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La deuxième partie du tableau de bord est un aperçu de tous les documents téléchargés. Vous pouvez afficher tous les documents ou seulement ceux qui vous sont assignés. Vous pouvez également rechercher des documents par nom.
Les données seront extraites en quelques secondes, et le statut passera de "En cours d'exécution" à "Prêt pour la validation".
Lorsque vous naviguez dans vos documents dans DocBits, si vous souhaitez revenir à la zone principale du tableau de bord, il vous suffit d'appuyer sur le bouton d'échappement (ESC) de votre clavier et vous serez renvoyé au menu principal du tableau de bord (sur la page à partir de laquelle vous avez quitté le document que vous venez de quitter).
Si vous utilisez le logiciel DocBits pour le traitement de documents, il est essentiel de comprendre les différents états de document que vos fichiers peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les états de document possibles dans DocBits :
WatchDog Start : Le module Watchdog démarre.
WatchDog Split : Le document est en train d'être divisé dans Watchdog.
WatchDog Upload : Le document est en cours de téléchargement dans Watchdog.
Upload : Le document est en cours de téléchargement.
OCR : La reconnaissance optique de caractères (OCR) est en cours d'exécution sur le document.
Classification : Le document est en cours de classification.
Importation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'importation.
Prêt pour validation : Le document est prêt pour la validation.
Exportation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'exportation.
Workflow : Un flux de travail est actuellement en cours avec ce document.
Approbation en attente : Le document doit être approuvé.
Deuxième approbation en attente : Le document doit être approuvé une deuxième fois.
Comptabilité automatique : La comptabilité automatique est en cours d'exécution.
Exportation : Le document est en cours d'exportation.
Erreur : Une erreur s'est produite dans le document.
Guide du tableau de bord de DocBits
Après vous être connecté avec vos identifiants, vous serez redirigé vers la page d'accueil du tableau de bord de DocBits. C'est la page principale où vous pouvez voir et gérer tous vos documents importés.
Fusion de documents
La fusion de documents vous permet de combiner plusieurs documents.
Tout d'abord, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez fusionner. Cela peut être fait en sélectionnant les cases à cocher des documents. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur l'icône avec trois points.
Un menu s'affichera, sélectionnez l'option "Fusionner" qui se trouve en bas.
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À droite de la barre de recherche, vous trouverez d'autres outils du tableau de bord.
Rafraîchir la liste : Cela est utilisé pour mettre à jour le tableau de bord sans avoir à rafraîchir l'onglet de votre navigateur.
Paramètres avancés : Plus d'informations sur ce sujet sont disponibles plus loin sur cette page.
Analytique : Cela vous fournit des informations supplémentaires sur les documents que vous avez téléchargés sur DocBits.
Téléverser : Plus d'informations sur ce sujet dans la section suivante.
À partir du tableau de bord, cliquez sur l'icône des Paramètres Avancés comme indiqué ci-dessous
Le menu suivant s'affichera alors
Sélectionnez le bouton intitulé "Définir les colonnes du tableau de bord pour l'organisation" et une liste de tous les noms de colonnes s'affichera.
À partir de ce menu, vous pouvez sélectionner les noms des colonnes et utiliser les flèches pour ajouter et supprimer les colonnes que vous désirez.
Si vous souhaitez consulter un journal détaillé de tous les documents importés dans votre environnement DocBits, suivez ces étapes.
À partir de votre tableau de bord DocBits, sélectionnez l'option Paramètres avancés.
Après l'apparition de la barre des Paramètres avancés, sélectionnez le bouton Journal d'importation.
Un tableau apparaîtra alors avec tous les documents récemment importés ainsi que d'autres informations pertinentes les concernant.
Le compteur de tâches se trouve dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du tableau de bord.
C'est ici que vous pouvez voir combien de documents sont dans votre file d'attente pour traitement
et combien de documents sont maintenant prêts pour la validation.
Si vous recherchez un document spécifique ou des documents, vous disposez des outils suivants. Dans la barre de recherche, nous vous avons fourni divers outils pour trouver le document que vous recherchez, afin d'y accéder, sélectionnez l'icône suivante.
Les options de filtre suivantes seront disponibles pour vous.
Nous vous offrons la possibilité de filtrer par type de document, statut du document, le destinataire du document et par date.
L'écran de validation vous permet de vérifier, de modifier et de valider tous les documents importés. Vous pouvez voir le nom du document, le nombre de pages qu'il contient, la date à laquelle il a été importé et son statut. Le bouton d'actions vous permet d'attribuer, de redémarrer, de valider ou de supprimer le document.