DocBits est une solution de capture de documents basée sur le cloud qui exploite la puissance de l'Intelligence Artificielle (IA) et de l'Apprentissage Automatique (ML) pour reconnaître, classer, analyser et extraire efficacement des informations à partir de divers types de documents, quel que soit leur format. Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités :

• Reconnaissance de documents : DocBits utilise des algorithmes d'IA pour identifier et reconnaître avec précision les documents, qu'ils soient sous forme papier ou sous forme de fichiers électroniques.

• Classification de documents : Il classe les documents dans des catégories pertinentes, facilitant ainsi l'organisation et la récupération.

• Extraction de données : DocBits extrait des données critiques des documents, transformant des informations non structurées en données structurées pouvant être intégrées à votre flux de travail.

• Apprentissage automatique : Le système apprend continuellement et améliore sa précision de reconnaissance avec chaque document traité, le rendant plus performant au fil du temps.

• Intelligence de groupe : DocBits utilise l'intelligence de groupe pour améliorer ses capacités d'apprentissage, créant ainsi un système auto-améliorant.

Bienvenue sur DocBits

Bienvenue sur DocBits, votre source complète de stratégies et d'informations en matière de documentation. Chez DocBits, nous nous engageons à fournir des ressources de documentation claires, concises et à jour pour les utilisateurs finaux, les administrateurs et les partenaires.

Le compteur de tâches se trouve dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du tableau de bord.

C'est ici que vous pouvez voir combien de documents sont dans votre file d'attente pour traitement

et combien de documents sont maintenant prêts pour la validation.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les factures. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Pour envoyer des données au client Infor sur site, nous proposons deux méthodes : Site à Site avec IPsec ou WatchDog

Envoi de données au client Infor sur site

Pour envoyer des données à un client Infor sur site, nous proposons deux méthodes : VPN Site-à-Site avec IPsec.

Configuration du VPN Site-à-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Pour un VPN site-à-site IPsec, vous devez configurer et ouvrir les ports suivants :

1. Port UDP 500 : Utilisé pour l'échange de clés Internet (IKE) phase 1 et phase 2.

2. Port UDP 4500 : Utilisé pour le passage à travers NAT (NAT-T), permettant au trafic VPN de passer à travers les dispositifs de traduction d'adresses réseau (NAT).

Accès à Infor OS

• URL d'authentification : https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL de données : https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Résumé :

Pour configurer un VPN site-à-site IPsec, assurez-vous que les ports et protocoles ci-dessus sont configurés et ouverts.

Utilisez les URL fournies pour accéder à Infor OS pour l'authentification et les données.

Voici des conseils de dépannage spécifiques pour les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord :

Filtres non appliqués correctement :

• Tout d'abord, vérifiez les paramètres du filtre pour vous assurer que les filtres corrects ont été appliqués et qu'ils affichent les données souhaitées.

• Assurez-vous que les filtres sont appliqués de manière logique et cohérente. Parfois, une logique de filtre incorrecte ou des combinaisons incorrectes peuvent produire des résultats inattendus.

• Fournissez aux utilisateurs des conseils sur la façon d'utiliser correctement les filtres pour s'assurer qu'ils peuvent utiliser efficacement les fonctionnalités de filtrage.

Retards dans le chargement des données :

• Vérifiez la connexion réseau pour vous assurer qu'elle est stable et ne cause pas de retards.

• Vérifiez la charge du serveur et la performance de la source de données pour voir si cela pose problème. Vous devrez peut-être optimiser la source de données ou passer à une infrastructure plus puissante.

• Mettez en œuvre des mécanismes de mise en cache pour réduire les temps de chargement, en particulier pour les données fréquemment consultées. Encouragez les utilisateurs à optimiser leurs requêtes de données en récupérant uniquement les champs de données requis et en utilisant des filtres pour réduire la quantité de données.

Problèmes de navigateur :

• Assurez-vous que le navigateur qu'ils utilisent est compatible avec le tableau de bord et que toutes les mises à jour requises sont installées.

• Recommandez aux utilisateurs de vider régulièrement le cache de leur navigateur pour éviter les problèmes de mémoire et s'assurer qu'ils obtiennent les données les plus récentes.

• Vérifiez les extensions ou plugins dans le navigateur qui pourraient interférer avec le tableau de bord et désactivez-les temporairement si nécessaire pour isoler les problèmes.

Problèmes spécifiques à l'utilisateur :

• Offrez un support individualisé aux utilisateurs qui continuent à rencontrer des problèmes. Vous devrez peut-être vérifier leurs paramètres spécifiques, autorisations ou configuration réseau pour identifier et résoudre le problème.

En fournissant aux utilisateurs ces conseils de dépannage spécifiques, vous pouvez les aider à résoudre efficacement les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord et augmenter leur productivité.

Un guide pour télécharger des documents sur DocBits.

Avec l'API Webhook fournie ci-dessous, vous pouvez facilement transférer des documents directement vers DocBits avec une simple requête POST. Cette API est conçue pour simplifier le processus de téléversement de fichiers vers DocBits, et tous les paramètres nécessaires sont déjà remplis pour vous.

Pour commencer, il vous suffit de vous rendre sur la page suivante (en fonction de l'environnement que vous utilisez) :

PROD : https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX : https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE : https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Effectuez un appel à l'API en utilisant votre clé API. Vous pouvez également inclure le fichier que vous souhaitez téléverser en tant que paramètre dans votre appel.

Le tableau de bord comprend les raccourcis suivants pour améliorer la navigation et l'interaction :

• Option + K – Ouvre le menu des raccourcis clavier, fournissant une liste des raccourcis disponibles dans l'application.

• Option + Q – Actualise le tableau de bord, garantissant que les dernières données sont affichées sans avoir besoin de recharger manuellement la page.

Si vous utilisez le Portail Fournisseur DocBits, il est important que vous compreniez les différents statuts que vos fournisseurs peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les statuts de fournisseur possibles dans DocBits :

• Ouvert : Fournisseur existant qui n'a pas encore été invité

• Inscription en attente : Fournisseur a été invité au portail fournisseur

• Entrée du fournisseur en attente : En attente de modifications de la part du fournisseur après qu'il a complété l'inscription

• Approbation en attente : Fournisseur a terminé l'inscription, en attente de la première approbation

• Approbation AP en attente : Fournisseur a été approuvé la première fois, en attente de la deuxième approbation

• Approuvé : Fournisseur a été approuvé

• Rejeté : Fournisseur a été rejeté

Si vous utilisez le logiciel DocBits pour le traitement de documents, il est essentiel de comprendre les différents états de document que vos fichiers peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les états de document possibles dans DocBits :

• WatchDog Start : Le module Watchdog démarre.

• WatchDog Split : Le document est en train d'être divisé dans Watchdog.

• WatchDog Upload : Le document est en cours de téléchargement dans Watchdog.

• Upload : Le document est en cours de téléchargement.

• OCR : La reconnaissance optique de caractères (OCR) est en cours d'exécution sur le document.

• Classification : Le document est en cours de classification.

• Importation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'importation.

• Prêt pour validation : Le document est prêt pour la validation.

• Exportation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'exportation.

• Workflow : Un flux de travail est actuellement en cours avec ce document.

• Approbation en attente : Le document doit être approuvé.

• Deuxième approbation en attente : Le document doit être approuvé une deuxième fois.

• Comptabilité automatique : La comptabilité automatique est en cours d'exécution.

• Exportation : Le document est en cours d'exportation.

• Erreur : Une erreur s'est produite dans le document.

Raccourcis de Validation de Champ

Lorsqu'ils travaillent dans la section de validation des champs, les utilisateurs peuvent utiliser ces raccourcis :

• Enter – Déplace le curseur vers le champ suivant dans la séquence de validation.

• Tab – Valide le champ actuel et passe automatiquement au champ suivant nécessitant une validation, en sautant les champs déjà validés.

• ESC – Vous ramène au Tableau de Bord.

• Option + K – Ouvre le menu des raccourcis clavier spécifique à la section de validation des champs.

• Space – Bascule la sélection d'une case à cocher, permettant aux utilisateurs de marquer ou de désélectionner rapidement des options.

• Option + G – Déplace le focus vers le groupe suivant de champs liés, aidant à naviguer efficacement dans les sections de saisie structurées.

• Option + F – Déplace le curseur vers le premier champ du premier groupe, permettant aux utilisateurs de revenir rapidement au début d'un formulaire.

• Option + S – Enregistre le document, garantissant que toutes les données saisies sont stockées.

• Option + R – Rejette le document, le marquant comme invalide ou nécessitant un examen supplémentaire.

• Option + T – Passe directement à la section du tableau du document.

Raccourcis Spécifiques au Tableau dans la Validation de Champ

Pour travailler avec des tableaux dans la section de validation des champs, ces raccourcis supplémentaires sont disponibles :

• Flèche Droite – Déplace le curseur vers la colonne suivante dans la même ligne.

• Flèche Gauche – Déplace le curseur vers la colonne précédente dans la même ligne.

• Flèche Haut – Déplace le curseur vers la ligne au-dessus dans le tableau.

• Flèche Bas – Déplace le curseur vers la ligne en dessous dans le tableau.

La deuxième partie du tableau de bord est un aperçu de tous les documents téléchargés. Vous pouvez afficher tous les documents ou seulement ceux qui vous sont assignés. Vous pouvez également rechercher des documents par nom.

Les données seront extraites en quelques secondes, et le statut passera de "En cours d'exécution" à "Prêt pour la validation".

Après vous être connecté avec vos identifiants, vous serez redirigé vers la page d'accueil du tableau de bord de DocBits. C'est la page principale où vous pouvez voir et gérer tous vos documents importés.

C'est ici que vous pouvez garder un œil sur vos tâches. Vous pouvez choisir entre deux mises en page différentes – l'une est un peu plus détaillée que l'autre. Vous pouvez également filtrer les tâches selon différents critères, comme si elles vous sont assignées ou l'état de la tâche.

Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Cette section offre un aperçu détaillé de tous les bons de commande. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Client cloud :

Sur site :

DocBits s'intègre parfaitement avec Infor LN/M3 via l'API ION, ION Desk et les BODs standards d'Infor. Notre intégration API nous permet d'exporter des données vers Infor et d'effectuer une validation des données maîtres dans DocBits.

Exportation de données vers Infor

Nous utilisons l'API ION pour envoyer le PDF avec les attributs à IDM et le BOD Sync.CaptureDocument à ION Desk. Dans ION Desk, nous transformons le Sync.CaptureDocument vers les BODs cibles souhaités en fonction du type de document traité. Ces BODs Infor transformés sont ensuite automatiquement importés dans LN ou M3.

Validation des données maîtres dans DocBits

Pour identifier le fournisseur ou comparer/faire correspondre les lignes de commande d'achat, nous activons un déclencheur dans LN/M3 qui envoie les BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster et Sync.PurchaseOrder à DocBits. Nous configurons ce processus dans ION Desk en définissant le flux de données vers un point de connexion spécifique à DocBits.

Pour Commencer

• Connexion et Navigation : Comment accéder à Docbits et naviguer dans l'interface.

• Configuration Initiale : Configuration initiale de Docbits pour une première utilisation.

Utilisation Quotidienne

• Soumission de Documents : Instructions pour soumettre des documents dans Docbits.

• Révision et Approbation de Documents :

• Approbation des Commandes : Étapes pour examiner et approuver les formulaires de commande.

• Traitement des Factures : Guide sur comment traiter les factures entrantes pour paiement.

Gestion des Documents

• Recherche et Récupération : Comment trouver et accéder aux documents dans Docbits.

• Édition et Mise à Jour : Modification des documents et mise à jour de leur statut.

Dépannage

• Problèmes Courants : Solutions aux problèmes fréquemment rencontrés par les utilisateurs.

• ** :** Comment contacter le support pour obtenir de l'aide.

Dans cette vidéo, les spectateurs sont présentés à l'interface conviviale de DocBit, en mettant spécifiquement l'accent sur la validation de documents. Le tutoriel met l'accent sur la simplicité du système, où aucun codage ou formule complexe n'est requis.

Grâce à l'IA et à l'intelligence de groupe, la plupart des champs sont extraits automatiquement, permettant aux d'extraire facilement des informations en cliquant sur les valeurs dans le document. De plus, les spectateurs apprennent sur la flexibilité d'extraire des zones spécifiques en double-cliquant ou en dessinant autour de la région souhaitée.

Explorez les capacités révolutionnaires de DocBits, un outil de gestion de documents de pointe qui simplifie les complexités de l'extraction de tableaux, de la correspondance des bons de commande (PO) et de la gestion des factures de coûts.

Dans cette vidéo, nous explorons les fonctionnalités uniques de DocBits, en mettant l'accent sur l'extraction de tableaux basée sur l'IA qui gère sans effort même les mises en page de table les plus complexes. Avec un taux de précision allant jusqu'à 95 %, le système automatise l'extraction, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Dans ce guide vidéo complet, les spectateurs sont présentés au tableau de bord de DocBits et à sa gamme de fonctionnalités. De la filtrage et la gestion des documents ouverts à l'importation de pièces jointes via divers canaux tels que l'e-mail, le scanner ou l'API, le tutoriel offre une démonstration étape par étape.

Les fonctionnalités clés sont mises en avant, notamment comment filtrer les documents par statut ou par assigné, localiser des détails spécifiques comme les numéros de facture et changer l'assigné pour des documents individuels. La facilité et l'efficacité du système sont démontrées, en mettant l'accent sur le contrôle et la personnalisation qu'il offre aux . Le tutoriel prépare le terrain pour une exploration plus approfondie de la au sein de DocBits.

Dans Docbits, les paramètres Regex permettent aux administrateurs de définir des modèles personnalisés que le système utilise pour trouver et extraire des données à partir de documents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations où les données doivent être extraites à partir de texte non structuré ou lorsque les données suivent un format prévisible qui peut être capturé à l'aide de modèles regex.

Fonctionnalités clés et options

1. Gestion des Regex:

• Ajouter: Vous permet de créer un nouveau modèle regex pour un type de document spécifique.

• Enregistrer les modifications: Enregistre les modifications apportées aux configurations regex existantes.

• Modèle: Ici, vous pouvez définir le modèle regex qui correspond au format de données spécifique requis.

• Origine: Est l'origine du document - Par exemple, vous pouvez définir un regex différent en Allemagne

Aperçu

Le Gestionnaire de mise en page permet aux administrateurs de configurer visuellement et de modifier la mise en page des types de documents en définissant des propriétés pour divers champs de données et groupes au sein d'un document. Cette interface aide à garantir que les modèles d'extraction et les points de saisie manuelle de données s'alignent précisément sur la structure du document tel que numérisé ou téléchargé dans Docbits.

Composants clés

1. Groupes et Champs:

• Groupes: Unités organisationnelles au sein d'un type de document qui catégorisent les champs associés (par exemple, Détails de la facture, Détails de paiement). Ils peuvent être développés ou réduits et disposés pour refléter le regroupement logique dans le document réel.

• Champs: Points de données individuels au sein de chaque groupe (par exemple, Numéro de facture, Conditions de paiement). Chaque champ peut être personnalisé pour la capture, l'affichage et le traitement des données.

1. Panneau de propriétés:

• Ce panneau affiche les propriétés du champ ou du groupe sélectionné, permettant une configuration détaillée, telle que:

• Étiquette: L'étiquette visible pour le champ dans l'interface utilisateur.

• Nom du champ: L'identifiant technique utilisé dans le système.

• Largeur de l'élément en pourcentage: Détermine la largeur du champ par rapport à la mise en page du document.

• Index de tabulation: Contrôle l'ordre de tabulation pour la navigation.

• Exécuter un script en cas de modification: Indique si un script doit être exécuté lorsque la valeur du champ change.

• Afficher l'étiquette à gauche: Indique si l'étiquette est affichée à gauche du champ ou au-dessus.

• Est un champ de texte long: Spécifie si le champ doit être un champ de texte long, pouvant accueillir de plus grandes quantités de texte.

• Sélectionner le type de modèle: Option pour sélectionner quel type de modèle gérera l'extraction de ce champ.

• Longueur du champ: Longueur maximale des données à accepter dans ce champ.

• Mots-clés interdits: Mots-clés qui ne sont pas autorisés dans le champ.

1. Aperçu du modèle:

• Affiche un aperçu en temps réel de l'apparence du document en fonction de la configuration de mise en page actuelle. Cela aide à garantir que la mise en page correspond à la structure réelle du document et est essentiel pour tester et affiner la configuration de traitement du document.

Bienvenue dans le Cours pour Débutants de DocBits, votre guide complet pour révolutionner la gestion des documents de votre entreprise !

Dans l'environnement financier complexe d'aujourd'hui, la gestion des confirmations de commande, des bons de livraison, de la facturation et de la comptabilité des coûts n'est pas une mince affaire. C'est là que DocBits brille. Avec plus de 20 intégrations et une compatibilité inégalée avec Infor CloudSuite, LN et M3, DocBits se distingue des autres solutions sur le marché.

Pour vous donner une meilleure visibilité sur vos demandes, voici ce que signifie chaque statut de ticket et quand vous le verrez utilisé :

• New – Nous avons reçu votre demande et elle est en attente d'examen.

• Open – Votre ticket a été examiné et est en attente d'action.

• In Progress – DocBits travaille activement sur votre problème.

• Waiting on Customer Response – Nous avons besoin de plus d'informations ou de clarifications de votre part. Vous verrez cela lorsque nous aurons posé des questions ou demandé des fichiers.

• Waiting for Customer Confirmation – Nous avons mis en œuvre une solution ou fourni des conseils et attendons que vous confirmiez que le problème est résolu.

• Waiting on Product Team – Votre demande est une suggestion de fonctionnalité ou concerne un problème de produit connu et a été enregistrée pour la feuille de route de l'équipe Produit.

• Closed – Resolved – Le problème est entièrement résolu et confirmé, ou aucune action supplémentaire n'est nécessaire.

• Closed – No Response – Après plusieurs relances sans réponse, nous fermons le ticket. Vous pouvez toujours le rouvrir en répondant.

• Closed – Known Issue – Ce ticket suit un bug de produit connu qui est déjà dans notre backlog. Il est fermé ici mais reste visible dans notre planification interne.

• Closed – Logged as Idea – Votre suggestion a été notée pour une future considération par notre équipe Produit.

• Duplicate – Nous avons fusionné ce ticket avec un existant couvrant le même problème.

• Not Planned – Cette demande est valide mais n'est pas dans notre feuille de route actuelle. Nous la garderons en dossier pour une future priorisation.

• Spam – Ce ticket a été identifié comme non lié au produit (par exemple, bot ou demande non pertinente) et a été fermé.

1. Nom de l'entreprise : Le nom légal de l'entreprise tel qu'enregistré.

2. Rue + Numéro : L'adresse physique du siège social de l'entreprise.

3. Code postal : Le code ZIP ou postal de l'adresse de l'entreprise.

4. Ville : La ville où se trouve l'entreprise.

5. État : L'état ou la région où est basée l'entreprise.

6. Pays : Le pays d'opération de l'entreprise.

7. Identifiant de l'entreprise : Un identifiant unique pour l'entreprise, qui pourrait être utilisé en interne ou pour des intégrations avec d'autres systèmes.

8. Identifiant fiscal : Le numéro d'identification fiscale de l'entreprise, important pour les opérations financières et les rapports.

9. Identifiant du registre commercial : Le numéro d'enregistrement de l'entreprise au registre du commerce, qui pourrait être important pour la documentation légale et officielle.

10. Numéro de téléphone officiel de l'entreprise : Le numéro de contact principal de l'entreprise.

11. Email officiel de l'entreprise : L'adresse e-mail principale qui sera utilisée pour les communications officielles.

Les informations saisies ici peuvent être cruciales pour garantir que des documents tels que les factures, la correspondance officielle et les rapports soient correctement formatés avec les détails de l'entreprise corrects. Cela aide également à maintenir la cohérence dans la représentation de l'entreprise dans diverses communications externes et documents. Après avoir saisi ou mis à jour les informations, l'administrateur doit enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" pour garantir que toutes les modifications sont appliquées à l'ensemble du système.

De plus, la section fournit une vue du plan d'abonnement, montrant combien de jours il reste, les dates de début et de fin, et un compteur d'utilisation d'abonnement qui suit la consommation de jetons de service par rapport à ce qui est alloué dans le plan. Cela peut aider les administrateurs à surveiller et à planifier les renouvellements d'abonnement ou les mises à niveau en fonction des tendances d'utilisation.

L'écran de correspondance de commande d'achat a des raccourcis dédiés pour rationaliser le processus de correspondance :

• Tab – Se déplace entre les différents points de menu dans la barre latérale, permettant une navigation rapide sans cliquer.

• Control + M – Se déplace entre les boutons disponibles dans la section de correspondance de commande d'achat, aidant les utilisateurs à naviguer efficacement parmi les options d'action.

• Enter – Sélectionne ou clique sur le bouton actuellement focalisé, confirmant les actions sans avoir besoin d'utiliser la souris.

• Control + H – Ouvre la documentation pour la correspondance de commande d'achat, fournissant un accès immédiat à l'assistance.

• Control + K – Ouvre le menu des raccourcis clavier, affichant tous les raccourcis disponibles pour cette section.

• Control + D – Active ou désactive le mode de formation de commande d'achat, permettant aux utilisateurs de passer entre les modes normal et formation.

• Control + A – Effectue une correspondance automatique de commande d'achat.

• Control + S – Enregistre le document, garantissant que toutes les modifications sont correctement stockées.

• Control + R – Rejette le document, le marquant pour révision ou vérification supplémentaire.

• Control + E – Exporte le document, générant un fichier d'exportation basé sur les paramètres appliqués.

• Control + F – Ouvre la fonction de recherche de commande d'achat, permettant aux utilisateurs de localiser rapidement des commandes d'achat spécifiques.

• Control + P – Sélectionne la première ligne des lignes de commande d'achat, facilitant le travail avec les données de commande.

• Control + L – Sélectionne la première ligne des lignes de facture, permettant un accès rapide aux détails de la facture.

• Control + Clic Gauche – Sélectionne ou désélectionne des lignes de commande d'achat, permettant une sélection flexible de plusieurs entrées.

• Control + C – Sélectionne des lignes de commande d'achat pour commencer à les mapper aux lignes de facture, préparant le processus de mappage.

• Control + V – Mappe les lignes de commande d'achat sélectionnées aux lignes de facture, liant les données efficacement.

• Option + Shift + Clic Gauche – Sélectionne toutes les lignes de commande d'achat entre la première ligne sélectionnée et la dernière ligne sélectionnée, simplifiant le processus de sélection en masse.

The "Calculating Total Charges" script automates the process of summing up various charges and additional amounts within invoice documents. This guide walks you through the script setup, logic, and application to ensure accurate total charge calculations across your documents.

Purpose

This script aims to provide a dynamic way to calculate the total charges on an invoice by adding up different charge types, such as base charges, freight (Fracht), and packaging (Verpackung). It then updates the invoice's total charges field with the calculated sum, ensuring accurate billing information.

Script Overview

The script retrieves values from specified fields, converts them to floats, sums them up, and then updates the total_charges field with the result. If the total_charges field doesn't exist, the script creates this field and sets its value accordingly.

Code Snippet

total_charges = get_field_value(fields_dict, 'total_charges', None)
fracht = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount_2', None)
verpackung = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount', None)

# Initialize total to 0
total = 0

# Add fracht to total if it exists
if fracht:
    fracht = float(fracht)
    total += fracht

# Add verpackung to total if it exists
if verpackung:
    verpackung = float(verpackung)
    total += verpackung

# Formatting the total to two decimal places
formatted_total = "{0:.2f}".format(total)

# Checking if the total_charges field exists and updating or creating accordingly
if 'total_charges' not in fields_dict:
    new_field = create_new_field('total_charges', formatted_total)
    fields_dict['total_charges'] = new_field
    document_json['fields'].append(new_field)
else:
    set_field_value(fields_dict, 'total_charges', formatted_total)

Overview

This guide focuses on automating the creation of extended invoice numbers in Docbits, a crucial feature for improving invoice management and tracking. The "Generating Extended Invoice Numbers" script concatenates various document identifiers, such as invoice ID and purchase order number, to create a comprehensive and unique identifier for each invoice.

Objective

The primary goal of this script is to automate the generation of extended invoice numbers, facilitating easier tracking and management of invoices by combining multiple identifiers into a single, unique number.

Script Implementation

Code Snippet

# Retrieve the values of invoice ID and purchase order number from the document
invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Concatenate the invoice ID and purchase order number with a hyphen if both exist
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check and update the 'invoice_extended_number' field with the concatenated value
if extended_number:
    if 'invoice_extended_number' not in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

Qu'est-ce que l'EDI?

L'Échange de Données Informatisé (EDI) permet l'échange automatisé et standardisé de documents commerciaux (par exemple, commandes, factures, avis d'expédition) entre entreprises sans intervention manuelle. En remplaçant les processus basés sur papier, l'EDI améliore l'efficacité, la précision et la rapidité des communications commerciales.

Principaux Avantages des Paramètres EDI

1. Optimisation de la Chaîne d'Approvisionnement

   • Facilite la communication transparente entre les fournisseurs, les fabricants, les distributeurs et les détaillants.

   • Automatise l'échange de bons de commande, d'avis d'expédition et de factures, entraînant :

     • Une meilleure gestion des stocks

     • Un traitement des commandes plus rapide

     • Une réduction des erreurs et des retards

2. Achats Rationalisés

   • Automatise les bons de commande et les confirmations de commande entre les acheteurs et les fournisseurs.

   • Réduit le temps de traitement, minimise les erreurs manuelles et améliore le suivi des commandes.

3. Transactions Financières Efficaces

   • Permet la facturation électronique, les avis de paiement et d'autres échanges de documents financiers.

   • Accélère les cycles de paiement, réduit la saisie manuelle des données et garantit l'exactitude des transactions.

Conclusion

Les paramètres EDI sont un pilier des opérations commerciales modernes, favorisant l'efficacité, la transparence et l'automatisation à travers les chaînes d'approvisionnement, les achats et les finances. En éliminant les processus manuels, les entreprises peuvent atteindre des flux de travail plus rapides, plus fiables et rentables.

Voici quelques recommandations éprouvées pour utiliser les paramètres de manière efficace afin d'optimiser le traitement des documents, d'améliorer la précision des données et d'assurer la conformité.

Standardiser les modèles et les paramètres linguistiques :

• Créez des directives claires pour l'utilisation des modèles de formatage et des paramètres linguistiques afin d'assurer la cohérence de tous les documents.

• Formez régulièrement les employés sur l'utilisation correcte des modèles et des paramètres linguistiques.

Activer la correction automatique et la vérification orthographique :

• Encouragez les employés à effectuer une vérification orthographique avant de finaliser un document pour identifier et corriger les fautes de frappe et les erreurs grammaticales.

Utiliser la gestion des versions et le suivi des modifications :

• Utilisez la gestion des versions et le suivi des modifications pour suivre l'historique des modifications et garantir la traçabilité des changements.

• Documentez soigneusement les changements et les commentaires pour soutenir le processus de révision et faciliter la collaboration.

Configuration soigneuse de la sécurité des documents :

• Définissez des restrictions d'accès claires pour garantir que les documents confidentiels ne peuvent être consultés et modifiés que par des personnes autorisées.

• Mettez régulièrement à jour les mots de passe et les droits d'accès pour assurer la sécurité et répondre aux exigences de conformité.

Formation et mises à jour régulières :

• Formez régulièrement les employés sur la manière d'utiliser DocBits et ses fonctionnalités de manière efficace.

• Restez à jour avec les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités et mettez-les en œuvre si nécessaire pour améliorer l'efficacité et la sécurité.

Flux de travail et politiques documentés :

• Créez des politiques de traitement des documents et des flux de travail clairs qui couvrent l'utilisation des différents paramètres et fonctionnalités.

• Documentez les exigences de conformité et assurez-vous que tous les employés les comprennent et s'y conforment.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, vous pouvez augmenter l'efficacité dans DocBits, améliorer la précision des données et garantir qu'il respecte les exigences de conformité pertinentes.

Guide de script Docbits

Bienvenue dans le guide de script Docbits ! Ici, vous apprendrez à utiliser des scripts pour automatiser et améliorer le traitement de vos documents dans Docbits. Les scripts permettent la manipulation personnalisée des champs, la transformation des données et l'implémentation de la logique à travers divers types de documents.

Pour Commencer

Les scripts dans Docbits sont écrits en Python. Ils interagissent avec les champs de documents et les métadonnées pour effectuer une large gamme d'opérations, allant du formatage simple des données à une logique complexe.

Fonctions Clés

• get_field_value(fields_dict, field_name, default=None): Récupère la valeur d'un champ spécifié.

• set_field_value(fields_dict, field_name, value): Définit la valeur d'un champ spécifié.

• create_new_field(field_name, value): Crée un nouveau champ avec un nom et une valeur spécifiés.

• format_decimal_to_locale(value, locale): Formate une valeur décimale selon une locale spécifiée.

Exemples de Scripts

Ci-dessous, plusieurs exemples démontrant des tâches de script courantes.

Exemple 1 : Mapping de Devise pour les Factures

Standardiser les symboles ou textes de devise en codes de devise ISO.

currency_map = {
    "€": "EUR",
    "EURO": "EUR",
    "$": "USD",
    "£": "GBP"
}
currency_value = get_field_value(fields_dict, "currency", None)
if currency_value:
    currency_value = currency_value.upper()
    if currency_value in currency_map:
        currency_value = currency_map[currency_value]
    set_field_value(fields_dict, "currency", currency_value)

Dans notre système de traitement des documents, nous gérons un grand volume de documents provenant de plusieurs clients chaque jour. Pour garantir que les documents de chaque client soient traités en temps voulu, nous avons mis en place un système de priorité sophistiqué. Ce système ajuste dynamiquement les priorités en fonction du nombre de documents en attente qu'un client a, assurant ainsi l'équité et l'efficacité. Plongeons dans le fonctionnement de ce système de priorité et quand le compteur de tâches est réinitialisé.

Concepts Clés du Système de Priorité

Notre système de priorité repose sur quelques concepts clés :

1. Documents en Attente : Il s'agit d'un compte des documents qu'un client a soumis mais qui n'ont pas encore été traités.

2. Intervalle de Réinitialisation : Le système réinitialise périodiquement le compte des documents en attente à zéro pour s'assurer qu'aucun client ne puisse monopoliser indéfiniment les ressources de traitement.

Comment la Priorité est Déterminée

Voici une explication étape par étape de la façon dont la priorité pour le traitement des documents est déterminée :

1. Suivi des Documents en Attente : Chaque client a un compte de documents en attente. Ce compte nous aide à savoir combien de documents attendent d'être traités pour chaque client.

2. Réinitialisation du Compte : Pour maintenir l'équité, nous réinitialisons le compte des documents en attente à zéro si un certain temps (l'intervalle de réinitialisation) s'est écoulé depuis la dernière mise à jour. Cet intervalle est fixé par défaut à 1500 secondes (ou 25 minutes).

3. Mise à Jour du Compte : Si l'intervalle de réinitialisation n'est pas écoulé, nous réduisons le compte des documents en attente d'un chaque fois que nous vérifions, simulant le traitement d'un document.

4. Définition des Priorités : La priorité pour le traitement des tâches est basée sur le nombre de documents en attente. Moins il y a de documents en attente, plus la priorité est élevée, ce qui signifie que ces tâches seront traitées plus tôt. Nous avons des seuils spécifiques pour attribuer des niveaux de priorité de 1 (priorité la plus élevée) à 9 (priorité la plus basse).

Niveaux de Priorité

Les niveaux de priorité sont attribués en fonction du compte des documents en attente comme suit :

• Priorité 9 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -20

• Priorité 8 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -14

• Priorité 7 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -12

• Priorité 6 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -10

• Priorité 5 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -8

• Priorité 4 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -6

• Priorité 3 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -4

• Priorité 2 : Si le compte des documents en attente est inférieur à -2

• Priorité 1 : Si le compte des documents en attente est supérieur ou égal à -2

Quand le Compteur est Réinitialisé

Le compteur des documents en attente est réinitialisé à zéro si plus que l'intervalle de réinitialisation (1500 secondes) s'est écoulé depuis la dernière mise à jour. Ce mécanisme garantit qu'aucun client ne puisse accumuler indéfiniment des documents en attente et monopoliser les ressources du système. En réinitialisant périodiquement le compteur, nous garantissons que chaque client obtienne une part équitable de temps de traitement.

1. Paramètres globaux :

   • Informations sur l'entreprise : Définir et modifier les détails de base concernant l'entreprise, comme le nom, l'adresse et d'autres identifiants.

   • Groupes, utilisateurs et autorisations : Gérer les rôles et les autorisations des utilisateurs, permettant différents niveaux d'accès à diverses fonctionnalités au sein de DocBits.

   • Intégration : Configurer et mettre en place des intégrations avec d'autres logiciels ou systèmes, améliorant la fonctionnalité de DocBits avec des services externes.

   • Types de documents : Spécifier et gérer les différents types de documents que DocBits traitera, tels que les factures, les commandes, etc.

   • Notification par e-mail : Configurer les paramètres pour les alertes et notifications par e-mail liées aux activités de traitement des documents.

   • Tableau de bord : Personnaliser l'affichage du tableau de bord avec des widgets et des métriques qui sont importants pour les utilisateurs.

2. Traitement des documents :

   • Expiration des documents : Définir des règles sur la durée de conservation des documents avant leur archivage ou leur suppression.

   • Importation : Configurer la manière dont les documents sont importés dans DocBits, y compris les paramètres de source et les types de fichiers.

   • Paramètres OCR : Ajuster les paramètres pour la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit les images de texte en texte encodé par machine.

   • Classification et extraction : Définir comment les documents sont classés et comment les données sont extraites des documents.

   • Recherche de données maîtresses : Mettre en place des recherches pour valider ou compléter les données extraites avec des données maîtresses préexistantes.

   • Liste de valeurs : Gérer des listes prédéfinies utilisées dans la saisie et la validation des données.

   • Exportation : Configurer comment et où les documents et données traités sont exportés.

   • Module : Modules supplémentaires qui peuvent être configurés pour étendre la fonctionnalité.

3. Licences API : Gérer les clés API et surveiller les statistiques d'utilisation des API utilisées par DocBits.

4. Paramètres des fournisseurs : Configurer et gérer les paramètres spécifiques aux fournisseurs, éventuellement en intégrant des systèmes de gestion des fournisseurs.

5. Gestion du cache : Ajuster les paramètres liés à la mise en cache des données pour améliorer les performances du système.

Aperçu

Le paramètre Couleur de l'application permet aux administrateurs de définir le schéma de couleurs de l'interface de l'application. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour distinguer les différents environnements tels que le test, le bac à sable et la production. En attribuant des couleurs distinctes à chaque environnement, les utilisateurs peuvent facilement identifier dans quel environnement ils travaillent, réduisant ainsi le risque d'effectuer des actions critiques dans le mauvais environnement.

Accéder au paramètre Couleur de l'application

1. Naviguer vers les paramètres de l'entreprise :

   • Dans le menu principal, cliquez sur la section Informations sur l'entreprise.

2. Localiser la section Couleur de l'application :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Couleur de l'application dans les paramètres des Informations sur l'entreprise.

Définir la couleur de l'application

1. Choisir une couleur :

   • Cliquez sur la boîte de couleur ou entrez un code hexadécimal directement dans le champ de texte.

   • Un sélecteur de couleur apparaîtra, vous permettant de sélectionner la couleur souhaitée.

   • Vous pouvez entrer un code hexadécimal spécifique si vous avez une couleur prédéterminée pour l'environnement.

2. Enregistrer la couleur :

   • Une fois que vous avez sélectionné la couleur, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le changement.

   • L'interface de l'application se mettra immédiatement à jour pour refléter la nouvelle couleur.

3. Réinitialiser par défaut :

   • Si vous souhaitez revenir à la couleur par défaut, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

Meilleures pratiques pour les couleurs des environnements

Pour éviter toute confusion, il est recommandé d'établir un schéma de couleurs standard pour chaque environnement :

• Production : Utilisez une couleur neutre ou par défaut, telle que #FFFFFF (blanc) ou #f0f0f0 (gris clair), pour indiquer l'environnement en direct.

• Test : Utilisez une couleur vive ou d'alerte, telle que #ffcc00 (jaune) ou #ffa500 (orange), pour indiquer un environnement de test.

• Bac à sable : Utilisez une couleur distincte, telle que #007bff (bleu) ou #6c757d (gris), pour indiquer un environnement de bac à sable ou de développement.

Avis sur le plan d'abonnement

Sous la section Couleur de l'application, les administrateurs verront également des informations relatives au Plan d'abonnement. Cela inclut le plan actuel, son statut et le nombre de jours restants d'abonnement.

Importance de la couleur de l'application

Le paramètre Couleur de l'application est un outil simple mais efficace pour aider les utilisateurs à reconnaître rapidement l'environnement dans lequel ils travaillent. En sélectionnant et en gérant soigneusement ces couleurs, les organisations peuvent minimiser les erreurs et améliorer l'efficacité du flux de travail.

Ouvrir le Port 443 & Communication Sécurisée

Nous comprenons l'importance du transfert de données sécurisé. C'est pourquoi nous utilisons le port 443, le port standard pour HTTPS, garantissant que toutes les données transférées sont cryptées et sécurisées. Nos connexions sécurisées par SSL garantissent que vos données sont en sécurité à chaque étape du processus.

Communication Avec La Base De Données

En ce qui concerne la communication avec la base de données, nous ne prenons aucun risque. Notre configuration Kubernetes et nos bases de données résident dans le même Cloud Privé Virtuel (VPC). Cela signifie que nous accédons à la base de données uniquement via une IP locale, garantissant que les données transmises ne quittent jamais le réseau local. C'est comme avoir une autoroute privée juste pour vos données.

Espaces

La gestion des documents est un jeu d'enfant avec Docbits. Tous les documents téléchargés sont stockés en toute sécurité dans un 'Espace' dédié. Nous utilisons le cryptage SSL pour le trafic de données et exigeons plusieurs clés pour l'accès aux fichiers, veillant à ce que vos documents soient aussi sécurisés qu'un coffre-fort.

Traffic Security

Nous n'autorisons que les connexions sécurisées par HTTPS pour communiquer avec nos serveurs. Cela garantit que toutes les données transférées sont cryptées, gardant vos informations sensibles en sécurité. C'est comme avoir un garde de sécurité pour vos données, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

La flexibilité est essentielle, et nous offrons à la fois des solutions cloud et sur site. Avec notre option sur site, il n'est pas nécessaire d'ouvrir des ports, garantissant que la sécurité de votre réseau reste intacte. Que vous soyez dans le cloud ou que vous gardiez les choses en interne, nous avons ce qu'il vous faut.

Pour configurer vos paramètres, cliquez sur l'icône Utilisateur située dans le coin inférieur gauche de l'écran. Ici, vous pouvez personnaliser plusieurs options :

Langue

• Sélectionner la Langue Préférée : Choisissez votre langue souhaitée parmi les options disponibles.

Dark Mode

• Passer en Dark Mode : Activez ou désactivez le Dark Mode pour une expérience de visionnage plus confortable.

Paramètres de l'Utilisateur

Dans cette section, vous pouvez ajuster les préférences suivantes :

• Modèle de date : Personnalisez la façon dont les dates sont affichées.

• Format des Montants : Définissez votre format préféré pour les valeurs numériques.

• Nom : Mettez à jour votre nom.

• Mot de Passe : Changez votre mot de passe pour la sécurité de votre compte.

• Taille de la Police : Ajustez la taille du texte pour une meilleure lisibilité.

• Mode Double Écran : Activez cette fonctionnalité si vous utilisez deux moniteurs.

Se Déconnecter

• Se Déconnecter : Cliquez ici pour vous déconnecter en toute sécurité de votre compte.

L'écran de validation vous permet de vérifier, de modifier et de valider tous les documents importés. Vous pouvez voir le nom du document, le nombre de pages qu'il contient, la date à laquelle il a été importé et son statut. Le bouton d'actions vous permet d'attribuer, de redémarrer, de valider ou de supprimer le document.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les expéditions avancées. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les commandes d'expédition. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Support Utilisateur

Si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez des questions lors de l'utilisation de DocBits, veuillez consulter ce manuel de l'utilisateur ou contacter notre équipe de support pour obtenir de l'aide. Notre engagement est de fournir une expérience fluide pour tous les utilisateurs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton de support dans votre application DocBits et vous pourrez créer un ticket de support.

Vous pouvez également nous contacter via notre page FELLOWPRO:

Dans l'écran de validation, vous pouvez directement créer des tickets pour le document particulier et inclure une capture d'écran du problème. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer un ticket", la fenêtre de support s'ouvre et vous pouvez commencer immédiatement.

Aperçu

Par défaut, des champs spécifiques dans le processus de validation des champs sont automatiquement vérifiés en vérifiant leurs valeurs à l'aide de formules basées sur d'autres valeurs extraites. Sur cette page, vous pouvez trouver les formulaires utilisés pour ces calculs automatiques.

Vous pouvez toujours vérifier la formule utilisée en survolant l'icône d'information.

Remarque : L'icône d'information n'est visible que si une valeur a été extraite pour le champ correspondant.

Formulaires pour les vérifications automatiques :

Montant net :

Montant net = Montant de la taxe * 100 / Taux de TVA 

Taux de TVA :

Taux de TVA = Montant de la taxe * 100 / Montant net 

Montant de la taxe :

Montant de la taxe = Montant net + Taux de TVA / 100

Montant net réduit :

Montant net réduit = Montant de la taxe réduite * 100 / Taux de TVA réduit

Taux de TVA réduit :

Taux de TVA réduit = Montant de la taxe réduite * 100 / Montant net réduit

Montant de la taxe réduite :

Montant de la taxe réduite = Montant de la taxe réduite + Taux de TVA réduit / 100

Montant net total :

Montant net total = Montant net + Montant de la taxe réduite + Montant net gratuit

Montant net total US :

Montant net total US = Montant net + Frais d'expédition + Frais divers + Montant supplémentaire

Montant total de la taxe :

Montant total de la taxe = Montant de la taxe + Montant de la taxe réduite + Montant de la taxe gratuite 

Montant total :

Montant total = Montant net + Montant de la taxe

Remarque : Si la valeur extraite et la valeur validée ne correspondent pas, le document ne peut pas être traité davantage. Une erreur Incohérence des montants apparaîtra pour le champ correspondant.

1. Vous recevrez une invitation avec un lien par E-mail pour commencer le processus d'inscription. Veuillez cliquer sur « Aller à l'inscription », soumettre les informations requises et accepter les termes et conditions pour commencer.
2. Détails du Fournisseur

   Veuillez vérifier que le nom du Fournisseur est correct. C'est un détail critique pour des raisons d'identité et légales qui ne peut pas être modifié. Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Données d'Adresse. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
3. Données d'Adresse Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Contact du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
4. Contact du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Financière du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
5. Financier du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Achats du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
6. Achats du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Certificats du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
7. Certificats du Fournisseur Veuillez télécharger tous les certificats requis (Fiscal, Assurance, Diversification des Fournisseurs). Veuillez enregistrer vos progrès si vous devez revenir pour compléter le processus d'inscription plus tard. Une fois terminé, cliquez sur « Envoyer pour approbation ».
8. Veuillez télécharger tous les certificats requis (Fiscal, Assurance, Diversification des Fournisseurs). Veuillez enregistrer vos progrès si vous devez revenir pour compléter le processus d'inscription plus tard. Une fois terminé, cliquez sur « Envoyer pour approbation ».
9. Veuillez vérifier votre E-mail pour une confirmation que vous avez complété le processus d'inscription.

Docbits est un système avancé conçu pour automatiser la correspondance des données de bon de commande (PO) avec les documents de facture entrants. Cet outil est spécifiquement conçu pour une gestion et un traitement efficaces des données de facturation au sein des systèmes ERP. Cette documentation explique les bases de la correspondance automatique via Docbits et définit les règles spécifiques requises pour une correspondance réussie.

Principes Fondamentaux de la Correspondance Automatique dans Docbits

Extraction de Données : Docbits commence le processus en extrayant les données pertinentes des documents de facture numérisés. En général, ces données incluent les numéros d'article, les quantités et les prix unitaires de chaque ligne de facture. La précision de cette extraction est cruciale, car elle constitue la base du processus de correspondance ultérieur.

Comparaison avec les Données de PO : Les données extraites sont comparées avec les informations correspondantes dans les bons de commande stockés. Docbits vérifie si les numéros d'article, les quantités et les prix correspondent à ceux des PO. Pour une correspondance réussie, les données des factures doivent correspondre aux données des bons de commande, en tenant compte des seuils de tolérance définis.

Correspondance Automatique : Sur la base des résultats de la comparaison, Docbits effectue la correspondance. Le système vérifie si les critères de correspondance se situent dans les limites de tolérance définies. Si ces critères sont remplis, la correspondance est considérée comme réussie.

Rapport : Après avoir terminé le processus de correspondance, Docbits génère des rapports qui montrent l'état des correspondances. Ces rapports informent sur les factures correspondantes avec succès et identifient celles présentant des écarts.

Définition des Règles de Correspondance

Numéro d'Article : Le numéro d'article sur la facture doit correspondre exactement au numéro d'article dans le bon de commande. Il n'y a pas de tolérance pour les écarts dans les numéros d'article.

Quantités : La quantité de marchandises livrées sur la facture peut varier dans une plage de tolérance prédéfinie. En général, une tolérance de ±5% peut être acceptable pour tenir compte des différences mineures dans les quantités de livraison.

Prix : Les écarts de prix sont tolérables jusqu'à un seuil défini. Une tolérance courante peut être de ±2% du prix pour accepter de légères différences dans les déclarations de prix résultant de différences d'arrondi ou de fluctuations monétaires.

Statut de Correspondance :

• Correspondance Complète : Tous les points de données (numéro d'article, quantité et prix) sont dans les limites de tolérance définies.

• Correspondance Partielle : Un ou plusieurs points de données dévient en dehors des limites de tolérance, mais les écarts sont minimes et nécessitent un examen manuel.

• Aucune Correspondance : Écarts significatifs dans un ou plusieurs points de données nécessitant une correction immédiate ou une enquête plus approfondie.

La définition précise de ces règles et la fixation des limites de tolérance sont cruciales pour l'efficacité de la correspondance automatique et la réduction des interventions manuelles. Docbits permet une configuration flexible de ces paramètres pour répondre aux besoins de diverses entreprises et industries.

Vous pouvez rechercher des documents spécifiques en saisissant le nom ou l'ID du document dans la barre de recherche, comme indiqué ci-dessous.

Pour un filtrage plus précis, cliquez sur l'icône à droite de la barre de recherche pour sélectionner des critères spécifiques pour rechercher des documents.

Les options de filtrage suivantes seront disponibles pour vous.

• Type de document: Type de document (par exemple, Facture, Bon de commande).

• Statut: Statut de traitement (par exemple, Prêt pour validation, Rejeté).

• Assigné à: Utilisateur auquel le document est assigné.

• Assigné au groupe: Groupe auquel le document est assigné.

• Date de début / Date de fin: Plage de dates dans laquelle les documents ont été importés.

• Redémarrage nécessaire: Documents nécessitant un redémarrage.

Cliquez sur "Appliquer" pour appliquer les filtres, ou cliquez sur "Effacer les filtres" pour les réinitialiser.

Si vous souhaitez importer des documents manuellement dans DocBits, suivez ces étapes simples :

• Cliquez sur le bouton Importer sur le tableau de bord de DocBits.

• Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez importer vos documents via le navigateur de fichiers ou par glisser-déposer. Vous pouvez importer jusqu'à 10 documents à la fois.

• Pour importer des documents via le navigateur de fichiers, cliquez sur le bouton Importer des documents et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer. Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur Confirmer pour démarrer le processus d'importation.

• Alternativement, vous pouvez glisser-déposer vos fichiers sur la fenêtre d'importation de DocBits.

• Une fois les fichiers importés, ils auront le statut initial de "En cours". Pendant ce temps, l'importation est en cours de traitement et l'édition du fichier n'est pas possible. Le temps de traitement peut varier en fonction de la taille et de la complexité du fichier.

• Une fois le fichier traité, il recevra le statut "Prêt pour la validation". Vous pouvez maintenant commencer le processus de validation.

Vue d'ensemble

Cette fonctionnalité vous aide à gérer et à réconcilier les numéros d'article entre votre système et vos fournisseurs. Souvent, les numéros d'article que vous utilisez en interne peuvent ne pas correspondre aux numéros d'article utilisés par vos fournisseurs. Docbits facilite la gestion de ces divergences en créant une correspondance entre vos numéros d'article et ceux de vos fournisseurs.

Comment ça fonctionne

1. Correspondance manuelle :

   • La première fois que vous rencontrez une divergence entre votre numéro d'article et celui de votre fournisseur, vous devez les faire correspondre manuellement.

   • Vous pouvez le faire en entrant le numéro d'article fournisseur correct correspondant à votre numéro d'article interne.

2. Correspondance automatique :

   • Une fois que vous avez fait correspondre manuellement un numéro d'article avec celui de votre fournisseur, Docbits se souvient de cette correspondance.

   • La prochaine fois que le même article apparaît, Docbits le fera correspondre automatiquement en fonction de la correspondance enregistrée, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.

Décomposition de l'interface

• ID du fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.

• Numéro d'article : Votre numéro d'article interne pour le produit.

• Numéro d'article du fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.

• Action : Options pour gérer les correspondances, telles que la suppression des correspondances incorrectes.

Avantages

• Efficacité : Réduit le besoin de saisie manuelle répétée, rendant le processus plus rapide.

• Précision : Minimise les erreurs en s'assurant que les numéros d'article sont correctement appariés.

• Commodité : Simplifie le flux de travail en automatisant le processus de correspondance après la saisie manuelle initiale.

Aperçu

L'Entraînement du Modèle permet aux administrateurs de superviser et gérer la formation des modèles d'apprentissage automatique spécifiques à chaque type de document. En fournissant une interface structurée pour l'importation de données d'échantillons, la formation des modèles et le test de leurs performances, Docbits garantit que ses capacités d'extraction de données s'améliorent continuellement avec le temps.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Aperçu des Métriques:

• Échantillon: Nombre de documents d'échantillons utilisés pour l'entraînement.

• Exportés: Nombre de documents qui ont été exportés avec succès après traitement.

• Entreprise Σ: Nombre total de documents spécifiques à l'entreprise traités.

• Total Σ: Nombre total de documents traités dans toutes les catégories.

1. Options d'Entraînement et de Test:

• Importation: Permet aux administrateurs d'importer de nouveaux ensembles de données d'entraînement qui sont généralement des échantillons structurés de documents devant être reconnus par le système.

• Entraîner le Modèle: Lance le processus d'entraînement en utilisant les données importées pour améliorer les capacités de reconnaissance et d'extraction du système.

• Test de Classification: Permet de tester le modèle pour évaluer sa performance dans la classification et l'extraction de données à partir de documents nouveaux ou non vus.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Champ: Ajoute de nouveaux champs de données que le modèle devrait reconnaître et extraire.

• Actions: Ce menu déroulant peut inclure des options telles que voir les détails, modifier les configurations ou supprimer les données d'entraînement.

La fonctionnalité Tableau IA permet aux utilisateurs de manipuler et personnaliser facilement les données extraites du document de facturation. Voici les principales capacités et instructions d'utilisation :

• Suppression de colonnes : Si certaines colonnes du tableau extrait ne sont pas nécessaires, les utilisateurs peuvent facilement les supprimer en cliquant sur l'icône "Supprimer la colonne" (représentée par trois points verticaux) à côté de l'en-tête de la colonne. Cela permet de désencombrer le tableau et de se concentrer uniquement sur les informations pertinentes.

• Changement de format de devise : Le format de la devise peut être modifié en sélectionnant le format souhaité dans le menu déroulant à côté du champ "Devise". Cela garantit que les valeurs monétaires sont affichées dans le format préféré, facilitant ainsi l'interprétation et l'analyse des données financières.

• Affichage/Masquage des colonnes non mappées : Par défaut, seules les colonnes mappées (colonnes avec des données extraites) sont visibles dans le tableau. Cependant, les utilisateurs peuvent choisir d'afficher ou de masquer les colonnes non mappées en cliquant sur le bouton "Masquer les colonnes non mappées" ou "Afficher les colonnes non mappées" en bas du tableau. Cette fonctionnalité est utile lorsque les utilisateurs souhaitent examiner toutes les colonnes disponibles, même si elles ne contiennent pas actuellement de données.

• Modification des en-têtes de tableau : Les en-têtes de tableau (noms de colonnes) peuvent être modifiés en cliquant sur l'en-tête et en saisissant le nom souhaité. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de personnaliser les noms de colonnes pour mieux s'aligner sur leur terminologie ou leurs préférences, rendant les données plus lisibles et compréhensibles.

Ces fonctionnalités offrent aux utilisateurs la flexibilité et le contrôle sur les données extraites, leur permettant d'adapter les informations selon leurs besoins et préférences spécifiques. Le Tableau IA vise à améliorer l'expérience utilisateur en offrant un moyen fluide et intuitif d'interagir avec et d'analyser les données de facturation.

Il s'agit d'un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité se trouve dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Aperçu:

L'écran de validation dans DocBits est conçu pour vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des données contenues dans les documents avant qu'elles ne soient traitées ou enregistrées. Cette fonctionnalité est cruciale pour garantir que toutes les données sont correctement lues et traitées, assurant ainsi l'intégrité et la qualité des données.

Description détaillée de l'objectif et de l'utilisation de l'écran de validation

Objectif de l'écran de validation

• Assurer la qualité des données: L'écran de validation vérifie l'exactitude et l'exhaustivité des données extraites pour éviter l'entrée d'informations incorrectes ou incomplètes.

• Intégrité des données: Il garantit que les données respectent les exigences et normes spécifiées.

• Prévention des erreurs: En facilitant la détection et la correction précoces des erreurs, l'écran de validation aide à atténuer les problèmes potentiels lors du traitement ultérieur des données.

• Convivialité: Le système fournit un retour immédiat aux utilisateurs lorsque des erreurs ou des incohérences sont détectées, permettant des corrections rapides.

• Conformité: L'écran de validation aide à garantir le respect des réglementations et normes légales et organisationnelles.

• Efficacité: Il réduit l'effort nécessaire pour les corrections futures et minimise le besoin de vérifications manuelles.

Utilisation de l'écran de validation

• Extraction automatique de données:

  • Reconnaissance optique de caractères (OCR): Lit automatiquement le texte des documents ou images numérisés.

  • Données structurées et non structurées: Traite les données de divers types de documents, y compris les formulaires, factures et contrats.

• Vérification et validation des données:

  • Validation de format: Assure que les données sont dans les formats corrects (par exemple, formats de date, numéros de téléphone, adresses e-mail).

  • Champs obligatoires: Confirme que tous les champs obligatoires sont complétés.

  • Vérification de plage: Valide les données numériques pour s'assurer qu'elles se situent dans les limites spécifiées.

  • Vérification de cohérence: Vérifie que les champs de données connexes contiennent des informations cohérentes (par exemple, s'assurer que les dates de début et de fin correspondent).

• Interaction utilisateur et dépannage:

  • Messages d'erreur: Affiche des messages d'erreur clairs et exploitables lorsque les données ne répondent pas aux exigences de validation.

  • Revue et correction manuelles: Permet aux utilisateurs de revoir et de modifier manuellement les données lorsque les validations automatiques échouent.

• Nettoyage et standardisation des données:

  • Correction automatique: Suggère ou effectue des corrections automatiques lorsque des erreurs sont détectées.

  • Formatage des données: Standardise les formats de données pour assurer la cohérence entre les ensembles de données.

• Sécurité et droits d'accès:

  • Filtres d'entrée: Protège contre les entrées malveillantes grâce à des mécanismes de validation et de filtrage robustes.

  • Contrôle d'accès: Assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder et modifier les données sensibles.

• Cohérence des données:

  • Validation croisée: Vérifie la cohérence entre les champs de données connexes (par exemple, valider que les dates de début et de fin correspondent).

  • Entrées en double: Empêche les entrées en double dans la base de données.

• Guidance utilisateur:

  • Messages d'erreur: Fournit des messages d'erreur spécifiques et compréhensibles lorsque les entrées ne respectent pas les exigences.

  • Aide et conseils: Offre des textes d'aide ou des infobulles pour aider les utilisateurs à entrer correctement les données.

En résumé, l'écran de validation dans DocBits est essentiel pour garantir la qualité des données extraites, faciliter la détection et la correction précoces des erreurs, et améliorer l'efficacité globale des flux de travail de traitement des données.

Aperçu

La fusion de documents vous permet de combiner plusieurs documents.

Tout d'abord, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez fusionner. Cela peut être fait en sélectionnant les cases à cocher des documents. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur l'icône avec trois points.

Un menu s'affichera alors, sélectionnez l'option "Fusionner" qui se trouve en bas.

La fusion de documents est une fonctionnalité importante dans un système de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de combiner plusieurs documents en un seul document. Voici quelques raisons pour lesquelles la fusion de documents peut être utile :

• Organiser des documents connexes : En fusionnant plusieurs documents en un seul document, les utilisateurs peuvent organiser et conserver ensemble des informations ou des fichiers connexes. Cela peut aider à améliorer l'efficacité dans la gestion et l'accès aux documents.

• Créer des rapports ou des résumés : La fusion de plusieurs documents peut être utile pour créer des rapports ou des résumés en combinant des données ou des informations provenant de différentes sources ou documents. Cela permet aux utilisateurs de créer des rapports ou des présentations complets sans avoir à copier et coller manuellement les informations.

• Archiver des documents : Lorsque plusieurs versions d'un document existent, ou lorsque des documents doivent être résumés dans une période de temps spécifique, la fusion de documents peut aider à garantir des pratiques d'archivage cohérentes et à optimiser l'espace de stockage.

• Optimisation des flux de travail : La fusion de documents peut faire partie d'un flux de travail automatisé où les documents sont automatiquement combinés une fois que certaines conditions sont remplies. Cela peut être utilisé, par exemple, dans un processus d'approbation ou lors de la création de contrats ou de rapports.

Exemples de fusion de documents :

• Combinaison de factures : Une entreprise doit résumer toutes les factures d'un mois donné à des fins comptables. Les factures individuelles sont téléchargées en tant que documents distincts, puis fusionnées pour créer un aperçu consolidé.

• Combinaison de formulaires d'approbation : Un flux de travail d'approbation d'application nécessite que plusieurs formulaires soient fusionnés avant d'être transmis à la direction. Les différents formulaires sont automatiquement combinés au fur et à mesure qu'ils sont remplis et soumis par les parties concernées.

• Création d'un rapport annuel : Plusieurs départements d'une entreprise travaillent ensemble pour créer un rapport annuel complet. Chaque département prépare sa propre section du rapport en tant que document distinct. Ces documents sont ensuite réunis pour créer le rapport annuel final.

En fusionnant des documents, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de gestion documentaire, améliorer la collaboration et accroître l'efficacité.

Introduction

This document provides a detailed guide on the "Calculating Total Charges" script within the Docbits platform. The script is designed to automatically calculate the total amount charged on an invoice by summing up various individual charges. This automation enhances accuracy and efficiency in document processing.

Objective

The aim of this script is to streamline the calculation process for total charges on invoices. By automatically adding up specified charges, such as base charges, taxes, and additional fees, the script ensures that the total charges reflected on each invoice are accurate and comprehensive.

Script Details

Code Implementation

1. ISO/IEC 27001

Cette norme internationale définit les exigences pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer continuellement un Système de Gestion de la Sécurité de l'Information (SGSI). Elle aide les organisations à protéger les données de manière systématique et rentable, y compris les processus de gestion des risques et de contrôles de sécurité de l'information.

Impact pour les clients : Garantit que DocBits respecte les normes les plus élevées en matière de sécurité de l'information, offrant la confiance que les données sensibles sont bien protégées.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Les rapports SOC 1 sont conçus pour les organisations qui doivent démontrer l'efficacité des contrôles internes sur les rapports financiers. Ils sont particulièrement pertinents pour les prestataires de services qui affectent les rapports financiers de leurs clients.

Pertinence pour DocBits : Démontre notre engagement à maintenir des contrôles internes stricts sur les données financières, offrant une assurance aux clients concernant la fiabilité de nos processus.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

Le SOC 2 se concentre sur les contrôles d'une organisation de services pertinents pour la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la vie privée des données. Il est crucial pour les entreprises de technologie et de cloud computing qui traitent des informations sensibles.

Valeur pour les clients : Fournit une validation indépendante que DocBits a mis en œuvre des contrôles efficaces pour protéger les données des clients, garantissant la fiabilité de notre logiciel et de nos services.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

Le RGPD est un règlement du droit de l'UE sur la protection des données et la vie privée dans l'Union européenne et l'Espace économique européen. Il traite également du transfert de données personnelles en dehors des zones de l'UE et de l'EEE.

Assurance client : La conformité au RGPD garantit que DocBits traite les données personnelles conformément aux réglementations de l'UE, protégeant la vie privée des utilisateurs et respectant des directives strictes en matière de traitement des données.

Aperçu

Si une erreur se produit pendant votre flux de travail de document, le document entrera dans le statut "Erreur". Lorsque cela se produit, vous pouvez cliquer sur le document pour :

• Voir les détails critiques expliquant pourquoi l'erreur s'est produite

• Ajouter des notes au document

• Imprimer ou télécharger le document

Cela vous permet de diagnostiquer les problèmes et de prendre des mesures appropriées sans perdre l'accès au document lui-même.

Cette page fournit un aperçu des outils disponibles pour vous aider à examiner et à gérer les documents dans l'état Erreur.

Détails de l'Erreur

Sur le côté droit de la vue du document, vous trouverez le Message d'Erreur, qui fournit une brève description de ce qui a mal tourné. En dessous du message d'erreur, l'Exception est affichée, montrant où l'erreur s'est produite dans le code. Cette information est utile pour le dépannage et doit être incluse lors du signalement du problème au support.

Options d'Édition

Sur le côté gauche de la page, votre document est affiché avec plusieurs outils pour l'interaction et la révision.

Options de la Barre d'Outils Gauche

La barre d'outils sur le côté gauche de la page fournit des outils pour interagir avec le document :

• Basculer la Vue Miniature Afficher ou masquer la barre latérale qui affiche toutes les pages du document sous forme de miniatures pour une navigation facile.

• Voir l'ID du Document Utile lors du signalement d'un problème—incluez cet ID dans votre demande de support.

• Suivre la Page Actuelle et le Niveau de Zoom Voir quelle page vous consultez et à quel pourcentage de zoom.

• Ajuster à la Hauteur ou à la Largeur Ajuster l'affichage du document pour s'adapter soit à la hauteur, soit à la largeur du visualiseur.

• Faire Pivoter le Document Faire pivoter le document pour une visualisation plus facile du contenu numérisé ou de contenu en biais.

• Ajouter des Notations Annoter le document avec des commentaires ou des surlignages.

• Annuler ou Rétablir des Actions Inverser rapidement ou réappliquer des actions récentes.

Options de la Barre d'Outils Droite

La barre d'outils sur le côté droit de la page offre des fonctionnalités supplémentaires :

• Télécharger le Document Enregistrer le document sur votre appareil, avec ou sans annotations.

• Imprimer le Document Envoyer le document à une imprimante, y compris les annotations visibles.

• Changer de Modes de Visualisation Passer entre différents styles d'affichage ou modes de lecture.

• Voir les Propriétés du Document Accéder aux métadonnées telles que le nom de fichier, le type, la taille et la date de création.

Comment Procéder

Si un document entre dans l'état Erreur, vous avez plusieurs options pour continuer :

1. Redémarrer le Document

Dans de nombreux cas, redémarrer le document peut résoudre le problème et permettre la reprise du traitement.

• Pour redémarrer le document :

  1. Cliquez sur les trois points dans la colonne Actions.

  2. Sélectionnez Redémarrer dans le menu.

2. Contacter le Support

Si l'erreur persiste après le redémarrage, vous pouvez contacter notre équipe de support pour obtenir une assistance supplémentaire. Veuillez fournir autant d'informations que possible pour aider notre équipe à résoudre le problème efficacement (par exemple, ID du document, message d'erreur, actions entreprises).

Les instructions pour soumettre un ticket de support peuvent être trouvées .

Aperçu

Le paramètre Champs fournit une interface utilisateur où les administrateurs peuvent gérer les propriétés et le comportement des champs de données individuels associés à un type de document. Chaque champ peut être ajusté pour optimiser la précision et l'efficacité de la capture et de la validation des données.

Fonctionnalités clés et Options

1. Configuration des Champs:

• Noms des Champs: Liste les noms des champs, correspondant généralement aux éléments de données dans le document, tels que "Numéro de Facture" ou "Date de Commande".

• Requis: Les administrateurs peuvent marquer les champs comme requis, s'assurant que des données doivent être saisies ou capturées pour que ces champs complètent le traitement du document.

• Lecture Seule: Les champs peuvent être définis en lecture seule pour empêcher toute modification après la capture des données ou pendant certaines étapes du traitement du document.

• Caché: Les champs peuvent être masqués dans l'interface utilisateur, utile pour les informations sensibles ou pour simplifier les flux de travail des utilisateurs.

1. Paramètres Avancés:

• Forcer la Validation: Garantit que les données saisies dans un champ respectent certaines règles de validation avant d'être acceptées.

• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères): Ce commutateur peut être activé pour permettre le traitement OCR pour un champ spécifique, utile pour l'extraction automatique de données à partir de documents numérisés ou numériques.

• Score de Correspondance: Les administrateurs peuvent définir un score de correspondance, un seuil utilisé pour déterminer le niveau de confiance de la reconnaissance ou de la correspondance des données, impactant la manière dont la validation des données et les contrôles de qualité sont effectués.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Nouveau Champ: Permet d'ajouter de nouveaux champs au type de document.

• Icônes d'Édition: Chaque champ a une icône d'édition qui permet aux administrateurs de configurer davantage les paramètres spécifiques au champ, tels que le type de données, les valeurs par défaut ou la logique métier connectée.

• Enregistrer les Paramètres: Valide les modifications apportées aux configurations des champs.

1. Aperçu

Le Fichier de Description de la Structure définit comment les segments EDI répétitifs (par exemple, N1–N4) sont regroupés en JSON structuré. Il garantit :

• Analyse précise des éléments liés en tant qu'unités uniques.

• Sortie cohérente pour les systèmes en aval.

Pour un exemple complet avec des détails de segment, consultez .

2. Accès et Édition de Base

Accéder au Fichier

1. Paramètres → Type de Document → [Votre Document (par exemple, Bon de Commande)] → E-Doc.
2. Sous E-Doc, sélectionnez votre format (par exemple, EDI ).

3. Cliquez sur Description de la Structure.

Gestion des Brouillons

• Créer un Brouillon : Cliquez sur l'icône ✏️ pour commencer l'édition.

• Supprimer les Brouillons : Utilisez l'icône 🗑️ pour supprimer les brouillons inutilisés.

• Activer les Modifications : Cliquez sur l'icône ✅ pour approuver et publier vos modifications.

  • Remarque : Activer une nouvelle version désactivera automatiquement la précédente.

3. Fonction d'Aperçu (Aperçu XML analysé)

La Fonction d'Aperçu vous permet de tester et de prévisualiser comment un fichier EDI téléchargé est analysé en utilisant le Fichier de Description de la Structure actuel.

Utilisation

• Téléchargez un fichier EDI via le flux de téléchargement standard.

• Copiez l'ID du Document du fichier téléchargé.

• Accédez à l'interface du Fichier de Description de la Structure.

• Ouvrez la Fonction d'Aperçu.
• Entrez l'ID du Document dans le champ et appuyez sur Tester.

• La sortie XML structurée résultante sera affichée.

Ceci est particulièrement utile pour le débogage des mappages et la validation des regroupements structurels en temps réel.

6. Guide Vidéo

Un guide vidéo pour ce type de fichier est disponible sur la Utilisez-le pour suivre la configuration, l'édition et la prévisualisation.

Aperçu

Les scripts dans Docbits sont généralement écrits dans un langage de script pris en charge par le système Python. Ils sont déclenchés pendant le flux de traitement des documents pour appliquer une logique métier complexe ou garantir l'intégrité et l'exactitude des données avant que les données ne soient traitées ou stockées davantage.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Gestion des Scripts:

• Nom: Chaque script reçoit un nom unique pour l'identification.

• Type de Document: Associe le script à un type de document spécifique, déterminant sur quels documents le script sera appliqué.

• Déclenchement Sur: Définit quand le script est déclenché (par exemple, lors du téléchargement du document, avant l'exportation des données, après la validation des données).

• Statut Actif/Inactif: Permet aux administrateurs d'activer ou de désactiver les scripts sans les supprimer, offrant ainsi une flexibilité dans les tests et le déploiement.

1. Éditeur de Script:

• Fournit une interface où les scripts peuvent être écrits et édités. L'éditeur prend généralement en charge la coloration syntaxique, la mise en évidence des erreurs et d'autres fonctionnalités pour aider au développement du script.

• Exemple de Script: Les scripts peuvent inclure des opérations telles que la boucle à travers les lignes de facture pour valider les totaux ou supprimer les entrées qui ne répondent pas à certains critères.

Aperçu

La section Types de documents répertorie tous les types de documents reconnus et traités par Docbits. Les administrateurs peuvent gérer divers aspects tels que la mise en page, les définitions de champs, les règles d'extraction, et plus encore pour chaque type de document. Cette personnalisation est essentielle pour garantir une manipulation précise des données et se conformer aux normes organisationnelles.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des types de documents:

• Chaque ligne représente un type de document tel que Facture, Note de crédit, Bon de livraison, etc.

• Les types de documents peuvent être standard ou personnalisés, comme indiqué par des étiquettes telles que "Standard".

1. Modifier la mise en page: Cette option permet aux administrateurs de modifier les paramètres de mise en page du document, ce qui inclut la définition de l'apparence du document et l'emplacement des champs de données.

2. Sous-types de documents: Si certains types de documents ont des sous-catégories, cette option permet aux administrateurs de configurer des paramètres spécifiques à chaque sous-type.

3. Colonnes de tableau: Personnalisez les colonnes de données qui doivent apparaître lorsque le type de document est consulté dans des listes ou des rapports.

4. Champs: Gérez les champs de données associés au type de document, y compris l'ajout de nouveaux champs ou la modification de ceux existants.

5. Entraînement du modèle: Configurez et entraînez le modèle utilisé pour reconnaître et extraire des données des documents. Cela peut impliquer le paramétrage de modèles d'apprentissage automatique qui s'améliorent avec le temps et plus de données.

6. Regex: Configurez des expressions régulières utilisées pour extraire des données des documents en fonction de motifs. Cela est particulièrement utile pour l'extraction de données structurées.

7. Scripts: Écrivez ou modifiez des scripts qui exécutent des règles de traitement personnalisées ou des flux de travail pour les documents de ce type.

8. EDI (Échange de données informatisé): Configurez des paramètres liés à l'échange de documents dans des formats électroniques normalisés.

Aperçu

Dans Docbits, les paramètres EDI fournissent des outils pour définir et gérer la structure et le format des messages EDI qui correspondent à divers types de documents, tels que les factures ou les bons de commande. Les paramètres permettent la personnalisation des messages EDI pour se conformer aux normes et exigences spécifiques à différents partenaires commerciaux et industries.

Fonctionnalités et options clés

1. Éléments de configuration EDI:

   • Descripteur de structure : Définit la structure de base du document EDI, y compris l'ordre des segments, les champs obligatoires et les qualificateurs nécessaires pour que le document EDI soit valide.

   • Transformation : Spécifie les transformations appliquées pour convertir les données du document en un message au format EDI. Cela implique généralement de spécifier des mappages des champs du document vers les segments et éléments EDI.

   • Aperçu : Permet aux administrateurs de voir à quoi ressemblera le message EDI après transformation, aidant à garantir l'exactitude avant la transmission.

   • Chemins d'extraction : Montre les chemins utilisés pour extraire des valeurs du document, qui sont ensuite utilisées pour remplir le message EDI.

2. Éditeur XSLT:

   • Utilisé pour éditer et valider le XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilisé dans le processus de transformation. Le XSLT est un langage puissant conçu pour transformer des documents XML en d'autres documents XML ou d'autres formats comme HTML, texte, ou même d'autres structures XML.

Aperçu :

Cette page fournit un aperçu graphique des différentes étapes qu'un document a traversées jusqu'à présent.

Comment Accéder :

Option 1 :

1. Naviguez vers la colonne des actions sur le tableau de bord et cliquez sur les trois points à côté du document pour lequel vous souhaitez voir le flux de documents.
2. Sélectionnez Flux De Documents.

Option 2 :

1. Ouvrez le document pour lequel vous souhaitez voir le flux de documents.

2. Cliquez sur les trois points sur le côté droit de la Validation Des Champs.
3. Sélectionnez Flux De Documents.

Description :

Sur le côté gauche de l'écran, vous verrez les étapes individuelles du flux de documents, listées de gauche à droite.

• Les étapes qui initient le processus de flux de documents (comme l'importation ou le redémarrage) apparaîtront en vert.

• Pour naviguer à travers les étapes, il suffit de les faire glisser et de les déposer sur l'écran.

• Lorsque vous cliquez sur une étape, le nom du module et des informations sur la réussite ou l'échec de l'étape apparaîtront sur le côté droit de l'écran.

This document details the "Generating Extended Invoice Numbers" script, which automates the creation of extended invoice numbers in Docbits. Extended invoice numbers combine multiple document identifiers, such as the invoice ID and the purchase order number, into a single, comprehensive identifier. This script enhances document traceability and simplifies record-keeping.

Purpose

The purpose of this script is to streamline the process of generating extended invoice numbers by automatically concatenating the invoice ID and purchase order number, thereby providing a unified and unique identifier for each invoice document.

Script Overview

The script checks for the presence of invoice ID and purchase order number fields within the document, concatenates their values if both are present (separated by a hyphen), and updates or creates a new field to store the combined value.

Code Snippet

Aperçu

Les types de documents sont essentiellement des versions spécialisées des principaux types de documents. Par exemple, sous le type de document principal "Facture", il peut y avoir des sous-types comme "Facture standard", "Facture pro forma" et "Avoir", chacun ayant des exigences de données ou des règles de traitement légèrement différentes.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des sous-types:

• Chaque ligne représente un sous-type d'un type de document principal.

• Inclut le nom du sous-type et un ensemble d'actions pouvant être effectuées sur celui-ci.

1. Actions:

• Champs: Configurez quels champs de données sont inclus dans le sous-type et comment ils sont gérés.

• Modifier la mise en page: Modifiez la mise en page visuelle pour afficher et saisir les informations pour ce sous-type.

• Scripts: Attachez ou modifiez des scripts qui exécutent des opérations spécifiques lorsque des documents de ce sous-type sont traités.

• Copier: Dupliquez une configuration de sous-type existante pour l'utiliser comme base pour une nouvelle.

• Supprimer: Supprimez le sous-type s'il n'est plus nécessaire.

1. Ajout de nouveaux sous-types:

• Le bouton "+ Nouveau" permet aux administrateurs de créer de nouveaux sous-types, en définissant des propriétés et des règles uniques selon les besoins.

Les sous-types de documents dans Docbits offrent un moyen flexible et puissant de gérer une variété de documents au sein d'un seul système, garantissant que chaque type et sous-type est traité avec précision et efficacité selon ses spécifications uniques.

L'objectif principal du descripteur de structure est de définir les éléments d'un message EDI de manière logique et organisée, facilitant ainsi la gestion et l'analyse des données. En reflétant avec précision la hiérarchie du message.

Éléments du descripteur de structure

N1 - Contient les champs suivants:

• N1 - Nom ou identifiant de l'entité (par exemple, partie, organisation).

• N2 - Informations de nom supplémentaires (généralement un nom secondaire pour l'entité).

• N3 - Informations d'adresse (généralement l'adresse postale).

• N4 - Emplacement géographique (ville, état, code postal, pays).

N9 - Contient le champ suivant:

• N9 - Identifiant de référence (par exemple, numéro de commande d'achat ou numéro de contrôle).

• Boucles:

  • MSG01 - Contient le champ suivant:

    • MSG01 - Texte de message libre (généralement une note ou une instruction spéciale liée à la transaction).

IT1 - Contient les champs suivants:

• IT1 - Identifiant de l'article (par exemple, numéro d'article ou code produit).

• QTY - Quantité de l'article dans la transaction (par exemple, unités commandées ou expédiées).

• TXI - Informations fiscales (par exemple, taux d'imposition, montants ou classifications pour l'article).

• REF - Informations de référence (par exemple, numéro de lot, numéro de série ou autres identifiants liés à l'article).

• Boucles:

  • SAC - Peut se répéter et contient les champs suivants:

    • SAC - Informations de service, promotion, remise ou charge (par exemple, coûts supplémentaires ou remises liés à l'article).

    • TXI - Informations fiscales relatives à SAC (par exemple, taxes sur les frais ou remises).

SAC - Contient les champs suivants:

• SAC - Informations de service, promotion, remise ou charge (peut être utilisé de manière indépendante ou dans la boucle IT1 pour représenter des frais/remises supplémentaires).

• TXI - Informations fiscales relatives à SAC (par exemple, taxes sur les frais ou remises).

Voici un exemple complet d'un descripteur de structure au format JSON:

{
    "N1": {
        "fields": [
            "N1",  
            "N2",   
            "N3",   
            "N4"    
        ]
    },
    "N9": {
        "fields": [
            "N9"    
        ],
        "loops": {
            "MSG01": {
                "fields": [
                    "MSG01"   
            }
        }
    },
    "IT1": {
        "fields": [
            "IT1",   
            "QTY",   
            "TXI",   
            "REF"    
        "loops": {
            "SAC": {
                "fields": [
                    "SAC",   
                    "TXI"    
        }
    },
    "SAC": {
        "fields": [
            "SAC",   
            "TXI"    
        ]
    }
}

Support technique dans DocBits

Icônes d'aide

Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Créer un ticket

C'est un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité est située dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Release Spring Bloom – 23 avril 2025

Améliorations de DocBits :

• Option de filtre pour le journal d'importation des e-mails : Les utilisateurs ont désormais la possibilité de filtrer les journaux d'importation et de trier le tableau pour une vue d'ensemble plus claire et plus efficace. Cette amélioration simplifie le processus d'identification et de gestion des entrées d'e-mails, améliorant le dépannage et la gestion globale des journaux.

• Support multilingue pour la liste de valeurs : Nous avons élargi les capacités multilingues de la fonctionnalité Liste de valeurs. Les administrateurs peuvent désormais définir des étiquettes dans plusieurs langues, garantissant que l'étiquette correcte est automatiquement affichée en fonction des paramètres de langue du système de l'utilisateur. Cette amélioration favorise une plus grande accessibilité et localisation, facilitant l'interaction des utilisateurs du monde entier avec la plateforme dans leur langue maternelle.

• Améliorations des détails utilisateur dans les paramètres : L'interface des paramètres affiche désormais des informations utilisateur complètes. Les administrateurs peuvent facilement voir les affiliations de groupe, les détails de sous-organisation et d'autres données clés, permettant une meilleure gestion des rôles des utilisateurs et une compréhension plus claire des structures d'équipe.

• Informations comptables automatiques sur l'écran d'approbation : L'écran d'approbation présente désormais des détails comptables automatiques aux côtés des informations de facturation. Cette amélioration offre un aperçu plus approfondi des données de transaction, facilitant des processus de révision plus fluides et une prise de décision plus éclairée concernant les factures.

• Compteur de Tâches pour les Documents dans la Vue du Tableau de Bord : Les documents sur le tableau de bord peuvent désormais indiquer les tâches ouvertes qui leur sont associées et afficher le nombre total de tâches en attente. Cette fonctionnalité offre aux utilisateurs un aperçu rapide des actions en cours, améliorant la gestion des tâches et l'efficacité des flux de travail.

• Sélection du Modèle AI Basé sur le Fournisseur : Les utilisateurs peuvent désormais sélectionner le modèle AI utilisé pour l'extraction de données sur une base par fournisseur. Cette amélioration permet une optimisation fine, garantissant une meilleure précision d'extraction pour différents fournisseurs et améliorant les résultats globaux du traitement des données.

• Journaux de Flux de Travail Améliorés pour les Cartes d'Arbre de Décision : Les journaux affichent désormais la sortie de l'arbre de décision, facilitant le suivi et la compréhension de la manière dont les décisions ont été prises dans les flux de travail.

• Introduction d'un nouveau système de test automatique pour améliorer la fonctionnalité et la stabilité du système :

  Nous sommes ravis d'annoncer la mise en œuvre d'un nouveau système de test automatisé conçu pour améliorer la fonctionnalité et la fiabilité globales de notre plateforme. Ce nouveau système effectuera des vérifications constantes et approfondies de notre système pour identifier tout problème avant qu'il n'affecte votre expérience. En automatisant ces tests, nous pouvons garantir des réponses plus rapides aux problèmes potentiels et maintenir les normes de qualité les plus élevées pour notre système.

  ​

Corrections de bugs

• Résolu un problème où les tâches n'apparaissaient pas sur l'écran de validation/approbation.

• Corrigé le positionnement du bouton Suivant/Précédent afin qu'il reste statique.

• Corrigé les problèmes de défilement dans les vues de script et d'arbre de décision, garantissant que les boutons d'action restent fixes pendant le défilement.

• Supprimé le champ pays d'origine des e-factures.

• Corrigé un problème avec le compteur de tâches affichant un nombre inexact de tâches.

• Ajouté des traductions manquantes.

• Corrigé les champs personnalisés pour afficher des noms descriptifs au lieu d'ID.

• Mis à jour la liste des raccourcis pour l'écran de correspondance des commandes d'achat.

• Résolu un problème où les documents étaient téléchargés avec un nom de fichier incorrect.

• Corrigé les incohérences de tri dans le tableau des lignes de factures au sein de la correspondance des commandes d'achat.

• Corrigé un problème affectant la fonctionnalité de création de tâches.

• Corrigé un problème dans la correspondance des commandes d'achat où le tri du tableau des factures se réinitialisait lors de la correspondance d'une ligne.

• Résolu des problèmes de comptabilité automatique en s'assurant que les références de réservation se divisent correctement lorsque le montant est divisé.

• Mis à jour les informations d'hôte ClickHouse.

• Résolu un problème où les documents en double n'étaient pas reconnus comme des doublons.

• Corrigé des problèmes d'exportation causés par des références de réservation trop longues.

• Résolu un problème où les cases à cocher en lecture seule n'étaient pas en lecture seule.

• Correction d'un problème où les utilisateurs pouvaient être ajoutés à une sous-organisation deux fois.

• Correction d'un problème où le changement de la sous-organisation pour un document entraînait la réinitialisation de l'utilisateur ou du groupe assigné.

​

Correctif de version Winter Frost 10 avril 2025

Améliorations de DocBits :

• Amélioration de la fonction de script set_column_date_value : La fonction set_column_date_value inclut désormais le support de l'option skip_weekend, permettant aux valeurs de date de sauter automatiquement les week-ends lorsqu'elles sont appliquées.

• Amélioration du support de téléchargement de fichiers : Les fichiers PNG et JPEG peuvent désormais être téléchargés directement et sont automatiquement convertis en format PDF pour une gestion simplifiée des documents.

• Améliorations de la fonctionnalité Watchdog :

  • Prend désormais en charge l'exportation vers Enaio pour une meilleure intégration système.

  • Capacités de parsing améliorées pour extraire des informations des structures XML Sync.ContentDocument, permettant un traitement des données plus efficace.

Corrections de bogues

• Correction d'un problème sur une fonction de script.

• Résolution d'un problème où les commandes d'achat avaient un statut incorrect après leur mise à jour.

Release Hot Fix Winter Frost 11 mars 2025

Améliorations de DocBits :

• Extraction de données améliorée : Ajouté une option pour extraire le Bon de commande ou le Numéro d'article d'une ligne au-dessus ou en dessous.

• Accès élargi aux sous-organisations croisées : Les utilisateurs non administrateurs peuvent désormais également accéder à la fonctionnalité Sous-organisations croisées.

Corrections de bugs :

• Corrigé un problème où les utilisateurs ne pouvaient pas être ajoutés à un groupe.

• Corrigé un problème avec les échecs d'importation d'e-mails.

• Résolu un problème avec la formation sur les documents de plus d'une page

• Corrigé un problème où les scripts ne fonctionnaient pas correctement.

• Résolu un problème où les données du document n'étaient pas affichées correctement

• Corrigé un problème avec le paramètre de mise à jour automatique des commandes d'achat

• Correction d'un problème où les jetons d'abonnement étaient affichés de manière incorrecte

• Résolution d'un problème où l'écran de tâche affichait une version de document obsolète

• Correction d'un problème qui empêchait les documents de changer leur statut

Aperçu

Dans les Préférences de l'entreprise, vous pouvez configurer des paramètres clés de formatage et de notification pour l'application. Ceux-ci incluent :

• Choisir le modèle de date à utiliser dans toute l'application

• Définir le format des montants (par exemple, séparateurs décimaux, regroupement des chiffres)

• Activer ou désactiver les notifications push lorsque une nouvelle mise à jour est disponible

Comment accéder

Pour accéder aux Préférences de l'entreprise :

1. Naviguez vers Paramètres → Paramètres globaux → Informations sur l'entreprise
2. Faites défiler jusqu'à la section Préférences de l'entreprise

Modèle de date

Dans ce paramètre, vous pouvez choisir le format de date à utiliser dans DocBits. Plusieurs options de formatage sont disponibles, vous permettant de personnaliser la façon dont les dates sont affichées.

Les espaces réservés suivants sont utilisés dans le modèle de date :

• %d – Jour (par exemple, 07)

• %m – Mois (par exemple, 07)

• %Y – Année complète (par exemple, 2025)

• %y – Année à deux chiffres (par exemple, 25)

Exemples de formats :

• %d.%m.%Y → 07.07.2025

• %m/%d/%y → 07/07/25

Sélectionnez le format qui correspond le mieux à vos exigences organisationnelles ou régionales.

Après avoir apporté vos modifications, cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le coin inférieur droit pour les appliquer.

Format des montants

Ce paramètre vous permet de définir comment les montants sont formatés dans toute l'application, par exemple, s'il faut utiliser une virgule ( , ) ou un point ( . ) comme séparateur décimal.

Exemples de formats :

• 1,000.00 (format US)

• 1.000,00 (format européen)

Après avoir apporté vos modifications, cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le coin inférieur droit pour les appliquer.

Remarque : Ce paramètre contrôle comment les montants sont affichés dans DocBits. Le format des montants dans l'écran de Validation des champs est déterminé par le paramètre origine du document.

Nouvelle boîte de dialogue d'information sur la version

Ce paramètre vous permet d'activer une notification popup lorsqu'une nouvelle version de l'application est publiée. Lorsqu'il est activé, une boîte de dialogue apparaîtra automatiquement si une mise à jour est disponible. Pour appliquer la mise à jour :

Cliquez sur Actualiser pour fermer dans la fenêtre de dialogue. DocBits se rechargera et s'ouvrira avec la version la plus récente. Cela garantit que les utilisateurs travaillent toujours avec les dernières fonctionnalités, améliorations et corrections de bogues.

Après avoir activé ou désactivé le paramètre, cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le coin inférieur droit pour appliquer vos modifications.

1. Aperçu

Le Fichier d'aperçu définit comment les données XML structurées sont rendues dans un format lisible par l'homme, de style PDF. Il combine HTML et CSS pour la présentation visuelle et utilise des déclarations XSLT **select** pour insérer dynamiquement des données du XML personnalisé. Cet aperçu est affiché lors de la validation des champs et est également inclus lorsque les documents sont exportés vers IDM.

2. Objectif et Fonction

• Convertit le XML personnalisé lisible par la machine en un aperçu formaté visuellement (PDF).

• Permet la révision conviviale et la validation des données extraites.

• Assure un rendu cohérent des champs clés du document tels que les en-têtes, les tableaux, les totaux, etc.

• Construit en utilisant HTML + CSS pour la mise en page et le design, et XSLT pour lier les données à la mise en page.

3. Accès et Édition de base

Accéder au fichier :

1. Allez dans Paramètres → Type de document → [Votre document (par exemple, Bon de commande)] → E-Doc.
2. Sous l'onglet E-Doc, sélectionnez votre format (par exemple, EDI).

3. Cliquez sur Aperçu pour afficher ou modifier le fichier.

Gestion des brouillons :

• Créer un brouillon : Cliquez sur l'icône ✏️ crayon.

• Supprimer les brouillons : Utilisez l'icône 🗑️ poubelle pour supprimer les brouillons inutilisés.

• Activer les modifications : Cliquez sur la coche ✅ pour publier une version.

  • Remarque : Activer une nouvelle version désactivera automatiquement la précédente.

4. Éditeur HTML/XSLT/CSS

Le Fichier d'aperçu est édité dans un éditeur dédié qui prend en charge HTML, XSLT et CSS.

• HTML définit la structure du document de sortie (par exemple, tables, divs, mise en page).

• CSS contrôle le style (par exemple, polices, espacement, couleurs, alignement).

• Les déclarations XSLT **select** sont utilisées pour peupler dynamiquement les champs du XML personnalisé, tels que :

  Copy

  Copy

  <xsl:value-of select="/PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER_NUMBER/text()" />

• Vous pouvez également utiliser la logique XSLT (<xsl:if>, <xsl:for-each>, etc.) pour gérer l'affichage conditionnel ou itérer sur les éléments de ligne.

5. Fonction d'aperçu (Rendu de sortie)

La fonction d'aperçu vous permet de tester et de vérifier comment un document EDI est rendu avec le Fichier d'aperçu actuel.

Utilisation :

• Téléchargez un fichier EDI via le processus de téléchargement standard.

• Copiez l'ID du document du fichier téléchargé.

• Accédez à l'interface Aperçu.

• Ouvrez la Fonction d'aperçu.

• Entrez l'ID du document et cliquez sur Tester.

• L'aperçu de style PDF rendu sera affiché en utilisant la configuration HTML/CSS/XSLT.

Cette fonction est cruciale pour le débogage des liaisons de données, l'affinement de la mise en page et pour garantir que le document est à la fois précis et visuellement clair pour les utilisateurs et les systèmes en aval comme IDM.

6. Guide vidéo

Un guide vidéo pour ce type de fichier est disponible sur la page Vidéos. Utilisez-le pour suivre la configuration, l'édition et l'aperçu.

Aperçu

L'interface des Colonnes de Tableau dans Docbits est utilisée pour spécifier les colonnes qui apparaissent dans les tableaux de données pour chaque type de document. Chaque colonne peut être configurée pour contenir des types spécifiques de données, telles que des chaînes de caractères ou des valeurs numériques, et peut être essentielle pour les fonctions de tri, de filtrage et de reporting au sein de Docbits.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Configuration de la Colonne:

• Nom de la Colonne: L'identifiant de la colonne dans la base de données.

• Titre: Le titre lisible par l'homme de la colonne qui apparaîtra dans l'interface.

• Type de Colonne: Définit le type de données de la colonne (par exemple, STRING, MONTANT), ce qui détermine le type de données pouvant être stockées dans la colonne.

• Nom de la Table: Indique à quelle table appartient la colonne, la reliant à un type de document spécifique comme INVOICE_TABLE.

1. Actions:

• Modifier: Modifier les paramètres d'une colonne existante.

• Supprimer: Supprimer la colonne du tableau, ce qui est utile si les données ne sont plus nécessaires ou si la structure de données du type de document change.

1. Ajout de Nouvelles Colonnes et Tables:

• Ajouter une Nouvelle Colonne de Table: Ouvre une boîte de dialogue où vous pouvez définir une nouvelle colonne, y compris son nom, si elle est requise, son type de données et la table à laquelle elle appartient.

• Créer une Nouvelle Table: Permet la création d'une nouvelle table, en définissant un nom unique qui sera utilisé pour stocker des données liées à un ensemble spécifique de types de documents.

Cette section est essentielle pour maintenir l'intégrité structurelle et la facilité d'utilisation des données dans le système Docbits, en veillant à ce que les données extraites des documents soient stockées de manière bien organisée et accessible.

Aperçu

À droite de la barre de recherche, vous trouverez plusieurs outils utiles liés au processus de correspondance des bons de commande. Cette page fournit une explication détaillée de chaque outil et de sa fonctionnalité.

Aide

Utilisez ce bouton pour naviguer vers la page de documentation pour la section Correspondance de Bon de Commande.

Raccourcis clavier

Utilisez ce bouton pour afficher tous les raccourcis clavier pour le tableau de bord. Des explications détaillées pour chaque raccourci peuvent être trouvées .

Activer/désactiver le mode formation

Ce bouton vous permet d'activer ou de désactiver le Mode Formation.

Lorsque le Mode Formation est activé, vous pouvez créer des copies exactes des lignes de bon de commande dans le tableau extrait. Cette fonctionnalité est conçue pour vous aider à pratiquer et à mieux comprendre comment fonctionne le processus de correspondance des bons de commande dans un environnement de test sécurisé.

Pour créer une copie, il vous suffit de faire glisser et de déposer une ligne de bon de commande dans le tableau extrait.

Comptabilité automatique

Cliquez sur ce bouton pour être redirigé vers la section Comptabilité automatique.

Note: Cette fonctionnalité n'est disponible que si la Comptabilité automatique est activée pour votre organisation.

Tâches

Cliquez sur ce bouton pour être redirigé vers la section des tâches liées au document sur lequel vous travaillez actuellement.

Créer une tâche

Utilisez ce bouton pour créer des tâches directement liées au document actuel.

Pour créer une tâche valide, vous devez entrer un nom, fournir une description et l'assigner à un utilisateur ou à un groupe. En option, vous pouvez marquer la tâche comme uniquement notification, définir sa priorité (Faible, Moyen ou Haut), définir son statut et spécifier une date limite.

Correspondance automatique de bon de commande

Cliquez sur ce bouton pour effectuer automatiquement la correspondance des Bons de Commande.

Enregistrer

Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les lignes de Bon de Commande correspondantes.

Données de synchronisation

Cliquez sur ce bouton pour synchroniser manuellement les données pour un numéro de Bon de Commande spécifié entre DocBits et Infor.

Vous devez fournir un numéro de Bon de Commande valide, puis sélectionner les options disponibles que vous souhaitez synchroniser. Après cela, vous pouvez procéder à la synchronisation de vos données.

Note: Cette fonctionnalité n'est disponible que si votre processus de correspondance est basé sur la Réception Livraison Quantité en cours. Vous pouvez modifier ce paramètre en naviguant vers : Paramètres → Paramètres globaux → Types de documents → Plus de paramètres → Section Bon de Commande → Bon de Commande.

Exporter

Cliquez sur Exporter pour exporter le document après avoir terminé le processus de correspondance de bon de commande. Si plusieurs options d'exportation sont disponibles, la première option sera utilisée par défaut. Pour voir et sélectionner parmi toutes les options d'exportation disponibles, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton Exporter.

Correspondance et exportation automatiques des bons de commande 100%

Si activé, les documents sont automatiquement correspondus et exportés lorsque le numéro de bon de commande correspond exactement aux informations extraites du document.

Définir les colonnes du tableau PO pour l'organisation

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un menu où vous pouvez gérer la visibilité des colonnes dans le tableau des bons de commande. Utilisez les cases à cocher et les boutons fléchés pour déplacer les colonnes entre les sections Visible et Caché. Vous pouvez également réorganiser les colonnes en faisant glisser et en déposant les noms des colonnes. Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.

Instructions étape par étape sur la façon d'ajouter des étiquettes à un tableau:

Étape 1 : Choisissez les noms de colonnes (étiquettes)

• Sélectionnez les noms de colonnes : Examinez les noms de colonnes de votre tableau et décidez quelles étiquettes ajouter.

Étape 2 : Appuyez sur le bouton "Appliquer"

• Appuyez sur le bouton : Une fois que vous avez sélectionné l'étiquette appropriée pour une colonne, appuyez sur le bouton "Appliquer" à côté de la colonne et de l'étiquette sélectionnées.

Étape 3 : Ajoutez l'étiquette au tableau

• Ajoutez l'étiquette : L'étiquette sélectionnée sera ajoutée au tableau en tant que colonne supplémentaire à côté de la colonne correspondante.

Étape 4 : Enregistrer ou supprimer l'étiquette

• Enregistrer l'étiquette : Appuyez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l'étiquette souhaitée.

• Supprimer l'étiquette : Pour supprimer l'étiquette sélectionnée, appuyez sur le bouton Supprimer.

Voici une explication détaillée de chaque colonne et des étiquettes possibles:

Position :

Description : Position ou ordre de l'article dans la commande.

Étiquette : Entier

Exemple : 1, 2, 3...

Description :

Description : Brève description de l'article.

Étiquette : Texte

Exemple : Vis, Écrou, Widget...

Bon de commande :

Description : Le numéro de la commande associée.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : PO12345, PO98765...

Quantité :

Description : Nombre d'unités commandées.

Étiquette : Nombre

Exemple : 100, 50, 200...

Unité :

Description : Unité de mesure (par exemple, pièce, kilogramme).

Étiquette : Texte

Exemple : Pcs, kg, l...

Prix unitaire :

Description : Prix par unité de l'article.

Étiquette : Devise

Exemple : €10.00, €5.50, €100.00...

Montant net :

Description : Prix total avant déductions et taxes (calculé comme quantité * prix unitaire).

Étiquette : Devise

Exemple : €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Remise :

Description : Montant de la remise absolue appliquée au montant net.

Étiquette : Devise

Exemple : €50.00, €20.00, €500.00...

Pourcentage de remise :

Description : Pourcentage de remise appliqué au montant net.

Étiquette : Pourcentage

Exemple : 5%, 10%, 15%...

TVA :

Description : Montant de la TVA appliquée à l'article.

Étiquette : Devise

Exemple : €200.00, €55.00, €1,900.00...

Montant total :

Description : Montant final après déduction de la remise et ajout de la TVA.

Étiquette : Devise

Exemple : €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

Pays d'origine :

Description : Pays où l'article a été fabriqué ou expédié.

Étiquette : Texte

Exemple : USA, Allemagne, Chine...

Numéro d'article :

Description : Identifiant unique ou SKU pour l'article.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : 987654, A12345, Z98765...

Numéro de bon de livraison :

Description : Numéro du bon de livraison associé.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : DN56789, DN12345...

Phrase (informations supplémentaires) :

Description : Commentaires supplémentaires, codes ou informations pertinentes.

Étiquette : Texte

Exemple : Commentaire, Spécification...

Avec cette structure et ces étiquettes, le tableau est plus clairement défini et les informations peuvent être mieux catégorisées et traitées.

Être capable de naviguer dans le Gestionnaire de Mise en Page dans DocBits et d'éditer des groupes et des champs est crucial pour contrôler la structure et l'apparence des documents.

Voici les étapes pour utiliser le Gestionnaire de Mise en Page et éditer des groupes et des champs :

Navigation dans le Gestionnaire de Mise en Page :

Ouverture du Gestionnaire de Mise en Page :

• Connectez-vous à DocBits et naviguez vers la zone où vous souhaitez utiliser le Gestionnaire de Mise en Page.

• Vous pouvez trouver cette option dans "Gérer les Types de Document".

Sélection du Type de Document :

• Sélectionnez le type de document que vous souhaitez éditer.

• Le Gestionnaire de Mise en Page affichera la structure de ce type de document.

Navigation dans les Groupes et Champs :

• Dans le Gestionnaire de Mise en Page, vous verrez une structure arborescente qui représente les groupes et les champs du type de document sélectionné.

• Vous pouvez naviguer à travers cette structure pour éditer les zones que vous souhaitez.

Édition des groupes et champs:

Remarque: lorsque le Titre d'un champ a été modifié, vous devez supprimer et réajouter le champ dans le constructeur de mise en page pour que les modifications prennent effet.

Ajout d'un groupe ou d'un champ :

• Cliquez sur le bouton "Créer un nouveau groupe", selon que vous souhaitez ajouter un nouveau groupe ou champ.

• Entrez le nom du nouveau groupe ou champ et sélectionnez les paramètres que vous souhaitez, tels que le type de champ (texte, nombre, date, etc.).

Suppression d'un groupe ou d'un champ :

• Sélectionnez le groupe ou le champ que vous souhaitez supprimer.

• Cliquez sur le bouton "Supprimer" ou utilisez le raccourci clavier approprié (généralement "Supprimer" ou "Del").

Modification d'un groupe ou d'un champ :

• Double-cliquez sur le groupe ou le champ que vous souhaitez modifier.

• Modifiez les propriétés que vous souhaitez, telles que le nom, la position, la taille ou les paramètres de type de champ.

Disposition des groupes et champs :

• Faites glisser et déposez des groupes ou des champs pour changer leur ordre ou les placer à l'intérieur ou à l'extérieur d'autres groupes.

Enregistrement des modifications :

• N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications avant de quitter le Gestionnaire de Mise en Page.

• Cliquez sur le bouton "Sauvegarder".

En suivant ces étapes, vous pouvez naviguer efficacement dans le Gestionnaire de Mise en Page de DocBits et éditer des groupes ainsi que des champs au sein d'un type de document. Cela vous permet de personnaliser la structure et l'apparence de vos documents selon vos besoins.

À droite de la barre de recherche, vous trouverez quelques outils du tableau de bord.

Rafraîchir la table

Cliquez sur ce bouton pour rafraîchir le tableau de bord et charger les données et statuts les plus récents.

Paramètres avancés

Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir le menu des Paramètres avancés.

Dans le menu des Paramètres avancés, les options suivantes seront disponibles :

Plus de paramètres

Utilisez ce bouton pour accéder aux Paramètres Admin pour le tableau de bord. La documentation complète pour ces paramètres peut être trouvée .

Raccourcis clavier

Utilisez ce bouton pour afficher tous les raccourcis clavier pour le tableau de bord. Des explications détaillées pour chaque raccourci peuvent être trouvées .

Journal des importations

Utilisez ce bouton pour ouvrir un tableau affichant tous les documents récemment importés par e-mail, ainsi que les informations pertinentes pour chacun.

Vous pouvez filtrer les journaux par sujet ou expéditeur, trier les colonnes par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les en-têtes de colonne, et les réorganiser en utilisant le glisser-déposer.

Définir les colonnes du tableau pour l'organisation

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un menu où vous pouvez gérer la visibilité des colonnes du tableau de bord. Sélectionnez les noms de colonnes et utilisez les flèches pour les ajouter ou les retirer de la vue du tableau de bord. Cliquez sur 'Terminé' pour enregistrer vos modifications.

Vous pouvez définir l'ordre des colonnes en cliquant sur les points à côté d'un nom de colonne et en le faisant glisser à la position souhaitée.

Ajouter un champ à partir du type de document comme colonnes dans le tableau de bord.

Vous avez également la possibilité d'ajouter des colonnes supplémentaires à partir de champs spécifiques de types de documents spécifiques pour personnaliser votre vue du tableau de bord. Pour ce faire, cliquez simplement sur 'Ajouter un champ à partir du type de document'.

Choisissez un type de document pour voir quels champs sont disponibles pour le type sélectionné. Pour chaque type de document, il existe différents champs que vous pouvez ajouter. Vous pouvez rechercher un champ spécifique en utilisant la barre de recherche en haut.

Sélectionnez les champs que vous souhaitez afficher comme colonnes, puis cliquez sur 'Ajouter aux colonnes visibles'. Les champs sélectionnés apparaîtront comme colonnes sur le tableau de bord, affichant leurs valeurs correspondantes.

Définir le tri du tableau de bord pour l'organisation

Utilisez ce bouton pour définir l'ordre de tri par défaut pour les colonnes du tableau de bord. Sélectionnez la colonne et choisissez l'ordre de tri (croissant ou décroissant), puis cliquez sur 'Terminé'. Vous pouvez configurer le tri pour toutes les colonnes actives du tableau de bord.

Filtrer les documents

Vous pouvez filtrer les documents par jour, semaine, mois, année, ou voir tous en cliquant sur la période de temps souhaitée. Le filtrage est basé sur l'heure d'importation du document.

Numérisation de documents

Utilisez ce bouton pour numériser un document directement.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez avoir un scanner connecté à votre système. Si un scanner est disponible, vous pouvez le sélectionner à droite, nommer votre document, et cliquer sur 'Numériser'. En option, vous pouvez ajuster les paramètres de numérisation à droite avant de commencer le processus.

Remarque : Cette fonctionnalité doit être activée sous Paramètres -> Traitement des documents/Module -> Type de document/Numérisation de documents

Analytique

Cliquer sur ce bouton affichera une nouvelle zone montrant le nombre actuel de documents dans chaque catégorie.

Cliquez sur n'importe quelle catégorie pour filtrer les documents par cette catégorie spécifique.

Démarrer l'importation des e-mails

Cliquer sur ce bouton vérifiera votre boîte de réception e-mail, selon la configuration de l'importation des e-mails, et importera tous les nouveaux documents.

Exporter ce tableau

Utilisez ce bouton pour exporter tous les documents actuellement affichés sur le tableau de bord, en fonction du nombre de documents affichés par page.

Remarque : Cette fonctionnalité doit être activée sous Paramètres -> Traitement des documents/Module -> Type de document/Exporter les données du tableau de bord

Télécharger

Cliquez sur ce bouton pour télécharger manuellement un ou plusieurs fichiers.

Vous pouvez soit glisser-déposer des fichiers dans la fenêtre contextuelle, soit cliquer sur 'Télécharger des documents' pour les sélectionner dans l'explorateur de fichiers.

Mode de débogage

Vous pouvez activer le mode de débogage pour recevoir une option supplémentaire. Pour accéder au mode de débogage, ajoutez simplement à l'URL ?debug=true. Vous devriez maintenant avoir une option supplémentaire.

Afficher les temps de chargement

Cliquer sur ce bouton ouvrira une fenêtre contextuelle affichant les temps de chargement pour chaque service, avec le temps de chargement total affiché en bas.

1. Aperçu

Le Fichier des chemins d'extraction définit comment les données sont extraites du XML structuré dans des champs de document spécifiques et des tables dans l'interface. Il associe les identifiants de champ aux expressions XPath, qui sont évaluées pour extraire des valeurs du XML dans les champs de document correspondants. Ce fichier joue un rôle crucial pour garantir que les données extraites apparaissent correctement lors de la validation des champs et du traitement en aval.

2. Objectif et Fonction

• Associe chaque champ de document et colonne de table à un emplacement spécifique dans le XML structuré en utilisant des expressions XPath.

• Garantit que les valeurs correctes sont renseignées dans des champs tels que order_number, supplier_name et total_amount.

• Prend en charge à la fois les champs simples (via un objet fields) et les tables (via un tableau tables avec des chemins de ligne et des correspondances de colonnes).

• Permet un contrôle précis sur la manière dont les données sont extraites du XML, y compris l'utilisation de fonctions XPath comme sum().

Exemple de mappage de champ :

Copier

3. Accès et Édition de base

Accès au fichier :

1. Accédez à Paramètres → Type de document → [Votre document (par exemple, Bon de commande)] → E-Doc.
2. Sous l'onglet E-Doc, sélectionnez votre format (par exemple, EDI).

3. Cliquez sur Chemins d'extraction pour afficher ou modifier le fichier.

Gestion des brouillons :

• Créer un brouillon : Cliquez sur l'icône ✏️.

• Supprimer les brouillons : Utilisez l'icône 🗑️ pour supprimer les brouillons inutilisés.

• Activer les modifications : Cliquez sur la coche ✅ pour publier une version.

  • Remarque : Activer une nouvelle version désactivera automatiquement la précédente.

4. Éditeur et Syntaxe

Le Fichier des chemins d'extraction est écrit en JSON et contient deux composants principaux :

• fields : Un dictionnaire où chaque clé est un identifiant de champ et chaque valeur est une expression XPath qui définit comment extraire les données.

• tables : Une liste de définitions de table qui incluent :

  • name : L'identifiant de la table.

  • row_path : Un XPath qui identifie chaque ligne de la table.

  • columns : Une liste de correspondances de colonnes (name, path).

Vous pouvez également utiliser des fonctions XPath (par exemple, sum()) et des expressions pour calculer des valeurs dynamiquement à partir d'éléments répétés.

Copier

5. Fonction d'aperçu (Évaluer l'extraction)

La Fonction d'aperçu vous permet de simuler le comportement des chemins d'extraction avec un document réellement téléchargé.

Utilisation :

• Téléchargez un fichier EDI via le processus de téléchargement standard.

• Copiez l'ID du document.

• Accédez à l'interface des Chemins d'extraction.

• Ouvrez la Fonction d'aperçu.

• Entrez l'ID du document et cliquez sur Tester.

• Le résultat montrera comment chaque champ et table est renseigné en fonction des chemins configurés.

Cette fonction est essentielle pour vérifier que vos expressions XPath sont correctement définies et extraient les valeurs attendues avant d'activer le brouillon.

6. Guide vidéo

Un guide vidéo pour ce type de fichier est disponible sur la Utilisez-le pour suivre la configuration, l'édition et l'aperçu.

Aperçu

Ce document décrit le plan de test pour l'automatisation des factures utilisant DocBits avec Infor LN ou M3. Il inclut des détails sur les cas de test, la préparation des tests, les étapes d'exécution et les processus de support.

Cas de Test

Plan de Test avec le Client

1. Mise en Place

• Réunion Initiale : Planifiez une réunion de lancement avec le client pour expliquer le processus de test et les objectifs.

• Accès et Permissions : Assurez-vous que le client dispose de tous les accès nécessaires à DocBits et Infor LN ou M3 à des fins de test.

2. Préparation des Tests

• Formation : Fournissez une formation complète à l'équipe du client sur l'utilisation de DocBits pour le traitement des factures.

• Documentation : Partagez une documentation détaillée sur les procédures de test, y compris les résultats attendus pour chaque cas de test.

3. Exécution des Cas de Test

• Environnement de Test : Mettez en place un environnement de test qui reproduit le système de production du client aussi fidèlement que possible.

• Tests Étape par Étape : Travaillez avec le client pour exécuter chaque cas de test, en veillant à ce qu'il comprenne chaque étape :

  • Traitez les factures via DocBits.

  • Vérifiez la sortie dans le module de correspondance des bons de commande.

  • Vérifiez les résultats d'exportation dans LN ou M3.

4. Résolution des Problèmes

• Suivi : Utilisez un système de suivi (comme Jira ou une simple feuille de calcul) pour enregistrer tout problème ou écart survenant pendant les tests.

• Support : Fournissez un support immédiat pour résoudre les problèmes et clarifier tout doute.

5. Vérification et Retour d'Information

• Vérification : Après chaque cas de test, vérifiez les résultats avec le client pour garantir l'exactitude.

• Boucle de Retour d'Information : Collectez les retours du client sur le processus et les améliorations nécessaires.

6. Finalisation

• Documentation des Résultats : Documentez les résultats de chaque cas de test et fournissez un rapport récapitulatif au client.

• Réunion de Revue : Organisez une réunion de revue pour discuter des résultats des tests et des étapes supplémentaires nécessaires avant le passage en production.

7. Préparation au Lancement

• Rafraîchissement de la Formation : Proposez une session de formation de rafraîchissement si nécessaire.

• Plan de Support : Développez un plan de support pour la phase de lancement initial afin d'assurer une transition en douceur.

Voici les étapes pour ajouter un nouveau champ ou modifier des champs existants dans DocBits, y compris des détails sur la façon d'accéder aux options de configuration avancées :

Ajouter un nouveau champ

• Connectez-vous et accédez à la Gestion des Documents :

Ajouter un nouveau champ :

• Cliquez sur l'option "Créer un Champ".

Configuration de Base :

• Nom

  • Choisissez un nom significatif et descriptif.

  • Le nom doit être unique.

  • Remarque: Une fois créé, le nom ne peut pas être modifié.

• Titre

  • C'est le nom affiché du champ.

  • Il définit comment le champ apparaît dans l'interface utilisateur.

  • Remarque: Le titre peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

• Sélectionner le Type de Champ

  • Choisissez le type de champ dans une liste déroulante.

  • Les types de champs disponibles incluent diverses options pour répondre à différents besoins de saisie de données.

  • Remarque: Une fois créé, le Type ne peut pas être modifié.
• Optionnel : Activer l'Élément de Charges

  • Une case à cocher intitulée Activer l'Élément de Charges peut être sélectionnée.

  • Si cochée, vous devez sélectionner un élément de charge dans une liste déroulante.

  • Important : Les éléments de charge doivent être configurés au préalable.

Configuration Avancée :

• Ici, vous pouvez définir d'autres propriétés telles que les règles de validation, les valeurs de correspondance, le mode lecture seule, le masquage et les paramètres OCR.

Sauvegarder :

• Après avoir effectué toutes les configurations nécessaires, cliquez sur "Sauvegarder" ou un bouton similaire pour créer le nouveau champ.

Éditer un champ existant

Accéder à l'édition du champ:

• Naviguez vers la liste des champs existants et trouvez le champ que vous souhaitez éditer.

Sélectionner un champ:

• Cliquez sur le champ approprié pour accéder aux options d'édition.

Modifier la configuration:

• Modifiez les propriétés du champ selon vos besoins. Cela peut inclure le changement du nom, du type de champ, l'ajout ou la suppression de règles de validation, la définition de valeurs de correspondance ou l'ajustement d'autres paramètres avancés.

Remarque: Si vous changez le Titre d'un champ, vous devez supprimer et réajouter le champ dans le constructeur de mise en page pour que les modifications prennent effet.

Sauvegarder :

• Cliquez sur "Sauvegarder" pour enregistrer les modifications que vous avez apportées au champ.

Sauvegarder les Paramètres

En fournissant des étapes pour ajouter de nouveaux champs et éditer des champs existants, ainsi qu'un accès aux options de configuration avancées, vous pouvez maximiser la flexibilité et l'adaptabilité de votre système de traitement de documents. Cela vous permet de structurer et de traiter vos données exactement comme vous en avez besoin.

Aperçu

Dans la section "Plus de paramètres", vous pouvez trouver diverses options liées aux types de documents individuels. Une fois qu'un paramètre est activé, il s'appliquera uniquement à ce type de document spécifique. Cette page fournit un bref aperçu de ce que fait chaque paramètre.

Comment accéder

1. Accédez à Paramètres -> Paramètres globaux -> Types de documents.
2. Sélectionnez le type de document souhaité et cliquez sur Plus de paramètres.

Extraction de table

• Ignorer la validation du tableau : Permet de contourner le processus de validation des données de tableau, ce qui peut être utile dans des scénarios où la validation des données doit être flexible.

Détection des doublons

• : Cela vous permet de détecter et de gérer les documents en double.

En révision

• Concevoir le formulaire d'examen : Configure la mise en page et les champs qui apparaissent dans les formulaires d'examen utilisés lors du processus de révision des documents.

Rejeter

• Concevoir le formulaire de rejet : Configure la mise en page et les champs affichés dans le formulaire de rejet utilisé lors du processus de révision des documents.

Génération PDF

• Modèle de conception : Spécifie le modèle utilisé pour générer des versions PDF des documents, ce qui peut être crucial pour l'archivage ou la communication externe.

Exporter le format PDF

• Format du fichier d'exportation : Vous permet de spécifier le format PDF à utiliser lors de l'exportation des documents.

Approbation

• Approuver avant l'exportation : Assure que les documents doivent être approuvés avant de pouvoir être exportés du système. De plus, vous pouvez concevoir le modèle utilisé pour l'écran d'approbation.

• Approuver avant l'exportation V2 : Active l'Approbation V2, permettant l'utilisation de champs dynamiques au lieu de statiques. Vous pouvez également personnaliser le modèle de l'écran d'approbation.

• Deuxième approbation : Ajoute une couche d'approbation supplémentaire pour une validation supplémentaire, améliorant le contrôle sur le traitement des documents. Vous pouvez également personnaliser le modèle utilisé pour l'écran d'approbation.

• : Ajoute un cachet au document lorsqu'il est approuvé.

• Historique de l'approbation : Permet l'affichage de l'historique des approbations à la fois dans l'écran d'approbation et la validation des champs.

Bon de commande

• : Permet l'inclusion de tables de bon de commande dans le générateur de mise en page pour des mises en page de documents personnalisées.

• : Lorsqu'elle est activée, le système affiche un indicateur visuel dans l'écran de correspondance des bons de commande pour montrer quand un bon de commande a été mis à jour, incitant les utilisateurs à actualiser pour obtenir les dernières informations.

• Mise à jour automatique des données de la commande : L'activation de cette option mettra automatiquement à jour les données de la commande lorsque de nouvelles données sont disponibles.

• : Ce paramètre améliore l'écran de correspondance des Bon de Commande en appliquant un code couleur aux lignes de bon de commande.

• : Cela vous permet de calculer le prix unitaire de la commande en utilisant le montant net et la quantité, au lieu de l'extraire.

• : Bascule si le document doit être traité dans l'écran de correspondance des bons de commande. Vous pouvez également spécifier sur quel terme de quantité le processus de correspondance doit être basé.

• : Cette fonctionnalité contrôle l'exportation des lignes de bon de commande. Lorsqu'elle est désactivée, seules les lignes appariées sont exportées. Lorsqu'elle est activée, toutes les lignes de bon de commande sont exportées, même si elles ne sont pas appariées à une ligne de confirmation de commande.

• : Cette fonctionnalité vous permet de définir des niveaux de tolérance pour la quantité et le prix unitaire, en tenant compte des petites divergences sans les signaler comme des incohérences.

• : Cette fonctionnalité vous permet de définir des niveaux de tolérance supplémentaires pour le fret, les charges et les taxes, en tenant compte des petites divergences sans les signaler comme des incohérences.

• : Cela vous permet de configurer une exportation alternative pour des statuts spécifiques.

• : Vous permet de désactiver des statuts spécifiques pour qu'ils ne soient pas pris en compte dans le processus de correspondance.

• Ignorer les lignes déjà appariées : L'activation de cette option ignorera les lignes qui ont déjà été appariées lors d'un nouveau processus de correspondance.

• : Lorsqu'activé, la colonne État de la commande sur le tableau de bord est automatiquement mise à jour chaque fois que le statut de la commande d'achat change.

• : Un paramètre utilitaire qui associe les numéros d'articles des fournisseurs aux numéros d'articles internes, garantissant l'exactitude dans la gestion des stocks et des bons de commande.

Versions de Facture eSLOG Supportées

Actuellement, les versions de facture eSLOG 1.6 et 2.0 sont supportées.

Pour la documentation officielle d'eSLOG, vous pouvez vous référer à .

Les deux versions d'eSLOG sont activées par défaut.

Étapes pour Modifier la Configuration d'eSLOG

Configurer eSLOG :

• Accédez à Paramètres → Paramètres globaux → Types de documents → Facture.

• Cliquez sur E-Doc.
• Une liste de tous les e-docs disponibles apparaîtra.

• Localisez la version d'eSLOG que vous souhaitez modifier.

Configuration de la Transformation et du Chemin XML :

Dans les paramètres de transformation, vous pouvez définir le chemin pour localiser des informations spécifiques dans le fichier XML et les enregistrer dans une nouvelle structure, facilitant ainsi l'accès aux données. Remarque : Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous devez utiliser les nouveaux chemins XML créés, et non les chemins XML d'origine, dans l'Aperçu et le Chemin d'extraction.

Étapes pour Modifier le Fichier de Transformation :

1. Ouvrez la Transformation.

2. Créez un nouveau brouillon en cliquant sur l'icône de crayon.

3. Sélectionnez le brouillon nouvellement créé.

4. Créez un nouveau champ ou modifiez un champ existant.

5. Définissez le chemin souhaité pour l'extraction des données.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration de l'Aperçu PDF

La Configuration de l'Aperçu PDF est utilisée pour générer une version lisible par l'utilisateur du document. Vous pouvez la personnaliser avec du HTML pour répondre à vos besoins.

Étapes pour Modifier le Fichier d'Aperçu :

1. Ouvrez l'Aperçu.

2. Créez un nouveau brouillon en cliquant sur l'icône de crayon.

3. Sélectionnez le brouillon nouvellement créé.

4. Créez un nouveau champ ou modifiez un champ existant.

5. Définissez le chemin souhaité pour l'extraction des données.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration des Chemins d'Extraction

La Configuration des Chemins d'Extraction est utilisée pour extraire des données et remplir des champs dans l'écran de validation, tels que le tableau des factures ou les champs configurés dans la mise en page de la facture.

Étapes pour Modifier les Chemins d'Extraction :

1. Ouvrez les Chemins d'Extraction.

2. Créez un nouveau brouillon en cliquant sur l'icône de crayon.

3. Sélectionnez le brouillon nouvellement créé.

4. Créez un nouveau champ ou modifiez un champ existant.

5. Le côté gauche représente l'ID de champ DocBits, qui peut être trouvé dans Paramètres → Paramètres globaux → Types de documents → Facture → Champs.
6. Le côté droit représente le chemin vers le champ créé dans la Transformation.

7. Cliquez sur Enregistrer.

This document outlines the "Formatting Export Certificate Reference Numbers" script, aimed at standardizing reference numbers across export certificates in Docbits. Proper formatting ensures that reference numbers comply with external systems or regulatory requirements.

Purpose

The script's primary goal is to format reference numbers on export certificates, ensuring they meet a predefined length requirement by padding them with leading zeros. This consistency aids in maintaining a standardized format for all export documents processed through Docbits.

Script Overview

The script identifies the reference_number field in an export certificate, checks its length, and if necessary, pads the number with leading zeros to ensure it meets the minimum length requirement.

Code Snippet

Part 1: Delete Lines with Empty Quantity and Amount

This section of the script processes an invoice table to remove any lines where both the quantity and the total amount are zero or not provided.

• Check for INVOICE_TABLE: It starts by checking if the INVOICE_TABLE key exists in the tables_dict dictionary.

• Iterate Over Rows: For each row in the table, the script initializes flags and variables to determine if the TOTAL_AMOUNT and QUANTITY columns exist and to capture their values.

• Check Column Names: As it iterates through each column in a row, it looks for columns named TOTAL_AMOUNT and QUANTITY.

  • If TOTAL_AMOUNT is found, it captures the value. If this value is non-zero, it converts it to a float.

  • Similarly for QUANTITY, capturing and converting the value if it is non-zero.

• Mark Row for Deletion: After checking both columns in a row, if both the total amount and quantity are effectively zero (either by being zero or not existing), the row is marked for deletion by setting row['is_deleted'] to True.

Part 2: Validate Line Total Against Invoice Total

This section calculates the total amount from all lines in an invoice and compares it to the invoice’s reported total to validate their consistency.

• Initialize Line Total: Starts by setting a variable lines_total to 0.0 to accumulate the total amount from all lines.

• Sum Line Amounts: Iterates over each row in the INVOICE_TABLE, extracting the TOTAL_AMOUNT from each and adding it to lines_total.

• Retrieve and Convert Invoice Total: Fetches the total invoice amount using a helper function get_field_value and converts it to a float.

• Compare Totals: Finally, it checks if the absolute difference between the calculated line total (lines_total) and the reported invoice total (total_amount) exceeds a threshold of 0.05. If so, it marks the invoice total field as invalid using another helper function set_field_as_invalid, citing a mismatch.

##################################################
# Delete lines with empty quantity and amount 
##################################################


if tables_dict.get('INVOICE_TABLE'):
    for row in tables_dict['INVOICE_TABLE']['rows']:
        amount_col_found = False
        quantity_col_found = False
        line_amount = 0.0
        line_quantity = 0.0
        for col in row['columns']:
            if col['name'] == 'TOTAL_AMOUNT':
                amount_col_found = True
                line_amount = col.get('value', 0)
                if line_amount:
                    line_amount = float(line_amount)
            if col['name'] == 'QUANTITY':
                quantity_col_found = True
                line_quantity = col.get('value', 0)
                if line_quantity:
                    line_quantity = float(line_quantity)
            if amount_col_found and quantity_col_found:
                break
        if amount_col_found and quantity_col_found and (not line_amount and not line_quantity or (line_amount + line_quantity) == 0):
            row['is_deleted'] = True
        
##################################################
# End: Delete lines with empty quantity and amount 
##################################################

##################################################
# Validating Line total againg invoice total
##################################################
lines_total = 0.0
# Getting Lines Total
if tables_dict.get('INVOICE_TABLE'):
    for row in tables_dict['INVOICE_TABLE']['rows']:
        line_amount = 0.0
        for col in row['columns']:
            if col['name'] == 'TOTAL_AMOUNT':
                line_amount = col.get('value', 0)
                if line_amount:
                    line_amount = float(line_amount)
                break
        lines_total += line_amount

# Getting Invoice total
total_amount = get_field_value(fields_dict, "net_amount", "0.0")
if total_amount:
    total_amount = float(total_amount)

# Comparing lines total with invoice total    
if abs(total_amount - lines_total) > 0.05:
    set_field_as_invalid(fields_dict, "net_amount", "Invoice total mismatches lines total", "AMOUNTS_MISMATCH")

##################################################
# End: Validating Line total againg invoice total
##################################################






    

Summary

The script effectively ensures data integrity by:

1. Removing data rows that do not contribute to the invoice’s financial total due to lacking quantities or amounts.

2. Validating the consistency between the sum of individual line amounts and the overall invoice total, highlighting discrepancies for further action.

This automation helps maintain accurate financial records and can be crucial for systems like ERP that require precise data for accounting and financial reporting.

Introduction

Bienvenue dans le module de Comptabilisation des Factures de Coût et des Ventes Indirectes ! Ce module est conçu pour vous aider à gérer et à rapprocher efficacement vos transactions financières au sein de votre système ERP. Avec des fonctionnalités telles que l'extraction automatique de données, la correspondance de documents et le suivi détaillé, vous pouvez vous assurer que vos dossiers financiers sont précis et à jour.

Commencer

Pour commencer à utiliser le module de comptabilité, assurez-vous que votre administrateur système a configuré les autorisations nécessaires. Vous aurez besoin d'accéder aux modules de comptabilité analytique et de comptabilité des ventes au sein du système ERP.

Exigences du Système

• Accès aux modules de comptabilité analytique et de comptabilité des ventes au sein du système ERP.

• Permissions utilisateur appropriées pour visualiser et traiter les documents financiers.

Fonctionnalités Clés

1. Extraction Automatique de Données : Extrait et interprète automatiquement les données des factures numériques et d'autres documents.

2. Comparaison de Données : Compare les données extraites des factures avec les données existantes des bons de commande.

3. Vérification de Correspondance : Vérifie les correspondances basées sur des règles et tolérances prédéfinies.

4. Rapport de Discrepances : Identifie et rapporte toute divergence entre les factures et les bons de commande.

5. Piste d'Audit : Maintient un journal de toutes les actions pour la conformité et la révision.

6. Formation de Documents : Formez le système à reconnaître de nouveaux documents avec un minimum d'effort, généralement une seule fois.

7. Répartition des Montants : Répartissez les montants par département pour un suivi financier détaillé.

8. Définition du Compte de Grand Livre : L'équipe APS (Système de Comptabilité et d'Approvisionnement) peut définir le compte de grand livre une fois les données extraites.

Interface Utilisateur

L'interface du module de comptabilité comprend généralement les composants suivants :

• Tableau de Bord : Vue d'ensemble de l'état des factures et des ventes, et activité récente.

• Outils de Recherche et de Filtrage : Capacités de recherche et de filtrage des factures et des enregistrements de ventes.

• Enregistrements Correspondants : Section affichant les enregistrements correspondants avec succès.

• Discrepances : Section montrant les enregistrements avec des divergences nécessitant une révision ou une action.

• Rapports : Accès à des rapports détaillés et options d'exportation.