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Panoramica e nozioni di base

DocBits

Benvenuti in DocBits

Caratteristiche principali di DocBits

DocBits è una soluzione di acquisizione documenti basata su cloud che sfrutta la potenza dell'Intelligenza Artificiale (AI) e del Machine Learning (ML) per riconoscere, classificare, analizzare ed estrarre informazioni da vari tipi di documenti, indipendentemente dal loro formato. Ecco uno sguardo più ravvicinato alle sue funzionalità chiave:

Riconoscimento Documenti: DocBits utilizza algoritmi di intelligenza artificiale per identificare e riconoscere con precisione i documenti, che siano in forma cartacea o file elettronici.
Classificazione Documenti: Classifica i documenti in categorie rilevanti, facilitando l'organizzazione e il recupero.
Estrazione Dati: DocBits estrae dati critici dai documenti, trasformando informazioni non strutturate in dati strutturati che possono essere integrati nel tuo flusso di lavoro.
Machine Learning: Il sistema impara continuamente e migliora la sua precisione di riconoscimento con ciascun documento elaborato, diventando più competente nel tempo.
Intelligenza di Sciame: DocBits utilizza l'intelligenza di sciame per potenziare le sue capacità di apprendimento, creando un sistema auto-migliorante.

Architettura

Cliente cloud:

In sede:

DocBits si integra perfettamente con Infor LN/M3 attraverso l'API ION, ION Desk e i BOD standard di Infor. La nostra integrazione API ci consente di esportare dati in Infor e di eseguire la validazione dei dati master in DocBits.

Esportazione dei Dati in Infor

Utilizziamo l'API ION per inviare il PDF con gli attributi a IDM e il BOD Sync.CaptureDocument a ION Desk. In ION Desk, trasformiamo il Sync.CaptureDocument nei BOD desiderati in base al tipo di documento in fase di elaborazione. Questi BOD Infor trasformati vengono quindi importati automaticamente in LN o M3.

Validazione dei Dati Master in DocBits

Per identificare il fornitore o confrontare/corrispondere le righe degli ordini di acquisto, attiviamo un trigger in LN/M3 che invia i BOD Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster e Sync.PurchaseOrder a DocBits. Configuriamo questo processo in ION Desk definendo il flusso di dati a un punto di connessione specifico a DocBits.

DocBits Infor on Premise Customer

Per inviare dati al cliente Infor onPremise offriamo due modalità: Site2Site con IPsec o WatchDog

Invio Dati al Cliente Infor On-Premise

Per inviare dati a un cliente Infor on-premise, offriamo due modalità: VPN Site-to-Site con IPsec.

Configurazione VPN Site-to-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Per una VPN site-to-site IPsec, è necessario configurare e aprire le seguenti porte:

1. Porta UDP 500: Utilizzata per l'Internet Key Exchange (IKE) fase 1 e fase 2.

2. Porta UDP 4500: Utilizzata per la traversata NAT (NAT-T), consentendo al traffico VPN di passare attraverso i dispositivi NAT (Network Address Translation).

Accesso a Infor OS

• URL di autenticazione: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL dei dati: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Riepilogo:

Per configurare una VPN site-to-site IPsec, assicurati che le porte e i protocolli sopra indicati siano configurati e aperti.

Utilizza gli URL forniti per accedere a Infor OS per l'autenticazione e i dati.

Certificazioni

1. ISO/IEC 27001

Questa norma internazionale definisce i requisiti per stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (ISMS). Aiuta le organizzazioni a proteggere i dati in modo sistematico ed economico, inclusi i processi per la gestione del rischio e i controlli di sicurezza delle informazioni.

Impatto per i Clienti: Garantisce che DocBits aderisca ai più elevati standard di sicurezza delle informazioni, fornendo fiducia che i dati sensibili siano ben protetti.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

I rapporti SOC 1 sono progettati per le organizzazioni che devono dimostrare l'efficacia dei controlli interni sulla rendicontazione finanziaria. È particolarmente rilevante per i fornitori di servizi che influenzano la rendicontazione finanziaria dei loro clienti.

Rilevanza per DocBits: Dimostra il nostro impegno a mantenere controlli interni rigorosi sui dati finanziari, fornendo garanzie ai clienti sulla affidabilità dei nostri processi.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

SOC 2 si concentra sui controlli di un'organizzazione di servizi rilevanti per la sicurezza, la disponibilità, l'integrità del processo, la riservatezza e la privacy dei dati. È cruciale per le aziende tecnologiche e di cloud computing che gestiscono informazioni sensibili.

Valore per i Clienti: Fornisce una validazione indipendente che DocBits ha implementato controlli efficaci per proteggere i dati dei clienti, garantendo l'affidabilità del nostro software e dei nostri servizi.

Il GDPR è un regolamento del diritto dell'UE sulla protezione dei dati e sulla privacy nell'Unione Europea e nello Spazio Economico Europeo. Affronta anche il trasferimento di dati personali al di fuori delle aree UE e SEE.

Garanzia per i Clienti: La conformità al GDPR garantisce che DocBits tratti i dati personali in linea con le normative dell'UE, proteggendo la privacy degli utenti e rispettando rigorose linee guida per la gestione dei dati.

Infor Infrastruttura

Porta 443 Aperta & Comunicazione Sicura

Comprendiamo l'importanza del trasferimento sicuro dei dati. Ecco perché utilizziamo la porta 443 aperta, la porta standard per HTTPS, garantendo che tutti i dati trasferiti siano crittografati e sicuri. Le nostre connessioni protette da SSL garantiscono che i tuoi dati siano al sicuro durante ogni fase del processo.

Comunicazione Con Il Database

Quando si tratta di comunicazione con il database, non prendiamo rischi. La nostra configurazione Kubernetes e i database risiedono all'interno della stessa Virtual Private Cloud (VPC). Questo significa che accediamo al database solo tramite IP locale, garantendo che i dati trasmessi non lascino mai la rete locale. È come avere un'autostrada privata solo per i tuoi dati.

Spazi

La gestione dei documenti è semplice con Docbits. Tutti i documenti caricati sono archiviati in modo sicuro in uno ‘Spazio’ dedicato. Utilizziamo la crittografia SSL per il traffico dati e richiediamo più chiavi per l'accesso ai file, assicurandoci che i tuoi documenti siano sicuri come una cassaforte.

Traffic Security

Consentiamo solo connessioni protette da HTTPS per comunicare con i nostri server. Questo garantisce che tutti i dati trasferiti siano crittografati, mantenendo le tue informazioni sensibili al sicuro. È come avere una guardia di sicurezza per i tuoi dati, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

La flessibilità è fondamentale e offriamo sia soluzioni cloud che on-premise. Con la nostra opzione on-premise, non è necessario aprire alcuna porta, garantendo che la sicurezza della tua rete rimanga intatta. Che tu sia nel cloud o stia mantenendo tutto in casa, abbiamo tutto ciò di cui hai bisogno.

Note della versione

Release Spring Bloom – 23 aprile 2025

Miglioramenti di DocBits:

Opzione di Filtro per il Registro di Importazione Email: Gli utenti ora hanno la possibilità di filtrare i registri di importazione e ordinare la tabella per una panoramica più chiara ed efficiente. Questo miglioramento semplifica il processo di identificazione e gestione delle voci email, migliorando la risoluzione dei problemi e la gestione complessiva dei registri.
Supporto Multilingue per la Lista dei Valori: Abbiamo ampliato le capacità multilingue alla funzionalità Lista dei Valori. Gli amministratori possono ora definire etichette in più lingue, assicurando che l'etichetta corretta venga visualizzata automaticamente in base alle impostazioni della lingua di sistema dell'utente. Questo miglioramento promuove una maggiore accessibilità e localizzazione, rendendo più facile per gli utenti di tutto il mondo interagire con la piattaforma nella loro lingua madre.
Miglioramenti ai Dettagli Utente nelle Impostazioni: L'interfaccia delle impostazioni ora visualizza informazioni complete sugli utenti. Gli amministratori possono facilmente visualizzare le affiliazioni ai gruppi, i dettagli delle sotto-organizzazioni e ulteriori dati chiave, consentendo una migliore gestione dei ruoli degli utenti e una comprensione più chiara delle strutture del team.
Informazioni di Contabilità Automatica nella Schermata di Approvazione: La schermata di approvazione ora presenta dettagli di contabilità automatica insieme alle informazioni sulle fatture. Questo miglioramento fornisce una visione più profonda dei dati delle transazioni, facilitando processi di revisione più fluidi e decisioni più informate riguardo alle fatture.
Contatore delle Attività per Documenti nella Vista Dashboard: I documenti nella dashboard possono ora indicare le attività aperte ad essi associate e visualizzare il numero totale di attività in sospeso. Questa funzionalità fornisce agli utenti una panoramica rapida delle azioni in sospeso, migliorando la gestione delle attività e l'efficienza del flusso di lavoro.
Selezione del Modello AI Basato sul Fornitore: Gli utenti possono ora selezionare il modello AI utilizzato per l'estrazione dei dati su base per-fornitore. Questo miglioramento consente un'ottimizzazione più precisa, garantendo una migliore accuratezza di estrazione per diversi fornitori e migliorando i risultati complessivi del processo di elaborazione dei dati.
Log di Flusso di Lavoro Migliorati per le Schede degli Alberi Decisionali: I log ora visualizzano l'output dell'albero decisionale, rendendo più facile tracciare e comprendere come sono state prese le decisioni all'interno dei flussi di lavoro.
Introduzione di un Nuovo Setup di Auto-Test per Migliorare la Funzionalità e la Stabilità del Sistema:
Siamo entusiasti di annunciare l'implementazione di un nuovo sistema di test automatizzati progettato per migliorare la funzionalità e l'affidabilità complessive della nostra piattaforma. Questo nuovo setup eseguirà controlli costanti e approfonditi sul nostro sistema per identificare eventuali problemi prima che impattino sulla tua esperienza. Automatizzando questi test, possiamo garantire risposte più rapide a potenziali problemi e mantenere i più alti standard di qualità per il nostro sistema.

Correzioni di Bug

Risolto un problema in cui i compiti non apparivano nella schermata di validazione/approvazione.
Sistemata la posizione del pulsante Avanti/Indietro in modo che rimanga statico.
Risolti problemi di scorrimento nelle visualizzazioni dello script e dell'albero decisionale, assicurando che i pulsanti di azione rimangano fissi durante lo scorrimento.
Rimossa la campo del paese di origine dalle fatture elettroniche.
Risolto un problema con il contatore dei compiti che visualizzava un numero inaccurato di compiti.
Aggiunte traduzioni mancanti.
Corretto i campi personalizzati per visualizzare nomi descrittivi invece di ID.
Aggiornata la lista delle scorciatoie per la schermata di corrispondenza PO.
Risolto un problema in cui i documenti venivano scaricati con un nome file errato.
Sistemate le incoerenze di ordinamento nella tabella delle righe delle fatture all'interno della corrispondenza PO.
Risolto un problema che influenzava la funzionalità di creazione dei compiti.
Risolto un problema nella corrispondenza PO in cui l'ordinamento della tabella delle fatture si resetterebbe quando si abbina una riga.
Risolti problemi di contabilità automatica assicurando che i riferimenti di prenotazione si dividano correttamente quando un importo è diviso.
Aggiornate le informazioni sull'host ClickHouse.
Risolto un problema in cui documenti duplicati non venivano riconosciuti come duplicati.
Sistemati problemi di esportazione causati da riferimenti di prenotazione troppo lunghi.
Risolto un problema in cui le caselle di controllo di sola lettura non erano di sola lettura.
Risolto un problema in cui gli utenti potevano essere aggiunti a una sotto-organizzazione due volte.
Risolto un problema in cui cambiare la sotto-organizzazione per un documento causava il ripristino dell'utente o del gruppo assegnato.

Release Hot Fix Winter Frost 10 Aprile 2025

Miglioramenti di DocBits:

Funzione Script set_column_date_value Migliorata: La funzione set_column_date_value ora include il supporto per l'opzione skip_weekend, consentendo ai valori di data di saltare automaticamente i fine settimana quando applicati.
Supporto per il Caricamento di File Migliorato: I file PNG e JPEG possono ora essere caricati direttamente e vengono automaticamente convertiti in formato PDF per una gestione dei documenti semplificata.
Aggiornamenti della Funzionalità Watchdog:
- Ora supporta l'esportazione in Enaio per una migliore integrazione del sistema.
- Capacità di parsing migliorate per estrarre informazioni dalle strutture XML di Sync.ContentDocument, consentendo un'elaborazione dei dati più efficiente.

Correzioni di Bug

Risolto un problema su una funzione script.
Risolto un problema in cui gli ordini di acquisto avevano uno stato errato dopo essere stati aggiornati.

Release Hot Fix Winter Frost 11 marzo 2025

Miglioramenti di DocBits:

Estrazione Dati Migliorata: Aggiunta un'opzione per estrarre il Purchase Order o il Item Number da una riga sopra o sotto.
Accesso Espanso alle Sotto-Organizzazioni Incrociate: Gli utenti non amministratori possono ora accedere anche alla funzionalità Cross Sub-Organizations.

Correzioni di Bug:

Risolto un problema in cui gli utenti non potevano essere aggiunti a un gruppo.
Risolto un problema con i fallimenti di importazione email.
Risolto un problema con la formazione sul campo su documenti con più di una pagina
Risolto un problema in cui gli script non funzionavano correttamente.
Risolto un problema in cui i dati del documento non venivano visualizzati correttamente
Risolto un problema con l'impostazione dell'aggiornamento automatico dell'ordine di acquisto
Risolto un problema in cui i token di abbonamento venivano visualizzati in modo errato
Risolto un problema in cui la schermata delle attività visualizzava una versione obsoleta del documento
Risolto un problema che causava il mancato cambiamento dello stato dei documenti
Risolto un problema in cui i token di abbonamento venivano visualizzati in modo errato
Risolto un problema in cui la schermata delle attività visualizzava una versione obsoleta del documento
Risolto un problema che causava il mancato cambiamento dello stato dei documenti

Sezione Utenti finali e partner

Sezione utente finale

Per iniziare

Accesso e Navigazione: Come accedere a Docbits e navigare attraverso l'interfaccia.
Configurazione Iniziale: Impostare Docbits per l'uso la prima volta.

Utilizzo Quotidiano

Invio di Documenti: Istruzioni per inviare documenti a Docbits.
Revisione e Approvazione dei Documenti:
Approvazione degli Ordini: Passaggi per la revisione e l'approvazione dei moduli d'ordine.
Elaborazione delle Fatture: Guida su come elaborare le fatture in arrivo per il pagamento.

Gestione dei Documenti

Ricerca e Recupero: Come trovare e accedere ai documenti all'interno di Docbits.
Modifica e Aggiornamento: Modifica dei documenti e aggiornamento del loro stato.

Risoluzione dei Problemi

Problemi Comuni: Soluzioni ai problemi frequenti riscontrati dagli utenti.

Dashboard

Guida al Dashboard di DocBits

Dopo aver effettuato l'accesso con le tue credenziali, verrai reindirizzato alla homepage del Dashboard di DocBits. Questa è la pagina principale dove puoi visualizzare e gestire tutti i tuoi documenti importati.

Strumenti della scheda

A destra della barra di ricerca, troverai alcuni strumenti della scheda.

Aggiornare la tabella:

Clicca questo pulsante per aggiornare la scheda e caricare i dati e gli stati più aggiornati.

Impostazioni avanzate:

Clicca sull'icona dell'ingranaggio per aprire il menu delle Impostazioni avanzate.

Nel menu delle Impostazioni avanzate saranno disponibili le seguenti opzioni:

Altre impostazioni

Scorciatoie da tastiera

Importazione del registro

Usa questo pulsante per aprire una tabella che mostra tutti i documenti recentemente importati via email, insieme alle informazioni pertinenti per ciascuno.

Puoi filtrare i registri per oggetto o mittente, ordinare le colonne in ordine crescente o decrescente cliccando sulle intestazioni delle colonne e riordinarle usando il drag-and-drop.

Impostare le colonne della tabella per l'organizzazione

Clicca questo pulsante per aprire un menu dove puoi gestire la visibilità delle colonne della scheda. Seleziona i nomi delle colonne e usa le frecce per aggiungerle o rimuoverle dalla vista della scheda. Clicca 'Fatto' per salvare le tue modifiche.

Puoi impostare l'ordine delle colonne cliccando sui punti accanto a un nome di colonna e trascinandolo nella posizione desiderata.

Aggiungi campo dal tipo di documento come colonne nella scheda.

Hai anche l'opzione di aggiungere colonne aggiuntive da campi specifici di tipi di documenti specifici per personalizzare la vista della tua scheda. Per fare ciò, basta cliccare 'Aggiungi campo dal tipo di documento'.

Scegli un tipo di documento per vedere quali campi sono disponibili per il tipo selezionato. Per ogni tipo di documento ci sono diversi campi che puoi aggiungere. Puoi cercare un campo specifico usando la barra di ricerca in alto.

Seleziona i campi che desideri visualizzare come colonne, quindi clicca 'Aggiungi alle colonne visibili'. I campi selezionati appariranno come colonne sulla scheda, mostrando i loro valori corrispondenti.

Impostare l'ordinamento del dashboard per l'organizzazione

Usa questo pulsante per impostare l'ordine di ordinamento predefinito per le colonne nella scheda. Seleziona la colonna e scegli l'ordine di ordinamento (crescente o decrescente), quindi clicca 'Fatto'. Puoi configurare l'ordinamento per tutte le colonne attive nella scheda.

Filtrare i documenti:

Puoi filtrare i documenti per giorno, settimana, mese, anno, o visualizzare tutti cliccando sul periodo di tempo desiderato. Il filtraggio si basa sul tempo di importazione del documento.

Scansione dei documenti:

Usa questo pulsante per scansionare un documento direttamente.

Per utilizzare questa funzione, è necessario avere uno scanner collegato al sistema. Se uno scanner è disponibile, puoi selezionarlo a destra, nominare il tuo documento e cliccare 'Scansione'. Facoltativamente, puoi regolare le impostazioni di scansione a destra prima di avviare il processo.

Nota: Questa funzione deve essere attivata sotto Impostazioni -> Elaborazione dei documenti/Modulo -> Tipi di documenti/Scansione dei documenti

Analisi:

Cliccando su questo pulsante verrà visualizzata una nuova area che mostra il conteggio attuale dei documenti in ciascuna categoria.

Clicca su qualsiasi categoria per filtrare i documenti per quella specifica categoria.

Avviare l'importazione di e-mail:

Cliccando su questo pulsante verrà controllata la tua casella di posta elettronica, secondo la configurazione dell'importazione delle e-mail, e verranno importati eventuali nuovi documenti.

Esportazione della tabella:

Usa questo pulsante per esportare tutti i documenti attualmente visualizzati sulla scheda, in base al numero di documenti mostrati per pagina.

Nota: Questa funzione deve essere attivata sotto Impostazioni -> Elaborazione dei documenti/Modulo -> Tipi di documenti/Esportazione dei dati del dashboard

Caricare:

Clicca questo pulsante per caricare manualmente uno o più file.

Puoi trascinare e rilasciare i file nella finestra pop-up oppure cliccare su 'Carica documenti' per selezionarli dall'esplora file.

Modalità di debug

Puoi attivare la modalità di debug per ricevere un'opzione aggiuntiva. Per accedere alla modalità di debug basta aggiungere all'url ?debug=true. Ora dovresti avere un'opzione aggiuntiva

Show loading times

Cliccando su questo pulsante si aprirà una finestra pop-up che mostra i tempi di caricamento per ciascun servizio, con il tempo totale di caricamento mostrato in fondo.

Unione di Documenti

Unire documenti

Panoramica

L'unione di documenti ti consente di combinare più documenti.

Innanzitutto, devi selezionare i documenti che desideri unire. Questo può essere fatto selezionando le caselle di controllo dei documenti. Una volta selezionati i documenti, fai clic sull'icona con tre punti.

Verrà quindi visualizzato un menu, seleziona l'opzione "Unisci" che si trova in fondo.

L'unione di documenti è una funzione importante in un sistema di gestione documentale che consente agli utenti di combinare più documenti in un unico documento. Ecco alcuni motivi per cui l'unione di documenti può essere utile:

Organizzare Documenti Correlati: Unendo più documenti in un unico documento, gli utenti possono organizzare e mantenere insieme informazioni o file correlati. Questo può aiutare a migliorare l'efficienza nella gestione e nell'accesso ai documenti.
Creare report o sommari: Unire più documenti può essere utile per creare report o sommari combinando dati o informazioni da diverse fonti o documenti. Questo consente agli utenti di creare report o presentazioni completi senza dover copiare e incollare manualmente le informazioni.
Archiviazione di documenti: Quando esistono più versioni di un documento o quando i documenti devono essere riassunti entro un periodo di tempo specifico, l'unione dei documenti può aiutare a garantire pratiche di archiviazione coerenti e ottimizzare lo spazio di archiviazione.
Ottimizzazione del flusso di lavoro: L'unione di documenti può far parte di un flusso di lavoro automatizzato in cui i documenti vengono automaticamente combinati una volta soddisfatte determinate condizioni. Questo può essere utilizzato, ad esempio, in un processo di approvazione o quando si creano contratti o report.

Esempi di unione di documenti:

Combinare Fatture: Un'azienda ha bisogno di riassumere tutte le fatture di un determinato mese per scopi contabili. Le singole fatture vengono caricate come documenti separati e poi unite per creare una panoramica consolidata.
Combinare moduli di approvazione: Un flusso di lavoro di approvazione delle applicazioni richiede che più moduli siano uniti prima di essere inoltrati alla direzione. I diversi moduli vengono automaticamente combinati man mano che vengono completati e inviati dalle parti coinvolte.
Creare un Rapporto Annuale: Più dipartimenti in un'azienda lavorano insieme per creare un rapporto annuale completo. Ogni dipartimento prepara la propria sezione del rapporto come documento separato. Questi documenti vengono poi riuniti per creare il rapporto annuale finale.

Unendo i documenti, le organizzazioni possono semplificare i loro processi di gestione documentale, migliorare la collaborazione e aumentare l'efficienza.

Stato del documento

Se stai utilizzando il software DocBits per l'elaborazione dei documenti, è essenziale comprendere i diversi stati dei documenti che i tuoi file possono avere. Ecco un elenco completo di tutti i possibili stati dei documenti in DocBits:

WatchDog Start: Il modulo Watchdog sta partendo.
WatchDog Split: Il documento viene diviso in Watchdog.
WatchDog Upload: Il documento viene caricato in Watchdog.
Upload: Il documento viene caricato.
OCR: Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è attualmente in esecuzione sul documento.
Classification: Il documento viene classificato.
Zugferd import: Un documento Zugferd viene importato.
Pronto per la convalida: Il documento è pronto per la convalida.
Zugferd export: Un documento Zugferd viene esportato.
Workflow: Un flusso di lavoro è attualmente in esecuzione con questo documento.
Approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato.
Seconda approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato una seconda volta.
Contabilità automatica: La contabilità automatica è in esecuzione.
Esportazione: Il documento viene esportato.
Errore: Si è verificato un errore nel documento.

Filtrare Documenti

Puoi cercare documenti specifici inserendo il nome o l'ID del documento nella barra di ricerca, come mostrato di seguito.

Per un filtraggio più raffinato, fai clic sull'icona sul lato destro della barra di ricerca per selezionare criteri specifici per la ricerca dei documenti.

Le seguenti opzioni di filtro saranno disponibili per te.

Tipo di Documento: Tipo del documento (ad es., Fattura, Ordine di acquisto).
Stato: Stato di elaborazione (ad es., Pronto per la validazione, Rifiutato).
Assegnato a: Utente a cui è assegnato il documento.
Assegnato al gruppo: Gruppo a cui è assegnato il documento.
Data di inizio / Data di fine: Intervallo di date in cui i documenti sono stati importati.
Riavvio richiesto: Documenti che richiedono un riavvio.

Fai clic su "Applica" per applicare i filtri, oppure fai clic su "Cancella filtri" per reimpostarli.

Panoramica dei documenti caricati

La seconda parte del cruscotto è una panoramica di tutti i documenti caricati. Puoi visualizzare tutti i documenti o solo quelli assegnati a te. Puoi anche cercare documenti per nome.

I dati verranno estratti in pochi secondi e lo stato cambierà da "In esecuzione" a "Pronto per la convalida".

Contatore di attività

Il contatore delle attività si trova nell'angolo in alto a destra della pagina iniziale del Dashboard.

Qui puoi vedere quanti documenti sono nella tua coda in attesa di elaborazione

e quanti documenti sono ora pronti per la convalida.

Campi estratti validati

La schermata di validazione ti permette di controllare, modificare e validare tutti i documenti importati. Puoi vedere il nome del documento, quanti pagine contiene, la data in cui è stato importato e il suo stato. Il pulsante azioni ti permette di assegnare, riavviare, validare o eliminare il documento.

Flusso Documento

Panoramica:

Questa pagina fornisce una panoramica grafica dei vari passaggi che un documento ha attraversato fino a questo punto.

Come Accedere:

Opzione 1:

Naviga nella colonna delle azioni sul Dashboard e clicca sui tre puntini accanto al documento per il quale desideri visualizzare il flusso documento.
Seleziona Flusso Documento.

Opzione 2:

Apri il documento per il quale desideri visualizzare il flusso documento.
Clicca sui tre puntini sul lato destro della Validazione Campo.
Seleziona Flusso Documento.

Descrizione:

Sul lato sinistro dello schermo, vedrai i singoli passaggi del flusso documento, elencati da sinistra a destra.

I passaggi che avviano il processo di flusso documento (come importazione o riavvio) appariranno in verde.
Per navigare tra i passaggi, basta trascinarli e rilasciarli sullo schermo.
Quando clicchi su un passaggio, il nome del modulo e informazioni su se il passaggio è stato completato con successo o meno appariranno sul lato destro dello schermo.

Risoluzione dei problemi

Ecco alcuni suggerimenti specifici per la risoluzione dei problemi comuni relativi alle impostazioni del dashboard:

Filtri non applicati correttamente:

Innanzitutto, controlla le impostazioni dei filtri per assicurarti che siano stati applicati i filtri corretti e che stiano visualizzando i dati desiderati.
Assicurati che i filtri siano applicati in modo logico e coerente. A volte una logica di filtro errata o combinazioni errate possono produrre risultati inaspettati.
Fornisci agli utenti indicazioni su come utilizzare correttamente i filtri per garantire che possano utilizzare efficacemente le funzionalità di filtraggio.

Ritardi nel caricamento dei dati:

Controlla la connessione di rete per assicurarti che sia stabile e non stia causando ritardi.
Controlla il carico del server e le prestazioni della fonte dati per vedere se questo è il problema. Potrebbe essere necessario ottimizzare la fonte dati o passare a un'infrastruttura più potente.
Implementa meccanismi di caching per ridurre i tempi di caricamento, specialmente per i dati a cui si accede frequentemente. Incoraggia gli utenti a ottimizzare le loro query di dati recuperando solo i campi dati necessari e utilizzando filtri per ridurre la quantità di dati.

Problemi del browser:

Assicurati che il browser che stanno utilizzando sia compatibile con il dashboard e che abbia installato tutti gli aggiornamenti richiesti.
Raccomanda agli utenti di svuotare regolarmente la cache del browser per evitare problemi di memoria e garantire che stiano ottenendo i dati più aggiornati.
Controlla la presenza di estensioni o plugin nel browser che potrebbero interferire con il dashboard e disabilitali temporaneamente se necessario per isolare i problemi.

Problemi specifici dell'utente:

Offri supporto individualizzato per gli utenti che continuano ad avere problemi. Potrebbe essere necessario controllare le loro impostazioni specifiche, autorizzazioni o configurazione di rete per identificare e risolvere il problema.

Fornendo agli utenti questi suggerimenti specifici per la risoluzione dei problemi, puoi aiutarli a risolvere efficacemente i problemi comuni relativi alle impostazioni del dashboard e aumentare la loro produttività.

Scorciatoie da Tastiera

Scorciatoie del Dashboard

Il dashboard include le seguenti scorciatoie per migliorare la navigazione e l'interazione:

Option + K – Apre il menu delle scorciatoie da tastiera, fornendo un elenco delle scorciatoie disponibili all'interno dell'applicazione.
Option + Q – Aggiorna la tabella del dashboard, assicurando che i dati più recenti siano visualizzati senza dover ricaricare manualmente la pagina.

Attività

Questo è il luogo dove puoi tenere d'occhio le tue attività. Puoi scegliere tra due layout diversi: uno è un po' più dettagliato dell'altro. Puoi anche filtrare le attività in base a diversi criteri, come se sono assegnate a te o lo stato dell'attività.

Dashboard Spedizioni Anticipate

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutte le spedizioni anticipate. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Dashboard degli ordini di acquisto

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutti gli ordini di acquisto. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Dashboard Fatture

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutte le fatture. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'organizzazione delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Dashboard Ordini di Spedizione

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutti gli ordini di spedizione. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Opzioni di Configurazione Utente

Per configurare le tue impostazioni, fai clic sull'icona dell'utente situata nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Qui puoi personalizzare diverse opzioni:

Lingua

Seleziona Lingua Preferita: Scegli la tua lingua desiderata tra le opzioni disponibili.

Dark Mode

Attiva Dark Mode: Abilita o disabilita la Dark Mode per un'esperienza di visione più confortevole.

Impostazioni Utente

In questa sezione, puoi regolare le seguenti preferenze:

Formato Data: Personalizza come vengono visualizzate le date.
Formattazione Importo: Imposta il tuo formato preferito per i valori numerici.
Nome: Aggiorna il tuo nome.
Password: Cambia la tua password per la sicurezza dell'account.
Dimensione del Carattere: Regola la dimensione del testo per una migliore leggibilità.
Modalità Doppio Monitor: Abilita questa funzione se stai utilizzando due monitor.

Disconnetti

Disconnetti: Fai clic qui per disconnetterti in modo sicuro dal tuo account.

Tabella AI

La funzionalità Tabella Estratta dall'IA consente agli utenti di manipolare e personalizzare facilmente i dati estratti dal documento della fattura. Ecco le principali capacità e istruzioni sull'uso:

Eliminazione delle colonne: Se determinate colonne nella tabella estratta non sono necessarie, gli utenti possono rimuoverle facilmente facendo clic sull'icona "Elimina colonna" (rappresentata da tre punti verticali) accanto all'intestazione della colonna. Questo aiuta a ripulire la tabella e concentrarsi solo sulle informazioni rilevanti.

Modifica del Formato della Valuta: Il formato della valuta può essere modificato selezionando il formato desiderato dal menu a discesa accanto al campo "Valuta". Ciò garantisce che i valori della valuta siano visualizzati nel formato preferito, rendendo più facile interpretare e analizzare i dati finanziari.

Mostrare/Nascondere Colonne Non Mappate: Per impostazione predefinita, nella tabella sono visibili solo le colonne mappate (colonne con dati estratti). Tuttavia, gli utenti possono scegliere di mostrare o nascondere le colonne non mappate facendo clic sul pulsante "Nascondi colonne non mappate" o "Mostra colonne non mappate" in fondo alla tabella. Questa funzionalità è utile quando gli utenti desiderano esaminare tutte le colonne disponibili, anche se attualmente non contengono dati.

Modifica degli Intestazioni della Tabella: Le intestazioni della tabella (nomi delle colonne) possono essere modificate facendo clic sull'intestazione e inserendo il nome desiderato. Questa funzionalità consente agli utenti di personalizzare i nomi delle colonne per allinearli meglio con la propria terminologia o preferenze, rendendo i dati più leggibili e comprensibili.

Queste funzionalità forniscono agli utenti flessibilità e controllo sui dati estratti, consentendo loro di adattare le informazioni in base alle proprie esigenze e preferenze specifiche. La Tabella Estratta dall'IA mira a migliorare l'esperienza dell'utente offrendo un modo fluido e intuitivo per interagire e analizzare i dati delle fatture.

Tag della tabella AI

Istruzioni passo-passo su come aggiungere tag a una tabella:

Passo 1: Scegli i nomi delle colonne (tag)

Seleziona i nomi delle colonne: Rivedi i nomi delle colonne della tua tabella e decidi quali tag aggiungere.

Passo 2: Premi il pulsante "Applica"

Premi il pulsante: Una volta selezionato il tag appropriato per una colonna, premi il pulsante "Applica" accanto alla colonna e al tag selezionati.

Passo 3: Aggiungi il tag alla tabella

Aggiungi il tag: Il tag selezionato verrà aggiunto alla tabella come una colonna aggiuntiva accanto alla colonna corrispondente.

Passo 4: Salva o Elimina il Tag

Salva Tag: Premi il pulsante Salva per salvare il tag desiderato
Elimina Tag: Per eliminare il tag selezionato, premi il pulsante Elimina

Esempio: Commento, Specifica...

Con questa struttura e questi tag, la tabella è più chiaramente definita e le informazioni possono essere meglio categorizzate e elaborate.

Schermo di validazione

Panoramica

Pulsante Salva:

Pulsante Salva:
- Scopo: Salva lo stato attuale del documento o script su cui si sta lavorando.
- Caso d'uso: Dopo aver apportato modifiche o annotazioni a un documento, utilizzare questo pulsante per assicurarsi che tutte le modifiche siano salvate.

Aggiungi regole speciali:

Aggiungi Regole Speciali / Aggiungi Script in DocBits:
- Scopo: Consente agli utenti di implementare regole o script specifici che personalizzano il modo in cui i documenti vengono elaborati.
- Caso d'uso: Utilizzare questa funzione per automatizzare attività come l'estrazione di dati o la convalida del formato, migliorando l'efficienza del flusso di lavoro.

Campi Fuzzy:

Campi Fuzzy:
- Scopo: Aiuta a identificare e correggere i campi in cui i dati potrebbero non corrispondere perfettamente ma sono abbastanza vicini.
- Caso d'uso: Utile nei processi di convalida dei dati in cui le corrispondenze esatte non sono sempre possibili, come nomi o indirizzi leggermente errati.

Campi obbligatori:

Ci sono campi che sono richiesti per ulteriori modifiche, questi possono essere modificati nelle impostazioni.

Usa il suggerimento per scoprire se:

È un campo obbligatorio (richiesto)
Convalida richiesta
Bassa fiducia
Mismatch dell'importo totale delle tasse

Campi Obbligatori:

Scopo: Identifica i campi obbligatori all'interno dei documenti che devono essere compilati o corretti prima di ulteriori elaborazioni.
Caso d'uso: Garantisce che i dati essenziali siano catturati accuratamente, mantenendo l'integrità dei dati e la conformità con le regole aziendali.

Lente d'ingrandimento:

Lente d'ingrandimento (Magnify Glass):
- Scopo: Fornisce una vista ingrandita di un'area selezionata del documento.
- Caso d'uso: Aiuta a esaminare dettagli fini o testo piccolo nei documenti, garantendo accuratezza nell'inserimento o revisione dei dati.

Apri nuova finestra:

Apri Nuova Finestra:
- Scopo: Apre una nuova finestra per il confronto affiancato dei documenti o il multitasking.
- Caso d'uso: Utile quando si confrontano due documenti o si fa riferimento a informazioni aggiuntive senza lasciare il documento corrente.

Scorciatoie da tastiera:

Scorciatoie da Tastiera:
- Scopo: Consente agli utenti di eseguire azioni rapidamente utilizzando combinazioni di tasti.
- Caso d'uso: Migliora la velocità e l'efficienza nella navigazione e nell'elaborazione dei documenti riducendo al minimo la dipendenza dalla navigazione con il mouse.

Compiti:

Per condividere informazioni interne, puoi creare compiti e assegnarli a un dipendente specifico o a un gruppo all'interno dell'azienda.

Compiti:
- Scopo: Consente agli utenti di creare compiti relativi ai documenti e assegnarli ai membri del team.
- Caso d'uso: Facilita la collaborazione e la gestione dei compiti all'interno dei team, assicurando che tutti conoscano le loro responsabilità.

Modalità annotazione:

Puoi lasciare annotazioni su un documento. Questo può essere utile per lasciare informazioni per altri utenti che modificheranno ulteriormente questo documento.

Modalità Annotazione:
- Scopo: Consente agli utenti di lasciare note o annotazioni direttamente sul documento.
- Caso d'uso: Utile per fornire feedback, istruzioni o note importanti ad altri membri del team che lavoreranno sul documento in seguito.

Unisci:

I documenti possono essere uniti qui, ad esempio se mancava una pagina di una fattura, queste pagine possono essere unite in seguito in questo modo senza dover eliminare o ricaricare l'intero documento.

Unisci Documenti:
- Scopo: Combina più documenti in un unico file.
- Caso d'uso: Utile in scenari in cui parti di un documento sono scansionate separatamente e devono essere consolidate.

Vista OCR:

Nella vista OCR, il testo viene automaticamente filtrato dal documento. Questo viene utilizzato per riconoscere caratteristiche rilevanti, come il codice postale, il numero di contratto, il numero di fattura e l'ordinamento di un documento.

Vista OCR:
- Scopo: Riconosce automaticamente il testo all'interno dei documenti utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri.
- Caso d'uso: Semplifica il processo di digitalizzazione di testi stampati o scritti a mano, rendendoli ricercabili e modificabili.

Crea ticket:

A differenza dei compiti che vengono trasmessi internamente all'interno dell'azienda, questo ticket di supporto è importante per notificarci e creare immediatamente un ticket in caso di errori e/o discrepanze. Questo rende il processo molto più semplice perché puoi inviare immediatamente il bug con il documento appropriato. C'è anche l'opzione di impostare la priorità, fare uno screenshot del documento o caricarne uno.

Crea Ticket:
- Scopo: Consente agli utenti di segnalare problemi o discrepanze creando un ticket di supporto.
- Caso d'uso: Essenziale per la rapida risoluzione dei problemi e dei bug, aiutando a mantenere l'integrità e il corretto funzionamento del sistema.

Log script documento:

Gli script possono essere creati nelle impostazioni sotto Tipi di Documento; queste informazioni verranno quindi visualizzate qui.

Log Script Documento:
- Scopo: Visualizza i log relativi agli script che sono stati implementati per diversi tipi di documenti.
- Caso d'uso: Utile per tracciare e debugare le azioni degli script sui documenti, aiutando gli utenti a comprendere i processi automatizzati e correggere eventuali problemi.

Altre impostazioni:

Flusso del documento:

Lì troverai il flusso del documento

Scopo: Mostra la sequenza e la progressione dell'elaborazione del documento all'interno del sistema.
Caso d'uso: Aiuta a tracciare lo stato del documento attraverso diverse fasi, assicurando che tutti i passaggi di elaborazione necessari siano seguiti.

Vai al modello di layout:

Con questa opzione verrai reindirizzato e potrai modificare il tuo layout o utilizzare il modello predefinito
Vai al Modello di Layout:
- Scopo: Reindirizza gli utenti a un editor di layout dove possono modificare i modelli esistenti o applicarne uno predefinito.
- Caso d'uso: Consente la personalizzazione dei layout dei documenti per soddisfare esigenze o preferenze aziendali specifiche, migliorando l'allineamento visivo e funzionale del documento con gli standard aziendali.

Usa E-Text se Disponibile

Scopo: Consente a DocBits di utilizzare e-text per tutti i documenti di un fornitore specifico se disponibile, migliorando l'accuratezza dell'estrazione.
Caso d'Uso: Migliora l'estrazione del testo sfruttando il testo incorporato invece dell'OCR, il che può portare a risultati più precisi per questo fornitore.

Modello AI Basato sul Fornitore

Scopo: Consente la selezione tra tre diversi modelli AI per ottimizzare i risultati di estrazione per un fornitore specifico.
Caso d'Uso: Garantisce una migliore accuratezza dell'estrazione scegliendo il modello AI più adatto per la struttura e il contenuto dei documenti di ciascun fornitore.

Dati Fuzzy

Codici QR

Scorciatoie da Tastiera

Scorciatoie per la Validazione dei Campi

Quando si lavora nella sezione di validazione dei campi, gli utenti possono utilizzare queste scorciatoie:

Enter – Sposta il cursore al campo successivo nella sequenza di validazione.
Tab – Valida il campo attuale e salta automaticamente al campo successivo che richiede validazione, ignorando i campi già validati.
ESC – Ti riporta al Dashboard.
Option + K – Apre il menu delle scorciatoie da tastiera specifico per la sezione di validazione dei campi.
Space – Attiva o disattiva la selezione di una casella di controllo, consentendo agli utenti di contrassegnare o rimuovere rapidamente le opzioni.
Option + G – Sposta il focus al gruppo successivo di campi correlati, aiutando a navigare efficientemente nelle sezioni di input strutturato.
Option + F – Sposta il cursore al primo campo del primo gruppo, consentendo agli utenti di tornare rapidamente all'inizio di un modulo.
Option + S – Salva il documento, assicurando che tutti i dati inseriti siano memorizzati.
Option + R – Rifiuta il documento, contrassegnandolo come non valido o richiedente ulteriori revisioni.
Option + T – Salta direttamente alla sezione della tabella del documento.

Scorciatoie Specifiche per la Tabella nella Validazione dei Campi

Per lavorare con le tabelle nella sezione di validazione dei campi, sono disponibili queste ulteriori scorciatoie:

Arrow Right – Sposta il cursore alla colonna successiva all'interno della stessa riga.
Arrow Left – Sposta il cursore alla colonna precedente all'interno della stessa riga.
Arrow Up – Sposta il cursore alla riga sopra all'interno della tabella.
Arrow Down – Sposta il cursore alla riga sotto all'interno della tabella.

Corso

Risorse e supporto

Sezione Partner

amministrazione e configurazione

Global Settings

Custom Filters

Document Expiry

Scopo e utilizzo

Ecco spiegazioni dettagliate sul significato e sull'uso delle impostazioni elencate nel trattamento dei documenti per facilitare flussi di lavoro individuali e controllati:

Salta Validazione Tabella:

Scopo:

Questa impostazione consente di saltare la validazione delle tabelle.

Utilizzo:

Questo è utile quando si utilizzano tabelle la cui struttura cambia frequentemente o quando la validazione causa ritardi non necessari. Saltare la validazione può accelerare il trattamento, ma questo dovrebbe essere utilizzato solo se la qualità dei dati è altrimenti garantita.

Rilevamento Documenti Duplicati

Scopo:

Questa impostazione consente la rilevazione automatica di documenti duplicati basata su campi selezionati.

Utilizzo:

Questo strumento è progettato per prevenire che gli stessi documenti vengano elaborati due volte, garantendo efficienza nel flusso di lavoro di elaborazione.

Progettazione nel Modulo di Revisione:

Scopo:

Questa impostazione consente di progettare documenti direttamente in modalità revisione.

Utilizzo:

Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni durante la revisione e apportare modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modulo di Rifiuto:

Scopo:

Questa impostazione consente di progettare la visualizzazione dei documenti rifiutati direttamente.

Utilizzo:

Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni mentre si apportano modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modello:

Scopo:

Modelli per standardizzare i layout e la formattazione dei documenti.

Utilizzo:

Rende più facile creare documenti coerenti e professionali. Le aziende possono creare i propri modelli di design che seguono le linee guida del marchio e gli standard di formattazione, aumentando l'efficienza e migliorando l'aspetto dei documenti.

Esporta in IDM (Gestione Documentale Informativa):

Scopo:

Questa impostazione consente di esportare documenti in un Sistema di Gestione Documentale Informativa (IDM).

Utilizzo:

Questa funzione viene utilizzata per esportare documenti direttamente dal sistema di creazione o revisione a un sistema IDM per memorizzarli, gestirli e facilitare l'accesso centralmente. Questo migliora l'organizzazione e la tracciabilità dei documenti, garantisce che siano conservati in modo sicuro e facilita la conformità alle normative.

Approvazione:

Scopo:

Flusso di lavoro di approvazione dei documenti.

Utilizzo:

Definisce i passaggi e le responsabilità di approvazione. Questa impostazione è critica per la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. Garantisce che tutte le parti rilevanti abbiano esaminato e approvato il documento prima che venga finalizzato. Una volta finalizzato, il documento può essere timbrato con un timbro di approvazione.

Modulo di Approvazione Design:

Modulo di Approvazione Design v2:

Modulo di Seconda Approvazione Design:

Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

Scopo:

Automatizza l'elaborazione e la registrazione degli ordini di acquisto.

Utilizzo:

Facilita la creazione e l'elaborazione automatica degli ordini di acquisto e la loro registrazione nei sistemi finanziari. Questo fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora l'efficienza nel processo di acquisto e contabilità.

Tabella PO nel Layout Builder:

Scopo:

Consente l'integrazione delle tabelle degli ordini di acquisto nel layout dei documenti.

Utilizzo:

Progetta tabelle degli ordini di acquisto direttamente nel Layout Builder e le adatta a requisiti specifici. Questo garantisce un design fluido e coerente dei documenti contenenti informazioni sugli ordini di acquisto.

Esporta righe PO non corrispondenti:

Scopo:

Esporta righe di ordini di acquisto che non corrispondono agli ordini di acquisto esistenti.

Utilizzo:

Identifica ed esporta righe che potrebbero contenere errori o richiedere una revisione speciale. Questo aiuta a rilevare e correggere discrepanze prima che gli ordini vengano completati.

Impostazioni di Tolleranza PO:

Scopo:

Definisce limiti di tolleranza per le deviazioni negli ordini di acquisto.

Utilizzo:

Determina quanto è accettabile una deviazione dall'ordine senza richiedere un'approvazione aggiuntiva.
Questo include deviazioni di prezzo o quantità. Questa impostazione aiuta a snellire il processo di approvazione e a evitare ritardi non necessari.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Scopo:

Queste impostazioni forniscono opzioni di configurazione avanzate per gli ordini di acquisto (PO) per soddisfare requisiti aziendali specifici.

Utilizzo:

È possibile impostare parametri e condizioni aggiuntive per gli ordini di acquisto, come termini di consegna, termini di pagamento specifici. Questo facilita il controllo preciso e la personalizzazione dei processi di ordine di acquisto, migliorando così l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Scopo:

Questa impostazione consente di esportare documenti in formati diversi o tramite metodi alternativi.

Utilizzo:

È possibile specificare in quali formati (ad es. PDF, DOCX, XML) o tramite quali canali (ad es. email, archiviazione cloud) i documenti devono essere esportati. Questo aumenta la flessibilità e consente di esportare documenti secondo i requisiti di diversi destinatari o sistemi.

Disabilita Stati PO:

Scopo:

Questa impostazione consente di disabilitare o bloccare determinati stati degli ordini di acquisto per controllare il flusso di lavoro.

Utilizzo:

Le aziende possono specificare quali stati devono essere disabilitati in determinate situazioni per prevenire che gli ordini vengano modificati o modificati in modo errato. Questo è utile per garantire l'integrità e la coerenza del processo di ordine di acquisto.
Ad esempio, un ordine che è già stato approvato e rilasciato per la consegna non potrebbe più essere elaborato o annullato.