Support Utilisateur

Si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez des questions lors de l'utilisation de DocBits, veuillez consulter ce manuel de l'utilisateur ou contacter notre équipe de support pour obtenir de l'aide. Notre engagement est de fournir une expérience fluide pour tous les utilisateurs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton de support dans votre application DocBits et vous pourrez créer un ticket de support.

Vous pouvez également nous contacter via notre page FELLOWPRO:

Dans l'écran de validation, vous pouvez directement créer des tickets pour le document particulier et inclure une capture d'écran du problème. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer un ticket", la fenêtre de support s'ouvre et vous pouvez commencer immédiatement.

Depuis le tableau de bord, cliquez sur l'icône Paramètres avancés comme indiqué ci-dessous:

Le menu suivant sera alors affiché:

Sélectionnez le bouton intitulé « Définir les colonnes du tableau de bord pour l'organisation » et une liste de tous les noms de colonnes sera affichée.

Depuis ce menu, vous pouvez sélectionner les noms de colonnes et utiliser les flèches pour ajouter et supprimer les colonnes souhaitées.

Vous pouvez définir l'ordre des colonnes en cliquant sur les points à côté du nom de la colonne et en les faisant glisser à la position appropriée.

Une autre option vous permet également d'ajouter des champs d'un type de document:

Ici, vous pouvez choisir parmi les différents types de documents:

Pour chaque type de document, il existe différents champs que vous pouvez ajouter:

Sélectionnez les champs dont vous avez besoin et cliquez sur "Ajouter aux colonnes visibles", ils apparaîtront alors dans les paramètres de colonne.

Si vous utilisez le logiciel DocBits pour le traitement de documents, il est essentiel de comprendre les différents états de document que vos fichiers peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les états de document possibles dans DocBits :

• WatchDog Start : Le module Watchdog démarre.

• WatchDog Split : Le document est en train d'être divisé dans Watchdog.

• WatchDog Upload : Le document est en cours de téléchargement dans Watchdog.

• Upload : Le document est en cours de téléchargement.

• OCR : La reconnaissance optique de caractères (OCR) est en cours d'exécution sur le document.

• Classification : Le document est en cours de classification.

• Importation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'importation.

• Prêt pour validation : Le document est prêt pour la validation.

• Exportation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'exportation.

• Workflow : Un flux de travail est actuellement en cours avec ce document.

• Approbation en attente : Le document doit être approuvé.

• Deuxième approbation en attente : Le document doit être approuvé une deuxième fois.

• Comptabilité automatique : La comptabilité automatique est en cours d'exécution.

• Exportation : Le document est en cours d'exportation.

• Erreur : Une erreur s'est produite dans le document.

Lorsque vous naviguez dans vos documents dans DocBits, si vous souhaitez revenir à la zone principale du tableau de bord, il vous suffit d'appuyer sur le bouton d'échappement (ESC) de votre clavier et vous serez renvoyé au menu principal du tableau de bord (sur la page à partir de laquelle vous avez quitté le document que vous venez de quitter).

À droite de la barre de recherche, vous trouverez d'autres outils du tableau de bord.

• Rafraîchir la liste : Cela est utilisé pour mettre à jour le tableau de bord sans avoir à rafraîchir l'onglet de votre navigateur.

• Paramètres avancés : Plus d'informations sur ce sujet sont disponibles plus loin sur cette page.

• Analytique : Cela vous fournit des informations supplémentaires sur les documents que vous avez téléchargés sur DocBits.

• Téléverser : Plus d'informations sur ce sujet dans la section suivante.

Les paramètres avancés contiennent souvent des options de configuration et des fonctions supplémentaires qui permettent des ajustements et un réglage plus spécifiques.

• Plus de paramètres

• Raccourcis clavier

• Journal d'importation

• Définir les colonnes de la table PO pour l'organisation

• Définir le tri du tableau de bord par organisation

• Filtrer les documents par jour, semaine, mois, année ou tous. Le filtrage fait référence au moment où le document est importé

Sur les pages suivantes, vous trouverez plus d'informations sur les paramètres individuels.

Bienvenue sur DocBits

Bienvenue sur DocBits, votre source complète de stratégies et d'informations en matière de documentation. Chez DocBits, nous nous engageons à fournir des ressources de documentation claires, concises et à jour pour les utilisateurs finaux, les administrateurs et les partenaires.

Aperçu

La fusion de documents vous permet de combiner plusieurs documents.

Tout d'abord, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez fusionner. Cela peut être fait en sélectionnant les cases à cocher des documents. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur l'icône avec trois points.

Un menu s'affichera alors, sélectionnez l'option "Fusionner" qui se trouve en bas.

La fusion de documents est une fonctionnalité importante dans un système de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de combiner plusieurs documents en un seul document. Voici quelques raisons pour lesquelles la fusion de documents peut être utile :

• Organiser des documents connexes : En fusionnant plusieurs documents en un seul document, les utilisateurs peuvent organiser et conserver ensemble des informations ou des fichiers connexes. Cela peut aider à améliorer l'efficacité dans la gestion et l'accès aux documents.

• Créer des rapports ou des résumés : La fusion de plusieurs documents peut être utile pour créer des rapports ou des résumés en combinant des données ou des informations provenant de différentes sources ou documents. Cela permet aux utilisateurs de créer des rapports ou des présentations complets sans avoir à copier et coller manuellement les informations.

• Archiver des documents : Lorsque plusieurs versions d'un document existent, ou lorsque des documents doivent être résumés dans une période de temps spécifique, la fusion de documents peut aider à garantir des pratiques d'archivage cohérentes et à optimiser l'espace de stockage.

• Optimisation des flux de travail : La fusion de documents peut faire partie d'un flux de travail automatisé où les documents sont automatiquement combinés une fois que certaines conditions sont remplies. Cela peut être utilisé, par exemple, dans un processus d'approbation ou lors de la création de contrats ou de rapports.

Exemples de fusion de documents :

• Combinaison de factures : Une entreprise doit résumer toutes les factures d'un mois donné à des fins comptables. Les factures individuelles sont téléchargées en tant que documents distincts, puis fusionnées pour créer un aperçu consolidé.

• Combinaison de formulaires d'approbation : Un flux de travail d'approbation d'application nécessite que plusieurs formulaires soient fusionnés avant d'être transmis à la direction. Les différents formulaires sont automatiquement combinés au fur et à mesure qu'ils sont remplis et soumis par les parties concernées.

• Création d'un rapport annuel : Plusieurs départements d'une entreprise travaillent ensemble pour créer un rapport annuel complet. Chaque département prépare sa propre section du rapport en tant que document distinct. Ces documents sont ensuite réunis pour créer le rapport annuel final.

En fusionnant des documents, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de gestion documentaire, améliorer la collaboration et accroître l'efficacité.

Pour Commencer

• Connexion et Navigation : Comment accéder à Docbits et naviguer dans l'interface.

• Configuration Initiale : Configuration initiale de Docbits pour une première utilisation.

Utilisation Quotidienne

• Soumission de Documents : Instructions pour soumettre des documents dans Docbits.

• Révision et Approbation de Documents :

• Approbation des Commandes : Étapes pour examiner et approuver les formulaires de commande.

• Traitement des Factures : Guide sur comment traiter les factures entrantes pour paiement.

Gestion des Documents

• Recherche et Récupération : Comment trouver et accéder aux documents dans Docbits.

• Édition et Mise à Jour : Modification des documents et mise à jour de leur statut.

Dépannage

• Problèmes Courants : Solutions aux problèmes fréquemment rencontrés par les utilisateurs.

• ** :** Comment contacter le support pour obtenir de l'aide.

Si vous recherchez un document spécifique ou des documents, vous disposez des outils suivants. Dans la barre de recherche, nous vous avons fourni divers outils pour trouver le document que vous recherchez, afin d'y accéder, sélectionnez l'icône suivante.

Les options de filtre suivantes seront disponibles pour vous.

Nous vous offrons la possibilité de filtrer par type de document, statut du document, le destinataire du document et par date.

Si vous souhaitez voir un journal détaillé de tous les documents importés dans votre environnement DocBits, suivez ces étapes.

Depuis votre tableau de bord DocBits, sélectionnez l'option Paramètres avancés.

Après l'apparition de la barre Paramètres avancés, sélectionnez le bouton Journal d'importation.

Un tableau apparaîtra alors avec tous les documents récemment importés ainsi que d'autres informations pertinentes les concernant.

L'écran de validation vous permet de vérifier, de modifier et de valider tous les documents importés. Vous pouvez voir le nom du document, le nombre de pages qu'il contient, la date à laquelle il a été importé et son statut. Le bouton d'actions vous permet d'attribuer, de redémarrer, de valider ou de supprimer le document.

Voici des conseils de dépannage spécifiques pour les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord :

Filtres non appliqués correctement :

• Tout d'abord, vérifiez les paramètres du filtre pour vous assurer que les filtres corrects ont été appliqués et qu'ils affichent les données souhaitées.

• Assurez-vous que les filtres sont appliqués de manière logique et cohérente. Parfois, une logique de filtre incorrecte ou des combinaisons incorrectes peuvent produire des résultats inattendus.

• Fournissez aux utilisateurs des conseils sur la façon d'utiliser correctement les filtres pour s'assurer qu'ils peuvent utiliser efficacement les fonctionnalités de filtrage.

Retards dans le chargement des données :

• Vérifiez la connexion réseau pour vous assurer qu'elle est stable et ne cause pas de retards.

• Vérifiez la charge du serveur et la performance de la source de données pour voir si cela pose problème. Vous devrez peut-être optimiser la source de données ou passer à une infrastructure plus puissante.

• Mettez en œuvre des mécanismes de mise en cache pour réduire les temps de chargement, en particulier pour les données fréquemment consultées. Encouragez les utilisateurs à optimiser leurs requêtes de données en récupérant uniquement les champs de données requis et en utilisant des filtres pour réduire la quantité de données.

Problèmes de navigateur :

• Assurez-vous que le navigateur qu'ils utilisent est compatible avec le tableau de bord et que toutes les mises à jour requises sont installées.

• Recommandez aux utilisateurs de vider régulièrement le cache de leur navigateur pour éviter les problèmes de mémoire et s'assurer qu'ils obtiennent les données les plus récentes.

• Vérifiez les extensions ou plugins dans le navigateur qui pourraient interférer avec le tableau de bord et désactivez-les temporairement si nécessaire pour isoler les problèmes.

Problèmes spécifiques à l'utilisateur :

• Offrez un support individualisé aux utilisateurs qui continuent à rencontrer des problèmes. Vous devrez peut-être vérifier leurs paramètres spécifiques, autorisations ou configuration réseau pour identifier et résoudre le problème.

En fournissant aux utilisateurs ces conseils de dépannage spécifiques, vous pouvez les aider à résoudre efficacement les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord et augmenter leur productivité.

DocBits est une solution de capture de documents basée sur le cloud qui exploite la puissance de l'Intelligence Artificielle (IA) et de l'Apprentissage Automatique (ML) pour reconnaître, classer, analyser et extraire efficacement des informations à partir de divers types de documents, quel que soit leur format. Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités :

• Reconnaissance de documents : DocBits utilise des algorithmes d'IA pour identifier et reconnaître avec précision les documents, qu'ils soient sous forme papier ou sous forme de fichiers électroniques.

• Classification de documents : Il classe les documents dans des catégories pertinentes, facilitant ainsi l'organisation et la récupération.

• Extraction de données : DocBits extrait des données critiques des documents, transformant des informations non structurées en données structurées pouvant être intégrées à votre flux de travail.

• Apprentissage automatique : Le système apprend continuellement et améliore sa précision de reconnaissance avec chaque document traité, le rendant plus performant au fil du temps.

• Intelligence de groupe : DocBits utilise l'intelligence de groupe pour améliorer ses capacités d'apprentissage, créant ainsi un système auto-améliorant.

Le compteur de tâches se trouve dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du tableau de bord.

C'est ici que vous pouvez voir combien de documents sont dans votre file d'attente pour traitement

et combien de documents sont maintenant prêts pour la validation.

Dans cette section, vous pouvez voir les documents qui ont été signalés comme des doublons. Pour commencer, il vous suffit de cliquer sur le bouton à droite, comme indiqué ci-dessous :

Une fois que vous avez appuyé sur le bouton, un tableau apparaîtra en bas de la page affichant tous les doublons identifiés.

C'est ici que vous pouvez garder un œil sur vos tâches. Vous pouvez choisir entre deux mises en page différentes – l'une est un peu plus détaillée que l'autre. Vous pouvez également filtrer les tâches selon différents critères, comme si elles vous sont assignées ou l'état de la tâche.

Après vous être connecté avec vos identifiants, vous serez redirigé vers la page d'accueil du tableau de bord de DocBits. C'est la page principale où vous pouvez voir et gérer tous vos documents importés.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les factures. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les expéditions avancées. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonnes en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Cette section offre un aperçu détaillé de tous les bons de commande. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Cette section offre un aperçu détaillé de toutes les commandes d'expédition. Elle comprend une barre de recherche avec divers filtres que vous pouvez sélectionner pour affiner rapidement vos résultats. De plus, vous pouvez personnaliser l'agencement des en-têtes de colonne en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer pour une expérience de visualisation plus adaptée.

Pour configurer vos paramètres, cliquez sur l'icône Utilisateur située dans le coin inférieur gauche de l'écran. Ici, vous pouvez personnaliser plusieurs options :

Langue

• Sélectionner la Langue Préférée : Choisissez votre langue souhaitée parmi les options disponibles.

Dark Mode

• Passer en Dark Mode : Activez ou désactivez le Dark Mode pour une expérience de visionnage plus confortable.

Paramètres de l'Utilisateur

Dans cette section, vous pouvez ajuster les préférences suivantes :

• Modèle de date : Personnalisez la façon dont les dates sont affichées.

• Format des Montants : Définissez votre format préféré pour les valeurs numériques.

• Nom : Mettez à jour votre nom.

• Mot de Passe : Changez votre mot de passe pour la sécurité de votre compte.

• Taille de la Police : Ajustez la taille du texte pour une meilleure lisibilité.

• Mode Double Écran : Activez cette fonctionnalité si vous utilisez deux moniteurs.

Se Déconnecter

• Se Déconnecter : Cliquez ici pour vous déconnecter en toute sécurité de votre compte.

La fonctionnalité Tableau IA permet aux utilisateurs de manipuler et personnaliser facilement les données extraites du document de facturation. Voici les principales capacités et instructions d'utilisation :

• Suppression de colonnes : Si certaines colonnes du tableau extrait ne sont pas nécessaires, les utilisateurs peuvent facilement les supprimer en cliquant sur l'icône "Supprimer la colonne" (représentée par trois points verticaux) à côté de l'en-tête de la colonne. Cela permet de désencombrer le tableau et de se concentrer uniquement sur les informations pertinentes.

• Changement de format de devise : Le format de la devise peut être modifié en sélectionnant le format souhaité dans le menu déroulant à côté du champ "Devise". Cela garantit que les valeurs monétaires sont affichées dans le format préféré, facilitant ainsi l'interprétation et l'analyse des données financières.

• Affichage/Masquage des colonnes non mappées : Par défaut, seules les colonnes mappées (colonnes avec des données extraites) sont visibles dans le tableau. Cependant, les utilisateurs peuvent choisir d'afficher ou de masquer les colonnes non mappées en cliquant sur le bouton "Masquer les colonnes non mappées" ou "Afficher les colonnes non mappées" en bas du tableau. Cette fonctionnalité est utile lorsque les utilisateurs souhaitent examiner toutes les colonnes disponibles, même si elles ne contiennent pas actuellement de données.

• Modification des en-têtes de tableau : Les en-têtes de tableau (noms de colonnes) peuvent être modifiés en cliquant sur l'en-tête et en saisissant le nom souhaité. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de personnaliser les noms de colonnes pour mieux s'aligner sur leur terminologie ou leurs préférences, rendant les données plus lisibles et compréhensibles.

Ces fonctionnalités offrent aux utilisateurs la flexibilité et le contrôle sur les données extraites, leur permettant d'adapter les informations selon leurs besoins et préférences spécifiques. Le Tableau IA vise à améliorer l'expérience utilisateur en offrant un moyen fluide et intuitif d'interagir avec et d'analyser les données de facturation.

Mettre en place un tableau de bord qui s'aligne avec les routines quotidiennes des utilisateurs nécessite une planification et une mise en œuvre minutieuses.

Voici des meilleures pratiques qui peuvent vous aider :

Vues personnalisées :

• Assurez-vous que le tableau de bord est personnalisable afin que les utilisateurs puissent personnaliser leurs propres vues et mises en page. Cela peut se faire grâce à la possibilité d'ajouter, de supprimer ou de réorganiser des widgets.

Mises à jour automatiques :

• Mettez en œuvre des mises à jour automatiques pour garantir que les données sont toujours à jour. Cela est particulièrement important pour les environnements à forte utilisation.

• Vous pouvez activer cet outil de rafraîchissement automatique dans les paramètres.

Guidance et formation des utilisateurs :

• Offrez une interface conviviale et des instructions sur la façon d'utiliser le tableau de bord.

• Formez régulièrement les utilisateurs pour vous assurer qu'ils comprennent toutes les fonctionnalités et capacités du tableau de bord.

Filtres et vues :

• L'utilisation de filtres peut être très utile lors de la recherche de documents, mais envisagez également de réinitialiser les filtres pour maintenir une vue cohérente des données.

Analytique du tableau de bord :

• Surveillez l'utilisation du tableau de bord et recueillez les retours des utilisateurs.

• Analysez quelles parties du tableau de bord sont les plus utilisées et quelles améliorations peuvent être apportées pour optimiser davantage l'expérience utilisateur.

Visualisation des données :

• Utilisez des visualisations de données engageantes et significatives pour présenter l'information rapidement et de manière compréhensible.

• Choisissez les visualisations en fonction des besoins des utilisateurs et du type de données présentées.

Sécurité et confidentialité :

• Assurez-vous que le tableau de bord respecte les normes de sécurité et que les données sensibles sont adéquatement protégées.

• Mettez en œuvre des contrôles d'accès pour garantir que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux données qui leur sont pertinentes.

En prenant en compte ces meilleures pratiques, vous pouvez créer un tableau de bord qui s'aligne efficacement avec les routines quotidiennes des utilisateurs et les aide à prendre des décisions éclairées.

Docbits est un système avancé conçu pour automatiser la correspondance des données de bon de commande (PO) avec les documents de facture entrants. Cet outil est spécifiquement conçu pour une gestion et un traitement efficaces des données de facturation au sein des systèmes ERP. Cette documentation explique les bases de la correspondance automatique via Docbits et définit les règles spécifiques requises pour une correspondance réussie.

Principes Fondamentaux de la Correspondance Automatique dans Docbits

Extraction de Données : Docbits commence le processus en extrayant les données pertinentes des documents de facture numérisés. En général, ces données incluent les numéros d'article, les quantités et les prix unitaires de chaque ligne de facture. La précision de cette extraction est cruciale, car elle constitue la base du processus de correspondance ultérieur.

Comparaison avec les Données de PO : Les données extraites sont comparées avec les informations correspondantes dans les bons de commande stockés. Docbits vérifie si les numéros d'article, les quantités et les prix correspondent à ceux des PO. Pour une correspondance réussie, les données des factures doivent correspondre aux données des bons de commande, en tenant compte des seuils de tolérance définis.

Correspondance Automatique : Sur la base des résultats de la comparaison, Docbits effectue la correspondance. Le système vérifie si les critères de correspondance se situent dans les limites de tolérance définies. Si ces critères sont remplis, la correspondance est considérée comme réussie.

Rapport : Après avoir terminé le processus de correspondance, Docbits génère des rapports qui montrent l'état des correspondances. Ces rapports informent sur les factures correspondantes avec succès et identifient celles présentant des écarts.

Définition des Règles de Correspondance

Numéro d'Article : Le numéro d'article sur la facture doit correspondre exactement au numéro d'article dans le bon de commande. Il n'y a pas de tolérance pour les écarts dans les numéros d'article.

Quantités : La quantité de marchandises livrées sur la facture peut varier dans une plage de tolérance prédéfinie. En général, une tolérance de ±5% peut être acceptable pour tenir compte des différences mineures dans les quantités de livraison.

Prix : Les écarts de prix sont tolérables jusqu'à un seuil défini. Une tolérance courante peut être de ±2% du prix pour accepter de légères différences dans les déclarations de prix résultant de différences d'arrondi ou de fluctuations monétaires.

Statut de Correspondance :

• Correspondance Complète : Tous les points de données (numéro d'article, quantité et prix) sont dans les limites de tolérance définies.

• Correspondance Partielle : Un ou plusieurs points de données dévient en dehors des limites de tolérance, mais les écarts sont minimes et nécessitent un examen manuel.

• Aucune Correspondance : Écarts significatifs dans un ou plusieurs points de données nécessitant une correction immédiate ou une enquête plus approfondie.

La définition précise de ces règles et la fixation des limites de tolérance sont cruciales pour l'efficacité de la correspondance automatique et la réduction des interventions manuelles. Docbits permet une configuration flexible de ces paramètres pour répondre aux besoins de diverses entreprises et industries.

Instructions étape par étape sur la façon d'ajouter des étiquettes à un tableau:

Étape 1 : Choisissez les noms de colonnes (étiquettes)

• Sélectionnez les noms de colonnes : Examinez les noms de colonnes de votre tableau et décidez quelles étiquettes ajouter.

Étape 2 : Appuyez sur le bouton "Appliquer"

• Appuyez sur le bouton : Une fois que vous avez sélectionné l'étiquette appropriée pour une colonne, appuyez sur le bouton "Appliquer" à côté de la colonne et de l'étiquette sélectionnées.

Étape 3 : Ajoutez l'étiquette au tableau

• Ajoutez l'étiquette : L'étiquette sélectionnée sera ajoutée au tableau en tant que colonne supplémentaire à côté de la colonne correspondante.

Étape 4 : Enregistrer ou supprimer l'étiquette

• Enregistrer l'étiquette : Appuyez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l'étiquette souhaitée.

• Supprimer l'étiquette : Pour supprimer l'étiquette sélectionnée, appuyez sur le bouton Supprimer.

Voici une explication détaillée de chaque colonne et des étiquettes possibles:

Position :

Description : Position ou ordre de l'article dans la commande.

Étiquette : Entier

Exemple : 1, 2, 3...

Description :

Description : Brève description de l'article.

Étiquette : Texte

Exemple : Vis, Écrou, Widget...

Bon de commande :

Description : Le numéro de la commande associée.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : PO12345, PO98765...

Quantité :

Description : Nombre d'unités commandées.

Étiquette : Nombre

Exemple : 100, 50, 200...

Unité :

Description : Unité de mesure (par exemple, pièce, kilogramme).

Étiquette : Texte

Exemple : Pcs, kg, l...

Prix unitaire :

Description : Prix par unité de l'article.

Étiquette : Devise

Exemple : €10.00, €5.50, €100.00...

Montant net :

Description : Prix total avant déductions et taxes (calculé comme quantité * prix unitaire).

Étiquette : Devise

Exemple : €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Remise :

Description : Montant de la remise absolue appliquée au montant net.

Étiquette : Devise

Exemple : €50.00, €20.00, €500.00...

Pourcentage de remise :

Description : Pourcentage de remise appliqué au montant net.

Étiquette : Pourcentage

Exemple : 5%, 10%, 15%...

TVA :

Description : Montant de la TVA appliquée à l'article.

Étiquette : Devise

Exemple : €200.00, €55.00, €1,900.00...

Montant total :

Description : Montant final après déduction de la remise et ajout de la TVA.

Étiquette : Devise

Exemple : €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

Pays d'origine :

Description : Pays où l'article a été fabriqué ou expédié.

Étiquette : Texte

Exemple : USA, Allemagne, Chine...

Numéro d'article :

Description : Identifiant unique ou SKU pour l'article.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : 987654, A12345, Z98765...

Numéro de bon de livraison :

Description : Numéro du bon de livraison associé.

Étiquette : Alphanumérique

Exemple : DN56789, DN12345...

Phrase (informations supplémentaires) :

Description : Commentaires supplémentaires, codes ou informations pertinentes.

Étiquette : Texte

Exemple : Commentaire, Spécification...

Avec cette structure et ces étiquettes, le tableau est plus clairement défini et les informations peuvent être mieux catégorisées et traitées.

Aperçu:

L'écran de validation dans DocBits est conçu pour vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des données contenues dans les documents avant qu'elles ne soient traitées ou enregistrées. Cette fonctionnalité est cruciale pour garantir que toutes les données sont correctement lues et traitées, assurant ainsi l'intégrité et la qualité des données.

Description détaillée de l'objectif et de l'utilisation de l'écran de validation

Objectif de l'écran de validation

• Assurer la qualité des données: L'écran de validation vérifie l'exactitude et l'exhaustivité des données extraites pour éviter l'entrée d'informations incorrectes ou incomplètes.

• Intégrité des données: Il garantit que les données respectent les exigences et normes spécifiées.

• Prévention des erreurs: En facilitant la détection et la correction précoces des erreurs, l'écran de validation aide à atténuer les problèmes potentiels lors du traitement ultérieur des données.

• Convivialité: Le système fournit un retour immédiat aux utilisateurs lorsque des erreurs ou des incohérences sont détectées, permettant des corrections rapides.

• Conformité: L'écran de validation aide à garantir le respect des réglementations et normes légales et organisationnelles.

• Efficacité: Il réduit l'effort nécessaire pour les corrections futures et minimise le besoin de vérifications manuelles.

Utilisation de l'écran de validation

• Extraction automatique de données:

  • Reconnaissance optique de caractères (OCR): Lit automatiquement le texte des documents ou images numérisés.

  • Données structurées et non structurées: Traite les données de divers types de documents, y compris les formulaires, factures et contrats.

• Vérification et validation des données:

  • Validation de format: Assure que les données sont dans les formats corrects (par exemple, formats de date, numéros de téléphone, adresses e-mail).

  • Champs obligatoires: Confirme que tous les champs obligatoires sont complétés.

  • Vérification de plage: Valide les données numériques pour s'assurer qu'elles se situent dans les limites spécifiées.

  • Vérification de cohérence: Vérifie que les champs de données connexes contiennent des informations cohérentes (par exemple, s'assurer que les dates de début et de fin correspondent).

• Interaction utilisateur et dépannage:

  • Messages d'erreur: Affiche des messages d'erreur clairs et exploitables lorsque les données ne répondent pas aux exigences de validation.

  • Revue et correction manuelles: Permet aux utilisateurs de revoir et de modifier manuellement les données lorsque les validations automatiques échouent.

• Nettoyage et standardisation des données:

  • Correction automatique: Suggère ou effectue des corrections automatiques lorsque des erreurs sont détectées.

  • Formatage des données: Standardise les formats de données pour assurer la cohérence entre les ensembles de données.

• Sécurité et droits d'accès:

  • Filtres d'entrée: Protège contre les entrées malveillantes grâce à des mécanismes de validation et de filtrage robustes.

  • Contrôle d'accès: Assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder et modifier les données sensibles.

• Cohérence des données:

  • Validation croisée: Vérifie la cohérence entre les champs de données connexes (par exemple, valider que les dates de début et de fin correspondent).

  • Entrées en double: Empêche les entrées en double dans la base de données.

• Guidance utilisateur:

  • Messages d'erreur: Fournit des messages d'erreur spécifiques et compréhensibles lorsque les entrées ne respectent pas les exigences.

  • Aide et conseils: Offre des textes d'aide ou des infobulles pour aider les utilisateurs à entrer correctement les données.

En résumé, l'écran de validation dans DocBits est essentiel pour garantir la qualité des données extraites, faciliter la détection et la correction précoces des erreurs, et améliorer l'efficacité globale des flux de travail de traitement des données.

Un guide pour télécharger des documents sur DocBits.

Vue d'ensemble

Cette fonctionnalité vous aide à gérer et à réconcilier les numéros d'article entre votre système et vos fournisseurs. Souvent, les numéros d'article que vous utilisez en interne peuvent ne pas correspondre aux numéros d'article utilisés par vos fournisseurs. Docbits facilite la gestion de ces divergences en créant une correspondance entre vos numéros d'article et ceux de vos fournisseurs.

Comment ça fonctionne

1. Correspondance manuelle :

   • La première fois que vous rencontrez une divergence entre votre numéro d'article et celui de votre fournisseur, vous devez les faire correspondre manuellement.

   • Vous pouvez le faire en entrant le numéro d'article fournisseur correct correspondant à votre numéro d'article interne.

2. Correspondance automatique :

   • Une fois que vous avez fait correspondre manuellement un numéro d'article avec celui de votre fournisseur, Docbits se souvient de cette correspondance.

   • La prochaine fois que le même article apparaît, Docbits le fera correspondre automatiquement en fonction de la correspondance enregistrée, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.

Décomposition de l'interface

• ID du fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.

• Numéro d'article : Votre numéro d'article interne pour le produit.

• Numéro d'article du fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.

• Action : Options pour gérer les correspondances, telles que la suppression des correspondances incorrectes.

Avantages

• Efficacité : Réduit le besoin de saisie manuelle répétée, rendant le processus plus rapide.

• Précision : Minimise les erreurs en s'assurant que les numéros d'article sont correctement appariés.

• Commodité : Simplifie le flux de travail en automatisant le processus de correspondance après la saisie manuelle initiale.

Avec l'API Webhook fournie ci-dessous, vous pouvez facilement transférer des documents directement vers DocBits avec une simple requête POST. Cette API est conçue pour simplifier le processus de téléversement de fichiers vers DocBits, et tous les paramètres nécessaires sont déjà remplis pour vous.

Pour commencer, il vous suffit de vous rendre sur la page suivante (en fonction de l'environnement que vous utilisez) :

PROD : https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX : https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE : https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Effectuez un appel à l'API en utilisant votre clé API. Vous pouvez également inclure le fichier que vous souhaitez téléverser en tant que paramètre dans votre appel.

La deuxième partie du tableau de bord est un aperçu de tous les documents téléchargés. Vous pouvez afficher tous les documents ou seulement ceux qui vous sont assignés. Vous pouvez également rechercher des documents par nom.

Les données seront extraites en quelques secondes, et le statut passera de "En cours d'exécution" à "Prêt pour la validation".

Introduction

Ce document fournit un guide complet sur la façon d'utiliser le système de Correspondance des bons de commande au sein de votre plateforme ERP. Le système de correspondance des bons de commande automatise la réconciliation des bons de commande avec les factures entrantes, garantissant que les transactions financières sont précises et que les écarts sont traités rapidement.

Pour Commencer

Pour commencer à utiliser le système de Correspondance des bons de commande, assurez-vous d'avoir les autorisations nécessaires définies par votre administrateur système. Vous aurez besoin d'accéder à la fois aux données des bons de commande et aux données des factures correspondantes dans le système.

Exigences du Système

• Accès aux modules des bons de commande et des factures dans le système ERP.

• Autorisations utilisateur appropriées pour visualiser et faire correspondre des documents financiers.

Fonctionnalités Clés

• Extraction Automatique des Données : Extrait et interprète automatiquement les données des factures numériques.

• Comparaison des Données : Compare les données extraites des factures avec les données des bons de commande existants.

• Vérification des Correspondances : Vérifie les correspondances en fonction de règles prédéfinies et de tolérances.

• Signalement des Écarts : Identifie et signale les écarts entre les factures et les bons de commande.

• Journal d'Audit : Conserve un journal de toutes les actions à des fins de conformité et de révision.

Interface Utilisateur

L'interface du système de Correspondance des bons de commande comprend généralement les composants suivants :

• Tableau de Bord : Aperçu de l'état des correspondances et des activités récentes.

• Outils de Recherche et de Filtrage : Capacités de recherche et de filtrage des bons de commande et des factures.

• Enregistrements Correspondants : Section affichant les enregistrements correspondants avec succès.

• Écarts : Section montrant les enregistrements avec des écarts nécessitant une révision ou une action.

• Rapports : Accès à des rapports détaillés et des options d'exportation.

Guide Étape par Étape pour Utiliser la Correspondance des Bons de Commande

1. Accéder au Module de Correspondance des Bons de Commande

Accédez au module de Correspondance des bons de commande à partir du menu principal de votre système ERP.

2. Importer ou Accéder aux Factures

• Importation automatisée : Si votre système est configuré pour la capture automatique des données, les factures seront importées automatiquement dans le système.

• Téléchargement manuel : Si nécessaire, téléchargez manuellement les fichiers de factures dans le système en utilisant l'interface fournie.

3. Examiner les Factures Automatiquement Appariées

• Examinez les factures qui ont été automatiquement appariées avec les bons de commande.

• Vérifiez les détails de la correspondance, y compris les numéros d'article, les quantités et les prix.

4. Gérer les Écarts

• Accédez à la section des écarts pour examiner les factures qui n'ont pas pu être appariées automatiquement.

• Ajustez manuellement les quantités ou les prix si nécessaire, ou signalez la facture pour une révision ultérieure.

5. Appariement Manuel

Pour les factures non appariées automatiquement :

• Utilisez les outils de recherche et de filtrage pour trouver le bon de commande correspondant.

• Vérifiez et appariez manuellement la facture avec le bon de commande.

Si vous souhaitez importer des documents manuellement dans DocBits, suivez ces étapes simples :

• Cliquez sur le bouton Importer sur le tableau de bord de DocBits.

• Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez importer vos documents via le navigateur de fichiers ou par glisser-déposer. Vous pouvez importer jusqu'à 10 documents à la fois.

• Pour importer des documents via le navigateur de fichiers, cliquez sur le bouton Importer des documents et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer. Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur Confirmer pour démarrer le processus d'importation.

• Alternativement, vous pouvez glisser-déposer vos fichiers sur la fenêtre d'importation de DocBits.

• Une fois les fichiers importés, ils auront le statut initial de "En cours". Pendant ce temps, l'importation est en cours de traitement et l'édition du fichier n'est pas possible. Le temps de traitement peut varier en fonction de la taille et de la complexité du fichier.

• Une fois le fichier traité, il recevra le statut "Prêt pour la validation". Vous pouvez maintenant commencer le processus de validation.

Vue d'ensemble

Bouton Enregistrer:

• Bouton Enregistrer:

  • Objectif : Enregistre l'état actuel du document ou du script en cours de travail.

  • Cas d'utilisation : Après avoir apporté des modifications ou des annotations à un document, utilisez ce bouton pour vous assurer que toutes les modifications sont enregistrées.

Ajouter des règles spéciales:

• Ajouter des règles spéciales / Ajouter un script dans DocBits :

  • Objectif : Permet aux utilisateurs de mettre en œuvre des règles ou des scripts spécifiques qui personnalisent le traitement des documents.

  • Cas d'utilisation : Utilisez cette fonctionnalité pour automatiser des tâches telles que l'extraction de données ou la validation de format, améliorant ainsi l'efficacité du flux de travail.

Champs flous:

• Champs flous:

  • Objectif: Aide à identifier et corriger les champs où les données peuvent ne pas correspondre parfaitement mais sont suffisamment proches.

  • Cas d'utilisation: Utile dans les processus de validation de données où des correspondances exactes ne sont pas toujours possibles, comme des noms ou adresses légèrement mal orthographiés.

Champs obligatoires:

Il y a des champs requis pour une édition ultérieure, ceux-ci peuvent être modifiés dans les paramètres.

Utilisez l'info-bulle pour savoir si:

• Est-ce un champ obligatoire (requis)

• Validation requise

• Faible confiance

• Inadéquation du montant total des taxes

Champs obligatoires:

• Objectif : Identifie les champs obligatoires dans les documents qui doivent être remplis ou corrigés avant un traitement ultérieur.

• Cas d'utilisation : Assure que les données essentielles sont capturées avec précision, maintenant l'intégrité des données et la conformité aux règles de l'entreprise.

Loupe:

• Loupe:

  • Objectif: Fournit une vue agrandie d'une zone sélectionnée du document.

  • Cas d'utilisation: Aide à examiner les détails fins ou les petits textes dans les documents, assurant l'exactitude de la saisie ou de la révision des données.

Ouvrir une nouvelle fenêtre:

• Ouvrir une nouvelle fenêtre:

  • Objectif: Ouvre une nouvelle fenêtre pour une comparaison de documents côte à côte ou pour le multitâche.

  • Cas d'utilisation: Utile lors de la comparaison de deux documents ou lors de la consultation d'informations supplémentaires sans quitter le document actuel.

Raccourcis clavier:

• Raccourcis clavier:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs d'effectuer des actions rapidement à l'aide de combinaisons de touches.

  • Cas d'utilisation: Améliore la rapidité et l'efficacité de la navigation et du traitement des documents en minimisant la dépendance à la navigation à la souris.

Tâches:

Pour partager des informations internes, vous pouvez créer des tâches et les attribuer à un employé ou un groupe spécifique au sein de l'entreprise.

• Tâches:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs de créer des tâches liées aux documents et de les attribuer aux membres de l'équipe.

  • Cas d'utilisation: Facilite la collaboration et la gestion des tâches au sein des équipes, assurant que chacun connaît ses responsabilités.

Mode annotation:

Vous pouvez laisser des annotations sur un document. Cela peut être utile pour laisser des informations à d'autres utilisateurs qui éditeront ce document par la suite.

• Mode annotation:

  • Objectif : Permet aux utilisateurs de laisser des notes ou des annotations directement sur le document.

  • Cas d'utilisation: Utile pour fournir des commentaires, des instructions ou des notes importantes à d'autres membres de l'équipe qui travailleront sur le document plus tard.

Fusionner:

Les documents peuvent être fusionnés ici, par exemple si une page d'une facture manquait, ces pages peuvent être fusionnées plus tard de cette manière sans que le document entier doive être supprimé ou re-téléchargé.

• Fusionner des documents:

  • Objectif: Combine plusieurs documents en un seul fichier.

  • Cas d'utilisation: Pratique dans les scénarios où des parties d'un document sont numérisées séparément et doivent être consolidées.

Vue OCR:

Dans la vue OCR, le texte est automatiquement filtré du document. Cela est utilisé pour reconnaître des caractéristiques pertinentes, telles que le code postal, le numéro de contrat, le numéro de facture et le tri d'un document.

• Vue OCR:

  • Objectif: Reconnaît automatiquement le texte dans les documents à l'aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères.

  • Cas d'utilisation: Rationalise le processus de numérisation des textes imprimés ou manuscrits, les rendant consultables et modifiables.

Créer un ticket:

Contrairement aux tâches qui sont transmises en interne au sein de l'entreprise, ce ticket de support est important pour nous notifier et créer immédiatement un ticket en cas d'erreurs et/ou de divergences. Cela rend le processus beaucoup plus facile car vous pouvez immédiatement envoyer le bug avec le document approprié. Il y a aussi l'option de définir la priorité, de prendre une capture d'écran du document ou d'en télécharger une.

• Créer un ticket:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs de signaler des problèmes ou des divergences en créant un ticket de support.

  • Cas d'utilisation: Essentiel pour une résolution rapide des problèmes et des bugs, aidant à maintenir l'intégrité et le bon fonctionnement du système.

Journaux de scripts de documents:

Les scripts peuvent être créés dans les paramètres sous Types de documents ; ces informations seront ensuite affichées ici.

• Journaux de scripts de documents:

  • Objectif: Affiche les journaux liés aux scripts qui ont été mis en œuvre pour différents types de documents.

  • Cas d'utilisation: Utile pour suivre et déboguer les actions des scripts sur les documents, aidant les utilisateurs à comprendre les processus automatisés et à corriger les éventuels problèmes.

Plus de paramètres:

Diviser le document:

• Ici, vous pouvez diviser le document et couper ou supprimer les pages qui ne sont pas nécessaires

• Diviser le document:

  • Objectif: Permet aux utilisateurs de diviser un document en parties séparées, en supprimant ou isolant les pages qui ne sont pas nécessaires.

  • Cas d'utilisation: Idéal lors du traitement de documents multi-pages où seules certaines sections sont nécessaires pour le traitement ou la révision.

Améliorer le document:

• Le document sera redémarré

• Améliorer le document:

  • Objectif: Réinitialise le document à son état initial pour une réévaluation ou des modifications supplémentaires.

  • Cas d'utilisation: Utile lorsque les modifications initiales doivent être annulées ou que le document doit être actualisé pour un autre tour de modifications. Ici, nous avons besoin d'une vision ML supplémentaire pour améliorer la qualité du document.

Flux de documents:

Vous y trouverez le flux du document

• Objectif: Montre la séquence et la progression du traitement des documents dans le système.

• Cas d'utilisation: Aide à suivre le statut du document à travers différentes étapes, assurant que toutes les étapes de traitement nécessaires sont suivies.

Aller au modèle de mise en page:

• Avec cette option, vous serez redirigé et pourrez éditer votre mise en page ou utiliser le modèle par défaut

• Aller au modèle de mise en page:

  • Objectif: Redirige les utilisateurs vers un éditeur de mise en page où ils peuvent modifier les modèles existants ou appliquer un modèle par défaut.

  • Cas d'utilisation: Permet la personnalisation des mises en page de documents pour répondre à des besoins ou préférences spécifiques de l'entreprise, améliorant l'alignement visuel et fonctionnel du document avec les normes de l'entreprise.

Ici, vous devez simplement entrer les informations requises pour votre fournisseur de messagerie, le cryptage, le nom du serveur, le port, le nom d'utilisateur, l'adresse e-mail, le mot de passe ainsi que le dossier de messagerie.

Choses à noter

• Saisissez toutes les informations nécessaires dans l'interface utilisateur. D'autres informations telles que le serveur, le port, etc. dépendent de l'hôte (une recherche rapide sur Google devrait aider).

• Le dossier et Déplacer-importé ont la même fonction ici. Le dossier ne peut pas être désactivé, mais utilisera la boîte de réception par défaut s'il est laissé vide.

Installation et Paramètres

Après avoir téléchargé le fichier WatchDog.exe, recherchez Invite de commandes → Exécuter en tant qu'administrateur sur votre appareil Windows.

Une fois ouvert, appelez le fichier en tapant le chemin où se trouve le fichier WatchDog.exe sur votre appareil comme ci-dessous

Tapez install après le chemin du fichier et appuyez sur ENTRÉE sur votre clavier

Vous devriez recevoir le message d'erreur suivant car l'application démarrera en mode UI et aucune configuration n'est encore présente.

L'application s'ouvrira automatiquement après l'installation. En haut, accédez à Einstellungen (Paramètres) et vous verrez ici 2 sections distinctes.

Paramètres de dossier (Ordner Einstellungen)

C'est ici que vous configurerez les chemins des fichiers où les documents seront lus et traités. Le chemin de lecture sera pour les documents que vous souhaitez extraire et traiter avec WatchDog, tandis que le chemin traité sera utilisé pour indiquer quels documents du dossier de lecture ont été extraits et traités.

Paramètres généraux (Allgemeine Einstellungen)

C'est ici que vous configurerez votre application DocBits avec WatchDog. Vous devrez entrer votre environnement DocBits, la clé API et le type de document (comme indiqué ci-dessus). Pour ajouter plus d'un type de document, séparez les noms des types de document par une virgule (FACTURE,BON DE LIVRAISON,COMMANDE D'ACHAT, etc.)

Si une configuration invalide est saisie pour l'un des champs, vous recevrez un message d'erreur comme celui ci-dessous.

Une fois cela terminé, retournez à la zone de l'Invite de commandes et relancez le fichier WatchDog.exe et cette fois-ci il sera correctement installé car les configurations sont maintenant présentes

Pour démarrer l'application en mode UI, exécutez la commande suivante

Si vous voulez simplement démarrer l'application, exécutez cette commande à la place.

Démarrage Automatique

Pour configurer l'application WatchDog de manière à ce qu'elle démarre automatiquement lorsque vous allumez votre système.

Ouvrez simplement "Services" dans les paramètres de votre machine Windows.

Recherchez WatchDog dans les services locaux et ouvrez le service (double-cliquez sur l'entrée)

Dans le menu ci-dessus, vous aurez les options suivantes pour le démarrage automatique :

• Sélectionnez Automatique, le service démarrera au démarrage

• Automatique (Démarrage différé), cela attendra 2 minutes après le démarrage pour démarrer le service

Ici, vous devez simplement entrer le sous-organisation souhaité et appuyer sur "Authentifier"

Vous serez redirigé vers cette page Microsoft et devrez entrer un code.

Ce code peut être trouvé en retournant sur DocBits et le code sera affiché là comme ci-dessous, il suffit de copier le code et de l'entrer dans la page Microsoft. Ensuite, vous devrez entrer vos propres identifiants Microsoft.

Appuyez sur le bouton FINISH AUTHENTICATION et vous serez redirigé vers ce menu

Utiliser un Dossier

Si vous utilisez un dossier autre que votre boîte de réception, entrez le nom du dossier après avoir activé le curseur.

Utiliser une Boîte aux Lettres Partagée

Si vous souhaitez que l'importation d'e-mails accède à une boîte de réception ou à un dossier d'une boîte aux lettres partagée, saisissez l'adresse e-mail ici après avoir activé le curseur.

Déplacer les e-mails importés vers la corbeille

Si vous souhaitez importer tous les e-mails, pas seulement les non lus, et les déplacer vers la corbeille, activez ceci. Sinon, il ne vérifiera que les e-mails non lus, importera les documents, marquera l'e-mail comme lu et le laissera à sa place actuelle.

En cas de réception d'un message d'erreur indiquant que vous n'avez pas les droits pour établir une telle connexion, une personne disposant des droits d'administration dans Azure devrait autoriser cette connexion. Pour plus d'informations, visitez la page suivante: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Bienvenue dans le Cours pour Débutants de DocBits, votre guide complet pour révolutionner la gestion des documents de votre entreprise !

Dans l'environnement financier complexe d'aujourd'hui, la gestion des confirmations de commande, des bons de livraison, de la facturation et de la comptabilité des coûts n'est pas une mince affaire. C'est là que DocBits brille. Avec plus de 20 intégrations et une compatibilité inégalée avec Infor CloudSuite, LN et M3, DocBits se distingue des autres solutions sur le marché.

Si vous souhaitez intégrer votre SFTP avec DocBits afin d'importer des documents.

Exigences

• Serveur SFTP correctement configuré et compatible avec Linux

• Nom d'hôte SFTP, nom d'utilisateur et mot de passe

• Dossier d'importation dédié

Configuration de l'importation

Depuis le tableau de bord, ouvrez les Paramètres et accédez à Importation. Sous Importation FTP, sélectionnez pour ajouter une nouvelle configuration.

Saisissez les informations d'identification SFTP dans les espaces prévus et sélectionnez Enregistrer (le champ Clé API sera automatiquement rempli avec la clé API de l'environnement sur lequel vous travaillez).

Une fois que vous avez saisi tous les détails nécessaires de votre SFTP, cliquez sur ENREGISTRER.

Dans cette vidéo, les spectateurs sont présentés à l'interface conviviale de DocBit, en mettant spécifiquement l'accent sur la validation de documents. Le tutoriel met l'accent sur la simplicité du système, où aucun codage ou formule complexe n'est requis.

Grâce à l'IA et à l'intelligence de groupe, la plupart des champs sont extraits automatiquement, permettant aux d'extraire facilement des informations en cliquant sur les valeurs dans le document. De plus, les spectateurs apprennent sur la flexibilité d'extraire des zones spécifiques en double-cliquant ou en dessinant autour de la région souhaitée.

Dans ce guide vidéo complet, les spectateurs sont présentés au tableau de bord de DocBits et à sa gamme de fonctionnalités. De la filtrage et la gestion des documents ouverts à l'importation de pièces jointes via divers canaux tels que l'e-mail, le scanner ou l'API, le tutoriel offre une démonstration étape par étape.

Les fonctionnalités clés sont mises en avant, notamment comment filtrer les documents par statut ou par assigné, localiser des détails spécifiques comme les numéros de et changer l'assigné pour des documents individuels. La facilité et l'efficacité du système sont démontrées, en mettant l'accent sur le contrôle et la personnalisation qu'il offre aux . Le tutoriel prépare le terrain pour une exploration plus approfondie de la au sein de DocBits.

Il s'agit d'un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité se trouve dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Explorez les capacités révolutionnaires de DocBits, un outil de gestion de documents de pointe qui simplifie les complexités de l'extraction de tableaux, de la correspondance des bons de commande (PO) et de la gestion des factures de coûts.

Dans cette vidéo, nous explorons les fonctionnalités uniques de DocBits, en mettant l'accent sur l' basée sur l'IA qui gère sans effort même les mises en page de table les plus complexes. Avec un taux de précision allant jusqu'à 95 %, le système automatise l'extraction, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

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Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Aperçu

Le paramètre Couleur de l'application permet aux administrateurs de définir le schéma de couleurs de l'interface de l'application. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour distinguer les différents environnements tels que le test, le bac à sable et la production. En attribuant des couleurs distinctes à chaque environnement, les utilisateurs peuvent facilement identifier dans quel environnement ils travaillent, réduisant ainsi le risque d'effectuer des actions critiques dans le mauvais environnement.

Accéder au paramètre Couleur de l'application

1. Naviguer vers les paramètres de l'entreprise :

   • Dans le menu principal, cliquez sur la section Informations sur l'entreprise.

2. Localiser la section Couleur de l'application :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Couleur de l'application dans les paramètres des Informations sur l'entreprise.

Définir la couleur de l'application

1. Choisir une couleur :

   • Cliquez sur la boîte de couleur ou entrez un code hexadécimal directement dans le champ de texte.

   • Un sélecteur de couleur apparaîtra, vous permettant de sélectionner la couleur souhaitée.

   • Vous pouvez entrer un code hexadécimal spécifique si vous avez une couleur prédéterminée pour l'environnement.

2. Enregistrer la couleur :

   • Une fois que vous avez sélectionné la couleur, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le changement.

   • L'interface de l'application se mettra immédiatement à jour pour refléter la nouvelle couleur.

3. Réinitialiser par défaut :

   • Si vous souhaitez revenir à la couleur par défaut, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

Meilleures pratiques pour les couleurs des environnements

Pour éviter toute confusion, il est recommandé d'établir un schéma de couleurs standard pour chaque environnement :

• Production : Utilisez une couleur neutre ou par défaut, telle que #FFFFFF (blanc) ou #f0f0f0 (gris clair), pour indiquer l'environnement en direct.

• Test : Utilisez une couleur vive ou d'alerte, telle que #ffcc00 (jaune) ou #ffa500 (orange), pour indiquer un environnement de test.

• Bac à sable : Utilisez une couleur distincte, telle que #007bff (bleu) ou #6c757d (gris), pour indiquer un environnement de bac à sable ou de développement.

Avis sur le plan d'abonnement

Sous la section Couleur de l'application, les administrateurs verront également des informations relatives au Plan d'abonnement. Cela inclut le plan actuel, son statut et le nombre de jours restants d'abonnement.

Importance de la couleur de l'application

Le paramètre Couleur de l'application est un outil simple mais efficace pour aider les utilisateurs à reconnaître rapidement l'environnement dans lequel ils travaillent. En sélectionnant et en gérant soigneusement ces couleurs, les organisations peuvent minimiser les erreurs et améliorer l'efficacité du flux de travail.

1. Nom de l'entreprise : Le nom légal de l'entreprise tel qu'enregistré.

2. Rue + Numéro : L'adresse physique du siège social de l'entreprise.

3. Code postal : Le code ZIP ou postal de l'adresse de l'entreprise.

4. Ville : La ville où se trouve l'entreprise.

5. État : L'état ou la région où est basée l'entreprise.

6. Pays : Le pays d'opération de l'entreprise.

7. Identifiant de l'entreprise : Un identifiant unique pour l'entreprise, qui pourrait être utilisé en interne ou pour des intégrations avec d'autres systèmes.

8. Identifiant fiscal : Le numéro d'identification fiscale de l'entreprise, important pour les opérations financières et les rapports.

9. Identifiant du registre commercial : Le numéro d'enregistrement de l'entreprise au registre du commerce, qui pourrait être important pour la documentation légale et officielle.

10. Numéro de téléphone officiel de l'entreprise : Le numéro de contact principal de l'entreprise.

11. Email officiel de l'entreprise : L'adresse e-mail principale qui sera utilisée pour les communications officielles.

Les informations saisies ici peuvent être cruciales pour garantir que des documents tels que les factures, la correspondance officielle et les rapports soient correctement formatés avec les détails de l'entreprise corrects. Cela aide également à maintenir la cohérence dans la représentation de l'entreprise dans diverses communications externes et documents. Après avoir saisi ou mis à jour les informations, l'administrateur doit enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" pour garantir que toutes les modifications sont appliquées à l'ensemble du système.

De plus, la section fournit une vue du plan d'abonnement, montrant combien de jours il reste, les dates de début et de fin, et un compteur d'utilisation d'abonnement qui suit la consommation de jetons de service par rapport à ce qui est alloué dans le plan. Cela peut aider les administrateurs à surveiller et à planifier les renouvellements d'abonnement ou les mises à niveau en fonction des tendances d'utilisation.

Si vous utilisez le Portail Fournisseur DocBits, il est important que vous compreniez les différents statuts que vos fournisseurs peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les statuts de fournisseur possibles dans DocBits :

• Ouvert : Fournisseur existant qui n'a pas encore été invité

• Inscription en attente : Fournisseur a été invité au portail fournisseur

• Entrée du fournisseur en attente : En attente de modifications de la part du fournisseur après qu'il a complété l'inscription

• Approbation en attente : Fournisseur a terminé l'inscription, en attente de la première approbation

• Approbation AP en attente : Fournisseur a été approuvé la première fois, en attente de la deuxième approbation

• Approuvé : Fournisseur a été approuvé

• Rejeté : Fournisseur a été rejeté

1. Vous recevrez une invitation avec un lien par E-mail pour commencer le processus d'inscription. Veuillez cliquer sur « Aller à l'inscription », soumettre les informations requises et accepter les termes et conditions pour commencer.

2. Détails du Fournisseur

   Veuillez vérifier que le nom du Fournisseur est correct. C'est un détail critique pour des raisons d'identité et légales qui ne peut pas être changé. Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Données d'Adresse. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».

3. Données d'Adresse Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Contact du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».

4. Contact du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables, y compris les champs requis. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Financière du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».

5. Financier du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Achats du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».

6. Achats du Fournisseur Veuillez fournir toutes les informations applicables. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la section Certificats du Fournisseur. Pour enregistrer vos progrès et continuer plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».

7. Certificats du Fournisseur Veuillez télécharger tous les certificats requis (Fiscal, Assurance, Diversification des Fournisseurs). Veuillez enregistrer vos progrès si vous devez revenir pour compléter le processus d'inscription plus tard. Une fois terminé, cliquez sur « Envoyer pour approbation ».

8. Veuillez télécharger tous les certificats requis (Fiscal, Assurance, Diversification des Fournisseurs). Veuillez enregistrer vos progrès si vous devez revenir pour compléter le processus d'inscription plus tard. Une fois terminé, cliquez sur « Envoyer pour approbation ».

9. Veuillez vérifier votre E-mail pour une confirmation que vous avez complété le processus d'inscription.

Accédez au menu Paramètres et sélectionnez "Importer" sous Traitement des documents.

Faites défiler jusqu'en bas de la page et sélectionnez le bouton NOUVEAU pour créer une nouvelle importation par e-mail.

Après avoir appuyé sur NOUVEAU, le menu suivant vous sera présenté.

Ici, vous pouvez sélectionner le protocole que vous souhaitez.

Découvrez dans cette vidéo comment gérer professionnellement les divergences lors de l'association des bons de commande avec DocBits. Nous vous guidons pas à pas sur ce qu'il convient de faire lorsque les chiffres ne correspondent pas. Que vous soyez un gestionnaire ERP expérimenté ou un comptable financier en herbe, vous apprendrez à gérer efficacement et en toute sécurité les divergences.

Découvrez comment notre intelligence artificielle spéciale en essaim dans DocBits vous guide à travers tout le processus et comment vous pouvez utiliser notre documentation pour trouver rapidement des solutions aux problèmes ou aux incertitudes. Rejoignez les nombreux clients satisfaits qui ont optimisé leurs processus avec DocBits.

Aperçu

La zone Plus de paramètres permet aux administrateurs de configurer divers aspects du traitement des documents qui ne sont pas couverts par les paramètres de base. Cela inclut des options pour l'extraction de tableaux, la révision de documents, la génération de PDF, les processus d'approbation et des paramètres spécifiques à des opérations particulières comme les bons de commande ou la comptabilité.

Fonctionnalités clés et options

1. Extraction de tableaux:

• Ignorer la validation des tableaux : Permet de contourner le processus de validation des données de tableau, ce qui peut être utile dans des scénarios où la validation des données doit être flexible.

1. En révision:

• Concevoir le formulaire de révision : Configure la mise en page et les champs qui apparaissent dans les formulaires de révision utilisés pendant le processus de révision des documents.

1. Génération de PDF:

• Concevoir le modèle : Spécifie le modèle utilisé pour générer des versions PDF des documents, ce qui peut être crucial pour l'archivage ou la communication externe.

1. Approbation:

• Approuver avant l'exportation : Garantit que les documents doivent être approuvés avant de pouvoir être exportés du système.

• Deuxième approbation : Ajoute une couche supplémentaire d'approbation pour une validation supplémentaire, renforçant le contrôle sur le traitement des documents.

1. Bon de commande / Comptabilité automatique:

• Tableau BC dans le générateur de mise en page : Permet l'inclusion de tableaux de bons de commande dans le générateur de mise en page pour des mises en page de documents personnalisées.

• Bon de commande : Active le traitement des documents de bons de commande dans le système.

• Paramètre de tolérance BC : Définit les niveaux de tolérance pour les quantités de bons de commande, ce qui aide à accommoder de légères divergences sans les signaler comme des erreurs.

1. Exportation alternative de documents:

• Désactiver les statuts BC : Permet de désactiver certains statuts pour les bons de commande lors du processus d'exportation, offrant une flexibilité dans la gestion des commandes.

1. Carte numéro d'article fournisseur:

• Un paramètre utilitaire qui fait correspondre les numéros d'article fournisseur aux numéros d'article internes, garantissant la précision dans la gestion des stocks et des bons de commande.

1. Paramètres globaux :

   • Informations sur l'entreprise : Définir et modifier les détails de base concernant l'entreprise, comme le nom, l'adresse et d'autres identifiants.

   • Groupes, utilisateurs et autorisations : Gérer les rôles et les autorisations des utilisateurs, permettant différents niveaux d'accès à diverses fonctionnalités au sein de DocBits.

   • Intégration : Configurer et mettre en place des intégrations avec d'autres logiciels ou systèmes, améliorant la fonctionnalité de DocBits avec des services externes.

   • Types de documents : Spécifier et gérer les différents types de documents que DocBits traitera, tels que les factures, les commandes, etc.

   • Notification par e-mail : Configurer les paramètres pour les alertes et notifications par e-mail liées aux activités de traitement des documents.

   • Tableau de bord : Personnaliser l'affichage du tableau de bord avec des widgets et des métriques qui sont importants pour les utilisateurs.

2. Traitement des documents :

   • Expiration des documents : Définir des règles sur la durée de conservation des documents avant leur archivage ou leur suppression.

   • Importation : Configurer la manière dont les documents sont importés dans DocBits, y compris les paramètres de source et les types de fichiers.

   • Paramètres OCR : Ajuster les paramètres pour la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit les images de texte en texte encodé par machine.

   • Classification et extraction : Définir comment les documents sont classés et comment les données sont extraites des documents.

   • Recherche de données maîtresses : Mettre en place des recherches pour valider ou compléter les données extraites avec des données maîtresses préexistantes.

   • Liste de valeurs : Gérer des listes prédéfinies utilisées dans la saisie et la validation des données.

   • Exportation : Configurer comment et où les documents et données traités sont exportés.

   • Module : Modules supplémentaires qui peuvent être configurés pour étendre la fonctionnalité.

3. Licences API : Gérer les clés API et surveiller les statistiques d'utilisation des API utilisées par DocBits.

4. Paramètres des fournisseurs : Configurer et gérer les paramètres spécifiques aux fournisseurs, éventuellement en intégrant des systèmes de gestion des fournisseurs.

5. Gestion du cache : Ajuster les paramètres liés à la mise en cache des données pour améliorer les performances du système.

Aperçu

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de visualiser et de gérer les correspondances entre les numéros d'article internes et les numéros d'article des fournisseurs. Cette fonctionnalité garantit que les écarts entre votre système et ceux de vos fournisseurs sont traités efficacement. Vous pouvez examiner, modifier et supprimer les correspondances incorrectes pour maintenir l'exactitude des données.

Accéder à la Carte des Numéros d'Article Fournisseur

1. Naviguer vers les Paramètres :

   • Allez dans la section Paramètres de votre tableau de bord administrateur.

2. Accéder aux Types de Documents :

   • Sous Paramètres, sélectionnez Types de Documents.

3. Plus de Paramètres :

   • Cliquez sur Plus de Paramètres pour accéder à des options de configuration supplémentaires.

4. Carte des Numéros d'Article Fournisseur :

   • Dans la section Plus de Paramètres, vous trouverez le tableau Carte des Numéros d'Article Fournisseur. Ce tableau répertorie toutes les correspondances actuelles entre vos numéros d'article internes et les numéros d'article correspondants des fournisseurs.

Gestion des Correspondances de Numéros d'Article

1. Visualiser les Correspondances :

   • Le tableau affiche les colonnes suivantes :

     • ID Fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.

     • Numéro d'Article : Votre numéro d'article interne pour le produit.

     • Numéro d'Article Fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.

     • Action : Options pour gérer les correspondances.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Si vous identifiez une correspondance incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille (🗑) dans la colonne Action.

   • Une invite de confirmation apparaîtra pour s'assurer que vous souhaitez supprimer la correspondance.

3. Modifier les Correspondances :

   • (Si applicable) Vous pouvez également avoir la possibilité de modifier les correspondances existantes pour corriger d'éventuels écarts. Cela pourrait impliquer de cliquer sur le numéro d'article ou le numéro de fournisseur pour apporter des modifications.

Exemple de Flux de Travail

1. Identifier les Écarts :

   • Examinez régulièrement la Carte des Numéros d'Article Fournisseur pour identifier les écarts ou les correspondances incorrectes.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Pour toute correspondance incorrecte, cliquez sur l'icône de la corbeille pour les supprimer.

3. Rentrer les Correspondances Correctes :

   • Assurez-vous que les correspondances correctes sont saisies soit manuellement lors de la prochaine transaction, soit en modifiant les entrées existantes si le système le permet.

Voici quelques recommandations éprouvées pour utiliser les paramètres de manière efficace afin d'optimiser le traitement des documents, d'améliorer la précision des données et d'assurer la conformité.

Standardiser les modèles et les paramètres linguistiques :

• Créez des directives claires pour l'utilisation des modèles de formatage et des paramètres linguistiques afin d'assurer la cohérence de tous les documents.

• Formez régulièrement les employés sur l'utilisation correcte des modèles et des paramètres linguistiques.

Activer la correction automatique et la vérification orthographique :

• Encouragez les employés à effectuer une vérification orthographique avant de finaliser un document pour identifier et corriger les fautes de frappe et les erreurs grammaticales.

Utiliser la gestion des versions et le suivi des modifications :

• Utilisez la gestion des versions et le suivi des modifications pour suivre l'historique des modifications et garantir la traçabilité des changements.

• Documentez soigneusement les changements et les commentaires pour soutenir le processus de révision et faciliter la collaboration.

Configuration soigneuse de la sécurité des documents :

• Définissez des restrictions d'accès claires pour garantir que les documents confidentiels ne peuvent être consultés et modifiés que par des personnes autorisées.

• Mettez régulièrement à jour les mots de passe et les droits d'accès pour assurer la sécurité et répondre aux exigences de conformité.

Formation et mises à jour régulières :

• Formez régulièrement les employés sur la manière d'utiliser DocBits et ses fonctionnalités de manière efficace.

• Restez à jour avec les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités et mettez-les en œuvre si nécessaire pour améliorer l'efficacité et la sécurité.

Flux de travail et politiques documentés :

• Créez des politiques de traitement des documents et des flux de travail clairs qui couvrent l'utilisation des différents paramètres et fonctionnalités.

• Documentez les exigences de conformité et assurez-vous que tous les employés les comprennent et s'y conforment.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, vous pouvez augmenter l'efficacité dans DocBits, améliorer la précision des données et garantir qu'il respecte les exigences de conformité pertinentes.

Même avec une configuration soigneuse, le traitement des documents peut parfois rencontrer des problèmes. Voici quelques conseils de dépannage pour les problèmes courants qui peuvent survenir en raison des configurations :

Paramètres de commande supplémentaires :

• Vérifiez que tous les paramètres supplémentaires sont correctement configurés et répondent aux exigences commerciales.

• Assurez-vous que la configuration correspond aux exigences du système et aux besoins des utilisateurs.

Exportation vers IDM :

• Assurez-vous que la connexion au système IDM est correctement configurée et que toutes les autorisations nécessaires sont en place.

• Vérifiez que le format du document est compatible avec les exigences du système IDM.

Paramètres de tolérance supplémentaires :

• Assurez-vous que les limites de tolérance sont réalistes et réalisables.

• Vérifiez régulièrement que les limites de tolérance répondent aux exigences commerciales actuelles.

Exportation alternative de documents :

• Testez l'exportation dans différents formats pour vous assurer que toutes les informations requises sont exportées correctement.

• Assurez-vous que les formats d'exportation sont compatibles avec les exigences des destinataires ou des systèmes cibles.

État de désactivation de la commande :

• Révisez la configuration de désactivation de l'état pour vous assurer qu'elle ne bloque pas inutilement le flux de travail.

• Assurez-vous que tous les utilisateurs sont conscients des changements d'état et savent comment réagir.

En appliquant ces paramètres et meilleures pratiques, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de traitement des documents, améliorer la précision des données et garantir la conformité réglementaire.

Pour modifier, désactiver ou supprimer des notifications existantes et les adapter aux changements dans les flux de traitement de documents ou les responsabilités des utilisateurs, vous pouvez faire ce qui suit :

Accédez aux paramètres de notification : Allez dans les paramètres de votre système où vous pouvez gérer les notifications. Vous pouvez les trouver dans la section « Paramètres », « Paramètres globaux » puis sous « Notification par e-mail ».

Recherchez la liste des notifications existantes : Dans les paramètres de notification, vous trouverez une liste des notifications existantes. Cette liste vous montre toutes les notifications qui sont actuellement configurées.

Modifier une notification : Pour modifier une notification existante, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option de modification. Cela vous permet de changer les paramètres de notification, tels que le type de document, le statut, les événements déclencheurs ou les destinataires.

Désactiver une notification : Si vous souhaitez désactiver temporairement une notification, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option pour la désactiver. Cela arrêtera temporairement la notification sans la supprimer, afin que vous puissiez la réactiver plus tard si nécessaire.

Supprimer une notification : Pour supprimer définitivement une notification, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option de suppression. Cela supprimera complètement la notification du système et ne pourra pas être restauré.

S'adapter aux Changements : Passez en revue périodiquement vos paramètres de notification et ajustez-les si nécessaire pour refléter les changements dans les flux de traitement de documents ou les responsabilités des utilisateurs. Cela pourrait inclure la mise à jour des notifications en raison de nouveaux événements, de responsabilités modifiées ou d'autres changements organisationnels.

Enregistrez les modifications : Après avoir apporté vos modifications, n'oubliez pas de les enregistrer pour qu'elles prennent effet.

En révisant et en ajustant régulièrement vos paramètres de notification, vous pouvez vous assurer que vos notifications répondent toujours aux besoins et aux flux de travail actuels. Cela aide à garantir une communication efficace et à s'assurer que les bonnes personnes sont informées des événements importants en temps voulu.

Pour accéder aux paramètres de notification par e-mail, suivez ces étapes :

• Accédez à la section Paramètres Globaux dans votre compte utilisateur ou votre panneau d'administration.

• Recherchez l'option pour les notifications par e-mail.

• Cliquez sur l'option appropriée pour ouvrir les paramètres de notification par e-mail.

Dans ces paramètres, vous pouvez ensuite effectuer les configurations souhaitées pour vous assurer que vous recevez des notifications selon vos préférences. N'oubliez pas d'ajuster les paramètres en fonction de vos besoins et de vous assurer qu'ils respectent la politique de confidentialité et les normes de sécurité de votre organisation.

Créer une nouvelle notification :

• Cliquez sur le bouton pour ajouter ou créer une nouvelle notification.

Fonctionnalités et Options Clés

1. Configuration de la Notification par E-mail :

• Nom : Entrez le nom ici

• L'identifiant de la notification, aidant les utilisateurs à reconnaître l'objectif du paramètre de notification.

• Type de Document : Sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez recevoir une notification. Cela pourrait être l'ajout d'un nouveau document, la suppression d'un document, la mise à jour d'un document ou d'autres événements pertinents.

• Associe la notification à un type de document spécifique, permettant des alertes ciblées en fonction du cycle de traitement du document.

• Statut : Spécifiez le statut ou la condition qui devrait déclencher une notification lorsqu'il change. Cela pourrait être un statut de flux de travail spécifique, un statut d'approbation, un statut d'erreur ou tout autre statut pertinent.

• Priorité : sélectionnez la priorité appropriée. Par exemple, cela pourrait être "Faible", "Moyenne" ou "Élevée".

• Définit le niveau d'urgence de la notification, ce qui peut prioriser l'alerte par e-mail dans la boîte de réception du destinataire.

• Délai : Entrez la durée souhaitée pour spécifier le temps de délai avant l'envoi de la notification. Cela pourrait être fait en minutes, heures ou jours selon les paramètres de votre système.

• En configurant un temps de délai avant l'envoi de la notification, les utilisateurs ont suffisamment de temps pour toute annulation ou correction avant que l'alerte ne soit émise. Cela peut aider à prévenir les erreurs et améliorer l'expérience utilisateur.

• Adresse E-mail : Entrez les adresses e-mail des destinataires à qui la notification doit être envoyée. Les utilisateurs peuvent entrer plusieurs adresses e-mail pour spécifier plusieurs destinataires. Cela pourrait signifier que les notifications sont envoyées à des adresses e-mail spécifiques en fonction des propriétés du document en question ou du rôle de l'utilisateur.

Informations Actionnables :

• Envoyer un E-mail à l'Utilisateur Assigné : Un paramètre optionnel qui, lorsqu'il est activé, envoie automatiquement des notifications à l'utilisateur assigné au document, garantissant que la partie responsable est toujours informée.

• Sauvegarder : Après avoir saisi toutes les informations requises, cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer les paramètres de notification.

Voici quelques conseils et étapes supplémentaires de dépannage des notifications retardées que vous pouvez suivre pour résoudre les retards dans la livraison des notifications :

Notifications retardées :

• Vérifiez les retards réseau :

• Assurez-vous que le réseau par lequel les notifications sont envoyées n'est pas congestionné ou perturbé. Les problèmes de réseau tels que la perte de paquets ou les retards peuvent affecter la livraison des e-mails.

• Surveillance de la file d'attente des e-mails :

• Vérifiez la file d'attente du serveur de messagerie pour déterminer si les notifications sont mises en file d'attente et envoyées correctement. Un grand nombre d'e-mails dans la file d'attente peut indiquer des problèmes avec le serveur de messagerie.

• Vérification de la configuration SMTP :

• Vérifiez que la configuration SMTP est correcte et que le serveur de messagerie est correctement configuré pour envoyer des e-mails sortants. Vérifiez les paramètres d'authentification et l'adresse du serveur pour vous assurer qu'ils sont corrects.

• Vérifiez les pare-feu et les paramètres de sécurité :

• Vérifiez les paramètres du pare-feu et d'autres paramètres de sécurité pour vous assurer que le serveur de messagerie est correctement configuré pour envoyer des e-mails sortants et qu'aucun port utilisé pour les e-mails n'est bloqué. L'expédition est requise.

• Vérification de l'utilisation du serveur :

• Vérifiez l'utilisation du serveur hébergeant le système de gestion de documents pour vous assurer qu'il n'y a pas de goulets d'étranglement des ressources qui pourraient affecter la livraison des notifications.

En effectuant ces vérifications supplémentaires, vous pouvez identifier les causes potentielles des notifications retardées et prendre des mesures appropriées pour optimiser la livraison des notifications et garantir que les utilisateurs sont informés en temps voulu.

Voici quelques meilleures pratiques pour utiliser efficacement les notifications par e-mail :

• Conception claire et informative : Assurez-vous que vos messages de notification sont clairs et informatifs. Utilisez un langage concis pour communiquer l'essence de la notification et fournissez des instructions ou des appels à l'action clairs lorsque cela est nécessaire.

• Éviter la surcharge de notifications : Choisissez soigneusement les conditions de déclenchement de vos notifications pour éviter de surcharger les utilisateurs avec des notifications inutiles. Assurez-vous que les notifications ne sont déclenchées que pour des événements pertinents et qu'elles apportent une réelle valeur aux destinataires.

• Définir des priorités : Si vos notifications ont des priorités différentes, assurez-vous que cela se reflète dans les paramètres. Par exemple, vous pouvez distinguer les notifications urgentes de celles qui sont moins importantes et agir en conséquence.

• Mettre à jour régulièrement les adresses e-mail : Assurez-vous que les adresses e-mail des utilisateurs sont vérifiées et mises à jour régulièrement pour garantir que les notifications sont envoyées aux bons destinataires. Cela est particulièrement important en cas de changements d'employés ou de changements de responsabilités.

• Personnalisation : Si possible, personnalisez les notifications en incluant le nom du destinataire et d'autres informations pertinentes. Cela rend les notifications plus engageantes et aide les utilisateurs à les prendre au sérieux.

• Obtenir des retours : Demandez régulièrement des retours aux utilisateurs pour vous assurer que les notifications répondent à leurs besoins et sont efficaces. Prenez en compte les retours lors de l'ajustement de vos paramètres de notification.

• Tests et surveillance : Testez régulièrement vos systèmes de notification pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement et surveillez les performances pour identifier et résoudre les problèmes rapidement.

En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez vous assurer que vos notifications par e-mail sont efficaces et contribuent à garantir une communication et une collaboration fluides au sein de votre organisation.

Configurer les notifications par e-mail est essentiel. Les notifications par e-mail dans DocBits peuvent être configurées pour informer les utilisateurs de divers événements liés aux documents, tels que : la fin du traitement, les erreurs d'importation ou d'exportation, ou les demandes d'intervention des utilisateurs. Cet outil est essentiel pour maintenir une communication efficace et la continuité opérationnelle dans les environnements de traitement de documents. Voici quelques raisons pour lesquelles cela est important :

Communication en temps réel :

• Les alertes par e-mail permettent aux utilisateurs d'être immédiatement informés des événements ou des changements importants dans leur système de gestion de documents. Cela garantit que toutes les parties concernées sont immédiatement informées des mises à jour importantes.

Transparence et traçabilité :

• En configurant les notifications par e-mail, les utilisateurs peuvent suivre et surveiller l'état des événements de traitement des documents. Cela améliore la transparence et la traçabilité dans le système de gestion de documents.

Réactions rapides :

• La notification automatique des événements tels que les publications de documents, les commentaires ou les approbations permet aux utilisateurs de répondre rapidement aux demandes ou aux mises à jour. Cela aide à augmenter l'efficacité et la productivité.

Automatisation des flux de travail :

• Les notifications par e-mail peuvent être intégrées dans les flux de travail pour envoyer automatiquement des notifications aux utilisateurs concernés lorsque certaines actions sont effectuées. Cela permet une automatisation fluide des processus commerciaux.

Rappels et délais :

• La configuration des notifications par e-mail peut être utilisée pour rappeler aux utilisateurs les délais à venir ou les tâches en attente. Cela aide à garantir que les tâches importantes sont terminées à temps.

Dans l'ensemble, la configuration des notifications par e-mail joue un rôle important dans l'amélioration de la communication, l'augmentation de l'efficacité et la garantie que les événements de traitement des documents sont gérés de manière opportune et efficace. En automatisant les notifications, les organisations peuvent s'assurer que les informations importantes ne sont pas perdues et que toutes les parties concernées sont toujours tenues au courant.

Ce paramètre est essentiel pour garantir que les parties prenantes sont informées de l'état de traitement des documents importants, ce qui aide à une prise de décision rapide et à une gestion efficace des flux de travail documentaires.

Si vous rencontrez des problèmes de permissions et que vous ne pouvez pas accéder à certains documents ou effectuer des actions que vous pensez pouvoir faire, les conseils de dépannage suivants peuvent vous aider :

Vérifiez les paramètres de permission :

• Vérifiez les paramètres de permission pour les documents ou ressources en question afin de vous assurer que les utilisateurs disposent des permissions nécessaires.

• Assurez-vous que les utilisateurs ont accès soit directement, soit par le biais de l'appartenance à un groupe.

Vérifiez l'appartenance au groupe :

• Vérifiez que les utilisateurs concernés sont bien membres des groupes qui ont été autorisés à accéder.

• Assurez-vous que les utilisateurs n'ont pas été accidentellement retirés des groupes pertinents.

Vérifiez les permissions individuelles :

• Vérifiez que les permissions individuelles ont été définies au niveau de l'utilisateur et pourraient remplacer les permissions de groupe.

• Assurez-vous que ces permissions individuelles sont configurées correctement.

Vérifiez les paramètres d'héritage :

• Assurez-vous que les permissions sont héritées correctement et ne sont pas bloquées par des dossiers parents ou d'autres paramètres.

Vérifiez l'historique des permissions :

• Vérifiez l'historique des permissions ou les journaux pour voir s'il y a eu des changements récents dans les permissions qui pourraient causer les problèmes actuels.

Testez avec un autre compte utilisateur :

• Essayez d'accéder aux documents concernés avec un autre compte utilisateur pour voir si le problème est spécifique à l'utilisateur ou s'il affecte tous les utilisateurs.

Vérifiez les messages d'erreur :

• Assurez-vous que les utilisateurs reçoivent des messages d'erreur précis indiquant des problèmes de permission. Cela peut vous aider à identifier et à diagnostiquer le problème plus précisément.

Mettez à jour les permissions :

• Si toutes les autres solutions échouent, essayez de reconfigurer les permissions pour les utilisateurs ou groupes concernés et assurez-vous que toutes les permissions requises sont accordées correctement.

En suivant ces conseils de dépannage, vous pouvez identifier et résoudre les problèmes liés aux permissions pour garantir que les utilisateurs disposent des droits d'accès nécessaires et peuvent travailler efficacement.

Voici des explications détaillées sur la signification et l'utilisation des paramètres listés dans le traitement des documents pour faciliter des flux de travail individuels et contrôlés :

Ignorer la validation des tableaux :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet d'ignorer la validation des tableaux.

Utilisation :

• Cela est utile lors de l'utilisation de tableaux dont la structure change fréquemment ou lorsque la validation entraîne des retards inutiles. Ignorer la validation peut accélérer le traitement, mais cela ne doit être utilisé que si la qualité des données est par ailleurs assurée.

Détection de documents en double

Objectif :

• Ce paramètre permet la détection automatique des documents en double en fonction des champs sélectionnés.

Utilisation :

• Cet outil est conçu pour empêcher le traitement de documents identiques deux fois, garantissant ainsi l'efficacité du flux de travail de traitement.

Conception dans le formulaire de révision :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir des documents directement en mode révision.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations pendant la révision et apporter des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Formulaire de rejet de conception :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir la vue des documents rejetés directement.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations tout en apportant des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Modèle de conception :

Objectif :

• Modèles pour standardiser les mises en page et le formatage des documents.

Utilisation :

• Facilite la création de documents cohérents et professionnels. Les entreprises peuvent créer leurs propres modèles de conception qui respectent les directives de marque et les normes de formatage, augmentant ainsi l'efficacité et améliorant l'apparence des documents.

Exporter vers IDM (Gestion des documents d'information) :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents vers un système de gestion des documents d'information (IDM).

Utilisation :

• Cette fonction est utilisée pour exporter des documents directement du système de création ou de révision vers un système IDM pour les stocker, les gérer et faciliter leur accès de manière centralisée. Cela améliore l'organisation et la traçabilité des documents, garantit qu'ils sont conservés en toute sécurité et facilite le respect des réglementations de conformité.

Approbation :

Objectif :

• Flux de travail d'approbation des documents.

Utilisation :

• Définit les étapes d'approbation et les responsabilités. Ce paramètre est essentiel pour le respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires. Il garantit que toutes les parties concernées ont examiné et approuvé le document avant qu'il ne soit finalisé. Une fois le document finalisé, il peut être estampillé d'un tampon d'approbation.

Formulaire d'approbation de conception :

Formulaire d'approbation de conception v2 :

Formulaire de deuxième approbation de conception :

Commande d'achat / Comptabilité automatique :

Objectif :

• Automatise le traitement et l'enregistrement des commandes d'achat.

Utilisation :

• Facilite la création et le traitement automatiques des commandes d'achat et leur enregistrement dans les systèmes financiers. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité dans le processus d'achat et de comptabilité.

Tableau de commande d'achat dans le constructeur de mise en page :

Objectif :

• Permet l'intégration des tableaux de commandes d'achat dans la mise en page des documents.

Utilisation :

• Conçoit des tableaux de commandes d'achat directement dans le constructeur de mise en page et les adapte aux exigences spécifiques. Cela garantit un design homogène et cohérent des documents contenant des informations sur les commandes d'achat.

Exporter les lignes de commande d'achat non correspondantes :

Objectif :

• Exporte les lignes de commande d'achat qui ne correspondent pas aux commandes d'achat existantes.

Utilisation :

• Identifie et exporte les lignes qui peuvent contenir des erreurs ou nécessiter une révision spéciale. Cela aide à détecter et à corriger les écarts avant que les commandes ne soient finalisées.

Paramètres de tolérance de commande d'achat :

Objectif :

• Définit les limites de tolérance pour les écarts dans les commandes d'achat.

Utilisation :

• Détermine combien d'écart par rapport à la commande est acceptable sans nécessiter d'approbation supplémentaire.

• Cela inclut les écarts de prix ou de quantité. Ce paramètre aide à rationaliser le processus d'approbation et à éviter des retards inutiles.

Paramètres de tolérance de commande d'achat supplémentaires :

Objectif :

• Ces paramètres fournissent des options de configuration avancées pour les commandes d'achat (PO) afin de répondre à des exigences commerciales spécifiques.

Utilisation :

• Vous pouvez définir des paramètres et des conditions supplémentaires pour les commandes d'achat, tels que les conditions de livraison, les conditions de paiement spécifiques. Cela facilite un contrôle précis et une personnalisation des processus de commande d'achat, améliorant ainsi l'efficacité et la précision des achats.

Export alternatif de documents :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents dans différents formats ou par des méthodes alternatives.

Utilisation :

• Vous pouvez spécifier dans quels formats (par exemple, PDF, DOCX, XML) ou par quels canaux (par exemple, email, stockage cloud) les documents doivent être exportés. Cela augmente la flexibilité et permet d'exporter des documents selon les exigences de différents destinataires ou systèmes.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Objectif :

• Ce paramètre permet de désactiver ou de verrouiller certains statuts des commandes d'achat afin de contrôler le flux de travail.

Utilisation :

• Les entreprises peuvent spécifier quels statuts doivent être désactivés dans certaines situations pour empêcher les commandes d'être modifiées ou éditées incorrectement. Cela est utile pour garantir l'intégrité et la cohérence du processus de commande d'achat.

• Par exemple, une commande qui a déjà été approuvée et libérée pour livraison ne pourrait plus être traitée ou annulée.

Importance pour des flux de travail contrôlés

Paramètres supplémentaires de commande d'achat :

Personnalisation individuelle :

• Permet l'ajustement des paramètres de commande aux exigences commerciales spécifiques, ce qui augmente l'efficacité et la précision dans les achats.

Processus contrôlés :

• Soutient la mise en œuvre de règles et de procédures d'achat détaillées.

Paramètres supplémentaires de tolérance de commande d'achat :

Processus d'approbation efficaces :

• Minimise les étapes d'approbation inutiles en définissant des limites de tolérance claires.

Gestion des risques :

• Aide à identifier les écarts significatifs à un stade précoce et à prendre des mesures appropriées.

Export alternatif de documents :

Flexibilité :

• Permet l'exportation de documents dans différents formats qui répondent aux exigences de différents systèmes et destinataires.

Efficacité :

• Automatise le processus d'exportation, réduisant le travail manuel et les erreurs.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Contrôle des processus :

• Empêche les modifications ou les éditions non désirées des commandes qui sont déjà dans un statut avancé.

Sécurité :

• Protège l'intégrité du processus de commande et garantit que seules des modifications autorisées sont effectuées.

Aperçu

La section Types de documents répertorie tous les types de documents reconnus et traités par Docbits. Les administrateurs peuvent gérer divers aspects tels que la mise en page, les définitions de champs, les règles d'extraction, et plus encore pour chaque type de document. Cette personnalisation est essentielle pour garantir une manipulation précise des données et se conformer aux normes organisationnelles.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des types de documents:

• Chaque ligne représente un type de document tel que Facture, Note de crédit, Bon de livraison, etc.

• Les types de documents peuvent être standard ou personnalisés, comme indiqué par des étiquettes telles que "Standard".

1. Modifier la mise en page: Cette option permet aux administrateurs de modifier les paramètres de mise en page du document, ce qui inclut la définition de l'apparence du document et l'emplacement des champs de données.

2. Sous-types de documents: Si certains types de documents ont des sous-catégories, cette option permet aux administrateurs de configurer des paramètres spécifiques à chaque sous-type.

3. Colonnes de tableau: Personnalisez les colonnes de données qui doivent apparaître lorsque le type de document est consulté dans des listes ou des rapports.

4. Champs: Gérez les champs de données associés au type de document, y compris l'ajout de nouveaux champs ou la modification de ceux existants.

5. Entraînement du modèle: Configurez et entraînez le modèle utilisé pour reconnaître et extraire des données des documents. Cela peut impliquer le paramétrage de modèles d'apprentissage automatique qui s'améliorent avec le temps et plus de données.

6. Regex: Configurez des expressions régulières utilisées pour extraire des données des documents en fonction de motifs. Cela est particulièrement utile pour l'extraction de données structurées.

7. Scripts: Écrivez ou modifiez des scripts qui exécutent des règles de traitement personnalisées ou des flux de travail pour les documents de ce type.

8. EDI (Échange de données informatisé): Configurez des paramètres liés à l'échange de documents dans des formats électroniques normalisés.

Aperçu

Le Gestionnaire de mise en page permet aux administrateurs de configurer visuellement et de modifier la mise en page des types de documents en définissant des propriétés pour divers champs de données et groupes au sein d'un document. Cette interface aide à garantir que les modèles d'extraction et les points de saisie manuelle de données s'alignent précisément sur la structure du document tel que numérisé ou téléchargé dans Docbits.

Composants clés

1. Groupes et Champs:

• Groupes: Unités organisationnelles au sein d'un type de document qui catégorisent les champs associés (par exemple, Détails de la facture, Détails de paiement). Ils peuvent être développés ou réduits et disposés pour refléter le regroupement logique dans le document réel.

• Champs: Points de données individuels au sein de chaque groupe (par exemple, Numéro de facture, Conditions de paiement). Chaque champ peut être personnalisé pour la capture, l'affichage et le traitement des données.

1. Panneau de propriétés:

• Ce panneau affiche les propriétés du champ ou du groupe sélectionné, permettant une configuration détaillée, telle que:

• Étiquette: L'étiquette visible pour le champ dans l'interface utilisateur.

• Nom du champ: L'identifiant technique utilisé dans le système.

• Largeur de l'élément en pourcentage: Détermine la largeur du champ par rapport à la mise en page du document.

• Index de tabulation: Contrôle l'ordre de tabulation pour la navigation.

• Exécuter un script en cas de modification: Indique si un script doit être exécuté lorsque la valeur du champ change.

• Afficher l'étiquette à gauche: Indique si l'étiquette est affichée à gauche du champ ou au-dessus.

• Est un champ de texte long: Spécifie si le champ doit être un champ de texte long, pouvant accueillir de plus grandes quantités de texte.

• Sélectionner le type de modèle: Option pour sélectionner quel type de modèle gérera l'extraction de ce champ.

• Longueur du champ: Longueur maximale des données à accepter dans ce champ.

• Mots-clés interdits: Mots-clés qui ne sont pas autorisés dans le champ.

1. Aperçu du modèle:

• Affiche un aperçu en temps réel de l'apparence du document en fonction de la configuration de mise en page actuelle. Cela aide à garantir que la mise en page correspond à la structure réelle du document et est essentiel pour tester et affiner la configuration de traitement du document.

Aperçu

Le paramètre Champs fournit une interface utilisateur où les administrateurs peuvent gérer les propriétés et le comportement des champs de données individuels associés à un type de document. Chaque champ peut être ajusté pour optimiser la précision et l'efficacité de la capture et de la validation des données.

Fonctionnalités clés et Options

1. Configuration des Champs:

• Noms des Champs: Liste les noms des champs, correspondant généralement aux éléments de données dans le document, tels que "Numéro de Facture" ou "Date de Commande".

• Requis: Les administrateurs peuvent marquer les champs comme requis, s'assurant que des données doivent être saisies ou capturées pour que ces champs complètent le traitement du document.

• Lecture Seule: Les champs peuvent être définis en lecture seule pour empêcher toute modification après la capture des données ou pendant certaines étapes du traitement du document.

• Caché: Les champs peuvent être masqués dans l'interface utilisateur, utile pour les informations sensibles ou pour simplifier les flux de travail des utilisateurs.

1. Paramètres Avancés:

• Forcer la Validation: Garantit que les données saisies dans un champ respectent certaines règles de validation avant d'être acceptées.

• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères): Ce commutateur peut être activé pour permettre le traitement OCR pour un champ spécifique, utile pour l'extraction automatique de données à partir de documents numérisés ou numériques.

• Score de Correspondance: Les administrateurs peuvent définir un score de correspondance, un seuil utilisé pour déterminer le niveau de confiance de la reconnaissance ou de la correspondance des données, impactant la manière dont la validation des données et les contrôles de qualité sont effectués.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Nouveau Champ: Permet d'ajouter de nouveaux champs au type de document.

• Icônes d'Édition: Chaque champ a une icône d'édition qui permet aux administrateurs de configurer davantage les paramètres spécifiques au champ, tels que le type de données, les valeurs par défaut ou la logique métier connectée.

• Enregistrer les Paramètres: Valide les modifications apportées aux configurations des champs.

Aperçu

Les types de documents sont essentiellement des versions spécialisées des principaux types de documents. Par exemple, sous le type de document principal "Facture", il peut y avoir des sous-types comme "Facture standard", "Facture pro forma" et "Avoir", chacun ayant des exigences de données ou des règles de traitement légèrement différentes.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des sous-types:

• Chaque ligne représente un sous-type d'un type de document principal.

• Inclut le nom du sous-type et un ensemble d'actions pouvant être effectuées sur celui-ci.

1. Actions:

• Champs: Configurez quels champs de données sont inclus dans le sous-type et comment ils sont gérés.

• Modifier la mise en page: Modifiez la mise en page visuelle pour afficher et saisir les informations pour ce sous-type.

• Scripts: Attachez ou modifiez des scripts qui exécutent des opérations spécifiques lorsque des documents de ce sous-type sont traités.

• Copier: Dupliquez une configuration de sous-type existante pour l'utiliser comme base pour une nouvelle.

• Supprimer: Supprimez le sous-type s'il n'est plus nécessaire.

1. Ajout de nouveaux sous-types:

• Le bouton "+ Nouveau" permet aux administrateurs de créer de nouveaux sous-types, en définissant des propriétés et des règles uniques selon les besoins.

Les sous-types de documents dans Docbits offrent un moyen flexible et puissant de gérer une variété de documents au sein d'un seul système, garantissant que chaque type et sous-type est traité avec précision et efficacité selon ses spécifications uniques.

Dans Docbits, les paramètres Regex permettent aux administrateurs de définir des modèles personnalisés que le système utilise pour trouver et extraire des données à partir de documents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations où les données doivent être extraites à partir de texte non structuré ou lorsque les données suivent un format prévisible qui peut être capturé à l'aide de modèles regex.

Fonctionnalités clés et options

1. Gestion des Regex:

• Ajouter: Vous permet de créer un nouveau modèle regex pour un type de document spécifique.

• Enregistrer les modifications: Enregistre les modifications apportées aux configurations regex existantes.

• Modèle: Ici, vous pouvez définir le modèle regex qui correspond au format de données spécifique requis.

• Origine: Est l'origine du document - Par exemple, vous pouvez définir un regex différent en Allemagne

Aperçu

L'interface des Colonnes de Tableau dans Docbits est utilisée pour spécifier les colonnes qui apparaissent dans les tableaux de données pour chaque type de document. Chaque colonne peut être configurée pour contenir des types spécifiques de données, telles que des chaînes de caractères ou des valeurs numériques, et peut être essentielle pour les fonctions de tri, de filtrage et de reporting au sein de Docbits.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Configuration de la Colonne:

• Nom de la Colonne: L'identifiant de la colonne dans la base de données.

• Titre: Le titre lisible par l'homme de la colonne qui apparaîtra dans l'interface.

• Type de Colonne: Définit le type de données de la colonne (par exemple, STRING, MONTANT), ce qui détermine le type de données pouvant être stockées dans la colonne.

• Nom de la Table: Indique à quelle table appartient la colonne, la reliant à un type de document spécifique comme INVOICE_TABLE.

1. Actions:

• Modifier: Modifier les paramètres d'une colonne existante.

• Supprimer: Supprimer la colonne du tableau, ce qui est utile si les données ne sont plus nécessaires ou si la structure de données du type de document change.

1. Ajout de Nouvelles Colonnes et Tables:

• Ajouter une Nouvelle Colonne de Table: Ouvre une boîte de dialogue où vous pouvez définir une nouvelle colonne, y compris son nom, si elle est requise, son type de données et la table à laquelle elle appartient.

• Créer une Nouvelle Table: Permet la création d'une nouvelle table, en définissant un nom unique qui sera utilisé pour stocker des données liées à un ensemble spécifique de types de documents.

Cette section est essentielle pour maintenir l'intégrité structurelle et la facilité d'utilisation des données dans le système Docbits, en veillant à ce que les données extraites des documents soient stockées de manière bien organisée et accessible.

Aperçu

Les scripts dans Docbits sont généralement écrits dans un langage de script pris en charge par le système Python. Ils sont déclenchés pendant le flux de traitement des documents pour appliquer une logique métier complexe ou garantir l'intégrité et l'exactitude des données avant que les données ne soient traitées ou stockées davantage.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Gestion des Scripts:

• Nom: Chaque script reçoit un nom unique pour l'identification.

• Type de Document: Associe le script à un type de document spécifique, déterminant sur quels documents le script sera appliqué.

• Déclenchement Sur: Définit quand le script est déclenché (par exemple, lors du téléchargement du document, avant l'exportation des données, après la validation des données).

• Statut Actif/Inactif: Permet aux administrateurs d'activer ou de désactiver les scripts sans les supprimer, offrant ainsi une flexibilité dans les tests et le déploiement.

1. Éditeur de Script:

• Fournit une interface où les scripts peuvent être écrits et édités. L'éditeur prend généralement en charge la coloration syntaxique, la mise en évidence des erreurs et d'autres fonctionnalités pour aider au développement du script.

• Exemple de Script: Les scripts peuvent inclure des opérations telles que la boucle à travers les lignes de facture pour valider les totaux ou supprimer les entrées qui ne répondent pas à certains critères.

Aperçu

L'Entraînement du Modèle permet aux administrateurs de superviser et gérer la formation des modèles d'apprentissage automatique spécifiques à chaque type de document. En fournissant une interface structurée pour l'importation de données d'échantillons, la formation des modèles et le test de leurs performances, Docbits garantit que ses capacités d'extraction de données s'améliorent continuellement avec le temps.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Aperçu des Métriques:

• Échantillon: Nombre de documents d'échantillons utilisés pour l'entraînement.

• Exportés: Nombre de documents qui ont été exportés avec succès après traitement.

• Entreprise Σ: Nombre total de documents spécifiques à l'entreprise traités.

• Total Σ: Nombre total de documents traités dans toutes les catégories.

1. Options d'Entraînement et de Test:

• Importation: Permet aux administrateurs d'importer de nouveaux ensembles de données d'entraînement qui sont généralement des échantillons structurés de documents devant être reconnus par le système.

• Entraîner le Modèle: Lance le processus d'entraînement en utilisant les données importées pour améliorer les capacités de reconnaissance et d'extraction du système.

• Test de Classification: Permet de tester le modèle pour évaluer sa performance dans la classification et l'extraction de données à partir de documents nouveaux ou non vus.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Champ: Ajoute de nouveaux champs de données que le modèle devrait reconnaître et extraire.

• Actions: Ce menu déroulant peut inclure des options telles que voir les détails, modifier les configurations ou supprimer les données d'entraînement.

Aperçu

Dans Docbits, les paramètres EDI fournissent des outils pour définir et gérer la structure et le format des messages EDI correspondant à divers types de documents, tels que les factures ou les bons de commande. Les paramètres permettent la personnalisation des messages EDI pour se conformer aux normes et aux exigences spécifiques des différents partenaires commerciaux et secteurs d'activité.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Éléments de Configuration EDI:

• Descripteur de Structure: Définit la structure de base du document EDI, y compris l'ordre des segments, les champs obligatoires et les qualificateurs nécessaires pour que le document EDI soit valide.

• Transformation: Spécifie les transformations appliquées pour convertir les données du document en un message formaté en EDI. Cela implique généralement de spécifier des correspondances entre les champs du document et les segments et éléments EDI.

• Aperçu: Permet aux administrateurs de visualiser l'apparence du message EDI après transformation, aidant à garantir l'exactitude avant la transmission.

• Chemins d'Extraction: Affiche les chemins utilisés pour extraire les valeurs du document, qui sont ensuite utilisées pour remplir le message EDI.

1. Éditeur XSLT:

• Utilisé pour éditer et valider les XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilisés dans le processus de transformation. XSLT est un langage puissant conçu pour transformer des documents XML en d'autres documents XML ou d'autres formats tels que HTML, du texte, voire d'autres structures XML.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Pour ajouter un nouveau groupe ou changer les permissions d'un groupe existant, vous pouvez faire ce qui suit :

• Naviguer vers les Paramètres de Groupe : Connectez-vous à votre compte administrateur et allez dans les Paramètres de Groupe dans le panneau d'administration.

Cette fenêtre s'ouvrira :

• Cliquez sur le bouton + Nouveau : Si vous souhaitez ajouter un nouveau groupe, cliquez sur le bouton + Nouveau pour commencer le processus d'ajout d'un nouveau groupe.

• Remplissez le tableau : Fournissez le nom du groupe et une description du groupe.

• Enregistrez les détails : Une fois que vous avez rempli le nom du groupe et la description, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Modification des Groupes :

• Modifier les Groupes : Pour modifier des groupes, cliquez sur "modifier", ici vous pouvez changer le nom du groupe.

• Activer les Groupes & permissions : Pour rendre le groupe visible, "Groupes & permissions" doit être activé.

• Vérifiez les résultats : Après avoir enregistré, examinez les résultats pour vous assurer que le groupe a été ajouté, modifié ou mis à jour avec succès.

L'activation ou la désactivation du système d'autorisations à l'aide de l'interrupteur a divers effets sur la fonctionnalité dans DocBits.

Activation du système d'autorisations:

• Lorsque le système d'autorisations est activé, les autorisations d'accès pour les utilisateurs et les groupes sont appliquées.

• Les utilisateurs ne se voient accorder l'accès qu'aux ressources auxquelles ils sont explicitement autorisés à accéder en fonction des autorisations attribuées.

• Les administrateurs peuvent gérer les autorisations pour les utilisateurs et les groupes individuels et s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les données.

Désactivation du système d'autorisations:

• Lorsque le système d'autorisations est désactivé, toutes les autorisations d'accès sont supprimées et les utilisateurs ont généralement un accès illimité à toutes les ressources.

• Cela peut être utile lorsque la collaboration ouverte est temporairement requise sans les restrictions du contrôle d'accès.

• Cependant, il peut y avoir un risque accru de fuite de données ou d'accès non autorisé, car les utilisateurs peuvent être en mesure d'accéder à des informations sensibles auxquelles ils ne sont pas autorisés à accéder.

L'activation ou la désactivation du système d'autorisations est une décision importante basée sur les exigences de sécurité et le fonctionnement de l'organisation. Dans les environnements où la confidentialité et le contrôle d'accès sont critiques, il est courant de laisser le système d'autorisations activé pour garantir l'intégrité et la confidentialité des données. Dans d'autres cas, la désactivation du système d'autorisations peut être temporairement nécessaire pour faciliter la collaboration, mais elle doit être utilisée avec prudence pour minimiser les risques de sécurité potentiels.

Les paramètres utilisateur sont une zone dans un système où les utilisateurs peuvent ajuster leurs préférences personnelles, les paramètres de compte et les paramètres de sécurité. En général, les paramètres utilisateur incluent des options telles que les changements de mot de passe, les informations de profil, les préférences de notification et éventuellement des autorisations individuelles pour accéder à certaines fonctionnalités ou données.

Dans la plupart des organisations, seules les personnes autorisées ont accès aux paramètres utilisateur, généralement des administrateurs ou des administrateurs système. Cela est dû au fait que les paramètres peuvent contenir des informations sensibles qui pourraient compromettre la sécurité du système si elles étaient modifiées par des personnes non autorisées. Les administrateurs sont en mesure de gérer les paramètres utilisateur pour s'assurer qu'ils respectent les politiques et exigences organisationnelles et que l'intégrité du système est maintenue.

1. Barre de recherche : Permet aux administrateurs de trouver rapidement des utilisateurs en recherchant leurs noms ou d'autres détails.

2. Liste des utilisateurs : Affiche une liste d'utilisateurs avec les colonnes suivantes :

   • Nom : Le nom complet de l'utilisateur.

   • Email : L'adresse e-mail de l'utilisateur, qui est probablement utilisée comme identifiant de connexion.

   • Admin : Une case à cocher indiquant si l'utilisateur a des privilèges administratifs. Les administrateurs ont généralement accès à tous les paramètres et peuvent gérer d'autres comptes utilisateurs.

   • Actions : Cette colonne inclut généralement des boutons ou des liens pour effectuer des actions telles que modifier les détails de l'utilisateur, réinitialiser les mots de passe ou supprimer le compte utilisateur.

3. Bouton Ajouter un utilisateur : Ce bouton est utilisé pour créer de nouveaux comptes utilisateurs. Cliquer dessus ouvrirait généralement un formulaire où vous pouvez entrer les détails du nouvel utilisateur, tels que son nom, son e-mail et s'il doit avoir des droits d'administrateur.

Instructions étape par étape pour ajouter un nouvel utilisateur :

• Accéder à la gestion des utilisateurs : Naviguez vers Paramètres - Paramètres globaux - Groupes, Utilisateur et Permissions - Utilisateur, où vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs.

• Ajouter un nouvel utilisateur : Dans les paramètres utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur »

• Remplir le formulaire : Un formulaire apparaîtra où vous pourrez entrer les informations pour le nouvel utilisateur. Les informations typiques incluent :

• Nom d'utilisateur : Nom unique pour l'utilisateur utilisé pour se connecter.

• Prénom et Nom de famille : Nom de l'utilisateur.

• Adresse e-mail : L'adresse e-mail de l'utilisateur utilisée pour les communications et les notifications.

• Mot de passe : Un mot de passe pour l'utilisateur qui doit respecter les politiques de sécurité.

• Rôle de l'utilisateur : Définir le rôle de l'utilisateur, par exemple, utilisateur standard ou administrateur.

Les groupes et les autorisations sont essentiels pour la sécurité et l'efficacité opérationnelle pour plusieurs raisons.

Contrôle d'accès :

• Les groupes et les autorisations permettent aux administrateurs de contrôler l'accès aux données et ressources sensibles.

• En attribuant des autorisations au niveau du groupe, les administrateurs peuvent exercer un contrôle granulaire sur qui peut accéder à quelles informations.

• Cela aide à prévenir l'accès non autorisé et les fuites de données.

Principe du moindre privilège :

• Le principe du moindre privilège stipule que les utilisateurs ne devraient recevoir que les autorisations nécessaires pour accomplir leur travail.

• En utilisant des groupes, les administrateurs peuvent gérer efficacement les autorisations et s'assurer que les utilisateurs n'ont accès qu'aux ressources pertinentes pour leur rôle ou leur département particulier.

Scalabilité et efficacité :

• L'utilisation de groupes facilite la gestion des autorisations des utilisateurs dans les grandes organisations avec de nombreux utilisateurs et ressources.

• Au lieu de définir les autorisations individuellement pour chaque utilisateur, les administrateurs peuvent attribuer des autorisations au niveau du groupe, simplifiant ainsi l'administration et réduisant les charges administratives.

Audit et conformité :

• L'utilisation de groupes et d'autorisations permet aux organisations de surveiller les activités d'accès et de répondre aux exigences de conformité.

• L'enregistrement des événements d'accès permet aux administrateurs de réaliser des audits pour s'assurer que les autorisations sont correctement gérées et que l'accès non autorisé ne se produit pas.

Flexibilité et adaptabilité :

• Les groupes et les autorisations offrent une flexibilité pour s'adapter aux besoins changeants et aux structures organisationnelles.

• Les administrateurs peuvent créer des groupes basés sur des départements, des équipes, des projets ou d'autres critères et ajuster dynamiquement les autorisations pour s'assurer que les utilisateurs ont toujours accès aux ressources dont ils ont besoin.

Dans l'ensemble, les groupes et les autorisations jouent un rôle clé dans l'augmentation de la sécurité de l'infrastructure informatique, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et l'assurance de la conformité aux politiques et réglementations. En gérant les groupes et les autorisations de manière judicieuse, les organisations peuvent efficacement protéger leurs données et ressources tout en favorisant la productivité des employés.

Voici quelques scénarios où différents groupes peuvent avoir besoin de différents niveaux d'accès :

Entreprises avec plusieurs départements :

• Dans une entreprise avec différents départements tels que la finance, le marketing et les ressources humaines, les employés de chaque département auront besoin d'accéder à différents types de documents et de ressources.

• Par exemple, l'équipe financière a besoin d'accéder à des rapports financiers et des factures, tandis que les RH ont besoin d'accéder aux données des employés et à la paie.

Organisations de santé :

• Dans une organisation de santé, différents groupes d'employés auront besoin de différents niveaux d'accès aux données des patients.

• Par exemple, les médecins et les infirmières auront besoin d'accéder aux dossiers médicaux et aux antécédents des patients, tandis que le personnel administratif peut n'avoir besoin d'accéder qu'aux données de facturation et à la planification.

Établissements d'enseignement :

• Dans un établissement d'enseignement tel qu'une université, différents groupes d'utilisateurs auront besoin de différents niveaux d'accès aux ressources éducatives.

• Par exemple, les professeurs auront besoin d'accéder aux supports de cours et aux notes, tandis que les administrateurs auront besoin d'accéder aux données financières et aux informations sur les étudiants.

Exigences légales et de conformité :

• Les entreprises peuvent avoir besoin de mettre en œuvre différents niveaux d'accès pour répondre aux exigences légales et de conformité.

• Par exemple, les institutions financières peuvent devoir s'assurer que seuls les employés autorisés ont accès aux données financières sensibles pour garantir la conformité avec des réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Équipes de projet :

• Dans une équipe de projet, différents membres peuvent nécessiter différents niveaux d'accès aux matériaux du projet.

• Par exemple, les chefs de projet peuvent avoir besoin d'accéder à toutes les ressources du projet, tandis que les consultants externes peuvent n'avoir accès qu'à certaines parties du projet.

Dans ces scénarios, il est important que les niveaux d'accès soient définis en fonction des rôles et des responsabilités des groupes d'utilisateurs afin d'assurer la sécurité des données tout en améliorant l'efficacité des employés. En mettant en œuvre un contrôle d'accès basé sur les rôles, les organisations peuvent s'assurer que les utilisateurs n'ont accès qu'aux ressources nécessaires à leur fonction respective.

Le rôle d'un administrateur est crucial pour la gestion des systèmes informatiques, des réseaux et des plateformes numériques au sein d'une organisation. Un administrateur dispose de permissions et de responsabilités avancées qui lui permettent de contrôler divers aspects de l'infrastructure technique et de s'assurer qu'elle fonctionne de manière efficace et sécurisée. Voici quelques-unes des principales responsabilités d'un administrateur :

• Gestion des utilisateurs : Les administrateurs gèrent les comptes utilisateurs, les droits d'accès et les permissions. Ils créent de nouveaux comptes utilisateurs, leur attribuent les permissions nécessaires et gèrent le contrôle d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à certaines ressources.

• Sécurité : Les administrateurs sont responsables de la sécurité des systèmes informatiques pour protéger contre la perte de données et l'accès non autorisé.

• Dépannage et support : L'administrateur est souvent le premier point de contact pour les problèmes techniques. Il aide les utilisateurs à dépanner et à résoudre les problèmes et s'assure que le système fonctionne correctement.

En plus de ces responsabilités, les administrateurs sont également chargés de gérer des paramètres sensibles et de s'assurer que les systèmes respectent les exigences de conformité et les meilleures pratiques en matière de sécurité de l'information. Cela inclut la gestion des données sensibles, la configuration des contrôles d'accès et des permissions, ainsi que la surveillance et l'analyse des journaux système pour identifier et traiter les risques de sécurité potentiels.

Meilleures Pratiques de Sécurité

La sécurité est un aspect essentiel de toute organisation, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer les comptes utilisateurs et les droits d'accès. Voici quelques meilleures pratiques pour maintenir un protocole de gestion des utilisateurs sécurisé :

• Mises à jour régulières des mots de passe : Encouragez les utilisateurs à mettre à jour régulièrement leurs mots de passe pour garder leurs comptes sécurisés. Établissez des politiques de complexité des mots de passe et exigez l'utilisation de mots de passe forts qui incluent une combinaison de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux.

• Surveiller les actions des administrateurs : Mettez en œuvre des mécanismes pour surveiller les activités des administrateurs afin de détecter des activités suspectes ou inhabituelles. Enregistrez toutes les actions des administrateurs, y compris l'accès à des données ou paramètres sensibles, pour garantir la responsabilité et identifier les violations de sécurité potentielles.

• Limiter le nombre d'administrateurs : Réduisez le nombre d'administrateurs au minimum et accordez des privilèges administratifs uniquement à ceux qui en ont réellement besoin. En limitant le nombre d'administrateurs, vous minimisez le risque de violations de sécurité et facilitez la gestion et la surveillance des comptes utilisateurs.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten, um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen. Dadurch wird ein zusätzlicher Sicherheitsschritt eingeführt, der sicherstellt, dass selbst bei Kompromittierung eines Kennworts ein Angreifer keinen unbefugten Zugriff auf das Konto erhält.

• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um potenzielle Sicherheitslücken oder Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Überprüfen Sie die Zugriffsrechte und Berechtigungen von Benutzerkonten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen.

• Formation et sensibilisation : Formez régulièrement les employés et les administrateurs sur les meilleures pratiques de sécurité et la sensibilisation aux attaques de phishing et autres menaces cybernétiques. Sensibilisez-les à l'importance de la sécurité et encouragez-les à signaler toute activité suspecte.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, les organisations peuvent améliorer la sécurité de leur protocole de gestion des utilisateurs et minimiser le risque de violations de sécurité et de perte de données. Il est important de considérer la sécurité comme un processus continu et de procéder à des mises à jour et des ajustements réguliers pour faire face aux menaces et exigences de sécurité en constante évolution.

Aperçu

Les paramètres du tableau de bord sont conçus pour aider les administrateurs à contrôler la présentation des données et l'interaction au sein du tableau de bord DocBits. Ces paramètres déterminent quelles informations sont immédiatement disponibles lors de la connexion, garantissant que les utilisateurs ont un accès rapide aux données les plus pertinentes pour leurs tâches.

Fonctionnalités et options clés

Paramètres généraux du tableau de bord:

• Réinitialiser les filtres: Permet de configurer quand les filtres du tableau de bord doivent être réinitialisés, par exemple après le téléchargement d'un document, le redémarrage d'un document ou l'exportation d'un document. Cela aide à maintenir une vue claire des données selon les étapes spécifiques du flux de travail.

• Données du tableau de bord: Contrôle si le tableau de bord doit charger automatiquement les données lors de l'accès de l'utilisateur, ce qui peut aider à réduire les temps de chargement et à améliorer l'expérience utilisateur en ne chargeant les données que lorsque cela est nécessaire.

Action:

• Assigner à: Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de définir des autorisations pour l'assignation de documents

  • Only for Admin: Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent assigner des documents, indépendamment des autorisations accordées aux utilisateurs non administrateurs.

  • All Users: Tous les utilisateurs qui ont reçu les autorisations nécessaires peuvent assigner des documents.

• Redémarrer: Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de définir des autorisations pour redémarrer des documents

  • Only for Admin: Seuls les utilisateurs avec des privilèges d'administrateur peuvent redémarrer des documents, indépendamment des autorisations accordées aux utilisateurs non administrateurs.

  • Only Admin and Assignee: Seuls les utilisateurs avec des privilèges d'administrateur et l'utilisateur assigné peuvent redémarrer le document.

  • All Users: Tous les utilisateurs qui ont reçu les autorisations nécessaires peuvent redémarrer des documents.

Filtres:

• Filtre d'état Style: Détermine le style de présentation des filtres de statut, qui peut être défini par défaut ou personnalisé en fonction de l'orientation opérationnelle des utilisateurs.

• Filtre d'état personnalisé: Permet la création et l'application de filtres personnalisés qui peuvent cibler des statuts de documents spécifiques comme "Nouveau", "Validation" ou "Exportation". Cela permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents dans des étapes spécifiques de traitement.

Advance Shipment Dashboard:

• Delivered Orders Visibility: Cette fonctionnalité permet à l'utilisateur de spécifier la durée pendant laquelle les commandes livrées seront visibles.

Ces paramètres de tableau de bord sont cruciaux pour garantir que la plateforme DocBits soit aussi réactive et utile que possible, fournissant aux utilisateurs un outil puissant pour surveiller et gérer les activités de traitement des documents directement depuis le tableau de bord.

Vue d'ensemble

Ce guide explique comment les administrateurs peuvent définir les paramètres de contrôle d'accès pour différents groupes d'utilisateurs dans DocBits. Chaque groupe peut être configuré avec des autorisations personnalisées au niveau des documents et des champs.

Groupes de Contrôle d'Accès

Le panneau de contrôle d'accès permet à l'administrateur de gérer les groupes d'utilisateurs et leurs autorisations respectives. Chaque groupe peut avoir des configurations spécifiques liées à :

• Accès aux Documents: Si le groupe peut accéder à un type de document.

• Autorisations au Niveau des Champs: Si le groupe peut lire, écrire ou voir certains champs dans un document.

• Autorisations d'Action: Quelles actions le groupe peut effectuer, telles que modifier, supprimer, mettre à jour en masse et approuver des documents.

Activation

1. Naviguez vers Paramètres.

2. Sélectionnez Traitement des documents.

3. Sélectionnez Module.

4. Activez le Contrôle d'accès en activant le curseur.

Accéder aux Paramètres du Groupe

1. Accédez à Paramètres.

2. Allez dans Paramètres Globaux.

3. Sélectionnez Groupes, Utilisateurs et Autorisations.

4. Sélectionnez Groupes et Autorisations.

5. Pour gérer les autorisations d'un groupe, tel que PROCUREMENT_DIRECTOR, cliquez sur les trois points sur le côté droit de l'écran.

6. Sélectionnez Voir le Contrôle d'Accès.

Configuration des Autorisations pour les Groupes

1. Aperçu du Contrôle d'Accès:

   • Dans cette section, vous pouvez activer ou désactiver l'accès pour tous les types de documents, tels que Invoice, Credit Note, Purchase Order, et plus encore.

   • Vous pouvez définir des niveaux d'accès tels que:

     • Accès: Accorde l'accès au type de document.

     • Liste: Définit si le type de document est visible dans la vue liste.

     • Vue: Spécifie la vue par défaut pour le document.

     • Éditer: Accorde la permission de modifier le document.

     • Supprimer: Permet au groupe de supprimer des documents.

     • Mise à Jour en Masse: Active la mise à jour en masse du type de document.

     • Niveaux d'Approbation: Définit la capacité du groupe à approuver des documents (Approbation de Premier et Deuxième niveau).

     • Deuxième approbation: Définit si le groupe peut déverrouiller un document pour d'autres modifications.

   Exemples de paramètres pour PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Activé pour toutes les autorisations, y compris modifier et supprimer.

   • Purchase Order: Activé avec des autorisations normales pour toutes les actions.

2. Autorisations au Niveau des Champs:

   • À l'intérieur de chaque type de document, des champs spécifiques peuvent être configurés avec différents niveaux d'autorisations.

   • Les autorisations incluent:

     • Lecture/Écriture: Les utilisateurs peuvent à la fois lire et écrire dans le champ.

     • Lecture/Écriture par le Propriétaire: Seul le propriétaire du document ou du champ peut écrire, les autres peuvent lire.

     • Lecture Seule: Les utilisateurs peuvent seulement voir le champ mais ne peuvent pas le modifier.

     • Lecture/Écriture par le Propriétaire: Seul le propriétaire du document ou du champ peut écrire et lire.

     • Approbation: Les modifications doivent être approuvées par des utilisateurs ou un administrateur autorisés.

     • Aucun: Aucune autorisation spécifique n'est appliquée au champ.

Composants de la Section Groupes et Autorisations

1. Activer/Désactiver les Groupes et Autorisations : Un interrupteur qui permet à l'administrateur système d'activer ou de désactiver l'utilisation des groupes et des autorisations sur la plateforme. Lorsqu'il est désactivé, le système peut revenir à un modèle de contrôle d'accès moins granulaire.

2. Liste des Groupes : Affiche la liste des groupes d'utilisateurs disponibles au sein de l'organisation. Chaque groupe peut être configuré avec des autorisations spécifiques. Les administrateurs peuvent ajouter de nouveaux groupes en cliquant sur le bouton "+ Nouveau".

3. Table des Autorisations :

• Affichée une fois qu'un groupe est sélectionné ou qu'un nouveau groupe est en cours de configuration.

• Liste tous les types de documents reconnus par le système (par exemple, FACTURE, NOTE DE CRÉDIT, BON DE LIVRAISON).

• Pour chaque type de document, il existe des cases à cocher pour différentes autorisations :

  • Voir : Autorisation de voir le document.

  • Mettre à jour : Autorisation de modifier le document.

  • Supprimer : Autorisation de supprimer le document du système.

  • Première Approbation : Autorisation d'effectuer l'approbation initiale du document.

  • Deuxième Approbation : Autorisation d'effectuer un deuxième niveau d'approbation (si applicable).

Créer une nouvelle Sous-Organisation :

Cliquez sur le bouton + NOUVEAU

Le menu suivant s'affichera :

Entrez les détails de la sous-organisation que vous souhaitez créer, le nom et la description, puis cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Vous devriez ensuite trouver votre nouvelle sous-organisation en bas de la liste des sous-organisations existantes.

Édition des sous-organisations

Gérer les Utilisateurs :

• Ajouter des Utilisateurs : Les administrateurs peuvent créer de nouveaux comptes utilisateurs et les assigner à la sous-organisation appropriée.

• Attribuer des Rôles et des Permissions : Les administrateurs peuvent définir les rôles et les permissions pour les utilisateurs au sein d'une sous-organisation. Cela implique généralement d'attribuer des droits d'accès à des documents, dossiers ou fonctions spécifiques dans le système de gestion de documents.

• Gérer les détails du profil : Les administrateurs peuvent modifier les détails du profil des utilisateurs au sein de la sous-organisation, tels que : B. Informations de contact ou affiliation au département. Cela permet une gestion à jour et précise des données des utilisateurs.

Vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur à l'organisation et avoir l'option de retirer l'utilisateur d'autres groupes.

Modifier l'Utilisateur :

• Modifier les paramètres de la sous-organisation : Les administrateurs peuvent modifier les paramètres et les propriétés d'une sous-organisation, y compris son nom, sa description ou son niveau hiérarchique au sein du système.

• Modifier les détails de l'utilisateur : Les administrateurs peuvent modifier les détails des utilisateurs individuels au sein d'une sous-organisation, par exemple pour ajuster leurs droits d'accès ou mettre à jour leurs informations de contact.

Supprimer l'Utilisateur :

• Supprimer des sous-organisations : Les administrateurs peuvent également avoir la capacité de supprimer des sous-organisations si elles ne sont plus nécessaires ou si une restructuration de la structure organisationnelle est requise. Lors de la suppression d'une sous-organisation, les administrateurs doivent s'assurer que tous les utilisateurs et données associés sont traités correctement.

Ces fonctionnalités de gestion permettent aux administrateurs de gérer efficacement et d'adapter les comptes utilisateurs et les structures organisationnelles au sein d'un système de gestion de documents pour répondre aux besoins et processus changeants de l'entreprise.

Dans les paramètres de "Gestion du Cache", vous pourrez activer le nettoyage automatique pour le Cache de Livraison Reçue, le Cache de Commande d'Achat et le Cache de Tâches et Notifications.

Avec le Temps de vie, ou TTL court, vous pouvez configurer combien de temps s'écoule avant qu'un cache soit nettoyé.

Aperçu

L'interface des Paramètres Généraux du Fournisseur fournit aux administrateurs des outils essentiels pour personnaliser le portail des fournisseurs. Les fonctionnalités clés incluent la possibilité de télécharger un logo d'entreprise et de définir la politique et la déclaration de confidentialité. Ces paramètres sont cruciaux pour maintenir la cohérence de la marque et garantir la conformité aux exigences légales.

Télécharger le Logo

Objectif

La fonctionnalité Télécharger le Logo permet aux administrateurs de personnaliser le portail des fournisseurs en téléchargeant le logo de leur entreprise. Cela améliore la reconnaissance de la marque et offre une expérience visuelle cohérente pour les utilisateurs accédant au portail.

Étapes pour Télécharger un Logo

1. Accéder aux Paramètres Généraux du Fournisseur :

   • Naviguez vers la section Paramètres Généraux du Fournisseur depuis le menu principal.

2. Localiser la Section Télécharger le Logo :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Télécharger le Logo dans la page des paramètres.

3. Télécharger un Nouveau Logo :

   • Cliquez sur la zone Télécharger le Logo pour ouvrir la boîte de dialogue de sélection de fichiers.

   • Sélectionnez le fichier image que vous souhaitez télécharger. Les formats pris en charge incluent généralement .png, .jpg ou .jpeg.

   • Le logo téléchargé sera affiché dans la zone d'aperçu.

4. Enregistrer le Logo Téléchargé :

   • Une fois le logo téléchargé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer les modifications.

   • Le nouveau logo sera désormais affiché sur l'ensemble du portail des fournisseurs.

Meilleures Pratiques

• Dimensions du Logo : Assurez-vous que les dimensions du logo sont optimisées pour les vues de bureau et mobiles. Le système peut offrir des directives ou un redimensionnement automatique.

• Taille du Fichier : Utilisez un fichier image compressé pour réduire les temps de chargement et améliorer l'expérience utilisateur.

• Cohérence de la Marque : Utilisez le même logo sur toutes les plateformes pour maintenir une identité de marque cohérente.

Politique et Déclaration de Confidentialité

Objectif

La section Politique et Déclaration de Confidentialité permet aux administrateurs de télécharger ou de définir les documents légaux qui régissent l'utilisation du portail des fournisseurs. Ces documents sont essentiels pour garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires, en décrivant les conditions d'utilisation, les politiques de protection des données et d'autres informations essentielles pour les utilisateurs.

Étapes pour Télécharger la Politique et la Déclaration de Confidentialité

1. Accéder aux Paramètres Généraux du Fournisseur :

   • Naviguez vers la section Paramètres Généraux du Fournisseur depuis le menu principal.

2. Localiser la Section Politique et Déclaration de Confidentialité :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Politique et Déclaration de Confidentialité.

3. Télécharger ou Mettre à Jour les Documents :

   • Cliquez sur le bouton Télécharger Document pour sélectionner le(s) fichier(s) pertinent(s).

   • Choisissez le fichier document depuis votre stockage local. Les formats pris en charge incluent généralement .pdf, .docx ou .txt.

   • Les documents téléchargés seront listés dans cette section pour révision.

4. Enregistrer les Modifications :

   • Après avoir téléchargé ou mis à jour les documents, cliquez sur le bouton Enregistrer pour vous assurer que les nouvelles politiques sont appliquées.

Meilleures Pratiques

• Mises à Jour Régulières : Passez régulièrement en revue et mettez à jour la Politique et la Déclaration de Confidentialité pour garantir leur conformité avec les dernières exigences légales et politiques de l'entreprise.

• Clarté et Accessibilité : Assurez-vous que les documents téléchargés sont clairs, concis et accessibles à tous les utilisateurs. Envisagez de fournir des traductions si votre base de fournisseurs est internationale.

• Révision Juridique : Faites examiner tous les documents par un conseiller juridique avant de les télécharger pour garantir leur conformité avec les lois et règlements pertinents.

Créer des sous-organisations au sein d'un système de gestion de documents permet d'organiser et de différencier davantage la structure et la gestion des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'une organisation. Voici quelques objectifs et avantages de la création de sous-organisations :

• Structuration et organisation : Les sous-organisations permettent de créer une structure hiérarchique au sein du système de gestion de documents. Cela peut aider à organiser les comptes utilisateurs et les documents par département, équipe, emplacement ou d'autres critères pertinents pour une gestion plus claire et plus efficace.

• Gestion des autorisations : En créant des sous-organisations, les administrateurs peuvent définir des autorisations et des contrôles d'accès granulaires pour différents groupes d'utilisateurs. Cela signifie que des utilisateurs ou groupes spécifiques ne peuvent accéder qu'aux documents et ressources pertinents pour leur sous-organisation respective, améliorant ainsi la sécurité et la confidentialité.

• Flux de travail et collaboration : Les sous-organisations peuvent faciliter la collaboration et la communication au sein d'équipes ou de départements spécifiques en centralisant l'accès aux documents, projets ou tâches partagés. Cela favorise l'efficacité et la coordination lors de la collaboration sur des projets ou des flux de travail communs.

• Rapports et analyses : En organisant les comptes utilisateurs et les documents en sous-organisations, des rapports détaillés et des analyses peuvent être créés sur les activités et les performances des équipes ou départements individuels. Cela permet aux administrateurs et aux responsables d'obtenir des informations sur l'utilisation du système de gestion de documents au niveau organisationnel.

• Scalabilité et flexibilité : Les sous-organisations offrent une structure évolutive qui peut croître avec la croissance et les changements de l'organisation. De nouvelles équipes ou départements peuvent être facilement ajoutés et intégrés de manière appropriée dans le schéma sous-organisationnel existant sans affecter la structure globale du système de gestion de documents.

Dans l'ensemble, les sous-organisations permettent une gestion et une organisation plus efficaces des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'un système de gestion de documents en améliorant la structure, la sécurité et la collaboration.

Comment accéder à cette fonctionnalité

Dans Paramètres, Paramètres globaux → Groupes, Utilisateurs et Autorisations → Sous-Organisations comme montré ci-dessous.

Vous serez ensuite dirigé vers une page qui ressemble à ceci :\

C'est ici que vous trouverez vos sous-organisations précédemment créées, ainsi que l'endroit où vous pouvez créer de nouvelles sous-organisations.

1. Permissions du Fournisseur: Ce paramètre définit les actions qu'un fournisseur peut ou ne peut pas effectuer dans le système. Par exemple, vous pouvez contrôler si les fournisseurs peuvent uniquement consulter leurs transactions, soumettre des factures, accéder à l'historique des paiements ou mettre à jour leurs informations. Définir ces autorisations aide à maintenir la sécurité du système et garantit que les fournisseurs n'accèdent qu'aux données nécessaires pour leurs interactions avec votre entreprise.

2. Groupe de Fournisseurs: Les fournisseurs peuvent être catégorisés en différents groupes en fonction de critères tels que le type de produits fournis, leur emplacement géographique ou leur rôle au sein de la chaîne d'approvisionnement. Regrouper les fournisseurs permet une gestion plus efficace et peut faciliter l'application de flux de travail ou de règles spécifiques à un ensemble de fournisseurs plutôt qu'individuellement.

3. Association Utilisateur et Groupe de Fournisseurs: Ce paramètre consiste à lier les utilisateurs au sein de votre organisation à un ou plusieurs groupes de fournisseurs. Cela est crucial pour gérer quels employés ont accès aux informations et aux capacités d'interaction avec des groupes de fournisseurs spécifiques. Par exemple, un responsable des achats dans votre entreprise peut avoir besoin d'accéder à tous les groupes de fournisseurs, tandis qu'un chef de projet peut avoir seulement besoin d'accéder aux fournisseurs liés à ses projets.

4. Politique et Déclaration de Confidentialité: Il est essentiel d'avoir des politiques claires et des déclarations de confidentialité accessibles aux fournisseurs concernant la manière dont leurs données seront utilisées et protégées. Ce paramètre vous permet de gérer et de communiquer ces documents aux fournisseurs, garantissant la conformité aux normes légales et renforçant la confiance avec vos fournisseurs en montrant de manière transparente comment leurs informations sont traitées.

Aperçu

La fonctionnalité des Modèles d'Email permet aux administrateurs de créer et de personnaliser des communications par email qui sont automatiquement envoyées aux fournisseurs. L'un des éléments clés utilisés dans ces modèles est le {{magic_link}}, qui fournit un lien dynamique adapté à chaque destinataire.

Qu'est-ce que {{magic_link}} ?

Le {{magic_link}} est un espace réservé qui est remplacé dynamiquement par une URL unique lorsque l'email est envoyé. Cette URL dirige généralement le destinataire à accomplir une action, comme l'inscription, l'approbation ou l'accès à une partie spécifique du portail fournisseur.

Modification des Modèles d'Email

Accéder à l'Éditeur de Modèle d'Email

1. Naviguer vers les Modèles d'Email :

   • Allez dans la section Modèles d'Email depuis le menu principal.

2. Sélectionner un Modèle à Modifier :

   • Choisissez le modèle d'email que vous souhaitez modifier en cliquant sur le nom du modèle (par exemple, "Email d'Invitation au Fournisseur").

3. Modifier le Modèle :

   • L'éditeur vous permet de modifier à la fois le code HTML et le design visuel de l'email.

   • Vous pouvez basculer entre l'édition visuelle et l'édition de code en utilisant les onglets fournis.

Définir {{magic_link}} comme un Lien

Pour définir {{magic_link}} comme un lien cliquable dans l'email, vous devez vous assurer qu'il est correctement formaté dans le code HTML du modèle. Suivez ces étapes :

1. Localiser la Section de Lien dans le Code HTML :

   • Dans l'éditeur de code, trouvez la section où vous souhaitez que le lien magique apparaisse. Cela se trouve généralement dans une balise <a> (ancre).

2. Insérer l'Espace Réservé {{magic_link}} :

   • Remplacez l'attribut href de la balise d'ancre par {{magic_link}}.

   • Assurez-vous que le lien est stylé de manière appropriée pour le modèle d'email. Voici un exemple :

   Copy

   <a href="{{magic_link}}" target="_blank" style="
       background-color: #B7184B;
       border-radius: 25px;
       font-family: 'Montserrat', Arial, sans-serif;
       font-size: 14px;
       font-weight: bold;
       padding: 12px 25px;
       color: #FFFFFF;
       text-decoration: none;
       display: inline-block;
       cursor: pointer;">
       Compléter l'Inscription
   </a>

3. Personnaliser le Texte du Lien :

• Modifiez le texte entre les balises d'ouverture <a> et de fermeture </a> pour refléter l'action que vous souhaitez que l'utilisateur effectue. Par exemple, “Compléter l'Inscription” ou “Accéder à Votre Compte”.

1. Enregistrer et Tester le Modèle :

• Après avoir effectué les modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer.

• Vous pouvez utiliser le bouton Envoyer un Test pour envoyer un email test afin de vous assurer que le lien fonctionne comme prévu.

Meilleures Pratiques pour Utiliser {{magic_link}}

• Placement du Lien : Placez le {{magic_link}} de manière proéminente dans l'email pour garantir qu'il est facilement accessible aux destinataires.

• Appel à l'Action Clair : Le texte à l'intérieur du lien doit être un appel à l'action clair, tel que “Compléter l'Inscription” ou “Confirmer Votre Email.”

• Style : Assurez-vous que le lien est stylé de manière cohérente avec le reste du modèle d'email et se distingue visuellement.

• Test : Envoyez toujours un email test après avoir modifié le modèle pour vérifier que le {{magic_link}} se résout correctement et que le style est approprié.

Conclusion

En définissant correctement le {{magic_link}} dans vos modèles d'email, vous pouvez vous assurer que les destinataires reçoivent un email personnalisé et actionnable qui les guide vers la tâche appropriée dans votre portail fournisseur. Cela améliore l'expérience utilisateur et garantit des processus d'intégration et de communication fluides.

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Cette documentation fournit des instructions étape par étape pour les administrateurs sur la façon de définir et d'utiliser le {{magic_link}} dans les modèles d'email, garantissant que les emails sont à la fois fonctionnels et visuellement attrayants.

• Connexion en tant qu'administrateur : Connectez-vous avec vos privilèges d'administrateur.

• Accéder à la gestion des utilisateurs : Accédez aux paramètres des utilisateurs où vous pouvez modifier les utilisateurs existants.

• Sélectionner des utilisateurs : Trouvez et sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les détails. Cela peut être fait en cliquant sur le nom d'utilisateur ou sur un bouton de modification à côté de l'utilisateur.

• Modifier les détails de l'utilisateur : Un formulaire apparaîtra contenant les détails actuels de l'utilisateur. Modifiez les champs requis selon les changements que vous souhaitez apporter. Les détails typiques à modifier incluent :

  • Prénom et nom

  • Adresse e-mail

  • Rôle ou niveau de permission de l'utilisateur

• Enregistrer les modifications : Passez en revue les modifications que vous avez apportées et cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les nouveaux détails de l'utilisateur.

• Examiner l'impact des changements de rôle : Si vous avez changé le rôle de l'utilisateur, examinez l'impact de ce changement sur les niveaux d'accès de sécurité. Assurez-vous qu'après le changement de rôle, l'utilisateur dispose des permissions nécessaires pour continuer à exercer ses fonctions.

• Envoyer une notification (optionnel) : Vous pouvez envoyer une notification à l'utilisateur pour l'informer des changements effectués.

Après avoir complété ces étapes, les détails de l'utilisateur sont mis à jour avec succès et l'utilisateur dispose des nouvelles informations et permissions selon les changements effectués.

Suppression des utilisateurs :

• Sélectionner des utilisateurs : Trouvez et sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez supprimer l'accès. Cela peut être fait en cliquant sur le nom de l'utilisateur ou sur un bouton de modification à côté de l'utilisateur.

• Supprimer l'accès : Cliquez sur "supprimer" pour retirer l'utilisateur.

• Confirmation : Vous êtes invité à confirmer la suppression de l'utilisateur.

• Notification optionnelle : Vous pouvez envoyer une notification à l'utilisateur pour l'informer de la suppression de son accès.

• Examiner les tâches et documents : Avant de supprimer l'utilisateur, examinez les tâches ou documents qui lui sont assignés. Déplacez ou transférez la responsabilité de ces tâches ou documents à un autre utilisateur pour vous assurer que rien ne soit perdu ou laissé inachevé.

• Enregistrer les modifications : Confirmez la suppression de l'utilisateur et enregistrez les modifications.

En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que l'accès de l'utilisateur est supprimé en toute sécurité tout en gérant correctement toutes les tâches et documents pertinents.

Support technique dans DocBits

Icônes d'aide

Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.

Ces icônes d'aide ressemblent à ceci

Créer un ticket

C'est un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.

Cette fonctionnalité est située dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous

Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.

C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.

Les paramètres d'intégration jouent un rôle crucial dans l'efficacité et la fonctionnalité de Docbits, car ils permettent d'assurer une interaction fluide avec d'autres outils et services. Voici quelques raisons pour lesquelles il est important de configurer correctement les paramètres d'intégration :

Clé API

Les paramètres d'intégration jouent un rôle crucial dans l'efficacité et la fonctionnalité de DocBits, car ils permettent d'assurer une interaction fluide avec d'autres outils et services. Voici quelques raisons pour lesquelles il est important de configurer correctement les paramètres d'intégration :

• Efficacité accrue : L'intégration avec d'autres outils et services peut rationaliser les flux de travail et augmenter l'efficacité. Par exemple, les documents peuvent être échangés automatiquement entre Docbits et un système CRM, réduisant ainsi la saisie manuelle et augmentant la productivité.

• Cohérence des données : L'intégration permet d'échanger des données de manière fluide entre différents systèmes, améliorant ainsi la cohérence et l'exactitude des données. Cela évite les incohérences ou la saisie de données en double qui pourraient entraîner des erreurs.

• Mises à jour en temps réel : L'intégration permet des mises à jour en temps réel entre différentes plateformes afin que les utilisateurs aient toujours les dernières informations. Cela est particulièrement important pour les processus commerciaux critiques qui nécessitent des informations en temps réel.

• Automatisation des tâches : L'intégration permet d'automatiser les tâches routinières, économisant ainsi du temps et des ressources. Par exemple, des notifications peuvent être déclenchées automatiquement lorsqu'un certain événement se produit dans un autre système sans nécessiter d'intervention manuelle.

• Amélioration de l'expérience utilisateur : Une intégration bien configurée garantit une expérience utilisateur fluide, car les utilisateurs n'ont pas à passer d'un système à l'autre pour accéder aux informations pertinentes. Cela améliore la satisfaction des utilisateurs et contribue à l'efficacité.

Pour configurer correctement les paramètres d'intégration, il est important de comprendre les exigences de l'organisation et de s'assurer que l'intégration est parfaitement intégrée dans les flux de travail et les processus existants. Cela nécessite une planification, une configuration et un suivi approfondis de l'intégration pour garantir qu'elle fonctionne sans problème et apporte la valeur souhaitée.