1. ISO/IEC 27001

Cette norme internationale définit les exigences pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer continuellement un Système de Gestion de la Sécurité de l'Information (SGSI). Elle aide les organisations à protéger les données de manière systématique et rentable, y compris les processus de gestion des risques et de contrôles de sécurité de l'information.

Impact pour les clients : Garantit que DocBits respecte les normes les plus élevées en matière de sécurité de l'information, offrant la confiance que les données sensibles sont bien protégées.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Les rapports SOC 1 sont conçus pour les organisations qui doivent démontrer l'efficacité des contrôles internes sur les rapports financiers. Ils sont particulièrement pertinents pour les prestataires de services qui affectent les rapports financiers de leurs clients.

Pertinence pour DocBits : Démontre notre engagement à maintenir des contrôles internes stricts sur les données financières, offrant une assurance aux clients concernant la fiabilité de nos processus.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

Le SOC 2 se concentre sur les contrôles d'une organisation de services pertinents pour la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la vie privée des données. Il est crucial pour les entreprises de technologie et de cloud computing qui traitent des informations sensibles.

Valeur pour les clients : Fournit une validation indépendante que DocBits a mis en œuvre des contrôles efficaces pour protéger les données des clients, garantissant la fiabilité de notre logiciel et de nos services.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

Le RGPD est un règlement du droit de l'UE sur la protection des données et la vie privée dans l'Union européenne et l'Espace économique européen. Il traite également du transfert de données personnelles en dehors des zones de l'UE et de l'EEE.

Assurance client : La conformité au RGPD garantit que DocBits traite les données personnelles conformément aux réglementations de l'UE, protégeant la vie privée des utilisateurs et respectant des directives strictes en matière de traitement des données.

Pour Commencer

• Connexion et Navigation : Comment accéder à Docbits et naviguer dans l'interface.

• Configuration Initiale : Configuration initiale de Docbits pour une première utilisation.

Utilisation Quotidienne

• Soumission de Documents : Instructions pour soumettre des documents dans Docbits.

• Révision et Approbation de Documents :

• Approbation des Commandes : Étapes pour examiner et approuver les formulaires de commande.

• Traitement des Factures : Guide sur comment traiter les factures entrantes pour paiement.

Gestion des Documents

• Recherche et Récupération : Comment trouver et accéder aux documents dans Docbits.

• Édition et Mise à Jour : Modification des documents et mise à jour de leur statut.

Dépannage

• Problèmes Courants : Solutions aux problèmes fréquemment rencontrés par les utilisateurs.

• Contact de Support** :** Comment contacter le support pour obtenir de l'aide.

Pour envoyer des données au client Infor sur site, nous proposons deux méthodes : Site à Site avec IPsec ou WatchDog

Envoi de données au client Infor sur site

Pour envoyer des données à un client Infor sur site, nous proposons deux méthodes : VPN Site-à-Site avec IPsec.

Configuration du VPN Site-à-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Pour un VPN site-à-site IPsec, vous devez configurer et ouvrir les ports suivants :

1. Port UDP 500 : Utilisé pour l'échange de clés Internet (IKE) phase 1 et phase 2.

2. Port UDP 4500 : Utilisé pour le passage à travers NAT (NAT-T), permettant au trafic VPN de passer à travers les dispositifs de traduction d'adresses réseau (NAT).

Accès à Infor OS

• URL d'authentification : https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL de données : https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Résumé :

Pour configurer un VPN site-à-site IPsec, assurez-vous que les ports et protocoles ci-dessus sont configurés et ouverts.

Utilisez les URL fournies pour accéder à Infor OS pour l'authentification et les données.

Lorsque vous naviguez dans vos documents dans DocBits, si vous souhaitez revenir à la zone principale du tableau de bord, il vous suffit d'appuyer sur le bouton d'échappement (ESC) de votre clavier et vous serez renvoyé au menu principal du tableau de bord (sur la page à partir de laquelle vous avez quitté le document que vous venez de quitter).

La deuxième partie du tableau de bord est un aperçu de tous les documents téléchargés. Vous pouvez afficher tous les documents ou seulement ceux qui vous sont assignés. Vous pouvez également rechercher des documents par nom.

Les données seront extraites en quelques secondes, et le statut passera de "En cours d'exécution" à "Prêt pour la validation".

Mettre en place un tableau de bord qui s'aligne avec les routines quotidiennes des utilisateurs nécessite une planification et une mise en œuvre minutieuses.

Voici des meilleures pratiques qui peuvent vous aider :

Vues personnalisées :

• Assurez-vous que le tableau de bord est personnalisable afin que les utilisateurs puissent personnaliser leurs propres vues et mises en page. Cela peut se faire grâce à la possibilité d'ajouter, de supprimer ou de réorganiser des widgets.

Mises à jour automatiques :

• Mettez en œuvre des mises à jour automatiques pour garantir que les données sont toujours à jour. Cela est particulièrement important pour les environnements à forte utilisation.

• Vous pouvez activer cet outil de rafraîchissement automatique dans les paramètres.

Guidance et formation des utilisateurs :

• Offrez une interface conviviale et des instructions sur la façon d'utiliser le tableau de bord.

• Formez régulièrement les utilisateurs pour vous assurer qu'ils comprennent toutes les fonctionnalités et capacités du tableau de bord.

Filtres et vues :

• L'utilisation de filtres peut être très utile lors de la recherche de documents, mais envisagez également de réinitialiser les filtres pour maintenir une vue cohérente des données.

Analytique du tableau de bord :

• Surveillez l'utilisation du tableau de bord et recueillez les retours des utilisateurs.

• Analysez quelles parties du tableau de bord sont les plus utilisées et quelles améliorations peuvent être apportées pour optimiser davantage l'expérience utilisateur.

Visualisation des données :

• Utilisez des visualisations de données engageantes et significatives pour présenter l'information rapidement et de manière compréhensible.

• Choisissez les visualisations en fonction des besoins des utilisateurs et du type de données présentées.

Sécurité et confidentialité :

• Assurez-vous que le tableau de bord respecte les normes de sécurité et que les données sensibles sont adéquatement protégées.

• Mettez en œuvre des contrôles d'accès pour garantir que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux données qui leur sont pertinentes.

En prenant en compte ces meilleures pratiques, vous pouvez créer un tableau de bord qui s'aligne efficacement avec les routines quotidiennes des utilisateurs et les aide à prendre des décisions éclairées.

Si vous utilisez le logiciel DocBits pour le traitement de documents, il est essentiel de comprendre les différents états de document que vos fichiers peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les états de document possibles dans DocBits :

• WatchDog Start : Le module Watchdog démarre.

• WatchDog Split : Le document est en train d'être divisé dans Watchdog.

• WatchDog Upload : Le document est en cours de téléchargement dans Watchdog.

• Upload : Le document est en cours de téléchargement.

• OCR : La reconnaissance optique de caractères (OCR) est en cours d'exécution sur le document.

• Classification : Le document est en cours de classification.

• Importation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'importation.

• Prêt pour validation : Le document est prêt pour la validation.

• Exportation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'exportation.

• Workflow : Un flux de travail est actuellement en cours avec ce document.

• Approbation en attente : Le document doit être approuvé.

• Deuxième approbation en attente : Le document doit être approuvé une deuxième fois.

• Comptabilité automatique : La comptabilité automatique est en cours d'exécution.

• Exportation : Le document est en cours d'exportation.

• Erreur : Une erreur s'est produite dans le document.

Voici des conseils de dépannage spécifiques pour les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord :

Filtres non appliqués correctement :

• Tout d'abord, vérifiez les paramètres du filtre pour vous assurer que les filtres corrects ont été appliqués et qu'ils affichent les données souhaitées.

• Assurez-vous que les filtres sont appliqués de manière logique et cohérente. Parfois, une logique de filtre incorrecte ou des combinaisons incorrectes peuvent produire des résultats inattendus.

• Fournissez aux utilisateurs des conseils sur la façon d'utiliser correctement les filtres pour s'assurer qu'ils peuvent utiliser efficacement les fonctionnalités de filtrage.

Retards dans le chargement des données :

• Vérifiez la connexion réseau pour vous assurer qu'elle est stable et ne cause pas de retards.

• Vérifiez la charge du serveur et la performance de la source de données pour voir si cela pose problème. Vous devrez peut-être optimiser la source de données ou passer à une infrastructure plus puissante.

• Mettez en œuvre des mécanismes de mise en cache pour réduire les temps de chargement, en particulier pour les données fréquemment consultées. Encouragez les utilisateurs à optimiser leurs requêtes de données en récupérant uniquement les champs de données requis et en utilisant des filtres pour réduire la quantité de données.

Problèmes de navigateur :

• Assurez-vous que le navigateur qu'ils utilisent est compatible avec le tableau de bord et que toutes les mises à jour requises sont installées.

• Recommandez aux utilisateurs de vider régulièrement le cache de leur navigateur pour éviter les problèmes de mémoire et s'assurer qu'ils obtiennent les données les plus récentes.

• Vérifiez les extensions ou plugins dans le navigateur qui pourraient interférer avec le tableau de bord et désactivez-les temporairement si nécessaire pour isoler les problèmes.

Problèmes spécifiques à l'utilisateur :

• Offrez un support individualisé aux utilisateurs qui continuent à rencontrer des problèmes. Vous devrez peut-être vérifier leurs paramètres spécifiques, autorisations ou configuration réseau pour identifier et résoudre le problème.

En fournissant aux utilisateurs ces conseils de dépannage spécifiques, vous pouvez les aider à résoudre efficacement les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord et augmenter leur productivité.

DocBits est une solution de capture de documents basée sur le cloud qui exploite la puissance de l'Intelligence Artificielle (IA) et de l'Apprentissage Automatique (ML) pour reconnaître, classer, analyser et extraire efficacement des informations à partir de divers types de documents, quel que soit leur format. Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités :

• Reconnaissance de documents : DocBits utilise des algorithmes d'IA pour identifier et reconnaître avec précision les documents, qu'ils soient sous forme papier ou sous forme de fichiers électroniques.

• Classification de documents : Il classe les documents dans des catégories pertinentes, facilitant ainsi l'organisation et la récupération.

• Extraction de données : DocBits extrait des données critiques des documents, transformant des informations non structurées en données structurées pouvant être intégrées à votre flux de travail.

• Apprentissage automatique : Le système apprend continuellement et améliore sa précision de reconnaissance avec chaque document traité, le rendant plus performant au fil du temps.

• Intelligence de groupe : DocBits utilise l'intelligence de groupe pour améliorer ses capacités d'apprentissage, créant ainsi un système auto-améliorant.

Support Utilisateur

Si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez des questions lors de l'utilisation de DocBits, veuillez consulter ce manuel de l'utilisateur ou contacter notre équipe de support pour obtenir de l'aide. Notre engagement est de fournir une expérience fluide pour tous les utilisateurs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton de support dans votre application DocBits et vous pourrez créer un ticket de support.

Vous pouvez également nous contacter via notre page FELLOWPRO:

Dans l'écran de validation, vous pouvez directement créer des tickets pour le document particulier et inclure une capture d'écran du problème. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer un ticket", la fenêtre de support s'ouvre et vous pouvez commencer immédiatement.

Après vous être connecté avec vos identifiants, vous serez redirigé vers la page d'accueil du tableau de bord de DocBits. C'est la page principale où vous pouvez voir et gérer tous vos documents importés.

À droite de la barre de recherche, vous trouverez d'autres outils du tableau de bord.

• Rafraîchir la liste : Cela est utilisé pour mettre à jour le tableau de bord sans avoir à rafraîchir l'onglet de votre navigateur.

• Paramètres avancés : Plus d'informations sur ce sujet sont disponibles plus loin sur cette page.

• Analytique : Cela vous fournit des informations supplémentaires sur les documents que vous avez téléchargés sur DocBits.

• Téléverser : Plus d'informations sur ce sujet dans la section suivante.

Les paramètres avancés contiennent souvent des options de configuration et des fonctions supplémentaires qui permettent des ajustements et un réglage plus spécifiques.

• Plus de paramètres

• Raccourcis clavier

• Journal d'importation

• Définir les colonnes de la table PO pour l'organisation

• Définir le tri du tableau de bord par organisation

• Filtrer les documents par jour, semaine, mois, année ou tous. Le filtrage fait référence au moment où le document est importé

Sur les pages suivantes, vous trouverez plus d'informations sur les paramètres individuels.

Depuis le tableau de bord, cliquez sur l'icône Paramètres avancés comme indiqué ci-dessous:

Le menu suivant sera alors affiché:

Sélectionnez le bouton intitulé « Définir les colonnes du tableau de bord pour l'organisation » et une liste de tous les noms de colonnes sera affichée.

Depuis ce menu, vous pouvez sélectionner les noms de colonnes et utiliser les flèches pour ajouter et supprimer les colonnes souhaitées.

Vous pouvez définir l'ordre des colonnes en cliquant sur les points à côté du nom de la colonne et en les faisant glisser à la position appropriée.

Une autre option vous permet également d'ajouter des champs d'un type de document:

Ici, vous pouvez choisir parmi les différents types de documents:

Pour chaque type de document, il existe différents champs que vous pouvez ajouter:

Sélectionnez les champs dont vous avez besoin et cliquez sur "Ajouter aux colonnes visibles", ils apparaîtront alors dans les paramètres de colonne.

Client cloud :

Sur site :

DocBits s'intègre parfaitement avec Infor LN/M3 via l'API ION, ION Desk et les BODs standards d'Infor. Notre intégration API nous permet d'exporter des données vers Infor et d'effectuer une validation des données maîtres dans DocBits.

Exportation de données vers Infor

Nous utilisons l'API ION pour envoyer le PDF avec les attributs à IDM et le BOD Sync.CaptureDocument à ION Desk. Dans ION Desk, nous transformons le Sync.CaptureDocument vers les BODs cibles souhaités en fonction du type de document traité. Ces BODs Infor transformés sont ensuite automatiquement importés dans LN ou M3.

Validation des données maîtres dans DocBits

Pour identifier le fournisseur ou comparer/faire correspondre les lignes de commande d'achat, nous activons un déclencheur dans LN/M3 qui envoie les BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster et Sync.PurchaseOrder à DocBits. Nous configurons ce processus dans ION Desk en définissant le flux de données vers un point de connexion spécifique à DocBits.

Ouvrir le Port 443 & Communication Sécurisée

Nous comprenons l'importance du transfert de données sécurisé. C'est pourquoi nous utilisons le port 443, le port standard pour HTTPS, garantissant que toutes les données transférées sont cryptées et sécurisées. Nos connexions sécurisées par SSL garantissent que vos données sont en sécurité à chaque étape du processus.

Communication Avec La Base De Données

En ce qui concerne la communication avec la base de données, nous ne prenons aucun risque. Notre configuration Kubernetes et nos bases de données résident dans le même Cloud Privé Virtuel (VPC). Cela signifie que nous accédons à la base de données uniquement via une IP locale, garantissant que les données transmises ne quittent jamais le réseau local. C'est comme avoir une autoroute privée juste pour vos données.

Espaces

La gestion des documents est un jeu d'enfant avec Docbits. Tous les documents téléchargés sont stockés en toute sécurité dans un 'Espace' dédié. Nous utilisons le cryptage SSL pour le trafic de données et exigeons plusieurs clés pour l'accès aux fichiers, veillant à ce que vos documents soient aussi sécurisés qu'un coffre-fort.

Traffic Security

Nous n'autorisons que les connexions sécurisées par HTTPS pour communiquer avec nos serveurs. Cela garantit que toutes les données transférées sont cryptées, gardant vos informations sensibles en sécurité. C'est comme avoir un garde de sécurité pour vos données, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

La flexibilité est essentielle, et nous offrons à la fois des solutions cloud et sur site. Avec notre option sur site, il n'est pas nécessaire d'ouvrir des ports, garantissant que la sécurité de votre réseau reste intacte. Que vous soyez dans le cloud ou que vous gardiez les choses en interne, nous avons ce qu'il vous faut.

Si vous recherchez un document spécifique ou des documents, vous disposez des outils suivants. Dans la barre de recherche, nous vous avons fourni divers outils pour trouver le document que vous recherchez, afin d'y accéder, sélectionnez l'icône suivante.

Les options de filtre suivantes seront disponibles pour vous.

Nous vous offrons la possibilité de filtrer par type de document, statut du document, le destinataire du document et par date.

Aperçu

La fusion de documents vous permet de combiner plusieurs documents.

Tout d'abord, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez fusionner. Cela peut être fait en sélectionnant les cases à cocher des documents. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur l'icône avec trois points.

Un menu s'affichera alors, sélectionnez l'option "Fusionner" qui se trouve en bas.

La fusion de documents est une fonctionnalité importante dans un système de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de combiner plusieurs documents en un seul document. Voici quelques raisons pour lesquelles la fusion de documents peut être utile :

• Organiser des documents connexes : En fusionnant plusieurs documents en un seul document, les utilisateurs peuvent organiser et conserver ensemble des informations ou des fichiers connexes. Cela peut aider à améliorer l'efficacité dans la gestion et l'accès aux documents.

• Créer des rapports ou des résumés : La fusion de plusieurs documents peut être utile pour créer des rapports ou des résumés en combinant des données ou des informations provenant de différentes sources ou documents. Cela permet aux utilisateurs de créer des rapports ou des présentations complets sans avoir à copier et coller manuellement les informations.

• Archiver des documents : Lorsque plusieurs versions d'un document existent, ou lorsque des documents doivent être résumés dans une période de temps spécifique, la fusion de documents peut aider à garantir des pratiques d'archivage cohérentes et à optimiser l'espace de stockage.

• Optimisation des flux de travail : La fusion de documents peut faire partie d'un flux de travail automatisé où les documents sont automatiquement combinés une fois que certaines conditions sont remplies. Cela peut être utilisé, par exemple, dans un processus d'approbation ou lors de la création de contrats ou de rapports.

Exemples de fusion de documents :

• Combinaison de factures : Une entreprise doit résumer toutes les factures d'un mois donné à des fins comptables. Les factures individuelles sont téléchargées en tant que documents distincts, puis fusionnées pour créer un aperçu consolidé.

• Combinaison de formulaires d'approbation : Un flux de travail d'approbation d'application nécessite que plusieurs formulaires soient fusionnés avant d'être transmis à la direction. Les différents formulaires sont automatiquement combinés au fur et à mesure qu'ils sont remplis et soumis par les parties concernées.

• Création d'un rapport annuel : Plusieurs départements d'une entreprise travaillent ensemble pour créer un rapport annuel complet. Chaque département prépare sa propre section du rapport en tant que document distinct. Ces documents sont ensuite réunis pour créer le rapport annuel final.

En fusionnant des documents, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de gestion documentaire, améliorer la collaboration et accroître l'efficacité.

Bienvenue sur DocBits

Bienvenue sur DocBits, votre source complète de stratégies et d'informations en matière de documentation. Chez DocBits, nous nous engageons à fournir des ressources de documentation claires, concises et à jour pour les utilisateurs finaux, les administrateurs et les partenaires.

Si vous souhaitez voir un journal détaillé de tous les documents importés dans votre environnement DocBits, suivez ces étapes.

Depuis votre tableau de bord DocBits, sélectionnez l'option Paramètres avancés.

Après l'apparition de la barre Paramètres avancés, sélectionnez le bouton Journal d'importation.

Un tableau apparaîtra alors avec tous les documents récemment importés ainsi que d'autres informations pertinentes les concernant.

L'écran de validation vous permet de vérifier, de modifier et de valider tous les documents importés. Vous pouvez voir le nom du document, le nombre de pages qu'il contient, la date à laquelle il a été importé et son statut. Le bouton d'actions vous permet d'attribuer, de redémarrer, de valider ou de supprimer le document.

Le compteur de tâches se trouve dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du tableau de bord.

C'est ici que vous pouvez voir combien de documents sont dans votre file d'attente pour traitement

et combien de documents sont maintenant prêts pour la validation.

C'est ici que vous pouvez garder un œil sur vos tâches. Vous pouvez choisir entre deux mises en page différentes – l'une est un peu plus détaillée que l'autre. Vous pouvez également filtrer les tâches selon différents critères, comme si elles vous sont assignées ou l'état de la tâche.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les expéditions avancées. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Cette section offre un aperçu détaillé de tous les bons de commande. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Pour configurer vos paramètres, cliquez sur l'icône Utilisateur située dans le coin inférieur gauche de l'écran. Ici, vous pouvez personnaliser plusieurs options :

Langue

• Sélectionner la Langue Préférée : Choisissez votre langue souhaitée parmi les options disponibles.

Dark Mode

• Passer en Dark Mode : Activez ou désactivez le Dark Mode pour une expérience de visionnage plus confortable.

Paramètres de l'Utilisateur

Dans cette section, vous pouvez ajuster les préférences suivantes :

• Modèle de date : Personnalisez la façon dont les dates sont affichées.

• Format des Montants : Définissez votre format préféré pour les valeurs numériques.

• Nom : Mettez à jour votre nom.

• Mot de Passe : Changez votre mot de passe pour la sécurité de votre compte.

• Taille de la Police : Ajustez la taille du texte pour une meilleure lisibilité.

• Mode Double Écran : Activez cette fonctionnalité si vous utilisez deux moniteurs.

Se Déconnecter

• Se Déconnecter : Cliquez ici pour vous déconnecter en toute sécurité de votre compte.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les commandes d'expédition. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Instructions étape par étape sur la façon d'ajouter des étiquettes à un tableau:

Étape 1 : Choisissez les noms de colonnes (étiquettes)

• Sélectionnez les noms de colonnes : Examinez les noms de colonnes de votre tableau et décidez quelles étiquettes ajouter.

Étape 2 : Appuyez sur le bouton "Appliquer"

• Appuyez sur le bouton : Une fois que vous avez sélectionné l'étiquette appropriée pour une colonne, appuyez sur le bouton "Appliquer" à côté de la colonne et de l'étiquette sélectionnées.

Étape 3 : Ajoutez l'étiquette au tableau

• Ajoutez l'étiquette : L'étiquette sélectionnée sera ajoutée au tableau en tant que colonne supplémentaire à côté de la colonne correspondante.

Étape 4 : Enregistrer ou supprimer l'étiquette

• Enregistrer l'étiquette : Appuyez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l'étiquette souhaitée.

• Supprimer l'étiquette : Pour supprimer l'étiquette sélectionnée, appuyez sur le bouton Supprimer.

Voici une explication détaillée de chaque colonne et des étiquettes possibles:

Position :

Description : Position ou ordre de l'article dans la commande.

Étiquette : Entier

Exemple : 1, 2, 3...

Description :

Description : Brève description de l'article.

Étiquette : Texte

Exemple : Vis, Écrou, Widget...

Bon de commande :

Description : Le numéro de la commande associée.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : PO12345, PO98765...

Quantité :

Description : Nombre d'unités commandées.

Étiquette : Nombre

Exemple : 100, 50, 200...

Unité :

Description : Unité de mesure (par exemple, pièce, kilogramme).

Étiquette : Texte

Exemple : Pcs, kg, l...

Prix unitaire :

Description : Prix par unité de l'article.

Étiquette : Devise

Exemple : €10.00, €5.50, €100.00...

Montant net :

Description : Prix total avant déductions et taxes (calculé comme quantité * prix unitaire).

Étiquette : Devise

Exemple : €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Remise :

Description : Montant de la remise absolue appliquée au montant net.

Étiquette : Devise

Exemple : €50.00, €20.00, €500.00...

Pourcentage de remise :

Description : Pourcentage de remise appliqué au montant net.

Étiquette : Pourcentage

Exemple : 5%, 10%, 15%...

TVA :

Description : Montant de la TVA appliquée à l'article.

Étiquette : Devise

Exemple : €200.00, €55.00, €1,900.00...

Montant total :

Description : Montant final après déduction de la remise et ajout de la TVA.

Étiquette : Devise

Exemple : €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

Pays d'origine :

Description : Pays où l'article a été fabriqué ou expédié.

Étiquette : Texte

Exemple : USA, Allemagne, Chine...

Numéro d'article :

Description : Identifiant unique ou SKU pour l'article.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : 987654, A12345, Z98765...

Numéro de bon de livraison :

Description : Numéro du bon de livraison associé.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : DN56789, DN12345...

Phrase (informations supplémentaires) :

Description : Commentaires supplémentaires, codes ou informations pertinentes.

Étiquette : Texte

Exemple : Commentaire, Spécification...

Avec cette structure et ces étiquettes, le tableau est plus clairement défini et les informations peuvent être mieux catégorisées et traitées.

Vue d'ensemble

Bouton Enregistrer:

• Bouton Enregistrer:

  • Objectif : Enregistre l'état actuel du document ou du script en cours de travail.

  • Cas d'utilisation : Après avoir apporté des modifications ou des annotations à un document, utilisez ce bouton pour vous assurer que toutes les modifications sont enregistrées.

Ajouter des règles spéciales:

• Ajouter des règles spéciales / Ajouter un script dans DocBits :

  • Objectif : Permet aux utilisateurs de mettre en œuvre des règles ou des scripts spécifiques qui personnalisent le traitement des documents.

  • Cas d'utilisation : Utilisez cette fonctionnalité pour automatiser des tâches telles que l'extraction de données ou la validation de format, améliorant ainsi l'efficacité du flux de travail.

Champs flous:

• Champs flous:

  • Objectif: Aide à identifier et corriger les champs où les données peuvent ne pas correspondre parfaitement mais sont suffisamment proches.

  • Cas d'utilisation: Utile dans les processus de validation de données où des correspondances exactes ne sont pas toujours possibles, comme des noms ou adresses légèrement mal orthographiés.

Champs obligatoires:

Il y a des champs requis pour une édition ultérieure, ceux-ci peuvent être modifiés dans les paramètres.

Utilisez l'info-bulle pour savoir si:

• Est-ce un champ obligatoire (requis)

• Validation requise

• Faible confiance

• Inadéquation du montant total des taxes

Champs obligatoires:

• Objectif : Identifie les champs obligatoires dans les documents qui doivent être remplis ou corrigés avant un traitement ultérieur.

• Cas d'utilisation : Assure que les données essentielles sont capturées avec précision, maintenant l'intégrité des données et la conformité aux règles de l'entreprise.

Loupe:

• Loupe:

  • Objectif: Fournit une vue agrandie d'une zone sélectionnée du document.

  • Cas d'utilisation: Aide à examiner les détails fins ou les petits textes dans les documents, assurant l'exactitude de la saisie ou de la révision des données.

Ouvrir une nouvelle fenêtre:

• Ouvrir une nouvelle fenêtre:

  • Objectif: Ouvre une nouvelle fenêtre pour une comparaison de documents côte à côte ou pour le multitâche.

  • Cas d'utilisation: Utile lors de la comparaison de deux documents ou lors de la consultation d'informations supplémentaires sans quitter le document actuel.

Raccourcis clavier:

• Raccourcis clavier:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs d'effectuer des actions rapidement à l'aide de combinaisons de touches.

  • Cas d'utilisation: Améliore la rapidité et l'efficacité de la navigation et du traitement des documents en minimisant la dépendance à la navigation à la souris.

Tâches:

Pour partager des informations internes, vous pouvez créer des tâches et les attribuer à un employé ou un groupe spécifique au sein de l'entreprise.

• Tâches:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs de créer des tâches liées aux documents et de les attribuer aux membres de l'équipe.

  • Cas d'utilisation: Facilite la collaboration et la gestion des tâches au sein des équipes, assurant que chacun connaît ses responsabilités.

Mode annotation:

Vous pouvez laisser des annotations sur un document. Cela peut être utile pour laisser des informations à d'autres utilisateurs qui éditeront ce document par la suite.

• Mode annotation:

  • Objectif : Permet aux utilisateurs de laisser des notes ou des annotations directement sur le document.

  • Cas d'utilisation: Utile pour fournir des commentaires, des instructions ou des notes importantes à d'autres membres de l'équipe qui travailleront sur le document plus tard.

Fusionner:

Les documents peuvent être fusionnés ici, par exemple si une page d'une facture manquait, ces pages peuvent être fusionnées plus tard de cette manière sans que le document entier doive être supprimé ou re-téléchargé.

• Fusionner des documents:

  • Objectif: Combine plusieurs documents en un seul fichier.

  • Cas d'utilisation: Pratique dans les scénarios où des parties d'un document sont numérisées séparément et doivent être consolidées.

Vue OCR:

Dans la vue OCR, le texte est automatiquement filtré du document. Cela est utilisé pour reconnaître des caractéristiques pertinentes, telles que le code postal, le numéro de contrat, le numéro de facture et le tri d'un document.

• Vue OCR:

  • Objectif: Reconnaît automatiquement le texte dans les documents à l'aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères.

  • Cas d'utilisation: Rationalise le processus de numérisation des textes imprimés ou manuscrits, les rendant consultables et modifiables.

Créer un ticket:

Contrairement aux tâches qui sont transmises en interne au sein de l'entreprise, ce ticket de support est important pour nous notifier et créer immédiatement un ticket en cas d'erreurs et/ou de divergences. Cela rend le processus beaucoup plus facile car vous pouvez immédiatement envoyer le bug avec le document approprié. Il y a aussi l'option de définir la priorité, de prendre une capture d'écran du document ou d'en télécharger une.

• Créer un ticket:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs de signaler des problèmes ou des divergences en créant un ticket de support.

  • Cas d'utilisation: Essentiel pour une résolution rapide des problèmes et des bugs, aidant à maintenir l'intégrité et le bon fonctionnement du système.

Journaux de scripts de documents:

Les scripts peuvent être créés dans les paramètres sous Types de documents ; ces informations seront ensuite affichées ici.

• Journaux de scripts de documents:

  • Objectif: Affiche les journaux liés aux scripts qui ont été mis en œuvre pour différents types de documents.

  • Cas d'utilisation: Utile pour suivre et déboguer les actions des scripts sur les documents, aidant les utilisateurs à comprendre les processus automatisés et à corriger les éventuels problèmes.

Plus de paramètres:

Diviser le document:

• Ici, vous pouvez diviser le document et couper ou supprimer les pages qui ne sont pas nécessaires

• Diviser le document:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs de diviser un document en parties séparées, en supprimant ou isolant les pages qui ne sont pas nécessaires.

  • Cas d'utilisation: Idéal lors du traitement de documents multi-pages où seules certaines sections sont nécessaires pour le traitement ou la révision.

Améliorer le document:

• Le document sera redémarré

• Améliorer le document:

  • Objectif: Réinitialise le document à son état initial pour une réévaluation ou des modifications supplémentaires.

  • Cas d'utilisation: Utile lorsque les modifications initiales doivent être annulées ou que le document doit être actualisé pour un autre tour de modifications. Ici, nous avons besoin d'une vision ML supplémentaire pour améliorer la qualité du document.

Flux de documents:

Vous y trouverez le flux du document

• Objectif: Montre la séquence et la progression du traitement des documents dans le système.

• Cas d'utilisation: Aide à suivre le statut du document à travers différentes étapes, assurant que toutes les étapes de traitement nécessaires sont suivies.

Aller au modèle de mise en page:

• Avec cette option, vous serez redirigé et pourrez éditer votre mise en page ou utiliser le modèle par défaut

• Aller au modèle de mise en page:

  • Objectif: Redirige les utilisateurs vers un éditeur de mise en page où ils peuvent modifier les modèles existants ou appliquer un modèle par défaut.

  • Cas d'utilisation: Permet la personnalisation des mises en page de documents pour répondre à des besoins ou préférences spécifiques de l'entreprise, améliorant l'alignement visuel et fonctionnel du document avec les normes de l'entreprise.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les factures. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

La fonctionnalité Tableau IA permet aux utilisateurs de manipuler et personnaliser facilement les données extraites du document de facturation. Voici les principales capacités et instructions d'utilisation :

• Suppression de colonnes : Si certaines colonnes du tableau extrait ne sont pas nécessaires, les utilisateurs peuvent facilement les supprimer en cliquant sur l'icône "Supprimer la colonne" (représentée par trois points verticaux) à côté de l'en-tête de la colonne. Cela permet de désencombrer le tableau et de se concentrer uniquement sur les informations pertinentes.

• Changement de format de devise : Le format de la devise peut être modifié en sélectionnant le format souhaité dans le menu déroulant à côté du champ "Devise". Cela garantit que les valeurs monétaires sont affichées dans le format préféré, facilitant ainsi l'interprétation et l'analyse des données financières.

• Affichage/Masquage des colonnes non mappées : Par défaut, seules les colonnes mappées (colonnes avec des données extraites) sont visibles dans le tableau. Cependant, les utilisateurs peuvent choisir d'afficher ou de masquer les colonnes non mappées en cliquant sur le bouton "Masquer les colonnes non mappées" ou "Afficher les colonnes non mappées" en bas du tableau. Cette fonctionnalité est utile lorsque les utilisateurs souhaitent examiner toutes les colonnes disponibles, même si elles ne contiennent pas actuellement de données.

• Modification des en-têtes de tableau : Les en-têtes de tableau (noms de colonnes) peuvent être modifiés en cliquant sur l'en-tête et en saisissant le nom souhaité. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de personnaliser les noms de colonnes pour mieux s'aligner sur leur terminologie ou leurs préférences, rendant les données plus lisibles et compréhensibles.

Ces fonctionnalités offrent aux utilisateurs la flexibilité et le contrôle sur les données extraites, leur permettant d'adapter les informations selon leurs besoins et préférences spécifiques. Le Tableau IA vise à améliorer l'expérience utilisateur en offrant un moyen fluide et intuitif d'interagir avec et d'analyser les données de facturation.

Avec l'API Webhook fournie ci-dessous, vous pouvez facilement transférer des documents directement vers DocBits avec une simple requête POST. Cette API est conçue pour simplifier le processus de téléversement de fichiers vers DocBits, et tous les paramètres nécessaires sont déjà remplis pour vous.

Pour commencer, il vous suffit de vous rendre sur la page suivante (en fonction de l'environnement que vous utilisez) :

PROD : https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX : https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE : https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Effectuez un appel à l'API en utilisant votre clé API. Vous pouvez également inclure le fichier que vous souhaitez téléverser en tant que paramètre dans votre appel.

Un guide pour télécharger des documents sur DocBits.

Support technique dans DocBits

Icônes d'aide

Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Créer un ticket

C'est un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité est située dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Introduction

Ce document fournit un guide complet sur la façon d'utiliser le système de Correspondance des bons de commande au sein de votre plateforme ERP. Le système de correspondance des bons de commande automatise la réconciliation des bons de commande avec les factures entrantes, garantissant que les transactions financières sont précises et que les écarts sont traités rapidement.

Pour Commencer

Pour commencer à utiliser le système de Correspondance des bons de commande, assurez-vous d'avoir les autorisations nécessaires définies par votre administrateur système. Vous aurez besoin d'accéder à la fois aux données des bons de commande et aux données des factures correspondantes dans le système.

Exigences du Système

• Accès aux modules des bons de commande et des factures dans le système ERP.

• Autorisations utilisateur appropriées pour visualiser et faire correspondre des documents financiers.

Fonctionnalités Clés

• Extraction Automatique des Données : Extrait et interprète automatiquement les données des factures numériques.

• Comparaison des Données : Compare les données extraites des factures avec les données des bons de commande existants.

• Vérification des Correspondances : Vérifie les correspondances en fonction de règles prédéfinies et de tolérances.

• Signalement des Écarts : Identifie et signale les écarts entre les factures et les bons de commande.

• Journal d'Audit : Conserve un journal de toutes les actions à des fins de conformité et de révision.

Interface Utilisateur

L'interface du système de Correspondance des bons de commande comprend généralement les composants suivants :

• Tableau de Bord : Aperçu de l'état des correspondances et des activités récentes.

• Outils de Recherche et de Filtrage : Capacités de recherche et de filtrage des bons de commande et des factures.

• Enregistrements Correspondants : Section affichant les enregistrements correspondants avec succès.

• Écarts : Section montrant les enregistrements avec des écarts nécessitant une révision ou une action.

• Rapports : Accès à des rapports détaillés et des options d'exportation.

Guide Étape par Étape pour Utiliser la Correspondance des Bons de Commande

1. Accéder au Module de Correspondance des Bons de Commande

Accédez au module de Correspondance des bons de commande à partir du menu principal de votre système ERP.

2. Importer ou Accéder aux Factures

• Importation automatisée : Si votre système est configuré pour la capture automatique des données, les factures seront importées automatiquement dans le système.

• Téléchargement manuel : Si nécessaire, téléchargez manuellement les fichiers de factures dans le système en utilisant l'interface fournie.

3. Examiner les Factures Automatiquement Appariées

• Examinez les factures qui ont été automatiquement appariées avec les bons de commande.

• Vérifiez les détails de la correspondance, y compris les numéros d'article, les quantités et les prix.

4. Gérer les Écarts

• Accédez à la section des écarts pour examiner les factures qui n'ont pas pu être appariées automatiquement.

• Ajustez manuellement les quantités ou les prix si nécessaire, ou signalez la facture pour une révision ultérieure.

5. Appariement Manuel

Pour les factures non appariées automatiquement :

• Utilisez les outils de recherche et de filtrage pour trouver le bon de commande correspondant.

• Vérifiez et appariez manuellement la facture avec le bon de commande.

Docbits est un système avancé conçu pour automatiser la correspondance des données de bon de commande (PO) avec les documents de facture entrants. Cet outil est spécifiquement conçu pour une gestion et un traitement efficaces des données de facturation au sein des systèmes ERP. Cette documentation explique les bases de la correspondance automatique via Docbits et définit les règles spécifiques requises pour une correspondance réussie.

Principes Fondamentaux de la Correspondance Automatique dans Docbits

Extraction de Données : Docbits commence le processus en extrayant les données pertinentes des documents de facture numérisés. En général, ces données incluent les numéros d'article, les quantités et les prix unitaires de chaque ligne de facture. La précision de cette extraction est cruciale, car elle constitue la base du processus de correspondance ultérieur.

Comparaison avec les Données de PO : Les données extraites sont comparées avec les informations correspondantes dans les bons de commande stockés. Docbits vérifie si les numéros d'article, les quantités et les prix correspondent à ceux des PO. Pour une correspondance réussie, les données des factures doivent correspondre aux données des bons de commande, en tenant compte des seuils de tolérance définis.

Correspondance Automatique : Sur la base des résultats de la comparaison, Docbits effectue la correspondance. Le système vérifie si les critères de correspondance se situent dans les limites de tolérance définies. Si ces critères sont remplis, la correspondance est considérée comme réussie.

Rapport : Après avoir terminé le processus de correspondance, Docbits génère des rapports qui montrent l'état des correspondances. Ces rapports informent sur les factures correspondantes avec succès et identifient celles présentant des écarts.

Définition des Règles de Correspondance

Numéro d'Article : Le numéro d'article sur la facture doit correspondre exactement au numéro d'article dans le bon de commande. Il n'y a pas de tolérance pour les écarts dans les numéros d'article.

Quantités : La quantité de marchandises livrées sur la facture peut varier dans une plage de tolérance prédéfinie. En général, une tolérance de ±5% peut être acceptable pour tenir compte des différences mineures dans les quantités de livraison.

Prix : Les écarts de prix sont tolérables jusqu'à un seuil défini. Une tolérance courante peut être de ±2% du prix pour accepter de légères différences dans les déclarations de prix résultant de différences d'arrondi ou de fluctuations monétaires.

Statut de Correspondance :

• Correspondance Complète : Tous les points de données (numéro d'article, quantité et prix) sont dans les limites de tolérance définies.

• Correspondance Partielle : Un ou plusieurs points de données dévient en dehors des limites de tolérance, mais les écarts sont minimes et nécessitent un examen manuel.

• Aucune Correspondance : Écarts significatifs dans un ou plusieurs points de données nécessitant une correction immédiate ou une enquête plus approfondie.

La définition précise de ces règles et la fixation des limites de tolérance sont cruciales pour l'efficacité de la correspondance automatique et la réduction des interventions manuelles. Docbits permet une configuration flexible de ces paramètres pour répondre aux besoins de diverses entreprises et industries.

Vue d'ensemble

Cette fonctionnalité vous aide à gérer et à réconcilier les numéros d'article entre votre système et vos fournisseurs. Souvent, les numéros d'article que vous utilisez en interne peuvent ne pas correspondre aux numéros d'article utilisés par vos fournisseurs. Docbits facilite la gestion de ces divergences en créant une correspondance entre vos numéros d'article et ceux de vos fournisseurs.

Comment ça fonctionne

1. Correspondance manuelle :

   • La première fois que vous rencontrez une divergence entre votre numéro d'article et celui de votre fournisseur, vous devez les faire correspondre manuellement.

   • Vous pouvez le faire en entrant le numéro d'article fournisseur correct correspondant à votre numéro d'article interne.

2. Correspondance automatique :

   • Une fois que vous avez fait correspondre manuellement un numéro d'article avec celui de votre fournisseur, Docbits se souvient de cette correspondance.

   • La prochaine fois que le même article apparaît, Docbits le fera correspondre automatiquement en fonction de la correspondance enregistrée, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.

Décomposition de l'interface

• ID du fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.

• Numéro d'article : Votre numéro d'article interne pour le produit.

• Numéro d'article du fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.

• Action : Options pour gérer les correspondances, telles que la suppression des correspondances incorrectes.

Avantages

• Efficacité : Réduit le besoin de saisie manuelle répétée, rendant le processus plus rapide.

• Précision : Minimise les erreurs en s'assurant que les numéros d'article sont correctement appariés.

• Commodité : Simplifie le flux de travail en automatisant le processus de correspondance après la saisie manuelle initiale.

Aperçu:

L'écran de validation dans DocBits est conçu pour vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des données contenues dans les documents avant qu'elles ne soient traitées ou enregistrées. Cette fonctionnalité est cruciale pour garantir que toutes les données sont correctement lues et traitées, assurant ainsi l'intégrité et la qualité des données.

Description détaillée de l'objectif et de l'utilisation de l'écran de validation

Objectif de l'écran de validation

• Assurer la qualité des données: L'écran de validation vérifie l'exactitude et l'exhaustivité des données extraites pour éviter l'entrée d'informations incorrectes ou incomplètes.

• Intégrité des données: Il garantit que les données respectent les exigences et normes spécifiées.

• Prévention des erreurs: En facilitant la détection et la correction précoces des erreurs, l'écran de validation aide à atténuer les problèmes potentiels lors du traitement ultérieur des données.

• Convivialité: Le système fournit un retour immédiat aux utilisateurs lorsque des erreurs ou des incohérences sont détectées, permettant des corrections rapides.

• Conformité: L'écran de validation aide à garantir le respect des réglementations et normes légales et organisationnelles.

• Efficacité: Il réduit l'effort nécessaire pour les corrections futures et minimise le besoin de vérifications manuelles.

Utilisation de l'écran de validation

• Extraction automatique de données:

  • Reconnaissance optique de caractères (OCR): Lit automatiquement le texte des documents ou images numérisés.

  • Données structurées et non structurées: Traite les données de divers types de documents, y compris les formulaires, factures et contrats.

• Vérification et validation des données:

  • Validation de format: Assure que les données sont dans les formats corrects (par exemple, formats de date, numéros de téléphone, adresses e-mail).

  • Champs obligatoires: Confirme que tous les champs obligatoires sont complétés.

  • Vérification de plage: Valide les données numériques pour s'assurer qu'elles se situent dans les limites spécifiées.

  • Vérification de cohérence: Vérifie que les champs de données connexes contiennent des informations cohérentes (par exemple, s'assurer que les dates de début et de fin correspondent).

• Interaction utilisateur et dépannage:

  • Messages d'erreur: Affiche des messages d'erreur clairs et exploitables lorsque les données ne répondent pas aux exigences de validation.

  • Revue et correction manuelles: Permet aux utilisateurs de revoir et de modifier manuellement les données lorsque les validations automatiques échouent.

• Nettoyage et standardisation des données:

  • Correction automatique: Suggère ou effectue des corrections automatiques lorsque des erreurs sont détectées.

  • Formatage des données: Standardise les formats de données pour assurer la cohérence entre les ensembles de données.

• Sécurité et droits d'accès:

  • Filtres d'entrée: Protège contre les entrées malveillantes grâce à des mécanismes de validation et de filtrage robustes.

  • Contrôle d'accès: Assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder et modifier les données sensibles.

• Cohérence des données:

  • Validation croisée: Vérifie la cohérence entre les champs de données connexes (par exemple, valider que les dates de début et de fin correspondent).

  • Entrées en double: Empêche les entrées en double dans la base de données.

• Guidance utilisateur:

  • Messages d'erreur: Fournit des messages d'erreur spécifiques et compréhensibles lorsque les entrées ne respectent pas les exigences.

  • Aide et conseils: Offre des textes d'aide ou des infobulles pour aider les utilisateurs à entrer correctement les données.

En résumé, l'écran de validation dans DocBits est essentiel pour garantir la qualité des données extraites, faciliter la détection et la correction précoces des erreurs, et améliorer l'efficacité globale des flux de travail de traitement des données.

Si vous souhaitez intégrer votre SFTP avec DocBits afin d'importer des documents.

Exigences

• Serveur SFTP correctement configuré et compatible avec Linux

• Nom d'hôte SFTP, nom d'utilisateur et mot de passe

• Dossier d'importation dédié

Configuration de l'importation

Depuis le tableau de bord, ouvrez les Paramètres et accédez à Importation. Sous Importation FTP, sélectionnez pour ajouter une nouvelle configuration.

Saisissez les informations d'identification SFTP dans les espaces prévus et sélectionnez Enregistrer (le champ Clé API sera automatiquement rempli avec la clé API de l'environnement sur lequel vous travaillez).

Une fois que vous avez saisi tous les détails nécessaires de votre SFTP, cliquez sur ENREGISTRER.

Si vous souhaitez importer des documents manuellement dans DocBits, suivez ces étapes simples :

• Cliquez sur le bouton Importer sur le tableau de bord de DocBits.

• Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez importer vos documents via le navigateur de fichiers ou par glisser-déposer. Vous pouvez importer jusqu'à 10 documents à la fois.

• Pour importer des documents via le navigateur de fichiers, cliquez sur le bouton Importer des documents et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer. Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur Confirmer pour démarrer le processus d'importation.

• Alternativement, vous pouvez glisser-déposer vos fichiers sur la fenêtre d'importation de DocBits.

• Une fois les fichiers importés, ils auront le statut initial de "En cours". Pendant ce temps, l'importation est en cours de traitement et l'édition du fichier n'est pas possible. Le temps de traitement peut varier en fonction de la taille et de la complexité du fichier.

• Une fois le fichier traité, il recevra le statut "Prêt pour la validation". Vous pouvez maintenant commencer le processus de validation.

Introduction

Bienvenue dans le module de Comptabilisation des Factures de Coût et des Ventes Indirectes ! Ce module est conçu pour vous aider à gérer et à rapprocher efficacement vos transactions financières au sein de votre système ERP. Avec des fonctionnalités telles que l'extraction automatique de données, la correspondance de documents et le suivi détaillé, vous pouvez vous assurer que vos dossiers financiers sont précis et à jour.

Commencer

Pour commencer à utiliser le module de comptabilité, assurez-vous que votre administrateur système a configuré les autorisations nécessaires. Vous aurez besoin d'accéder aux modules de comptabilité analytique et de comptabilité des ventes au sein du système ERP.

Exigences du Système

• Accès aux modules de comptabilité analytique et de comptabilité des ventes au sein du système ERP.

• Permissions utilisateur appropriées pour visualiser et traiter les documents financiers.

Fonctionnalités Clés

1. Extraction Automatique de Données : Extrait et interprète automatiquement les données des factures numériques et d'autres documents.

2. Comparaison de Données : Compare les données extraites des factures avec les données existantes des bons de commande.

3. Vérification de Correspondance : Vérifie les correspondances basées sur des règles et tolérances prédéfinies.

4. Rapport de Discrepances : Identifie et rapporte toute divergence entre les factures et les bons de commande.

5. Piste d'Audit : Maintient un journal de toutes les actions pour la conformité et la révision.

6. Formation de Documents : Formez le système à reconnaître de nouveaux documents avec un minimum d'effort, généralement une seule fois.

7. Répartition des Montants : Répartissez les montants par département pour un suivi financier détaillé.

8. Définition du Compte de Grand Livre : L'équipe APS (Système de Comptabilité et d'Approvisionnement) peut définir le compte de grand livre une fois les données extraites.

Interface Utilisateur

L'interface du module de comptabilité comprend généralement les composants suivants :

• Tableau de Bord : Vue d'ensemble de l'état des factures et des ventes, et activité récente.

• Outils de Recherche et de Filtrage : Capacités de recherche et de filtrage des factures et des enregistrements de ventes.

• Enregistrements Correspondants : Section affichant les enregistrements correspondants avec succès.

• Discrepances : Section montrant les enregistrements avec des divergences nécessitant une révision ou une action.

• Rapports : Accès à des rapports détaillés et options d'exportation.

Guide Étape par Étape pour Utiliser le Module de Comptabilité

1. Accéder au Module de Comptabilité

Naviguez vers le module de comptabilité depuis le menu principal de votre système ERP.

2. Importer ou Accéder aux Factures

• Importation Automatisée : Si votre système est configuré pour la capture de données automatisée, les factures seront importées automatiquement dans le système.

• Téléchargement Manuel : Si nécessaire, téléchargez manuellement les fichiers de factures dans le système en utilisant l'interface fournie.

3. Examiner les Factures Correspondantes Automatiquement

• Examinez les factures qui ont été automatiquement associées aux bons de commande.

• Vérifiez les détails de la correspondance, y compris les numéros d'article, les quantités et les prix.

4. Gérer les Discrepances

• Accédez à la section Discrepances pour examiner les factures qui n'ont pas pu être automatiquement associées.

• Ajustez manuellement les quantités ou les prix si nécessaire, ou signalez la facture pour une révision plus approfondie.

5. Correspondance Manuelle

Pour les factures non associées automatiquement :

• Utilisez les outils de recherche et de filtrage pour trouver le bon de commande correspondant.

• Vérifiez et associez manuellement la facture au bon de commande.

6. Former le Système

• Pour les nouveaux types de documents, formez le système à les reconnaître en fournissant un échantillon.

• En général, vous n'avez besoin de former le système qu'une seule fois pour qu'il reconnaisse avec précision des documents similaires à l'avenir.

7. Enregistrer les Réservations

• Naviguez vers l'onglet "Articles de ligne" pour visualiser et enregistrer les réservations pour chaque facture.

• Allouez les montants aux comptes appropriés, centres de coûts et dimensions spécifiques à Infor LN/M3.

Exemple : Enregistrer une Facture de Coût

1. Sélectionner l'Article de Ligne : Choisissez l'article de ligne pour la facture de coût.

2. Attribuer le Compte : Attribuez le compte approprié, tel que "71200 - Dépense Non Opérationnelle".

3. Définir les Dimensions : Définissez des dimensions supplémentaires comme le centre de coûts, le groupe de produits et le projet.

4. Répartir le Montant : Si nécessaire, répartissez le montant par département pour un suivi plus détaillé.

5. Entrer le Montant : Entrez le montant pour l'article de ligne.

8. Définir les Comptes de Grand Livre

• Une fois les données extraites, l'équipe APS peut définir les comptes de grand livre.

• Cela garantit que chaque transaction est enregistrée sous le bon compte pour un rapport financier précis.

9. Générer des Rapports

• Accédez à la section "Rapports" pour générer des rapports détaillés sur les transactions financières.

• Utilisez les options d'exportation pour enregistrer les rapports pour une analyse plus approfondie ou pour la tenue de dossiers.

Exemple d'Utilisation

1. Téléchargement de Documents : Les utilisateurs peuvent télécharger divers documents (factures, bons de livraison, etc.) dans le système.

2. Correspondance Automatique : Le système associe automatiquement les documents téléchargés aux bons de commande existants.

3. Examen des Correspondances : Les utilisateurs peuvent examiner les correspondances, vérifier les détails et voir les indicateurs de statut.

4. Résolution des Discrepances : Toute non-concordance ou divergence est mise en évidence pour que l'utilisateur puisse la réviser et la corriger manuellement.

5. Exportation de Données : Les données correspondantes peuvent être exportées pour un traitement ultérieur ou pour la tenue de dossiers.

Version:

La version 2.0.9 est maintenant disponible. Veuillez mettre à jour vers la nouvelle version:

Installation et Paramètres

Après avoir téléchargé le fichier WatchDog.exe, recherchez Invite de commandes → Exécuter en tant qu'administrateur sur votre appareil Windows.

Une fois ouvert, appelez le fichier en tapant le chemin où se trouve le fichier WatchDog.exe sur votre appareil comme ci-dessous

Tapez install après le chemin du fichier et appuyez sur ENTRÉE sur votre clavier

Vous devriez recevoir le message d'erreur suivant car l'application démarrera en mode UI et aucune configuration n'est encore présente.

L'application s'ouvrira automatiquement après l'installation. En haut, accédez à Einstellungen (Paramètres) et vous verrez ici 2 sections distinctes.

Paramètres de dossier (Ordner Einstellungen)

C'est ici que vous configurerez les chemins des fichiers où les documents seront lus et traités. Le chemin de lecture sera pour les documents que vous souhaitez extraire et traiter avec WatchDog, tandis que le chemin traité sera utilisé pour indiquer quels documents du dossier de lecture ont été extraits et traités.

Paramètres généraux (Allgemeine Einstellungen)

C'est ici que vous configurerez votre application DocBits avec WatchDog. Vous devrez entrer votre environnement DocBits, la clé API et le type de document (comme indiqué ci-dessus). Pour ajouter plus d'un type de document, séparez les noms des types de document par une virgule (FACTURE,BON DE LIVRAISON,COMMANDE D'ACHAT, etc.)

Si une configuration invalide est saisie pour l'un des champs, vous recevrez un message d'erreur comme celui ci-dessous.

Une fois cela terminé, retournez à la zone de l'Invite de commandes et relancez le fichier WatchDog.exe et cette fois-ci il sera correctement installé car les configurations sont maintenant présentes

Pour démarrer l'application en mode UI, exécutez la commande suivante

Si vous voulez simplement démarrer l'application, exécutez cette commande à la place.

Démarrage Automatique

Pour configurer l'application WatchDog de manière à ce qu'elle démarre automatiquement lorsque vous allumez votre système.

Ouvrez simplement "Services" dans les paramètres de votre machine Windows.

Recherchez WatchDog dans les services locaux et ouvrez le service (double-cliquez sur l'entrée)

Dans le menu ci-dessus, vous aurez les options suivantes pour le démarrage automatique :

• Sélectionnez Automatique, le service démarrera au démarrage

• Automatique (Démarrage différé), cela attendra 2 minutes après le démarrage pour démarrer le service

Ici, vous devez simplement entrer le sous-organisation souhaité et appuyer sur "Authentifier"

Vous serez redirigé vers cette page Microsoft et devrez entrer un code.

Ce code peut être trouvé en retournant sur DocBits et le code sera affiché là comme ci-dessous, il suffit de copier le code et de l'entrer dans la page Microsoft. Ensuite, vous devrez entrer vos propres identifiants Microsoft.

Appuyez sur le bouton FINISH AUTHENTICATION et vous serez redirigé vers ce menu

Utiliser un Dossier

Si vous utilisez un dossier autre que votre boîte de réception, entrez le nom du dossier après avoir activé le curseur.

Utiliser une Boîte aux Lettres Partagée

Si vous souhaitez que l'importation d'e-mails accède à une boîte de réception ou à un dossier d'une boîte aux lettres partagée, saisissez l'adresse e-mail ici après avoir activé le curseur.

Déplacer les e-mails importés vers la corbeille

Si vous souhaitez importer tous les e-mails, pas seulement les non lus, et les déplacer vers la corbeille, activez ceci. Sinon, il ne vérifiera que les e-mails non lus, importera les documents, marquera l'e-mail comme lu et le laissera à sa place actuelle.

Ici, vous devez simplement entrer les informations requises pour votre fournisseur de messagerie, le cryptage, le nom du serveur, le port, le nom d'utilisateur, l'adresse e-mail, le mot de passe ainsi que le dossier de messagerie.

Choses à noter

• Saisissez toutes les informations nécessaires dans l'interface utilisateur. D'autres informations telles que le serveur, le port, etc. dépendent de l'hôte (une recherche rapide sur Google devrait aider).

• Le dossier et Déplacer-importé ont la même fonction ici. Le dossier ne peut pas être désactivé, mais utilisera la boîte de réception par défaut s'il est laissé vide.

Il s'agit d'un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité se trouve dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Accédez au menu Paramètres et sélectionnez "Importer" sous Traitement des documents.

Faites défiler jusqu'en bas de la page et sélectionnez le bouton NOUVEAU pour créer une nouvelle importation par e-mail.

Après avoir appuyé sur NOUVEAU, le menu suivant vous sera présenté.

Ici, vous pouvez sélectionner le protocole que vous souhaitez.

1. Paramètres globaux :

   • Informations sur l'entreprise : Définir et modifier les détails de base concernant l'entreprise, comme le nom, l'adresse et d'autres identifiants.

   • Groupes, utilisateurs et autorisations : Gérer les rôles et les autorisations des utilisateurs, permettant différents niveaux d'accès à diverses fonctionnalités au sein de DocBits.

   • Intégration : Configurer et mettre en place des intégrations avec d'autres logiciels ou systèmes, améliorant la fonctionnalité de DocBits avec des services externes.

   • Types de documents : Spécifier et gérer les différents types de documents que DocBits traitera, tels que les factures, les commandes, etc.

   • Notification par e-mail : Configurer les paramètres pour les alertes et notifications par e-mail liées aux activités de traitement des documents.

   • Tableau de bord : Personnaliser l'affichage du tableau de bord avec des widgets et des métriques qui sont importants pour les utilisateurs.

2. Traitement des documents :

   • Expiration des documents : Définir des règles sur la durée de conservation des documents avant leur archivage ou leur suppression.

   • Importation : Configurer la manière dont les documents sont importés dans DocBits, y compris les paramètres de source et les types de fichiers.

   • Paramètres OCR : Ajuster les paramètres pour la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit les images de texte en texte encodé par machine.

   • Classification et extraction : Définir comment les documents sont classés et comment les données sont extraites des documents.

   • Recherche de données maîtresses : Mettre en place des recherches pour valider ou compléter les données extraites avec des données maîtresses préexistantes.

   • Liste de valeurs : Gérer des listes prédéfinies utilisées dans la saisie et la validation des données.

   • Exportation : Configurer comment et où les documents et données traités sont exportés.

   • Module : Modules supplémentaires qui peuvent être configurés pour étendre la fonctionnalité.

3. Licences API : Gérer les clés API et surveiller les statistiques d'utilisation des API utilisées par DocBits.

4. Paramètres des fournisseurs : Configurer et gérer les paramètres spécifiques aux fournisseurs, éventuellement en intégrant des systèmes de gestion des fournisseurs.

5. Gestion du cache : Ajuster les paramètres liés à la mise en cache des données pour améliorer les performances du système.

Dans notre système de traitement des documents, nous gérons un grand volume de documents provenant de plusieurs clients chaque jour. Pour garantir que les documents de chaque client soient traités en temps voulu, nous avons mis en place un système de priorité sophistiqué. Ce système ajuste dynamiquement les priorités en fonction du nombre de documents en attente qu'un client a, assurant ainsi l'équité et l'efficacité. Plongeons dans le fonctionnement de ce système de priorité et quand le compteur de tâches est réinitialisé.

Concepts Clés du Système de Priorité

Notre système de priorité repose sur quelques concepts clés :

1. Documents en Attente : Il s'agit d'un compte des documents qu'un client a soumis mais qui n'ont pas encore été traités.

2. Intervalle de Réinitialisation : Le système réinitialise périodiquement le compte des documents en attente à zéro pour s'assurer qu'aucun client ne puisse monopoliser indéfiniment les ressources de traitement.

Comment la Priorité est Déterminée

Voici une explication étape par étape de la façon dont la priorité pour le traitement des documents est déterminée :

1. Suivi des Documents en Attente : Chaque client a un compte de documents en attente. Ce compte nous aide à savoir combien de documents attendent d'être traités pour chaque client.

2. Réinitialisation du Compte : Pour maintenir l'équité, nous réinitialisons le compte des documents en attente à zéro si un certain temps (l'intervalle de réinitialisation) s'est écoulé depuis la dernière mise à jour. Cet intervalle est fixé par défaut à 1500 secondes (ou 25 minutes).

3. Mise à Jour du Compte : Si l'intervalle de réinitialisation n'est pas écoulé, nous réduisons le compte des documents en attente d'un chaque fois que nous vérifions, simulant le traitement d'un document.

4. Définition des Priorités : La priorité pour le traitement des tâches est basée sur le nombre de documents en attente. Moins il y a de documents en attente, plus la priorité est élevée, ce qui signifie que ces tâches seront traitées plus tôt. Nous avons des seuils spécifiques pour attribuer des niveaux de priorité de 1 (priorité la plus élevée) à 9 (priorité la plus basse).

Niveaux de Priorité

Les niveaux de priorité sont attribués en fonction du compte des documents en attente comme suit :

• Priorité 9 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -20

• Priorité 8 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -14

• Priorité 7 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -12

• Priorité 6 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -10

• Priorité 5 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -8

• Priorité 4 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -6

• Priorité 3 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -4

• Priorité 2 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -2

• Priorité 1 : Si le compte des documents en attente est supérieur ou égal à -2

Quand le Compteur est Réinitialisé

Le compteur des documents en attente est réinitialisé à zéro si plus que l'intervalle de réinitialisation (1500 secondes) s'est écoulé depuis la dernière mise à jour. Ce mécanisme garantit qu'aucun client ne puisse accumuler indéfiniment des documents en attente et monopoliser les ressources du système. En réinitialisant périodiquement le compteur, nous garantissons que chaque client obtienne une part équitable de temps de traitement.

Si vous utilisez le Portail Fournisseur DocBits, il est important que vous compreniez les différents statuts que vos fournisseurs peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les statuts de fournisseur possibles dans DocBits :

• Ouvert : Fournisseur existant qui n'a pas encore été invité

• Inscription en attente : Fournisseur a été invité au portail fournisseur

• Entrée du fournisseur en attente : En attente de modifications de la part du fournisseur après qu'il a complété l'inscription

• Approbation en attente : Fournisseur a terminé l'inscription, en attente de la première approbation

• Approbation AP en attente : Fournisseur a été approuvé la première fois, en attente de la deuxième approbation

• Approuvé : Fournisseur a été approuvé

• Rejeté : Fournisseur a été rejeté

Dans ce guide vidéo complet, les spectateurs sont présentés au tableau de bord de DocBits et à sa gamme de fonctionnalités. De la filtrage et la gestion des documents ouverts à l'importation de pièces jointes via divers canaux tels que l'e-mail, le scanner ou l'API, le tutoriel offre une démonstration étape par étape.

Les fonctionnalités clés sont mises en avant, notamment comment filtrer les documents par statut ou par assigné, localiser des détails spécifiques comme les numéros de facture et changer l'assigné pour des documents individuels. La facilité et l'efficacité du système sont démontrées, en mettant l'accent sur le contrôle et la personnalisation qu'il offre aux utilisateurs. Le tutoriel prépare le terrain pour une exploration plus approfondie de la validation de document au sein de DocBits.

Découvrez dans cette vidéo comment gérer professionnellement les divergences lors de l'association des bons de commande avec DocBits. Nous vous guidons pas à pas sur ce qu'il convient de faire lorsque les chiffres ne correspondent pas. Que vous soyez un gestionnaire ERP expérimenté ou un comptable financier en herbe, vous apprendrez à gérer efficacement et en toute sécurité les divergences.

Découvrez comment notre intelligence artificielle spéciale en essaim dans DocBits vous guide à travers tout le processus et comment vous pouvez utiliser notre documentation pour trouver rapidement des solutions aux problèmes ou aux incertitudes. Rejoignez les nombreux clients satisfaits qui ont optimisé leurs processus avec DocBits.

Explorez les capacités révolutionnaires de DocBits, un outil de gestion de documents de pointe qui simplifie les complexités de l'extraction de tableaux, de la correspondance des bons de commande (PO) et de la gestion des factures de coûts.

Dans cette vidéo, nous explorons les fonctionnalités uniques de DocBits, en mettant l'accent sur l'extraction de tableaux basée sur l'IA qui gère sans effort même les mises en page de table les plus complexes. Avec un taux de précision allant jusqu'à 95 %, le système automatise l'extraction, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Bienvenue dans le Cours pour Débutants de DocBits, votre guide complet pour révolutionner la gestion des documents de votre entreprise !

Dans l'environnement financier complexe d'aujourd'hui, la gestion des confirmations de commande, des bons de livraison, de la facturation et de la comptabilité des coûts n'est pas une mince affaire. C'est là que DocBits brille. Avec plus de 20 intégrations et une compatibilité inégalée avec Infor CloudSuite, LN et M3, DocBits se distingue des autres solutions sur le marché.

Dans cette vidéo, les spectateurs sont présentés à l'interface conviviale de DocBit, en mettant spécifiquement l'accent sur la validation de documents. Le tutoriel met l'accent sur la simplicité du système, où aucun codage ou formule complexe n'est requis.

Grâce à l'IA et à l'intelligence de groupe, la plupart des champs sont extraits automatiquement, permettant aux utilisateurs d'extraire facilement des informations en cliquant sur les valeurs dans le document. De plus, les spectateurs apprennent sur la flexibilité d'extraire des zones spécifiques en double-cliquant ou en dessinant autour de la région souhaitée.

Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Aperçu

Ce document décrit le plan de test pour l'automatisation des factures utilisant DocBits avec Infor LN ou M3. Il inclut des détails sur les cas de test, la préparation des tests, les étapes d'exécution et les processus de support.

Cas de Test

Plan de Test avec le Client

1. Mise en Place

• Réunion Initiale : Planifiez une réunion de lancement avec le client pour expliquer le processus de test et les objectifs.

• Accès et Permissions : Assurez-vous que le client dispose de tous les accès nécessaires à DocBits et Infor LN ou M3 à des fins de test.

2. Préparation des Tests

• Formation : Fournissez une formation complète à l'équipe du client sur l'utilisation de DocBits pour le traitement des factures.

• Documentation : Partagez une documentation détaillée sur les procédures de test, y compris les résultats attendus pour chaque cas de test.

3. Exécution des Cas de Test

• Environnement de Test : Mettez en place un environnement de test qui reproduit le système de production du client aussi fidèlement que possible.

• Tests Étape par Étape : Travaillez avec le client pour exécuter chaque cas de test, en veillant à ce qu'il comprenne chaque étape :

  • Traitez les factures via DocBits.

  • Vérifiez la sortie dans le module de correspondance des bons de commande.

  • Vérifiez les résultats d'exportation dans LN ou M3.

4. Résolution des Problèmes

• Suivi : Utilisez un système de suivi (comme Jira ou une simple feuille de calcul) pour enregistrer tout problème ou écart survenant pendant les tests.

• Support : Fournissez un support immédiat pour résoudre les problèmes et clarifier tout doute.

5. Vérification et Retour d'Information

• Vérification : Après chaque cas de test, vérifiez les résultats avec le client pour garantir l'exactitude.

• Boucle de Retour d'Information : Collectez les retours du client sur le processus et les améliorations nécessaires.

6. Finalisation

• Documentation des Résultats : Documentez les résultats de chaque cas de test et fournissez un rapport récapitulatif au client.

• Réunion de Revue : Organisez une réunion de revue pour discuter des résultats des tests et des étapes supplémentaires nécessaires avant le passage en production.

7. Préparation au Lancement

• Rafraîchissement de la Formation : Proposez une session de formation de rafraîchissement si nécessaire.

• Plan de Support : Développez un plan de support pour la phase de lancement initial afin d'assurer une transition en douceur.

1. Vous recevrez une invitation avec un lien par E-mail pour commencer le processus d'inscription. Veuillez cliquer sur « Aller à l'inscription », soumettre les informations requises et accepter les termes et conditions pour commencer.
2. Détails du Fournisseur

   Veuillez vérifier que le nom du Fournisseur est correct. C'est un détail critique pour des raisons d'identité et légales qui ne peut pas être modifié. Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Données d'Adresse. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
3. Données d'Adresse Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Contact du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
4. Contact du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Financière du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
5. Financier du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Achats du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
6. Achats du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Certificats du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
7. Certificats du Fournisseur Veuillez télécharger tous les certificats requis (Fiscal, Assurance, Diversification des Fournisseurs). Veuillez enregistrer vos progrès si vous devez revenir pour compléter le processus d'inscription plus tard. Une fois terminé, cliquez sur « Envoyer pour approbation ».
8. Veuillez télécharger tous les certificats requis (Fiscal, Assurance, Diversification des Fournisseurs). Veuillez enregistrer vos progrès si vous devez revenir pour compléter le processus d'inscription plus tard. Une fois terminé, cliquez sur « Envoyer pour approbation ».
9. Veuillez vérifier votre E-mail pour une confirmation que vous avez complété le processus d'inscription.

1. Nom de l'entreprise : Le nom légal de l'entreprise tel qu'enregistré.

2. Rue + Numéro : L'adresse physique du siège social de l'entreprise.

3. Code postal : Le code ZIP ou postal de l'adresse de l'entreprise.

4. Ville : La ville où se trouve l'entreprise.

5. État : L'état ou la région où est basée l'entreprise.

6. Pays : Le pays d'opération de l'entreprise.

7. Identifiant de l'entreprise : Un identifiant unique pour l'entreprise, qui pourrait être utilisé en interne ou pour des intégrations avec d'autres systèmes.

8. Identifiant fiscal : Le numéro d'identification fiscale de l'entreprise, important pour les opérations financières et les rapports.

9. Identifiant du registre commercial : Le numéro d'enregistrement de l'entreprise au registre du commerce, qui pourrait être important pour la documentation légale et officielle.

10. Numéro de téléphone officiel de l'entreprise : Le numéro de contact principal de l'entreprise.

11. Email officiel de l'entreprise : L'adresse e-mail principale qui sera utilisée pour les communications officielles.

Les informations saisies ici peuvent être cruciales pour garantir que des documents tels que les factures, la correspondance officielle et les rapports soient correctement formatés avec les détails de l'entreprise corrects. Cela aide également à maintenir la cohérence dans la représentation de l'entreprise dans diverses communications externes et documents. Après avoir saisi ou mis à jour les informations, l'administrateur doit enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" pour garantir que toutes les modifications sont appliquées à l'ensemble du système.

De plus, la section fournit une vue du plan d'abonnement, montrant combien de jours il reste, les dates de début et de fin, et un compteur d'utilisation d'abonnement qui suit la consommation de jetons de service par rapport à ce qui est alloué dans le plan. Cela peut aider les administrateurs à surveiller et à planifier les renouvellements d'abonnement ou les mises à niveau en fonction des tendances d'utilisation.

Aperçu

Le paramètre Couleur de l'application permet aux administrateurs de définir le schéma de couleurs de l'interface de l'application. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour distinguer les différents environnements tels que le test, le bac à sable et la production. En attribuant des couleurs distinctes à chaque environnement, les utilisateurs peuvent facilement identifier dans quel environnement ils travaillent, réduisant ainsi le risque d'effectuer des actions critiques dans le mauvais environnement.

Accéder au paramètre Couleur de l'application

1. Naviguer vers les paramètres de l'entreprise :

   • Dans le menu principal, cliquez sur la section Informations sur l'entreprise.

2. Localiser la section Couleur de l'application :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Couleur de l'application dans les paramètres des Informations sur l'entreprise.

Définir la couleur de l'application

1. Choisir une couleur :

   • Cliquez sur la boîte de couleur ou entrez un code hexadécimal directement dans le champ de texte.

   • Un sélecteur de couleur apparaîtra, vous permettant de sélectionner la couleur souhaitée.

   • Vous pouvez entrer un code hexadécimal spécifique si vous avez une couleur prédéterminée pour l'environnement.

2. Enregistrer la couleur :

   • Une fois que vous avez sélectionné la couleur, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le changement.

   • L'interface de l'application se mettra immédiatement à jour pour refléter la nouvelle couleur.

3. Réinitialiser par défaut :

   • Si vous souhaitez revenir à la couleur par défaut, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

Meilleures pratiques pour les couleurs des environnements

Pour éviter toute confusion, il est recommandé d'établir un schéma de couleurs standard pour chaque environnement :

• Production : Utilisez une couleur neutre ou par défaut, telle que #FFFFFF (blanc) ou #f0f0f0 (gris clair), pour indiquer l'environnement en direct.

• Test : Utilisez une couleur vive ou d'alerte, telle que #ffcc00 (jaune) ou #ffa500 (orange), pour indiquer un environnement de test.

• Bac à sable : Utilisez une couleur distincte, telle que #007bff (bleu) ou #6c757d (gris), pour indiquer un environnement de bac à sable ou de développement.

Avis sur le plan d'abonnement

Sous la section Couleur de l'application, les administrateurs verront également des informations relatives au Plan d'abonnement. Cela inclut le plan actuel, son statut et le nombre de jours restants d'abonnement.

Importance de la couleur de l'application

Le paramètre Couleur de l'application est un outil simple mais efficace pour aider les utilisateurs à reconnaître rapidement l'environnement dans lequel ils travaillent. En sélectionnant et en gérant soigneusement ces couleurs, les organisations peuvent minimiser les erreurs et améliorer l'efficacité du flux de travail.

Voici quelques recommandations éprouvées pour utiliser les paramètres de manière efficace afin d'optimiser le traitement des documents, d'améliorer la précision des données et d'assurer la conformité.

Standardiser les modèles et les paramètres linguistiques :

• Créez des directives claires pour l'utilisation des modèles de formatage et des paramètres linguistiques afin d'assurer la cohérence de tous les documents.

• Formez régulièrement les employés sur l'utilisation correcte des modèles et des paramètres linguistiques.

Activer la correction automatique et la vérification orthographique :

• Encouragez les employés à effectuer une vérification orthographique avant de finaliser un document pour identifier et corriger les fautes de frappe et les erreurs grammaticales.

Utiliser la gestion des versions et le suivi des modifications :

• Utilisez la gestion des versions et le suivi des modifications pour suivre l'historique des modifications et garantir la traçabilité des changements.

• Documentez soigneusement les changements et les commentaires pour soutenir le processus de révision et faciliter la collaboration.

Configuration soigneuse de la sécurité des documents :

• Définissez des restrictions d'accès claires pour garantir que les documents confidentiels ne peuvent être consultés et modifiés que par des personnes autorisées.

• Mettez régulièrement à jour les mots de passe et les droits d'accès pour assurer la sécurité et répondre aux exigences de conformité.

Formation et mises à jour régulières :

• Formez régulièrement les employés sur la manière d'utiliser DocBits et ses fonctionnalités de manière efficace.

• Restez à jour avec les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités et mettez-les en œuvre si nécessaire pour améliorer l'efficacité et la sécurité.

Flux de travail et politiques documentés :

• Créez des politiques de traitement des documents et des flux de travail clairs qui couvrent l'utilisation des différents paramètres et fonctionnalités.

• Documentez les exigences de conformité et assurez-vous que tous les employés les comprennent et s'y conforment.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, vous pouvez augmenter l'efficacité dans DocBits, améliorer la précision des données et garantir qu'il respecte les exigences de conformité pertinentes.

Aperçu

La zone Plus de paramètres permet aux administrateurs de configurer divers aspects du traitement des documents qui ne sont pas couverts par les paramètres de base. Cela inclut des options pour l'extraction de tableaux, la révision de documents, la génération de PDF, les processus d'approbation et des paramètres spécifiques à des opérations particulières comme les bons de commande ou la comptabilité.

Fonctionnalités clés et options

1. Extraction de tableaux:

• Ignorer la validation des tableaux : Permet de contourner le processus de validation des données de tableau, ce qui peut être utile dans des scénarios où la validation des données doit être flexible.

1. En révision:

• Concevoir le formulaire de révision : Configure la mise en page et les champs qui apparaissent dans les formulaires de révision utilisés pendant le processus de révision des documents.

1. Génération de PDF:

• Concevoir le modèle : Spécifie le modèle utilisé pour générer des versions PDF des documents, ce qui peut être crucial pour l'archivage ou la communication externe.

1. Approbation:

• Approuver avant l'exportation : Garantit que les documents doivent être approuvés avant de pouvoir être exportés du système.

• Deuxième approbation : Ajoute une couche supplémentaire d'approbation pour une validation supplémentaire, renforçant le contrôle sur le traitement des documents.

1. Bon de commande / Comptabilité automatique:

• Tableau BC dans le générateur de mise en page : Permet l'inclusion de tableaux de bons de commande dans le générateur de mise en page pour des mises en page de documents personnalisées.

• Bon de commande : Active le traitement des documents de bons de commande dans le système.

• Paramètre de tolérance BC : Définit les niveaux de tolérance pour les quantités de bons de commande, ce qui aide à accommoder de légères divergences sans les signaler comme des erreurs.

1. Exportation alternative de documents:

• Désactiver les statuts BC : Permet de désactiver certains statuts pour les bons de commande lors du processus d'exportation, offrant une flexibilité dans la gestion des commandes.

1. Carte numéro d'article fournisseur:

• Un paramètre utilitaire qui fait correspondre les numéros d'article fournisseur aux numéros d'article internes, garantissant la précision dans la gestion des stocks et des bons de commande.

Voici des explications détaillées sur la signification et l'utilisation des paramètres listés dans le traitement des documents pour faciliter des flux de travail individuels et contrôlés :

Ignorer la validation des tableaux :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet d'ignorer la validation des tableaux.

Utilisation :

• Cela est utile lors de l'utilisation de tableaux dont la structure change fréquemment ou lorsque la validation entraîne des retards inutiles. Ignorer la validation peut accélérer le traitement, mais cela ne doit être utilisé que si la qualité des données est par ailleurs assurée.

Détection de documents en double

Objectif :

• Ce paramètre permet la détection automatique des documents en double en fonction des champs sélectionnés.

Utilisation :

• Cet outil est conçu pour empêcher le traitement de documents identiques deux fois, garantissant ainsi l'efficacité du flux de travail de traitement.

Conception dans le formulaire de révision :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir des documents directement en mode révision.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations pendant la révision et apporter des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Formulaire de rejet de conception :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir la vue des documents rejetés directement.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations tout en apportant des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Modèle de conception :

Objectif :

• Modèles pour standardiser les mises en page et le formatage des documents.

Utilisation :

• Facilite la création de documents cohérents et professionnels. Les entreprises peuvent créer leurs propres modèles de conception qui respectent les directives de marque et les normes de formatage, augmentant ainsi l'efficacité et améliorant l'apparence des documents.

Exporter vers IDM (Gestion des documents d'information) :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents vers un système de gestion des documents d'information (IDM).

Utilisation :

• Cette fonction est utilisée pour exporter des documents directement du système de création ou de révision vers un système IDM pour les stocker, les gérer et faciliter leur accès de manière centralisée. Cela améliore l'organisation et la traçabilité des documents, garantit qu'ils sont conservés en toute sécurité et facilite le respect des réglementations de conformité.

Approbation :

Objectif :

• Flux de travail d'approbation des documents.

Utilisation :

• Définit les étapes d'approbation et les responsabilités. Ce paramètre est essentiel pour le respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires. Il garantit que toutes les parties concernées ont examiné et approuvé le document avant qu'il ne soit finalisé. Une fois le document finalisé, il peut être estampillé d'un tampon d'approbation.

Formulaire d'approbation de conception :

Formulaire d'approbation de conception v2 :

Formulaire de deuxième approbation de conception :

Commande d'achat / Comptabilité automatique :

Objectif :

• Automatise le traitement et l'enregistrement des commandes d'achat.

Utilisation :

• Facilite la création et le traitement automatiques des commandes d'achat et leur enregistrement dans les systèmes financiers. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité dans le processus d'achat et de comptabilité.

Tableau de commande d'achat dans le constructeur de mise en page :

Objectif :

• Permet l'intégration des tableaux de commandes d'achat dans la mise en page des documents.

Utilisation :

• Conçoit des tableaux de commandes d'achat directement dans le constructeur de mise en page et les adapte aux exigences spécifiques. Cela garantit un design homogène et cohérent des documents contenant des informations sur les commandes d'achat.

Exporter les lignes de commande d'achat non correspondantes :

Objectif :

• Exporte les lignes de commande d'achat qui ne correspondent pas aux commandes d'achat existantes.

Utilisation :

• Identifie et exporte les lignes qui peuvent contenir des erreurs ou nécessiter une révision spéciale. Cela aide à détecter et à corriger les écarts avant que les commandes ne soient finalisées.

Paramètres de tolérance de commande d'achat :

Objectif :

• Définit les limites de tolérance pour les écarts dans les commandes d'achat.

Utilisation :

• Détermine combien d'écart par rapport à la commande est acceptable sans nécessiter d'approbation supplémentaire.

• Cela inclut les écarts de prix ou de quantité. Ce paramètre aide à rationaliser le processus d'approbation et à éviter des retards inutiles.

Paramètres de tolérance de commande d'achat supplémentaires :

Objectif :

• Ces paramètres fournissent des options de configuration avancées pour les commandes d'achat (PO) afin de répondre à des exigences commerciales spécifiques.

Utilisation :

• Vous pouvez définir des paramètres et des conditions supplémentaires pour les commandes d'achat, tels que les conditions de livraison, les conditions de paiement spécifiques. Cela facilite un contrôle précis et une personnalisation des processus de commande d'achat, améliorant ainsi l'efficacité et la précision des achats.

Export alternatif de documents :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents dans différents formats ou par des méthodes alternatives.

Utilisation :

• Vous pouvez spécifier dans quels formats (par exemple, PDF, DOCX, XML) ou par quels canaux (par exemple, email, stockage cloud) les documents doivent être exportés. Cela augmente la flexibilité et permet d'exporter des documents selon les exigences de différents destinataires ou systèmes.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Objectif :

• Ce paramètre permet de désactiver ou de verrouiller certains statuts des commandes d'achat afin de contrôler le flux de travail.

Utilisation :

• Les entreprises peuvent spécifier quels statuts doivent être désactivés dans certaines situations pour empêcher les commandes d'être modifiées ou éditées incorrectement. Cela est utile pour garantir l'intégrité et la cohérence du processus de commande d'achat.

• Par exemple, une commande qui a déjà été approuvée et libérée pour livraison ne pourrait plus être traitée ou annulée.

Importance pour des flux de travail contrôlés

Paramètres supplémentaires de commande d'achat :

Personnalisation individuelle :

• Permet l'ajustement des paramètres de commande aux exigences commerciales spécifiques, ce qui augmente l'efficacité et la précision dans les achats.

Processus contrôlés :

• Soutient la mise en œuvre de règles et de procédures d'achat détaillées.

Paramètres supplémentaires de tolérance de commande d'achat :

Processus d'approbation efficaces :

• Minimise les étapes d'approbation inutiles en définissant des limites de tolérance claires.

Gestion des risques :

• Aide à identifier les écarts significatifs à un stade précoce et à prendre des mesures appropriées.

Export alternatif de documents :

Flexibilité :

• Permet l'exportation de documents dans différents formats qui répondent aux exigences de différents systèmes et destinataires.

Efficacité :

• Automatise le processus d'exportation, réduisant le travail manuel et les erreurs.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Contrôle des processus :

• Empêche les modifications ou les éditions non désirées des commandes qui sont déjà dans un statut avancé.

Sécurité :

• Protège l'intégrité du processus de commande et garantit que seules des modifications autorisées sont effectuées.

Même avec une configuration soigneuse, le traitement des documents peut parfois rencontrer des problèmes. Voici quelques conseils de dépannage pour les problèmes courants qui peuvent survenir en raison des configurations :

Paramètres de commande supplémentaires :

• Vérifiez que tous les paramètres supplémentaires sont correctement configurés et répondent aux exigences commerciales.

• Assurez-vous que la configuration correspond aux exigences du système et aux besoins des utilisateurs.

Exportation vers IDM :

• Assurez-vous que la connexion au système IDM est correctement configurée et que toutes les autorisations nécessaires sont en place.

• Vérifiez que le format du document est compatible avec les exigences du système IDM.

Paramètres de tolérance supplémentaires :

• Assurez-vous que les limites de tolérance sont réalistes et réalisables.

• Vérifiez régulièrement que les limites de tolérance répondent aux exigences commerciales actuelles.

Exportation alternative de documents :

• Testez l'exportation dans différents formats pour vous assurer que toutes les informations requises sont exportées correctement.

• Assurez-vous que les formats d'exportation sont compatibles avec les exigences des destinataires ou des systèmes cibles.

État de désactivation de la commande :

• Révisez la configuration de désactivation de l'état pour vous assurer qu'elle ne bloque pas inutilement le flux de travail.

• Assurez-vous que tous les utilisateurs sont conscients des changements d'état et savent comment réagir.

En appliquant ces paramètres et meilleures pratiques, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de traitement des documents, améliorer la précision des données et garantir la conformité réglementaire.

Aperçu

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de visualiser et de gérer les correspondances entre les numéros d'article internes et les numéros d'article des fournisseurs. Cette fonctionnalité garantit que les écarts entre votre système et ceux de vos fournisseurs sont traités efficacement. Vous pouvez examiner, modifier et supprimer les correspondances incorrectes pour maintenir l'exactitude des données.

Accéder à la Carte des Numéros d'Article Fournisseur

1. Naviguer vers les Paramètres :

   • Allez dans la section Paramètres de votre tableau de bord administrateur.

2. Accéder aux Types de Documents :

   • Sous Paramètres, sélectionnez Types de Documents.

3. Plus de Paramètres :

   • Cliquez sur Plus de Paramètres pour accéder à des options de configuration supplémentaires.

4. Carte des Numéros d'Article Fournisseur :

   • Dans la section Plus de Paramètres, vous trouverez le tableau Carte des Numéros d'Article Fournisseur. Ce tableau répertorie toutes les correspondances actuelles entre vos numéros d'article internes et les numéros d'article correspondants des fournisseurs.

Gestion des Correspondances de Numéros d'Article

1. Visualiser les Correspondances :

   • Le tableau affiche les colonnes suivantes :

     • ID Fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.

     • Numéro d'Article : Votre numéro d'article interne pour le produit.

     • Numéro d'Article Fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.

     • Action : Options pour gérer les correspondances.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Si vous identifiez une correspondance incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille (🗑) dans la colonne Action.

   • Une invite de confirmation apparaîtra pour s'assurer que vous souhaitez supprimer la correspondance.

3. Modifier les Correspondances :

   • (Si applicable) Vous pouvez également avoir la possibilité de modifier les correspondances existantes pour corriger d'éventuels écarts. Cela pourrait impliquer de cliquer sur le numéro d'article ou le numéro de fournisseur pour apporter des modifications.

Exemple de Flux de Travail

1. Identifier les Écarts :

   • Examinez régulièrement la Carte des Numéros d'Article Fournisseur pour identifier les écarts ou les correspondances incorrectes.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Pour toute correspondance incorrecte, cliquez sur l'icône de la corbeille pour les supprimer.

3. Rentrer les Correspondances Correctes :

   • Assurez-vous que les correspondances correctes sont saisies soit manuellement lors de la prochaine transaction, soit en modifiant les entrées existantes si le système le permet.

Configurer les notifications par e-mail est essentiel. Les notifications par e-mail dans DocBits peuvent être configurées pour informer les utilisateurs de divers événements liés aux documents, tels que : la fin du traitement, les erreurs d'importation ou d'exportation, ou les demandes d'intervention des utilisateurs. Cet outil est essentiel pour maintenir une communication efficace et la continuité opérationnelle dans les environnements de traitement de documents. Voici quelques raisons pour lesquelles cela est important :

Communication en temps réel :

• Les alertes par e-mail permettent aux utilisateurs d'être immédiatement informés des événements ou des changements importants dans leur système de gestion de documents. Cela garantit que toutes les parties concernées sont immédiatement informées des mises à jour importantes.

Transparence et traçabilité :

• En configurant les notifications par e-mail, les utilisateurs peuvent suivre et surveiller l'état des événements de traitement des documents. Cela améliore la transparence et la traçabilité dans le système de gestion de documents.

Réactions rapides :

• La notification automatique des événements tels que les publications de documents, les commentaires ou les approbations permet aux utilisateurs de répondre rapidement aux demandes ou aux mises à jour. Cela aide à augmenter l'efficacité et la productivité.

Automatisation des flux de travail :

• Les notifications par e-mail peuvent être intégrées dans les flux de travail pour envoyer automatiquement des notifications aux utilisateurs concernés lorsque certaines actions sont effectuées. Cela permet une automatisation fluide des processus commerciaux.

Rappels et délais :

• La configuration des notifications par e-mail peut être utilisée pour rappeler aux utilisateurs les délais à venir ou les tâches en attente. Cela aide à garantir que les tâches importantes sont terminées à temps.

Dans l'ensemble, la configuration des notifications par e-mail joue un rôle important dans l'amélioration de la communication, l'augmentation de l'efficacité et la garantie que les événements de traitement des documents sont gérés de manière opportune et efficace. En automatisant les notifications, les organisations peuvent s'assurer que les informations importantes ne sont pas perdues et que toutes les parties concernées sont toujours tenues au courant.

Ce paramètre est essentiel pour garantir que les parties prenantes sont informées de l'état de traitement des documents importants, ce qui aide à une prise de décision rapide et à une gestion efficace des flux de travail documentaires.

Composants de la Section Groupes et Autorisations

1. Activer/Désactiver les Groupes et Autorisations : Un interrupteur qui permet à l'administrateur système d'activer ou de désactiver l'utilisation des groupes et des autorisations sur la plateforme. Lorsqu'il est désactivé, le système peut revenir à un modèle de contrôle d'accès moins granulaire.

2. Liste des Groupes : Affiche la liste des groupes d'utilisateurs disponibles au sein de l'organisation. Chaque groupe peut être configuré avec des autorisations spécifiques. Les administrateurs peuvent ajouter de nouveaux groupes en cliquant sur le bouton "+ Nouveau".

3. Table des Autorisations :

• Affichée une fois qu'un groupe est sélectionné ou qu'un nouveau groupe est en cours de configuration.

• Liste tous les types de documents reconnus par le système (par exemple, FACTURE, NOTE DE CRÉDIT, BON DE LIVRAISON).

• Pour chaque type de document, il existe des cases à cocher pour différentes autorisations :

  • Voir : Autorisation de voir le document.

  • Mettre à jour : Autorisation de modifier le document.

  • Supprimer : Autorisation de supprimer le document du système.

  • Première Approbation : Autorisation d'effectuer l'approbation initiale du document.

  • Deuxième Approbation : Autorisation d'effectuer un deuxième niveau d'approbation (si applicable).

Pour modifier, désactiver ou supprimer des notifications existantes et les adapter aux changements dans les flux de traitement de documents ou les responsabilités des utilisateurs, vous pouvez faire ce qui suit :

Accédez aux paramètres de notification : Allez dans les paramètres de votre système où vous pouvez gérer les notifications. Vous pouvez les trouver dans la section « Paramètres », « Paramètres globaux » puis sous « Notification par e-mail ».

Recherchez la liste des notifications existantes : Dans les paramètres de notification, vous trouverez une liste des notifications existantes. Cette liste vous montre toutes les notifications qui sont actuellement configurées.

Modifier une notification : Pour modifier une notification existante, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option de modification. Cela vous permet de changer les paramètres de notification, tels que le type de document, le statut, les événements déclencheurs ou les destinataires.

Désactiver une notification : Si vous souhaitez désactiver temporairement une notification, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option pour la désactiver. Cela arrêtera temporairement la notification sans la supprimer, afin que vous puissiez la réactiver plus tard si nécessaire.

Supprimer une notification : Pour supprimer définitivement une notification, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option de suppression. Cela supprimera complètement la notification du système et ne pourra pas être restauré.

S'adapter aux Changements : Passez en revue périodiquement vos paramètres de notification et ajustez-les si nécessaire pour refléter les changements dans les flux de traitement de documents ou les responsabilités des utilisateurs. Cela pourrait inclure la mise à jour des notifications en raison de nouveaux événements, de responsabilités modifiées ou d'autres changements organisationnels.

Enregistrez les modifications : Après avoir apporté vos modifications, n'oubliez pas de les enregistrer pour qu'elles prennent effet.

En révisant et en ajustant régulièrement vos paramètres de notification, vous pouvez vous assurer que vos notifications répondent toujours aux besoins et aux flux de travail actuels. Cela aide à garantir une communication efficace et à s'assurer que les bonnes personnes sont informées des événements importants en temps voulu.

Voici quelques meilleures pratiques pour utiliser efficacement les notifications par e-mail :

• Conception claire et informative : Assurez-vous que vos messages de notification sont clairs et informatifs. Utilisez un langage concis pour communiquer l'essence de la notification et fournissez des instructions ou des appels à l'action clairs lorsque cela est nécessaire.

• Éviter la surcharge de notifications : Choisissez soigneusement les conditions de déclenchement de vos notifications pour éviter de surcharger les utilisateurs avec des notifications inutiles. Assurez-vous que les notifications ne sont déclenchées que pour des événements pertinents et qu'elles apportent une réelle valeur aux destinataires.

• Définir des priorités : Si vos notifications ont des priorités différentes, assurez-vous que cela se reflète dans les paramètres. Par exemple, vous pouvez distinguer les notifications urgentes de celles qui sont moins importantes et agir en conséquence.

• Mettre à jour régulièrement les adresses e-mail : Assurez-vous que les adresses e-mail des utilisateurs sont vérifiées et mises à jour régulièrement pour garantir que les notifications sont envoyées aux bons destinataires. Cela est particulièrement important en cas de changements d'employés ou de changements de responsabilités.

• Personnalisation : Si possible, personnalisez les notifications en incluant le nom du destinataire et d'autres informations pertinentes. Cela rend les notifications plus engageantes et aide les utilisateurs à les prendre au sérieux.

• Obtenir des retours : Demandez régulièrement des retours aux utilisateurs pour vous assurer que les notifications répondent à leurs besoins et sont efficaces. Prenez en compte les retours lors de l'ajustement de vos paramètres de notification.

• Tests et surveillance : Testez régulièrement vos systèmes de notification pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement et surveillez les performances pour identifier et résoudre les problèmes rapidement.

En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez vous assurer que vos notifications par e-mail sont efficaces et contribuent à garantir une communication et une collaboration fluides au sein de votre organisation.

Voici quelques conseils et étapes supplémentaires de dépannage des notifications retardées que vous pouvez suivre pour résoudre les retards dans la livraison des notifications :

Notifications retardées :

• Vérifiez les retards réseau :

• Assurez-vous que le réseau par lequel les notifications sont envoyées n'est pas congestionné ou perturbé. Les problèmes de réseau tels que la perte de paquets ou les retards peuvent affecter la livraison des e-mails.

• Surveillance de la file d'attente des e-mails :

• Vérifiez la file d'attente du serveur de messagerie pour déterminer si les notifications sont mises en file d'attente et envoyées correctement. Un grand nombre d'e-mails dans la file d'attente peut indiquer des problèmes avec le serveur de messagerie.

• Vérification de la configuration SMTP :

• Vérifiez que la configuration SMTP est correcte et que le serveur de messagerie est correctement configuré pour envoyer des e-mails sortants. Vérifiez les paramètres d'authentification et l'adresse du serveur pour vous assurer qu'ils sont corrects.

• Vérifiez les pare-feu et les paramètres de sécurité :

• Vérifiez les paramètres du pare-feu et d'autres paramètres de sécurité pour vous assurer que le serveur de messagerie est correctement configuré pour envoyer des e-mails sortants et qu'aucun port utilisé pour les e-mails n'est bloqué. L'expédition est requise.

• Vérification de l'utilisation du serveur :

• Vérifiez l'utilisation du serveur hébergeant le système de gestion de documents pour vous assurer qu'il n'y a pas de goulets d'étranglement des ressources qui pourraient affecter la livraison des notifications.

En effectuant ces vérifications supplémentaires, vous pouvez identifier les causes potentielles des notifications retardées et prendre des mesures appropriées pour optimiser la livraison des notifications et garantir que les utilisateurs sont informés en temps voulu.

Pour accéder aux paramètres de notification par e-mail, suivez ces étapes :

• Accédez à la section Paramètres Globaux dans votre compte utilisateur ou votre panneau d'administration.

• Recherchez l'option pour les notifications par e-mail.

• Cliquez sur l'option appropriée pour ouvrir les paramètres de notification par e-mail.

Dans ces paramètres, vous pouvez ensuite effectuer les configurations souhaitées pour vous assurer que vous recevez des notifications selon vos préférences. N'oubliez pas d'ajuster les paramètres en fonction de vos besoins et de vous assurer qu'ils respectent la politique de confidentialité et les normes de sécurité de votre organisation.

Créer une nouvelle notification :

• Cliquez sur le bouton pour ajouter ou créer une nouvelle notification.

Fonctionnalités et Options Clés

1. Configuration de la Notification par E-mail :

• Nom : Entrez le nom ici

• L'identifiant de la notification, aidant les utilisateurs à reconnaître l'objectif du paramètre de notification.

• Type de Document : Sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez recevoir une notification. Cela pourrait être l'ajout d'un nouveau document, la suppression d'un document, la mise à jour d'un document ou d'autres événements pertinents.

• Associe la notification à un type de document spécifique, permettant des alertes ciblées en fonction du cycle de traitement du document.

• Statut : Spécifiez le statut ou la condition qui devrait déclencher une notification lorsqu'il change. Cela pourrait être un statut de flux de travail spécifique, un statut d'approbation, un statut d'erreur ou tout autre statut pertinent.

• Priorité : sélectionnez la priorité appropriée. Par exemple, cela pourrait être "Faible", "Moyenne" ou "Élevée".

• Définit le niveau d'urgence de la notification, ce qui peut prioriser l'alerte par e-mail dans la boîte de réception du destinataire.

• Délai : Entrez la durée souhaitée pour spécifier le temps de délai avant l'envoi de la notification. Cela pourrait être fait en minutes, heures ou jours selon les paramètres de votre système.

• En configurant un temps de délai avant l'envoi de la notification, les utilisateurs ont suffisamment de temps pour toute annulation ou correction avant que l'alerte ne soit émise. Cela peut aider à prévenir les erreurs et améliorer l'expérience utilisateur.

• Adresse E-mail : Entrez les adresses e-mail des destinataires à qui la notification doit être envoyée. Les utilisateurs peuvent entrer plusieurs adresses e-mail pour spécifier plusieurs destinataires. Cela pourrait signifier que les notifications sont envoyées à des adresses e-mail spécifiques en fonction des propriétés du document en question ou du rôle de l'utilisateur.

Informations Actionnables :

• Envoyer un E-mail à l'Utilisateur Assigné : Un paramètre optionnel qui, lorsqu'il est activé, envoie automatiquement des notifications à l'utilisateur assigné au document, garantissant que la partie responsable est toujours informée.

• Sauvegarder : Après avoir saisi toutes les informations requises, cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer les paramètres de notification.

Pour ajouter un nouveau groupe ou changer les permissions d'un groupe existant, vous pouvez faire ce qui suit :

• Naviguer vers les Paramètres de Groupe : Connectez-vous à votre compte administrateur et allez dans les Paramètres de Groupe dans le panneau d'administration.

Cette fenêtre s'ouvrira :

• Cliquez sur le bouton + Nouveau : Si vous souhaitez ajouter un nouveau groupe, cliquez sur le bouton + Nouveau pour commencer le processus d'ajout d'un nouveau groupe.

• Remplissez le tableau : Fournissez le nom du groupe et une description du groupe.

• Enregistrez les détails : Une fois que vous avez rempli le nom du groupe et la description, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Modification des Groupes :

• Modifier les Groupes : Pour modifier des groupes, cliquez sur "modifier", ici vous pouvez changer le nom du groupe.

• Activer les Groupes & permissions : Pour rendre le groupe visible, "Groupes & permissions" doit être activé.

• Vérifiez les résultats : Après avoir enregistré, examinez les résultats pour vous assurer que le groupe a été ajouté, modifié ou mis à jour avec succès.

Aperçu

La section Types de documents répertorie tous les types de documents reconnus et traités par Docbits. Les administrateurs peuvent gérer divers aspects tels que la mise en page, les définitions de champs, les règles d'extraction, et plus encore pour chaque type de document. Cette personnalisation est essentielle pour garantir une manipulation précise des données et se conformer aux normes organisationnelles.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des types de documents:

• Chaque ligne représente un type de document tel que Facture, Note de crédit, Bon de livraison, etc.

• Les types de documents peuvent être standard ou personnalisés, comme indiqué par des étiquettes telles que "Standard".

1. Modifier la mise en page: Cette option permet aux administrateurs de modifier les paramètres de mise en page du document, ce qui inclut la définition de l'apparence du document et l'emplacement des champs de données.

2. Sous-types de documents: Si certains types de documents ont des sous-catégories, cette option permet aux administrateurs de configurer des paramètres spécifiques à chaque sous-type.

3. Colonnes de tableau: Personnalisez les colonnes de données qui doivent apparaître lorsque le type de document est consulté dans des listes ou des rapports.

4. Champs: Gérez les champs de données associés au type de document, y compris l'ajout de nouveaux champs ou la modification de ceux existants.

5. Entraînement du modèle: Configurez et entraînez le modèle utilisé pour reconnaître et extraire des données des documents. Cela peut impliquer le paramétrage de modèles d'apprentissage automatique qui s'améliorent avec le temps et plus de données.

6. Regex: Configurez des expressions régulières utilisées pour extraire des données des documents en fonction de motifs. Cela est particulièrement utile pour l'extraction de données structurées.

7. Scripts: Écrivez ou modifiez des scripts qui exécutent des règles de traitement personnalisées ou des flux de travail pour les documents de ce type.

8. EDI (Échange de données informatisé): Configurez des paramètres liés à l'échange de documents dans des formats électroniques normalisés.

Aperçu

Le paramètre Champs fournit une interface utilisateur où les administrateurs peuvent gérer les propriétés et le comportement des champs de données individuels associés à un type de document. Chaque champ peut être ajusté pour optimiser la précision et l'efficacité de la capture et de la validation des données.

Fonctionnalités clés et Options

1. Configuration des Champs:

• Noms des Champs: Liste les noms des champs, correspondant généralement aux éléments de données dans le document, tels que "Numéro de Facture" ou "Date de Commande".

• Requis: Les administrateurs peuvent marquer les champs comme requis, s'assurant que des données doivent être saisies ou capturées pour que ces champs complètent le traitement du document.

• Lecture Seule: Les champs peuvent être définis en lecture seule pour empêcher toute modification après la capture des données ou pendant certaines étapes du traitement du document.

• Caché: Les champs peuvent être masqués dans l'interface utilisateur, utile pour les informations sensibles ou pour simplifier les flux de travail des utilisateurs.

1. Paramètres Avancés:

• Forcer la Validation: Garantit que les données saisies dans un champ respectent certaines règles de validation avant d'être acceptées.

• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères): Ce commutateur peut être activé pour permettre le traitement OCR pour un champ spécifique, utile pour l'extraction automatique de données à partir de documents numérisés ou numériques.

• Score de Correspondance: Les administrateurs peuvent définir un score de correspondance, un seuil utilisé pour déterminer le niveau de confiance de la reconnaissance ou de la correspondance des données, impactant la manière dont la validation des données et les contrôles de qualité sont effectués.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Nouveau Champ: Permet d'ajouter de nouveaux champs au type de document.

• Icônes d'Édition: Chaque champ a une icône d'édition qui permet aux administrateurs de configurer davantage les paramètres spécifiques au champ, tels que le type de données, les valeurs par défaut ou la logique métier connectée.

• Enregistrer les Paramètres: Valide les modifications apportées aux configurations des champs.

Dans Docbits, les paramètres Regex permettent aux administrateurs de définir des modèles personnalisés que le système utilise pour trouver et extraire des données à partir de documents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations où les données doivent être extraites à partir de texte non structuré ou lorsque les données suivent un format prévisible qui peut être capturé à l'aide de modèles regex.

Fonctionnalités clés et options

1. Gestion des Regex:

• Ajouter: Vous permet de créer un nouveau modèle regex pour un type de document spécifique.

• Enregistrer les modifications: Enregistre les modifications apportées aux configurations regex existantes.

• Modèle: Ici, vous pouvez définir le modèle regex qui correspond au format de données spécifique requis.

• Origine: Est l'origine du document - Par exemple, vous pouvez définir un regex différent en Allemagne

Aperçu

Le Gestionnaire de mise en page permet aux administrateurs de configurer visuellement et de modifier la mise en page des types de documents en définissant des propriétés pour divers champs de données et groupes au sein d'un document. Cette interface aide à garantir que les modèles d'extraction et les points de saisie manuelle de données s'alignent précisément sur la structure du document tel que numérisé ou téléchargé dans Docbits.

Composants clés

1. Groupes et Champs:

• Groupes: Unités organisationnelles au sein d'un type de document qui catégorisent les champs associés (par exemple, Détails de la facture, Détails de paiement). Ils peuvent être développés ou réduits et disposés pour refléter le regroupement logique dans le document réel.

• Champs: Points de données individuels au sein de chaque groupe (par exemple, Numéro de facture, Conditions de paiement). Chaque champ peut être personnalisé pour la capture, l'affichage et le traitement des données.

1. Panneau de propriétés:

• Ce panneau affiche les propriétés du champ ou du groupe sélectionné, permettant une configuration détaillée, telle que:

• Étiquette: L'étiquette visible pour le champ dans l'interface utilisateur.

• Nom du champ: L'identifiant technique utilisé dans le système.

• Largeur de l'élément en pourcentage: Détermine la largeur du champ par rapport à la mise en page du document.

• Index de tabulation: Contrôle l'ordre de tabulation pour la navigation.

• Exécuter un script en cas de modification: Indique si un script doit être exécuté lorsque la valeur du champ change.

• Afficher l'étiquette à gauche: Indique si l'étiquette est affichée à gauche du champ ou au-dessus.

• Est un champ de texte long: Spécifie si le champ doit être un champ de texte long, pouvant accueillir de plus grandes quantités de texte.

• Sélectionner le type de modèle: Option pour sélectionner quel type de modèle gérera l'extraction de ce champ.

• Longueur du champ: Longueur maximale des données à accepter dans ce champ.

• Mots-clés interdits: Mots-clés qui ne sont pas autorisés dans le champ.

1. Aperçu du modèle:

• Affiche un aperçu en temps réel de l'apparence du document en fonction de la configuration de mise en page actuelle. Cela aide à garantir que la mise en page correspond à la structure réelle du document et est essentiel pour tester et affiner la configuration de traitement du document.

Aperçu

L'interface des Colonnes de Tableau dans Docbits est utilisée pour spécifier les colonnes qui apparaissent dans les tableaux de données pour chaque type de document. Chaque colonne peut être configurée pour contenir des types spécifiques de données, telles que des chaînes de caractères ou des valeurs numériques, et peut être essentielle pour les fonctions de tri, de filtrage et de reporting au sein de Docbits.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Configuration de la Colonne:

• Nom de la Colonne: L'identifiant de la colonne dans la base de données.

• Titre: Le titre lisible par l'homme de la colonne qui apparaîtra dans l'interface.

• Type de Colonne: Définit le type de données de la colonne (par exemple, STRING, MONTANT), ce qui détermine le type de données pouvant être stockées dans la colonne.

• Nom de la Table: Indique à quelle table appartient la colonne, la reliant à un type de document spécifique comme INVOICE_TABLE.

1. Actions:

• Modifier: Modifier les paramètres d'une colonne existante.

• Supprimer: Supprimer la colonne du tableau, ce qui est utile si les données ne sont plus nécessaires ou si la structure de données du type de document change.

1. Ajout de Nouvelles Colonnes et Tables:

• Ajouter une Nouvelle Colonne de Table: Ouvre une boîte de dialogue où vous pouvez définir une nouvelle colonne, y compris son nom, si elle est requise, son type de données et la table à laquelle elle appartient.

• Créer une Nouvelle Table: Permet la création d'une nouvelle table, en définissant un nom unique qui sera utilisé pour stocker des données liées à un ensemble spécifique de types de documents.

Cette section est essentielle pour maintenir l'intégrité structurelle et la facilité d'utilisation des données dans le système Docbits, en veillant à ce que les données extraites des documents soient stockées de manière bien organisée et accessible.

Aperçu

Les types de documents sont essentiellement des versions spécialisées des principaux types de documents. Par exemple, sous le type de document principal "Facture", il peut y avoir des sous-types comme "Facture standard", "Facture pro forma" et "Avoir", chacun ayant des exigences de données ou des règles de traitement légèrement différentes.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des sous-types:

• Chaque ligne représente un sous-type d'un type de document principal.

• Inclut le nom du sous-type et un ensemble d'actions pouvant être effectuées sur celui-ci.

1. Actions:

• Champs: Configurez quels champs de données sont inclus dans le sous-type et comment ils sont gérés.

• Modifier la mise en page: Modifiez la mise en page visuelle pour afficher et saisir les informations pour ce sous-type.

• Scripts: Attachez ou modifiez des scripts qui exécutent des opérations spécifiques lorsque des documents de ce sous-type sont traités.

• Copier: Dupliquez une configuration de sous-type existante pour l'utiliser comme base pour une nouvelle.

• Supprimer: Supprimez le sous-type s'il n'est plus nécessaire.

1. Ajout de nouveaux sous-types:

• Le bouton "+ Nouveau" permet aux administrateurs de créer de nouveaux sous-types, en définissant des propriétés et des règles uniques selon les besoins.

Les sous-types de documents dans Docbits offrent un moyen flexible et puissant de gérer une variété de documents au sein d'un seul système, garantissant que chaque type et sous-type est traité avec précision et efficacité selon ses spécifications uniques.

Aperçu

Dans Docbits, les paramètres EDI fournissent des outils pour définir et gérer la structure et le format des messages EDI correspondant à divers types de documents, tels que les factures ou les bons de commande. Les paramètres permettent la personnalisation des messages EDI pour se conformer aux normes et aux exigences spécifiques des différents partenaires commerciaux et secteurs d'activité.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Éléments de Configuration EDI:

• Descripteur de Structure: Définit la structure de base du document EDI, y compris l'ordre des segments, les champs obligatoires et les qualificateurs nécessaires pour que le document EDI soit valide.

• Transformation: Spécifie les transformations appliquées pour convertir les données du document en un message formaté en EDI. Cela implique généralement de spécifier des correspondances entre les champs du document et les segments et éléments EDI.

• Aperçu: Permet aux administrateurs de visualiser l'apparence du message EDI après transformation, aidant à garantir l'exactitude avant la transmission.

• Chemins d'Extraction: Affiche les chemins utilisés pour extraire les valeurs du document, qui sont ensuite utilisées pour remplir le message EDI.

1. Éditeur XSLT:

• Utilisé pour éditer et valider les XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilisés dans le processus de transformation. XSLT est un langage puissant conçu pour transformer des documents XML en d'autres documents XML ou d'autres formats tels que HTML, du texte, voire d'autres structures XML.

Paramètre pour configurer les tolérances de commande d'achat

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → commande d'achat →Réglage de la tolérance PO

Comment ça fonctionne

Lorsqu'il est activé, ce paramètre vous permet de définir des tolérances pour la Quantité et/ou le Prix unitaire. Ces tolérances peuvent être définies soit en pourcentage, soit en valeur fixe. Cela signifie qu'une facture peut s'écarter de la commande d'achat (CA) dans la plage de tolérance spécifiée sans être signalée comme un désaccord, offrant ainsi de la flexibilité tout en garantissant un traitement fluide.

REMARQUE: Les tolérances fonctionnent dans les deux sens ; c'est-à-dire que la valeur de la facture peut être soit supérieure, soit inférieure à la valeur de la CA dans la plage autorisée.

Configuration

• Activer le paramètre :

  • Activez le paramètre de tolérance de CA à l'aide du bouton bascule.

• Configurer les tolérances :

  • Quatre champs apparaîtront :

    • Un champ pour le Montant de tolérance de quantité.

    • Un champ pour le Montant de tolérance de prix unitaire.

  • Derrière chaque champ, il y a un menu déroulant où vous pouvez sélectionner le type de tolérance :

    • Pourcentage : Indique une tolérance en pourcentage.

    • Valeur : Indique un montant fixe par lequel la valeur peut différer.

Scénario d'exemple :

• Supposons que la Tolérance de prix unitaire soit fixée à 5 %.

• La commande d'achat comprend deux lignes :

  • Ligne 1 : Prix unitaire = 5,00 $

  • Ligne 2 : Prix unitaire = 2,00 $

• Sur la facture :

  • Ligne 1 : Le prix unitaire est ajusté à 4,80 $ (dans la tolérance de 5 %).

  • Ligne 2 : Le prix unitaire est ajusté à 2,20 $ (hors de la tolérance de 5 %).

• Résultat :

  • La ligne 1 n'est pas signalée comme un désaccord car 4,80 $ est dans les 5 % de 5,00 $.

  • La ligne 2 est signalée comme un désaccord car 2,20 $ dépasse la déviation autorisée de 5 % par rapport à 2,00 $. L'utilisateur doit maintenant prendre des mesures pour résoudre le désaccord avant que la facture puisse être traitée davantage.

Paramètre pour configurer les paramètres de tolérance de commande d'achat supplémentaires

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → commande d'achat → Réglage de la tolérance additionnelle de la commande

Comment ça fonctionne

Lorsqu'il est activé, ce paramètre vous permet de définir des tolérances pour le Fret, les Frais, et/ou la Taxe. Ces tolérances peuvent être définies soit en pourcentage, soit en valeur fixe, permettant aux factures de varier légèrement par rapport aux valeurs de la CA sans être signalées comme des désaccords. Cela offre une flexibilité supplémentaire et garantit que les différences mineures n'interrompent pas le flux de travail.

REMARQUE: Tout comme les paramètres de tolérance standard, ces tolérances s'appliquent dans les deux sens, permettant des augmentations ou des diminutions dans les limites fixées.

Configuration

• Activer le paramètre :

  • Activez le paramètre de tolérance de CA supplémentaire à l'aide du bouton bascule.

• Configurer les tolérances :

  • Six champs deviendront visibles :

    • Un champ pour chaque montant de tolérance pour le Fret, les Frais, et la Taxe.

  • Chaque champ a un menu déroulant associé où vous pouvez choisir le type de tolérance :

    • Pourcentage : La tolérance est définie comme un pourcentage.

    • Valeur : La tolérance est définie comme un montant fixe.

Paramètre pour Activer la Gestion des Factures Dupliquées

Allez dans Paramètres → Types de Documents → Facture → Plus de Paramètres comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous

L'utilisateur a deux options pour détecter les factures dupliquées:

1. Détection des documents en double Cette fonctionnalité vérifie les documents dupliqués téléchargés sur DocBits en fonction des critères sélectionnés. Si les critères sélectionnés correspondent entre les documents, le système marquera le document comme un duplicata.

2. Détection des factures en double Cette fonctionnalité nécessite que les factures fournisseurs soient synchronisées d'Infor vers DocBits. Elle compare les numéros de facture dans le tableau de bord des factures DocBits avec ceux d'Infor. Si le même numéro de facture est téléchargé plus d'une fois, il sera marqué comme un duplicata.

   REMARQUE: L'utilisation de la fonctionnalité Détection des factures en double entraînera un frais de crédit supplémentaire.

Une fois le paramètre activé, l'utilisateur peut sélectionner les critères pour la détection des duplicatas

Factures Dupliquées sur le Tableau de Bord

Une fois la Détection des Duplicatas activée dans les paramètres, le tableau de bord affichera une icône pour toutes les factures identifiées comme des duplicatas en fonction des critères spécifiés. Cliquer sur cette icône ouvrira les enregistrements dupliqués dans une vue à écran partagé pour une comparaison facile

Lorsque l'utilisateur ouvre le document, une barre d'avertissement s'affiche pour les factures dupliquées comme indiqué dans la capture d'écran

Paramètre pour désactiver les statuts de CA

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → commande d'achat → PO désactiver statuts

Comment ça fonctionne

Le paramètre Statuts de désactivation des commandes d'achat (PO) permet aux utilisateurs de spécifier les statuts de commande d'achat (PO) qui empêchent les factures d'être associées à ces POs. Si une commande d'achat a un statut répertorié dans ce paramètre, elle ne peut pas être utilisée pour l'appariement des factures dans l'écran d'appariement des POs, stoppant ainsi le traitement ultérieur des factures associées jusqu'à ce que le statut de la PO change pour un statut qui n'est pas désactivé.

En utilisant ce paramètre, les utilisateurs peuvent s'assurer que les commandes d'achat avec des statuts spécifiques ne subissent pas de traitement ultérieur des factures, réduisant ainsi les erreurs et empêchant les paiements inutiles.

Comment identifier une commande d'achat désactivée

Dans l'écran Appariement de CA, une commande d'achat désactivée apparaît barrée. Cela indique visuellement que la CA est actuellement restreinte pour être associée en raison de son statut.

Comment le configurer

• Dans le paramètre Statuts de désactivation de CA, vous verrez un champ de sélection sur le côté gauche.

• En cliquant sur ce champ, une liste déroulante des statuts de CA disponibles s'ouvre.

  ​
• Sélectionnez un ou plusieurs statuts en cliquant dessus. Cliquez à nouveau pour désélectionner.

• Cliquez sur le bouton Appliquer pour enregistrer vos modifications.

Statuts disponibles

• Annulé

• Supprimé

• Facturé

• Ouvert

• Partiellement facturé

• Partiellement reçu

• Reçu

• Non approuvé

• En attente

• Fermé

Aperçu

L'Entraînement du Modèle permet aux administrateurs de superviser et gérer la formation des modèles d'apprentissage automatique spécifiques à chaque type de document. En fournissant une interface structurée pour l'importation de données d'échantillons, la formation des modèles et le test de leurs performances, Docbits garantit que ses capacités d'extraction de données s'améliorent continuellement avec le temps.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Aperçu des Métriques:

• Échantillon: Nombre de documents d'échantillons utilisés pour l'entraînement.

• Exportés: Nombre de documents qui ont été exportés avec succès après traitement.

• Entreprise Σ: Nombre total de documents spécifiques à l'entreprise traités.

• Total Σ: Nombre total de documents traités dans toutes les catégories.

1. Options d'Entraînement et de Test:

• Importation: Permet aux administrateurs d'importer de nouveaux ensembles de données d'entraînement qui sont généralement des échantillons structurés de documents devant être reconnus par le système.

• Entraîner le Modèle: Lance le processus d'entraînement en utilisant les données importées pour améliorer les capacités de reconnaissance et d'extraction du système.

• Test de Classification: Permet de tester le modèle pour évaluer sa performance dans la classification et l'extraction de données à partir de documents nouveaux ou non vus.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Champ: Ajoute de nouveaux champs de données que le modèle devrait reconnaître et extraire.

• Actions: Ce menu déroulant peut inclure des options telles que voir les détails, modifier les configurations ou supprimer les données d'entraînement.

Ce paramètre contrôle l'accessibilité de la table de Bon de Commande (PO) dans le Constructeur de Mise en Page et l'Écran de Validation.

Comment activer la table PO

Pour activer cette fonctionnalité :

1. Allez dans Paramètres → Paramètres Généraux → Types de Documents → Plus de Paramètres → Section Bon de Commande → Table PO dans le Constructeur de Mise en Page.

2. Activez le paramètre pour rendre la table de Bon de Commande visible.

Fonctionnalité :

• Lorsque activé :

  • La table de Bon de Commande apparaît dans la Section Table du Constructeur de Mise en Page.

  • Aucune notification indiquant que le module est désactivé ne sera affichée.
• Lorsque désactivé :

  • Un indice indiquera que le module est désactivé.

  • La table PO ne sera pas visible dans l'Écran de Validation.

Comment accéder au Constructeur de Mise en Page

1. Naviguez vers Paramètres → Paramètres Généraux → Types de Documents → Modifier la Mise en Page.

Ajouter la table PO à la mise en page

Si la table PO est manquante ou a été supprimée, suivez ces étapes :

1. Ouvrez le Constructeur de Mise en Page.

2. Sous Éléments de Formulaire, sélectionnez Tables Extraites.

3. Ajoutez la table PO à votre mise en page.

Une fois ajoutée et activée, la table PO sera visible dans le Constructeur de Mise en Page et l'Écran de Validation lorsqu'un bon de commande est disponible pour une facture.

Où le trouver

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → Section de commande d'achat → Vérification automatique des mises à jour de CA Activez le bouton pour activer ce paramètre.

Comment ça fonctionne

Lorsqu'il est activé, le système fournit un indicateur visuel dans l'écran Appariement de commande d'achat chaque fois qu'une commande d'achat a été mise à jour. Cette icône indique que la commande d'achat doit être actualisée pour s'assurer que les utilisateurs travaillent avec les informations les plus récentes avant de prendre des décisions.

Pour actualiser la commande d'achat, cliquez sur l'icône de rafraîchissement à côté du numéro de commande d'achat (voir image ci-dessous).

Aperçu

Les scripts dans Docbits sont généralement écrits dans un langage de script pris en charge par le système Python. Ils sont déclenchés pendant le flux de traitement des documents pour appliquer une logique métier complexe ou garantir l'intégrité et l'exactitude des données avant que les données ne soient traitées ou stockées davantage.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Gestion des Scripts:

• Nom: Chaque script reçoit un nom unique pour l'identification.

• Type de Document: Associe le script à un type de document spécifique, déterminant sur quels documents le script sera appliqué.

• Déclenchement Sur: Définit quand le script est déclenché (par exemple, lors du téléchargement du document, avant l'exportation des données, après la validation des données).

• Statut Actif/Inactif: Permet aux administrateurs d'activer ou de désactiver les scripts sans les supprimer, offrant ainsi une flexibilité dans les tests et le déploiement.

1. Éditeur de Script:

• Fournit une interface où les scripts peuvent être écrits et édités. L'éditeur prend généralement en charge la coloration syntaxique, la mise en évidence des erreurs et d'autres fonctionnalités pour aider au développement du script.

• Exemple de Script: Les scripts peuvent inclure des opérations telles que la boucle à travers les lignes de facture pour valider les totaux ou supprimer les entrées qui ne répondent pas à certains critères.

Versions de Facture eSLOG Supportées

Actuellement, les versions de facture eSLOG 1.6 et 2.0 sont supportées.

Pour la documentation officielle d'eSLOG, vous pouvez vous référer à ce lien.

Les deux versions d'eSLOG sont activées par défaut.

Étapes pour Modifier la Configuration d'eSLOG

Configurer eSLOG :

• Accédez à Paramètres → Paramètres globaux → Types de documents → Facture.

• Cliquez sur E-Doc.
• Une liste de tous les e-docs disponibles apparaîtra.

• Localisez la version d'eSLOG que vous souhaitez modifier.

Configuration de la Transformation et du Chemin XML :

Dans les paramètres de transformation, vous pouvez définir le chemin pour localiser des informations spécifiques dans le fichier XML et les enregistrer dans une nouvelle structure, facilitant ainsi l'accès aux données. Remarque : Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous devez utiliser les nouveaux chemins XML créés, et non les chemins XML d'origine, dans l'Aperçu et le Chemin d'extraction.

Étapes pour Modifier le Fichier de Transformation :

1. Ouvrez la Transformation.

2. Créez un nouveau brouillon en cliquant sur l'icône de crayon.

3. Sélectionnez le brouillon nouvellement créé.

4. Créez un nouveau champ ou modifiez un champ existant.

5. Définissez le chemin souhaité pour l'extraction des données.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration de l'Aperçu PDF

La Configuration de l'Aperçu PDF est utilisée pour générer une version lisible par l'utilisateur du document. Vous pouvez la personnaliser avec du HTML pour répondre à vos besoins.

Étapes pour Modifier le Fichier d'Aperçu :

1. Ouvrez l'Aperçu.

2. Créez un nouveau brouillon en cliquant sur l'icône de crayon.

3. Sélectionnez le brouillon nouvellement créé.

4. Créez un nouveau champ ou modifiez un champ existant.

5. Définissez le chemin souhaité pour l'extraction des données.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration des Chemins d'Extraction

La Configuration des Chemins d'Extraction est utilisée pour extraire des données et remplir des champs dans l'écran de validation, tels que le tableau des factures ou les champs configurés dans la mise en page de la facture.

Étapes pour Modifier les Chemins d'Extraction :

1. Ouvrez les Chemins d'Extraction.

2. Créez un nouveau brouillon en cliquant sur l'icône de crayon.

3. Sélectionnez le brouillon nouvellement créé.

4. Créez un nouveau champ ou modifiez un champ existant.

5. Le côté gauche représente l'ID de champ DocBits, qui peut être trouvé dans Paramètres → Paramètres globaux → Types de documents → Facture → Champs.
6. Le côté droit représente le chemin vers le champ créé dans la Transformation.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

L'activation ou la désactivation du système d'autorisations à l'aide de l'interrupteur a divers effets sur la fonctionnalité dans DocBits.

Activation du système d'autorisations:

• Lorsque le système d'autorisations est activé, les autorisations d'accès pour les utilisateurs et les groupes sont appliquées.

• Les utilisateurs ne se voient accorder l'accès qu'aux ressources auxquelles ils sont explicitement autorisés à accéder en fonction des autorisations attribuées.

• Les administrateurs peuvent gérer les autorisations pour les utilisateurs et les groupes individuels et s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les données.

Désactivation du système d'autorisations:

• Lorsque le système d'autorisations est désactivé, toutes les autorisations d'accès sont supprimées et les utilisateurs ont généralement un accès illimité à toutes les ressources.

• Cela peut être utile lorsque la collaboration ouverte est temporairement requise sans les restrictions du contrôle d'accès.

• Cependant, il peut y avoir un risque accru de fuite de données ou d'accès non autorisé, car les utilisateurs peuvent être en mesure d'accéder à des informations sensibles auxquelles ils ne sont pas autorisés à accéder.

L'activation ou la désactivation du système d'autorisations est une décision importante basée sur les exigences de sécurité et le fonctionnement de l'organisation. Dans les environnements où la confidentialité et le contrôle d'accès sont critiques, il est courant de laisser le système d'autorisations activé pour garantir l'intégrité et la confidentialité des données. Dans d'autres cas, la désactivation du système d'autorisations peut être temporairement nécessaire pour faciliter la collaboration, mais elle doit être utilisée avec prudence pour minimiser les risques de sécurité potentiels.

Aperçu

Dans Docbits, les paramètres EDI fournissent des outils pour définir et gérer la structure et le format des messages EDI qui correspondent à divers types de documents, tels que les factures ou les bons de commande. Les paramètres permettent la personnalisation des messages EDI pour se conformer aux normes et exigences spécifiques à différents partenaires commerciaux et industries.

Fonctionnalités et options clés

1. Éléments de configuration EDI:

   • Descripteur de structure : Définit la structure de base du document EDI, y compris l'ordre des segments, les champs obligatoires et les qualificateurs nécessaires pour que le document EDI soit valide.

   • Transformation : Spécifie les transformations appliquées pour convertir les données du document en un message au format EDI. Cela implique généralement de spécifier des mappages des champs du document vers les segments et éléments EDI.

   • Aperçu : Permet aux administrateurs de voir à quoi ressemblera le message EDI après transformation, aidant à garantir l'exactitude avant la transmission.

   • Chemins d'extraction : Montre les chemins utilisés pour extraire des valeurs du document, qui sont ensuite utilisées pour remplir le message EDI.

2. Éditeur XSLT:

   • Utilisé pour éditer et valider le XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilisé dans le processus de transformation. Le XSLT est un langage puissant conçu pour transformer des documents XML en d'autres documents XML ou d'autres formats comme HTML, texte, ou même d'autres structures XML.