Bienvenue sur DocBits

Bienvenue sur DocBits, votre source complète de stratégies et d'informations en matière de documentation. Chez DocBits, nous nous engageons à fournir des ressources de documentation claires, concises et à jour pour les utilisateurs finaux, les administrateurs et les partenaires.

Documentation officielle : doc.docbits.com

Client cloud

Sur site

DocBits s'intègre parfaitement avec Infor LN/M3 via l'API ION, ION Desk et les BODs standards d'Infor. Notre intégration API nous permet d'exporter des données vers Infor et d'effectuer une validation des données maîtres dans DocBits.

Exportation de données vers Infor

Nous utilisons l'API ION pour envoyer le PDF avec les attributs à IDM et le BOD Sync.CaptureDocument à ION Desk. Dans ION Desk, nous transformons le Sync.CaptureDocument vers les BODs cibles souhaités en fonction du type de document traité. Ces BODs Infor transformés sont ensuite automatiquement importés dans LN ou M3.

Validation des données maîtres dans DocBits

Pour identifier le fournisseur ou comparer/faire correspondre les lignes de commande d'achat, nous activons un déclencheur dans LN/M3 qui envoie les BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster et Sync.PurchaseOrder à DocBits. Nous configurons ce processus dans ION Desk en définissant le flux de données vers un point de connexion spécifique à DocBits.

Importation d'E-mails OAuth Office365

FAQ - Questions Fréquemment Posées

Bienvenue sur la page FAQ ! Ci-dessous, vous trouverez des liens vers différentes catégories qui peuvent vous aider à trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

1. Informations Générales

Pour des questions courantes et des conseils sur le fonctionnement de DocBits, comment configurer votre compte et des astuces de dépannage de base.

2. Traitement de Documents

Tout ce qui concerne l'extraction, la manipulation et le traitement des documents dans DocBits.

3. Infor LN (Intégration LN)

Directives et FAQ relatives à l'intégration de DocBits avec Infor LN, les importations de documents et les configurations spécifiques pour LN.

4. Infor M3 (Intégration M3)

Directives et FAQ relatives à l'intégration de DocBits avec Infor M3, les importations de documents et les configurations spécifiques pour M3.

DocBits est une solution de capture de documents basée sur le cloud qui exploite la puissance de l'Intelligence Artificielle (IA) et de l'Apprentissage Automatique (ML) pour reconnaître, classer, analyser et extraire efficacement des informations à partir de divers types de documents, quel que soit leur format. Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités :

• Reconnaissance de documents : DocBits utilise des algorithmes d'IA pour identifier et reconnaître avec précision les documents, qu'ils soient sous forme papier ou sous forme de fichiers électroniques.

• Classification de documents : Il classe les documents dans des catégories pertinentes, facilitant ainsi l'organisation et la récupération.

• Extraction de données : DocBits extrait des données critiques des documents, transformant des informations non structurées en données structurées pouvant être intégrées à votre flux de travail.

• Apprentissage automatique : Le système apprend continuellement et améliore sa précision de reconnaissance avec chaque document traité, le rendant plus performant au fil du temps.

• Intelligence de groupe : DocBits utilise l'intelligence de groupe pour améliorer ses capacités d'apprentissage, créant ainsi un système auto-améliorant.

Pour envoyer des données au client Infor sur site, nous proposons deux méthodes : Site à Site avec IPsec ou

Envoi de données au client Infor sur site

Pour envoyer des données à un client Infor sur site, nous proposons deux méthodes : VPN Site-à-Site avec IPsec.

Configuration du VPN Site-à-Site IPsec (Internet Protocol Security)

1. ISO/IEC 27001

Cette norme internationale définit les exigences pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer continuellement un Système de Gestion de la Sécurité de l'Information (SGSI). Elle aide les organisations à protéger les données de manière systématique et rentable, y compris les processus de gestion des risques et de contrôles de sécurité de l'information.

Impact pour les clients : Garantit que DocBits respecte les normes les plus élevées en matière de sécurité de l'information, offrant la confiance que les données sensibles sont bien protégées.

La deuxième partie du tableau de bord est un aperçu de tous les documents téléchargés. Vous pouvez afficher tous les documents ou seulement ceux qui vous sont assignés. Vous pouvez également rechercher des documents par nom.

Les données seront extraites en quelques secondes, et le statut passera de "En cours d'exécution" à "Prêt pour la validation".

Si vous rencontrez le message d'erreur "Les éléments de coût ne sont pas correctement configurés. Veuillez demander à votre administrateur de le configurer," cela pourrait être dû à l'une des raisons suivantes :

1. Activation accidentelle : Il se peut que le paramètre Extraction de table pour le coût ait été activé accidentellement.

   • Pour résoudre ce problème, accédez à Paramètres → Traitement de document → Classification et Extraction, et désactivez le paramètre Extraction de table pour le coût

Le compteur de tâches se trouve dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du tableau de bord.

C'est ici que vous pouvez voir combien de documents sont dans votre file d'attente pour traitement

et combien de documents sont maintenant prêts pour la validation.

L'écran de validation vous permet de vérifier, de modifier et de valider tous les documents importés. Vous pouvez voir le nom du document, le nombre de pages qu'il contient, la date à laquelle il a été importé et son statut. Le bouton d'actions vous permet d'attribuer, de redémarrer, de valider ou de supprimer le document.

C'est ici que vous pouvez garder un œil sur vos tâches. Vous pouvez choisir entre deux mises en page différentes – l'une est un peu plus détaillée que l'autre. Vous pouvez également filtrer les tâches selon différents critères, comme si elles vous sont assignées ou l'état de la tâche.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les expéditions avancées. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les commandes d'expédition. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Voici des conseils de dépannage spécifiques pour les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord :

Filtres non appliqués correctement :

• Tout d'abord, vérifiez les paramètres du filtre pour vous assurer que les filtres corrects ont été appliqués et qu'ils affichent les données souhaitées.

• Assurez-vous que les filtres sont appliqués de manière logique et cohérente. Parfois, une logique de filtre incorrecte ou des combinaisons incorrectes peuvent produire des résultats inattendus.

• Fournissez aux utilisateurs des conseils sur la façon d'utiliser correctement les filtres pour s'assurer qu'ils peuvent utiliser efficacement les fonctionnalités de filtrage.

Retards dans le chargement des données :

• Vérifiez la connexion réseau pour vous assurer qu'elle est stable et ne cause pas de retards.

• Vérifiez la charge du serveur et la performance de la source de données pour voir si cela pose problème. Vous devrez peut-être optimiser la source de données ou passer à une infrastructure plus puissante.

• Mettez en œuvre des mécanismes de mise en cache pour réduire les temps de chargement, en particulier pour les données fréquemment consultées. Encouragez les utilisateurs à optimiser leurs requêtes de données en récupérant uniquement les champs de données requis et en utilisant des filtres pour réduire la quantité de données.

Problèmes de navigateur :

• Assurez-vous que le navigateur qu'ils utilisent est compatible avec le tableau de bord et que toutes les mises à jour requises sont installées.

• Recommandez aux utilisateurs de vider régulièrement le cache de leur navigateur pour éviter les problèmes de mémoire et s'assurer qu'ils obtiennent les données les plus récentes.

• Vérifiez les extensions ou plugins dans le navigateur qui pourraient interférer avec le tableau de bord et désactivez-les temporairement si nécessaire pour isoler les problèmes.

Problèmes spécifiques à l'utilisateur :

• Offrez un support individualisé aux utilisateurs qui continuent à rencontrer des problèmes. Vous devrez peut-être vérifier leurs paramètres spécifiques, autorisations ou configuration réseau pour identifier et résoudre le problème.

En fournissant aux utilisateurs ces conseils de dépannage spécifiques, vous pouvez les aider à résoudre efficacement les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord et augmenter leur productivité.

Le tableau de bord comprend les raccourcis suivants pour améliorer la navigation et l'interaction :

• Option + K – Ouvre le menu des raccourcis clavier, fournissant une liste des raccourcis disponibles dans l'application.

• Option + Q – Actualise le tableau de bord, garantissant que les dernières données sont affichées sans avoir besoin de recharger manuellement la page.

Avec l'API Webhook fournie ci-dessous, vous pouvez facilement transférer des documents directement vers DocBits avec une simple requête POST. Cette API est conçue pour simplifier le processus de téléversement de fichiers vers DocBits, et tous les paramètres nécessaires sont déjà remplis pour vous.

Pour commencer, il vous suffit de vous rendre sur la page suivante (en fonction de l'environnement que vous utilisez) :

PROD : https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX : https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE : https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Effectuez un appel à l'API en utilisant votre clé API. Vous pouvez également inclure le fichier que vous souhaitez téléverser en tant que paramètre dans votre appel.

FR - TRANSLATED

Translated to Français

Settings

1. Global Settings:

   • Company Information: Define a...

Support technique dans DocBits

Icônes d'aide

Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Créer un ticket

C'est un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité est située dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Étape 1: Vérifier la configuration LN

1. Connectez-vous à LN CE.

2. Accédez au menu Options et sélectionnez Exécuter le programme.

3. Dans le champ d'entrée, tapez Paramètres ACP et appuyez sur Entrée pour ouvrir le programme.

4. Cliquez sur la flèche à côté du champ Ensemble réel pour développer les paramètres.

5. Allez à la section Correspondance.

   • Vérifiez le paramètre de correspondance automatique :

     • Si la Correspondance automatique est définie sur Correspondre à la réception d'achat, passez à l'étape suivante.

Étape 2: Ouvrir les paramètres de DocBits

Si la Correspondance automatique est définie sur Correspondre à la réception d'achat, procédez aux étapes suivantes dans DocBits :

1. Ouvrez DocBits et accédez à la section Paramètres.

2. Accédez au Traitement des documents.

3. Sélectionnez Exporter.

Étape 3: Modifier le fichier de mappage LN

1. Ouvrez le fichier de mappage LN téléchargé.

2. Recherchez le champ IRF_PackingSlip.

   • Si le champ IRF_PackingSlip est présent et défini sur rien (vide), mettez à jour avec TF_packing_slip.

Il devrait ressembler à ceci :

Étape 4: Ajouter le fichier mis à jour à DocBits

1. Retournez à la section Exporter dans DocBits où vous avez précédemment téléchargé le fichier de mappage LN.

2. Téléchargez le fichier de mappage LN édité avec les nouvelles mises à jour.

Si vous rencontrez toujours l'Erreur d'exportation du document vers LN avec le code d'état 500, veuillez nous contacter

Pour Commencer

• Connexion et Navigation : Comment accéder à Docbits et naviguer dans l'interface.

• Configuration Initiale : Configuration initiale de Docbits pour une première utilisation.

Utilisation Quotidienne

• Soumission de Documents : Instructions pour soumettre des documents dans Docbits.

• Révision et Approbation de Documents :

• Approbation des Commandes : Étapes pour examiner et approuver les formulaires de commande.

Gestion des Documents

• Recherche et Récupération : Comment trouver et accéder aux documents dans Docbits.

• Édition et Mise à Jour : Modification des documents et mise à jour de leur statut.

Dépannage

• Problèmes Courants : Solutions aux problèmes fréquemment rencontrés par les utilisateurs.

• ** :** Comment contacter le support pour obtenir de l'aide.

Aperçu :

Cette page fournit un aperçu graphique des différentes étapes qu'un document a traversées jusqu'à présent.

Comment Accéder :

Option 1 :

1. Naviguez vers la colonne des actions sur le tableau de bord et cliquez sur les trois points à côté du document pour lequel vous souhaitez voir le flux de documents.
2. Sélectionnez Flux De Documents.

Option 2 :

1. Ouvrez le document pour lequel vous souhaitez voir le flux de documents.

2. Cliquez sur les trois points sur le côté droit de la Validation Des Champs.
3. Sélectionnez Flux De Documents.

Description :

Sur le côté gauche de l'écran, vous verrez les étapes individuelles du flux de documents, listées de gauche à droite.

• Les étapes qui initient le processus de flux de documents (comme l'importation ou le redémarrage) apparaîtront en vert.

• Pour naviguer à travers les étapes, il suffit de les faire glisser et de les déposer sur l'écran.

• Lorsque vous cliquez sur une étape, le nom du module et des informations sur la réussite ou l'échec de l'étape apparaîtront sur le côté droit de l'écran.

Pour configurer vos paramètres, cliquez sur l'icône Utilisateur située dans le coin inférieur gauche de l'écran. Ici, vous pouvez personnaliser plusieurs options :

Langue

• Sélectionner la Langue Préférée : Choisissez votre langue souhaitée parmi les options disponibles.

Dark Mode

• Passer en Dark Mode : Activez ou désactivez le Dark Mode pour une expérience de visionnage plus confortable.

Paramètres de l'Utilisateur

Dans cette section, vous pouvez ajuster les préférences suivantes :

• Modèle de date : Personnalisez la façon dont les dates sont affichées.

• Format des Montants : Définissez votre format préféré pour les valeurs numériques.

• Nom : Mettez à jour votre nom.

Se Déconnecter

• Se Déconnecter : Cliquez ici pour vous déconnecter en toute sécurité de votre compte.

Aperçu

Par défaut, des champs spécifiques dans le processus de validation des champs sont automatiquement vérifiés en vérifiant leurs valeurs à l'aide de formules basées sur d'autres valeurs extraites. Sur cette page, vous pouvez trouver les formulaires utilisés pour ces calculs automatiques.

Vous pouvez toujours vérifier la formule utilisée en survolant l'icône d'information.

Remarque : L'icône d'information n'est visible que si une valeur a été extraite pour le champ correspondant.

Formulaires pour les vérifications automatiques :

Montant net :

Taux de TVA :

Montant de la taxe :

Montant net réduit :

Taux de TVA réduit :

Montant de la taxe réduite :

Montant net total :

Montant net total US :

Montant total de la taxe :

Montant total :

Remarque : Si la valeur extraite et la valeur validée ne correspondent pas, le document ne peut pas être traité davantage. Une erreur Incohérence des montants apparaîtra pour le champ correspondant.

Cette section offre un aperçu détaillé de tous les bons de commande. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Aperçu

Si votre tableau extrait contient la colonne Remise ou Pourcentage de remise, DocBits appliquera automatiquement la remise correspondante au Prix unitaire lors du traitement dans l'écran de correspondance de bon de commande.

Exceptions

Les remises ne seront pas appliquées automatiquement lorsque la fonctionnalité de correspondances multiples est utilisée. Plus d'informations sur la fonctionnalité de correspondances multiples peuvent être trouvées .

Calcul de la remise

Lorsqu'une Remise est présente, le prix unitaire remisé est calculé en soustrayant le montant de la remise du prix unitaire :

Calcul du pourcentage de remise

Lorsqu'un Pourcentage de remise est présent, le prix unitaire remisé est calculé en utilisant la formule suivante :

Arrondi

Tous les résultats de prix unitaire remisé sont arrondis à quatre décimales pour garantir la cohérence dans le traitement en aval.

Un guide pour télécharger des documents sur DocBits.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les factures. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Explorez les capacités révolutionnaires de DocBits, un outil de gestion de documents de pointe qui simplifie les complexités de l'extraction de tableaux, de la correspondance des bons de commande (PO) et de la gestion des factures de coûts.

Dans cette vidéo, nous explorons les fonctionnalités uniques de DocBits, en mettant l'accent sur l'extraction de tableaux basée sur l'IA qui gère sans effort même les mises en page de table les plus complexes. Avec un taux de précision allant jusqu'à 95 %, le système automatise l'extraction, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Dans cette vidéo, les spectateurs sont présentés à l'interface conviviale de DocBit, en mettant spécifiquement l'accent sur la validation de documents. Le tutoriel met l'accent sur la simplicité du système, où aucun codage ou formule complexe n'est requis.

Grâce à l'IA et à l'intelligence de groupe, la plupart des champs sont extraits automatiquement, permettant aux utilisateurs d'extraire facilement des informations en cliquant sur les valeurs dans le document. De plus, les spectateurs apprennent sur la flexibilité d'extraire des zones spécifiques en double-cliquant ou en dessinant autour de la région souhaitée.

Il s'agit d'un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité se trouve dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Dans ce guide vidéo complet, les spectateurs sont présentés au tableau de bord de DocBits et à sa gamme de fonctionnalités. De la filtrage et la gestion des documents ouverts à l'importation de pièces jointes via divers canaux tels que l'e-mail, le scanner ou l'API, le tutoriel offre une démonstration étape par étape.

Les fonctionnalités clés sont mises en avant, notamment comment filtrer les documents par statut ou par assigné, localiser des détails spécifiques comme les numéros de facture et changer l'assigné pour des documents individuels. La facilité et l'efficacité du système sont démontrées, en mettant l'accent sur le contrôle et la personnalisation qu'il offre aux utilisateurs. Le tutoriel prépare le terrain pour une exploration plus approfondie de la validation de document au sein de DocBits.

Découvrez dans cette vidéo comment gérer professionnellement les divergences lors de l'association des bons de commande avec DocBits. Nous vous guidons pas à pas sur ce qu'il convient de faire lorsque les chiffres ne correspondent pas. Que vous soyez un gestionnaire ERP expérimenté ou un comptable financier en herbe, vous apprendrez à gérer efficacement et en toute sécurité les divergences.

Découvrez comment notre intelligence artificielle spéciale en essaim dans DocBits vous guide à travers tout le processus et comment vous pouvez utiliser notre documentation pour trouver rapidement des solutions aux problèmes ou aux incertitudes. Rejoignez les nombreux clients satisfaits qui ont optimisé leurs processus avec DocBits.

Bienvenue dans le Cours pour Débutants de DocBits, votre guide complet pour révolutionner la gestion des documents de votre entreprise !

Dans l'environnement financier complexe d'aujourd'hui, la gestion des confirmations de commande, des bons de livraison, de la facturation et de la comptabilité des coûts n'est pas une mince affaire. C'est là que DocBits brille. Avec plus de 20 intégrations et une compatibilité inégalée avec Infor CloudSuite, LN et M3, DocBits se distingue des autres solutions sur le marché.

Dans Docbits, les paramètres Regex permettent aux administrateurs de définir des modèles personnalisés que le système utilise pour trouver et extraire des données à partir de documents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations où les données doivent être extraites à partir de texte non structuré ou lorsque les données suivent un format prévisible qui peut être capturé à l'aide de modèles regex.

Fonctionnalités clés et options

1. Gestion des Regex:

• Ajouter: Vous permet de créer un nouveau modèle regex pour un type de document spécifique.

• Enregistrer les modifications: Enregistre les modifications apportées aux configurations regex existantes.

• Modèle: Ici, vous pouvez définir le modèle regex qui correspond au format de données spécifique requis.

Étape 1 : Ouvrir la vue OCR pour les mauvais résultats d'extraction

Si les résultats de l'entraînement d'extraction de table ne sont pas bons :

1. Ouvrez la vue OCR en cliquant sur l'icône de la loupe avec OCR écrit dessus.

Options de filtrage par défaut

Vous pouvez rechercher des documents spécifiques en saisissant le nom ou l'ID du document dans la barre de recherche située en haut du Tableau de bord.

Pour un filtrage plus précis, cliquez sur l'icône de filtre située à droite de la barre de recherche pour sélectionner des critères spécifiques de recherche de documents.

Si vous utilisez le logiciel DocBits pour le traitement de documents, il est essentiel de comprendre les différents états de document que vos fichiers peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les états de document possibles dans DocBits :

• WatchDog Start : Le module Watchdog démarre.

• WatchDog Split : Le document est en train d'être divisé dans Watchdog.

Problème

Dans certains cas, du texte peut sembler manquer dans la Vue OCR, ce qui empêche son extraction via la fonctionnalité d'extraction.

Pour vérifier cela, cliquez sur le bouton Vue OCR dans la barre d'outils à droite. Si le texte n'apparaît pas là, cela signifie qu'il n'est pas disponible pour l'extraction.

Raccourcis de Validation de Champ

Lorsqu'ils travaillent dans la section de validation des champs, les utilisateurs peuvent utiliser ces raccourcis :

• Enter – Déplace le curseur vers le champ suivant dans la séquence de validation.

Vue d'ensemble

Cette fonctionnalité vous aide à gérer et à réconcilier les numéros d'article entre votre système et vos fournisseurs. Souvent, les numéros d'article que vous utilisez en interne peuvent ne pas correspondre aux numéros d'article utilisés par vos fournisseurs. Docbits facilite la gestion de ces divergences en créant une correspondance entre vos numéros d'article et ceux de vos fournisseurs.

Si vous souhaitez importer des documents manuellement dans DocBits, suivez ces étapes simples :

• Cliquez sur le bouton Importer sur le tableau de bord de DocBits.

• Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez importer vos documents via le navigateur de fichiers ou par glisser-déposer. Vous pouvez importer jusqu'à 10 documents à la fois.

Aperçu

La fusion de documents vous permet de combiner plusieurs documents.

Tout d'abord, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez fusionner. Cela peut être fait en sélectionnant les cases à cocher des documents. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur l'icône avec trois points.

Un menu s'affichera alors, sélectionnez l'option "Fusionner" qui se trouve en bas.

L'écran de correspondance de commande d'achat a des raccourcis dédiés pour rationaliser le processus de correspondance :

• Tab – Se déplace entre les différents points de menu dans la barre latérale, permettant une navigation rapide sans cliquer.

• Control + M – Se déplace entre les boutons disponibles dans la section de correspondance de commande d'achat, aidant les utilisateurs à naviguer efficacement parmi les options d'action.

Dans la section des outils de l'Écran de validation, vous pouvez choisir le modèle d'IA utilisé pour l'Extraction de champs et l'Extraction de tableaux. Le modèle d'IA sélectionné s'applique uniquement à tous les documents du fournisseur actuel.

Pour modifier le modèle, ouvrez le menu d'options en cliquant sur les trois points sur le côté droit de l'écran, puis choisissez l'un des modèles disponibles :

• Full – Coûte 2 jetons

Aperçu

L'interface des Colonnes de Tableau dans Docbits est utilisée pour spécifier les colonnes qui apparaissent dans les tableaux de données pour chaque type de document. Chaque colonne peut être configurée pour contenir des types spécifiques de données, telles que des chaînes de caractères ou des valeurs numériques, et peut être essentielle pour les fonctions de tri, de filtrage et de reporting au sein de Docbits.

Pour vous donner une meilleure visibilité sur vos demandes, voici ce que signifie chaque statut de ticket et quand vous le verrez utilisé :

• New – Nous avons reçu votre demande et elle est en attente d'examen.

• Open – Votre ticket a été examiné et est en attente d'action.

Support Utilisateur

Si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez des questions lors de l'utilisation de DocBits, veuillez consulter ce manuel de l'utilisateur ou contacter notre équipe de support pour obtenir de l'aide. Notre engagement est de fournir une expérience fluide pour tous les utilisateurs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton de support dans votre application DocBits et vous pourrez créer un ticket de support.

Vous pouvez également nous contacter via notre page FELLOWPRO:

Guide de Scripting DocBits

Bienvenue dans le guide de scripting DocBits ! Ici, vous apprendrez comment utiliser les scripts pour automatiser et améliorer votre traitement de documents dans DocBits. Les scripts permettent la manipulation personnalisée des champs, la transformation des données et l'implémentation de logique sur différents types de documents.

Dans notre système de traitement des documents, nous gérons un grand volume de documents provenant de plusieurs clients chaque jour. Pour garantir que les documents de chaque client soient traités en temps voulu, nous avons mis en place un système de priorité sophistiqué. Ce système ajuste dynamiquement les priorités en fonction du nombre de documents en attente qu'un client a, assurant ainsi l'équité et l'efficacité. Plongeons dans le fonctionnement de ce système de priorité et quand le compteur de tâches est réinitialisé.

Concepts Clés du Système de Priorité

Notre système de priorité repose sur quelques concepts clés :

1. Documents en Attente : Il s'agit d'un compte des documents qu'un client a soumis mais qui n'ont pas encore été traités.

Aperçu

L'Entraînement du Modèle permet aux administrateurs de superviser et gérer la formation des modèles d'apprentissage automatique spécifiques à chaque type de document. En fournissant une interface structurée pour l'importation de données d'échantillons, la formation des modèles et le test de leurs performances, Docbits garantit que ses capacités d'extraction de données s'améliorent continuellement avec le temps.

Aperçu

Les types de documents sont essentiellement des versions spécialisées des principaux types de documents. Par exemple, sous le type de document principal "Facture", il peut y avoir des sous-types comme "Facture standard", "Facture pro forma" et "Avoir", chacun ayant des exigences de données ou des règles de traitement légèrement différentes.

Overview

The Document Types section lists all document types recognized and processed by Docbits. Administrators can manage various aspects such as layout, field definitions, extraction rules, and more for each type of document. This customization is key to ensuring accurate data handling and compliance with organizational standards.

1. Nom de l'entreprise : Le nom légal de l'entreprise tel qu'enregistré.

2. Rue + Numéro : L'adresse physique du siège social de l'entreprise.

3. Code postal : Le code ZIP ou postal de l'adresse de l'entreprise.

La fonctionnalité Tableau IA permet aux utilisateurs de manipuler et personnaliser facilement les données extraites du document de facturation. Voici les principales capacités et instructions d'utilisation :

• Suppression de colonnes : Si certaines colonnes du tableau extrait ne sont pas nécessaires, les utilisateurs peuvent facilement les supprimer en cliquant sur l'icône "Supprimer la colonne" (représentée par trois points verticaux) à côté de l'en-tête de la colonne. Cela permet de désencombrer le tableau et de se concentrer uniquement sur les informations pertinentes.

Overview

The Layout Manager allows administrators to visually configure and modify the layout of document types by setting properties for various data fields and groups within a document. This interface helps ensure that the extraction models and manual data entry points align precisely with the document's structure as scanned or uploaded into Docbits.

Overview

The Fields setting provides a user interface where administrators can manage the properties and behavior of individual data fields associated with a document type. Each field can be adjusted to optimize the accuracy and efficiency of data capture and validation.

Aperçu

Les scripts dans Docbits sont généralement écrits dans un langage de script pris en charge par le système Python. Ils sont déclenchés pendant le flux de traitement des documents pour appliquer une logique métier complexe ou garantir l'intégrité et l'exactitude des données avant que les données ne soient traitées ou stockées davantage.

Scripts d'exemple prêts pour la production pour les cas d'utilisation courants d'automatisation dans DocBits. Chaque exemple inclut le script complet, une explication étape par étape et des liens vers les fonctions utilisées.

Exemples par Cas d'Utilisation

Validation de Données

• — Valider le fournisseur contre les données maîtres

• — Vérifier que les totaux des lignes correspondent au montant net

Automatisation

• — Déclencher la correspondance automatique de BC

• — Sauter la validation pour les factures à faible risque

• — Calculer les conditions de paiement avec saut de week-ends

Règles Métier

• — Déterminer le code fiscal à partir du texte intégral et des montants

• — Créer une tâche d'approbation pour les factures importantes

• — Ajuster les champs obligatoires selon la devise

Fulltext & Vector Search

• — Trouver des doublons de factures par recherche fulltext

• — Signaler des documents similaires par recherche vectorielle

• — Rechercher des mots-clés de conformité (ex. Reverse Charge)

Exemples Legacy

• — Additionner les montants de fret et d'emballage

• — Supprimer les lignes avec quantité/montant nul

• — Compléter les numéros de référence avec des zéros

Aperçu

Le paramètre App-couleur permet aux administrateurs de définir le schéma de couleurs de l'interface de l'application. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour distinguer les différents environnements tels que le test, le bac à sable et la production. En attribuant des couleurs distinctes à chaque environnement, les utilisateurs peuvent facilement identifier dans quel environnement ils travaillent, réduisant ainsi le risque d'effectuer des actions critiques dans le mauvais environnement.

Accéder au paramètre de couleur de l'application

1. Naviguer vers les paramètres de l'entreprise :

   • Dans le menu principal, cliquez sur la section Informations sur l'entreprise.

2. Localiser la section App-couleur :

Définir la couleur de l'application

1. Choisir une couleur :

   • Cliquez sur la boîte de couleur ou entrez un code hexadécimal directement dans le champ de texte.

   • Un sélecteur de couleur apparaîtra, vous permettant de sélectionner la couleur souhaitée.

Meilleures pratiques pour les couleurs des environnements

Pour éviter toute confusion, il est recommandé d'établir un schéma de couleurs standard pour chaque environnement :

• Production : Utilisez une couleur neutre ou par défaut, telle que #FFFFFF (blanc) ou #f0f0f0 (gris clair), pour indiquer l'environnement en direct.

• Test : Utilisez une couleur vive ou d'alerte, telle que #ffcc00 (jaune) ou #ffa500 (orange), pour indiquer un environnement de test.

• Bac à sable : Utilisez une couleur distincte, telle que #007bff

Avis sur les paramètres d'abonnement

Sous la section App-couleur, les administrateurs verront également des informations relatives aux Paramètres d'abonnement. Cela inclut le plan actuel, son statut et les jours restants d'abonnement.

Importance de la couleur de l'application

Le paramètre de couleur de l'application est un outil simple mais efficace pour aider les utilisateurs à reconnaître rapidement l'environnement dans lequel ils travaillent. En sélectionnant et en gérant soigneusement ces couleurs, les organisations peuvent minimiser les erreurs et améliorer l'efficacité du flux de travail.

Étape 1: Examiner la commande d'achat

1. Vérifier la commande d'achat depuis le tableau de bord

• Si le statut du document est Erreur d'exportation:

Instructions étape par étape sur la façon d'ajouter des étiquettes à un tableau:

Étape 1 : Choisissez les noms de colonnes (étiquettes)

• Sélectionnez les noms de colonnes : Examinez les noms de colonnes de votre tableau et décidez quelles étiquettes ajouter.

Aperçu:

L'écran de validation dans DocBits est conçu pour vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des données contenues dans les documents avant qu'elles ne soient traitées ou enregistrées. Cette fonctionnalité est cruciale pour garantir que toutes les données sont correctement lues et traitées, assurant ainsi l'intégrité et la qualité des données.

Aperçu

Si une erreur se produit pendant votre flux de travail de document, le document entrera dans le statut "Erreur". Lorsque cela se produit, vous pouvez cliquer sur le document pour :

• Voir les détails critiques expliquant pourquoi l'erreur s'est produite

Aperçu

Dans les Préférences de l'entreprise, vous pouvez configurer des paramètres clés de formatage et de notification pour l'application. Ceux-ci incluent :

• Choisir le modèle de date à utiliser dans toute l'application

La documentation des fonctions de scripting a été réorganisée en catégories ciblées pour faciliter la navigation.

Catégories de Fonctions

Après vous être connecté avec vos identifiants, vous serez redirigé vers la page d'accueil du tableau de bord de DocBits. C'est la page principale où vous pouvez voir et gérer tous vos documents importés.

Aperçu

Vous pouvez créer et gérer des tableaux de bord personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques. Ces tableaux de bord vous permettent de :

• Définir un ordre de colonnes personnalisé

• Sélectionner uniquement les colonnes pertinentes pour votre cas d'utilisation

• Appliquer et enregistrer des filtres personnalisés

• Partager des tableaux de bord avec les membres de l'équipe

Créer un nouveau tableau de bord

Pour créer un nouveau tableau de bord :

1. Cliquez sur le bouton Filtre sous la barre de recherche.
2. Cliquez sur Créer un nouveau tableau de bord.
3. Saisissez un nom pour votre tableau de bord.

Passer d'un tableau de bord à l'autre

Pour passer d'un tableau de bord à l'autre :

1. Cliquez sur le bouton Filtre sous la barre de recherche.

2. Dans le menu déroulant, sélectionnez un tableau de bord dans la liste des tableaux de bord personnels ou partagés.

Remarque : Vous pouvez identifier si un tableau de bord est personnel ou partagé en vérifiant l'icône devant le nom du tableau de bord.

Modification/Suppression d'un tableau de bord personnel

Pour modifier votre tableau de bord personnel ou partagé :

1. Cliquez sur le bouton Filtre sous la barre de recherche.
2. Cliquez sur le nom du tableau de bord personnel que vous souhaitez modifier.
3. Effectuez les modifications souhaitées, par exemple :

Enregistrer les modifications du tableau de bord

Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur le bouton Filtre sous la barre de recherche, puis sélectionnez Enregistrer les modifications du tableau de bord.

Remarque : Seuls les tableaux de bord personnels peuvent être modifiés. Les tableaux de bord partagés ne peuvent être modifiés que par leur créateur d'origine.

Renommer un tableau de bord

Pour renommer un tableau de bord personnel ou partagé :

1. Cliquez sur le bouton Filtre sous la barre de recherche.
2. Sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez renommer.
3. Sélectionnez Renommer le tableau de bord actuel.

Remarque : Seuls les tableaux de bord personnels peuvent être renommés. Les tableaux de bord partagés ne peuvent être renommés que par leur créateur d'origine.

Supprimer un tableau de bord

Pour supprimer un tableau de bord personnel :

1. Cliquez sur le bouton Filtre sous la barre de recherche.
2. Survolez le tableau de bord que vous souhaitez supprimer.

3. Cliquez sur l'icône de corbeille à côté.

Remarque : Seuls les tableaux de bord personnels peuvent être supprimés. Les tableaux de bord partagés ne peuvent être supprimés que par leur créateur d'origine.

Voici les étapes pour ajouter un nouveau champ ou modifier des champs existants dans DocBits, y compris des détails sur la façon d'accéder aux options de configuration avancées :

Ajouter un nouveau champ

• Connectez-vous et accédez à la Gestion des Documents :

Ajouter un nouveau champ :

• Cliquez sur l'option "Créer un Champ".

Configuration de Base :

• Nom

  • Choisissez un nom significatif et descriptif.

  • Le nom doit être unique.

Configuration Avancée :

• Ici, vous pouvez définir d'autres propriétés telles que les règles de validation, les valeurs de correspondance, le mode lecture seule, le masquage et les paramètres OCR.

Sauvegarder :

• Après avoir effectué toutes les configurations nécessaires, cliquez sur "Sauvegarder" ou un bouton similaire pour créer le nouveau champ.

Éditer un champ existant

Accéder à l'édition du champ:

• Naviguez vers la liste des champs existants et trouvez le champ que vous souhaitez éditer.

Sélectionner un champ:

• Cliquez sur le champ approprié pour accéder aux options d'édition.

Modifier la configuration:

• Modifiez les propriétés du champ selon vos besoins. Cela peut inclure le changement du nom, du type de champ, l'ajout ou la suppression de règles de validation, la définition de valeurs de correspondance ou l'ajustement d'autres paramètres avancés.

Remarque: Si vous changez le Titre d'un champ, vous devez supprimer et réajouter le champ dans le constructeur de mise en page pour que les modifications prennent effet.

Sauvegarder :

• Cliquez sur "Sauvegarder" pour enregistrer les modifications que vous avez apportées au champ.

Sauvegarder les Paramètres

En fournissant des étapes pour ajouter de nouveaux champs et éditer des champs existants, ainsi qu'un accès aux options de configuration avancées, vous pouvez maximiser la flexibilité et l'adaptabilité de votre système de traitement de documents. Cela vous permet de structurer et de traiter vos données exactement comme vous en avez besoin.

Être capable de naviguer dans le Gestionnaire de Mise en Page dans DocBits et d'éditer des groupes et des champs est crucial pour contrôler la structure et l'apparence des documents.

Voici les étapes pour utiliser le Gestionnaire de Mise en Page et éditer des groupes et des champs :

Navigation dans le Gestionnaire de Mise en Page :

Ouverture du Gestionnaire de Mise en Page :

• Connectez-vous à DocBits et naviguez vers la zone où vous souhaitez utiliser le Gestionnaire de Mise en Page.

• Vous pouvez trouver cette option dans "Gérer les Types de Document".

Sélection du Type de Document :

• Sélectionnez le type de document que vous souhaitez éditer.

• Le Gestionnaire de Mise en Page affichera la structure de ce type de document.

Navigation dans les Groupes et Champs :

• Dans le Gestionnaire de Mise en Page, vous verrez une structure arborescente qui représente les groupes et les champs du type de document sélectionné.

• Vous pouvez naviguer à travers cette structure pour éditer les zones que vous souhaitez.

Édition des groupes et champs:

Remarque: lorsque le Titre d'un champ a été modifié, vous devez supprimer et réajouter le champ dans le constructeur de mise en page pour que les modifications prennent effet.

Ajout d'un groupe ou d'un champ :

• Cliquez sur le bouton "Créer un nouveau groupe", selon que vous souhaitez ajouter un nouveau groupe ou champ.

• Entrez le nom du nouveau groupe ou champ et sélectionnez les paramètres que vous souhaitez, tels que le type de champ (texte, nombre, date, etc.).

Suppression d'un groupe ou d'un champ :

• Sélectionnez le groupe ou le champ que vous souhaitez supprimer.

• Cliquez sur le bouton "Supprimer" ou utilisez le raccourci clavier approprié (généralement "Supprimer" ou "Del").

Modification d'un groupe ou d'un champ :

• Double-cliquez sur le groupe ou le champ que vous souhaitez modifier.

• Modifiez les propriétés que vous souhaitez, telles que le nom, la position, la taille ou les paramètres de type de champ.

Disposition des groupes et champs :

• Faites glisser et déposez des groupes ou des champs pour changer leur ordre ou les placer à l'intérieur ou à l'extérieur d'autres groupes.

Enregistrement des modifications :

• N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications avant de quitter le Gestionnaire de Mise en Page.

• Cliquez sur le bouton "Sauvegarder".

En suivant ces étapes, vous pouvez naviguer efficacement dans le Gestionnaire de Mise en Page de DocBits et éditer des groupes ainsi que des champs au sein d'un type de document. Cela vous permet de personnaliser la structure et l'apparence de vos documents selon vos besoins.

Aperçu

Ce document décrit le plan de test pour l'automatisation des factures utilisant DocBits avec Infor LN ou M3. Il inclut des détails sur les cas de test, la préparation des tests, les étapes d'exécution et les processus de support.

Cas de Test

Plan de Test avec le Client

1. Mise en Place

• Réunion Initiale : Planifiez une réunion de lancement avec le client pour expliquer le processus de test et les objectifs.

• Accès et Permissions : Assurez-vous que le client dispose de tous les accès nécessaires à DocBits et Infor LN ou M3 à des fins de test.

2. Préparation des Tests

• Formation : Fournissez une formation complète à l'équipe du client sur l'utilisation de DocBits pour le traitement des factures.

• Documentation : Partagez une documentation détaillée sur les procédures de test, y compris les résultats attendus pour chaque cas de test.

3. Exécution des Cas de Test

• Environnement de Test : Mettez en place un environnement de test qui reproduit le système de production du client aussi fidèlement que possible.

• Tests Étape par Étape : Travaillez avec le client pour exécuter chaque cas de test, en veillant à ce qu'il comprenne chaque étape :

  • Traitez les factures via DocBits.

4. Résolution des Problèmes

• Suivi : Utilisez un système de suivi (comme Jira ou une simple feuille de calcul) pour enregistrer tout problème ou écart survenant pendant les tests.

• Support : Fournissez un support immédiat pour résoudre les problèmes et clarifier tout doute.

5. Vérification et Retour d'Information

• Vérification : Après chaque cas de test, vérifiez les résultats avec le client pour garantir l'exactitude.

• Boucle de Retour d'Information : Collectez les retours du client sur le processus et les améliorations nécessaires.

6. Finalisation

• Documentation des Résultats : Documentez les résultats de chaque cas de test et fournissez un rapport récapitulatif au client.

• Réunion de Revue : Organisez une réunion de revue pour discuter des résultats des tests et des étapes supplémentaires nécessaires avant le passage en production.

7. Préparation au Lancement

• Rafraîchissement de la Formation : Proposez une session de formation de rafraîchissement si nécessaire.

• Plan de Support : Développez un plan de support pour la phase de lancement initial afin d'assurer une transition en douceur.

À droite de la barre de recherche, vous trouverez des outils du tableau de bord.

Rafraîchir la table

Cliquez sur ce bouton pour actualiser le tableau de bord et charger les données et statuts les plus à jour.

Introduction

Bienvenue dans le module de Comptabilisation des Factures de Coût et des Ventes Indirectes ! Ce module est conçu pour vous aider à gérer et à rapprocher efficacement vos transactions financières au sein de votre système ERP. Avec des fonctionnalités telles que l'extraction automatique de données, la correspondance de documents et le suivi détaillé, vous pouvez vous assurer que vos dossiers financiers sont précis et à jour.

Aperçu

À droite de la barre de recherche, vous trouverez plusieurs outils utiles liés au processus de correspondance des bons de commande. Cette page fournit une explication détaillée de chaque outil et de sa fonctionnalité.

Ouvrir le Port 443 & Communication Sécurisée

Nous comprenons l'importance du transfert de données sécurisé. C'est pourquoi nous utilisons le port 443, le port standard pour HTTPS, garantissant que toutes les données transférées sont cryptées et sécurisées. Nos connexions sécurisées par SSL garantissent que vos données sont en sécurité à chaque étape du processus.