulo dove puoi inserire le informazioni per il nuovo utente. Le informazioni tipiche includono:

• Nome Utente: Nome unico per l'utente utilizzato per accedere.

• Nome e Cognome: Nome dell'utente.

• Indirizzo Email: L'indirizzo email dell'utente utilizzato per comunicazioni e notifiche.

• Password: Una password per l'utente che deve essere conforme alle politiche di sicurezza.

• Ruolo Utente: Imposta il ruolo dell'utente, ad esempio, utente standard o amministratore.

• Accesso come amministratore: Accedi con i tuoi privilegi di amministratore.

• Accesso alla gestione utenti: Naviga nelle impostazioni utente dove puoi modificare gli utenti esistenti.

• Selezione degli utenti: Trova e seleziona l'utente i cui dettagli desideri modificare. Questo può essere fatto cliccando sul nome utente o su un pulsante di modifica accanto all'utente.

• Modifica dei dettagli utente: Apparirà un modulo contenente i dettagli attuali dell'utente. Modifica i campi richiesti secondo le modifiche che desideri apportare. I dettagli tipici da modificare includono:

  • Nome e cognome

  • Indirizzo email

  • Ruolo utente o livello di autorizzazione

• Salvataggio delle Modifiche: Rivedi eventuali modifiche apportate e clicca su Salva per salvare i nuovi dettagli dell'utente.

• Rivedi l'impatto delle modifiche di ruolo: Se hai cambiato il ruolo utente, rivedi l'impatto di quella modifica sui livelli di accesso alla sicurezza. Assicurati che dopo il cambiamento di ruolo, l'utente abbia le autorizzazioni necessarie per continuare a svolgere i propri compiti.

• Invia notifica (opzionale): Puoi inviare una notifica all'utente per informarlo delle modifiche apportate.

Dopo aver completato questi passaggi, i dettagli dell'utente sono stati aggiornati con successo e l'utente ha le nuove informazioni e autorizzazioni secondo le modifiche apportate.

Rimozione degli Utenti:

• Selezione degli Utenti: Trova e seleziona l'utente di cui desideri rimuovere l'accesso. Questo può essere fatto cliccando sul nome utente o su un pulsante di modifica accanto all'utente.

• Rimozione dell'Accesso: Clicca su "elimina" per rimuovere l'utente.

• Conferma: Ti verrà chiesto di confermare la rimozione dell'utente.

• Notifica Opzionale: Puoi inviare opzionalmente una notifica all'utente per informarlo della rimozione del suo accesso.

• Rivedi Compiti e Documenti: Prima di rimuovere l'utente, rivedi quali compiti o documenti sono assegnati all'utente. Sposta o trasferisci la responsabilità per quei compiti o documenti a un altro utente per assicurarti che nulla venga perso o lasciato incompleto.

• Salva Modifiche: Conferma la rimozione dell'utente e salva le modifiche.

Seguendo questi passaggi, puoi assicurarti che l'accesso dell'utente venga rimosso in modo sicuro mentre gestisci correttamente tutti i compiti e documenti pertinenti.

Il ruolo di un amministratore è cruciale per la gestione dei sistemi IT, delle reti e delle piattaforme digitali in un'organizzazione. Un amministratore ha permessi e responsabilità avanzati che gli consentono di controllare vari aspetti dell'infrastruttura tecnica e garantire che venga gestita in modo efficiente e sicuro. Ecco alcune delle principali responsabilità di un amministratore:

• Gestione degli utenti: Gli amministratori gestiscono gli account utente, i diritti di accesso e i permessi. Creano nuovi account utente, assegnano i permessi necessari e gestiscono il controllo degli accessi per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere a determinate risorse.

• Sicurezza: Gli amministratori sono responsabili della sicurezza dei sistemi IT per proteggere contro la perdita di dati e l'accesso non autorizzato.

• Risoluzione dei problemi e supporto: L'amministratore è spesso il primo punto di contatto per questioni tecniche. Aiutano gli utenti a risolvere problemi e garantiscono che il sistema funzioni senza intoppi.

Oltre a queste responsabilità, gli amministratori sono anche incaricati di gestire impostazioni sensibili e garantire che i sistemi soddisfino i requisiti di conformità e le migliori pratiche di sicurezza delle informazioni. Ciò include la gestione dei dati sensibili, la configurazione dei controlli di accesso e dei permessi, e il monitoraggio e l'analisi dei registri di sistema per identificare e affrontare potenziali rischi per la sicurezza.

Migliori Pratiche di Sicurezza

La sicurezza è un aspetto essenziale di qualsiasi organizzazione, specialmente quando si tratta di gestire account utente e diritti di accesso. Ecco alcune migliori pratiche per mantenere un protocollo di gestione degli utenti sicuro:

• Aggiornamenti regolari delle password: Incoraggiare gli utenti a aggiornare regolarmente le proprie password per mantenere sicuri i propri account. Stabilire politiche di complessità delle password e richiedere l'uso di password forti che includano una combinazione di lettere, numeri e caratteri speciali.

• Monitorare le azioni degli amministratori: Implementare meccanismi per monitorare le attività degli amministratori per rilevare attività sospette o insolite. Registrare tutte le azioni degli amministratori, inclusi gli accessi a dati o impostazioni sensibili, per garantire responsabilità e identificare potenziali violazioni della sicurezza.

• Limitare il numero di amministratori: Ridurre il numero di amministratori al minimo e concedere privilegi amministrativi solo a coloro che ne hanno realmente bisogno. Limitando il numero di amministratori, si riduce il rischio di violazioni della sicurezza e si semplifica la gestione e il monitoraggio degli account utente.

• Autenticazione a Due Fattori (2FA): Implementare un'autenticazione a due fattori per gli account amministratore per aumentare ulteriormente la sicurezza. Questo introduce un ulteriore passaggio di sicurezza che garantisce che, anche in caso di compromissione di una password, un attaccante non possa accedere in modo non autorizzato all'account.

• Controlli di sicurezza regolari: Eseguire controlli di sicurezza e audit regolari per identificare e risolvere potenziali vulnerabilità o punti deboli. Verificare i diritti di accesso e i permessi degli account utente per garantire che soddisfino i requisiti e le migliori pratiche attuali.

• Formazione e consapevolezza: Formare regolarmente i dipendenti e gli amministratori sulle migliori pratiche di sicurezza e sulla consapevolezza degli attacchi di phishing e di altre minacce informatiche. Far loro comprendere l'importanza della sicurezza e incoraggiarli a segnalare attività sospette.

Implementando queste migliori pratiche, le organizzazioni possono migliorare la sicurezza del loro protocollo di gestione degli utenti e ridurre al minimo il rischio di violazioni della sicurezza e perdita di dati. È importante considerare la sicurezza come un processo continuo e apportare aggiornamenti e modifiche regolari per tenere il passo con le minacce e i requisiti di sicurezza in continua evoluzione.

Panoramica

Le impostazioni del cruscotto sono progettate per aiutare gli amministratori a controllare la presentazione dei dati e l'interazione all'interno del cruscotto di Docbits. Queste impostazioni determinano quali informazioni sono immediatamente disponibili al momento dell'accesso, garantendo che gli utenti abbiano un rapido accesso ai dati più rilevanti per i loro compiti.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Impostazioni generali del cruscotto:

• Reimposta filtri: Consente la configurazione di quando i filtri del cruscotto dovrebbero essere reimpostati, ad esempio dopo il caricamento di un documento, il riavvio del documento o l'esportazione del documento. Questo aiuta a mantenere una visualizzazione pulita dei dati in base alle fasi specifiche del flusso di lavoro.

• Dati del cruscotto: Controlla se il cruscotto dovrebbe caricare automaticamente i dati all'accesso dell'utente, il che può contribuire a ridurre i tempi di caricamento e migliorare l'esperienza dell'utente caricando i dati solo quando necessario.

1. Filtri:

• Stile filtro di stato: Determina lo stile di presentazione dei filtri di stato, che può essere impostato su predefinito o personalizzato in base al focus operativo degli utenti.

• Filtro di stato personalizzato: Abilita la creazione e l'applicazione di filtri personalizzati che possono mirare a stati di documento specifici come "Nuovo", "Convalida" o "Esportazione". Ciò consente agli utenti di accedere rapidamente ai documenti in fasi specifiche di elaborazione.

Queste impostazioni del cruscotto sono cruciali per garantire che la piattaforma Docbits sia reattiva e utile quanto possibile, fornendo agli utenti uno strumento potente per monitorare e gestire le attività di elaborazione dei documenti direttamente dal cruscotto.

Per aggiungere un nuovo gruppo o modificare i permessi di un gruppo esistente, puoi fare quanto segue:

• Naviga alle Impostazioni del Gruppo: Accedi al tuo account admin e vai alle Impostazioni del Gruppo nel pannello di amministrazione.

Si aprirà questa finestra:

• Clicca sul pulsante + Nuovo: Se desideri aggiungere un nuovo gruppo, clicca sul pulsante + Nuovo per avviare il processo di aggiunta di un nuovo gruppo.

• Compila la tabella: Fornisci il nome del gruppo e una descrizione del gruppo.

• Salva i dettagli: Una volta che hai compilato il nome e la descrizione del gruppo, clicca sul pulsante "Salva".

Modifica dei Gruppi:

• Modifica Gruppi: Per modificare i gruppi, clicca su "modifica", qui puoi cambiare il nome del gruppo.

• Abilita Gruppi e permessi: Per rendere il gruppo visibile, "Gruppi e permessi" devono essere abilitati.

• Controlla i risultati: Dopo aver salvato, rivedi i risultati per assicurarti che il gruppo sia stato aggiunto, modificato o aggiornato con successo.

Componenti della Sezione Gruppi e Autorizzazioni

1. Attiva/Disattiva Gruppi e Autorizzazioni: Un'interruttore che consente all'amministratore di sistema di abilitare o disabilitare l'uso di gruppi e autorizzazioni su tutta la piattaforma. Quando disattivato, il sistema potrebbe utilizzare un modello di controllo degli accessi meno dettagliato.

2. Elenco dei Gruppi: Mostra l'elenco dei gruppi utente disponibili all'interno dell'organizzazione. Ogni gruppo può essere configurato con autorizzazioni specifiche. Gli amministratori possono aggiungere nuovi gruppi cliccando sul pulsante "+ Nuovo".

3. Tabella delle Autorizzazioni:

• Visualizzata una volta selezionato un gruppo o durante la configurazione di un nuovo gruppo.

• Elenca tutti i tipi di documento riconosciuti dal sistema (ad esempio, FATTURA, NOTA DI CREDITO, BOLLA DI CONSEGNA).

• Per ciascun tipo di documento, ci sono caselle di controllo per diverse autorizzazioni:

• Visualizza: Autorizzazione a visualizzare il documento.

• Aggiorna: Autorizzazione a modificare il documento.

• Elimina: Autorizzazione a rimuovere il documento dal sistema.

• Prima Approvazione: Autorizzazione a eseguire l'approvazione iniziale del documento.

• Seconda Approvazione: Autorizzazione a eseguire un livello di approvazione secondario (se applicabile).

Panoramica

Questa guida spiega come gli amministratori possono definire le impostazioni di controllo accessi per diversi gruppi di utenti in DocBits. Ogni gruppo può essere configurato con permessi personalizzati a livello di documento e di campo.

Gruppi di Controllo Accessi

Il pannello di controllo accessi consente all'amministratore di gestire i gruppi di utenti e i loro rispettivi permessi. Ogni gruppo può avere configurazioni specifiche relative a:

• Accesso ai Documenti: Se il gruppo può accedere a un tipo di documento.

• Permessi a Livello di Campo: Se il gruppo può leggere, scrivere o visualizzare determinati campi all'interno di un documento.

• Permessi di Azione: Quali azioni il gruppo può eseguire, come modificare, eliminare, aggiornare in massa e approvare documenti.

Accesso alle Impostazioni del Gruppo

1. Navigare su Impostazioni.

2. Selezionare Gruppi e Permessi.

3. Per gestire i permessi di un gruppo, come PROCUREMENT_DIRECTOR, fare clic sui tre punti sul lato destro dello schermo.

4. Selezionare Visualizza Controllo Accessi

Configurazione dei Permessi per i Gruppi

1. Panoramica del Controllo Accessi:

   • In questa sezione, puoi abilitare o disabilitare l'accesso per tutti i tipi di documento, come Fattura, Nota di Credito, Ordine di Acquisto, e altro ancora.

   • Puoi definire i livelli di accesso come:

     • Abilitato: Concede accesso al tipo di documento.

     • Elenco: Definisce se il tipo di documento è visibile nella vista elenco.

     • Visualizza: Specifica la vista predefinita per il documento.

     • Modifica: Concede il permesso di modificare il documento.

     • Elimina: Consente al gruppo di eliminare documenti.

     • Aggiornamento Massivo: Abilita l'aggiornamento massivo del tipo di documento.

     • Livelli di Approvazione: Imposta la capacità del gruppo di approvare documenti (Approvazione di Primo e Secondo livello).

     • Sblocca Documento: Definisce se il gruppo può sbloccare un documento per ulteriori modifiche.

   Esempi di impostazioni per PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Fattura: Abilitato per tutti i permessi, inclusi modifica ed elimina.

   • Ordine di Acquisto: Abilitato con permessi normali per tutte le azioni.

2. Permessi a Livello di Campo:

   • All'interno di ciascun tipo di documento, campi specifici possono essere configurati con diversi livelli di permessi.

   • I permessi includono:

     • Leggi/Scrivi: Gli utenti possono sia leggere che scrivere nel campo.

     • Scrittura del Proprietario: Solo il proprietario del documento o del campo può scrivere, gli altri possono leggere.

     • Solo Lettura: Gli utenti possono solo visualizzare il campo ma non modificarlo.

     • Lettura del Proprietario/Scrittura del Proprietario: Solo il proprietario del documento o del campo può scrivere e leggere.

     • Approvazione: Le modifiche devono essere approvate da utenti autorizzati o dall'amministratore.

     • Nessuno: Nessun permesso specifico è applicato al campo.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Nell'impostazione "Scadenza dei documenti" sotto la sezione "ELABORAZIONE DOCUMENTI", è possibile configurare gli orari di eliminazione automatica per i documenti all'interno del sistema. Questa funzionalità è particolarmente utile per gestire le politiche di conservazione dei dati e garantire la conformità alle normative legali o organizzative riguardanti l'archiviazione dei documenti.

Ecco cosa fa ciascuna impostazione:

1. Elimina documento dopo: Questo menu a discesa consente di impostare l'intervallo di tempo dopo il quale un documento elaborato verrà eliminato automaticamente dal sistema. È possibile scegliere tra opzioni predefinite come 48 ore, 1 settimana, 2 settimane o 4 settimane. Questo aiuta a gestire lo spazio e a mantenere le politiche sul ciclo di vita dei documenti.

2. Elimina documento completato dopo: Simile all'impostazione precedente, ma mira specificamente ai documenti completati o completamente elaborati. Consente le stesse opzioni di intervallo di tempo per l'eliminazione, garantendo che i documenti completati non vengano conservati più a lungo del necessario.

Entrambe le impostazioni garantiscono che i documenti non vengano conservati indefinitamente nel sistema, aiutando a evitare un uso di archiviazione non necessario e mantenendo il flusso di lavoro di elaborazione dei documenti privo di confusione. Queste impostazioni sono fondamentali per le organizzazioni che devono attenersi a specifici requisiti normativi sulla conservazione dei documenti.

Crea una nuova Sotto-Organizzazione:

Clicca sul pulsante + NUOVO

Verrà visualizzato il seguente menu:

Inserisci i dettagli della sotto-organizzazione che desideri creare, il nome e la descrizione, quindi clicca sul pulsante SALVA. Dovresti quindi trovare la tua nuova sotto-organizzazione in fondo all'elenco delle sotto-organizzazioni esistenti.

Modifica delle sotto-organizzazioni

Gestisci Utenti:

• Aggiunta Utenti: Gli amministratori possono creare nuovi account utente e assegnarli alla sotto-organizzazione appropriata.

• Assegnazione Ruoli e Permessi: Gli amministratori possono impostare i ruoli e i permessi per gli utenti all'interno di una sotto-organizzazione. Questo comporta tipicamente l'assegnazione dei diritti di accesso a documenti, cartelle o funzioni specifiche nel sistema di gestione dei documenti.

• Gestisci dettagli del profilo: Gli amministratori possono modificare i dettagli del profilo degli utenti all'interno della sotto-organizzazione, come ad esempio: informazioni di contatto o affiliazione al dipartimento. Questo consente una gestione aggiornata e accurata dei dati degli utenti.

Puoi aggiungere un nuovo utente all'organizzazione e avere l'opzione di rimuovere l'utente da altri gruppi.

Modifica Utente:

• Modifica impostazioni della sotto-organizzazione: Gli amministratori possono modificare le impostazioni e le proprietà di una sotto-organizzazione, inclusi il nome, la descrizione o il livello gerarchico all'interno del sistema.

• Modifica dettagli utente: Gli amministratori possono modificare i dettagli di singoli utenti all'interno di una sotto-organizzazione, ad esempio per regolare i loro diritti di accesso o aggiornare le loro informazioni di contatto.

Elimina Utente:

• Eliminazione delle sotto-organizzazioni: Gli amministratori possono anche avere la possibilità di eliminare sotto-organizzazioni se non sono più necessarie o se è necessaria una ristrutturazione della struttura organizzativa. Quando si elimina una sotto-organizzazione, gli amministratori devono assicurarsi che tutti gli utenti e i dati associati siano gestiti correttamente.

Queste funzionalità di gestione consentono agli amministratori di gestire e adattare efficacemente gli account utente e le strutture organizzative all'interno di un sistema di gestione dei documenti per soddisfare le esigenze e i processi in evoluzione dell'azienda.

Le impostazioni di integrazione giocano un ruolo cruciale nell'efficienza e nella funzionalità di Docbits poiché consentono di garantire un'interazione senza soluzione di continuità con altri strumenti e servizi. Ecco alcune ragioni per cui configurare correttamente le impostazioni di integrazione è importante:

Chiave API

Le impostazioni di integrazione giocano un ruolo cruciale nell'efficienza e nella funzionalità di DocBits poiché consentono di garantire un'interazione senza soluzione di continuità con altri strumenti e servizi. Ecco alcune ragioni per cui configurare correttamente le impostazioni di integrazione è importante:

• Maggiore efficienza: L'integrazione con altri strumenti e servizi può semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza. Ad esempio, i documenti possono essere scambiati automaticamente tra Docbits e un sistema CRM, riducendo l'inserimento manuale e aumentando la produttività.

• Coerenza dei dati: L'integrazione consente lo scambio di dati senza soluzione di continuità tra diversi sistemi, migliorando la coerenza e l'accuratezza dei dati. Questo evita incoerenze o inserimenti duplicati di dati che potrebbero portare a errori.

• Aggiornamenti in tempo reale: L'integrazione consente aggiornamenti in tempo reale tra diverse piattaforme in modo che gli utenti abbiano sempre le informazioni più recenti. Questo è particolarmente importante per i processi aziendali critici che richiedono informazioni in tempo reale.

• Automazione delle attività: L'integrazione consente di automatizzare le attività di routine, risparmiando tempo e risorse. Ad esempio, le notifiche possono essere attivate automaticamente quando si verifica un certo evento in un altro sistema senza la necessità di intervento manuale.

• Miglioramento dell'esperienza utente: Un'integrazione ben configurata garantisce un'esperienza utente senza soluzione di continuità poiché gli utenti non devono passare tra diversi sistemi per accedere alle informazioni rilevanti. Questo migliora la soddisfazione degli utenti e contribuisce all'efficienza.

Per configurare correttamente le impostazioni di integrazione, è importante comprendere i requisiti dell'organizzazione e garantire che l'integrazione sia perfettamente integrata nei flussi di lavoro e nei processi esistenti. Questo richiede una pianificazione, configurazione e monitoraggio approfonditi dell'integrazione per garantire che funzioni senza intoppi e fornisca il valore desiderato.

Le impostazioni "Classificazione ed Estrazione" nel sistema di elaborazione dei documenti forniscono opzioni per configurare come i documenti vengono gestiti automaticamente all'input:

1. Divisione dei Documenti: Questa impostazione ti consente di scegliere se dividere i documenti in base a criteri specifici o mantenerli come un unico documento. Questo può essere utile quando si elaborano documenti che hanno sezioni distinte multiple ma vengono caricati come un unico file.

2. Formattazione degli Importi: Qui puoi abilitare opzioni come l'arrotondamento degli importi totali negli ordini. Ciò garantisce che i dati estratti siano allineati con i formati e le regole finanziarie attese, riducendo gli errori nell'elaborazione finanziaria.

3. Estrazione delle Tabelle: Questa funzionalità consente l'estrazione automatizzata dei dati dalle tabelle all'interno dei documenti. Puoi specificare se estrarre tutte le tabelle, solo quelle rilevanti per scopi di costo, o identificare ed estrarre automaticamente i codici fiscali. Questo migliora notevolmente l'accuratezza e l'efficienza dell'estrazione dati dai formati strutturati all'interno dei documenti.

4. Configura Regola di Classificazione: Questa opzione ti consente di definire modelli e criteri specifici che aiutano il sistema a classificare e categorizzare automaticamente i documenti durante l'elaborazione. Questo potrebbe basarsi su modelli di testo, tipi di documento o altri metadati associati ai documenti.

Le impostazioni di "Importazione" nel sistema di elaborazione documenti ti consentono di configurare come i documenti vengono importati nel sistema da varie fonti, inclusi settaggi per FTP (File Transfer Protocol) ed email. Ecco una panoramica di queste impostazioni:

1. Impostazioni del Documento:

• Limita alle pagine: Questo ti permette di limitare l'elaborazione a un certo numero di pagine da ciascun documento.

• Giorni Termini di Pagamento: Definisce i termini di pagamento predefiniti (in giorni) che possono essere applicati ai documenti.

• Modello Data: Imposta il modello per il riconoscimento e la formattazione delle date all'interno dei documenti importati.

1. Importazione FTP:

• Tipo: Definisce il tipo di protocollo FTP da utilizzare (ad esempio, SFTP).

• URL del Server: L'indirizzo del server da cui verranno recuperati i documenti.

• Nome Utente e Porta: Credenziali e numero di porta per accedere al server FTP.

• Directory Predefinita: Specifica la directory sul server FTP da cui verranno importati i file.

L'opzione aggiuntiva per aggiungere nuovi dati include campi come:

• Password: Per l'autenticazione.

• Pattern di Corrispondenza dei Nomi dei File: Per specificare quali file importare in base ai loro nomi.

• Sotto-Organizzazioni: Seleziona a quale sotto-organizzazione le impostazioni di importazione dovrebbero essere applicate.

1. Importazione Email:

• Indirizzo Email: Configura un account email dove i documenti possono essere inviati per l'importazione.

• Nome Utente e Password: Credenziali per accedere all'account email.

• Protocollo e Crittografia: Specifica il protocollo (IMAP, POP3) e il tipo di crittografia.

• Unisci documenti allegati: Opzione per combinare tutti i documenti allegati in un unico documento durante l'importazione.

Ciò consente anche di specificare sotto-organizzazioni per un controllo più preciso su dove vengono diretti gli email all'interno della struttura organizzativa.

Questo documento fornisce una spiegazione approfondita delle regole di risoluzione dei conflitti utilizzate nel sistema di fatturazione DocBits. Queste regole sono progettate per gestire automaticamente le discrepanze tra i dettagli della fattura e i dati dell'ordine di acquisto (PO), garantendo una riconciliazione finanziaria accurata. Il sistema applica queste regole per elaborare le righe delle fatture, le spese e le tasse, e genera aggiustamenti o note appropriate quando necessario.

Struttura delle Regole

1. Metadati

• versione: Identifica la versione del file di mapping.

• revisione: Numero di revisione per il tracciamento delle modifiche.

• autore: Indica il creatore del file di mapping.

• descrizione: Una breve descrizione dello scopo del file.

• created_at & updated_at: Timestamp per quando il file è stato creato e aggiornato l'ultima volta.

2. Configurazione dell'Esportazione

La sezione di configurazione dell'esportazione definisce il mapping tra i campi dati nel sistema e i campi corrispondenti nei file di esportazione.

• Intestazione: Definisce i campi di intestazione per i dati della fattura esportata.

• Righe Fiscali: Specifica i campi per gli articoli delle righe fiscali nell'esportazione.

• Spese di Intestazione Ordine: Mappa i campi relativi a spese aggiuntive a livello di intestazione dell'ordine.

• Righe di Ricevuta: Mappa i campi per singoli articoli in una ricevuta.

• Spese di Riga Ordine: Definisce i campi per le spese relative a righe specifiche dell'ordine.

• Righe di Costo: Specifica i campi per le righe di allocazione dei costi.

• Nota di Debito & Nota di Credito: Definisce i campi per generare note di debito e di credito in caso di discrepanze.

3. Regole di Risoluzione dei Conflitti

Queste regole gestiscono le discrepanze tra i dati della fattura e i dati corrispondenti del PO. Ogni regola è composta da diversi componenti:

• Nome: Il nome descrittivo della regola, che indica il tipo di discrepanza che affronta.

• Sezione: Indica quale parte della fattura (ad es., receipt_lines, line_charges) la regola si applica.

• Attivo: Valore booleano (true o false) che indica se la regola è attualmente attiva.

• Criteri di Corrispondenza: Condizioni che attivano la regola in base ai confronti tra i dati effettivi della fattura e i dati attesi del PO.

• Azioni: Definisce cosa dovrebbe fare il sistema quando la regola viene attivata, inclusi aggiustamenti dei valori, applicazione di spese o generazione di note di credito/debito.

Elementi Comuni nelle Regole

Operatori di Confronto

Questi operatori definiscono come i valori effettivi della fattura vengono confrontati con i valori attesi del PO:

• uguale

• maggiore di

• maggiore o uguale a

• minore di

• minore o uguale a

• entro tolleranza

• fuori tolleranza

Stato di Approvazione

Indica se una discrepanza è approvata o meno:

• approvato

• rifiutato

• qualsiasi

Tipi di Azione

Definisce azioni specifiche da intraprendere quando viene rilevata una discrepanza:

• riga di ricevuta

• riga di costo

• spesa di intestazione

• spesa di riga

• riga fiscale

• riga di ricevuta nota di debito

• riga di costo nota di debito

• spesa di intestazione nota di debito

• spesa di riga nota di debito

• riga di ricevuta nota di credito

• riga di costo nota di credito

• spesa di intestazione nota di credito

• spesa di riga nota di credito

• riga fiscale nota di credito

Esempi di Regole

Caso 1, 2, 3: Quantità e Prezzo Unitario Entro Tolleranza

• Scopo: Gestisce scenari in cui sia la quantità che il prezzo unitario sulla fattura sono entro i limiti di tolleranza accettati rispetto al PO.

• Azione: Il sistema accetta i valori della fattura e calcola l'importo totale.

Caso 4, 5: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza (Approvato)

• Scopo: Si applica quando la quantità è entro tolleranza ma il prezzo unitario è fuori tolleranza ed è stato approvato.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO e applica eventuali spese di riga necessarie.

Caso 6: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza Negativa (Rifiutato)

• Scopo: Si occupa di casi in cui il prezzo unitario è inferiore a quanto previsto e fuori dal range di tolleranza, portando al rifiuto.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO, genera una nota di credito per la differenza e applica le spese di intestazione secondo necessità.

Gestione delle Spese e delle Tasse

Spesa per Tolleranza per Unità

• Le regole sotto questa categoria gestiscono le discrepanze nelle spese per unità, con azioni specifiche basate sul fatto che la spesa sia entro o fuori tolleranza e se sia approvata o rifiutata.

Aggiustamenti delle Righe Fiscali

• Queste regole gestiscono le discrepanze fiscali aggiustando le righe fiscali o generando note di credito o debito corrispondenti in base alle differenze tra i dati fiscali della fattura e del PO.

Enums e Opzioni

• Enums: Elenchi predefiniti di valori che garantiscono coerenza tra le regole (ad es., operatori di confronto, tipi di approvazione).

• Opzioni: Scelte predefinite per gestire quantità o prezzi unitari, offrendo flessibilità nelle definizioni delle regole.

Spiegazione degli Screenshot

Screenshot 1: Interfaccia di Gestione delle Regole

Questo screenshot mostra l'interfaccia di Gestione delle Regole dove gli amministratori possono visualizzare e gestire tutte le regole di risoluzione dei conflitti. Gli elementi chiave includono:

• Pulsante Aggiungi Regola: Consente di aggiungere nuove regole.

• Elenco delle Regole: Mostra tutte le regole attive con dettagli come nome, sezione e stato attivo.

• Menu a Discesa Sezione: Filtra le regole in base alla sezione a cui si applicano (ad es., Righe di Ricevuta, Spese di Riga).

Screenshot 2: Modifica Dettagliata della Regola

Questo screenshot illustra la vista dettagliata di una specifica regola in fase di modifica. Gli elementi chiave includono:

• Sezione Criteri: Definisce le condizioni sotto le quali la regola viene attivata. Ad esempio, i criteri potrebbero specificare che se la quantità e il prezzo unitario differiscono dal PO ma sono entro tolleranza, la regola dovrebbe essere applicata.

• Sezione Azioni: Specifica quali azioni dovrebbero essere intraprese quando i criteri sono soddisfatti. Questo può includere l'aggiustamento delle righe della fattura, la generazione di note di credito o debito, o l'applicazione di spese aggiuntive.

• Tipo di Documento ed Elementi di Costo: Consente all'amministratore di mappare azioni specifiche a tipi di documento ed elementi di costo, fornendo flessibilità nella gestione di diversi scenari.

1. Qualità OCR:

   • Questa impostazione ti consente di definire la percentuale minima di qualità OCR richiesta affinché un documento venga elaborato automaticamente. Include uno slider che puoi regolare per impostare la soglia, ad esempio al 75%, al di sotto della quale il sistema non può garantire un'estrazione riuscita. Se la qualità OCR di un documento scende al di sotto di questa soglia, puoi scegliere di far sì che il sistema esegua azioni specifiche, come rieseguire l'OCR dopo conferma manuale.

2. Impostazioni OCR generali:

   • Utilizza E-Text se disponibile: Questa opzione, quando abilitata, consente al sistema di utilizzare il testo elettronico incorporato nei PDF o in altri tipi di documenti per migliorare l'accuratezza.

   • Utilizza DESKEW se disponibile: Questa funzione corregge l'allineamento del documento, il che aiuta a migliorare l'accuratezza dell'OCR raddrizzando eventuali scansioni inclinate.

3. Impostazioni OCR per tabelle:

   • Utilizza dati AI per le tabelle se disponibile: Questa impostazione consente l'uso di tecnologie AI per riconoscere ed estrarre meglio le tabelle dai documenti acquisiti, sfruttando modelli di apprendimento automatico per identificare e strutturare i dati tabellari in modo accurato.

4. Impostazioni OCR per i campi dell'intestazione:

   • Utilizza Estrazione Regole: Quando abilitata, questa impostazione consente al sistema di applicare regole predefinite per estrarre dati dai campi dell'intestazione, che possono essere fondamentali per identificare correttamente sezioni del documento come numeri di fattura, date, ecc.

   • Utilizza Estrazione AI: Questa opzione utilizza modelli AI per estrarre in modo intelligente i campi dell'intestazione, che possono essere più adattabili alle variazioni nei layout e stili dei documenti.